Bab 3 merangkum langkah-langkah awal dalam pengembangan sistem informasi, yaitu pengamatan pendahuluan, perumusan masalah, dan pendefinisian tujuan dan lingkup proyek. Tahap ini bertujuan untuk mengidentifikasi kebutuhan informasi, masalah, dan peluang serta membatasi ruang lingkup proyek.

1. Pengamatan
Pendahuluan
Bab
3

2. PENGAMATAN PENDAHULUAN
Merupakan langkah survei atau
pengamatan untuk memastikan apakah
proyek pengembangan sistem informasi
tersebut mempunyai nilai (worth) dan
manfaat (benefit)

3. PENGAMATAN PENDAHULUAN
Merumuskan masalah (problems)
Mendefinisikan peluang (opportunities)
Mendefinisikan kendala (constraints)
Menentukan tujuan (objectives)
Menentukan lingkup (scope)
Membuat arahan (directives)

4. PENGAMATAN PENDAHULUAN

5. PERUMUSAN MASALAH
Performance (performansi)
Information (informasi)
Economics (ekonomi)
Control (kontrol)
Efficiency (efisiensi)
Service (layanan)

6. PERUMUSAN MASALAH
Performance
Information Economic
Control Efficiency
Service

7. MASALAH PERFORMANSI
Keluaran (throughput)
Beberapa pekerjaan membutuhkan waktu cukup
banyak
Waktu layan (response time)
Waktu tunggu antara transaksi
atau permintaan dengan responnya

8. MASALAH INFORMASI (Output)
Informasi kurang
Informasi penting kurang
Informasi relevan kurang
Informasi berlebih
Informasi dalam bentuk yang kurang
bermanfaat
Informasi tidak akurat
Informasi sulit dihasilkan
Informasi tidak diperbarui

9. MASALAH INFORMASI (Input)
Data tidak tersedia
Data tidak tersedia saat diperlukan
Data tidak akurat
Data sulit diperoleh
Data redundan
Terlalu banyak data
Terdapat data ilegal

10. MASALAH INFORMASI (Storage)
Data tersimpan redundan di beberapa file
atau basisdata
Data tersimpan tidak akurat
Data tidak aman dari kerusakan dan
pengrusakan
Data tidak terorganisasi dengan baik
Data tidak fleksibel
Data tidak bisa diakses

11. MASALAH INFORMASI

12. MASALAH EKONOMI (Biaya)
Biaya tidak diketahui
Biaya tidak terlacak pada sumbernya
Biaya terlalu tinggi

13. MASALAH EKONOMI (Keuntungan)
Pasar baru dapat tereksplor
Pemasaran yang ada dapat diperbaiki
Order dapat ditingkatkan

14. MASALAH KONTROL (Sekuritas rendah)
Input data tidak teredit dengan baik
Kriminal dapat menyerang data
Data diperoleh oleh pihak yang
tidak mempunyai wewenang
Data redundan tidak konsisten
Aturan kerahasiaan data dapat ditembus
Kesalahan proses dapat terjadi
Kesalahan pengambilan keputusan dapat
terjadi

15. MASALAH KONTROL (Sekuritas tinggi)
Rangkaian dan batasan birokrasi
memperlambat sistem
Pengendalian kurang nyaman
bagi pengguna
Pengendalian berlebih menyebabkan waktu
tunggu

16. MASALAH EFISIENSI
Pemborosan waktu karena redundansi (input,
proses dan output)
Pemborosan material dan suplai
Usaha yang diperlukan untuk tugas-tugas
yang tidak diperlukan
Material yang dipergunakan
sebenarnya tidak diperlukan

17. MASALAH LAYANAN
Hasil tidak akurat
Hasil tidak konsisten
Hasil tidak andal (unreliable)
Sistem tidak mudah dipelajari
Sistem tidak mudah digunakan
Sistem janggal saat digunakan
Sistem tidak fleksibel dalam situasi baru
Sistem tidak fleksibel pada perubahan
Sistem tidak kompatibel dengan sistem lain
Sistem tidak terkoordinasi dengan sistem lain

18. PENDEFINISIAN PELUANG
Memperbaiki masalah yang ada
Menambahkan fitur-fitur
Memadukan beberapa perbedaan (format file
data, basis bahasa pemrograman)
Merancang ulang sistem lama
Mengintegrasikan beberapa
sistem terdahulu
Mengembangkan sistem ke
skala lebih besar

19. PENDEFINISIAN KENDALA
COst : Biaya dan anggaran
DEadline : Batas waktu akhir
Knowledge : Pengetahuan akan data,
informasi dan prosesnya
Integration : “Dinding” yang memisahkan
antar fungsi organisasi
Technology : Teknologi informasi yang
dikuasai dan akan diadopsi
Skill & Behaviour : Sumber daya manusia

20. PENDEFINISIAN KENDALA
CODE KITS
COst
DEadline
Knowledge
Integration
Technology
Skill & Behaviour

21. PENENTUAN TUJUAN
Scalability : Menentukan batasan sistem (scope)
Ability : Menentukan fungsi dan fitur yang dimiliki
sistem (features)
Flexibility : Menentukan batasan kemampuan
pengoperasian sistem menyesuaikan penggunanya
(user friendly)
Expandability : Menentukan kemampuan
pengembangan lanjutan untuk merespon
pertumbuhan dan perubahan (improvement)
Reliability : Menentukan kualitas dan keandalan
sistem (accuracy, integrity & availability)

22. PENENTUAN TUJUAN
Specific : Teridentifikasi dengan jelas dan
detail
Measurable : Mampu terukur
Achievable : Dapat tercapai
Reasonable : Mempunyai dasar faktual dan
sasaran yang logis
Time base : Terlaksana dalam rentang waktu
tertentu dan terpenuhi saat batas waktu

23. PENENTUAN TUJUAN

24. PENENTUAN LINGKUP
Lingkup proyek pengembangan merupakan
target bergerak.
Setiap tahap selama proses pengembangan
sistem, lingkup proyek perlu dianalisa dan
dievaluasi.
Lingkup dapat berkembang atau menyusut
dalam ukuran dan kompleksitas.

25. Penentuan Lingkup

26. PEMBUATAN ARAHAN
Communication skills : information
gathering, documentation & presentation
Feasibility analysis : technical, operational,
economic, schedule & risk feasibility
Process and project management :
defining, planning, directing, actuating,
monitoring & controlling activities,
deliverables & quality standards

27. PEMBUATAN ARAHAN
Pembentukan tim proyek (project team) dan
pembagian tugas.
Pembuatan rencana proyek (project plan).
Pembuatan laporan (progress report).

28. Cross life-cycle activity
Fact-finding
Fact-finding – proses formal menggunakan riset, wawancara, rapat,
kuesioner, sampling, dan teknik lain untuk mengumpulkan informasi
tentang permasalahan, kebutuhan dan preferensi.
Documentation and presentation
Documentation – aktivitas merekam fakta dan spesifikasi sistem saat
ini dan mendatang.
Presentation – aktivitas mengkomunikasikan temuan, rekomendasi
dan dokumentasi untuk diulas user dan manajemen.
Repository –database dan/atau file di mana system developers
menyimpan semua dokumentasi, knowledge, dan lainnya buat sistem
informasi.
Feasibility analysis
Process and project management

29. Manajemen Proyek Pengembangan
Scoping – menentukan lingkup batasan proyek
Planning – mengidentifikasikan tugas-tugas yang diperlukan
untuk menyelesaikan proyek
Estimating – mengidentifikasikan sumber daya yang
diperlukan
Scheduling – mengembangkan rencana dan jadwal
penyelesaian proyek
Organizing – memastikan anggota tim memahami peranan
dan tanggung jawab mereka
Directing – mengarahkan dan mengkoordinasikan proyek
Controlling – Mengawasi dan mengendalikan progres
Closing – menilai kesuksesan dan kegagalan

30. Manajemen Proyek Pengembangan

31. 1. Negosiasi Lingkup
Pembentukan tim proyek
Deklarasi naratif pekerjaan melalui rencana
proyek (statement of work, scope statement,
project definition, project overview, or
document of understanding)

32. Tim Proyek
Project Manager.
System Analyst.
System Designer.
Database Administrator.
Interface Design Expert.
Applications Programmer.
Network Administrator.
System Integrator.
Etc.

33. Kompetensi Tim Proyek
Business awareness
Business partner orientation
Commitment to quality
Initiative
Information gathering
Analytical thinking
Conceptual thinking
Interpersonal awareness
Organizational awareness
Anticipation of impact
Resourceful use of
influence
Motivating others
Communication skills
Developing others
Monitoring and controlling
Self-confidence
Stress management
Concern for credibility
Flexibility

34. Rencana Proyek
Usulan Sistem Informasi
Latar belakang
Masalah (as is), Peluang (should be), Tujuan (to be) dan
Arahan
Sejarah yang mendasari proyek
Tujuan (goal) dan sasaran (objectives)
Deskripsi produk
Lingkup Batasan
Stakeholder
Data dan Informasi
Proses bisnis
Lokasi geografis

35. Rencana Proyek
Pendekatan Proyek
Route
Deliverables
Pendekatan Manajemen
Pertimbangan pembentukan tim
Manajemen dan pengalaman
Kebutuhan pelatihan
Jadwal rapat pertemuan
Metode dan frekuensi pelaporan
Manajemen Konflik
Manajemen Lingkup Bahasan

36. Rencana Proyek
Kendala
Estimasi anggaran biaya
Waktu mulai dan batas waktu penyelesaian
Dokumentasi data, informasi dan proses bisnis
Koordinasi antar bagian organisasi
Teknologi yang telah dan akan digunakan
Estimasi Ballpark
Jadwal
Anggaran

37. Rencana Proyek
Kondisi Pencapaian
Kriteria sukses
Asumsi
Resiko
Lampiran

38. 2. Identifikasi Tugas-tugas
Work breakdown structure (WBS) – alat
bantu grafis untuk menggambarkan
dekomposisi hirarki proyek dalam fase-fase,
aktivitas, dan tugas

39. 3. Estimasi Durasi Tugas-tugas
Estimasi waktu minimum (optimistic duration, OD).
Estimasi waktu maximum (pessimistic duration, PD)
Estimasi waktu harapan (expected duration, ED).
Menghitung rata-rata berbobot untuk mengestimasi
durasi tugas (duration, D) dengan:
D = (1 x OD) + (4 x ED) + (1 x PD)
6

40. 4. Menentukan hubungan antar tugas
Menjadwalkan maju (forward) atau mundur
(reverse)
Menentukan hubungan antar tugas
Finish-to-start (FS)— finish satu tugas dilanjutkan start
tugas lain.
Start-to-start (SS)— start satu tugas disertai start tugas
lain.
Finish-to-finish (FF)— dua tugas harus finish pada saat
yang sama.
Start-to-finish (SF)— start satu tugas menunjukkan finish
tugas lain.

41. 5. Mengalokasikan sumber daya
Mengestimasi kebutuhan sumber daya
Pihak-pihak yang berkepentingan.
Layanan, misalnya ulasan kualitas.
Fasilitas dan peralatan.
Material.
Modal anggaran.
Penyesuaian jumlah sumber daya (resource
leveling)
task delaying vs task splitting
Critical path vs slack time

42. 6. Mengarahkan tim

43. 7. Mengawasi dan Mengendalikan Progres
Pelaporan progres atau kemajuan
Manajemen perubahan
Manajemen ekspektasi
Penyesuaian jadwal

44. Laporan Kemajuan
Sampul
Nama Proyek
Nama Pimpinan Proyek
Nomer dan Tanggal Penerbitan Laporan
Kemajuan Proses
Analisis Jadwal
Analisis Anggaran
Analisis Lingkup
Analisis Proses
Gantt chart

45. Laporan Kemajuan
Analisis Aktivitas
Tugas yang terselesaikan
Tugas yang sedang dikerjakan
Tugas yang akan dikerjakan
Masalah dan Kendala Lalu
Identifikasi masalah dan kendala
Tindakan perbaikan
Telah dilakukan
Rekomendasi, penanggung jawab, deadline

46. Laporan Kemajuan
Masalah dan Kendala Baruu
Antisipasi masalah
Paradigma baru
Tindakan perbaikan
Rekomendasi, penanggung jawab, deadline
Lampiran
System blueprints
Interface design
Program listing

47. 8. Menilai Hasil dan Pengalaman Proyek
Did the final product meet or exceed user
expectations? Why or why not?
Did the project come in on schedule? Why or why
not?
Did the project come in under budget? Why or why
not?

48. ANY QUESTION ?