04 Gartner 對部署Teams 的技術建議
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Gartner 對企業部署Teams 的技術建議，此為個人心得筆記，自我參考之使用。
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04 Gartner 對部署Teams 的技術建議
- 1. Microsoft Teams 部署的路線圖 Roadmap for Deploying and Adopting Microsoft Teams Summarized by Victor Huang 2019.04.11
- 2. The Gartner Approach ◼先推廣Teams的即時通訊，內容協作和小型會議功能， 再介紹 第三方應用程序使用與大型會議功能。 ◼構建必要的IT環境，以安全地提供Teams使用的Office 365功能。 ◼獲得公司的部門主管支持。 沒有他們，Teams注定會失敗或陷 入困境。 ◼先推出示範的部門，再將Teams部署到其餘部門。 ◼建立關鍵IT角色和職責。
- 3. The Guidance Framework 1.在計畫中 納入所有的 成員 2a.建立基 礎設施與成 員角色 2b.吸引公 司主管的支 持 3a.先將 Teams部署 至先行部門 3b. 將 Teams部屬 至其餘部門 4. 轉移IT服 務的權責 Step 1 共識期 Step 2 準備期 Step 3 啟動期 Step 4 運營期 推行成功案例 Microsoft Teams 部署地圖 我們的目標：Teams 可供任何人使用，包 括您的新手用戶。
- 4. 客戶關係經理 Customer Relationship Manager for Teams • Teams的CRM角色對專案的成功至 關重要。 與各部門主管建立聯繫並 為其注入活力。如果沒有這一點， Teams無法產生任何重大影響，或 者糟糕的是，被視為IT正在推動業務 發展的另一項技術。 • 這是擴展Teams的一部分 ， 這也是 一種改善公司部門內合作方式的運 動。
- 5. 部署MS Teams比預期複雜 重要功能 • 聊天和Teams • 交談 • 檔案 • 小型會議 建議條件 • Azure Active Directory • Exchange Online • OneDrive for Biz • SharePoint Online • Office 365 ProPlus • Azure Active Directory Premium P1 範圍之外的功能 • Application integration: • Notification, bot or tabs • Large meetings: Conference beyond “Chat” & Teams” • Office 365-based calling(requires Phone System” licenses)
- 6. MS Teams的先決條件 • 第一：如果不用Exchange Online，則Teams功能缺少群組日 曆，無法安排線上會議。 • 第二：「Teams」使用OneDrive 儲存「聊天」共享的文件。 「Teams」儲存在SharePoint共享的文件。儘管可以在沒有 OneDrive 或SharePoint的情況下使用Teams，但這樣做會嚴 重破壞用戶體驗，Gartner建議在啟動Teams之前部署Office 365 ProPlus，以提供較好的群組用戶體驗
- 7. 有些功能可以稍後推出 • 第三方程式的整合，包括： ✓將通知發送到聊天版面 ✓使用聊天機器人 ✓使用索引標籤功能 • 將Teams用於大型會議： ✓這些功能可以促進超出Teams範圍的會議，並提供匿名參與等 功能。 • Office 365的呼叫： ✓ Microsoft正在為已購買“電話系統”許可證的企業向Teams添加更 多呼叫功能。
- 8. 用戶體驗 • 更少依賴電子郵件進行關 鍵對話，而是使用 「Teams-頻道」。 • 新Teams成員可以搜索他 們Teams頻道中的先前對 話，並了解正在進行的工 作類型。 • 部門大大減少了對網路文 件共享的使用，因為檔案 現在存儲在「Teams」中。 • 他們直接從Teams打開 Office文檔，甚至可以使用 Word，Excel或 PowerPoint同時編輯文檔。
- 9. 情境：CRM for Teams • Gloria是CRM，負責組織這些 Power user中有意願使用 Microsoft Teams作為部門協作平 台。他們每月舉行會議，Gloria歡 迎新成員，然後再討論最近的變 化。成員定期討論他們遇到的問 題以及他們如何實際作。
- 10. Supplement
- 11. Step 1 共識期
- 12. 建議的部署策略 1. 在開始試run之前，讓IT基礎到位：這包括佈署和驗證適 當的內容協作功能。 2. 找到CRM角色，以經營高級用戶，激發興趣並獲得他們 的支持：高級用戶成功的關鍵。 3. 限制此項目提供的技術功能範圍：重點關注Teams應用 程序的“聊天”和“Teams”部分中的消息傳遞，內容 協作和小型會議功能。 4. 限制此項目提供的技術功能範圍：重點關注Teams應用 程序的“聊天”和“Teams”部分中的消息傳遞，內容 協作和小型會議功能。 5. 盡可能在組織的基礎上啟動：理想情況下，您應該努力 在Teams背後建立動力並強制項目在整個企業中佈署客 戶端。
- 13. Step 1 行動方案 • 得到高階主管的支持，所謂的支持包括：必須提供 足夠的資源來配置所需的技術資源，Office 365管理 員角色和CRM for Teams角色。 • 需要動員公司內的Power user並為他們做好熟悉介 面操作的準備。
- 14. Step 2 準備期
- 15. Office 365內容主管 Office 365 Content Lead • Teams產品提供的不僅僅是群組聊天，Teams還提供雲端的 內容協作環境，該環境與Office桌面應用程序（Word，Excel和 PowerPoint）協同工作。 • Teams在功能上與Google Docs類似。但是，這需要Teams， SharePoint Online，OneDrive for Business和Office 365 ProPlus的協調工作。 • 此外，Teams中生成的所有內容都需要根據資訊管理政策進 行管理。
- 16. Teams和OneDrive for Business • Teams內的聊天所分享的文件儲存在OneDrive for Business。 • Teams在OneDrive for Business中創建一個名為 “Microsoft Teams 聊天檔案”的文件夾。 • Teams將所有文件存儲在此文件夾的“聊天”部分中。 但是，Teams在共享時會保護這些文件。只有共享文件 的個人才能看到這些文件，即使其他用戶要瀏覽共享者 的OneDrive for Business文件夾也是如此。
- 17. 團隊，頻道和SharePoint Online • 用戶在團隊中建立成頻道。 • 每個頻道都有索引標籤，其中一個用於存放聊天， 另一個用於保存一組文件。在頻道中組織不同的工 作是團隊中最重要的特徵。
- 18. SharePoint • SharePoint處理頻道的“檔案” 文件存儲。每當在團隊 中創建新團隊時，也會創建關聯的SharePoint團隊網站。 • 團隊在此SharePoint站的文檔庫中為每個通道創建一個 文件夾。 • Users不會意識到SharePoint Online。 但是，由於這些 文件存儲在SharePoint中，因此users現在可以將其“檔 案”索引標籤視為一個入口。 團隊的任何成員都可以直 接從團隊上傳，打開和更改檔案。
- 19. 團隊和Office 365 ProPlus • 對於儲存在索引標籤中「檔案」 的Office文檔，無需取 出文件以防止發生版本衝突 – 可以多人線上編輯檔案， 而團隊（實際上是SharePoint Online）會追踪以前的版本。 • 由於Word，Excel和PowerPoint與SharePoint密切合作， 因此該群組所有權體驗已擴展到內容編輯，從而使多個 人可以同時編輯Office文檔。 如果多個團隊成員同時打 開文檔，他們將在Word中得到通知，這兩個將進入一個 編輯會話。
- 20. 團隊和內容生命週期管理 • 團隊將文件存儲在SharePoint Online（用於頻道文件） 或OneDrive for Business（用於在對等聊天中共享的文 件）中。還可以創建OneNote筆記本的頻道選項卡。它 們存儲在關聯的SharePoint站點的“站點資產”文檔庫 中。團隊也有一種稱為“Wiki”的東西，它不是傳統的 維基，而是一個通道選項卡，其行為就像一個簡單的大 綱。此內容還存儲在名為“Team Wiki Data”的文檔庫 中的關聯SharePoint站點中。 • 團隊介紹的唯一新內容是聊天消息。為解決這些問題的 合規性和保留問題，Microsoft在隱藏的Exchange郵箱 文件夾中創建了一個記錄的郵件副本。團隊在組的 Exchange Online郵箱中記錄頻道的聊天消息。
- 22. 聊天訊息的後端架構 • 實際上，Microsoft將Teams的聊天消息重新格式化為電子 郵件。從安全與合規中心查看的聊天消息類似於電子郵件 消息。 • 此外，Microsoft表示存儲在團隊內部存儲中的郵件與日記 Exchange郵箱中的郵件保持一致。因此，在團隊聊天消息 服務中也會刪除在這些郵箱文件夾中刪除的所有郵件。 • Office 365的記錄管理功能可以應用這些郵箱文件夾和 SharePoint文檔庫。
- 23. Gartner建議操作： • 為所有人啟用OneDrive for Business：選擇性地啟用 OneDrive for Business很困難，最終可能適得其反。 • 為所有人啟用SharePoint：有選擇地啟用SharePoint Online很困難，最終可能適得其反。
- 24. 團隊和Office 365組的重要性 • 目前，大多數企業無法區分團隊管理和Office 365群 組管理。對於許多人來說，管理Microsoft Teams是 管理Office 365組的同義詞。 • 創建團隊會導致創建Office 365群組，並且大多數團 隊管理功能都涉及群組的管理。遺憾的是，為群組 建立的最佳實踐很少，因為它是全新- 其管理功能集 仍在不斷出現。
- 26. • zure Active Directory是託管Office 365組的基礎服 務，即使用戶在團隊中創建和管理團隊也是如此。 儘管如此，Office 365組作為應用程序服務運行的更 多，而不是身份管理服務。應用程序（例如，團隊 和SharePoint）推動了管理Office 365組的需求。
- 27. Gartner建議訪客權限操作 ■其他許可證（例如Azure AD Premium P1或增強型郵件服務 [EMS]許可證） ■添加第三方工具 ■自定義PowerShell腳本 ■組管理員採取的定期步驟 ■所有這些的組合 ■建立Office 365組管理職責：此角色應承擔Office 365 組和Microsoft Teams的管理職責。 ■確定訪客訪問策略：預設情況下，許多基於雲端的協作 解決方案傳統上允許團隊邀請任何外部用戶。對於大型企 業而言，需要與安全團隊和可能的公司法律顧問進行審核。
- 28. 團隊安全負責人 • 為了緩解這些問題，Teams使用了多種利用該平台基礎 安全功能的Office 365服務。保護團隊涉及三個方面： 配置團隊：可以有選擇地禁用團隊的許多功能，包括 與外部應用程序的集成。 管理對團隊的移動訪問：我們是否需要管理移動設備 訪問團隊的內容（以及如何）？ 監控團隊中的活動：可以從安全與合規中心搜索審核 日誌，以報告管理活動。目前，團隊的數據丟失保護 （DLP）功能僅限於SharePoint Online提供的功能。
- 29. 條件訪問和移動應用程序管理 • Teams應用程序無法訪問用戶的OneDrive for Business 文件（與Teams桌面應用程序不同）。相反，用戶可以通 過OneDrive應用程序訪問其OneDrive for Business文件。 • OneDrive還提供對團隊頻道文件的訪問。如果您知道數 量，這意味著可以從Teams或OneDrive移動應用程序訪 問頻道的文件。
- 30. 審核團隊活動 • 可以在Office 365審核日誌中保存多個特定於團隊的事 件。這些包括： • 團隊創建和刪除 • 頻道創建和刪除 • 更改團隊中的用戶角色（例如，使用戶成為所有者） • 用戶登錄團隊 目前，通過使用安全與合規中心中的DLP功能，可以監控 的唯一團隊內容是SharePoint中的文件。儘管在 Exchange Online中記錄了團隊消息，但Office 365的 DLP功能不支持它們。 Gartner預計，微軟將很快添加原生DLP功能，以監控團 隊中的對話並與其他第三方DLP解決方案協同工作。
- 31. 團隊安全的行動項目 • 對於此步驟，Gartner建議對團隊安全主管採取以下 措施： 為團隊應用程序創建或更新適用的安全策略：您啟 用或禁用哪些功能？您是否允許通過移動設備訪問 團隊？移動訪問將受到哪些限制？ 確定並更新適用於團隊服務和Office 365組的審核 策略：審核團隊的策略是什麼？誰有權啟動審計， 這些日誌將保留多長時間？誰有權訪問這些日誌？ 建立保護團隊的管理職責：誰負責監控和檢測團隊 中的安全漏洞？誰負責跟踪，啟用和報告審計？
- 33. 微軟團隊網絡 ■部署Teams桌面客戶端應用程序： ■準備服務台：與任何新應用程序一樣，需要準備標 準的幫助台問題和答案。其中包括有關加載客戶端的 說明，使用和導航客戶端的基本幫助以及用於創建團 隊的公司策略。 Office 365組管理員可以在CRM for Teams的幫助下處理第二級支持。
- 34. 步驟2b：通過CRM for Teams與高 級用戶互動 • 角色設置對於該項目的成功至關重要。 IT需要解決 潛在的政策障礙，保護企業並建立IT支持該技術的能 力。最重要的是，建立一個堅實的IT基礎會發出一個 企業認真對待的信息
- 35. 團隊和改善協作 • 這場危機並非由IT組織創建，而是由微軟退出Skype for Business。 IT需要創建（或利用）業務中有影響力 的網絡 - 對改善其在線工作環境非常感興趣的人。 • 其中一些用戶過去可能對IT非常直言不諱或持批評態 度。這些高級用戶將成為幫助新手用戶應對這場危機 的第一線，他們將使他們的組織從團隊中獲得價值。
- 37. CRM for Teams角 色的特徵包括 • 掌握協作技術（包括非Microsoft 解決方案）的能力 • 人際關係技巧，能夠與企業中的人 們聯繫並了解他們的工作方 • 式良好的溝通技巧（如寫作和口語） • 企業的一個或多個業務線領域的背 景，以便與用戶的挑戰相關聯具有 強大溝通技能的高級用戶可能是 CRM for Teams角色的理想候選人。 • 不需要強大的技術背景（儘管這個 人應該對使用協作技術感到舒適和 熟練）。 • 能夠與企業內部工作類型相關的人 比深入了解技術的人更適合（見 圖）。
- 38. CRM for Teams角色具有以下目標： 確定並推薦候選人。 成為在線協作的倡導者，並成為團隊中最知識淵博的 用戶。這可能涉及在內聯網上發布信息，舉辦網絡研 討會或在部門會議上發表演講。 成為與群組合作的顧問，了解他們如何使用團隊或其 他協作解決方案。 成為項目團隊中的用戶倡導者。 CRM for Teams需要與高級用戶建立長期關係並領導 用戶社區。通過利用高級用戶網絡，IT可以放大其影 響力，並幫助企業有效和適當地使用團隊。如果沒有 高級用戶的幫助，您最持懷疑態度的用戶將不願意嘗 試團隊，並且不願意解決他們可能遇到的任何問題。
- 39. CRM for Teams角色具有以下目標： • CRM for Teams應該幫助高級用戶找到使其組織獲 得成功的最佳用途。這可能不涉及使用團隊。一些 組織可以通過將其協作努力集中在這些其他領域而 受益。 Gartner的ACME框架可以幫助構建有關協作 的討論，並可以幫助小組確定最佳方法。
- 40. 步驟2b行動項目 ■為團隊提供CRM服務：尋找具有強大溝通和人際交往能 力的人，他們可以與企業內部的工作類型相關聯。這是一 個充滿挑戰的立場。 CRM for Teams需要能夠與高級用 戶合作。除項目負責人外，CRM for Teams是項目團隊中 最重要的成員。 ■制定參與戰略：團隊客戶關係管理不能與每個最終用戶 密切合作，這個人也不應採取不干涉的方式。相反， CRM for Teams需要戰略性地處理這個角色，並確定如何 最好地花時間並通過使用團隊來增加價值。除了指導用戶 外，這個人還需要傾聽和學習。觀察用戶掙扎的地方將有 助於CRM改進推出和培訓教材。
- 41. 第3步：啟動 - 保守部署 所有IT基礎都已到位（技術，角色，職責，流程等）。 某些更改可能仍在推出，但這些不應影響用戶體驗。 CRM for Teams積極參與項目團隊，精通團隊的使用， 並開始與有興趣參與試點的高級用戶交談。 項目團隊應該自己使用團隊來協助工作。對於團隊 CRM和團隊管理員來說，獲取產品使用經驗尤為重要。
- 42. CRM for Teams發揮主導作用 • 此步驟的重點是： 最初將團隊作為試點推向一兩個組織：這是您建立 勢頭的第一次機會。選擇擁有熱心用戶和支持性管 理的組織。 擴展IT基礎的使用並確保它們正常工作：我們是否 將服務台引導到適當的人員？團隊客戶端應用程序 的安裝和更新是否與桌面上的任何其他內容衝突？ 盡可能在組織的基礎上啟動團隊：您的目標是通過 在組織中領導團隊推廣的高級用戶的參與來繼續建 立動力。不要簡單地將團隊作為即時消息替代品。
- 43. 步驟3a：試點一個或兩個單位 • 必須讓高級用戶領導其部署團隊。團隊客戶關係管理不 應該找到每個機會並培訓用戶如何使用該產品。 CRM 角色根本無法擴展以承擔所有組織的責任。 • Microsoft提供了許多有用的視頻來介紹團隊和其他指 導，但不要僅依賴此培訓材料。微軟專注於如何導航團 隊或使用團隊進行基本流程。它沒有解決特定組織的獨 特需求。依靠部門或其他面對面會議來演示如何在您的 組織中使用團隊。
- 44. 步驟3a：試點一個或兩個單位 • 組織的高級用戶和管理人員與CRM for Teams合作，負 責培訓他們的組織如何使用團隊。 • 讓高級用戶在部門會議上引導討論。不是創建培訓視頻， 而是幫助高級用戶創建屏幕錄像，以顯示其特定組織如 何使用團隊。這對新手用戶更有用。 • 要小心你如何處理一個似乎沒有興趣的高級用戶的新部 門。在這些情況下，安排與這些經理的會議並讓他們向 您介紹
- 45. 步驟3a：試點一個或兩個單位 • CRM to Teams負責尋找使用團隊的機會並在整 個企業中推動價值。 CRM不僅僅是介紹團隊， 也不是與所有用戶並肩工作。 • 這個角色必須採取戰略方法，並確定如何最好地 花時間從產品的使用中獲取價值。
- 48. 第4步：運營 - 轉變IT服務責任 • Office 365的協作工具集仍然存在重大缺陷。通過與 高級用戶密切合作，此角色可幫助確定影響最大的缺 陷，並幫助企業評估替代產品以解決這些缺陷。 • 這個角色可以幫助Office 365治理委員會證明額外的 IT支出可以改善日常工作流程並實施關鍵的管理任務。 • CRM角色不是依靠高級業務領導層提供反饋，而是 讓最終用戶在評估Office 365的運行狀況時發表意見， 反過來，他們提供了在需求改進上花錢的理由。
- 49. Gartner建議執行以下操作 分派IT服務職責：內容生命週期責任以及保護團隊 的責任應轉移到適當的組織。 建立Office 365組和Microsoft團隊的所有權： Office 365組管理員成為新的操作角色，團隊本身 的所有權也是如此。 Office 365組的管理至關重要， 主要用於應用程序功能，而不是簡單地將組視為 Azure AD功能。考慮在同一角色下整合這兩個需 求。 無限期地保留CRM團隊：與高級用戶建立的關係。 考慮擴展此角色以涵蓋所有協作產品。