Stroomlijn uw digitale en papieren processen binnen uw organisatie om prestaties te verhogen.

1. BEHEER PROCESSEN
IN EEN DIGITALE
WERELD
STROOMLIJN
WAAR PAPIER EN DIGITAAL ELKAAR
ONTMOETEN, LIGGEN KANSEN
VOOR WORKFLOW EFFICIENCY

2. We weten allemaal dat...
DIGITALE
PROCESSEN HET
INFORMATIETRAJECT
STROOMLIJNEN

3. ZE STELLEN MENSEN
IN STAAT SNELLER EN
SLIMMER TE WERKEN
Maar we weten ook dat...

4. VEEL ORGANISATIES NOG
STEEDS GEBRUIKMAKEN VAN
PAPIEREN DOCUMENTEN
BINNEN HUN WERKPROCESSEN.
En dat kan onnodige problemen
veroorzaken...

5. 1
Bridging the Information Worker Productivity Gap, IDC Whitepaper, 2012
van de totale tijd van
medewerkers wordt besteed
aan het oplossen van
problemen en uitvoeren
van tijdrovende taken die
het gevolg zijn van papieren
documenten1
.
7%

6. 25%
Een kwart van die tijd gaat
verloren door tevergeefs
zoeken naar en kopiëren
van documenten1
.
1
Bridging the Information Worker Productivity Gap, IDC Whitepaper, 2012

7. ALS WE KIJKEN HOE
PAPIEREN DOCUMENTEN
IN ORGANISATIES HUN
INTREDE DOEN,
zijn de volgende voorbeelden
ongetwijfeld herkenbaar…

8. U moet documenten
fysiek bewaren of kunnen
overleggen om te kunnen
voldoen aan wet- en
regelgeving –
beleidsnota’s,
procedures, contracten,
etc.

9. Of … u heeft een fysieke
handtekening nodig
– op documenten bij
indiensttreding van
nieuwe medewerkers,
urenverantwoordingen,
ziekmeldingen,
vakantieaanvragen,
personeelsdossiers

10. Wellicht dient u
formulieren handmatig
in te vullen -
onkostendeclaraties,
servicerapporten,
contactgegevens
van klanten,
enquêteformulieren.

11. Of misschien heeft
u altijd al papier
gebruikt…

12. ERVARINGEN MET
ANDERE ORGANISATIES
TONEN AAN DAT PAPIER
GEEN PROBLEMEN
HOEFT OP TE LEVEREN.

13. Hier zijn vijf vragen om
u te helpen met het
in kaart brengen van
mogelijke knelpunten...

14. Postkamer
Klantenservice
Logistiek
Distributie
Finance
HR
Verkoop & Marketing
Binnen uw organisatie...

15. Hoeveel tijd gaat verloren met het verwerken
van papieren documenten of het handmatig
invoeren van informatie?
Denk eens aan al die situaties waarin medewerkers nog
steeds gegevens overtypen van gedrukte formulieren of van
de ene set elektronische documenten naar de andere.
Waar komt dit het vaakst voor en waar kunnen deze
medewerkers beter gebruikmaken van hun tijd?
1

16. Hoeveel fouten zijn het resultaat van
overtypen van gegevens?
Van betalingen aan leveranciers, factureren van klanten tot
contracten – dit is een grote uitdaging wanneer het gaat om
productiviteit en naleving van wet- en regelgeving.
Meet u op dit moment hoeveel vragen, mutaties en
afwijzingen zich voordoen binnen uw bedrijfsprocessen?
2

17. Hoeveel documenten raken zoek binnen uw
processen?
Dit is niet gemakkelijk te monitoren, maar u krijgt een idee
door het meten en volgen van antwoorden op vragen van
derden, vertragingen bij goedkeuringen en van afwijzingen
binnen uw bedrijfsprocessen.
3

18. Hoe moeilijk is het om papieren informatie te
volgen, te delen en weer terug te vinden?
Kijk naar symptomen die zich kunnen voordoen als sommige
aspecten van klantenservice later aandacht krijgen. Mobiele
werkers en medewerkers die op locatie werken hebben
wellicht meer tijd nodig om essentiële documenten goed te
keuren, zoals contracten en budgets.
Management, de afdeling Finance en administratieve
medewerkers kunnen tijd verliezen met het verkrijgen van
antwoorden, bevestigingen en handtekeningen. Stressvolle
en kostbare audits kunnen ook problemen aan het licht
brengen bij het controleren van wie, wat en waarom heeft
gewijzigd.
4

19. Hoeveel kostbare ruimte wordt ingenomen
door het papieren archief?
Kijk eens welke afdelingen binnen uw organisatie nog steeds
papier bewaren en hoelang deze documenten worden
bewaard. Is deze informatie ook op andere manieren op te
slaan en nog steeds conform wettelijke eisen? Kunt u de
papieren documenten digitaliseren en centraal opslaan? Wat
kunt u doen met de ruimte (en tijd) die beschikbaar komt?
5

20. En hier zijn zes voorbeelden van hoe
u in positief opzicht verschil kunt
maken…
e.g.

21. Gebruik intelligente scantechnologie om
informatie op papier snel en nauwkeurig
te digitaliseren en te integreren binnen
uw documentmanagementsysteem.
Dit is een essentiële stap in procesautomatisering
– in de meeste gevallen zorgt deze technologie dat
uw medewerkers niet langer informatie van het
ene document dienen over te typen in een andere
document.
1

22. Deel de juiste informatie met de juiste
mensen op de juiste posities
Hanteer beleidsnormen om te waarborgen dat
informatie uitsluitend naar de juiste personen
kan worden verzonden en beveiligd wordt
bewaard. Automatisering kan helpen dit beleid
af te dwingen en compliance te bevorderen.
2

23. Monitor en volg eenvoudig de
status van documenten binnen uw
processen.
Gebruik krachtige, gebruiksvriendelijke software
voor informatiebeheer en combineer dit
met slimme scantechnologie om processen
te versnellen: verwerking van facturen,
klantregistratie, HR-accorderingen en alle overige
administratieve taken. Medewerkers zien direct
welk documenten zich in een goedkeurings-
of bewerkingsproces bevinden – en wat de
afhandeling vertraagt.
3

24. Direct vinden en oproepen van de
relevante informatie die u nodig heeft
Zodra digitalisering en verwerking van informatie
effectief plaatsvinden, kunt u de toegang tot elk
type informatie versnellen. Intuïtief zoeken (via
metagegevens en niet alleen bestandsnamen)
kan worden toegepast bij:
• Leverancierscontracten en betalingen
• Personeelsdossiers
• Beleidsdocumenten
• Correspondentie, leveringen en
overeenkomsten met klanten
4

25. Geen onnodige opslag van papier
Archiefkasten kunnen veel ruimte in beslag
nemen. Door het digitaliseren van belangrijke
documenten te automatiseren, kunt u de
behoefte aan fysieke archieven verminderen of
wegnemen en zo kostbare ruimten en middelen
vrijmaken.
5

26. Verbeter de transparantie en
verklein zakelijke risico’s
Software voor digitalisatie en beheer van
informatie kan bij veel bedrijfsprocessen een
groot verschil uitmaken voor de transparantie.
Denk bijvoorbeeld aan betalingen aan
leveranciers: het gemakkelijk kunnen volgen
van wijzigingen aan een factuur gedurende
de hele historie met daarbij snelle toegang tot
ondersteunende documentatie, verbetert het
controletraject en vermindert de werkdruk bij de
afdeling Finance.
6

27. WIJ HELPEN
ORGANISATIES TE
TRANSFORMEREN,
ONGEACHT HUN
ACTIVITEITEN EN
OMVANG…
...en dat kunnen wij ook voor u doen.

28. Wij zorgen voor naadloze
integratie van papieren
en digitale workflows –
met geautomatiseerde
gegevensregistratie, opslag en
distributie – om prestaties in
bedrijfsvoering te verhogen.

29. WAT UW VOLGENDE STAP
BIJ HET MODERNISEREN VAN
WERKPROCESSEN OOK IS,
WIJ KUNNEN U HELPEN OM
VERDER TE GAAN.

30. De volgende
ervaringen van
klanten laten
zien hoe kleine
veranderingen een
grote invloed
kunnen hebben…

31. “”Wij zijn van een printprobleem naar een
totaaloplossing in documentverwerking gegaan.
BERNARD ZOMER EN HARMEN JAN VELDHUIS
ICT-AFDELING, ENERGIEWACHT

32. “”We kunnen de facturen niet alleen sneller, duurzamer
en goedkoper versturen, we hebben ook een stuk
gereedschap in handen dat we flexibel voor allerlei
documentstromen kunnen inzetten. Daarmee zijn we
klaar voor de toekomst.
PETER VAN DUIJNHOVEN
PROJECTMANAGER, ENEXIS

33. “”Met de oplossing van Canon hebben we de aanmaak,
verwerking en controle van polisdocumenten en
correspondentie volledig gedigitaliseerd. Dit levert ons een
performancewinst op van gemiddeld 20 minuten per polis.
De werkwijze geeft meer eenheid in huisstijl en documenten
voldoen altijd aan het Keurmerk Klantgericht Verzekeren (KKV).
De koppeling aan administratiesystemen zorgt dat gegevens
altijd kloppen.
HENK BUESINK
TEAMLEIDER BACKOFFICE, ERASMUS LEVEN

34. “”Dankzij Canon draait ons crediteurensysteem
goed en verwerken we de facturen 40% sneller
dan voorheen. Door de verwerkingstijd met 40 uur
terug te dringen, besparen we jaarlijks rond de
€ 25 – 30.000.
BERT RIJKMANS
DIRECTEUR INFORMATIE EN COMMUNICATIE,
VAN DILLEWIJN GROUP

35. HOE KUNNEN WIJ U HELPEN?
© Canon Europa N.V. 2014
Als er onderwerpen zijn die uw aandacht
hebben en die u graag wilt bespreken of als u
een afspraak wilt maken, neem dan contact met
ons op via 073-6815517.
Of vraag een van onze experts contact met u
op te nemen en u te informeren hoe wij kunnen
helpen met uw processen voor informatie- en
documentbeheer.
Neem contact op
Meer informatie treft u aan op canon.nl/kantoor
onder Optimaliseren van werkprocessen