Bab 3 memberikan ringkasan tentang analisis sistem yang berjalan di PT Gastiasih Caraka. Mencakup sejarah perusahaan, visi, misi, dan strategi untuk memperluas layanan pengiriman cepat dan memenuhi kebutuhan pelanggan. Perusahaan berupaya menjadi perusahaan ekspedisi nasional dengan jaringan luas di seluruh Indonesia.

1. BAB 3
ANALIS IS S IS TEM YANG BERJALAN
3.1 Riwayat Perusahaan
3.1.1 Sejarah Perusahaan
PT Gastiasih Caraka didirikan berdasarkan Akte no.12 tanggal 19
Februari 2004, yang dibuat di hadapan Rose Takarina, SH, Notaris di Jakarta.
Akte notaris tersebut telah mendapat pengesahan dari Departemen Kehakiman
Nomor: C-08180HT.01.01 tahun 2004.
PT Gastiasih Caraka merupakan perusahaan yang bergerak di bidang
expedisi dengan nama Giant Carco Express atau disingkat dengan GCXpress. PT
Gastiasih Caraka atau Giant Cargo Express (GXCpress) berkantor pusat di JL.
Utan Kayu Raya No.50, Jakarta Timur 13120, Indonesia. Perusahaan ini
melayani jasa pengiriman barang dalam negeri, pengepakan, dan jasa titipan.
Giant Cargo Express ini paling utama atau hampir sekitar 90% jasa pengiriman
barangnya dilakukan melalui transportasi jalur udara. M eskipun customer
membayar agak mahal untuk pengiriman melalui jalur udara tetapi dari segi
waktu lebih cepat sampai ke tujuan (destination) yang diinginkan.
Giant Cargo Express mempunyai sumber daya manusia yang berjumlah
98 orang. Di mana, hampir semuanya telah berpengalaman dan mempunyai
kemampuan di bidang kurir atau cargo. Giant Cargo Express juga mempunyai
sarana pendukung atau fasilitas-fasilitas untuk mengirimkan barang seperti
beberapa unit kendaraan. Selain itu juga, Giant Cargo Express mempunyai 58
perwakilan yang tersebar di seluruh wilayah Indonesia. Dengan adanya 58

2. 51
perwakilan yang ada di setiap wilayah Indonesia mempermudah para pelanggan
dalam mengirimkan barang.
3.1.2 Ketentuan dan S yarat S tandar Pengiriman Barang di PT Gastiasih
Caraka
Dalam mengirimkan suatu barang melalui jasa pengiriman yang
dilakukan oleh pelanggan. Perusahaan membuat suatu peraturan ketentuan
barang yang tidak boleh dikirimkan. Di mana, perusahaan mengikuti syarat dan
ketentuan yang harus diikuti dengan adanya peraturan pemerintah untuk
perusahaan jasa ekspedisi yang telah ditetapkan. Beberapa ketentuan barang
yang tidak boleh dikirimkan yaitu :
1. Surat, Warkat dan Kartu Pos
2. Barang yang dapat meledak dan mudah terbakar
3. Narkoba dan obat-obat terlarang
4. Pornografi, barang cetak dan benda yang menggangu kesusilaan
5. Barang cetak atau rekaman yang isinya dapat menggangu keamanan
6. Alkohol, minuman keras dan makanan basah
7. Tanaman dan hewan
8. Senjata api, petasan dan pisau
9. Perhiasan, batu akik atau batu berharga lainnya
10. Perlengkapan dan peralatan judi
Sedangkan Syarat Standar Pengirimannya yaitu :
Di saat pelanggan menyerahkan barang atau dokumen kepada GCXpress
untuk dikirim atau ditransportasikan. Para pelanggan dianggap telah menerima

3. 52
dan setuju dengan syarat dan kondisi sebagai berikut, yang selanjutnya disebut
Syarat Standar Pengiriman GCXpress.
1) GCXpress berarti termasuk agen GCXpress yang telah diangkat dimanapun
berada.
2) Seluruh transaksi yang dilakukan GCXpress dilaksanakan berdasarkan syarat
dan kondisi yang telah diatur. Syarat yang dianggap menjadi dasar dan
bagian dari semua perjanjian antara GCXpress dengan para pelanggan baik
perjanjian tertulis ataupun lainnya, GCXpress tidak dapat dibebani dengan
perjanjian lainnya yang akan merubah syarat dan kondisi ini, kecuali melalui
perjanjian tertulis dan ditanda tangani atas nama GCXpress oleh pejabat
GCXpress yang berwenang. Tanpa perjanjian tertulis maka syarat dan
kondisi ini mewakili seluruh perjanjian antara GCXpress dan setiap
pelanggan.
3) GCXpress bukan perusahaan angkutan umum dan hanya akan mengangkut
dokumen atau barang sesuai syarat dan kondisi. GCXpress berhak menolak
untuk menerima atau mengangkut dokumen atau barang tertentu untuk
pribadi, ataupun perusahaan berdasarkan kebijaksanaan GCXpress sendiri.
4) GCXpress melakukan penagihan berdasarkan tariff yang telah diberitahukan
kepada para pelanggan dari waktu ke waktu untuk menyampaikan kiriman
dokumen atau barang milik pelanggan, yang telah disetujui GCXpress
dengan masing-masing pelanggan. GCXpress berhak mengangkut dokumen
atau barang milik pelanggan melalui jalur dan prosedur perusahaan angkutan
dengan cara penanganan, pergudangan dan transportasi yang cocok dan baik
menurut kebijakan GCXpress.

4. 53
5) GCXpress berhak, namun bukan kewajiban untuk memeriksa barang atau
dokumen yang dikirim oleh pelanggan untuk memastikan bahwa suatu
kiriman dokumen atau barang adalah layak untuk diangkut ketempat tujuan
sesuai syarat prosedur operasional yang baku, proses Bea dan Cukai dan
metode penanganan GCXpress. Walaupun GCXpress dalam melaksanakan
haknya tidak menjamin atau menyatakan bahwa seluruh kiriman adalah layak
untuk pengangkutan dan pengantaran tanpa melanggar hokum di semua
Negara asal, tujuan atau yang dilalui kiriman tersebut.
6) Seluruh tarif yang ditawarkan GCXpress telah termasuk biaya airport tax
(pajak airport) setempat, namun tidak termasuk Pajak Pertambahan Nilai
(PPN), Bea masuk, Restribusi Import, atau deposit sehubungan dengan
pengangkutan dokumen atau barang milik pelanggan. GCXpress tidak
bertanggung jawab atas denda, kehilangan atau kerusakan selama dokumen
atau barang pelanggan berada dalam penahanan Bea dan Cukai atau pejabat
berwenang yang sama. Dan pelanggan dengan ini membebaskan GCXpress
dari keharusan bertanggung jawab atas denda atau kerugian tersebut.
7) Pembungkusan dokumen atau barang pelanggan untuk pengangkutan
merupakan tanggung jawab pelanggan termasuk penempatan dokumen atau
barang kedalam suatu wadah yang mungkin disediakan GCXpress.
GCXpress tidak bertanggung jawab atas kehilangan atau kerusakan dokumen
atau barang yang diakibatkan ketidak sempurnaan pembungkusan adalah
tanggung jawab pelanggan untuk mencantumkan alamat lengkap tujuan
kiriman dokumen atau barang. A gar pengantar dapat dilakukan dengan tepat.

5. 54
GCXpress tidak bertanggung jawab atas keterlambatan akibat kegagalan
pelanggan dalam memenuhi kewajiban-kewajiban tersebut diatas.
8) GCXpress tidak bertanggung jawab atas kehilangan, kerusakan dan biaya
yang timbul akibat kegagalan pelanggan dalam memenuhi kewajiban-
kewajiban tersebut diatas.
9) GCXpress hanya akan membawa dokumen atau barang yang merupakan
milik pelanggan dan pelanggan menjamin bahwa pelanggan berhak untuk
menerima dan akan menerima syarat dan kondisi ini tidak hanya atas nama
diri sendiri akan tetapi juga sebagai agen dan atas nama semua orang yang
berkepentingan atas dokumen atau barang tersebut. Pelanggan dengan ini
menyatakan membebaskan GCXpress dari seluruh biaya kerusakan dari
biaya lain apabila terjadi pelanggaran atas jaminan ini.
10) GCXpress bertanggung jawab sesuai klausul 11, atas kerugian pelanggan
akibat kerusakan atau kehilangan dari kiriman dokumen atau barang selama
berada didalam pengawasan GCXpress dengan catatan bahwa kerusakan ini
disebabkan karena kelalaian GCXpress, karyawannya atau agennya.
Sebaliknya GCXpress tidak bertanggung jawab atas kerugian konsekuensi
yang timbul sebagai akibat dari kejadian tersebut diatas. Kedua belah pihak
setuju bahwa kerugian konsekuensinya termasuk dan tanpa dibatasi atas
kerugian komersial, keuangan atau kerugian langsung lainnya termasuk
kerugian konsekuensi yang timbul akibat dari kejadian tersebut diatas. Kedua
belah pihak setuju bahwa kerugian konsekuensi termasuk dalam
pengangkutan atau pengantaran yang disebabkan oleh hal-hal yang diluar

6. 55
kemampuan kontrol GCXpress atau kerugian atas kerusakan akibat bencana
alam atau kejadian Forje M ajeure.
11) Nilai pertanggung jawaban GCXpress sesuai syarat dan kondisi ini dalam
bentuk ganti rugi atas kerugian atau kehilangan dokumen atau barang tidak
melebihi U S$ 100 atau kesamaannya perkiriman. Untuk menentukan nilai
pertanggungjawaban GCXpress dalam klausul ini, nilai dokumen atau barang
harus ditetapkan dengan mempertimbangkan nilai dokumen atau barang
penggantinya pada waktu dan tempat pengiriman tanpa menghubungkannya
dengan nilai komersial dan kerugian konsekuensi pelanggan.
12) Setiap klaim yang disampaikan pelanggan pada GCXpress sehubungan
dengan kewajiban dan tanggung jawab harus sudah disampaikan oleh
pelanggan pada kantor GCXpress secara tertulis dalam waktu 14 hari setelah
tanggal dokumen atau barang tersebut seharusnya sudah tiba ditujuannya.
13) GCXpress tidak menerima barang berbahaya , yang mudah meledak atau
terbakar, obat-obat terlarang, emas dan perak, uang logam, abu, cynide,
platinum dan batu atau metal berharga dan perangko barang curian, cek tunai,
money order atau traveler`s cek, surat, barang antic, lukisan antic, binatang
atau tanaman hidup dan apabila pelanggan mengirimkan kiriman tersebut
melalui GCXpress dari seluruh klaim atas kerusakan dan biaya yang
mungkin timbul dan GCXpress memiliki hak untuk mengambil langkah-
langkah yang dirasakan perlu termasuk segera setelah GCXpress mengetahui
adanya pelanggaran terhadap kondisi ini, hak untuk memeriksa kiriman pada
klausul 5 juga berlaku pada klausul ini.

7. 56
14) GCXpress bukan perusahaan angkutan udara yang tunduk pada ketentuan
Konferensi Warsawa 1929. GCXpress bertindak selaku agen dari pelanggan
pada saat mengirimkan dokumen atau barang melalui perusahaan angkutan
udara tertentu. Tanpa mengurangi hak-hak umum pelanggan. GCXpress
memiliki hak untuk menuntut kompensasi dari perusahaan penerbangan dari
kehilangan atau biaya yang timbul pada pelanggan atas nama pelanggan
tersebut.
3.2 Visi dan Misi Perusahaan
Visi Perusahaan
• M embuka Lapangan pekerjaan baru.
• M encapai Kesuksesan melalui kerjasama team, mendorong proses belajar
dan berubah menuju pertumbuhan, kesempurnaan dan keuntungan.
• M enjadi perusahaan nasional yang sukses, adalah sangat penting bagi
GCXpress untuk memiliki jaringan usaha yang kuat di Indonesia, yang
merupakan salah satu negara target investasi dan pasar yang strategis di mata
dunia.
Misi Perusahaan
• M elayani seluruh perusahaan/industri kecil, sedang maupun besar melalui
jaringan layanan pengiriman cepat dan aman.
• M emberikan kebutuhan kepada para pelanggan guna mencapai
penghematan/penekanan biaya distribusi/transportasi.
• M enjadi sebuah perusahaan jasa ekspres nasional berstandar layanan
internasional.

8. 57
3.3 S trategi
Dengan pencapaian visi dan misi perusahaan, perusahaan harus
mempunyai strategi dalam mencapai tujuan yang ingin dicapainya baik masa
sekarang maupun masa yang akan datang. Perusahaan menggunakan strategi
dengan kesesuaian Business goals – Drive – IT goals.
Tujuan bisnis perusahaan yang ingin dicapainya untuk saat ini dan yang
diharapkan adalah membuka lapangan kerja baru, mencapai kesuksesan melalui
kerjasama team, mendorong proses belajar dan berubah menuju pertumbuhan,
kesempurnaan dan keuntungan, menjadi perusahaan nasional yang sukses dengan
memiliki jaringan usaha yang kuat di Indonesia yang merupakan salah satu
negara target investasi dan pasar yang strategis di mata dunia. Sedangkan
misinya sekarang ini adalah dengan melayani seluruh perusahaan/industri kecil,
sedang maupun besar melalui jaringan layanan pengiriman cepat dan aman,
memberikan kebutuhan kepada para pelanggan guna mencapai penghematan /
penekanan biaya distribusi/transportasi, menjadi sebuah perusahaan jasa ekspres
nasional berstandar layanan internasional. Dari tujuan-tujuan tersebut yang
belum dapat terpenuhi adalah menjadi perusahaan nasional yang sukses dengan
memiliki jaringan usaha yang kuat di Indonesia.
Perusahaan masih mempunyai kendala terhadap visi atau tujuan tersebut.
Oleh sebab itu, strategi untuk pencapaian business goals yaitu:
1. M emenuhi kebutuhan para pelanggan
untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan para pelanggan dengan baik dan
memuaskan perlu dilakukannya suatu survey terhadap para pelanggan apa
yang mereka butuhkan dan harapkan untuk menggunakan jasa ekspedisi ini,

9. 58
seperti pelayanan yang ramah, cepat, barang aman dan tetap dalam kondisi
yang baik sampai ke tempat tujuan penerima. Dan menjalankan dengan
kesuaian kontrak atau perjanjian yang dibuat sebelumnya antara kedua belah
pihak.
2. M emperluas pangsa pasar
untuk memperluas pangsa pasar ini, salah satunya adalah dengan melakukan
pemasaran untuk mengenalkan kepada masyarakat secara nasional, dan juga
dapat dengan membuka cabang di beberapa daerah atau bekerja sama dengan
agen-agen ekspedisi untuk membantu kantor pusat dalam perluasan jaringan
agar pengirimannya pun lebih cepat dan terkendali.
Dan dari segi IT goals-nya, perusahaan mencoba menggunakan suatu aplikasi
sistem yang terotomatisasi dengan proses bisnisnya, misalnya: terintegrasinya
suatu aplikasi sistem ke seluruh bagian baik dari manajemen tingkat bawah
maupun tingkat atas, untuk ini perusahaan akan mencoba mengaplikasikan
sistem tersebut untuk kemajuan kinerja proses bisnis dan selanjutnya, jika
pengaplikasian sistem tersebut berhasil dalam jangka waktu yang telah di
tetapkan mungkin sekitar 2 tahun yang akan datang, perusahaan akan
mengaplikasikannya ke beberapa cabang perusahaan di daerah yang telah
dibangun dan dikembangkan sebelumnya sesuai business goals. Selain itu juga,
dengan mencoba membuat aplikasi online seperti web, di mana web tersebut
berfungsi untuk menerima pesanan pengiriman barang oleh pelanggan,
menyediakan kebutuhan pelanggan seperti tersedianya daftar harga kiriman per
daerah, lamanya waktu sampai tempat tujuan, dapat mengetahui nama dan
alamat tujuan penerima dengan mengetikkan nomor seri yang ada pada tanda

10. 59
bukti pengiriman barang (connote) yang sudah ada pada database perusahaan.
Dengan pengaplikasian berbasis web ini diharapkan dalam jangka waktu 2-3
tahun ini sudah dapat diaplikasikan untuk mendukung penambahan pelayanan
yang lebih baik, penghematan biaya, dan menjadi perusahaan yang berstandar
layanan internasional.
3.4 S truktur Organisasi
Gambar 3.1 Struktur Organisasi
3.4.1 Fungsi dari Setiap Bagian
Berikut adalah fungsi dari tiap bagian yang terdapat pada PT Gastiasih
Caraka, yaitu :
1. Fungsi President Director
• M emiliki tanggung jawab sepenuhnya terhadap modal dan investasi.
• M embawahi Director dan General M anager.
• Pemegang keputusan tertinggi di dalam perusahaan sekaligus kegiatan
operasional.

11. 60
• M emeriksa dan menyetujui anggran perusahaan secara keseluruhan.
2. Fungsi Director
• M emantau jalannya operasional perusahaan.
• M enentukan arah dan strategi bisnis perusahaan.
• M engatur dan memastikan jalannya kebijakan yang telah ditetapkan.
• M emutuskan dan menentukan kebijakan untuk mencapai tujuan
perusahaan.
3. Fungsi Sales M anager
• M enentukan kebijakan penjualan.
• M engatur tim pemasaran yang dinamis dan kreatif.
• M engusahakan agar perusahaan mendapatkan laba.
• M enjadi pusat informasi dari buyer publik.
• M engawasi bagian marketing dalam mencari customer dan menawarkan
produk ke pelanggan.
• M emberikan laporan penjualan jasa kepada director.
4. Fungsi HRD
• M embuat tata tertib dan pemenuhan syarat-syarat tentang keselamatan
kerja serta asuransi kesehatan.
• M engadakan evaluasi prestasi kerja bagi para karyawan.
• M elaksanakan administrasi personalia sesuai dengan wewenangnya
termasuk promosi karyawan.
• M engurus absensi dan cuti karyawan.
5. Fungsi General M anager

12. 61
• M engatur operasional.
• M engatur customer Business Development.
• M emberikan laporan operational dan Customer Business Development
untuk Director.
6. Fungsi Operational
• M emonitor dan mengawasi proses pengepakan barang.
• M emonitor barang dari keberangkatan sampai tiba ke lokasi bandara.
• M enyelesaikan semua kegiatan pengiriman barang dan penerimaan
barang dari daerah-daerah.
• M emberikan laporan operasional nuntuk General M anager.
7. Fungsi Customer Service
• M enjadi penghubung antara customer dan perusahaan
• M endata customer yang ada
• M embuat laporan harian
• M emberitahukan kepada bagian Operasional untuk mengambil barang.
8. Fungsi Finance dan Accounting
• M elaksanakan pengendalian terhadap keuangan perusahaan.
• M engarahkan dan mengawasi sistem akuntansi serta laporan keuangan
perusahaan.
• M engkoordinir dan mengawasi hasil penagihan piutang customer.
• M embuat invoice tagihan.
• M elakukan proses pembayaran dan penerimaan uang.
• M encatat laporan keuangan harian.

13. 62
• M embuat laporan rekonsiliasi bank.
• M engurus pajak perusahaan yang harus dibayarkan kepada pemerintah.
• M embuat laporan keuangan bulanan dan tahunan.
3.4.2 Gambaran S istem Informasi Akuntansi Penjualan Jasa, Piutang
Usaha dan Penerimaan Kas yang berjalan
Prosedur Pemesanan Pengiriman Barang
Dalam pemesanan pengiriman barang dibedakan menjadi dua yaitu :
1. Customer langsung datang ke perusahaan atau via telepon melalui customer
service.
2. M arketing melakukan negosiasi dengan customer. kemudian, marketing
memberikan data customer kepada customer service. Customer yang
melakukan negosiasi terlebih dahulu biasanya mengirimkan jumlah barang
yang cukup besar, rutin dan dalam melakukan pembayarannya terdapat jatuh
tempo.
Pemesanan customer untuk mengirimkan barang baik ke luar daerah maupun
dalam daerah, sebelumnya di data terlebih dahulu oleh customer service. Data
customer tersebut berupa nama perusahaan, alamat perusahaan, jenis barang dan
nama barang yang dikirimkan.
Prosedur Penjemputan Barang
Customer service menginformasikan terlebih dahulu kepada bagian
traffic atau driver untuk pick up order atau mengambil barang kepada customer.
Traffic/driver yang mengambil barang pada customer akan membawa connote 6
rangkap untuk diisi. Connote akan diisi setelah barang di hitung dengan data

14. 63
barang dan jumlah barang. Customer akan menandatangani connote dan akan
mendapatkan connote rangkap 1 sebagai bukti pengiriman barang. Connote
rangkap 2 sampai dengan 6 yang telah diisi dibawa kembali oleh traffic/driver.
Prosedur packing dan sortir
Traffic/driver akan mengisi formulir pick up order dan
menandatanganinya. Kemudian, formulir pick up order akan diberikan kepada
bagian packing dan sortir untuk ditandatangani bahwa barang sudah diterima dan
sesuai dengan isi formulir pick up order yang telah diberikan oleh traffic atau
driver. Bagian packing dan sortir akan menerima barang yang akan di packing
sebelum barang dikirimkan. Setelah barang di packing, barang akan di sortir
berdasarkan daerah tujuan. Dan bagian manifesting akan menerima sisa connote
rangkap 2 sampai dengan 6 yang telah diisi dari traffic/driver.
Prosedur pengiriman barang
Setelah menerima connote rangkap 2 sampai dengan 6 yang telah diisi,
Bagian menifest akan membuat formulir manifes 4 rangkap menurut agen daerah
tujuan pengiriman. Connote rangkap 3 beserta formulir manifest rangkap ke 2
diberikan ke bagian billing. Sisa connote rangkap 4 sampai dengan 6, formulir
manifest rangkap 3-4 dan barang yang telah dipacking diberikan ke bagian
traffic/driver untuk diantarkan ke bagian gateway. Bagian gateway akan
mendapatkan barang, connote rangkap 4-6 dan formulir manifest 3-4. Setelah
semua dokumen lengkap, barang akan dikirimkan ke agen daerah tujuan.
Agen daerah akan menerima barang dan akan mengirimkannya ke penerima,
penerima barang akan mendapatkan connote untuk ditandatangani. Penerima
akan menerima barang yang dikirimkan dan connote 6 sebagai tanda bukti

15. 64
penerimaan. Connote rangkap 4-5 yang telah ditandatangani akan dibawa
kembali oleh agen. Rangkap 4 dan manifest rangkap 4 akan disimpan oleh agen
dan rangkap 5 beserta manifest rangkap 3 akan dikembalikan ke perusahaan
sebagai POD (Proof On Delivery).
Prosedur penagihan piutang
Connote rangkap 5 dan manifest rangkap 3 yang telah dikirimkan oleh
agen kepada bagian POD. Connote rangkap 5 tersebut akan di cek oleh bagian
POD sesuai dengan manifest rangkap 3 yang dikirimkan dari agen. Setelah
connote rangkap 5 beserta manifest rangkap 3 tersebut di cek, connote rangkap 5
akan diberikan ke bagian billing. Billing akan menggabungkan connote rangkap
5 dengan connote rangkap 3 yang ada. Setelah itu, bagian billing akan mencetak
invoice dan memberikan invoice beserta dengan connote rangkap 3 dan 5 ke
bagian finance untuk melakukan penagihan piutang kepada customer.
Prosedur penerimaan kas
Penerimaan kas yang didapatkan dari penagihan piutang dapat berupa
secara tunai ketika penagihan dilakukan dan dapat pula pembayaran yang
dilakukan oleh customer melalui transfer antar bank, cek maupun bilyet giro.
Dengan penerimaan kas yang dilakukan menggunakan bilyet giro maka
perusahaan akan membuat rekonsiliasi bank.
Bagian finance akan melakukan penagihan kepada customer dengan memberikan
tagihan/invoice. Setelah akhir jatuh tempo, bagian finance akan mengirimkan
kolektor yang telah diberikan data customer yang telah jatuh tempo untuk
melakukan penagihan piutang dengan mendatangi customer langsung dan jika
customer langsung membayar penagihan piutang tersebut, maka customer akan

16. 65
mendapatkan bukti pembayaran yang telah dilakukan oleh customer. Dan jika
customer belum melakukan pembayaran ketika ditagih. Bagian finance akan
memfollow up customer dalam hal pemberian waktu pembayaran yang akan
diberikan dan jika sampai akhir jatuh tempo berikutnya customer tidak
melakukan pembayaran. M aka, Bagian finance akan melaporkan kepada pihak
manajemen untuk mengambil keputusan.
3.4.3 Flowchart Prosedur Penjualan Jasa, Piutang dan Penerimaan kas

17. 66
Ba gian
Ba gian Custome r Ma nifes ting
Bagian
Se rvice & Tr affic/
Ope ra tional
D river
Customer
2
Mulai 1
Bersam a dengan barang
Connot e 6 6
5
Menerima Pick Up Order 4
Order dari 3
customer Connote 2
Mambandi ngkan
dan Mempacking
& sortir barang, Menyortir
Order Customer
menerima Connote &
connot e 4-6 mencetak
manif est
rangkap 4
Membuat 4
pick up Pick Up Order 3
order 6 2
5 Manifest 1
Connote 4
Connote 2
Order Cust omer
Pick Up Order
meneri ma A
manifest 3-4
Membuat 5
Connot e
dan Pick Up Order
menerima A
6
Surat Jalan 5
Connot e 4
4
Manifest 3
Bersam a dengan barang
4
Order Customer
Pick Up Order A
Surat Jalan
Connote 6
Connote 5
Connote 4
Connot e 3
Connote 2 3
Connot e 1
1
2
Ke Customer

18. 67

19. 68

20. 69

21. 70
3.4.4 Rich Picture Sistem Berjalan
3
1
2
4
5
6
Gambar 3.2 Rich Picture Sistem Informasi Akuntasi Penjualan Jasa, Piutang,
dan Penerimaan Kas yang berjalan
Keterangan Gambar yang diberi warna merah dan awan menunjukkan
bahwa:
1. Bagian Traffic/Driver dapat mempunyai hubungan dengan customer yang
dapat merugikan perusahaan, misalnya : kecurangan dalam pengisian data di

22. 71
connote dalam berat kilo dan koli. Selain itu juga, memang adanya human
error dalam pengisian connote tersebut.
2. Bagian Packing & Sortir kurang pengendalian dalam menerima kondisi
barang.
3. Bagian manifesting hanya mencetak manifest berdasarkan connote yang
diberikan tanpa melihat adanya Delivery Order dari Customer.
4. Bagian Gateway harus memberikan informasi kepada perusahaan mengenai
Airwaybill yang nantinya harus dibuat record bandara yang akan di
informasikan kepada Agen.
5. Dengan adanya POD yang tidak balik dari Agen membuat Bagian Billing &
Finance menunda penagihan ke customer dan bagian POD seharusnya
memberikan laporan POD yang balik sebagai pertanggungjawaban dan
pengendalian internal.
6. Bagian Finance terkadang suka melupakan atau terlewatnya penagihan
kepada customer yang sudah jatuh tempo karena tidak adanya suatu
remainder atau pengingat.
3.4.5 Permasalahan yang dihadapi dalam Sistem Informasi Akuntansi
Penjualan Jasa, Piutang dan Penerimaan Kas
1. Penagihan piutang yang sudah jatuh tempo.
Penyebabnya adalah Untuk mengetahui piutang pelanggan mana yang
hampir jatuh tempo tersebut dibutuhkan waktu yang cukup lama karena harus
mencari dan mengecek secara manual invoice dan data-data yang diperlukan.
Penyusunan arsip-arsip perusahaan yang tidak tersusun dengan rapi juga

23. 72
mempersulit pencarian dokumen-dokumen yang dibutuhkan untuk penagihan
dan juga berdampak pada kelalaian dari bagian penagihan dalam pencarian
informasi dan data piutang pelanggan.
Akibat yang ditimbulkan dari masalah ini adalah piutang pelanggan yang
jatuh tempo terlewatkan dan tidak ditagih serta menggangu arus pelunasan
piutang pelanggan dan penerimaan kas.
Rekomendasi yang diusulkan untuk mengatasi masalah ini adalah
sebaiknya perusahaan menggunakan sistem yang terkomputerisasi yang dapat
menampilkan piutang pelanggan akan jatuh tempo serta status piutang
pelanggan sehingga memudahkan pencarian informasi dan penagihan piutang
kepada pelanggan.
2. Kurangnya pengendalian terhadap pengajuan klaim dari pelanggan.
Penyebabnya tidak adanya prosedur baku terhadap pengendalian barang
yang diterima. Jika klaim terjadi karena adanya kerusakan barang yang
diterima oleh penerima, Sering kali klaim tersebut kurang diperhatikan dan
dikendalikan dengan baik sehingga membuat PT Gastiasih Caraka mengganti
rugi senilai klaim yang ada.
Akibat yang ditimbulkan dari masalah ini adalah adanya penggantian rugi
oleh perusahaan, hal seperti ini membuat keuntungan perusahaan akan
berkurang yang seharusnya keuangan tersebut dapat digunakan untuk
membiayai pengeluaran-pengeluaran operasional perusahaan yang dapat
meningkatkan pendapatan yang diterima oleh perusahaan.

24. 73
Rekomendasi yang diusulkan untuk mengatasi masalah ini adalah
pengadaan check list barang. Hal ini diperlukan karena jika terjadi adanya
klaim yang dapat merugikan perusahaan dapat teratasi dengan adanya
penelusuran kenapa barang tersebut rusak atau hilang pada saat pengiriman
dan apakah barang tersebut memang sudah rusak dari awal ketika diterima
dari customer atau tidak.
3. Perangkapan tugas terhadap bagian yang terkait.
Penyebabnya adalah bagian operasional (Traffic/driver) selain mengirim
dan menerima barang juga mengisi data barang di formulir pemesanan (Pick
Up Order) dan bukti pemesanan (Connote).
Akibat yang ditimbulkan dari masalah ini adalah adanya kemungkinan
kecurangan antara customer dengan Traffic/driver untuk memanipulasi
pengisian data, Contoh : berat barang yang seharusnya 10 Kg hanya ditulis 8
Kg. Kecurangan seperti ini tentu saja akan merugikan perusahaan karena akan
mengurangi penerimaan kas atau pendapatan yang seharusnya menjadi
keuntungan bagi perusahaan.
Rekomendasi yang diusulkan untuk mengatasi masalah ini adalah
sebaiknya pengisian data di formulir pemesanan (Pick Up Order) dan bukti
pemesanan (Connote) pada bagian dan fungsi yang berbeda.
4. Kurangnya pengendalian dalam pemberian kredit pelanggan pada prosedur
penjualan kredit.
Penyebabnya adalah tidak adanya ketentuan baku dalam perusahaan untuk
menentukan batasan limit kredit terhadap Pelanggan. Baik Pelanggan baru

25. 74
maupun Pelanggan tetap. Bahkan Pelanggan baru yang melakukan pemesanan
pertama kali sering diberikan penjualan secara kredit atas izin direktur. Hal ini
terjadi karena sistem persetujuan kredit masih dilakukan berdasarkan
kepercayaan antar relasi. Selain itu juga, perusahaan juga tidak begitu teliti
dalam mengecek status pembayaran piutang ketika Pelanggan ingin
melakukan pemesanan.
Akibat yang ditimbulkan dari masalah ini adalah pelanggan tetap dapat
melakukan pemesanan walaupun sudah melewati batas limit kredit, Sehingga
menyebabkan tingginya resiko piutang tak tertagih yang berdampak sangat
fatal bagi perusahaan karena dapat menghambat aliran kas masuk perusahaan,
yang nantinya akan mempersulit perusahaan dalam menjalankan kegiatan
operasionalnya.
Rekomendasi yang diusulkan untuk mengatasi masalah ini adalah
penetapan baku terhadap penentuan limit kredit untuk masing-masing
Pelanggan. Selain itu juga, perusahaan perlu membuat suatu sistem yang dapat
memberitahukan status pembayaran tiap pelanggan dan memberlakukan lock
order system jika pembayaran belum dilakukan sehingga meminimalisasi
pemesanan yang melewati batas limit kredit. Serta perlu dibuatnya fungsi baru
untuk menganalisa pemberian kredit untuk tiap Pelanggan.
5. Sulit menyajikan laporan dengan cepat yang digunakan untuk proses
pengambilan keputusan.
Laporan yang dibutuhkan cepat misalnya: laporan penjualan dan laporan
piutang. Biasanya laporan ini sudah diminta oleh pihak manajemen (manajer

26. 75
akuntansi) ketika hari itu diminta atau dalam 1 hari. Tetapi karena arsip-arsip
yang dbutuhkan dalam pembuatan laporan belum tersusun dengan rapih dan
teratur, sehingga hal ini menyulitkan bagian akuntansi untuk mencari data-
data yang dibutuhkan untuk proses penyusunan laporan.
Akibat yang ditimbulkan dari masalah ini adalah manajer akuntansi sering
kali mengalami kesulitan dalam proses pengambilan keputusan yang cepat
dan akurat.
Rekomendasi yang diusulkan untuk mengatasi masalah ini adalah dengan
menerapkan suatu sistem terintegrasi secara keseluruhan sehingga
memudahkan manajer akuntansi untuk melakukan pengawasan serta
pengambilan keputusan terhadap kegiatan penjualan, piutang usaha dan
penerimaan kas.