Jørn Kippersund: Ta kontroll over innboksen - få kontroll over livet. Om korleis du tek kontroll med informasjons- og oppgåvestraumen i jobbkvardagen: IT-forumkonferansen 2013, Balestrand

1. Jørn
Kippersund
IT-­‐forum
Sogn
og
Fjordane
onsdag
25.september
2013

3. Innbokskontroll,
definisjon:
-­‐
Få
meldinger
i
innboks,
kontroll
med
de
som
er
der

6. E+erre+elig,
definisjon:
-­‐ Gjøre
det
du
sier
du
skal
gjøre

13. EHerreHelighet
”En
leder
uten
innbokskontroll
er
en
dårlig
leder”
Bedre
ledelse,
s
79
(Ørjasæter,
Stenberg
Larsen,
Stang.
Cappelen
Damm,
2013)

14. Stress
tanken
på
uløste
oppgaver

19. Innbokskontroll,
definisjon:
-­‐
Få
meldinger
i
innboks,
kontroll
med
de
som
er
der

20. For
mange
oppgaver,
for
lite
9d?
1. Jobbe
mer
2. Mindre
9d
per
oppgave
3. Velge
vekk
oppgaver

21. For
mange
oppgaver,
for
lite
9d?
1. Jobbe
mer
2. Mindre
9d
per
oppgave
3. Velge
vekk
oppgaver

22. Tydelig
skille
mellom
uløste
og
løste
oppgaver
Minst
mulig
9d
per
oppgave

23. Tydelig
skille
mellom
uløste
og
løste
oppgaver
Minst
mulig
9d
per
oppgave

24. Hvor
har
du
dine
uløste
oppgaver?

25. Innboks, definisjon:
Samling uløste oppgaver
som blir liggende til du
aktivt tar de bort.

27. Trygg
innboks

28. Hvordan
innbokskontroll?
• Oppgavetenkning
• Unngå
utseGelse
• Unngå
avbrudd

29. Hvordan
innbokskontroll?
• Oppgavetenkning
• Unngå
utseGelse
• Unngå
avbrudd

30. Hver
e-­‐post
er
en
oppgave

32. Oppgave
eller
Referanse?

33. Oppgavemestring
-­‐
Florø
19.05.09
Landet
diH
trenge
MAIL

35. Oppgaveinformasjon
Krever
HANDLING
fra
deg
• Beholdes
i
innboksen
• Begrenset
mengde
• Alt
synlig
v/overblikk
Referanseinformasjon
Får
kanskje
BRUK
FOR
• Fjernes
fra
innboksen
• Uendelig
mengde
• Søkbar
MAIL

39. Hvordan
innbokskontroll?
• Oppgavetenkning
• Unngå
utseGelse
• Unngå
avbrudd

41. Forsvinner
oppgaven?

43. Blir
oppgaven
leGere
med
9den?

47. Hvordan
innbokskontroll?
• Oppgavetenkning
• Unngå
utseGelse
• Unngå
avbrudd

51. E-­‐post
er
for
vik9g
9l
å
håndtere
mens
du
egentlig
gjør
noe
annet

52. Skap
rom
for
å
jobbe
med
e-­‐post
og
bare
e-­‐post

53. Steng
e-­‐post
varsling
når
du
jobber
med
noe
annet

54.
E-­‐post
9der:
-­‐
kl
08
-­‐
kl
10
-­‐
kl
12
-­‐
kl
14
-­‐
kl
16

56. Hvordan
innbokskontroll?
• Oppgavetenkning
• Unngå
utseGelse
• Unngå
avbrudd

57. Quick-­‐fix
–
full
innboks
1. Lag
mappe
som
heter
”Gammel
innboks”
2. FlyH
alle
meldingene
fra
innboksen
og
over
al
”Gammel
innboks”
(disse
meldingen
er
ikke
borte!)
3. FlyH
albake
al
innboksen
de
meldingene
som
krever
handling
fra
deg
4. Fra
nå
av:
Kun
uløste
oppgaver
i
innboksen.
Arkiverte
meldinger
er
ikke
borte!
5. Gjør
oppgaver
uten
utseHelse

60. (quick-­‐fix)

62. Evaluering
hos
Miles,
et
½
år
eGer
Innføring
i
metoden

63. Unngå
avbrudd
–
på
organisasjonsnivå
• Enighet
om
responsad
på
e-­‐post
(neste
virkedag)
• Enighet
om
hastekanal
• Respekt
for
andres
innboks
(cc/bcc)
• Bruk
intraneHet
for
kunnskapsdeling

64. (quick-­‐fix)

65. (quick-­‐fix)
innbokskontroll