manajemen data email dan elektronik

1. MANAJEMEN E-MAIL
(ELEKTRONIC MAIL=SURAT
ELEKTRONIK)

2. E-MAIL
Electronic Mail (disingkat e-mail
atau surat-elektronik) atau nama
umumnya dalam bahasa Inggris "e-
mail" (juga: posel atau pos
elektronik, dan imel) adalah sarana
kirim mengirim surat melalui jalur
internet. Dengan surat biasa
seseorang perlu membeli prangko
sebagai biaya pengiriman, tetapi
surat elektronik tidak perlu
memakai biaya untuk mengirim.
Biaya yang mungkin dikeluarkan
hanyalah biaya untuk membayar
koneksi internet.

3. SEJARAH EMAIL
Sejarah tentang e-mail tidak lepas pula dari
sejarah perkembangan internet, dimana sejarah
internet dimulai pada 1969 ketika Departemen
Pertahanan Amerika, U.S. Defense Advanced
Research Projects Agency (DARPA)
memutuskan untuk mengadakan riset tentang
bagaimana caranya menghubungkan sejumlah
komputer sehingga membentuk jaringan organik.
Program riset ini dikenal dengan nama
ARPANET. Pada 1970, sudah lebih dari 10
komputer yang berhasil dihubungkan satu sama
lain sehingga mereka bisa saling berkomunikasi
dan membentuk sebuah jaringan.

4. SEJARAH EMAIL
Tahun 1972, Roy Tomlinson berhasil menyempurnakan program e-
mail yang ia ciptakan setahun yang lalu untuk ARPANET. Program e-
mail ini begitu mudah, sehingga langsung menjadi populer. Pada
tahun yang sama, icon @ juga diperkenalkan sebagai lambang
penting yang menunjukan “at” atau “pada”. Tahun 1973, jaringan
komputer ARPANET mulai dikembangkan meluas ke luar Amerika
Serikat. Komputer University College di London merupakan
komputer pertama yang ada di luar Amerika yang menjadi anggota
jaringan Arpanet. Pada tahun yang sama, dua orang ahli komputer
yakni Vinton Cerf dan Bob Kahn mempresentasikan sebuah gagasan
yang lebih besar, yang menjadi cikal bakal pemikiran internet. Ide ini
dipresentasikan untuk pertama kalinya di Universitas Sussex.
Hari bersejarah berikutnya adalah tanggal 26 Maret 1976, ketika Ratu
Inggris berhasil mengirimkan e-mail dari Royal Signals and Radar
Establishment di Malvern.

5. E-MAIL VS SURAT BIASA
E-MAIL SURAT BIASA
 Biaya murah
 Cepat sampai ke-7an
 Pesan pasti sampai
 Biaya mahal
 Sampai ke tempat 7-
an nya lama
 Resiko pesan tdk
tersampaikan lebih
besar

6. E-mail (electronic mail)
 Email : aplikasi yang memungkinkan para pengguna
internet untuk saling berkirim pesan elektronik
 Para pengguna email memiliki sebuah mailbox (kotak
surat) elektronik yang tersimpan dalam suatu mail
server
 Mailbox memiliki sebuah alamat sebagai pengenal agar
dapat berhubungan dengan mailbox lainnya, baik dalam
bentuk penerimaan maupun pengiriman pesan
 Pesan yang diterima akan ditampung dalam mailbox,
selanjutnya pemilik mailbox sewaktu-waktu dapat
mengecek isinya, menjawab pesan, menghapus, atau
menyunting dan mengirimkan pesan email.

8.  Alamat diperlukan dalam proses pengiriman e-mail
 Sistem pengalamatan pada email menggunakan format
identitas dan domain yang digabung menggunakan
karakter @, seperti Dian.Quinnara@yahoo.co.id
Dian.Quinnara = nama kotak surat(mailbox) atau nama
pengguna(username) / kotak surat (ID)
@ (bacanya at) = di
yahoo = nama mailserver / domain
co = second level domain, menunjukan bahwa domain ini
termasuk kategori komersial.
id = top level domain, menunjukkan bahwa domain ini
terdaftar di wilayah domain Indonesia (id)

9. .com .net .org, .edu, .gov,
.co.id, .net.id, .ac.id, .or.id, .sch.id
 .com : perusahaan
 .net : ISP (internet service provider)
 .org : organisasi
 .edu : sekolah
 .gov : pemerintah
 .tv = statiun TV

10.  .co.id : perusahaan
 .net.id : ISP
 .or.id : organisasi
 .ac.id : universitas
 .sch.id: sekolah (SD, SMP, SMU, SMK)
 .go.id : pemerintahan

11.  Pengiriman email dilakukan oleh protokol SMTP
(Simple Mail Transfer Protocol) merupakan
protokol di jaringan TCP/IP yang mengatur
bagaimana email berpindah dari pengirim ke
penerima.
 Penerimaan email dilakukan oleh beberapa
protokol, salah satunya POP (Post Office
Protocol), yaitu protokol yang memungkinkan
user untuk mengecek email yang diterima di
mailbox pada mail server dan men-download-
nya sehingga semua e-mail akan pindah ke
komputer lokal

12. Kantor pos = mail server
Tukang pos = electronic
mailbox
Kerja non-stop:
• 24 jam per hari
• 7 hari (senin s/d minggu)

13. KOMPUTER
KLIEN 1
INTERNET
MAIL
SERVER1
KOMPUTER
KLIEN 2
INTERNE
T
MAIL
SERVER2
SMTP PORT 25
POP3 PORT 110
SMTP PORT 25
POP3 PORT 110
SMTP PORT 25
POP3 PORT 110

14.  Point to Point : mengirimkan email langsung ke
sebuah alamat tertentu. Di Indonesia terdapat
kesepakatan di antara mereka yang sering berkirim
email bahwa cara ini dinamakan japri (jalur pribadi).
 Carbon Copy / CC : sebuah email, selain ditujukan ke
sebuah alamat utama juga dikirimkan tembusannya ke
alamat lain
 Blind Carbon Copy / BCC : bentuk variasi dari CC,
yaitu sebuah email, selain ditujukan ke sebuah alamat
utama juga dikirimkan tembusannya ke alamat lain,
tetapi penerima utama tidak mengetahui adanya
tembusan.

15.  Distribution List : cara komunikasi dengan menggunakan
email secara satu arah. Biasanya ini dibuat oleh orang yang
berkepentingan untuk menyebarluaskan informasi tertentu
(pengumuman, berita harian, update mengenai
perkembangan suatu proyek, buletin, jurnal, dan
sebagainya), akan tetapi tidak mengharapkan adanya respon
dari para penerima emailnya.
 Discussion List / Mailing List / Milis: cara komunikasi
dengan menggunakan email secara dua arah, yang
memungkinkan siapa saja yang tergabung menjadi anggota
untuk mengirimkan informasi tertentu maupun memberikan
respon terhadap sebuah email.

16.  Bentuk komunikasi yang memungkinkan pengguna
email membentuk kelompok tersendiri yang diwakili
oleh sebuah alamat e-mail.
 Setiap e-mail yang ditujukan ke alamat e-mail
kelompok akan secara otomatis diteruskan ke alamat
e-mail seluruh anggotanya.
 Sebuah milis didirikan atas dasar kesamaan minat
atau kepentingan dan biasanya dimanfaatkan untuk
keperluan diskusi atau pertukaran informasi diantara
para anggotanya.
 Salah satu server milis yang cukup banyak
digunakan adalah Yahoogroups
(www.yahoogroups.com).

17. JENIS – JENIS E-MAIL
1. POP Mail = e-mail yang diterima dari ISP (Internet
Service Provider)
Kelebihan : - dapat dibaca dalam kondisi offline
(tidak terhubung dengan internet)
Kekurangan : - E-mail tidak bisa dibuka di
sembarang tempat
Catatan :
 Untuk menjalankan POP Mail kita harus
mempunyai program client mail (Eudora atau MS.
Outlook Express)
 POP adalah singkatan dari Post Office Protocol

18. 2. Email Forwarding = layanan e-mail yang meneruskan
e-mail yang diterimanya ke alamat e-mail kita yang
lain.
Kelebihan : - kita bisa menyembunyikan alamat
e-mail yang sesungguhnya
- bisa mengganti alamat e-mail dan kita
tidak perlu memberi tahu alamat e-mail
yang baru cukup memberikan alamat
e-mail Forwarding nya
Kekurangan : - E-mail bersifat perantara dan harus
meneruskan ke e-mail yang lain
(waktu lama sampai ke e-mail yang
sesungguhnya)

19. 3. E-mail Berbasis Web = layanan e-mail yang
ditawarkan oleh website-website penyedia jasa
layanan e-mail, seperti : yahoo, Hotmail, BolehMail,
LoveMail, Plasa.com, dll
Kelebihan : - cara memperolehnya GRATIS
- E-mail bisa dibuka di sembarang
tempat (warnet, dll)
Kekurangan : - hanya dapat dibaca dalam kondisi
online (terhubung dengan internet),
shg biaya koneksi ke internet jauh
lebih besar

20. Layanan E-mail (Ket. Tambahan)
 Email berbasis web / Web Mail :
 seluruh kegiatan email harus dilakukan melalui suatu
situs web.
 menggunakannya haruslah dalam keadaan online.
 Email berbasis client / POP Mail :
 aktifitas email dilakukan dengan menggunakan
perangkat lunak email client, (misalnya Eudora atau
Outlook Express).
 Perangkat lunak ini menyediakan fungsi-fungsi filter
dan pembacaan email secara offline (tidak tersambung
ke internet), dengan demikian, biaya koneksi ke
internet dapat dihemat.
 Koneksi hanya diperlukan untuk melakukan
pengiriman (send) atau menerima (recieve) email dari
mailbox.

21. ETIKA MENGIRIM E-MAIL
1. Langsung ke pokok masalah
2. Jawablah semua pertanyaan
3. Lakukan pengeditan
4. Gunakan subyek yang sesuai
5. Haspuslah pesan reply yang tidak perlu
6. Jangan meneruskan e-mail berantai
7. Hormati privacy orang lain
8. Jangan melakukan SPAM
9. Gunakan huruf besar seperlunya
10. Hati – hati bila menggunakan singkatan dan emoticon
(simbol emosi)
11. Jangan terbawa emosi
12. Bersabar dalam menunggu balasan e-mail
13. Ketertarikan yang berbeda
14. Jangan lampirkan file yang tidak perlu
15. Buatlah layout yang baik

22. ISTILAH – ISTILAH DALAM E-MAIL
1. Sign Up: Mendaftarkan diri (menjadi member)
2. Sign In: Pemilik e-mail dapat masuk ke e-mailnya sendiri apabila sudah
terdaftar (menjadi member)
3. Compose: Menulis surat baru
4. Inbox: Surat yang masuk ke pemilik e-mail
5. To: Surat akan dikirim ke alamat e-mail yang dituju
6. CC: Surat dikirim secara berantai ke alamat lain
7. BCC: Surat dikirim ke alamat yang dituju tanpa memberi tahu pemilik
alamat yang tercantum di alamat CC
8. Draft : Surat yang ditulis tapi belum dikirim
9. Sent : Surat yang terkirim
10.Spam: Surat yang berisi kata-kata yang tidak baik/menganggu
11.Reply : Membalas surat yang diterima
12.Trash: Melihat e-mail yang telah dihapus
13.Bulk: Melihat e-mail yang dicurigai sebagai spam
14.Forward : Meneruskan surat yang diterima untuk disampaikan kepada
orang lain
15.Attachment: Fasilitas pada sebuah program e-mail baik program
komputer maupun webmail yang dapat digunakan untuk mengirimkan
file, atau gambar, yang di ikutsertakan pada e-mail yang akan di kirim.

23. Cara Membuat e-mail Gratis di Yahoo
Bagi yang masih belum punya e-mail, bisa mengikuti langkah-
langkah berikut untuk mendapatkan account e-mail secara gratis
di Yahoo.com
1. Buka browser dan ketik http://mail.yahoo.com
2. Pada pojok kanan bawah ada kata “Sign Up”, klik link
tersebut karena kita belum mempunyai Yahoo ID.
3. Akan terbuka window yang harus kita isi mengenai data
diri kita. Pada sebelah kanan ada tombol drop down “I
prefer content from” untuk memilih bahasa yang akan
digunakan. Untuk contoh akan digunakan Yahoo US in
English.
4. Adapun form yang harus diisi adalah misalnya seperti:

24. Cara Membuat e-mail Gratis di Yahoo

25. Cara Membuat e-mail Gratis di Yahoo

26. Cara Membuat e-mail Gratis di Yahoo
- Tell us about yourself: bagian ini kita diminta untuk mengisi
nama, jenis kelamin, tanggal lahir, negara dan kode pos
- Select an ID and password: isi nama yg ingin kita gunakan
sebagai identitas, misalnya johgumi, hill_side, dll.
- In case you forget your ID or password: bagian ini kita
diminta untuk mengisi security question ato alamat email
lain (bisa dikosongkan jika belum mempunyai e-mail lain)
seandainya kita lupa password.
Yang terakhir kode verifikasi. Perhatikan huruf kapital jika
memang diperlukan.
5. Setelah itu klik tombol Create My Account. Jika ada data yang masih
belum terisi benar biasanya akan diberikan warna merah.
6. Jika semua sudah terisi dengan benar maka nanti akan
terlihat window bahwa account mail Yahoo sudah dibuat.

27. Simbol Arti
:-) Smile, happy, fun
:-)8 Very glad, sangat senang
:-} Tersenyum lebar
 Tersenyum
:) Senang, tersenyum
:( Cemberut
:-D Laugh, terbawa terbahak-bahak
:-o Spellbound, terpesona
:-* Kiss
SIMBOL EMOSI DALAM E-MAIL & CHATTING

28. Simbol Arti
;-) Main mata
:P Aku menggap kamu seorang teman
>:- Kind-hearted, baik hati
() Peluk
=:o Be afraid, terkejut
:-| Hmmmm
:- Be wary, uncertain, ragu - ragu
:-P Ridicule, stuck out tongue, mengejek, menjulurkan
lidah
:-( Sad, sedih
:’-( Cry, menangis

29. Simbol Arti
:-|| Angry, marah
>>:-<< Marah besar
>-< Naik darah
(:-& Marah
:* Cium dong
:| Bosan dan sedih
:( ) Mulut lebar, berteriak
:@ Apa
:-’| Ill, sick
%-( bingung

30. Simbol Arti
%-) Bego
%-6 Mati kutu
:~~p Ngiler
%*@:-C Computer hang
:- Cowok
>- Cewek