2. DEFINISI
• Ialah kertas yang mengandungi khabar
atau maklumat yang di kirimkan untuk
bacaan atau perhatian pihak lain.
• Di tulis untuk mewakili dirinya sendiri atau
pihak yang lain dan disampaikan kepada
pihak penerima dengan cara berkirim
• Pihak penerima terdiri daripada seseorang
individu,syarikat,institusi,kementerian,jabat
an dan sebagainya

3. • Bersifat formal dan ditulis untuk
kepentingan umum.
• Mempunyai format yang berbeza
dengan surat kiriman tidak rasmi.

4. JENIS SURAT RASMI
a. Surat aduan
b. Surat rayuan
c. Surat pekeliling
d. Surat perjanjian
e. Surat permohonan
f. Surat undangan/jemputan
g. Surat pelantikan/pengesahan
h. Surat pemakluman/pemberitahuan

5. Ciri Surat Rasmi
1. Maklumat pengirim
- kepala surat spt logo dan alamat institusi @
syarikat @ alamat lengkap individu: no rujukan bg
memudahkan rujukan @ tujuan rekod: tarikh surat
ditulis dan maklumat tambahan jika ada.
2. Maklumat penerima
- mengandungi nama dan alamat lengkap
penerima dan maklumat spt ‘utk perhatian’ @
‘melalui’ jika berkaitan.

6. 3. Kandungan surat
- dimulai dgn kata sapaan@panggilan thdp
p’nerima, tajuk@perkara surat. Isi kdgan
ditulis scr perenggan demi perenggan dan
diakhiri dgn perenggan penutup.
4. Penghujung surat
- slps perenggan penutup t’diri drpd kata
penamat, slogan, kata sblm t/tgn, diikuti oleh
t/tgn serta nama dan jawatan penulis surat.

7. FORMAT RASMI
• Teknik penulisan
 Ikut format dengan tepat - elakkan
kesalahan.
 Gunakan ejaan dan tanda baca dengan betul-
huruf besar, huruf kecil, koma, noktah dan
sebagainya.
 Gunakan bahasa yang mudah, tepat dan padat.
 Elakkan bahasa kiasan dan ungkapan
peribahasa.

8. • Secara umum, perkara-perkara yang perlu
ada dalam format surat rasmi adalah
seperti berikut :
1.Alamat pengirim – di sudut kiri surat.
2.Garisan melintang - selepas alamat
pengirim.
3.Alamat penerima – gariskan baris akhir
alamat ( negeri penerima ).
4.Tarikh – sebelah kanan surat, sebaris
dengan baris akhir alamat penerima.

9. 5.Panggilan hormat / gelaran penerima – diletak
tanda koma dihujungnya.
6. Tajuk / perkara – gariskan dan gunakan huruf
besar pada setiap perkataan tanpa noktah di
hujungnya.
• 7. Isi-isi –
• * perenggan pertama - ditulis dari tepi surat
dan tidak bernombor
• * perenggan kedua dan seterusnya –
bernombor ( contoh : 2 )
• * perenggan penutup – ditulis dari tepi surat
dan tidak bernombor.

10. • 8. Nama pengirim – guna huruf besar dan
di dalam kurungan
• 9. Jawatan pengirim - selepas nama
pengirim.
• 10. Pengakuan dan tandatangan
pengirim – sudut kiri bawah surat

11. Surat aduan- aduan, pencemaran
1. SURAT ADUAN
Setiausaha
JKKK Kampung Mangga,
94800 Simunjan
___________________________________________________________________
Ketua Polis Daerah
Ibu Pejabat Polis Daerah Simunjan
94800 Simunjan 16 OGOS 2010
Tuan,
Aduan Masalah Kecurian
Berhubung perkara di atas, saya mewakili penduduk Kampung Mangga berasa
dukacita ekoran kejadian kecurian yang kerap berlaku di kawasan perumahan kami.
2. Kecurian tersebut telah menyebabkan penduduk taman ini berasa takut
hendak meninggalkan rumah mereka. Mereka bimbang kalau-kalau pencuri itu
datang ketika mereka sedang bekerja dan anak-anak pergi kesekolah.

12. 3. Setakat hari ini terdapat 9 buah rumah yang dimasuki
pencuri. Mujurlah mereka hanya mencuri harta benda
dan tidak melibatkan nyawa. Walau bagaimanapun,
kami bimbang seandainya pola kecurian itu
berubahkepada bentuk yang ganas sehingga
menyebabkan kecederaan atau kematian.
4. Pihak kami telah menubuhkan rukun tetangga untuk
menangani masalah ini. Kami telah mengatur jadual
bertugas menjaga kawasan perumahan ini. Namun
masa kami berjaga hanya pada sebelah malam
sahaja.Masalah wujud pada sebelah siangnya kerana
rata-rata penduduk di sini bekerja.

13. 5. Sehubungan itu, bagi mengatasi masalah ini, besarlah
harapan kami agar pihak tuan dapat mengadakan
rondaan di kawasan perumahan kami terutamanya pada
sebelah siang. Ini sekurang-kurang dapat
menakutkan para pencuri.
6. Semoga aduan kami mendapat perhatian yang
sewajarnya daripada pihak tuan demi kebaikan
semua penduduk.
Sekian, terima kasih.

14. Surat rayuan- derma dan bantuan kewangan
2. SURAT RAYUAN
Nama
Nama sekolah
_________________________________________________________________
Nama ketua sektor
Ketua Sektor Pengurusan Sekolah,
negeri. Tarikh:
Tuan,
RAYUAN PERMOHONAN KELULUSAN PERTUKARAN KE PPD xyz
Merujuk perkara di atas, saya nama, guru di SMK xyz ingin membuat rayuan agar
pihak tuan meluluskan permohonan pertukaran ke PPD xyz. Saya telah menghantar
borang permohonan melalui e-G Tukar baru-baru ini.

15. 2. Antara sebab saya perlu bertukar ke PPD xyz ialah kerana sudah
__tahun berkhidmat di sini. Selama __tahun jugalah saya berulang-alik dari
_______setiap bulan seorang diri bersabung nyawa di jalan raya melaui
perjalanan sejauh ___km. Kos berulang-alik yang tinggi menyebabkan saya
sering kesempitan wang. Saya jugamerancang untuk membina rumah di
sana sebagai tempat tinggal ibu dan bapa saya yangsudah uzur sebagai
melunaskan tanggungjawab saya sebagai anak yang sulung.
3.Faktor lain saya mahu berpindah ke PPD ______ialah saya belum
________. Saya benar-benar mahukan pengertian dan belas kasihan dari
pihak tuan.
4.Saya juga sangat bimbang dengan keselamatan saya yang duduk di sini
tanpa saudara mara. Rumah saya telah dipecah masuk oleh orang yang
tidak bertanggungjawab pada ______. Pada hari kejadian, hanya bilik saya
yang diselerakkan. Rasa fobia dan tidak selamat sering menyelubungi saya,
lebih-lebih lagi saya belum_____________.Kebimbangan saya tiada
penghujungnya kerana kejadian pecah rumah kerap berlaku berlaku di
kejiranan saya diami. Malah ketika surat ini ditulis, satu lagi kejadian sama
berlaku di sini beberapa hari lepas. Saya merasa sungguh terancam
keselamatan diri dan harta benda. Saya ada lampirkan salinan laporan polis
untuk rujukan pihak tuan.

16. 5. Saya amat berharap agar pihak tuan mengambil perhatian dan
mempertimbangkan rayuan saya ini. Kerjasama dan tindakan dari
pihak tuan amat saya hargai.
Yang Benar,
………………………………..
nama)
Guru Siswazah DG41,
SMK xyz.

17. Surat pekeliling
C. Contoh Pekeliling Keputusan Mesyuarat XPDC
(Contoh XPDC Bt. 18, Jalan Mersing)
1. Agenda Menetapkan XPDC
a. Tempat : Batu 18, Jalan Mersing
b. Tarikh : 2 – 3 Okt 1999
c. Masa : Pergi 5.00 pagi 2/10/99 – Balik 6.00 petang
3/10/99
2. Pembentangan Kewangan

18. 3. Perlantikan AJK
Penyelaras merangkumi tugas Bendahari.
AJK Peralatan (Senarai Barangan)
AJK Pengangkutan/Keselamatan (Jadual Keselamatan)
AJK Makanan (Jadual Memasak)
4. Yuran
Yuran XPDC hendaklah dikenakan sedikit dari ahli-ahli kerana tidak
digalakkan menggunakan 100% dari tabung Kelab. Yuran RM 20.00
sedikit sebanyak dapat menampung perbelanjaan XPDC.
5. Tugas Penyelaras/Bendahari
Menentukan bilangan ahli dan bukan ahli yang akan turut serta.
Mencari tajaan.
Menerima yuran penyertaan, menjaga kewangan XPDC &
tempahan sampan.

19. 6. Tugas AJK Peralatan
Menyenaraikan barangan perkhemahan seperti:
Khemah, Ground Sheet, Belerang dll.
7. Tugas AJK Makanan
Menyenaraikan bahan memasak untuk 2 hari serta
jadual tugas memasak.
(Menu: sarapan pagi, makan t/hari serta malam)
Antara bahan penting: Beras, gula, minyak masak.
Sardin, kopi dll.
Memastikan periuk, cerek dan sendok mencukupi
untuk memasak.

20. 8. Tugas AJK Pengangkutan/Keselamatan
Memastikan kenderaan dan barangan
keselamatan XPDC lengkap.
Membuat jadual tugas keselamatan malam
mengikut giliran.
Memastikan semua ahli serta barangan tidak
tertinggal atau hilang/rosak.
Memastikan memberi kerjasama.
Yang Berusaha,
(Setiausaha Kelab)

21. Surat perjanjian
• Merupakan surat perjanjian formal
diantara dua orang individu atau dua pihak
badan organisasi, agensi yang berlainan.
• Fungsi surat perjanjian adalah untuk
memeterai perjanjian yang melibatkan
urusan kerja untuk menyewa, bekerja dan
sbgnya.

24. Surat undangan/jemputan- sbg penceramah
Contoh Surat Jemputan
Ketua Program,
Program Pengurusan Majlis Rasmi,
Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN),
Bukit Kiara,
Jalan Bukit Kiara,
50480 Kuala Lumpur.
(U.P. Puan Rosita binti Rahim)
Tuan,
MEMOHON PENCERAMAH KURSUS PROTOKOL DAN
PENGACARAAN MAJLIS
Dengan hormatnya perkara di atas dirujuk.

25. 2. Dengan sukacitanya dimaklumkan bahawa
Jabatan Pengajian Melayu, Institut Pendidikan Guru
Malaysia Kampus Pulau Pinang akan menganjurkan
kursus yang tersebut seperti butiran yang berikut:
Tarikh : 14 MAC 2009
Tempat : IPGM Kampus Pulau Pinang
Masa : 8.00 pagi hingga 4.30 petang
Peserta : Guru-guru sekolah dan pensyarah IPGM
( Lebih kurang 80 orang)

26. 3. Sehubungan itu saya berharap pihak tuan dapat
mempertimbangkan permohonan ini dengan membenarkan
seorang penceramah dari INTAN untuk tujuan yang tersebut.
4. Kerjasama daripada tuan didahului dengan ucapan ribuan terima
kasih.
Sekian, terima kasih.
“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”
„Cintailah Bahasa Kita‟
Saya yang menurut perintah,
………………………………..
( RIJENG JAHET )

27. Surat pelantikan/pengesahan
• Contoh surat pelantikan
KOMUNITI BERILMU PERAK TERBILANG”
Ruj. Kami:
Bil. ( )dlm.SKIS.PT10/01/18Ruj.
Tuan : Tarikh : 20 hb. Januari 2012
Kepada:-----------------------------------------------------------
Tuan/Puan,
PERLANTIKAN SEBAGAI PENTAKSIR SEKOLAH BAGI
PENTAKSIRAN LISAN BERASASKAN SEKOLAH
(BAHASA INGGERIS) 2012.

28. Adalah saya dengan segala hormatnya merujuk perkara di atas.
2.Sukacita dimaklumkan bahawa tuan/puan/cik telah dilantik menjadi Pentaksir
Sekolah bagi Mata Pelajaran Bahasa Inggeris bagi kelas yang diajar oleh
tuan/puan
3.Untuk makluman, tuan/puan dikehendaki menjalankan tugas-tugas berikut:
3.1. Menghadiri Mesyuarat penyelarasan peringkat sekolah
3.2. Bertanggungjawab melaksanakan PLBS di kelas yang diajar
3.3. Merekod, mengumpulkan, menganalisa skor dan menyimpanskor dalam
Borang Markah Individu / Borang Skor Individu dan Borang Gred
Individu
3.4. Menyerahkan skor kepada Ketua Pentaksir Sekolah
seperti yangdijadualkan
3.5. Memastikan setiap kelas memiliki Fail PLBS
3.6. Menghantar Laporan Pencapaian PLBS kepada ibu bapa.
3.7 Lain-lain tugas yang diberikan4.Perlantikan tuan/puan/cik adalah
muktamad.
Diharap tuan/puan/cik akanmenjalankan tugas dan tanggunjawab seperti yang
ditetapkan. Kerjasama tuan/puanamat diperlukan bagi menjayakan PLBS
seperti mana dirancang oleh LPM. Sekian, terima kasih.
“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”
Saya yang menurut perintah
…………………………………………......
(TUAN HJ. BASRI B. CHE NAS)
GURU BESAR,SK. TAN SRI GHAZALI JAWI, GERIK

29. Surat pemakluman/pemberitahuan- makluman.

30. SURAT KIRIMAN
TIDAK RASMI

31. • Merupakan surat yang bersifat
peribadi dan di tulis kepada sahabat
handai,keluarga, dan ramai lagi.
• Tidak di tulis secara formal

32. • Biasanya ditulis dengan tujuan untuk memberitahu
sesuatu perkara seperti antaranya ;
1. Surat ucap tahniah
2. Surat ucap takziah
3. bertanya khabar berita
4. menceritakan empat-tempat menarik di Malaysia
kepada sahabat
5. Pengalaman di tempat baru seperti di sekolah baru
6. Surat minta kebenaran ibu bapa / penjaga
7. membalas surat yang dihantar oleh orang lain

33. 288 Kampung Setia,
Jalan Setia 24,
17859 Machang,
Kelantan.
18 Jun 2010.
Menemui nenda yang berada di kampung, semoga sihat hendaknya.
Kami disini sihat sejahtera. Kami berharap nenda juga begitu.
Nenda,
Kami sekeluarga di sini memohon berbanyak kemaafan kerana
tidak dapat pulang ke kampong pada cuti persekolahan yang akan
datang. Kami terpaksa memungkiri janji kami sebelum ini kerana
beberapa sebab yang tidak dapat dielakkan. Sekolah cucunda akan
menghadapi Kejohanan Sukan Sekolah-Sekolah.
Untuk pengetahuan nenda, cucunda merupakan salah seorang
peserta pertandingan tersebut dan pihak sekolah telah mengambil
inisiatif untuk mengadakan latihan sepanjang cuti sekolah berlangsung.
Kejohanan sukan ini amat penting untuk mengukur kebolehan cucunda
dan cucunda mesti mengikuti latihan yang telah dijadualkan.

34. Walaupun anda amat teringin untuk pulang berjumpa
nenda namun cucunda terpaksa memilih untuk mengikuti
latihan tersebut. Cucunda berharap agar kami sekeluarga dapat
pulang ke kampung pada masa yang lain. Besar kemungkinan
kami akan pulang pada cuti hujung minggu selepas kejohanan
itu berakhir. Kami tidak sabar untuk bertemu nenda kerana
sudah lama tidak bersua muka.
Kami sekeluarga juga berharap agar nenda tidak kecewa
dengan berita ini. Cucunda yakin nenda dapat memahami
keadaan cucunda. Doakan kejayaan cucunda dalam kejohanan
tersebut. Mudah-mudahan cucunda berjaya terplih mewakili
negeri ke peringkat kebangsaan pula.
Sekian, salam sayang daripada kami di sini.
Yang Ikhlas
Azharaudin

35. RUJUKAN
• Siti Hajar Abdul Aziz,bahasa Melayu
1,oxford Fajar Sdn.Bhd,siri Pendidikan
Guru.
• http://mazlinaismail.blogspot.com/2011/12/
contoh-surat-kiriman-rasmi.html
• http://onenewshub.blogspot.com/2012/08/
contoh-surat-rasmi-tidak-hadir-ke.html
• http://tatabahasabm.tripod.com/tulisan/ksu
ratbiasa.htm

36. Di sediakan oleh :-
• Evelyne anak Asin
• Nita anak Tinggom
• Noor Fatilah bte Yusop