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Teams部署に根付くまで

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第28回 Office365 勉強会 にて発表させていただいた資料です。
主題は Microsoft Teams が部署でどのように受け入れられ、広まっていったか? となります。

第28回 Office365 勉強会
https://jpo365ug.connpass.com/event/159587/

Published in: Technology
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Teams部署に根付くまで

  1. 1. Teams 部署に根付くまで 第28回 Office 365 勉強会 2020/1/25 SBテクノロジー 吉田壮志
  2. 2. 2018 / 5
  3. 3. Teamsが社内に導入された直後 こうした話題がまだまだ社内で通用した時代 Teamsの裏側って… 実はSharePointが動いているのです! チャネルのアドレスにメール送れます! タブがショートカットになりますよ!
  4. 4. 自己紹介 2018/5 版 ~入社1月後にTeams現る~ 4 あの、SharePointってなんですか?
  5. 5. 本資料でお伝えするところ 「Teams 見聞録+」 Teamsの導入直後から現在に至って活用されるまでの 見た・聞いた・やった・やればよかった
  6. 6. 現在のTeams活用状況 6 身のある雑談! 応答不可ステータス! Teams会議! 共同編集! ファイル共有! 飲み会連絡! セミナー情報!
  7. 7. 7 Phase1 導入 ファーストコンタクト
  8. 8. 導入時の状況 8 2018年5月 • 社内でTeamsの利用が解禁される • 申請・承認式を取り、部署単位、プロジェクト単位でチームを募集 • 申請する部署すら少数 利用者はほぼ皆無 2018年7月 • 部署単位のチームを強制的に作成 • 全社員がTeamsを認知 利用者はまだまだ少数 Teams は誰でも触ることができて そして誰も使っていなかった
  9. 9. 当時の象徴的な話 ある部署で「器用な人々」が跋扈していた 超絶技巧のツール運用
  10. 10. 社内連絡はメールを用いて 部内通達はTeamsを使う 勤怠連絡はメールだが ファイルを渡すならSkypeである ちょっとの課題にplanner 資料は気分でファイルサーバー 課題管理はBacklogで 質問は一部Skype越しに バグ整理はExcelシート 社外はメールとBox、Backlog
  11. 11. そしてみんな器用になっていく 11 参照点多重化 連絡遅延・損失情報・資料散逸 業務非効率化コミュニケーションコスト増大
  12. 12. やらねばならなかったこと DRYの徹底 12 Don’t Repeat Yourself 重複すべからず そのために…  部署の機能1つに1つのツールが割り当たっている状況を作る  Office365のハブでもあるTeamsの利用率向上が手っ取り早い ついでにTeamsは社内方針という神風も吹いている…
  13. 13. 何故 Teams が広まらないか?  吉田のTeams初利用(2019年1-2月) 隣のグループと連携してインターンを企画 Teamsによって終始ストレスフリーな作業環境が実現されていた 13 これは良い!…が、それでは何故 Teams が使われていないのだろう? もしかしたら機能を知らないから使わないのでは? 集約された情報 共同編集+ 高効率な作業環境=
  14. 14. 参考:スマートフォンを欲しいと思わない理由(2012) ツールを使わない 高い学習コスト 無 限 循 環  PCのような機能は携帯に不要  普通の携帯で満足 機能とメリットを知らない だから 使わない 故に 知らないという例 メリットを知らない https://news.livedoor.com/article/detail/6471280/
  15. 15. やったこと  Teams の機能を網羅した資料を作成、部署内に展開(2019年3月) 一括で機能を把握できることに重きを置いた 15 別に社外秘じゃなくても良かった… …
  16. 16. 結果として  チームのチャット利用率向上 部署内連絡はTeamsに統一 部内のccメール消滅 勤怠連絡、技術共有、randomチャネルが作成  その他機能についてほぼ効果なし ファイル共有、共同編集使われず 会議はまだまだSkype 見向きもされないPlanner, ただ自分だけ使ってる (Only) One Note … 16
  17. 17. やればよかったこと…  ハンズオンすればよかった 初期導入ならば特に手を動かすべき 機能を使う ⇒ 知る は 真 だが 機能を知る ⇒ 使う かどうかは 人による ※刺さる人には刺さった  プロジェクトでの使用感をまとめればよかった 機能一覧の提示に留まる資料となった どう使うべきか? まで提示できていない ※使い方含めて提示できたチャットは広まった 17
  18. 18. しかしチャットが広まったことで… 18 Teams活用の気運が大いに高まった Teams機能への興味 チャットの日常的な利用 Teamsのメリット理解
  19. 19. 19 Phase2 拡大 プロジェクトでの Teams運用
  20. 20. やるべきだったこと Teams 連携機能の利用促進 20 そのために…  Teamsをプロジェクトで運用する  使用感をまとめてベストプラクティスを提案 とにもかくにもファイル共同編集!
  21. 21. やったこと  Teams活用の提案(2019年5月) ある小規模改修案件(2人×1月 + 4人×1月+2人×1月)にメンバーとして参加 増員のタイミングで社内コミュニケーションをTeamsに一新できないか提案  使用機能の選定 新規チームは申請せず、部署のチームからチャネルを1つ作成 チャット、ファイル共有、Planner、OneNoteをそのチャネルに連携 21
  22. 22. 結果として 22 引用:STEINS;GATE 16 不可逆のネクローシス
  23. 23. 失敗例  共同編集できない ファイル編集のロックや編集の未反映が度々発生 解決までローカルファイル運用が主軸となった  Skypeでローカルファイル送信 当時社内ポリシーでOneDrive共有が禁止されていた そのため最も容易なファイル共有手段としてSkypeが大いに活躍してしまった  チャネルが切り出せない 部署のチームを間借りしたのでチャネルの増設が気軽にできなかった 結果会話履歴が情報のごった煮と化すことに  チャネルとチャットで情報の散逸 当初チャネルスペースで会話されていたが、2人に減員以後チャットが使われ始めた 引継ぎのタイミングで散逸した暗黙知を再整理する羽目に 23
  24. 24. やればよかった…  共同編集不可の早期原因究明 共同編集をサポートしていないOfficeの混在が原因 Office365 の導入過渡期では特に注意すべき  チームの申請と会話タブ 封印 会話タブのチャットはチャネルの切り出しやスレッド化が不可能 情報は散逸しがちで、引継ぎや人員変動に脆弱 プロジェクト管理には向かない 一方チームであればプライベートチャネル他、選択肢が広く柔軟な構成となる 24 共同編集 〇 共同編集 ×
  25. 25. しかし状況としては… 25 部署全体では Teamsを使う→知る→使うのサイクルが回り始めた 外部環境でもTeamsが盛り上がる(2019年7月) • 公表でTeamsのDAUがSlackのDAUを抜いた • Skype for Business 提供終了の発表 Teams利用の活発化 • Teamsでの連絡が完全に定着し、Skypeによるチャットは皆無に • 先の失敗が犠牲に供されたことで、他メンバーのプロジェクトでの活用が円滑化
  26. 26. 26 Phase3 定着 ボーナスステージ
  27. 27. やるべきだったこと 27 特にない  チャットの定着とプロジェクトでのTeams運用以降、活用の気運が本格化  部署全体で 使う → 知る → 使うのサイクルが回っていた  強いて言うと、Teamsのマイナーな機能やTipsに対する需要がありそうだった
  28. 28. やったこと  Teams Tips集の資料を作成(2019年11月) 主に通知設定と複数タブ不可問題に関して対処をまとめた 28 …
  29. 29. 結果として  アンケート調査で幅広い機能・項目に関して役に立ったという意見が得られた 29 Tipsが受け入れらる風土が形成されていた という事実が重要
  30. 30. そして現在に至る 30 応答不可ステータス! 身のある雑談! Teams会議! 共同編集! ファイル共有! 飲み会連絡! セミナー情報!
  31. 31. Teams定着まで まとめ 31 導入 • 一部の人の「使う」から始まる • とにかくチャットに絞って機能を紹介 マニュアルはあれば便利 拡大 • チャットが定着したら連携機能の拡大チャンス • 使って初めて分かる問題多数 先にぶつかって取り除くべし 定着 • Tipsの展開時期を間違えない 導入時のTipsは全く聞く耳なし • 定着後のTips展開は有用 紹介があってこそ知られる機能も多い
  32. 32. その他所感  導入のタイミングが文化・ルール形成の最後の機会 ルール変更に寛容で、可塑性が高いのは導入初期だけ 定着の気配を見せるとこぞって文化に合わせて「器用な人」になる  ボトムアップの仕組みをTeamsに仕込むべし ルール決定にトップダウンは有効だが、良く知らないものへのトップダウンは無謀 自然にボトムアップできる、ボトムアップし続ける仕組みを内包したい 32 例えば全社的なルールで下記チャネルをチームのデフォルト構成にする 一般:共通の連絡事項を投稿 チーム運用:チーム運用改善やチャネルの新規切り出しについて投稿 random:とにかく何でも投稿可

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