1С:Документооборот. Основные возможности

www.portal-ug.ru тел.: +7 (861) 279-33-66
Чем 1С:Документооборот 8 может помочь в
деятельности предприятия?

Основные функции
Веб-
доступ
Маршрутизация работ
и документов
Уведомление
исполнителей
Контроль
исполнительской
дисциплины
Нумераторы
документов
Протоколирование
Централизованное и
децентрализованное
администрирование
Внутренний
документооборот
Атрибутивный поиск
данных
Поддержка
распределённой
работы
Настройка интерфейса
Административные
регламенты, НСИ
Полнотекстовый поиск
данных
Учет затрат рабочего
времени сотрудников
Обработка внешней
корреспонденции
Контроль и хранение
версий файлов
Гибкая система прав
доступа
Отчетность
Ролевая
маршрутизация
Бумажное
делопроизводства
В конфигурации реализовано
огромное количество функций,
позволяющих решать любые
возникшие задачи, на слайде
представлены лишь некоторые из
них. В ходе презентации будет
рассказано как в программе
реализован учет и обработка
документов, файлов и
мероприятий, что такое процессы и
задачи, для чего они нужны и как
реализованы в программе, какие
есть механизмы для поддержки
бумажного документооборота

ГОСТы и нормативы
«1С:Документооборот государственного учреждения 8» соответствует основным
делопроизводственным стандартам, ГОСТам и нормативным актам:
• ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов»;
• ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
• Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений
граждан Российской Федерации»;
• Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». Принят
Государственной Думой 08.07.2006;
• Постановление Правительства от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил
делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»;
• Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в
федеральных органах исполнительной власти. Утверждены приказом Росархива от
23.12.2009 № 76;
• Государственная система документационного обеспечения управления. Основные
положения. Общие требования к документам и службам документационного
обеспечения;
• ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем
управления документами. Требования к электронному сообщению»;
• Постановление Правительства Российской Федерации от 22.09.2009 № 754 «Об
утверждении Положения о системе межведомственного электронного
документооборота»;
• Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от
02.09.2011 № 221 «Об утверждении Требований к информационным
системам электронного документооборота федеральных органов
исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки
посредством данных систем служебной информации ограниченного
распространения».
При разработке 1С: ДО учитывалось
множество ГОСТов и нормативных
актов, такие как:
№ 152-ФЗ «О персональных
данных», а так же
ГОСТ Р 6.30-2003
«Унифицированная система
организационно-распорядительной
документации. Требования к
оформлению документов» и др.

Учет в «1С: Документооборот»
Входящие
документы
Исходящие
документы
Внутренние
документы Файлы
Основными предметами учета в 1с
ДО являются входящие и
исходящие документы
(корреспонденция которая
приходит или отправляется из
нашей организации), внутренние
документы (это м.б.
организационно-распорядительные
документы, приказы, регламенты,
протоколы совещаний и т.д.) и
простые файлы, которые
образуются в процессе ежедневной
работы сотрудников.

Откуда приходят документы
Документы в систему могут
попадать из разных мест. Могут
приходить в бумажном виде
почтой, курьером или по факсу,
поступать со сканеров, как
персональных, так и потоковых.
Данные из других систем (как на
базе 1С: Предприятие, так и других
поставщиков). Файлы и письма
поступающие по эл. почте. Файлы,
хранящиеся в личных и сетевых
папках на файловых серверах или
на рабочем компьютере.
Документы, создающиеся по
шаблонам.

Введение
И так, что же такое программа «1С:
Документооборот» - это некое
пространство для совместной работы
сотрудников, которое обеспечивает
полный цикл обработки документов
организации: с момента его создания, с
контролем его исполнения и
последующего хранения. Работа в
программе позволяет повысить качество
готовой документации за счет
исключения возможности утери версий
документов или пересечении
фрагментов при одновременной работе
пользователей. И сокращает время
поиска нужной информации.

Карточка документа
На каждый документ или файл в
системе создаётся регистрационно-
контрольная карточка. В ней хранятся
все важные сведения о документе. При
открытии карточки видим обзор
документа, содержащий информацию о
документе, составленную из его
реквизитов. В нижней части карточки
располагается раздел, в котором
находятся все файлы, которые
прикреплены к данному документу. К
документу можно прикреплять сколько
угодно файлов. В карточку заносятся
все важные данные: наименование
документа и дополнительные сведения
о нём, информация об организации,
месте хранения и другие важные
сведения.

Закладки карточки документа
Так же в карточке содержится
информация о связанных документах, о
резолюциях и визах, которые были
вынесены по данному документу,
просмотреть категории и ЭЦП и т.д. Есть
возможность настроить права доступа к
документу и его файлам внутри группы
доступа, заполнив список сотрудников
на вкладке «Рабочая группа».

История переписки
Карточка документв связана со другими
объектами программы, т.е. из неё
можно перейти в другие объекты
системы, связанные с документом:
журнал передачи, посмотреть с какими
документами он связан, какие процессы
были созданы на его основании.
Например, перейдя по ссылке «История
переписки» можно посмотреть
последовательную цепочку из входящих
и исходящих документов. И определить
какое место в этом списке занимает
данный документ.

Журнал документов
После заполнения и сохранения
карточки документа, она попадает в
журнал документов. Все колонки и
строки журнала документов
соответствуют российскому
законодательству, ГОСТам,
отечественной и международной
делопроизводственной практике. Для
быстрого отбора документов в окне
журнала присутствуют поля отбора,
заполнив которые можно отобрать
только те документы, которые
необходимы сотруднику для работы.

Структура папок внутренних документов
Для организации структуры
хранения внутренних
документов, помимо журнала
документов, используется
структура папок. Структура
папок может быть любой:
папки могут относиться как к
конкретному отделу, так и
разделяться в зависимости от
вида документа и его важности.
Структура папок не является
статичной, она может меняться
в процессе деятельности
организации.

Настройка прав доступа
Документ можно отнести
только к одной папке. Это
сделано для настройки прав
доступа, папка определяет кто
может видеть документ и кто с
ним может работать.

Организация документов по категориям
При работе с заданной
структурой папок и видов
документов, некоторым
пользователям будет удобно
использовать какую-либо свою
классификацию документов.
Для этого предназначен
механизм категорий. Каждом
документу можно присвоить
определенные категории и
затем осуществлять быстрый
поиск по принадлежности той
или иной категории.

Отчеты документов
По данным документов,
хранящихся в информационной
базе, можно посмотреть
разные отчёты. Например,
просмотреть список входящих,
исходящих и внутренних
документов.

Отчеты документов
Статистика по видам
Простой график Радарный график

Учет файлов
Программа "1С:Документооборот 8" позволяет
работать с файлами любых типов:
• офисные документы,
• изображения,
• тексты,
• аудио- и видеофайлы,
• архивы,
• файлы систем проектирования и другие.
По мимо документов, в программе
реализован учёт и работа и с
обычными файлами, которые
возникают в рабочем порядке в
процессе ежедневной
деятельности организации.
Программа "1С: Документооборот
8" позволяет работать с файлами
любых типов: популярные офисные
форматы, изображения, аудио и
видео файлы, архивы и файлы
систем проектирования. Все файлы
хранятся в информационной базе
или томах на диске, и для работы с
ними используются приложения,
установленные на рабочем
компьютере сотрудника.

Работа с файлами
Для упорядоченного хранения
файлов в ИБ и настройке прав
доступа для работы с ними,
используется структура папок,
аналогичная структуре папок
внутренних документов

Блокировка файлов пользователями
При открытии файла сотрудником
для редактирования, файл
блокируется в системе, и тогда уже
никто не сможет в это же время
отредактировать файл и поместить
изменения в ИБ, а сможет только
просмотреть его.

Версии файла
По окончании редактирования,
файл возвращается в систему,
блокировка снимается и создаётся
новая версия файла, к новой
версии можно указать
комментарий. Система хранит все
версии файла с указанием автора,
номера и даты изменения. К любой
версии всегда можно вернуться,
сделав её активной.

Версии файла
Что бы узнать какие же изменения
внёс другой сотрудник приходится
открывать оба и построчно их
сравнивать. Утомительно? Вот ещё
одна приятная особенность
программы: она позволяет
сравнивать файлы популярных
текстовых форматов. Для этого
нужно выбрать файлы для
сравнения и воспользоваться
командой «Показать отличия». В
отчёте легко определить, что же в
документ добавили, а что удалили.

Процессы и Задачи
В программе "1С:Документооборот для
государственного учреждения "
реализованы процессы следующих видов:
Рассмотрение Исполнение Утверждение
Регистрация ПоручениеОзнакомление
Согласование
Обработка
входящих
Обработка
исходящих
Обработка
внутренних
Для организации взаимодействие
пользователей и регулирование
движения документов в программе
используются механизм процессов и
задач. Процесс – это устойчивая
последовательность действий
сотрудников учреждения. На
основании него формируются задачи,
которые являются средствами
коммуникации между ними. В
программе реализованы 10 типовых
процессов. Использование таких
последовательностей упорядочивает
работу и значительно ускоряет
выполнение конечной задачи.

Карточка процесса «Согласование»
Для создания процесса
необходимо создать карточку. В
ней необходимо заполнить
название процесса и описание
предстоящих действий.
Присоединить предмет, это может
быть документ или отдельный
файл. Указать сроки выполнения и
порядок согласования. Например,
согласование м.б. простым, когда
документ всем рецензентам
отправляется на согласование сразу
всем или по очереди. И м.б.
смешанное согласование, которое
сочетает в себе разные варианты.
Из карточки доступна для
просмотра карта маршрута
документа

Ролевая и персональная адресация
• Можно выбрать конкретного
пользователя
• Можно выбрать роль
При выборе исполнителей
процесса можно выбрать как
конкретно сотрудника, так и роль,
которую он исполняет.
Использование ролевой
маршрутизации удобно, когда в
организации большой штат
сотрудников и сложно всех
запомнить или например
произошли кадровые
перестановки. Так же её удобно
использовать, когда задача
ставиться не конкретному
сотруднику, а отделу в целом.

Список задач исполнителя
После старта процесса, на его
основании формируется задача на
«Согласование». Эта задача
попадает в список задач каждого
из исполнителей. В новой версии
ДО, при выборе задачи, в правой
части окна списка задач можно
ознакомится с общей информацией
о задаче: наименование, описание
к выполнению и предмет, и
выполнить её с помощью кнопок
управления, не заходя в карточку
задачи.

Карточка задачи «Согласование»
Варианты действия исполнителя:
• Согласовать
• Согласовать с комментариями
• Не согласовывать
В карточке задачи, помимо общей,
содержится дополнительная
информация по задаче: сроки
исполнения, автор, важность и
другие. В поле предмет можно
увидеть согласуемый документ и
прикрепленные к нему файлы,
отсюда же их можно и открыть.
Для выполнения задачи
необходимо выбрать вариант
согласования и нажать
соответствующую кнопку.
Например, для согласования
сотрудник может выбрать три
варианта действий: согласовано,
согласовано с замечаниями или не
согласовано и оставить свой
комментарий.

Карточка задачи автора «Согласование»
После завершения задачи
исполнителем, автору процесса,
приходит задача ознакомиться с
результатами согласования. В
карточке задачи видно кто из
согласующих с каким результатом
завершил задачу и какие
комментарии оставил. В
зависимости от результатов
согласования, у автора есть два
варианта действий: завершить
согласование или внести в
документ исправления, согласно
комментариям согласующего
сотрудника и повторить
согласование.

Комплексные процессы
По мимо простых процессов в
программе реализованы
комплексные процессы, они имеют
более сложную – разветвлённую
карту маршрута, и используются,
когда необходимо
автоматизировать сложную
последовательность действий,
состоящую из более простых
процессов. Пользователь сам
составляет последовательность
действий из простых процессов и
выбирает порядок их выполнения:
будут ли они выполняться
одновременно или по очереди, а
так же можно настроить
смешанное выполнение
подпроцессов.

Процессы и задачи по документу
Из карточки документа можно
просмотреть информацию по
процессам. Перейдя по ссылке
«Процессы», мы можем
ознакомиться со списком всех
процессов и задач
инициированных на основании
этого документа. В этом же списке
мы можем увидеть какие задачи
уже завершены, а какие ещё
исполняются.

Шаблоны процессов
Процессы в программе могут
запускаться как пользователем, так
и автоматически. Для
автоматического запуска
используются шаблоны процессов.
В шаблоне можно характеристики,
которые будут автоматически
заполняться в карточке процесса
при его использовании. Например:
можно настроить автоматический
процесс регистрации входящего
письма. Шаблоны процессов
позволяют не только сэкономить
трудозатраты сотрудников, но и
избежать ошибок при заполнении
карточки процессов.

Отчеты по процессам и задачам
Документооборот содержит
достаточно большое количество
отчётов и может предоставлять
информацию для принятия
управленческих решений.
Например: отчет об
исполнительской дисциплине. Он
позволит увидеть сколько
сотруднику поставлено задач,
сколько из них он выполнил в срок,
сколько просроченных и сколько не
выполненных. На основе справки
можно посмотреть гистограмму
«Топ 10 исполнителей», визуальное
представление таблицы, по ней
легко сориентироваться у кого
больше всего задач и сколько из
них выполнено, а сколько нет.

Исполнение процессов
Отчёт «Исполнение процессов»
позволит быстро определить какие
задачи завершены, а какие ещё не
выполнены. Красный цвет срока
исполнения указывает на то, что
задача не выполнена и срок
завершения уже пропущен.

Мероприятия
Механизм управления мероприятиями позволяет организовывать, учитывать и
анализировать мероприятия, которые проводятся в организации.
Под мероприятиями понимаются:
• совещания
• собрания
• обсуждения
• заседания и проч.
Поддерживается ведение протокола мероприятия и исполнение решений протокола.

Карточка мероприятия
В карточке мероприятия
указывается вся важная по
мероприятию информация:
Наименование, дополнительные
сведения, место и время
проведения. Реквизит вид
мероприятия определяет
протокольное оно или нет, т.е.
требуется ли по итогам
мероприятия составлять протокол.

Печать протокола
Для протокольного мероприятия
есть возможность распечатать
протокол проведения. А так же
сформировать задачи исполнения
пунктов протокола, для слежения
за ходом исполнения протокола.

Операции над мероприятиями
Все этапы жизни мероприятия
управляются с помощью
процессов. Например: рассылаются
пригласительные участникам
мероприятия, выдаются задания
ответственным лицам на
подготовку материалов и
контролируется исполнение
протокола.

Список участников мероприятия
На вкладке «Участники»
заполняется список сотрудников,
задействованных в мероприятии.
Благодаря процессам легко
отследить кто из них будет
присутствовать, а кто отказался от
участия. Для каждого из
участников мероприятия можно
создать запись в их календаре.

Карточка записи календаря
В карточке записи календаря
заполняются дата и время и
описание события. Если запись
создана на основании предмета, то
внизу карточки присутствует
гиперссылка на него. После
сохранения записи, она появляется
в календаре

Рабочий календарь пользователя
Календарь можно отображать в
любом удобном для пользователя
виде: расписание на неделю, месяц
и другие. Данные режимы удобны
тем, что позволяют оценить
доступность времени каждого часа
каждого дня. Для записей
календаря можно устанавливать
разные цвета фона. Что позволит
легко визуально ориентироваться в
расписании.

Отчеты по мероприятиям

Бумажный документооборот
Для поддержки бумажного документооборота в
программе реализованы след механизмы:
• Номенклатура дел
• Дела (тома)
• Журнал передачи

Номенклатура дел
Номенклатура дел – перечень
сгруппированных по разделам видов
дел, которые используются в
организации, с указанием сроков
хранения и другой учётной
информацией.
Номенклатура дел настраивается в
соответствии с положением о
документообороте или
инструкцией по делопроизводству
организации и утверждается
руководителем. Для каждого
раздела номенклатуры дел можно
задать список дел (томов). Текущая
номенклатура дел может быть
автоматически перенесена на
следующий год.

Карточка дела
Для создания дела (тома)
существует карточка дела, в ней
указываются индекс, категория,
срок хранения, перечень номеров
статей, отметки ЭПК.

Связь номенклатуры дел с документами
В карточке документа есть
реквизиты, отвечающие за его
хранение: заполняются состав
документа и выбирается дело из
списка номенклатуры дел.

Список документов в деле
А из самой карточки дела, перейдя
по гиперссылке, можно посмотреть
все документы, которые хранятся в
деле.

Печатные формы
Номенклатура дел может быть
выведена на печать в
общепринятом формате.
Подготовленный бумажный
документ заверяется подписью
руководителя и печатью
организации.

Печатные формы
Программа позволяет вывести на
печать также различные
делопроизводственные бланки,
необходимые для поддержки
бумажного делопроизводства.
Например: печатная форма
«Внутренняя опись дела»,
позволяет распечатать состав дела.
Таким образом
делопроизводителям не нужно
будет каждый раз вручную
дописывать новый документ в
деле.

Журнал передачи
Журнал содержит записи о передаче
бумажных документов или их копий
сотрудникам, а также о возврате
переданных документов.
Оригиналы документов часто
отдают на руки как сотрудникам
учреждения, так и контрагентам.
Что бы их не потерять, нужно
использовать «Журнал
документов» и при выдачи
документа на руки, заносить это в
него.

Отчеты
С помощью данных журнала
передачи по документам,
находящимся у сотрудников,
можно сформировать отчеты и
посмотреть у кого в данный
момент находится тот или иной
документ. Журнал документов
позволяет избежать утери
оригиналов документов, скажем в
случае увольнения сотрудника.

Дополнительные возможности
Секретарь
Делегирование прав
Руководитель
Электронная
почта
Поиск документов
и файлов

Делегирование прав
Передать права можно как полностью
так и по областям. У пользователя есть ряд
обязанностей, которые он должен
выполнять в системе, но по
некоторым причинам он этого
делать не может. Например: ушёл в
отпуск и ему нужна замена, или
очень занят и ему некогда, или
просто не дружит с компьютером.
Тогда он может передать свои
обязанности, частично или
полностью, другому сотруднику с
помощью делегирования прав.

Электронная почта
Для удобства работы с почтой , в
программе 1с: ДО реализован
встроенный почтовый клиент. Это
удобно, т.к. получать и отправлять
письма можно не выходя из
программы. Встроенный почтовый
клиент имеет привычный для
пользователя вид – набор папок, в
которых хранится вся
корреспонденция. При этом письма
являются такими же учетными
единицами, как документы и
файлы, т.к сохраняются в
информационной базе, и по ним в
дальнейшем можно будит
организовать поиск.

Электронная почта
Из карточки входящих или
исходящих документов, можно
создать письмо. Тогда электронный
адрес будет подставлен
автоматически из контактных
данных получателя. А при
получении почты происходит
привязка документа к
корреспонденту по адресу
отправителя и загружаются
прикреплённые файлы, если
таковые были.

Поиск документов
В программе организованны несколько
способов поиска данных:
• Полнотекстовый поиск
• Поиск по реквизитам
Со временем информационная
база разрастается и найти в ней
что-либо задача не из лёгких. Но
т.к. все объекты в 1С ДО
представляют собой
структурированный набор данных,
содержащий реквизитную и
содержательную часть, то поиск в
программе не вызывает
затруднений и позволяет легко, и
быстро найти нужную
информацию. Поиск в программе
реализован двумя способами:
• Полнотекстовый поиск
• Поиск документов и файлов

Полнотекстовый поиск
Полнотекстовый поиск располагается в
каждом разделе программы и находит
документы, файлы, задачи, процессы и
любые другие данные не только по
полям карточек, но и по содержимому
файлов распространенных форматов.
Для простых случаев достаточно ввести
одно или несколько слов. Для более
точного поиска данных можно
использовать расширенный поиск по
реквизитам. Отличительной
особенностью полнотекстового поиска
является поиск не только по текстовым
файлам, но и по отсканированным:
картинки и пдф. Это возможно
благодаря встроенной функции
программы для распознавания
изображений.

Поиск по реквизитам
Второй способ– точный поиск по
реквизитам. Это интуитивно понятный
инструмент точного поиска, когда нам
известно, что именно нужно искать,
т.е. точно знаем значение реквизита
карточки, по которому будем искать.
Настройки условия поиска можно
сохранять в шаблоне для повторного
их применения.

Новые возможности
В платформе 1С предприятие 8.3
реализована технология Мобильная
платформа 1С:Предприятие 8, которая
вместе с инф базой устанавливается на
мобильное устройство (смартфонах и
планшетных ПК) и
• Обладает простым интерфейсом
• Обеспечивает необходимость
быстрого рассмотрения, согласования
и утверждения документов
• Позволяет работать с документами
без наличия стабильного соединения с
интернетом (в машине, в самолёте, на
переговорах)

Мобильная платформа
Сотрудник, например секретарь, в
клиентской программе ДО
регистрирует входящий документ и на
его основании создаёт процесс на
согласование, адресованный
директору, и запускает его. При
соединении мобильного устройства
директора с интернетом происходит
синхронизация информационных баз
и задача на согласование становится
доступна для директора. Он выносит
решение по задаче, это можно сделать
с клавиатуры мобильного устройства.
Завершённая задача сохраняется в
информационной базе мобильного
устройства. И при след синхронизации
с ИБ основного приложения, секретарь
увидит результат выполнения задачи.

Итоги
Программа«1C: Документооборот КОРП» решает сразу
несколько насущных проблем:
• Способствует налаживанию эффективного взаимодействия
сотрудников
• Сокращается время на осуществление типовых и
нетипичных операций
• Весь документопоток сводится в единую
структурированную систему, позволяющую отказаться от
громоздких архивов.

Дополнительные материалы
• Сравнение версий
http://v8.1c.ru/doc8/compare.htm
• Вебинары по 1С:Документооборот 8
http://v8.1c.ru/doc8/web/
• Online демонстрация
http://v8.1c.ru/doc8/demo/

1С:Документооборот. Основные возможности

More Related Content

What's hot

Viewers also liked

Similar to 1С:Документооборот. Основные возможности

1С:Документооборот. Основные возможности

Editor's Notes