Управление проектами (Алексей Васюков, ITD Systems)

Управление
проектами и
кейсами
Алексей Васюков
ITD Systems

О чем пойдет речь
 Изобретение велосипедов
(Зачем пытаться использовать Alfresco для
управления проектами и кейсами)
 Вариант реализации:
 Структура кейса в примерах
 Контроль статуса: хватит обманывать себя
 «Вся работа опять перетекла в почту».
Можно ли этого избежать.
Alfresco Moscow Meetup 2014. Управление проектами и кейсами.

Disclaimer
 Весь рассказ будет предельно
«на пальцах» и на примерах
 Большая часть того, что будет
показано, появится в следующем
релизе Alvex
 Срок — лето 2014 года

Аналитики считают, что описать
можно любой процесс и проект

Но реальность часто
отказывается следовать прогнозам

«Предсказуемый» проект
Старт
Финиш

 Понятные этапы при старте проекта
 Работы регламентированы, ресурсы и сроки
этапов можно точно прогнозировать
 При исполнении проекта отклонения от плана
минимальны
 Прогресс выполнения этапов очевидным
образом можно измерить (в процентах)
«Предсказуемый» проект

«Непредсказуемый» проект
?
?
?
?
?
?
?
?
? ?
Старт Финиш

 На старте проекта понятны только
ориентировочные контрольные точки
 Объёмы и сроки работ, а также ресурсы
можно оценивать только на ближайшую
перспективу
 Возникают неучтённые задачи, этапы
уточняются, план постоянно меняется
 Прогресс сложно измерить, можно только
сказать «готово», «в процессе» или «еще не
начато»
«Непредсказуемый» проект

Классические примеры:
 Работа исследователя (ученого, криминалиста,
следователя)
 Разбор страхового случая
«Непредсказуемый» проект:
бывают ли они в жизни?

Классические примеры:
 Работа исследователя (ученого, криминалиста,
следователя)
 Разбор страхового случая
Более общие примеры:
 Вывод нового продукта на рынок
 Проектирование инженерного решения (например,
комплексной ИТ-системы)
 Подготовка (почти) любой крупной сделки
«Непредсказуемый» проект:
бывают ли они в жизни?

 Построение полной схемы процесса:
 Предусмотреть заранее все этапы
 Учесть заранее все связи и влияния этапов
Подход #1:
всё запланируем заранее

 Построение полной схемы процесса:
 Предусмотреть заранее все этапы
 Учесть заранее все связи и влияния этапов
«Пользователям рабочие процессы напоминают игру в шахматы. Любую
шахматную партию после ее завершения легко представить в виде
последовательности отдельных ходов. Описать же заранее все
возможные переходы очень трудно — слишком много вариантов.
Так же и с бизнес-процессами.»
Максим Смирнов
Руководитель департамента
ИТ-архитектуры компании
Вымпелком (Beeline)
Подход #1:

 Схема не воспринимается человеком целиком
 Изменения схемы требуются постоянно
 Схема никогда не соответствует реальности
Подход #1:

Выполнение
задачи
Постановка
задачи
 Фиксировать только основные этапы
 Не отражать вспомогательные задачи
Подход #2:
выделим основные этапы

Выполнение
задачи
Постановка
задачи
 Фиксировать только основные этапы
 Не отражать вспомогательные задачи
 Реальная работа идёт своим чередом и «не видна»
Подход #2:
выделим основные этапы
В теории
В жизни

BPM
 Акцент на процессе (регламент
операций)
 Заданы набор и
последовательность шагов
 Путь исполнения задаёт
аналитик в ходе
проектирования процесса
 Исполнитель этапа должен
обладать всей информацией
для выполнения задачи
 Жёсткая схема процесса
 Предполагается, что есть
оптимальный вариант
выполнения задачи
Подход #3: ACM
(Adaptive Case Management)
ACM
 Акцент на кейсе (конкретном
случае)
 Задана цель, нужные шаги
определяются в ходе работы
 Путь исполнения задаёт
сотрудник в ходе работы над
конкретным кейсом
 Коммуникация, привлечение
экспертов, учёт внешних
обстоятельств
 Контрольные списки условий
 Есть цель, способ решения и
ответственность за него
передаются исполнителю
Идея ACM: «Поставьте цель и дайте исполнителю самому
решать, он правда лучше знает»

Вариант классификации
Источник: Irina Stoller [2014]
Chair Of Technology and Innovation Management
Swiss Federal Institute of Technology Zürich
Так что всё-таки правильно?
Вся деятельность состоит из
уникальных проектов
ACM
Hybrid
ACM-BPM
Ограниченный круг сотрудников
регулярно принимает
нестандартные решения
Hybrid
ACM-BPM
Hybrid
ACM-BPM
Вся деятельность стандартизована BPM BPM
Вертикальные
связи
Вертикальные и
горизонтальные
связи

Сложный проект — это вот так?
Давайте посмотрим
на примере: создаем новый продукт

Но и вот так тоже

Демо

Стоит ли рисовать красивый план, если он
перестанет быть актуальным через неделю?
Вечная проблема планирования

Стоит ли рисовать красивый план, если он
перестанет быть актуальным через неделю?
 Если статус нужно обновлять вручную — он никогда не
будет актуальным
 Статус проекта должен обновлять «как-нибудь сам»
Вечная проблема планирования

 Планирование иерархическое до
уровня рутинных задач
 При создании новой задачи на схеме
проекта она сразу попадает к
исполнителю
 При закрытии задачи исполнителем
статус проекта на общей схеме
автоматически обновляется.
 Если в ходе этапа нужно согласовать
договор или смету — автоматически
запускается регламентированный
процесс
 Возможен drill-down до уровня «этап
задерживается, потому что вот этот
договор не был согласован вот этими
людьми вовремя»
Контроль статуса проекта
В рамках работ
нужно согласовать
два счёта
Запуск формальных процессов
Задача
конкретного
исполнителя

Отказ от «процентов готовности»
 При сложной структуре работ это самообман
 Есть «укладываемся в срок» или «не укладываемся»
 Автоматическое определение статуса на верхнем
уровне по данным с нижнего (схема, сроки, статусы)
Разработка
технического
решения
Выделение
и подготовка
площадки
Развёртывание
и передача
в эксплуатацию

Отказ от «процентов готовности»
 При сложной структуре работ это самообман
 Есть «укладываемся в срок» или «не укладываемся»
 Автоматическое определение статуса на верхнем
уровне по данным с нижнего (схема, сроки, статусы)
Разработка
технического
решения
Выделение
и подготовка
площадки
Развёртывание
и передача
в эксплуатацию
Задание
целевых
характеристик
Проектирование
решения
Испытания
образцов
Экономические
расчёты
Испытания
решения
Согласование с
охраной труда

Демо

 Рабочее общение идет в почте
 Почта не умрет никогда
 Большая часть самой актуальной информации
о проекте — где-то там, в почте
 Ее надо собирать, агрегировать в общие
данные проекта, обновлять статус проекта на
основе материалов из почты
Теория сталкивается с жизнью

 Рабочее общение идет в почте
 Почта не умрет никогда
 Большая часть самой актуальной информации
о проекте — где-то там, в почте
 Ее надо собирать, агрегировать в общие
данные проекта, обновлять статус проекта на
основе материалов из почты
... Не все и не всегда счастливы
от такой идеи
Теория сталкивается с жизнью

 Бывают творческие проекты. Их больше, чем
кажется на первый взгляд.
Резюме

 Для управления сложными проектами
уместно сочетание BPM и ACM
Резюме

 Для проектной команды — это удобно
Резюме

 Для руководителей — это реальная картина
состояния дел
Резюме

 Для руководителей — это реальная картина
состояния дел
 Внедрение такого подхода — далеко не
только технический вопрос. Это в первую
очередь смена культуры.
Резюме

Вопросы?
Email: avasyukov@itdhq.com
Информация: http://www.alvexcore.com/
http://blog.itdhq.com/
http://ru.blog.itdhq.com/

Управление проектами (Алексей Васюков, ITD Systems)

Recommended

Recommended

More Related Content

What's hot

What's hot (20)

Viewers also liked

Viewers also liked (15)

Similar to Управление проектами (Алексей Васюков, ITD Systems)

Similar to Управление проектами (Алексей Васюков, ITD Systems) (20)

More from Oksana Kurysheva

More from Oksana Kurysheva (10)

Управление проектами (Алексей Васюков, ITD Systems)