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毎日100秒儲ける! Teams 小技集
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毎日100秒儲ける! Teams 小技集
1.
毎日100秒儲ける! Teams小技集 SBテクノロジー 吉田
壮志
2.
背景 共同編集を主目的にTeamsを初めて案件で活用 チャネル1つを間借りしてドキュメント及び連絡の管理に用いた
使用感と問題の対処方法に関して記載
3.
Teamsの使用感:良かった点 情報の集約と共有手段が豊富で、コミュニケーションロスが大きく低減 3 共同編集ファイルで即作業 ひとまず情報がTeamsに集約! チャットで楽々情報共有 Plannerで課題管理 ナレッジ タスク ドキュメント
4.
Teamsの使用感:良くなかった点 4 … 複数タブ不可能なためチャットで画面遷移多発
ワークスペースに留まれない! 複数 タ ブ 不 可 対応 対お… …あれ、何してたんだっけ? ワークスペース ワーク…
5.
What’s New in
Microsoft Teams | Ignite 2019 5 今後チャット、会議、通和、ドキュメントはマルチウィンドウに対応する 2020年早々にアップデート予定 …だが ※2019.01.25現在の感想 それまで! 待てない!※
6.
マルチウィンドウ実装後も通用するテクニックあります! 6
7.
7 多発する画面遷移への対処
8.
対応方針は2つ 8 ①通知を減らす ②留まらない
画面遷移の機会を減らす 画面遷移上等の構え
9.
対応方針は2つ 9 ①通知を減らす ②留まらない
画面遷移の機会を減らす 画面遷移上等の構え
10.
通知低減の基本方針 10 「必要な情報が共有され、不要な情報が共有されない」状態を作る 受信側
必要な情報を必要な人にだけ送る(通知は受け手にとって高コスト) 送信側
11.
通知設定方法 11 個別の通知設定とチャネルごとの通知設定が可能 チャネル個別の通知設定 チャネルをクリック
> チャネルの通知 で設定画面へ メンション、メッセージ全体の通知設定 画面右上自アイコンクリック > 設定 > 通知
12.
通知設定の基本 受信編1 12
バナーとメール バナー フィードにのみ表示 バナー表示+非応答時にOutlookへ通知が転送される 画面下にポップアップメッセージが表示(即時応答できる) 最新情報に集積される(時間を置いて閲覧できる) メンションはバナーの通知レベルが基本 チャネルの通知はお好みで ピン留めと合わせて設定 通知設定のレベル メンションをバナー未満にすると「必要な情報が共有されない」状態が容易に起きてしまう
13.
通知設定の基本 受信編2 13
応答不可のステータス設定でバナー通知をタスクバー通知にできる チャットをミュートに設定すると当該チャットの一切の通知をシャットアウト バナーレベル をフィードと同等のレベルに落とす 元がバナーレベルでも通知がシャットアウトされて感知できない
14.
おすすめ トレンド 通知設定の基本 受信編3 14
おすすめは投稿の候補を自動で提示してくれる トレンドはたくさん いいね をもらっている投稿が表示される 共通するのは他の設定でシャットアウトした通知も来ること 非表示チャネルの@channelなどもおすすめされる いずれも提示される投稿は した/された いいねの数や閲覧の履歴、メンションなどが関係している フィードのアイコン
15.
通知設定の基本 送信編 15
返答を必要とする連絡はメンションを使う 非常時で緊急度の高い情報は重要フラグ、緊急フラグを付けて連絡する 受信側の設定によらず通知を送信できる ミュート設定でも通知されるので乱用厳禁 @team:チームメンバー全員に対して通知 @channel:チャネルを表示中のメンバーのみに通知 @メンバー:特定の個人に通知 デフォルト設定ならば個人メンションでバナー通知される チャットをオフに設定している人にも高確率で通知できる グループチャットではグループ全体に緊急通知される 送信時のメンション方法
16.
@ teams /
@ channel 本当に必要ですか? 16 個人宛の情報 全員宛の情報 返信が不要なら チャット 一般チャネル 基本返信不要だが 一部の人のみ要返信 ー チャネルにおける 複数@メンション とにかく要返信 チャットにおける @個人メンション @teams @teamsの使いどころは宛先全員の 返信 が必要なとき 平常時の@teams活用ケースはアンケートぐらいだろうか? 通知は 一般チャネルで十分 であり、敢えて断言すると@teams / @channel の使いどころはない ケース別投稿方法 あるいは今後追加予定のタグ機能 @ teams の例外:返信は不要 だが 全員が知るべき極めて重要度の高い通知をするとき
17.
偽陽性のいいね 17 確認、既読のために
大多数がいいね を付けるとおすすめとトレンドが汚染される 特に勤怠連絡に関してはマネージャー以外の人の いいね は付けなくてよい おすすめとトレンドの9割が勤怠チャネルの投稿になった例 900_勤怠連絡チャネル 900_勤怠連絡チャネル 900_勤怠連絡チャネル 900_勤怠連絡チャネル
18.
通知のまとめ 受信 メンション は
バナー で受け取ろう 応答不可 のステータスは便利 送信 @teams / @channel は基本的には使わなくても良いはず 確認、既読のための いいね は一考を要する 18 ただしおすすめ、トレンド をそもそもオフにする運用なら気にしなくてもよい
19.
しかし通知をいくら絞っても… 19 結局の所、必要な情報は必要なため
通知は来るときには来る 応答できるのにずっと応答不可というのもどこか感じが悪い… 通知は不可避であり画面遷移もまた避けることはできない 画面遷移に強いTeams利用を考える
20.
対応方針は2つ 20 ①通知を減らす ②留まらない
画面遷移の機会を減らす 画面遷移上等の構え
21.
基本方針:Teams外からTeamsの連携機能にアクセスする 21 チームA チームB
チームC チーム単位の情報アクセス 機能単位の情報アクセス
22.
共同編集ファイルへのアクセス 「最近使ったアイテム」でチャネル以外の経路から簡単にアクセスできる 22 654321 0987 +
0 9~+ タスクバーのジャンプリストを表示 タスクバー右クリックでも開ける Teams 最近使ったアイテム + 6 スタートメニュー
23.
Teams (SharePoint)のフォルダへのアクセス 1.IEでSharePointを開き、エクスプローラーで表示を選択(IE限定機能) 23 2.生成されたIEのタブからURLをコピーし、インターネットショートカットを作成 3.タスクバーのジャンプリストにショートカットを固定して起動 「エクスプローラーで表示」をタスクバーにランチャーとして登録する
24.
cf.「エクスプローラーで表示」におけるバージョン履歴 24 エクスプローラーでは旧バージョンにアクセスしない エクスプローラーを介してファイル移動すると最新バージョンのみが移動する 切り取り
→ ローカルフォルダへ貼り付け → 元のパスに貼り付け で最新以外のバージョンはゴミ箱に入る フォルダ配下のバージョン履歴一括削除が事実上可能
25.
※「エクスプローラーで表示」の注意点 25 エクスプローラー上でチャネル名、チーム名を変えてはならない
Team上のファイルタブからファイルを辿れなくなる チャネル名を完全に変更するには 該当チャネルの削除→生成 が必須で、こうなると会話履歴の移行は不可能 1チーム200チャネル(30日以内の削除済みチャネル含む)の上限があることからチャネル乱立も避けたい 名前を変更したいときは見かけ上のチャネル名をTemasから編集するのが吉 (左ペインのチャネル> 右クリック > このチャネルを編集)
26.
共有ノートへのアクセス Teamsからノートブックを開けばアプリケーションからでもアクセスできる 26 一度Teamsからノートブックを開く 目的のノートブック OneNoteアプリからでもアクセス
27.
Plannerへのアクセス SharePointのアプリから各チャネルのPlannerをブラウザで集中管理できる 27
28.
複数タブ不可能、画面遷移多発問題のまとめ チャット以外の要素はチャネルへのアクセスを介さずに到達できる チャットの機能に絞ればどれだけ遷移が多発しても気にならない 28
29.
29 appendix
30.
30 その他問題の解消
31.
共同編集できない問題と対処 問題:Office2016ユーザーとOffice365ユーザー間で共同編集できない 対処:Officeのバージョンを揃える(Office365にアップデートする) 31 https://support.office.com/ja-jp/article/このファイルを編集できないのはなぜですか-97315f48-aa5e-49d3-a4ae-a14b73daf87b 1.
Office2016アンインストール 2. Office365インストール SharePoint右上の自アイコン
32.
ファイル容量問題 問題:Teams の容量制限に引っかかりファイル更新が不能となる
対処:共同編集ファイルのバージョン履歴を消去する(応急処理) 32 SharePoint上の当該ファイル ゴミ場からも削除して容量を確保 エクスプローラーで表示でバージョン履歴一括削除ができる
33.
33 その他機能紹介 おまけ1: チャットの効率化
34.
Teamsのアプリケーションで必ず使用される中核的な機能はチャット チャット・会話へのアクセス 34 簡単にアクセスできるが、マウス・タッチパッドとキーボードの切り替えが煩わしい キーボードショートカットを覚えれば万事解決
35.
テキスト ポインタ スクロール
DnD 最適ケース マウス&キーボード DnDが必要な時 • PowerPoint作成 • フォルダ整理 タッチパッド&キーボード スクロールしつつRead • Webブラウジング キーボード テキスト入力+別作業 • コーディング+検索 • メール返信+資料作成 参考:入力スタイルとPC操作の相性(独自研究 [No出典]) 35 ReadOnly、いいねOnly な Teams 利用ならマウス・タッチパッドで十分 ただ入力しながらの閲覧操作も頻発するので、ショートカットの恩恵もかなりある
36.
ナビゲーションのためのショートカット 対応項目へ移動 36 + + 1 2 3 4 5 6 / リスト項目の選択 最新情報・チャット
で重要 ↑ ↓
37.
詳細表示にフォーカス + 最新情報に返信するショートカット キーボードのみでRead,
Write, いいね ができる 37 いいね にフォーカス R 返信にフォーカス 新しいメッセージにフォーカス Ctrl + 1、Alt + ↑↓で投稿を選んでからキーを押下する C Enter
38.
方向キー等でスクロールが可能 会話に返信するショートカット 38 新しいメッセージにフォーカス C Ctrl
+ 2、Alt + ↑↓で投稿を選んでからキーを押下する + いいね にフォーカス 投稿全体にフォーカス Enter 投稿にフォーカス
39.
チャネルに発信するショートカット 39 検索に移動
/ 移動+ E G/ チーム・チャネル名入力 該当チャネルの新しい会話にフォーカス
40.
会話に発信するショートカット 新しいチャットを開始する 40 ++ X +
N 既存のチャットグループに対するアクセス方法としても活用できる 作成ボックスを展開する チャネルの作成ボックスでも利用可能
41.
検索で便利なコマンド 保存したリストを表示 41 /連絡可能 /取り込み中 /dnd /退席中 /brb /saved 状態を変更 Ctrl+E →
Tab でもフォーカス Ctrl+Eのボックスでコマンド入力
42.
42 おまけ2:Teamsの元に戻る
43.
元に戻る 基本挙動 43 Aチャネル
Bチャネル Bチャネル Bチャネル Aチャネル チャネル、タブ間の遷移は戻るときに対象となる … … フォルダツリー内の遷移は元に戻るときに対象とならない Aチャネル この場合どのフォルダから戻っても会話チャネルに戻る …
44.
元に戻る プレビュー画面の挙動 44 Aチャネル … …
ファイルプレビュー画面から戻るとファイルタブのトップに遷移する プレビュー画面を閉じると閉じた後のフォルダ階層とプレビュー画面が戻る対象になる Bチャネル …
45.
元に戻るの挙動の対処法 45 複雑かつ非直観的なのでTeamsアプリ上でマウス操作する場合はとにかく進む
ファイルを辿るときは画面上部のフォルダ階層をクリック そもそもTeamsは元に戻るのショートカットキーがない(強いて言うなら Ctrl+E → Shift+Tab → Shift+Tab ) 元に戻るの多用を想定しないという設計思想の表れだろうか ファイル編集時はファイルを右クリックでプレビュー画面の遷移が不要