Kontroll med uløste oppgaver er sentralt for å unngå stress, og for å jobbe effektivt. Sikrest kontroll med uløste oppgaver får du ved å fjerne de løste oppgavene, i stedet for å fiske etter de uløste. Forstå hvilke av informasjonskanalene du omgir deg med der oppgaver blir liggende og som kan ses på som en innboks. Der kan du fjerne løste oppgaver, i stedet for å fiske uløste. Det gir både større oppgavesikkerhet, og mer tidseffektiv oppgavehåndtering. Med oversikt over dine uløste oppgaver, blir du også i stand til å velge hvilke oppgaver du skal prioritere. Fra sending til deling. Mindre støy, bedre kunnskapsdeling og prosjektflyt. Ved bruk av delingsplattformer i stedet for epost, åpnes kommunikasjonen opp og gjøres tilgjengelig kontekstuelt, i stedet for å bli låst inne hos enkeltmedlemmer i organisasjonen. Epost egner seg som varslingskanal, men ikke til formidling av originalinformasjon

1. Avento Ålesund
Ålesund, 19.oktober 2018
Jørn Kippersund
Fastlege, legevaktsjef, foredragsholder
Volda
www.innbokskontroll.no

2. 2007

3. 2011

4. Fastlege
Skiskyting
Lokallagsleder - HEF
Nettredaktør
Tillitsvalgt
Legevaktsjef
17.Mai komité
Slektstreff
3-barns far

7. 2. Oppgavene blir for mange, 55 %.
1. Rekker ikke å gjøre en så bra
innsats som jeg ønsker, 57 %.
11. Oppgavene er for vanskelige, 13 %
12. Klientene klager, 11 %

8. Stress
tanken på uløste
oppgaver

11. Hodet:
Løse oppgaver,
ikke huske på
Unødig system 2-bruk!

12. - Alt du gjør
er prosjekt
Scott Belsky
(forfatter av Making Ideas Happen)

13. ARBEIDSPLATTFORM
Oppgaver
= uløst
Verktøy
= løst

14. For mange oppgaver,
for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver

16. Hvordan kommer oppgavene til deg?

17. Til innboks
Nyhets-strøm
Blir liggende!
Blir borte!
(men er stort sett fortsatt tilgjengelig!)
Er tilgjengelig!
Referanseinfo

18. Innboks, definisjon:
Samling uløste oppgaver som
blir liggende,
men kan fjernes / aktivt merkes

19. Nyhets-strøm, definisjon:
Samling uløste oppgaver som
blir borte
etter en tid

20. Referanseinfo, definisjon:
Informasjon du
kanskje får bruk for
en eller annen gang

23. Til innboks
Nyhets-strøm
Sikrere
håndtering
Når over mer

24. E-post ulik en tradisjonell innboks?

28. Nyhets-strøm
Arkiv
Blir borte!

29. Hva gjør e-post til en spesiell kanal?
• Viktig og uviktig i salig blanding
• Foretrukken kanal ”om man skal være sikker
på å nå alle”
• Ekstremt volum
• Ekstrem tilgjengelighet
”Innboksen stresser meg ikke, men jobben
stresser meg”

31. Enig/uenig?
I e-postens innboks fins det
forpliktende oppgaver

32. Etterrettelig, definisjon:
- Gjøre det du sier du skal gjøre
- Svare når du bør
- At ting ikke

33. Etterrettelighet
”En leder uten innbokskontroll
er en dårlig leder”
Bedre ledelse, s 79
(Ørjasæter, Stenberg Larsen, Stang. Cappelen Damm,
2013)

34. skille uløst fra løst

35. skille ulest fra lest?

37. fiske uløste
(= den må jeg følge opp)
eller
fjerne løste

38. Ulest
Stjerne
Flagg
Mappe
Liste

39. fiske uløste
(= den må jeg følge opp)
eller
fjerne løste
(= den er jeg ferdig med)

41. fjerne løstefiske uløste

42. fisker uløste
har fjernet løste
2
0 1
1

43. Enig/uenig?
Sikrest oversikt over de uløste
oppgavene, oppnås ved å fjerne
de løste oppgavene

46. Innbokskontroll, definisjon:
- Få meldinger i innboks, kontroll
med de som er der

47. For mange oppgaver,
for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
2. Mindre tid per oppgave

48. Man Tir Ons Tor Fre

49. Man Tir Ons Tor Fre

52. For mange oppgaver,
for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
2. Mindre tid per oppgave

53. fjerne løste
vs
fiske uløste

54. For mange oppgaver,
for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
2. Mindre tid per oppgave
3. Jobbe mer

55. Jobbe mer?

56. For mange oppgaver,
for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
2. Mindre tid per oppgave
3. Jobbe mer

57. Hvorfor innbokskontroll?
• Skille uløste/løste oppgaver
– Unngå at oppgaver glipper
– Riktigere fokus og prioriteringer
• Bedre tidsbruk,
– Mindre tid per oppgave
– Unngå dobbeltarbeid for deg og
andre

58. Hvordan
innbokskontroll?
- oppgavetenkning
- unngå utsettelse
- unngå avbrudd
- del

59. Hver e-post er
en oppgave

60. Hver e-post er en
oppgave. Oppgaven er
veldig ofte
å slette eller arkivere

61. Handling
eller
Referanse?

62. ARBEIDSPLATTFORM
Oppgaver
i innboksen
= handling
Verktøy = det
du har gjort
og kanskje
får bruk for
= arkiv
= referanse

63. Oppgavemestring - Florø 19.05.09
Landet ditt trengeMAIL

65. Handlings-informasjon
Krever HANDLING fra deg
• Beholdes i innboksen
• Begrenset mengde
• Alt synlig v/overblikk
Referanseinformasjon
Får kanskje BRUK FOR
• Fjernes fra innboksen
• Uendelig mengde
• Søkbar
MAIL

66. Referanse /
Handling
Referanse
Handling

67. Hvor skal vi lagre
informasjonen??

68. Tilføre verdi

69. Tilføre verdi

70. ARBEIDSPLATTFORM
Oppgaver Verktøy

71. ARBEIDSPLATTFORM
Overblikk
Innboks
Søk
Arkiv

72. System 1
vs
System 2
(Daniel Kahneman)

73. System 1 vs System 2
-Ta stilling til arkivering
- krever system 2-
ressurser

74. Rasjonell arkivering
-Mapper
-fravær av mapper?
-Prosjektorganisering
-Kategorier??

75. HURTIGTASTER

76. System 1 vs System 2
-Flytte mus, tenke
plassering
-> krever system 2-
ressurser

79. Outlooks egne hurtigtaster – forslag:
Send. Ctrl+Enter
Svar på melding Ctrl+R
Svar til alle Ctrl+Shift+R
Flytt en melding Ctrl+Shift+V
Videresend en melding Ctrl+F
Ny melding (når i mail) Ctrl+N
Finn en melding / gå til søkefelt Ctrl+E
Angre Ctrl+Z
Avansert søk Ctrl+Shift+F
Stor liste med hurtigtaster på
www.bit.ly/hurtigtasteroutlook

80. Hver e-post
som havner i innboksen
er en oppgave.
Oppgaven er veldig ofte
å slette eller arkivere

81. Filtrér
-Automatisk
-Manuelt

83. Varsel eller
originalinformasjon?

84. I N B O X
Varsel
Original-informasjon

85. Enig/uenig?
I e-postens innboks fins det
forpliktende oppgaver

86. Enig/uenig?
Sikrest oversikt over de uløste
oppgavene, oppnås ved å fjerne
de løste oppgavene

87. Tøm innboksen!

88. Quick-fix – full innboks
1. Lag mappe som heter ”Arkiv”
2. Flytt alle meldingene fra innboksen og over til
”Arkiv”
3. Flytt tilbake til innboksen de meldingene du
vil følge opp med handling
4. Fra nå av: Kun uløste oppgaver i innboksen.

89. Handling?
Får bruk for?
Varsel eller
originalinfo

90. (Slide lånt fra
Hans-Petter Nygård Hansen)

91. Hvor gjør jeg av informasjonen når jeg er ferdig
med den?
– sletter?
– arkiverer?
– videresender?
– deler?

92. Hvordan
innbokskontroll?
- oppgavetenkning
- unngå utsettelse
- unngå avbrudd
- del

94. Forsvinner?

95. Lettere med
tiden?

98. Neste skritt

101. ”Jamen det blir bare for
mange e-poster”
Å ikke håndtere – er også en håndtering
Bevisst eller ubevisst valg?
Sletter du noen, blir de gjenværende mer
verdifulle

102. Hvordan
innbokskontroll?
- oppgavetenkning
- unngå utsettelse
- unngå avbrudd
- del

103. 8:00
12:00
16:00
@
@@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@

104. Oppgave
Platåfase
Energiogbegeistring
Tid Modifisert etter Scott Belsky,
Making Ideas Happen
Penguin Books, 2010
Ferdig!!

105. Platåfase
Energiogbegeistring
Tid Modifisert etter Scott Belsky,
Making Ideas Happen
Penguin Books, 2010
Oppgave Oppgave nr 2
?

106. K o n t e k s t b y t t e
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

107. Løsning – større skrivebord?

108. Mange oppgaver på
arbeidsflaten =
mange
kontekstbytter

109. 8:00
12:00
16:00
@
@@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@

110. E-post er for viktig til
å håndtere mens du
egentlig gjør noe
annet

111. Skap rom for å
jobbe med e-post
og bare e-post

112. Steng epost-
varsling når du
jobber med noe
annet

117. System 1 vs System 2
- Å aktivt la være å
sjekke - krever
system 2-ressurser

118. 8:00
12:00
16:00
@
@@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@

119. 8:00
12:00
16:00
@@
@@
@
@
@@
@
@@ @ @
@ @ @
@ @ @
@ @@

120. 8:00
12:00
16:00
@@
@@ @
@
@@ @ @
@ @ @
@ @ @@@@
@ @

121. 8:00
12:00
16:00
@@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@

123. Innbokskontroll ≠
-svare på alt
- svare med én gang

126. Evaluering hos Miles, ½ år etter
innføring i innbokskontroll

127. Hvordan
innbokskontroll?
- oppgavetenkning
- unngå utsettelse
- unngå avbrudd
- del

128. Sende eller dele?

129. KONTEKSTUELL INFORMASJON
VS
KOPISYKEN

133. KONTEKSTUELL INFORMASJON
Informasjon tilgjengelig
• der den trengs
• når den trengs
• for personen(e) som trenger den

134. Your inbox is your castle!
I N B O X

137. Hva har vi i midten??

138. E-post
Smartsheets E-postE-post
E-post
G-drive/
Dropbox
Slack
Kalender

142. sende dele

143. Deling, fordeler
• Den som deler, får tanken ut av hodet – beholder
fokus
• Den (kanskje samme person) har oppgavene
tilgjengelige i riktig kontekst når oppgaven skal
løses. Kollega slipper å spørre, du slipper å bli
avbrutt
• Data skrives inn bare én gang, mulighet for feil
blir langt mindre, og vi unngår dobbeltarbeid
Konklusjon: Deling gir mindre støy, mer fokus

144. Deling, eksempler
• Prosjektdokument, arrangement
• Vaktliste, leger
• Pasientjournal
• Agendadokument, faste møter
• Kalender
• CRM-verktøy

145. CRM
Gunda
Tom
Jeg setter alle telefoner
over til Tom uten å gidde å
sjekke CRM-systemet, for
jeg vet fra før at han aldri
skriver noe inn der
Jeg gidder ikke skrive noe
inn i CRM-systemet, for
Gunda sjekker det aldri, så
jeg får alle telefoner til meg
uansett

146. sende dele

147. 1:1-teknologi
sosial
delingsteknologi

148. Handling?
Får bruk for?
Varsel eller
originalinfo Lettere for mottager å
håndtere et varsel enn
originalinformasjon!

150. Deler eller sender jeg?
Hvor søkbar gjør jeg informasjonen?
Sender jeg varsel eller originalinformasjon?

151. Kalender – gjøre en avtale
Hvor mye verdi tilfører vi organisasjonen når vi
skriver inn avtalen?

155. Møteplanlegging
Noen vil ta opp noe på det faste møte. Sende til
leder som da må overta ansvaret for å huske
dette, eller skrive det direkte inn (dele
kontekstuelt) i møteagenda?

157. Varsel

158. Hva er i midten hos oss?
- I dag?
Hvordan bruker vi
fellesverktøyene?

159. Hva er i midten hos oss?
- I fremtiden?
Hva kan bli bedre vedr. deling
hos oss?

160. Kanalforståelse
• Originalinformasjon/sluttprodukt
(arbeidsplattform)
• Varslingskanal (e-post?)
• Diskusjon/spørsmål (sosialt intranett)

161. Long-fix – full innboks
1. Ikke sjekk en innboks uten at du også er i
modus til å faktisk håndtere oppgavene der –
unngå utsettelse
2. Eldste først som triks
3. Benytt evt. bonus-mappe
4. Pågående prosjekt – trenger kanskje bare én
melding (”dult”) i innboksen, resten i
prosjektmappe

162. Gruppeoppgaver Avento

163. Epost-kultur
• Individuell håndtering?
– Innbokskontroll?
– Dult – frem i tid?
– Slutthåndtering – delt?
• Felleskulturen?
– Bruk av kopi
– Bruk av emnefelt (relevans, søkbarhet, gamle tråder?)
– Chat-funksjon?
– Vedlegg eller deling?
– Respons-tid – forventning?

164. Hurtigtaster
Hvilke bruker du? Hvilke fins? Skjulte skatter?
(ctrl + l i chrome - eksempel)
• Epost-program
• Andre program

165. Fokus
• Individuelt
– Hva lar du deg avbryte av? Virkelig?!!!
– Tekniske muligheter (freedom.to, andre?)
– Atferd – inkl. innstillinger på mobil
– Individuell foksutid?
• Organisasjon
– Responsforventning?
– Hva er hastekanal? Alle? Virkelig?
– Felles fokustid? Fokusfredag?

166. Deling
• Bruker vi riktige delingsplattformer?
• Gjør vi informasjonen søkbar?
• Stoler vi på at kontekstuell plassering duger?
• Bevissthet på varsling vs. originalinformasjon
• Kanalforståelse
– Varsling
– Hastekanal
– Diskusjoner/spørsmål
– Prosjekt

167. facebook.com/
innbokskontroll
(quick-fix)