Siklus upah dan sumber daya manusia merupakan aktivitas rutin pengelolaan tenaga kerja yang mencakup rekrutmen, pelatihan, penugasan, kompensasi, evaluasi, dan pemberhentian. Sistem informasinya mendukung fungsi-fungsi tersebut dengan mengolah dan menyimpan data karyawan secara terintegrasi untuk memastikan proses berjalan efektif dan efisien serta mematuhi peraturan. Siklus penggajian meliputi pembaruan data kary

1. Siklus Upah dan Sumber Daya Manusia, Sistem informasi siklus
Upah dan SDM
Dosen Pengampu :
Prof. Dr. Ir. Hapzi Ali, CMA, MM, MPM
Disusun oleh :
M Hasim Rafsanjani
55518120039

2. Sistem informasi manajemen SDM dan siklus upah
Pengertian | Istilah siklus manajemen sumber daya manusia mengacu pada aktivitas-
aktivitas bisnis rutin serta aktivitas-aktivitas pengolahan data dalam rangka mengelola tenaga
kerja secara efektif. Fungsi-fungsi utama manajemen sumber daya manusia mencakup: (1)
rekrutmen dan pengangkatan; (2) pelatihan; (3) penugasan pekerjaan; (4) kompensasi
(penggajian); (5) evaluasi kinerja; dan (6) pemberhentian karyawan.
Sistem informasi manajemen sumber daya manusia adalah sistem informasi yang
dirancang untuk mengolah data yang relevan untuk mendukung fungsi-fungsi tersebut.
Melekat pada sistem informasi manajemen sumber daya manusia adalah aktivitas-aktivitas
pengendalian internal untuk memberikan jaminan yang memadai bahwa fungsi-fungsi tersebut
dilaksanakan secara efektif dan efisien, data dan informasi terkait dapat diandalkan, dan
kebijakan, aturan, dan regulasi dipatuhi.
Artikel ini berfokus pada siklus penggajian. Istilah siklus penggajian digunakan secara
bergantian dengan istilah sistem penggajian, yang merupakan salah satu fungsi dari sistem
manajemen sumber daya manusia. Istilah ini mengacu baik pada aktivitas bisnis maupun
aktivitas pengolahan data terkait penggajian karyawan.
Sistem upah
Siklus upah merupakan salah satu subsistem manajemen sumber daya manusia. Istilah ini
mengacu baik pada aktivitas bisnis maupun aktivitas pengolahan data terkait penggajian
karyawan.

3. Perhatikan diagram konteks berikut. Konteks diagram ini menunjukkan pihak-pihak yang
terkait dengan sistem penggajian serta pertukaran data dan informasi antara sistem penggajian
dengan pihak-pihak terkait.
DFD berikut adalah dekomposisi dari konteks diagram di atas. DFD ini menunjukkan aktivitas-
aktivitas yang menjadi bagian dari sistem penggajian.
Sebagaimana ditunjukkan dalam DFD, siklus penggajian terdiri dari aktivitas-aktivitas berikut:

4. 1. update (pembaharuan) data master (data induk karyawan);
2. validasi data jam kerja dan kehadiran;
3. penyusunan daftar gaji;
4. pembayaran gaji;
5. pembayaran pajak dan potongan lain.
Masing-masing aktivitas di atas melibatkan pihak-pihak tertentu serta mencakup aktivitas
pengolahan dan pertukaran data dan informasi.
Sistem upah berbasis database terintegrasi
Gambar berikut memberikan contoh sistem informasi manajemen sumber daya manusia dan
penggajian yang diimplementasikan dengan berbasis database yang terintegrasi. Sistem
informasi berbasis database terintegrasi dikenal dengan istilah populer ERP System.

5. Database di dalam ERP System menyimpan dan menata semua data dan informasi secara
terpusat. Sebagai contoh, terkait dengan sistem penggajian database berisi data karyawan, gaji,
jam kerja, kehadiran, dan buku besar umum.
Pengguna (users) berinteraksi dengan database melalui berbagai sistem aplikasi yang
dirancang sesuai dengan fungsi atau tugas masing-masing. Sebagai contoh, sistem aplikasi
dalam sistem penggajian mencakup antarmuka untuk menginput perubahan data karyawan,
antarmuka untuk menginput dan merekonsiliasi data kehadiran dan jam kerja, program
pembuatan daftar gaji, program pembuatan cek/daftar transfer, serta program untuk
menghasilkan berbagai laporan, baik bagi pihak internal maupun eksternal.
Ancaman dan aktivitas pengendalian ERP systems
Meskipun sistem informasi berbasis database terintegrasi memiliki banyak keunggulan, sistem
ini juga mengundang ancaman dan menjadikan organisasi terpapar pada jenis-jenis risiko
tertentu. Berikut ini daftar ancaman-ancaman yang lazim ditemukan dalam sistem ERP pada
umumnya serta aktivitas-aktivitas pengendalian yang relevan dengan tiap-tiap ancaman.

6. Pembaharuan data karyawan
Pembaharuan data karyawan dimaksudkan untuk mengubah data karyawan, baik yang terjadi
secara internal maupun diharuskan oleh pihak eksternal. Perubahan yang terjadi secara internal
mencakup pengangkatan karyawan baru, pemberhentian, kenaikan gaji atau upah, serta
perubahan potongan gaji atas inisiatif karyawan (lihat lingkaran 1.0 dalam DFD). Pembaharuan
data induk karyawan juga perlu dilakukan dengan terjadinya perubahan tarif pajak atau
potongan yang dikenakan oleh perusahaan asuransi tenaga kerja.
Bagian personalia bertanggung jawab atas pembaharuan data karyawan yang terjadi secara
internal, sedangkan bagian penggajian melakukan pembaharuan terkait perubahan tarif pajak
serta potongan-potongan lainnya yang diwajibkan oleh pemerintah (misalnya DJP) dan
perusahaan asuransi (misalnya BPJS).
Meskipun data gaji diolah secara berkala (batch), dengan sistem ERP bagian personalia
memiliki akses online untuk memperbaharui database karyawan sehingga perubahan dilakukan
tepat waktu dan segera efektif dalam periode pembayaran gaji/upah selanjutnya.
Ancaman dan aktivitas pengendalian pembaharuan data karyawan
Validasi data jam kerja dan kehadiran
Validasi data jam kerja dan kehadiran dilakukan terkait tiap-tiap karyawan untuk menentukan
besarnya kompensasi mereka. Kompensasi karyawan berbeda-beda tergantung pada status dan
posisi mereka.
Karyawan produksi umumnya menerima kompensasi berupa upah yang dibayar menurut jam
kerja atau unit yang dihasilkan. Karyawan tetap umumnya menerima kompensasi bulanan

7. berupa gaji. Selain gaji, karyawan bagian penjualan bisa juga menerima komisi untuk setiap
item yang mereka jual. Bonus diberikan kepada manajer yang mampu melebihi target yang
dibebankan kepada mereka. Imbalan juga bisa berupa penggantian biaya tertentu yang
dikeluarkan karyawan sehubungan dengan pekerjaan, imbalan non-tunai, dan imbalan jangka
panjang misalnya berupa tunjangan pensiun.
Sistem informasi manajemen SDM dan penggajian harus dirancang sedemikian rupa sehingga
mampu merekam kinerja karyawan dengan beragam status, posisi, dan skema kompensasi.
Sebagai contoh, rekaman kehadiran dan jam kerja menggunakan sidik jari atau kartu kehadiran
(time card) digunakan sebagai dasar untuk memberikan tunjangan transportasi dan upah tiap-
tiap karyawan, sedangkan rekaman waktu keterlibatan karyawan dalam kegiatan produksi atau
pekerjaan (job-time ticket) dijadikan dasar untuk menentukan besarnya biaya produksi atau
biaya layanan untuk tujuan akuntansi biaya.
Sebagian data kinerja dimasukkan sendiri oleh karyawan yang bersangkutan serta direkam
otomatis sehingga sistem informasi manajemen SDM juga harus memungkinkan dilakukannya
verifikasi, validasi dan rekonsiliasi data tersebut.
Ancaman dan aktivitas pengendalian validasi data jam kerja dan kehadiran
Daftar gaji
Gambar berikut menunjukkan tahapan aktivitas penggajian.

8. Pertama, data transaksi gaji diedit, dan transaksi yang sudah divalidasi diurutkan menurut
nomor induk karyawan. Record dari file induk tiap-tiap karyawan dengan record dari file
transaksi gaji terkait karyawan yang sama dibaca, gaji/upah kotor dihitung. Untuk karyawan
yang dibayar per jam, jumlah jam kerja dikalikan dengan tingkat upah, dan kemudian uang
lembur atau bonus ditambahkan. Untuk karyawan yang dibayar bulanan, gaji kotor juga
dihitung. Komisi, bonus, dan insentif lainnya juga dimasukkan dalam menghitung gaji kotor.
Selanjutnya, semua potongan dijumlahkan, total yang diperoleh dikurangkan terhadap
gaji/upah kotor untuk mendapatkan gaji/upah bersih. Potongan biasanya terdiri dari dua
kategori: potongan pajak penghasilan (PPh pasal 21) dan potongan yang bersifat sukarela.
Potongan sukarela mencakup iuran pensiun; premi BPJS; iuran serikat pekerja; serta zakat atau

9. sumbangan sejenis. File induk karyawan juga sebaiknya mencakup field-field gaji kotor,
potongan, dan gaji bersih kumulatif selama tahun berjalan (year-to-date).
Tahap selanjutnya adalah menyiapkan daftar gaji dan daftar potongan. Daftar gaji adalah
daftar gaji kotor, potongan, dan gaji/upah bersih tiap-tiap karyawan dalam format multi kolom.
Daftar gaji juga berfungsi sebagai dokumen pendukung untuk mengotorisasi transfer dana ke
rekening giro khusus gaji. Daftar potongan berisi potongan-potongan sukarela tiap-tiap
karyawan.
Contoh daftar gaji dan daftar potongan disajikan sebagai berikut.
Akhirnya, sistem penggajian mencetak laporan gaji (earnings statement), yang berisi daftar
jumlah gaji/upah kotor, potongan, dan gaji/upah bersih bulan berjalan dan total kumulatif tahun
berjalan untuk tiap-tiap kategori.
Di samping itu, sistem ERP penggajian juga mengekstrak data biaya tenaga kerja dari kartu
jam kerja untuk dialokasikan dengan produk atau pekerjaan (untuk perusahaan jasa). Dengan
demikian, jumlah rupiah persediaan barang dalam proses dan persediaan barang jadi (akun-
akun buku besar umum) bisa ditentukan dengan tepat. Jumlah ringkasan beban gaji dan utang
gaji juga diekstrak dari daftar gaji. Sistem informasi manajemen SDM juga sebaiknya
dirancang untuk menghasilkan berbagai laporan lain, misalnya bukti potong dan SPT masa PPh
pasal 21.

10. Ancaman dan pengendalian pengolahan daftar gaji
Pembayaran Upah
Setelah daftar gaji dibuat, tahap selanjutnya adalah menyiapkan dan mengotorisasi daftar
transfer. Berdasarkan daftar transfer yang telah diotorisasi, perusahaan meminta pihak bank
untuk mendistribusikan gaji/upah ke rekening tiap-tiap karyawan. Setelah proses transfer
selesai, tiap-tiap karyawan menerima slip gaji.
Ancaman dan pengendalian pembayaran gaji

11. Pembayaran potongan
Tahap terakhir dari siklus penggajian adalah pembayaran potongan-potongan kepada pihak-
pihak terkait, misalnya pajak, BPJS, dan dana pensiun.
Ancaman dan pengendalian pembayaran potongan
Siklus Upah dan Sumber Daya Manusia, Sistem informasi siklus Upah dan SDM, dan
berdasarkan pengalaman empiris yang dapat disimpulkan yaitu : Pengertian Istilah siklus
manajemen sumber daya manusia mengacu pada aktivitas-aktivitas bisnis rutin serta aktivitas-
aktivitas pengolahan data dalam rangka mengelola tenaga kerja secara efektif. Fungsi-fungsi
utama manajemen sumber daya manusia mencakup: (1) rekrutmen dan pengangkatan; (2)
pelatihan; (3) penugasan pekerjaan; (4) kompensasi (penggajian); (5) evaluasi kinerja; dan (6)
pemberhentian karyawan.
Sistem informasi manajemen sumber daya manusia adalah sistem informasi yang dirancang
untuk mengolah data yang relevan untuk mendukung fungsi-fungsi tersebut. Melekat pada
sistem informasi manajemen sumber daya manusia adalah aktivitas-aktivitas pengendalian
internal untuk memberikan jaminan yang memadai bahwa fungsi-fungsi tersebut dilaksanakan
secara efektif dan efisien, data dan informasi terkait dapat diandalkan, dan kebijakan, aturan,
dan regulasi dipatuhi.
Siklus upah merupakan salah satu subsistem manajemen sumber daya manusia. Istilah ini
mengacu baik pada aktivitas bisnis maupun aktivitas pengolahan data terkait penggajian
karyawan.

12. Implementasi Pada PT Nikko Steel PT. Nikko Steel memiliki karyawan tetap sebanyak 17
orang, karyawan produksi (Harian) 9 orang dan mandor proyek dengan sistem upah borongan
dengan man power hampir 150 tenaga kerja. Sistem pembayaran antara lain:
1. Karyawan tetap gaji dibayarkan pada akhir bulan dengan ditransfer ke rekining Bank
masing-masing oleh Kepala HRD dengan perhitungan jam kerja mulai pukul 08:00 WIB s/d
16:00 WIB (senin s.d Jum’at) dan 08:00 s/d 12:00 WIB (hari Sabtu) Jumlah Hari Kerja adalah
Enam hari. Tidak ada upah lembur untuk pekerja tetap gaji yang di terima sudah all in.
2. Karyawan harian dibayarkan per dua minggu sekali atau empat belas hari kerja dengan di
transfer oleh divisi keuangan dalam hal ini kasir.
3. Mandor Proyek dibayarkan per dua minggu sekali berdasarkan progress proyek di transfer
oleh divisi keuangan dalam hal ini kasir. Aktivitas terkait siklus penggajian atau pengupahan
di PT. Nikko Steel adalah sebagai berikut
1. Merekap absensi kehadiran setiap pegawai untuk karyawan tetap sampai akhir bulan,
karyawan harian dua minggu sekali dan upah mandor proyek berdasarkan progress proyek di
lapangan.
2. Menghitung gaji untuk karyawan harian dan upah mandor proyek
3. Membayar Gaji baik untuk karyawan tetap, harian, dan upah mandor proyek
4. Membagikan slip upah baik karyawan tetap, harian, dan upah mandor proyek
Referensi:
Romney & Steinbart, 2015, Accounting Information Systems 13th
Edition, Pearson Education,
Inc.
https://www.slideshare.net/MuhammadFadhly6/sipi-mfadhly-hapzi-alimercu-
buana2018siklus-upah-dan-sumber-daya-manusia-sistem-informasi-siklus-upah-dan-sdm (19
Juni 2019 jam 18.56 )