Workshop Sociale Media Nationaal E-GovernmentcongresDigital groep
Dit is de presentatie zoals die is gegven door Otto Thors, hoofdredacteur van Proces&Document, tijdens de 10e editie van het nationaal eGovernmentcongres op 9 maart 2010 in WTC Rotterdam. Voor vragen of opmerkingen kun je mij bereiken op otto.thors@digital.nl
SOD-opleidingen heeft gemeend dat het tijd is om haar visie op het (D)IV-vakgebied te herijken nav alle elkaar snel opvolgende ontwikkelingen die we allemaal om ons heen zien gebeuren en die we allemaal o zo graag optimaal willen benutten. De SOD wil dit geheel conform al deze 2.0-ontwikkelingen (via de crowd) realiseren. Hiervoor is vanuit het bestuur van de SOD een Analyse gemaakt op al datgene 'wat wij in (D)IV-land zien gebeuren. Met het 'delen van deze Analyse' willen we een Discussie opstarten die moet leiden tot aanscherping, verdieping en verfijning om zodoende te komen tot een gedeelde Visie op het vakgebied van (D)IV voor de aankomende bijzonder interessante periode in het algemeen en voor (D)IV in het bijzonder. Deze is 'uitgezet' op de DIV gerelateerde communities (in de vorm van 5 principes en 2 consequenties die opeenvolgend worden geplaatst), maar bij deze daag ik u uit om deel te nemen aan dit ongetwijfelde fascinerende proces! Mvrgrt Bas Baalmans, namens het bestuur van SOD.
Zie de volgende links op BREED (het netwerk voor de innovatieve informatiewerker):
Principe 1: in een volstrekt digitale wereld! http://bit.ly/gIUAat
Principe 2: een blik naar binnen. http://bit.ly/eHXAA0
FAAD Studiedag 'Future Proof: Vorm mee de archivaris van de toekomst', 7 mei ...Wim Lowet
Het FAAD organiseerde een call for pitches om collega-archivarissen een podium te bieden om lesinhouden voor te stellen die zeker aan bod moeten komen binnen de archiefopleiding.
Deze slides bevatten de pitches van:
- Jeroen Vanderheyden (Colruyt Group): Projectmanagement
- Petra Vanhoutte (VERA): Verandermanagement
- Harald Nilens (Colruyt Group): Kosten- en baten: belangrijk argument voor de bedrijfsarchivaris
- Remco Bruinje (piva eGov): Kwantificeren en archief
- Willem Vanneste (Universiteit Antwerpen): Archivaris moet leren nummeren
- Wim Lowet (Vlaams Architectuurinstituut): Archivist and commander: Archiveren via de terminal
- Helmoed Van Cauwenberge (Parkwinds): De gereedschapskist van de archivaris in een bedrijf
- Alina Saenko en Nastasia Vanderperren (PACKED): Linked Open Data en de archivaris van de toekomst
De pitches werden voorgesteld op de FAAD Studiedag 'Future Proof: Vorm mee de archivaris van de toekomst' op 2018-05-07. Zie https://faad.be/2018/05/studiedag-future-proof-vorm-mee-de-archivaris-van-de-toekomst-herbekijk-de-presentaties
October 29, 2019, I was invited to present the keynote of the LegalTech Alliance meeting on eDiscovery and Big Data, in which 11 law departments from the Universities of Applied Sciences in the Netherlands participate.
eDiscovery is more and more important than ever. Future legal professionals must be able to deal with large electronic data sets so they can:
- Take decisions based on facts and not based on guesses and assumptions;
- Answer information requests timely, accurately and complete;
- Avoid high cost, reputation damage, regulatory measures, business disruption and stress!
It is great that the LegalTech Alliance understands that need and that they embed eDiscovery in their educational programs.
Workshop Sociale Media Nationaal E-GovernmentcongresDigital groep
Dit is de presentatie zoals die is gegven door Otto Thors, hoofdredacteur van Proces&Document, tijdens de 10e editie van het nationaal eGovernmentcongres op 9 maart 2010 in WTC Rotterdam. Voor vragen of opmerkingen kun je mij bereiken op otto.thors@digital.nl
SOD-opleidingen heeft gemeend dat het tijd is om haar visie op het (D)IV-vakgebied te herijken nav alle elkaar snel opvolgende ontwikkelingen die we allemaal om ons heen zien gebeuren en die we allemaal o zo graag optimaal willen benutten. De SOD wil dit geheel conform al deze 2.0-ontwikkelingen (via de crowd) realiseren. Hiervoor is vanuit het bestuur van de SOD een Analyse gemaakt op al datgene 'wat wij in (D)IV-land zien gebeuren. Met het 'delen van deze Analyse' willen we een Discussie opstarten die moet leiden tot aanscherping, verdieping en verfijning om zodoende te komen tot een gedeelde Visie op het vakgebied van (D)IV voor de aankomende bijzonder interessante periode in het algemeen en voor (D)IV in het bijzonder. Deze is 'uitgezet' op de DIV gerelateerde communities (in de vorm van 5 principes en 2 consequenties die opeenvolgend worden geplaatst), maar bij deze daag ik u uit om deel te nemen aan dit ongetwijfelde fascinerende proces! Mvrgrt Bas Baalmans, namens het bestuur van SOD.
Zie de volgende links op BREED (het netwerk voor de innovatieve informatiewerker):
Principe 1: in een volstrekt digitale wereld! http://bit.ly/gIUAat
Principe 2: een blik naar binnen. http://bit.ly/eHXAA0
FAAD Studiedag 'Future Proof: Vorm mee de archivaris van de toekomst', 7 mei ...Wim Lowet
Het FAAD organiseerde een call for pitches om collega-archivarissen een podium te bieden om lesinhouden voor te stellen die zeker aan bod moeten komen binnen de archiefopleiding.
Deze slides bevatten de pitches van:
- Jeroen Vanderheyden (Colruyt Group): Projectmanagement
- Petra Vanhoutte (VERA): Verandermanagement
- Harald Nilens (Colruyt Group): Kosten- en baten: belangrijk argument voor de bedrijfsarchivaris
- Remco Bruinje (piva eGov): Kwantificeren en archief
- Willem Vanneste (Universiteit Antwerpen): Archivaris moet leren nummeren
- Wim Lowet (Vlaams Architectuurinstituut): Archivist and commander: Archiveren via de terminal
- Helmoed Van Cauwenberge (Parkwinds): De gereedschapskist van de archivaris in een bedrijf
- Alina Saenko en Nastasia Vanderperren (PACKED): Linked Open Data en de archivaris van de toekomst
De pitches werden voorgesteld op de FAAD Studiedag 'Future Proof: Vorm mee de archivaris van de toekomst' op 2018-05-07. Zie https://faad.be/2018/05/studiedag-future-proof-vorm-mee-de-archivaris-van-de-toekomst-herbekijk-de-presentaties
October 29, 2019, I was invited to present the keynote of the LegalTech Alliance meeting on eDiscovery and Big Data, in which 11 law departments from the Universities of Applied Sciences in the Netherlands participate.
eDiscovery is more and more important than ever. Future legal professionals must be able to deal with large electronic data sets so they can:
- Take decisions based on facts and not based on guesses and assumptions;
- Answer information requests timely, accurately and complete;
- Avoid high cost, reputation damage, regulatory measures, business disruption and stress!
It is great that the LegalTech Alliance understands that need and that they embed eDiscovery in their educational programs.
Digitale informatie grijpt steeds dieper in in ons dagelijkse leven, het gebruik van papier raakt op de achtergrond. We werken hard om deze ontwikkelingen bij te houden. De archivaris en records manager positioneren zich opnieuw. Het ‘papieren denkraam’ zal vervangen worden door een digitaal fundament, dat professionals houvast zou moeten geven in het labyrinth van informatie en informatievoorziening. Daar zit de kneep: digitaal blijft niets hetzelfde, alles verandert en dat vinden we nu eigenlijk heel normaal. De archivaris houdt van houvast, ijkpunten en het fixeren van documenten in de tijd.
Rienk Jonker deelt zijn ideeën over een impliciet informatiemodel graag met u. Het model moet recht doen aan vereiste kwaliteiten en bewaar- en vernietigingsbelangen. Kern van het model is informatie als constante factor. Alle actoren en gebruikers zijn passanten. Een prikkel tot nadenken en stof voor discussie.
Rienk Jonker
informatieadviseur en gemeentearchivaris - Gemeente Leeuwarden
Tweede deel van de workshop zoals deze is georganiseerd op 19 november 2009 door K2O. Nieuwe data voor deze workshop zijn beschikbaar op www.digital.nl
presentatie van de workshop Sociale media voor de Overheid zoals georganiseerd op 19 november 2009. Nieuwe data voor deze workshop zijn beschilbaar op www.digital.nl
7. Mogelijke (sub) doelstellingen terugdringen van de papieren informatiestromen voorkomen van het steeds opnieuw moeten maken van (kwijtgeraakte) informatie het versnellen van processen het laten voldoen van processen aan wet- en regelgeving Trends: digitaal, zaakgewijs en nieuw werken 7 Digital groep, 23 september 2010
9. 2. Betrouwbaarheid Ligt er een juiste relatie met de transactie of de gebeurtenis? Is het opgemaakt door individuen met kennis van zaken? 3. Integriteit Is het archiefstuk volledig en ongewijzigd? Is het goed geautoriseerd? Risico: onbetrouwbare toegang–ondeskundig gebruik 9
12. Een organisatie behoort beleid, procedures, en praktijken voor informatie- en archiefmanagement vast te stellen …... …... om te voldoen aan de behoefte aan bewijs, om verantwoording te kunnen afleggen en aan informatie over haar activiteiten. (NEN-15489) Maatregelen 12 Digital groep, 23 september 2010
13. Het is noodzakelijk dat een archiefstuk wordt afgeschermd tegen ongeautoriseerde wijzigingen. Zaakgewijs werken: informatiebeveiliging autorisatie op zaaktypen in zaaksysteem NEN-15489 (1) - autorisatie 13 Digital groep, 23 september 2010
14. De context waarin het archiefstuk is opgemaakt, ontvangen en gebruikt, behoort duidelijk te zijn, inclusief het bedrijfsproces waarvan de transactie onderdeel is, de datum en het tijdstip van de transactie en de deelnemers in de transactie. Zaakgewijs werken: de zaak en zaaktype als context rolverdeling (wie is toewijzer, behandelaar e.d) NEN-15489 (2) - context 14 Digital groep, 23 september 2010
15. De koppelingen tussen archiefbescheiden die een opeenvolging van activiteiten documenteren, behoren te worden gehandhaafd. Zaakgewijswerken: gerelateerde zaken, bijvoorbeeld beschikking gevolgd door bezwaar NEN-15489 (3) - relaties 15 Digital groep, 23 september 2010
16. De relaties tussen documenten, apart bewaard, maar tezamen een dossier vormend, behoren aanwezig te zijn. Zaakgewijs werken: meerdere documenten volgens generieke documenttypen in een zaakdossier NEN-15489 (4) - dossier 16 Digital groep, 23 september 2010
17. Een archiefstuk behoort op correcte wijze te weerspiegelen wat gecommuniceerd of besloten werd, of welke actie ondernomen werd. Zaakgewijs werken: besluiten volgen besluittypes NEN-15489 (5) - besluiten 17 Digital groep, 23 september 2010
18. Het archiefstuk behoort de behoeften van een bedrijfsproces, waar het aan is gerelateerd, te kunnen ondersteunen. Zaakgewijs werken: zaaktypencatalogus vs. processenlijst NEN-15489 (6) - werkproces 18 Digital groep, 23 september 2010
19. Een bruikbaar archiefstuk is een archiefstuk, waarvan de vindplaats bekend is, dat kan worden teruggevonden, weergegeven en geïnterpreteerd. Zaakgewijswerken: zaken volgen zaaktypes resultaten volgen resultaattypes documenten volgen documenttypes extra metadatering zoals: auteur, creatiedatum etc. NEN-15489 (7) – zoeken en vinden 19 Digital groep, 23 september 2010
20. Door op zoek te gaan naar de essentie en de eenvoud... Door dienstverlening, afhandeling, terugkoppeling en archivering te verbinden Hoe? 20 Digital groep, 23 september 2010
21. volgens de organisatie; volgens het onderwerp (BAC); volgens de werkprocessen (conform NEN-15489) Hoe? 21 Digital groep, 23 september 2010
22. primaire processen ondersteunende processen besturings processen Eventueel verbeterprocessen (INK) Nodig voor: 22 Digital groep, 23 september 2010
30. door zaken … 30 testarten (en daarmee het archiveren) aantevullen terelaterenaaneenanderezaak tebehandelen tevolgen (statussen) aftehandelen teheropenen (optioneel) over tedragenalszaakrecords alszaakrecordsbeschikbaartestellen alszaakrecordstebewaren of vernietigen (op termijn) Digital groep, 23 september 2010
32. Zo generiek mogelijk, tenzij wisselt: Doorlooptijden Statussen Resultaten Bewaartermijn Herkenbaarheid NB: Een onderwerpskenmerk is géén reden tot splitsing, bijv. subsidiesoorten. Het is wel een zoekveld. Criteria voor het benoemen/splitsen van zaaktypen 32 Digital groep, 23 september 2010
33. Zorg er voor dat front-, (mid-) en backoffice (mutlitdisciplinair) één taal spreken en dat DIV hierop aansluit v.w.b. de informatiestructuur TIP 1: één Taal 33 Digital groep, 23 september 2010
34. Overeenkomst Elke overheidsorganisatie hoort archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te hebben en houden (Archiefwet 1995 artikel 3 ) Verschil DSP : Beschrijvend & vrijblijvend Zaaktypencatalogus: Sturend & verplichtend Groeipad De Zaaktypencatalogus kan het DSP vervangen zodra alle processen die zich niet volledig als een ‘zaak’ gedragen daarin zijn opgenomen zoals Beleids-, Project-, Bestuurs- & Personeelszaken Tip 2: (Model-)DSP of ZTC 34
40. Tip 3 : Bepaal het model voor zoeken en ordenen 40
41. Stel een beleidskeuze op voor management en bestuur Stel eisen op voor het proces als de benodigde informatievoorziening (requirementsvoor software voor zaakgericht werken). Stel de (zaaktype) parameters op in een multidisciplinair team: KCC DIV Procesontwerp Administratieve Organisatie ICT Kies uit de eenvoudige of de uitgebreide proces-variant (zie KING). Maak een plan voor de gehele c.q. gefaseerde implementatie. Tip 4: Implementatie 41 Digital groep, 23 september 2010