Dokumen tersebut membahas tentang administrasi surat menyurat, rapat kerja, inventaris barang dan kegiatan, keuangan, serta laporan kegiatan organisasi. Terdapat contoh format buku agenda, ekspedisi, notulen rapat, inventaris barang, inventaris kegiatan, dan daftar pengurus.

2. ADMINISTRASI PSWADMINISTRASI PSW
Tinjauan tentang…
Tujuh tertib administrasi......

3. TERTIB ADMINISTRASI
SURAT MENYURAT

5. 5W 1H5W 1H

7. JENIS SURATJENIS SURAT

9. SIRKULASI SURAT

10. Adab Pembuatan &
Penandatanganan Surat
Berusaha sekuat mungkin menerapkan dalam hati Ajaran
Wahidiyah selama membuat konsep dan atau mengetik surat.
Membaca Basmalah pada saat mulai. Jika ada kesempatan waktu,
dianjurkan bermujahadah lebih dahulu.
Memilih kata yang tepat dan susunan kalimat yang tidak terlalu
memanjang agar mudah dipahami oleh si pembaca surat.
Naskah surat yang sudah jadi, dibaca ulang, apabila perlu lebih
dari satu kali, dikoreksi kata demi kata.
Singkatan nama pembuat konsep dan pengetik surat seyogyanya
dituliskan di pojok kiri bawah surat, dengan ukuran huruf lebih
kecil dari ukuran huruf dalam surat.
Misal : pembuat konsep Rahmat Hasan, pengetik surat Abdul Hadi
maka dituliskan : rh/ah
Sebelum bertandatangan membaca YAA SAYYIDII YAA
ROSUULALLOOH 3 X dan FAFIRRUU ILALLOOH 3 X kemudian
ditiupkan pada surat. Begitu juga ketika menyetempel dan ketika
memasukkan surat ke dalam amplop.

11. TERTIB ADMINISTRASI
RAPAT KERJA

12. Administrasi Rapat

13. TERTIB ADMINISTRASI
INVENTARIS BARANG

16. BUKU INVENTARIS BARANG
No
Nama
Barang
Keadaan Barang
Jumlah
Tempat
Penyimpanan
Asal
Dari
Dimiliki
Sejak
Nilai
Barang
Rp.
Ket.
Baik Rusak
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

17. TERTIB ADMINISTRASI
INVENTARIS KEGIATAN

18. TERTIB ADMINISTRASI
KEUANGAN

19. TERTIB ADMINISTRASI
LAPORAN

24. Tgl
SURAT MASUK SURAT KELUAR
Asal Surat No. Surat Tgl. Surat Perihal
Dikirim
Untuk
No.
Surat
Tgl. Surat Perihal
1 2 3 4 5 6 7 8 9
(1) BUKU AGENDA
Buku Agenda berfungsi untuk mencatat dan mendokumentasi
surat-surat yang masuk dan diterima, maupun surat-surat keluar
yang dikirimkan kepada pihak-pihak atau instansi lain.
Contoh buku agenda
Keterangan :
Kolom 1 : diisi tanggal pada saat dilakukan pencatatan.
Kolom 2 : diisi dari mana asal surat diterima atau pengirim surat.
Kolom 3 : diisi nomor surat yang diterima.
Kolom 4 : diisi tanggal yang tertulis dalam surat masuk.
Kolom 5 : diisi perihal dan maksud pokok surat.
Kolom 6 : diisi tujuan surat dikirim untuk siapa.
Kolom 7 : diisi nomor surat yang dikirimkan.
Kolom 8 : diisi tanggal yang tertulis dalam surat keluar.
Kolom 9 : diisi perihal dan maksud pokok surat.

25. (2) BUKU EKSPEDISI
Buku Ekspedisi berfungsi sebagai alat bukti pengiriman surat-surat
keluar yang dikirimkan kepada pihak-pihak atau instansi lain.
Selain itu, dapat berfungsi untuk dokumentasi kegiatan
pengiriman surat keluar.
NO Tanggal Surat No. Surat Perihal Tujuan
DITERIMA
Tanggal Oleh Tanda tangan
1 2 3 4 5 6 7 8
Kolom 1 : diisi nomor urut.Kolom 1 : diisi nomor urut.
Kolom 2 : diisi tanggal surat yang dikirimkan.Kolom 2 : diisi tanggal surat yang dikirimkan.
Kolom 3 : diisi nomor surat yang dikirim.Kolom 3 : diisi nomor surat yang dikirim.
Kolom 4 : diisi perihal dan maksud pokok surat.Kolom 4 : diisi perihal dan maksud pokok surat.
Kolom 5 : diisi tujuan surat dikirim untuk siapaKolom 5 : diisi tujuan surat dikirim untuk siapa
Kolom 6 : diisi tanggal diterimanya surat.Kolom 6 : diisi tanggal diterimanya surat.
Kolom 7 : diisi nama dan jabatan si penerima surat.Kolom 7 : diisi nama dan jabatan si penerima surat.
Kolom 8 : diisi tanda tangan si penerima surat.Kolom 8 : diisi tanda tangan si penerima surat.
TANDA TERIMA
SURAT DPP PENYIAR SHOLAWAT WAHIDIYAH
Kepada Yth : BAPAK KAPOLRI DI JAKARTA
Nomor Surat : 468/F/DPP PSW-42/VII/2011
Tanggal surat : 23 Juli 2004
Perihal : PEMBERITAHUAN MUJAHADAH KUBRO
______________ 2011
Penerima,
___________________

26. LAPORAN KEUANGAN
BADAN PEMBINAAN WAHIDIYAH PUSAT
BULAN SEPTEMBER 2011
Tgl Uraian
Tanda
Bukti
Pemasukan Pengeluaran Saldo
1 2 3 4 5 6
01
02
Saldo akhir bulan Agustus 2006
Biaya Rapat Kerja Badan
1
2
3.250.000.- -
400.000.-
3.250.000.-
2.850.000.-
Jumlah - 3.250.000.- 400.000.- 2.850.000.-
Mengetahui,
Ketua DPP PSW
_____________
Jombang, 30 September 2011
BADAN PEMBINAAN WAHIDIYAH PUSAT
Ketua
_____________
Bendahara,
__________
____
Keterangan :
Kolom 1 : diisi tanggal pada saat dilakukan pencatatan.
Kolom 2 : diisi uraian keterangan transaksi keluar masuknya keuangan.
Kolom 3 : diisi kode kwitansi/nota transaksi keluar masuknya keuangan.
Kolom 4 : diisi nominal uang yang diterima, berapa rupiah.
Kolom 5 : diisi nominal uang yang dikeluarkan, berapa rupiah.
Kolom 6 : diisi saldo akhir harian, setelah terjadinya transaksi
keuangan.

27. Buku notulen rapat berfungsi untuk mencatat jalannya kegiatan rapat, mulai dari
acara pembukaan, pembahasan masalah sampai dengan pengambilan
keputusan serta penutupan, dibuat di atas kertas ukuran folio, dan dikirim
kepada seluruh personil Badan dan Kabid yang bersangkutan.
No Waktu Tempat Agenda
Uraian
Pembahasan
Kesimpulan / Keputusan
Catatan
( Peserta,
Pimpinan Rapat,
dll)
1 2 3 4 5 6 7
1 11.00
Wib
Kantor DPP
PSW
1. Persiapan
Muj. Kubro
1. Membahas petugas
acara.
1. Mujahadah Kubro dilaksanakan tanggal 22 s.d 26 Mei 2004
2. Susunan Acara terlampir 1.
2. Membahas tamu
VIP
1. Muj.Kubro yad mengundang Presiden dan Pejabat Pemprov
Jatim
2. Ormas dan orsosopol tk Jatim dan tk Kab. Jombang
3. membentuk Panpel Susunan panitia
Ketua : H Moh. Ishaq
HM Budi Santoso,SH
H Aghis Wahidiyawanto
Sekretaris : M Ali ridlo
Mukromin
Bendagara : Nur Muhammad
Dan ditambah Seksi-Seksi
Keterangan :
Kolom 1 : diisi nomor urut.
Kolom 2 : diisi hari, tanggal, dan jam berlangsungnya rapat organisasi.
Kolom 3 : diisi tempat acara rapat dilaksanakan.
Kolom 4 : diisi agenda acara rapat yang akan dibahas.
Kolom 5 : diisi catatan hal-hal penting yang dibicarakan selama rapat.
Kolom 6 : diisi kesimpulan atau butir keputusan yang disepakati dan disetujui.
Kolom 7 : diisi tentang peserta yang hadir, pimpinan rapat, dan lain-lain.

28. Buku Agenda berfungsi untuk mencatat dan inventarisir barang benda
bergerak yang dimiliki dan dikelola oleh organisasi.
No Nama Barang
Keadaan Barang
Jumlah
Tempat
Penyimpanan
Asal Dari Dimiliki Sejak
Nilai Barang
Rp.
Ket.
Baik Rusak
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
1
2
Tanah Sawah
Terop
baik
baik
-
--
28.800.000 m2
3 unit
Letak di Dusun Mejono,
Gurah,Kediri
Gudang PSW
Pembelian
Sumbang dari Bp…….
April 2005
Juli 2005
450.000.000.-
10.000.000.-
Dalam proses
sertivikasi
--
Keterangan :
Kolom 1 : diisi nomor urut.
Kolom 2 : diisi nama barang yang dimiliki.
Kolom 3 : diisi angka sejumlah barang yang kondisi keadaannya baik.
Kolom 4 : diisi angka sejumlah barang yang kondisi keadaannya rusak.
Kolom 5 : diisi angka seluruh jumlah barang yang baik dan yang rusak.
Kolom 6 : diisi tempat atau lokasi penyimpanan.
Kolom 7 : diisi cara memperoleh barang, pembelian atau sumbangan.
Kolom 8 : diisi tanggal memperoleh barang pertama kali.
Kolom 9 : diisi nominal uang senilai barang pada saat diperoleh, berapa rupiah.
Kolom 10 : diisi catatan atau informasi yang perlu mengenai barang.

29. Buku Inventaris Kegiatan berfungsi untuk mencatat dan menginventarisir
semua jenis kegiatan yang dilakukan oleh pengurus organisasi.
No
Nama
Kegiatan
Manfaat
Kegiatan
Lokasi
Jumlah
Peserta
Hasil
Kegiatan
Sifat
Waktu
Pelaksanaan
BIAYA
Penanggung
JawabRp Sumber
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
1 Audensi Peningkatan
hubungan yang
lebih baik.
Kantor Menkes RI
Jakarta
2 orang 1. Bantuan Klinik Wahidiyah Penting 23-Sep. 2006 1000.000.- SPMU Ketua Umum
Keterangan :
Kolom 1 : diisi nomor urut.
Kolom 2 : diisi nama kegiatan yang dilakukan.
Kolom 3 : diisi manfaat yang diraih dan dirasakan atau ditimbulkan.
Kolom 4 : diisi tempat kegiatan dilaksanakan.
Kolom 5 : diisi angka sejumlah orang yang terlibat atau jumlah peserta.
Kolom 6 : diisi dengan tingkat keberhasilan atau kesuksesan.
Kolom 7 : diisi sifat kegiatan, baru, lanjutan atau rutinitas.
Kolom 8 : diisi hari, tanggal dan jam pelaksanaan atau berapa lamanya.
Kolom 9 : diisi nominal jumlah uang yang dipergunakan membiayai.
Kolom 10 : diisi sumber dana yang diperoleh, kas, sumbangan, dll.
Kolom 11 : diisi nama penanggung jawab kegiatan.

30. No.
Nama
Lengkap
Tempat & Tgl.
Lahir
Pendidikan
Jabatan dalam
Pengurus
Pekerjaan Pokok
Diklat
Yang pernah
diikuti
Keterangan
1 2 3 4 5 6 7 8
Keterangan :
Kolom 1 : diisi nomor urut.
Kolom 2 : diisi nama lengkap sesuai dengan KTP.
Kolom 3 : diisi nama kota kelahiran dan tanggal kelahiran.
Kolom 4 : diisi nama sekolahan dan tahun lulus.
Kolom 5 : diisi jabatan dan tahun periode.
Kolom 6 : diisi jenis pekerjaan.
Kolom 7 : diisi jenis Diklat dan tahun pelaksanaannya.
Kolom 8 : diisi catatan atau informasi yang perlu mengenai pengurus.
Buku Inventaris Kegiatan berfungsi untuk mencatat dan menginventarisir
pengurus PSW dari masa ke masa