Profil singkat pria bernama Ria Santosa yang lahir di Maos pada 1983, bekerja sebagai staf administrasi kurikulum SMA Negeri 1 Maos dan pengelola website sekolah, serta pernah aktif dalam kegiatan organisasi kepramukaan.

1. Oleh: Ria Santosa

2. Nama Lengkap : RIA SANTOSA
Jenis Kelamin : Laki-laki
Tempat/Tanggal Lahir : Maos, 06 Maret 1983
Alamat Lengkap : Desa Maoskidul – Kec. Maos - Cilacap
Jabatan Di Pramuka : Aktivis Pramuka
HP : 081 542 666 901
Riwayat Pendidikan :
1.SD : SD Negeri Maoskidul 06 lulus tahun 1995
2.SLTP : SMP Negeri 3 Maos lulus tahun 1998
3.SLTA : SMA Negeri 1 Maos lulus tahun 2002
Hobi : Pramuka, Oprek-oprek Komputer
Moto : Nek wedi Ojo Wani-Wani, Nek Wani Ojo Wedi-Wedi
Pekerjaan : Staf Administrasi Kurikulum SMA Negeri 1 Maos
: Pengelola Website SMA Negeri 1 Maos
Pengalaman Kegiatan : Raimuna Cabang Cilacap
Perkemahan Wirakarya
Long March Cilacap – Jakarta
Saka Bahari
Anggota Dewan Kerja Ranting Maos
Anggota Dewan Kerja Cabang Cilacap
Ketua Dewan Kerja Ranting Maos
LPK Korwil 2 (Maos, Sampang, Adipala, Kesugihan)

3. Kesekretariatan ditinjau dari sudut administrasi mempunyai
arti:
 Sempit, merupakan suatu proses yang biasa dinamakan
sebagai:
- pencatatan - penghimpunan
- pengolahan - pengadaan
- pengiriman - penyimpanan
- pemusnahan - informasi
 Luas, merupakan suatu kelompok yang mempunyai fungsi
penunjang di dalam rangka mencapai tujuan organisasi.
Pengertian Sekretariat
Pada pokoknya sekretariat adalah suatu organisasi yang
melakukan pekerjaan pelayanan dalam bidang tata usaha dan
lain-lainnya.

4. Pengertian Sekretaris
Seorang petugas yang pekerjaan pokoknya melaksanakan /
menyelenggarakan tugas urusan korespondensi untuk seluruh
pejabat yang ada dalam organisasi (Sutarto).
Syarat-syarat Pokok Seorang Sekretaris
1. Kepibadian yang sesuai
2. Pengetahuan umum
3. Pengetahuan khusus
4. Skill dan teknik kesekretariatan
5. Praktek (magang)
Kewajiban Sekretaris
Sebagai pengelola informasi untuk digunakan oleh pihak-pihak yang
mempunyai wewenang mengambil keputusan, bantuan tata usaha.
Macam-macam Sekretaris
 Sekretaris organisasi
 Sekretaris pemimpin

5. ARSIP
Pengertian Arsip
Adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematika /
sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali
diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali (The Liang Gie).
Pengertian Warkat
Setiap catatan tertulis ataupun bergambar yang memuat keterangan
mengenai suatu hal atau peristiwa yang dibuat orang untuk
membantu ingatannya.
Nilai dari suatu warkat
1. Administrasi value (nilai administrasi)
2. Legal value (nilai hukum)
3. Fiscal value (nilai di bidang keuangan)
4. Research value (nilai penelitian)
5. Educational value (nilai pendidikan)
6. Documentary value (nilai dokumentasi)

6. Tujuan penyimpanan warkat
 Menyediakan warkat bila diperlukan
 Menghindari pemborosan waktu dalam mencari warkat yang diperlukan
 Mengumpulkan warkat-warkat yang mempunyai hubungan satu dengan
lainnya
 Menghemat tempat penyimpanan
 Mengamankan warkat yang penting baik dari bahaya pencurian maupun
dari kebakaran
 Tetap menjaga kerahasiaan jika warkat itu benar-benar diperlukan
Penyusutan warkat dilakukan apabila:
 Warkat tersebut tidak berguna (kadaluarsa)
 Warkat sudah tidak bernilai sejarah lagi
 Warkat sudah kehilangan nilai informasinya
 Warkat sudah tidak bernilai ilmiah lagi
Syarat-syarat yang harus dipenuhi oleh petugas arsip
Ketelitian, kecerdasan, kecekatanan, kerapihan

7. SURAT MENYURAT
Pengertian
Surat menyurat adalah kegiatan pengendalian arus berita baik yang
tertulis maupun lisan yang timbul dari adanya pencatatan, laporan,
perencanaan atau program dan keputusan yang memungkinkan
adanya permintaan penjelasan penambahan kekurangan-
kekurangan atau perubahan-perubahan.
Surat menyurat dibagi menjadi 2 macam yaitu:
1. Surat masuk, ialah tulisan-tulisan atau berita yang diterima
dari instansi / pihak lain, yang penerimaannya dipusatkan di
sekretariat atau bagian lain yang diberi wewenang untuk tugas
ini.
2. Surat keluar, ialah semua tulisan-tulisan atau berita yang
dikirimkan kepada instansi-instansi / pihak lain, yang setiap
konsep untuk diajukan kepada pemimpin disalurkan melalui
Kepala Sekretariat / Sekretaris atau pejabat yang diberi
wewenang meneliti.

8. Bagian-bagian Surat Masuk dan Surat Keluar
 Surat Masuk
- tanggal - petunjuk pada nomor yang lalu
- nomor agenda - perihal surat masuk (isi)
- nomor dan tanggal masuk - petunjuk pada nomor berikutnya
- lampiran - keterangan
- alamat pengirim (terima dari)
 Surat Keluar
- Tanggal - petunjuk pada nomor yang lalu
- Nomor surat - perihal
- Lampiran - petunjuk pada nomor berikutnya
- Kepada - keterangan

9. SURAT
Pengertian
 Surat adalah alat untuk menguraikan isi hati atau maksud
terhadap orang lain secara tertulis. Orang lain di sini
dapat diartikan perorangan / badan.
 Surat adalah setiap catatan tertulis atau bergambar yang
memuat keterangan mengenai sesuatu hal atau peristiwa
yang dibuat orang untuk membantu ingatannya.
 Surat adalah suatu alat penyampaian berita secara tertulis
yang berisi pemberitahuan, pernyataan, permintaan dan
lain-lain kepada pihak lain.
 Surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari
satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk
menyampaikan warta.

10. Fungsi surat dalam suatu organisasi adalah sebagai berikut:
1. Sebagai tanda pendukung secara tertulis
2. Sebagai tanda bukti tertulis
3. Sebagai alat pengingat
4. Sebagai bukti sejarah
5. Sebagai bahan dokumentasi
6. Sebagai duta / wakil dari suatu organisasi / badan
7. Untuk menjamin keamanan
8. Pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut
9. Alat pengukur kegiatan organisasi
10. Sarana memperpendek jarak (fungsi abstrak)
Sifat surat adalah sebagai berikut:
 Ekonomis, karena biaya pengiriman surat relatif murah
 Praktis, sebab menjamin kerahasiaan dan dapat
menghilangkan perasaan
 Efektif, sebab berita yang disampaikan sesuai dengan
sumbernya

11. Syarat membuat surat yang baik, sebagai berikut:
a. Memahami masalah pokok yang akan disampaikan
b. Menurut tata bahasa yang berlaku
c. Bahasa sederhana dan tidak perlu panjang lebar
d. Menggunakan istilah-istilah yang umum dipakai dalam
surat
e. Menggunakan kata-kata yang tepat
f. Sebaiknya menggunakan bahasa yang sopan dan hormat
g. Isi surat hendaknya terperinci dan jelas.
h. Obyektif
i. Sistematis
j. Jelas: kepada siapa, darimana, tentang apa
k. Lengkap isinya
l. Wujud fisik yang menarik (kwalitas kertas, bentuk surat,
ketikan, dsb)

12. Pembagian surat menurut tujuannya sebagai berikut:
 Surat pemberitahuan
 Surat permohonan
 Surat susulan
 Surat panggilan
 Surat kuasa
 Surat pesanan
 Surat perintah
 Surat laporan
 Surat peringatan
 Surat keputusan
 Surat pengantar
Pembagian surat menurut jumlah penerima surat adalah:
Surat biasa, pengumuman, surat edaran
Cara penomoran (surat keluar) disusun sebagai berikut:
Nomor urut surat keluar, kode kwartir, kode biro/bidang
Contoh: 240/110106 – B
240 : nomor urut surat keluar
110106 : kwarran maos
B : komisi / biro / bidang tekpram

13. Susunan surat dibagi dalam 3 bagian yaitu:
1. Kepala surat, yang terdiri dari:
Nama organisasi/kesatuan; Tanggal, bulan, dan tahun;
Nomor; Klasifikasi; Lampiran; Perihal; Alamat; u.p
(untuk perhatian) apabila diperlukan
2. Isi surat, terdiri dari:
o Pendahuluan
o Uraian / maksud
o Kalimat penutup
3. Penutup surat, terdiri dari:
o Nama jabatan
o Tanda tangan
o Nama pejabat
o Cap dan stempel, bagi kwartir-kwartir yang telah
ditentukan penggunaan cat atau stempel
o tembusan

14. Penyelesaian mengenai isi surat adalah sebagai berikut:
1) Berpedoman kepada 5 kaidah syarat pokok yaitu:
 Teliti
 Terang jelas
 Singkat padat
 Meyakinkan
 Menurut pedoman pokok (standarisasi)
2) Isi surat disusun dalam 3 bagian yaitu:
 Pendahuluan
 Uraian maksud
 Kalimat penutup

15.  Lurus luar (Block Style)  Lurus dalam (Block Style)

16.  ½ Lurus (Semi Block Style)
 Resmi (Official Style)

17.  Kode urut surat keluar
 Kode Kwartir
 Kode biro/bidang
Contoh : 240/110106 – B
240 : Nomor urut surat keluar
110106 : Kwartir Ranting Maos
B : Komisi/biro/bidang Tekpram
Jika dalam ambalan membentuk kepanitiaan tentunya nomor
surat dimulai dari angka 001 sampai dengan yang terakhir dan
ditambahkan singkatan nama kegiatan setelah nomor urut surat
keluar.
 Contoh : 001/Pan-PTA/110106 145-146 – C
 001 : Nomor urut surat keluar
 Pan-PTA : Singkatan nama kegiatan yaitu Panitia PTA
 110106 : Kwartir Ranting Maos
 145-146 : Nomor Gudep Ambalan putra dan putri
 C : Komisi/biro/bidang giat ops

18. KODE BIDANG
A Pimpinan, staf pimpinan dan Tata Usaha
B Komisi Tekpram dan kelompok staf yang menangani Teknik Kepramukaan
C Komisi giatops dan kelompok staf yang menangani Kegiatan Operasional
D Komisi keuangan kelompok staf yang menangani Keuangan Kwartir
E Komisi Administrasi dan kelompok staf yang menangani Administrasi Kwartir
F Kelompok staf yang menangani Lemdika
G Komisi Kehumasan dan kelompok staf yang menangani Humas dan Majalah
H Saka Bahari
J Saka Bakti Husada
K Saka Bayangkara
L Saka Dirgantara
M Saka Kencana
N Saka Taruna Bumi
P Saka Wana Bakti
Q Badan Pengelola Unit Usaha Kwartir

19. KODE BIDANG
R Unit Usaha Taman Rekreasi Pramuka
S Unit Usaha Bumi Perkemahan
T Unit Usaha Kedai Pramuka
U Unit Usaha lain-lain (Molino, percetakan, koperasi, dll)
V Yayasan-yayasan Pramuka
Jika terjadi penambahan kelompok seperti tersebut di atas dapat diberi
kode huruf berikutnya, jika telah sampai pada kode Z dapat dilanjutkan
dengan kode AA, AB dan seterusnya.
Catatan:
Untuk menghindari keraguan antara angka satu (1) dengan huruf I dan
angka nol (0) dengan huruf O maka huruf I dan O tidak dipakai sebagai
kode.