Dokumen tersebut merupakan presentasi tentang observasi/pelatihan di bidang operasional divisi Cash Services bagian CIT. Dokumen tersebut menjelaskan struktur organisasi perusahaan, tugas dan tanggung jawab setiap jabatan, metode kerja dan alur kerjanya, serta kendala yang dihadapi.

1. Di
Presentasikan
Oleh:
REZA AZHARI
OBSERVASI/ TRAINING PADA BIDANG
OPERASIONAL
DIVISI CASH SERVICES
BAGIAN CIT

2. Struktur Perusahaan
TUGAS DAN WEWENANG
METODE-METODE & SOP
COUNT ON SITE
BULK BUNDLE COUNT
SAID TO CONTAIN
ALUR KERJA
untuk setiap metode
Kendala/ Rekomendasi

3. DIRUT
ASSMAN OPS
ATM
ASSMAN OPS
CPC/VAULT
ASSMAN OPS
CIT
DIREKTUR
BDV
DIREKTUR
OPERASIONAL
DIREKTUR
KEUANGAN &
UMUM
MAN OPS
CASH SERVICES
MAN OPS
GUARDING
MAN OPS
CARGO
KASIE CIT
COORD CIT
OPS CIT CREW
COORD CIT
ADMIN
COORD
HPT
PLANNING
&
CONTROLLING
ADMIN OPS
ADMIN
CIT

4. Memimpin suatu perusahaan dan bertanggung jawab untuk kestabilan
perusahaan. Seorang CEO/ Dirut harus VISIONER dan menjadi ROLE
MODEL perusahaan dengan membangun sebuah BUDAYA yang nantinya
menjadi sebagai IDENTITAS sebuah perusahaan.
Memotivasi karyawan dan menggerakkan
perubahan dalam perusahaan.
Membuat keputusan tingkat tinggi terkait
kebijakan dan penerapan strategi dalam
upaya mengimplementasikan visi dan juga
mengkomunikasikan dengan bawahan

5. Membuat strategi di bidang operasional dalam rangka membantu
terwujudnya visi CEO yang juga tentunya merupakan tujuan dari sebuah
perusahaan. Visi CEO diterjemahkan dalam bentuk strategi strategi
jangka panjang yang dipercaya bisa membantu tercapainya visi CEO dan
tujuan perusahaan (profit).
Bertanggung jawab terhadap jalannya operasional PT.CIGS
dan memastikan semua divisi yang berada dibawahnya berjalan
sesuai strategi yang diterapkan
Menciptakan team yang kuat serta perencanaan yang matang
(clear direction)
Mengadakan evaluasi terhadap kinerja divisi-divisi operasional
yang sudah berjalan maupun dalam penyelesaian
(montly evaluation).

6. Melaksanakan strategi yang disusun direktur operasional dan
membuat strategi-strategi yang lebih spesifik yang di
implementasikan di divisi yang sesuai dengan tujuan dari strategi
yang di susun direktur operasional dan berjalan sesuai dengan tujuan
Mengontrol/ mengevaluasi kinerja tiap tiap
kepala bagian
Memberikan masukan dan dukungan terhadap
masalah-masalah yang dihadapi kepala bagian
Membuat Strategi Jangka Menengah

7. Bertanggung jawab terhadap pelaksanaan Program-Program yang disusun
oleh kepala divisi,mengawasi setiap pelaksanaan kegiatan yang dipimpin
oleh koordinator-koordinator dan berkomunikasi dengan client
Membuat Perencanaan Jangka Pendek
Mengontrol SOP yang dijalankan
Memonitor dan mengelola SLA
Komunikasi Dan Koordinasi Dengan Client

8. Mengawasi, monitor, mengkoordinasikan mengenai aktifitas
operasional bagian ATM agar dapat berjalan dengan baik sesuai
dengan SLA yang di sepakati
Memastikan perlengkapan
yang dipakai berfungsi dengan baik
Membuat laporan penilaian dari
hasil kerja operasional control
Membantu Ops Control membuat
keputusan2 penting
Menginformasikan pelaksanaan
kerja pada direktur operasional
dan kadiv

9. Pihak yang bertanggung jawab terhadap penerimaan perintah/order dari client
(kecuali jasamarga & MDS)
Pihak yang bertugas untuk melakukan perencanaan dan juga pengaturan Pihak
yang melakukan perencanaan dan juga pengaturan,
Perencanaan akan aktifitas crew
Pengaturan jadwal ketibaan dan
keberangkatan pada lokasi berdasarkan
permintaan client
Menginformasikan pelaksanaan kerja
pada: vault, CRO, CIT admin,
pengawal, ops control, driver, ISU
Filling order

10. Pihak yang bertanggung jawab terhadap pengaturan schedule kasir HPT,
menyediakan perlengkapan kerja (dokumen dan ATK)
Bertugas mengawasi pelaksanaan kegiatan HPT
Membuat schedule kasir HPT
Filling semua dokumen/BA kasir HPT
Menyiapkan dan meng-input absensi untuk dilaporkan pada
HRD
Memberikan laporan setoran HPT pada pihak-pihak
yang terkait

11. Berwewenang untuk memonitoring pekerjaan operasional kontrol dan
bertugas membuatkan laporan akan kegiatan harian pada satu hari tertentu
pada Kasie maupun Kabag.
Memberikan laporan operasional CIT pada Kasei dan Kabag
CIT seperti memonitoring crew dilapangan terkait kendala dan
permintaan mendadak dari client
Memastikan pembagian crew sudah terpenuhi sesuai dengan
kebutuhan run
Meng-instruksikan pembagian/penambahan/cancel pick-up
pada team Operasional control CIT dengan
sepengetahuan Kasei CIT

12. Mengatur armada yang digunakan crew CIT
Memonitoring crew dilapangan (dengan melakukan kontak by phone maupun
pengawasan by GPS (global posisioning system)
Mengontak client yang memiliki schedule pick-up sore hari (BTN)
Mengatur/mengecek

13. membutuhkan cash untuk membiayai operasional harian (pembayaran
tol,parkir) yang semuanya itu dicatat dalam dokumen yang disebut Lembaran
Perjalanan Driver yang berisikan informasi perjalanan secara umum seperti
jumlah spare yang diberikan, waktu berangkat, waktu sampai dilokasi,biaya
parkir, jauhnya perjalanan (dalam km)nama crew dan pengawal yang
nantinya juga bisa digunakan untuk mengetahui absensi crew (selain dari
fingerprint) yang nantinya diserahkan pada HRD.
Dengan kata lain, tugas dari Admin Operasional adalah:
Merekapitulasi absensi crew CIT dan pengawal (Lembar Perjalanan Driver)
Pembayaran banlog dan kodal polisi (Lembaran Perjalanan Driver)
Membuat laporan pembayaran banlog dan kodal polisi dan laporan spare
pada finace( Lembaran Perjalanan Driver)
Membuatkan laporan absensi pada HRD (Lembaran Perjalanan Driver)
Menyiapkan spare( biaya operasional harian)

14. Merekap/meng-input seluruh TTP
Menyiapkan seluruh TTP yang sudah direkapitulasi
Menyiapkan print TTP untuk cash to cash bag jasamarga dan MDS
Menyiapkan distribusi perlengkapan crew CIT (seal tombak, seal paper, trip
sheet)
Memberikan laporan input TTP pada internal audit

15. Metode yang dalam pelaksanaannya mengharuskan pelaksana tugas
menghitung jumlah cash dengan detail (dengan menghitung
lembaran cash) yang nantinya harus sesuai dengan data yang tertera
dalam dokumen dan juga dalam perhitungan cash nya harus memiliki
saksi dari kedua belah pihak
Dengan kata lain menghitung secara detail cash merupakan SOP
bagi pelaksana tugas dan diperhatikan oleh kedua belah pihak (client
dan crew CIT

16. Metode yang dalam pelaksanaan kegiatannya mensyaratkan pelaksana tugas
untuk menghitung bundle cash dalam setiap traksaksinya, tanggung jawab yang
dibebankan pada pelaksana transaksi adalah perhitungan jumlah bundle yang
sesuai dengan data baik dari SPJ, validasi maupun TTP
Apabila terjadi kekurangan jumlah lembaran cash dalam setiap bundle bukan
menjadi tanggung jawab pelaksana tugas/crew untuk menggantinya , namun
pelaksana tugas/crew diharuskan bertanggung jawab jka terjadi kekurangan
dalam hal bundle cash
Dengan kata lain menghitung jumlah bundle cash dalam transaksi yang
menggunakan metode ini adalah SOP bagi pelaksana tugas.

17. Metode yang dalam pelaksanaan kegiatannya crew hanya
mengambil/membawa cash tanpa mengetahui (tidak menghitung lembaran
maupun bundle) apakah jumlah cash yang tertera pada dokumen sesuai dengan
fisik cash maupun bundle cash.
Dengan kata lain tugas dan tanggung-jawab crew CIT selesai ketika cash telah
sampai pada client tanpa harus perduli dengan kebenaran akan jumlah fisik
cash yang dibawa/ antarkan

18. Penerapan
Mengenai
Apa Yang
Harus
Dilakukan
Kapan Dimana Oleh Siapa
Standarisasi

19. a. Client mempersiapkan cash yang disusun berdasarkan denom
b. Crew CIT melaporkan kedatangannya pada client dan client diwajibkan
memeriksa ID crew CIT dan menyesuaikan dengan speciment untuk
memastikan bahwa yang bersangkutan benar dan masih bekerja untuk
PT.CIGS
c. Crew CIT melakukan peghitungan detail cash sesuai denom disaksikan oleh
client, jika tidak sesuai dengan perhitungan client maka akan dilakukan
penghitungan ulang oleh client sampai ditemukan kesepakatan (apakah
sepakat jumlah cash kurang maupun sepakat telah terjadi kesalahan
perhitungan baik dari client maupun crew CIT)
d. Jika ada cash yag dirasa meragukan ke-asliannya, maka crew CIT berhak
untuk meminta cash pengganti atau mengurangi jumlah setoran sesuai
dengan kesepakatan
e. Selanjutnya, crew CIT melakukan pengisian TTP dan client diwajibkan
melakukan pengecekan no bag, segel/seal dan juga data TTP yang di-input
crew CIT, hal ini dikarenakan akan memberi rasa keamanan bagi kedua belah
pihak
f. Client melakukan penanda tanganan TTP
g. Selanjutnya, 1 (satu) lembar copy TTP diberikan pada client sebagai tanda
bukti

20. a. Client mempersiapkan cash yang sudah di bundle sesuai dengan denom
b. Crew CIT melaporkan kedatangannya pada client, dan client diwajibkan
untuk memeriksa ID crew CIT dan menyesuaikan dengan speciment untuk
memastikan bahwa yang bersangkutan benar dan masih bekerja untuk
PT.CIGS
c. Crew CIT melakukan perhitungan bundle cash disaksikan oleh client, jika
jumlah bundle sesuai dengan keterangan/dokumen maka crew melakukan
pengisian data pada TTP yang berisikan informasi (Nomor bag, Nomor
segel/seal, Jumlah cash, Siapa yang menyerahkan cash (dari client), Siapa
yang menerima cash (dari crew CIT) Dari mana cash dan akan diantarkan
kemana
d. Setelah crew melakukan pengisian data pada TTP, client diharuskan
memeriksa kembali TTP (memastikan kebenaran data) sebelum kemudian
melakukan penanda tanganan dan pembubuhan stempel pada TTP
e. Ketika cash dimasukkan kedalam bag, client diharuskan ikut
menyaksikan, hal ini dilakukan untuk keamanan bagi kedua belah pihak
(PT.CIGS dan client)
f. Selanjutnya, 1 (satu) lembar copy TTP di berikan pada client sebagai tanda
bukti

21. a. Client mempersiapkan cash yang disusun berdasarkan denom
b. Crew CIT melaporkan kedatangannya pada client dan client diwajibkan
memeriksa ID crew CIT dan menyesuaikan dengan speciment untuk
memastikan bahwa yang bersangkutan benar dan masih bekerja untuk
PT.CIGS
c. Crew CIT memberikan bag, segel/seal dan TTP pada client dan client
memasukkan cash, melakukan penyegelan
d. Client mengisi TTP sesuai dengan data yang ada (no bag dan no segel/seal)
dan jumlah cash
e. Crew CIT memastikan kebenaran data yang di-input client (no bag, segel/seal)
dikarenakan jumlah fisik cash tidak diketahui oleh crew CIT, maka ke-absahan
data tentang jumlah nominal cash tidak penting bagi crew CIT
f. Selanjutnya, 1 (satu) lembar copy TTP diberikan pada client sebagai tanda bukti

27. Kendala
keterlambatan
keberangkatan
kebutuhan
bag
konsumsi bbm

28. Kurang
relevan
Sangat
relevan

32. “Vision without action is a fantacy, action without vision is
a random actifity “ (joel barker)