Учёт договоров в системе "1С:Документооборот 8"
•Download as PPTX, PDF•
0 likes•320 views
Мария Сергеева Специалист отдела сопровождения
Recommended
Recommended
More Related Content
Similar to Учёт договоров в системе "1С:Документооборот 8"
Similar to Учёт договоров в системе "1С:Документооборот 8" (20)
More from UltraUnion
More from UltraUnion (20)
Учёт договоров в системе "1С:Документооборот 8"
- 1. Учет договоров в системе «1С:Документооборот» Надежный компас в управлении бизнесом! www. ultraunion.ru V семинар в Санкт-Петербурге по 1С:ERP 2 Учет договоров в системе «1С:Документооборот» Сергеева Мария serm@ultraunion.ru (812) 777 0990 1
- 2. Понятие договора www. ultraunion.ru «Договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей» (ст.420 ГК РФ) V семинар в Санкт-Петербурге по 1С:ERP 2 Учет договоров в системе «1С:Документооборот» 2 Устные соглашения с партнерами Правильное оформление договора Получение прибыли
- 3. Процессы договорной работы www. ultraunion.ru V семинар в Санкт-Петербурге по 1С:ERP 2 Учет договоров в системе «1С:Документооборот» 3 • Подготовка договора • Согласование договора • Передача на подпись контрагенту • Сопроводительные документы • Планирование исполнения договора
- 4. Процессы договорной работы www. ultraunion.ru V семинар в Санкт-Петербурге по 1С:ERP 2 Учет договоров в системе «1С:Документооборот» 4
- 5. Создание нового вида документа www. ultraunion.ru V семинар в Санкт-Петербурге по 1С:ERP 2 Учет договоров в системе «1С:Документооборот» 5 Договор в 1С:Документооборот – это внутренний документ.
- 6. Создание нового вида документа www. ultraunion.ru V семинар в Санкт-Петербурге по 1С:ERP 2 Учет договоров в системе «1С:Документооборот» 6 От других внутренних документов договор отличает галочка «Является договором».
- 7. Создание нумератора www. ultraunion.ru V семинар в Санкт-Петербурге по 1С:ERP 2 Учет договоров в системе «1С:Документооборот» 7 Внизу сразу видим пример нового номера документа
- 8. Создание дополнительных реквизитов www. ultraunion.ru V семинар в Санкт-Петербурге по 1С:ERP 2 Учет договоров в системе «1С:Документооборот» 8
- 9. Файл-шаблон www. ultraunion.ru V семинар в Санкт-Петербурге по 1С:ERP 2 Учет договоров в системе «1С:Документооборот» 9
- 10. Настройка автозаполнения файла www. ultraunion.ru V семинар в Санкт-Петербурге по 1С:ERP 2 Учет договоров в системе «1С:Документооборот» 10
- 11. Создание шаблона документа www. ultraunion.ru V семинар в Санкт-Петербурге по 1С:ERP 2 Учет договоров в системе «1С:Документооборот» 11
- 12. Создание договора www. ultraunion.ru V семинар в Санкт-Петербурге по 1С:ERP 2 Учет договоров в системе «1С:Документооборот» 12
- 13. Процессы договорной работы www. ultraunion.ru V семинар в Санкт-Петербурге по 1С:ERP 2 Учет договоров в системе «1С:Документооборот» 13
- 14. Структура согласования договора www. ultraunion.ru V семинар в Санкт-Петербурге по 1С:ERP 2 Учет договоров в системе «1С:Документооборот» 14 Руководитель технического отдела Бухгалтер Юридическая служба Сумма > 300 тыс.руб. Согласован Главный инженер да нет
- 15. Шаблон процесса согласования www. ultraunion.ru V семинар в Санкт-Петербурге по 1С:ERP 2 Учет договоров в системе «1С:Документооборот» 15
- 16. Условия для состава согласующих www. ultraunion.ru V семинар в Санкт-Петербурге по 1С:ERP 2 Учет договоров в системе «1С:Документооборот» 16
- 17. Связь шаблона процесса и договора www. ultraunion.ru V семинар в Санкт-Петербурге по 1С:ERP 2 Учет договоров в системе «1С:Документооборот» 17 Настраиваем связь вида документа – нашего договора – с созданным шаблоном процесса согласования. При этом мы можем запретить изменение пользователем процесса, а также организовать автоматический запуск.
- 18. Старт согласования договора www. ultraunion.ru V семинар в Санкт-Петербурге по 1С:ERP 2 Учет договоров в системе «1С:Документооборот» 18
- 19. Задача у согласующего www. ultraunion.ru V семинар в Санкт-Петербурге по 1С:ERP 2 Учет договоров в системе «1С:Документооборот» 19
- 20. Случай отказа от согласования www. ultraunion.ru V семинар в Санкт-Петербурге по 1С:ERP 2 Учет договоров в системе «1С:Документооборот» 20
- 21. Процессы договорной работы www. ultraunion.ru V семинар в Санкт-Петербурге по 1С:ERP 2 Учет договоров в системе «1С:Документооборот» 21
- 22. Процессы договорной работы www. ultraunion.ru V семинар в Санкт-Петербурге по 1С:ERP 2 Учет договоров в системе «1С:Документооборот» 22
- 23. Процессы договорной работы www. ultraunion.ru V семинар в Санкт-Петербурге по 1С:ERP 2 Учет договоров в системе «1С:Документооборот» 23 При отправке исходящего документа, созданного на основании внутреннего, система предлагает отразить передачу внутреннего документа в журнале передачи При утвердительном ответе пользователя автоматически создается запись в журнале передачи, которая отражает передачу внутреннего документа корреспонденту-получателю
- 24. Процессы договорной работы www. ultraunion.ru V семинар в Санкт-Петербурге по 1С:ERP 2 Учет договоров в системе «1С:Документооборот» 24 Отправленные документы отражаются в журнале передачи договора Все не возращенные вовремя документы можно посмотреть в соответствующем отчете
- 25. Процессы договорной работы www. ultraunion.ru V семинар в Санкт-Петербурге по 1С:ERP 2 Учет договоров в системе «1С:Документооборот» 25
- 26. Настройка связей с сопроводительными документами www. ultraunion.ru V семинар в Санкт-Петербурге по 1С:ERP 2 Учет договоров в системе «1С:Документооборот» 26
- 27. Нумерация сопроводительных документов www. ultraunion.ru V семинар в Санкт-Петербурге по 1С:ERP 2 Учет договоров в системе «1С:Документооборот» 27
- 28. Указание связи в карточке документа www. ultraunion.ru V семинар в Санкт-Петербурге по 1С:ERP 2 Учет договоров в системе «1С:Документооборот» 28
- 29. Процессы договорной работы www. ultraunion.ru V семинар в Санкт-Петербурге по 1С:ERP 2 Учет договоров в системе «1С:Документооборот» 29
- 30. Шаблон процесса исполнения www. ultraunion.ru V семинар в Санкт-Петербурге по 1С:ERP 2 Учет договоров в системе «1С:Документооборот» 30
- 31. Связь процесса исполнения с договором www. ultraunion.ru V семинар в Санкт-Петербурге по 1С:ERP 2 Учет договоров в системе «1С:Документооборот» 31
- 32. Процессы договорной работы www. ultraunion.ru V семинар в Санкт-Петербурге по 1С:ERP 2 Учет договоров в системе «1С:Документооборот» 32
- 33. Динамика сумм заключенных договоров www. ultraunion.ru V семинар в Санкт-Петербурге по 1С:ERP 2 Учет договоров в системе «1С:Документооборот» 33
- 34. Отчет «Сопроводительные документы» www. ultraunion.ru V семинар в Санкт-Петербурге по 1С:ERP 2 Учет договоров в системе «1С:Документооборот» 34
- 35. Договоры с истекающим сроком действия www. ultraunion.ru V семинар в Санкт-Петербурге по 1С:ERP 2 Учет договоров в системе «1С:Документооборот» 35
- 36. Отчет по выполнению задач www. ultraunion.ru V семинар в Санкт-Петербурге по 1С:ERP 2 Учет договоров в системе «1С:Документооборот» 36
- 37. Преимущества использования www. ultraunion.ru V семинар в Санкт-Петербурге по 1С:ERP 2 Учет договоров в системе «1С:Документооборот» 37 1. Единоразовая настройка вида документа и шаблонов процессов – многократное создание , согласование и контроль исполнения договоров «по одной кнопке» 2. Разделение прав на документ: работает над документом только рабочая группа, в дальнейшем читать документ при необходимости могут все; согласуют и контролируют работу над документом только ответственные лица, указанные в процессах – никого лишнего. 3. Контроль выполнения сроков подготовки документа. 4. Контроль местонахождения документа (с помощью Журнала передачи). 5. Сохранение всех данных по документу в единой системе в неизменном виде.
- 38. СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ! Надежный компас в управлении бизнесом! www. ultraunion.ru V семинар в Санкт-Петербурге по 1С:ERP 2 Учет договоров в системе «1С:Документооборот» 38
Editor's Notes
- Добрый день! Меня зовут Сергеева Мария, и сегодня я хотела бы рассказать вам об учете договоров в системе 1С:Документооборот 8 , ред. 2.0.
- Определение договора. Целью работы каждого предприятия является получение прибыли. Для этого предприятия вступают в экономические отношения друг с другом. Эти отношения регулируют соглашения, которые оформляются договорами. Таким образом, правильно налаженная договорная работа влияет на конечный результат деятельности предприятия - получение прибыли.
- Договорная работа включает в себя следующие процессы
- Создадим новый вид документа – Договор на капитальный ремонт. В 1С:Документооборот есть три группы документов: внутренние, входящие и исходящие. Договоры учитываются как внутренние документы. НСИ-Виды документов –Внутренние документы – Создать.
- Даем название. На закладке Настройки в данной случае больше всего нас интересует галочка Является договором. После ее установки также автоматически проставляются некоторые другие пункты, являющиеся обязательными для договоров, без возможности их изменения.
- На закладке Нумерация создадим для этого вида документа свой собственный нумератор. В нумерации договора можно закодировать разную полезную информацию, которая будет отличать один договор от другого.
- Помимо этого к нашему договору можно добавить практически любые дополнительные реквизиты. Добавим реквизит Адрес объекта.
- Чаще всего организация работает уже с типовым шаблоном договора, в котором остается только заполнить некоторые реквизиты – контрагента, сумму, дату договора и т.д. Загрузим такой шаблон. Для этого заходим в Документы и файлы – Файлы – папка Шаблоны файлов и загружаем незаполненный образец с диска.
- Это только макет. Но мы хотим, чтобы недостающие реквизиты заполнялись автоматически из карточки договора, а не вручную. Для этого откроем файл, и в каждый пропуск вставим поле. А дальше в НСИ-Настройка автозаполнения полей укажем соответствие полей файла и реквизитов договора.
- Шаблон договора представляет из себя карточку договора с наполовину заполненными данными. НСИ-Шаблоны документов – Шаблоны внутренних документов – Создать. Выбираем вид документа, который до этого создавали, указываем организацию, папку хранения, выбираем загруженный файл-шаблон.
- Создадим конкретный договор. Заполним поля и посмотрим печатную форму. (Обратить внимание на срок действия, галку расторжения, количество листов для дела). Если когда-либо у нас изменится название заказчика, то в карточке оно изменится, а вот печатная форма сохранится в неизменном виде так, как он подписывался.
- Договорная работа включает в себя следующие группы процессов
- Пусть схема согласования этого вида договора в нашей компании выглядит следующим образом
- После создания договора необходимо согласовать его внутри нашей компании. Для этого создадим шаблон процесса согласования: Управление процессами – Шаблоны процессов – Согласование. Дадим ему название, а в качестве предмета укажем наш договор. Добавим пользователей системы, которые будут участвовать в согласовании. При этом можно выбрать порядок: все сразу, по очереди или смешанное согласование. Согласно регламенту в нашем примере, нам нужно использовать именно последний вид согласования. И указать очередность пользователей.Также система предоставляет возможность указывать единый срок для всех или по каждому в отдельности (при этом обратите внимание, что срок вычисляется по рабочему календарю пользователя), а также возможность обязать подписать визу электронной подписью.
- Определенный пользователь может добавляться в список согласующих при определенных условиях. Для этого необходимо задать условие маршрутизации в режиме конструктора или на встроенном языке. Условий может быть несколько, они могут быть объединены в группы таким образом, чтобы требовалось выполнение всех условий или хотя бы одного из них.
- После настройки шаблона процесса вернемся к виду договора, вкладка Шаблоны процессов – Создать. И добавляем к данному виду договора процесс согласования. При этом мы можем запретить изменение пользователем процесса, а также организовать автоматический запуск.
- Если при настройке шаблона процесса была поставлена галочка «Предлагать запуск при выполнении действия», то при записи нового договора система предложит пользователю запустить процесс. В списке согласующих, как мы видим, отсутствует главный инженер, т.к сумма договора меньше 300 тыс.руб. После старта согласующим уйдут задачи в порядке списка.
- Пользователь, которому пришла задача на согласование, может просмотреть карточку документа, файл договора, внести в него поправки при необходимости. И согласовать с замечаниями или без них, а также указать причину в комментарии и отклонить данный документ
- В случае отклонения согласования автору процесса приходит задача Ознакомиться с результатами согласования. Он может доработать документ в соответствии с замечаниями и повторить согласование, начиная с отклонившего пользователя, или завершить согласование и стартовать его заново.
- Для того, чтобы отправить договор на подписание другой стороне, необходимо на основании внутреннего документа создать Исходящий документ и заполнить необходимые реквизиты.
- При отправке исходящего документа, созданного на основании внутреннего, система предлагает отразить передачу внутреннего документа в журнале передачи При утвердительном ответе пользователя автоматически создается запись в журнале передачи, которая отражает передачу внутреннего документа корреспонденту-получателю
- Если, пользователь может потребовать приложить к договору какие-либо сопроводительные документы. Или в дальнейшем у нас возникает необходимость прикрепить к договору доп.соглашения, то нам необходимо для таких документов аналогично создать свой вид документа, а затем наладить связи между ними. Заходим в НСИ- Типы связей. Создаем две связи: имеет доп.соглашения и Относится к договору. Затем там же заходим в Настройку связей, указываем заведенные прямую и обратную связи, их отношение (единичная/множественная)
- После этого мы можем отредактировать нумератор сопроводительных документов, добавив в формирование номера реквизит Номер связанного документа с указанием типа связи. При этом нумерацию лучше настроить в пределах связанного документа (договора).
- После этого зайдем в наше доп.соглашение и укажем договор и тип связи
- Договорная работа включает в себя следующие группы процессов
- Аналогично процессу согласования происходит настройка процесса исполнения. Мы подбираем ответственных пользователей, устанавливаем вид направления задач, сроки и описание.
- Затем заходим в вид документа Договор капитального ремонта – Шаблоны процессов и добавляем наш процесс исполнения. Т.к. старт данного процесса м.б. отложен на неопределнное время, то не будем предлагать пользователю запуск процесса при записи. Для запуска процесса необходимо будет зайти в карточку договора и отправить его на исполнение