Personlig mestring av oppgave- og informasjonsstrøm

1. Sykehusapotekene, Helse Sør-Øst
Oslo, 2.september 2015
Jørn Kippersund
Allmennlege, foredragsholder, legevaktsjef
Volda/Ålesund
www.innbokskontroll.no

3. 2. Når oppgavene blir for mange, 55 prosent.
1. Når jeg ikke rekker å gjøre en så bra
innsats som jeg ønsker, 57 prosent.
11. Når oppgavene er for vanskelige, 13 %
12. Når klientene klager, 11 %

4. For mange oppgaver,
for lite tid?

5. Fastlege
Ektefelle
Skiskyting
Lokallagsleder - HEF
Nettredaktør
Tillitsvalgt
Nattlegevaktsjef
17.Mai komité
Slektstreff
3-barns far

6. Stress
tanken på uløste
oppgaver

9. For mange oppgaver,
for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver

11. - Alt du gjør er
prosjekt
Scott Belsky
(forfatter av ”Making Ideas Happen”)

12. ARBEIDSPLATTFORM
Oppgaver Verktøy

15. Hvor tar du vare på
dine uløste
oppgaver?

16. ARBEIDSPLATTFORM
Oppgaver
= uløst
Verktøy
= løst

17. ARBEIDSPLATTFORM
Oppgaver
= uløst
= innboks
Verktøy
= løst
= referanse

18. ARBEIDSPLATTFORM
Oppgaver
= uløst
= innboks
Verktøy
= løst
= referanse

19. ARBEIDSPLATTFORM
Oppgaver
= uløst
= innboks
Verktøy
= løst
= referanse
= arkiv

20. ARBEIDSPLATTFORM
Innboks Arkiv

21. Innboks, definisjon:
Samling uløste oppgaver der
• oppgaver blir liggende til de aktivt
fjernes / merkes
• oppgaver kan fjernes / aktivt
merkes

30. Primærinnboks
- Dekkes av dine daglige vaner

31. Spesial-
/prosjektinnbok
s
-Dult eller varsel
nødvendig

34. Nyhets-strøm, definisjon:
Samling uløste oppgaver der
• oppgaver blir borte etter en tid med
mindre du aktivt plukker dem
opp/merker dem

35. Til innboks
Nyhets-strøm
Referanseinfo

36. ARBEIDSPLATTFORM
Innboks Arkiv

42. Innboks, definisjon:
Samling uløste oppgaver der
• oppgaver blir liggende til de aktivt
fjernes / merkes
• oppgaver kan fjernes / aktivt
merkes

44. Nyhets-strøm
Arkiv

45. Hvorfor
innbokskontroll?
Hva er
innbokskontroll?
Hvordan
innbokskontroll?

46. Hva er
innbokskontroll?
Få meldinger i
innboks, kontroll
med de som er der

47. Innbokskontroll, definisjon:
- Få meldinger i innboks, kontroll
med de som er der

49. Hvorfor
innbokskontroll?
- mer etterrettelig
- mindre stress -
mindre tid på
e-post

50. Etterrettelig, definisjon:
- Gjøre det du sier du skal gjøre
- Svare når du bør
- At ting ikke

52. skille uløst fra løst

53. skille uløst fra løst

54. skille ulest fra lest

56. fiske uløste
eller
fjerne løste

57. fiske uløste
(= den må jeg følge opp)
eller
fjerne løste

58. fiske uløste
(= den må jeg følge opp)
eller
fjerne løste
(= den er jeg ferdig med)

59. Ulest
Stjerne
Flagg
Mappe
Liste

60. den må jeg følge opp
eller
den er jeg ferdig med

62. den må jeg følge opp
eller
den er jeg ferdig med

63. fjerne løstefiske uløste

64. fisker uløste
har fjernet løste
2
0 1
1

70. Innbokskontroll, definisjon:
- Få meldinger i innboks, kontroll
med de som er der

71. For mange oppgaver,
for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
2. Mindre tid per oppgave

76. For mange oppgaver,
for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
2. Mindre tid per oppgave

77. fjerne løste
vs
fiske uløste

78. For mange oppgaver,
for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
2. Mindre tid per oppgave
3. Jobbe mer

79. Jobbe mer?

80. Jobbe mer?

81. For mange oppgaver,
for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
2. Mindre tid per oppgave
3. Jobbe mer

82. Hvorfor innbokskontroll?
• Skille uløste/løste oppgaver
– Unngå at oppgaver glipper
– Riktigere fokus og prioriteringer
• Bedre tidsbruk,
– Mindre tid per oppgave
– Unngå dobbeltarbeid for deg og
andre

83. Hvordan
innbokskontroll?
- oppgavetenkning
- unngå utsettelse
- unngå avbrudd
- del

84. Hver e-post er
en oppgave

85. Hver e-post er en
oppgave. Oppgaven er
veldig ofte
å slette eller arkivere

86. Hver e-post
som havner i innboksen
er en oppgave.
Oppgaven er veldig ofte
å slette eller arkivere

87. Hver e-post er
en oppgave

89. Handling
eller
Referanse?

90. Oppgavemestring - Florø 19.05.09
Landet ditt trengeMAIL

92. Handlings-informasjon
Krever HANDLING fra deg
• Beholdes i innboksen
• Begrenset mengde
• Alt synlig v/overblikk
Referanseinformasjon
Får kanskje BRUK FOR
• Fjernes fra innboksen
• Uendelig mengde
• Søkbar
MAIL

93. Referanse /
Handling
Referanse
Handling

94. Hvor skal vi lagre
informasjonen??

95. ARBEIDSPLATTFORM
Overblikk
Innboks
Søk
Arkiv

96. Varsel eller
originalinformasjon?

98. Kreves
handling?
Info jeg får
bruk for?
Orginalinfo
eller varsel?

100. sende dele

101. 1:1-teknologi sosial teknologi

103. Hvordan
innbokskontroll?
- oppgavetenkning
- unngå utsettelse
- unngå avbrudd
- del

106. Forsvinner oppgaven?

107. Blir oppgaven lettere med tiden?

111. ”Jamen det blir bare for
mange e-poster”
Å ikke håndtere – er også en
håndtering
Bevisst eller ubevisst valg?

112. Hvordan
innbokskontroll?
- oppgavetenkning
- unngå utsettelse
- unngå avbrudd
- del

117. Kontekstbytte
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

118. Kontekstbytte
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

119. E-post er for viktig til
å håndtere mens du
egentlig gjør noe
annet

120. Skap rom for å
jobbe med e-post
og bare e-post

121. Steng epost-
varsling når du
jobber med noe
annet

122. 8:00
12:00
16:00
@
@@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@

123. 8:00
12:00
16:00
@@
@@
@
@
@@
@
@@ @ @
@ @ @
@ @ @
@ @@

124. 8:00
12:00
16:00
@@
@@ @
@
@@ @ @
@ @ @
@ @ @@@@
@ @

125. 8:00
12:00
16:00
@
@@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@

127. Innbokskontroll ≠
-svare på alt
- svare med én gang

128. Fokus?
Kortjobbing - responsivt
• Rutineoppgaver
– Kjappe svar
– Fiksing
= DRIFT
Langjobbing - proaktivt
• Fordypning
– Langlesing
– Langskriving
= INVESTERINGER OG
GRUNNLEGGENDE
VEDLIKEHOLD

130. Responsivt eller proaktivt?
Ja takk, begge deler!
Balanse!

132. Enig/uenig?
I e-postens innboks fins det
forpliktende oppgaver

133. Enig/uenig?
Sikrest oversikt over de uløste
oppgavene, oppnås ved å fjerne
de løste oppgavene

134. Tøm innboksen!

135. Quick-fix – full innboks
1. Lag mappe som heter ”Arkiv”
2. Flytt alle meldingene fra innboksen og over til
”Arkiv”
3. Flytt tilbake til innboksen de meldingene du
vil følge opp med handling
4. Fra nå av: Kun uløste oppgaver i innboksen.
5. Gjør oppgaver uten utsettelse

136. Enig/uenig?
Vi kan ikke løse mer enn en
refleksjonskrevende oppgave av
gangen

137. Enig/uenig?
Hvert bytte mellom ulike
kontekster for oppgaveløsning
koster tid og energi

138. 8:00
12:00
16:00
@@
@@
@
@
@@
@
@@ @ @
@ @ @
@ @ @
@ @@

140. Evaluering hos Miles, ½ år etter
innføring i innbokskontroll

141. Ta med hjem
- Identifiser dine innbokser
- Tilstreb å holde oversikten over uløste oppgaver
der ved å fjerne de løste oppgavene
- Vær mest mulig tidseffektiv ved å løse oppgavene
helt ferdig ved første gangs håndtering

142. facebook.com/i
nnbokskontroll
(quick-fix)