Download to read offline
Uploaded byUltraUnion
Чем "1С:Документооборот" может помочь в управлении предприятием? "1С:Документооборот" для руководителей
Документ описывает семинар по внедрению ERP-системы, проходивший 18 мая 2016 года в Санкт-Петербурге, с акцентом на автоматизацию документооборота. Программное обеспечение '1С:Документооборот 8' предложено для повышения управляемости, эффективности и информационной безопасности в компании. Семинар включает обсуждение возможностей и преимуществ системы, а также шаги по её внедрению и обучению сотрудников.
More Related Content
Similar to Чем "1С:Документооборот" может помочь в управлении предприятием? "1С:Документооборот" для руководителей
Чем "1С:Документооборот" может помочь в управлении предприятием? "1С:Документооборот" для руководителей
- 1. 1erp@ultraunion.ru Демо-дни ERP. Cеминарв Санкт-Петербурге и ЛО. 18 мая 2016 Новое в решении задач и практике применения в ERP. Третий день: «Документооборот» «1С:Документооборот 8» Чем 1С:Документооборот может помочь в управлении предприятием? «Документооборот» для руководителя Дубинский Станислав Александрович erp@ultraunion.ru (812) 777 0990
- 2. 2erp@ultraunion.ru Демо-дни ERP. Cеминарв Санкт-Петербурге и ЛО. 18 мая 2016 Новое в решении задач и практике применения в ERP. Третий день: «Документооборот» Зачем автоматизировать документооборот? Единая информационная база документов Возможность параллельного выполнения операций Непрерывность движения документа Эффективная система поиска документов Развитая система отчётности
- 3. 3erp@ultraunion.ru Демо-дни ERP. Cеминарв Санкт-Петербурге и ЛО. 18 мая 2016 Новое в решении задач и практике применения в ERP. Третий день: «Документооборот» Что дает использование СЭД? Повышение управляемости Укрепление исполнительской дисциплины Организация коллективной и групповой работы Экономия рабочего времени сотрудников Информационная безопасность организации
- 4. 4erp@ultraunion.ru Демо-дни ERP. Cеминарв Санкт-Петербурге и ЛО. 18 мая 2016 Новое в решении задач и практике применения в ERP. Третий день: «Документооборот» Какие задачи решает «1С:Документооборот 8» Автоматизация ключевых бизнес-процессов – рассмотрение, исполнение, согласование, утверждение, регистрация, ознакомление; Контроль исполнительской дисциплины; Учет входящих, исходящих, внутренних документов и обращений граждан; Ведение договоров и сопроводительных документов к ним; Ведение архива организации; Учет и анализ рабочего времени сотрудников
- 5. 5erp@ultraunion.ru Демо-дни ERP. Cеминарв Санкт-Петербурге и ЛО. 18 мая 2016 Новое в решении задач и практике применения в ERP. Третий день: «Документооборот» Какие задачи решает «1С:Документооборот 8» Возможность работы с электронной цифровой подписью; Гибкая система назначения и управления правами доступа; Хранение файлов, их коллективное редактирование и контроль версий; Использование штрихкодирования документов; Автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера; Полнотекстовый поиск любых данных; Ведение статистической отчетности.
- 6. 6erp@ultraunion.ru Демо-дни ERP. Cеминарв Санкт-Петербурге и ЛО. 18 мая 2016 Новое в решении задач и практике применения в ERP. Третий день: «Документооборот» Повышение качества управляемости
- 7. 7erp@ultraunion.ru Демо-дни ERP. Cеминарв Санкт-Петербурге и ЛО. 18 мая 2016 Новое в решении задач и практике применения в ERP. Третий день: «Документооборот» Укрепление исполнительской дисциплины
- 8. 8erp@ultraunion.ru Демо-дни ERP. Cеминарв Санкт-Петербурге и ЛО. 18 мая 2016 Новое в решении задач и практике применения в ERP. Третий день: «Документооборот» Укрепление исполнительской дисциплины Состав отчетов: Справка об объеме документооборота Справка об исполнительской дисциплине Документооборот по корреспондентам Сводка по видам документов И другие…
- 9. 9erp@ultraunion.ru Демо-дни ERP. Cеминарв Санкт-Петербурге и ЛО. 18 мая 2016 Новое в решении задач и практике применения в ERP. Третий день: «Документооборот» Организация коллективной и групповой работы
- 10. 10erp@ultraunion.ru Демо-дни ERP. Cеминарв Санкт-Петербурге и ЛО. 18 мая 2016 Новое в решении задач и практике применения в ERP. Третий день: «Документооборот» Организация коллективной и групповой работы
- 11. 11erp@ultraunion.ru Демо-дни ERP. Cеминарв Санкт-Петербурге и ЛО. 18 мая 2016 Новое в решении задач и практике применения в ERP. Третий день: «Документооборот» Экономия рабочего времени
- 12. 12erp@ultraunion.ru Демо-дни ERP. Cеминарв Санкт-Петербурге и ЛО. 18 мая 2016 Новое в решении задач и практике применения в ERP. Третий день: «Документооборот» Экономия рабочего времени
- 13. 13erp@ultraunion.ru Демо-дни ERP. Cеминарв Санкт-Петербурге и ЛО. 18 мая 2016 Новое в решении задач и практике применения в ERP. Третий день: «Документооборот» Информационная безопасность
- 14. 14erp@ultraunion.ru Демо-дни ERP. Cеминарв Санкт-Петербурге и ЛО. 18 мая 2016 Новое в решении задач и практике применения в ERP. Третий день: «Документооборот» Современная отечественная платформа «1С:Предприятие 8», сертифицированная согласно требованиям 152-ФЗ Легкая интеграция с другими продуктами на платформе «1С:Предприятие 8» и системами других вендоров Возможность создания СЭД как в небольших, так и в крупных, территориально-распределенных организациях Возможность работы в удаленном режиме, в том числе и через веб-браузер, планшет, смартфон Возможность настроек системы под потребности конкретного сотрудника без необходимости привлечения ИТ специалистов Преимущества «1С:Документооборот 8»
- 15. 15erp@ultraunion.ru Демо-дни ERP. Cеминарв Санкт-Петербурге и ЛО. 18 мая 2016 Новое в решении задач и практике применения в ERP. Третий день: «Документооборот» Создание бизнес-процессов Встроенные инструменты для создания отчетов любых видов (таблицы, графики и т.п.) Небольшие затраты на внедрение и владение системой Налаженная система обучения пользователей, включая очное, дистанционное и электронное обучение Возможность обучения без отрыва от производства Преимущества «1С:Документооборот 8»
- 16. 16erp@ultraunion.ru Демо-дни ERP. Cеминарв Санкт-Петербурге и ЛО. 18 мая 2016 Новое в решении задач и практике применения в ERP. Третий день: «Документооборот» Внедрение СЭД Изучение организации (обследование) Анализ процессов организации Соотнесение типовых возможностей системы с потребностями конкретной организации и определение необходимости доработки системы Разработка плана проекта Разработка Технического Задания на внедрение системы Подготовка организации к внедрению (организационные и технические мероприятия в структуре Заказчика) Настройка программного продукта под задачи организации, настройка системы под процессы организации Внедрение программного продукта Опытная эксплуатация Опытно-промышленная эксплуатация Промышленная эксплуатация Обучение Что потом ? Гарантийное обслуживание Обновления и консультации Дальнейшее развитие системы
- 17. 17erp@ultraunion.ru Демо-дни ERP. Cеминарв Санкт-Петербурге и ЛО. 18 мая 2016 Новое в решении задач и практике применения в ERP. Третий день: «Документооборот» Основные участники проекта по внедрению СЭД Форма работы - Формализация событий проекта – планы, протоколы, отчеты - Плановый контроль - Нормативная база Цели, задачи, полномочия рабочей группы - Формулировка требований к реализации - Планирование, распределение ответственности - Регулирование административного ресурса Заказчика - Контроль проведения работ, внесение корректирующих изменений - Прием результатов и оценка их соответствия задачам - Оперативное разрешение критических ситуаций Создание рабочей группы на предприятии Заказчика. Кто в команде? - Компания, осуществляющая внедрение - IT – специалисты Заказчика - Представители профильных служб – объектов автоматизации - Руководство
- 18. 18erp@ultraunion.ru Демо-дни ERP. Cеминарв Санкт-Петербурге и ЛО. 18 мая 2016 Новое в решении задач и практике применения в ERP. Третий день: «Документооборот» Преимущества СЭД для пользователей. Чем СЭД будет полезна вашим сотрудникам Групповая работа с документами Прозрачность управленческих решений Сокращение сроков принятия управленческих решений Регламентирование процессов по срокам и результатам Единое информационное пространство Электронный архив
- 19. 19erp@ultraunion.ru Демо-дни ERP. Cеминарв Санкт-Петербурге и ЛО. 18 мая 2016 Новое в решении задач и практике применения в ERP. Третий день: «Документооборот» Дубинский Станислав Александрович Генеральный директор erp@ultraunion.ru (812) 777 0990 Спасибо за внимание!
Editor's Notes
- #3 Электронный документооборот - это единый механизм работы с документами, представленными в электронном виде. Соответственно СЭД - это система, сопровождающая процесс работы с электронными документами. Основные принципы электронного документооборота Единая информационная база, позволяющая исключить дублирование документов, особенно при территориально-распределенной системе документооборота. Возможность параллельного выполнения операций, что позволяет сократить время движения документов Непрерывность движения документа, наличие ответственного за исполнение документа в каждый момент времени Система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём. Развитая система отчётности по различным типам, статусам и реквизитам документов
- #4 Что дает использование СЭД Повышение качества управляемости Возможность достаточно четко, внятно формулировать свои управленческие решения, вводить распорядительные документы и абсолютно прозрачно прослеживать все процессы, происходящие в организации. Укрепление исполнительской дисциплины Исполнители не хотят лишний раз показываться руководителю на глаза, перед его очами надо всегда быть уставшим, загруженным с кипой бумаг. В СЭД работа становиться прозрачной, т.е. видно, какие у меня есть поручения, какие задания я выполняю. И в любой момент можно посмотреть статистику по результатам исполнения. Организация коллективной и групповой работы Можно всю свою деятельность осуществлять не вставая со своего рабочего места, не выходя за пределы комнаты, причем даже с учетом территориально распределенной организации. Объединять в систему коллективы или команды людей, находящихся в разных городах. Экономия рабочего времени сотрудников За счет сокращения времени на поиск документов, на ожидание действий руководителя, перемещение документов из кабинета в кабинет. Информационная безопасность организации Пользователь может войти в систему только со своим паролем и увидеть только те данные, которые он может увидеть, в соответствии с теми правами доступа которые ему даны. Также существует возможность создания защищенной СЭД с применением электронной цифровой подписью.
- #5 Какие задачи решает «1С:Документооборот 8» на новой технологической платформе «1С:Предприятие 8.2»…
- #6 Какие задачи решает «1С:Документооборот 8» на новой технологической платформе «1С:Предприятие 8.2»…
- #7 Давайте подробнее рассмотрим, какие функции «1С:Документооборот 8» позволят решить те потребности, о которых мы говорили ранее… Повышение качества управляемости 1. В случае, когда есть электронный документооборот, то вся деятельность по согласованию документа проходит в электронном виде. Согласовывая документ исполнитель должен внести комментарий к согласованию или отклонению документа. Т.е. если отклоняют документ в системе, то система спросит, почему ты его отклоняешь. Дай свое обоснование, и сотрудник его напишет, и то что он напишет сохраниться, к комментариям всегда можно будет вернуться и обсудить. Т.е. это упорядоченная деятельность. 2. Также в системе существует механизм принятия задач к исполнению, т.е. после того как задача получена исполнителем, он ее может принять к исполнению, таким образом все заинтересованные сотрудники смогут увидеть – началось ли выполнение данной задачи либо нет. Соответственно можно построить и отчет о задачах принятых к исполнению и среднем времени принятия задач к исполнению.
- #8 Укрепление исполнительской дисциплины 1. Исполнители не хотят лишний раз показываться руководителю на глаза, перед его очами надо всегда быть уставшим, загруженным с кипой бумаг. В СЭД работа становиться прозрачной, т.е. видно, какие у на исполнении есть поручения, какие задания выполняются. И в любой момент можно посмотреть статистику по результатам исполнения.
- #9 Укрепление исполнительской дисциплины 2. Кроме того в системе реализовано множество отчетов(в том числе и об исполнительской дисциплине), которые позволяют оперативно формировать перечни документов, находящихся на исполнении либо тех документов, исполнение которых просрочено.
- #10 Организация коллективной и групповой работы 1. Можно всю свою деятельность осуществлять не вставая со своего рабочего места, не выходя за пределы комнаты, причем даже с учетом территориально распределенной организации. Объединять в систему коллективы или команды людей, находящихся в разных городах. 2. Движение документов по маршруту. В системе организована маршрутизация документов по бизнес-процессам и каждый бизнес-процесс привязан к определенному типу документа. Т.е. система еще и регламентирует движение документов по определенному для их типа маршруту. 3. Делегирование прав. В системе делегирование организовывается при помощи ролевой маршрутизации, в этом случает при смене исполнителя задачи оперативно попадают на исполнение к новому сотруднику. Система сама будет отслеживать кто выполняет сегодня обязанности Иванова, если Петров, значит вся корреспонденция пойдет к Петрову.
- #11 4. Работа с файлами. В системе автоматизирована работа не только с документами, но и с файлами, которые возникают в рабочем порядке в процессе ежедневной деятельности организации, например, проектные материалы, черновики, результаты обсуждений и другие. «1С:Документооборот 8» позволяет создавать файлы с помощью заранее подготовленных шаблонов. Для хранения файлов предусмотрена структура папок. Файлы распределяются по папкам. Доступ сотрудника к папке может быть ограничен заданными правами доступа. Использования файловой структуры, структуры внутренних документов и наличие номенклатуры дел позволяет использовать продукт одновременно бизнеспользователям и сотрудникам секретариатов и канцелярий.
- #12 Экономия рабочего времени. Сокращение времени за счет: 1. Автоматизированной передачи документов между сотрудниками, подразделениями, организациями. Если взять обычный документ в твердой копии, то он перемещается по законам физики, т.е. быстрее, чем человек идет по коридору из кабинета в кабинет, документ переместиться не может. Когда мы работаем с документом в электронной версии, то движение происходит в течение секунд. 2. Регламентации работы с документами как по срокам исполнения(согласования, подписания), так и по выбору исполнителей. Например, приказ по основной деятельности после создания в обязательном порядке пройдет согласование экономистов и юристов, а затем будет подписан у генерального директора. Система сама произведет направление документа в зависимости от заданного маршрута. Автор документа может даже не задумываться о том, кому же направить документ – система сделает это за него. 3. Регламентированного оформления документов, за счет использования бланков документов.
- #13 Экономия рабочего времени. 4. Группировок документов по различным критериям и организации поиска как по реквизитам, так и по содержимому файлов. 5. Автоматизированного формирования отчетности. Нет необходимости тратить часы на создания отчета, система может сделать это за минуту.
- #14 Информационная безопасность организации Пользователь может войти в систему только со своим паролем и увидеть только те данные, которые ему позволено видеть, в соответствии с теми правами доступа которые ему даны. Также существует возможность создания защищенной СЭД с применением электронной цифровой подписи.
- #15 Какими же преимуществами обладает программный продукт «1С:Документооборот 8»: 1. Продукт создан на современной отечественной платформе «1С:Предприятие 8.2», сертифицированный по требованиям безопасности информации №РОСС RU.0001.01БИ00; 2. Легкая интеграция с другими продуктами на платформе «1С:Предприятие 8» и системами других вендоров; 3. Существуют различные варианты работы прикладного решения: от персонального однопользовательского, до работы в масштабах больших рабочих групп и предприятий. 4. Возможна также работа в удаленном режиме, как через Интернет, так и при помощи КПК; 5. Возможность настроек системы под персональные потребности сотрудника без привлечения разработчиков (пример: рабочий стол, поля карточки) 6. Создание графических бизнес-процессов; 7. Наличие инструментов для создания отчетов. При необходимости, перечень отчетов, формирующихся системой может быть расширен. Есть возможность создавать отчеты из уже существующих, добавляя условия выборки или требуемые реквизиты. 8. Небольшие затраты на внедрение и владения системой. Внедрение занимает от 1 месяца, затраты на внедрение и сопровождение системы снижаются благодаря большому количеству специалистов по 1С, способных поддерживать систему 9. Сформированная система обучения пользователей, в том числе в октябре готовится к выпуску специализированный электронный курс для пользователей по продукту «1С:Документооборот 8», позволяющий проводить массовое удаленное обучение без отрыва от производства.
- #16 Какими же преимуществами обладает программный продукт «1С:Документооборот 8»: 1. Продукт создан на современной отечественной платформе «1С:Предприятие 8.2», сертифицированный по требованиям безопасности информации №РОСС RU.0001.01БИ00; 2. Легкая интеграция с другими продуктами на платформе «1С:Предприятие 8» и системами других вендоров; 3. Существуют различные варианты работы прикладного решения: от персонального однопользовательского, до работы в масштабах больших рабочих групп и предприятий. 4. Возможна также работа в удаленном режиме, как через Интернет, так и при помощи КПК; 5. Возможность настроек системы под персональные потребности сотрудника без привлечения разработчиков (пример: рабочий стол, поля карточки) 6. Создание графических бизнес-процессов; 7. Наличие инструментов для создания отчетов. При необходимости, перечень отчетов, формирующихся системой может быть расширен. Есть возможность создавать отчеты из уже существующих, добавляя условия выборки или требуемые реквизиты. 8. Небольшие затраты на внедрение и владения системой. Внедрение занимает от 1 месяца, затраты на внедрение и сопровождение системы снижаются благодаря большому количеству специалистов по 1С, способных поддерживать систему 9. Сформированная система обучения пользователей, в том числе в октябре готовится к выпуску специализированный электронный курс для пользователей по продукту «1С:Документооборот 8», позволяющий проводить массовое удаленное обучение без отрыва от производства.
- #17 Каким нам видится идеальное внедрение…. Изучение организации, подготовка организации к внедрению(подготовка регламентов, обновление технических средств) Настройка ПО под процессы и задачи организации Внедрение ПО, перевод в промышленную эксплуатацию Затем гарантийное обслуживание и дальнейшее развитие системы Часть этапов может быть пропущена, если в организации уже выстроен документооборот и есть необходимость только в настройке программного продукта под процессы предприятия.
- #18 Проект внедрения СЭД затрагивает интересы многих сторон. Поэтому вовлечение в проект всех заинтересованных лиц является ключевым фактором успеха. Владельцем системы как мы считаем, все же должны быть ее непосредственные пользователи – делопроизводители. Т.е. те сотрудники, которые будут решать, какие справочники заполнять и какими данными. Также обязательным этапом внедрения системы должна быть организация рабочей группы, состоящей из специалистов организации, осуществляющей внедрение и руководителей, ИТ-специалистов и профильных специалистов заказчика. Основная роль ИТ-службы заключается в умении использовать информационные технологии так, чтобы достичь наибольшей эффективности с учетом развития предприятия.
- #19 Как обосновать преимущества внедрения для пользователя: Групповая работа с документами. Пользователь может увидеть историю документа, кто и когда вносил правки в документ, кто согласовывал документ. Автор документа может следить за тем, как документ движется в организации и на каком этапе он находится. Прозрачность управленческих решений. Согласовывая или отклоняя документ на этапе согласования, рецензент всегда оставит комментарий и этот комментарий сохранится в системе. К нему можно будет вернуться при возникновении спорных вопросов. Сокращение сроков принятия управленческих решений. Система сама напомнит пользователю о том, что у него появился документ, ожидающий его действий. И проинформирует его об истечении срока исполнения. Регламентирование процессов по срокам и результатам. Время на передачу документов между подразделениями не тратится, сроки каждого процесса жестко регламентированы в системе, что позволяет сократить время согласования и утверждения документов.