1. Závěrečná práce z Kurzu práce s informacemi
Argumentace
Tuto seminární práci jsem si vybral díky velkému zájmu o ekonomický a informační systém
POHODA. Cílem každé organizace je dosahovat maximálního zisku, či naplňovat veřejný
zájem. K tomu, aby organizace dosáhl stanovených cílů, je třeba zabezpečit, aby všichni
pracovníci měli k dispozici ve správnou chvíli ty správné informace pro svoji činnost a
vedoucí pracovníci kvalitní informace pro rozhodování při řízení jednotlivých činností a
procesů v organizaci.
Anotace
Současné ekonomické prostředí je charakteristické silnou konkurencí ve všech oborech
podnikatelské činnost a snižováním rozpočtových prostředků u veřejného sektoru,
to ve spojení s odstraňováním obchodních bariér a rychlým technologickým rozvojem vede,
pokud chce organizace v těchto podmínkách uspět, ke stále častějšímu zavádění
ekonomických informačních systémů do struktur organizace. Klíčovou se stává schopnost na
všechny tyto změny rychle reagovat nebo je dokonce předvídat a přitom co nejefektivněji
využívat omezené zdroje, které má organizace k dispozici. V úvodní části této práce bude
definován ekonomický informační systém, dále bude popsán ekonomický a informační
systém POHODA a závěr práce je pak věnován vybraným modulům tohoto systému.
Klíčová slova
systém, evidence, zdroje, pohoda, účetnictví, moduly
2. Téma: Ekonomický systém POHODA
1 EKONOMICKÝ INFORMAČNÍ SYSTÉM
Pokud mluvíme o informačních systémech, je v první řadě třeba definovat, co je považováno
za informace a definovat rozdíl mezi daty a informacemi. Zatím co data jsou „tvarem
množného čísla latinského slova datum, které lze vyložit jako něco daného a které bylo
původně odvozeno z příčestí minulého slova dare, tedy dát“. V kontextu klasické počítačové
vědy se pak pojem data vždy používal jako označení pro čísla, text obraz a další smyslové
vjemy v podobě vhodné pro zpracování počítačem [1 s. 2]. Data slouží k prezentaci faktů
atributů, obrazu děje a věcí, představují surovinu ze které se informace tvoří. Z této definice
plyne následující závěr: „Informace je podmnožina poznatků, která je někým použita
konkrétní situaci pro řečení problémů“ [1 s. 3]. Informace jsou datové soubory,
které dohromady nabízejí nové poznatky datovým vlastníků. Například, devizový kurz je pro
obyčejného člověka jen soubor dat, ale pro finanční analytiky je to informace, protože spolu
s dalšími historicky informacemi, to dát určitou představu o krátkodobých měnových
trendech [2].
Podmínky, které musí být pro informace splněny, aby se staly cennými [2]:
Čas, informace, musí být k dispozici v době, kdy je potřeba.
Obsah, informace musí být přesná (spolehlivá) a významná (musí mít pro
rozhodovatele vypovídací hodnotu), úplná (částečné informace mohou způsobit více
škody než užitku), přesné (informace by neměly vést k informačnímu nepořádku)
a musí být možné je měřit, musí být vyčíslitelné. Co neměřím, neřídím;
Formulace, informace musí být předloženy v jednoduché formě, musí být podrobně,
logicky postaveny.
IT oddělení má za úkolem zpracování a úpravy informací. Zpracování dat nelze považovat za
informační systém. Stejné údaje a informace by neměly být také považovány za stejné.
Systém zpracovávající dat je jen jednou ze součástí manažerského informačního systému.
Mluví-li se o informačních systémech, měla být uvedena definice systému. Systém může být
definována jako „účelově definovaná množina prvků (objektů) a množina vazeb mezi nimi, jež
jako celek vykazují určitou funkci“ [3 s. 17]. Tato skupina spolupracujících prvků, které
pracují na dosažení společného cíle, přetransformovává vstupy na výstupy v organizačních
transformačních procesech [4].
3. Z tohoto tvrzení může být učiněn následující závěr. Každý systém se skládá z minimálně
třech složek:
vstup;
proces;
výstup.
Cílem a účelem každého informačního systému je konverze dat do informací. Tento proces se
skládá ze čtyř základních prvků [2]:
Všechny komponenty informačního systému jsou vzájemně spojeny a nemohou existovat
samostatně. Vzájemné vztahy mezi prvky jsou nadefinovány tak aby bylo dosaženo
co nejvyšší efektivity procesů. Komponenty informačních systémů a jejich vztahy jsou
uvedeny na následujícím obrázku.
Lidské zdroje: Koncoví uživatelé a IS specialisté
Hardwarové zdroje: Zařízení a Média
Kontrola výkonnosti systému
Softwarové zdroje: Programy
Přetváření
Vstupní Výstupní
dat na
data informace
informace
Ukládání datových zdrojů
Datové zdroje: Data, Modely a Vědomosti
Obrázek 1: Komponenty ekonomického informačního systému
Zdroj: Vlastní
4. 2 EKONOMICKÝ A INFORMAČNÍ SYSTÉM POHODA
Programy POHODA je komplexní ekonomický a účetní software pro malé, střední a větší
firmy jak z řad fyzických i právnických osob. Umožňuje vést daňovou evidenci i účetnictví.
Ekonomický systém pohoda je oborově neutrální a je vhodný nejen pro živnostníky,
podnikatele a společnosti, jejichž oborem je obchodem či poskytování služeb, ale i pro
svobodná povolání a účtující příspěvkové a neziskové organizace.
Základem ekonomického systému POHODA je propracovaný adresář a řada agend pro
souhrnné řízení firmy. Například lze uvést agendy faktur, Banka, Pokladna, Majetek, Sklady
atd. Tento ekonomický systém umožňuje vést účetnictví i daňovou evidenci, účtování zásob
jak metodou A tak i B a zpracování mezd pro neomezený počet zaměstnanců. Systém Zvládne
pobočkové zpracování dat, homebanking, obchodování na internetu i prodej zásob pomocí
vestavěné prodejny nebo pomocí modulu pro offline maloobchodní prodej. Podporuje cizí
měny včetně automatického načítání kurzového lístku. Umožňuje sledování salda a finanční
analýzu [5].
Součástí ekonomického a informačního systému POHODA je editor tiskových sestav
REPORT Designer pro úpravu tiskových sestav a vytváření vlastních tiskových výstupů.
Systém lze rozšířit připojením celé řady přídavných zařízení. Tento systém je velice variabilní
především s ohledem na různé použití technologie, úrovně funkcí obsažených v systému.
Nabídka několika obsahově odlišných variant a síťových verzí variabilitu ještě rozšiřuje [5].
2.1 Komu je účetní program POHODA určen
Účetní program POHODA je především určen pro živnostníky a malé firmy, ve kterých má
veškerou administrativu od vystavování pokladních dokladů přes vedení skladů a daňové
evidence nebo účetnictví až po sestavování podkladů pro daně z příjmů na starosti jedna
osoba, většinou majitel. Je určen různě velkým firmám, ve kterých se o jednotlivé oblasti
obchodních, evidenčních, administrativních a účetních činností dělí více osob z řad
zaměstnanců nebo externích spolupracovníků, příp. majitelů. Dále pak účetním (samostatným
účetním nebo účetním firmám) vedoucím účetnictví na zakázku pro jiné subjekty a
v neposlední řadě je účetní program pohoda určen příspěvkovým a neziskovým organizacím
vedoucím účetnictví [5].
Pro společnosti s velkým databázovým zatížením je určena řada POHODA SQL nebo
nejvyšší řada POHODA E1 využívající technologii klient-server „způsob vnitřního
uspořádání a správy lokální sítě (LAN). Uspořádání C/S je tzv. dvouúrovňové, kde klienti jsou
jednotlivé počítačové stanice uživatelů a server je centrální víceuživatelský počítač“ [6 s. 244],
výrazným způsobem se tak zvyšuje bezpečnost dat, umožňuje se velký počet současně
pracujících klientů a zpracování velkého objemu dat.
5. 2.2 Moduly ekonomického a informačního systému Pohoda
2.2.1 Daňová evidence
Jedním z pilířů daňové evidence je agenda Peněžní deník. Ten vytváří POHODA automaticky
na základě dokladů, které jsou vkládány do agend Pokladna a Banka. Zde se volí pouze
vhodná předkontace zaúčtování. Tento koncept umožňuje oddělené vedení pokladní knihy
a knihy bankovních výpisů, ovšem je i nadále možno pracovat s celým deníkem najednou.
Obrázek 2: Daňová evidence
Zdroj: STORMWARE (2012)
Funkce modulu daňové evidence v ekonomickém a informačním systému POHODA [5]:
6. 2.2.2 Vedení účetnictví
POHODA je určená pro zpracování účetnictví podnikatelských subjektů, nevýdělečných
a příspěvkových organizací. Obsahuje všechny povinné účetní knihy. Lze v ní sledovat
všechny náklady a výnosy přehledně členěné na střediska, činnosti a zakázky [5].
Obrázek 3: Vedení účetnictví
Zdroj: STORMWARE (2012)
![Téma: Ekonomický systém POHODA
1 EKONOMICKÝ INFORMAČNÍ SYSTÉM
Pokud mluvíme o informačních systémech, je v první řadě třeba definovat, co je považováno
za informace a definovat rozdíl mezi daty a informacemi. Zatím co data jsou „tvarem
množného čísla latinského slova datum, které lze vyložit jako něco daného a které bylo
původně odvozeno z příčestí minulého slova dare, tedy dát“. V kontextu klasické počítačové
vědy se pak pojem data vždy používal jako označení pro čísla, text obraz a další smyslové
vjemy v podobě vhodné pro zpracování počítačem [1 s. 2]. Data slouží k prezentaci faktů
atributů, obrazu děje a věcí, představují surovinu ze které se informace tvoří. Z této definice
plyne následující závěr: „Informace je podmnožina poznatků, která je někým použita
konkrétní situaci pro řečení problémů“ [1 s. 3]. Informace jsou datové soubory,
které dohromady nabízejí nové poznatky datovým vlastníků. Například, devizový kurz je pro
obyčejného člověka jen soubor dat, ale pro finanční analytiky je to informace, protože spolu
s dalšími historicky informacemi, to dát určitou představu o krátkodobých měnových
trendech [2].
Podmínky, které musí být pro informace splněny, aby se staly cennými [2]:
Čas, informace, musí být k dispozici v době, kdy je potřeba.
Obsah, informace musí být přesná (spolehlivá) a významná (musí mít pro
rozhodovatele vypovídací hodnotu), úplná (částečné informace mohou způsobit více
škody než užitku), přesné (informace by neměly vést k informačnímu nepořádku)
a musí být možné je měřit, musí být vyčíslitelné. Co neměřím, neřídím;
Formulace, informace musí být předloženy v jednoduché formě, musí být podrobně,
logicky postaveny.
IT oddělení má za úkolem zpracování a úpravy informací. Zpracování dat nelze považovat za
informační systém. Stejné údaje a informace by neměly být také považovány za stejné.
Systém zpracovávající dat je jen jednou ze součástí manažerského informačního systému.
Mluví-li se o informačních systémech, měla být uvedena definice systému. Systém může být
definována jako „účelově definovaná množina prvků (objektů) a množina vazeb mezi nimi, jež
jako celek vykazují určitou funkci“ [3 s. 17]. Tato skupina spolupracujících prvků, které
pracují na dosažení společného cíle, přetransformovává vstupy na výstupy v organizačních
transformačních procesech [4].](data:image/gif;base64,R0lGODlhAQABAIAAAAAAAP///yH5BAEAAAAALAAAAAABAAEAAAIBRAA7)