In dit document staat beschreven wat de mogelijkheden zijn rondom de management rapportages voor informele zorg vanuit de Qsuite.

1. Bijlage bij de implementatie Qsuite Pagina 1 van 8
Rapportages en stuurinformatie:
Wat zijn de mogelijkheden?
Versie: 3.0.
Datum: 18 maart 2016
Inleiding
De Qsuite is een totaaloplossing. Een totaaloplossing is natuurlijk niet compleet zonder goede
rapportages en zonder goede stuurinformatie.
Qsuite ondersteunt bij de uitvoering van de processen in de organisatie. Werkendeweg worden zo –
vaak zelfs ongemerkt – gegevens geregistreerd. De Qsuite gebruikt deze geregistreerde gegevens
vervolgens om de resultaten weer terug te geven aan de organisatie. Dat kan in veel verschillende
varianten en verschijningsvormen zijn: van platte geregistreerde gegevens tot en met een volledig
kompas: met duiding in kleur van de mate waarin er zicht is op de klant (de burger), greep op de
organisatie en ruimte om te ondernemen én nog meer maatschappelijke meerwaarde toe te voegen.
In dit document lichten we de verschillende mogelijkheden toe.

2. Bijlage bij de implementatie Qsuite Pagina 2 van 8
Uitgangspunten en filosofie
Geregistreerde gegevens in de Qsuite zijn behulpzaam bij het krijgen van goede interne
stuurinformatie (voor een goede greep op de organisatie) en een goede externe verantwoording
(zodat er aantoonbaar aan de doelstellingen van alle betrokken wordt voldaan, daarop wordt
gerapporteerd en er zo ruimte ontstaat om in gezamenlijkheid te ondernemen).
De rapportages moeten daarom ook altijd aansluiten op de lokale en maatschappelijke doelstellingen
van de gemeente en van andere stakeholders. Dit in relatie tot de doelstellingen van bijvoorbeeld de
WMO en de Jeugdwet.
De burger is hierbij het uitgangspunt. De burger binnen zijn of haar eigen netwerk en uitgaande van
eigen kracht, zijn of haar informele netwerken waar mogelijk en formele ondersteuning waar
noodzakelijk. Het gaat hier om de burger die onderdeel is van zijn of haar wijk, die streeft naar
autonomie, participatie, zelfstandigheid en integratie, maar die daar wel soms meer of minder hulp bij
nodig heeft.
De burger kan hierbij uiteraard een volwassene, een senior of een kind of jeugdige zijn, die op één of
meerdere leefgebieden zelf een beperking heeft, zorgt voor een naaste óf gewoon even een handje
hulp kan gebruiken.
Op veel verschillende manieren kunnen de gegevens
gebruikt worden voor interne stuurinformatie en voor
externe verantwoording. Van gewoon feitelijke aantallen tot
en met het rapporteren op uitkomsten in relatie tot vooraf
gestelde doelen.
Wanneer we de geregistreerde gegevens afzetten tegen
deze gestelde doelen ten aanzien van die burger, dán
ontstaat er een ‘kompas’. Dit kompas wijst uit – door
verkeerslichtkleuren – naar deze burger én naar de
maatschappelijke opdracht van de organisatie.
Deze uitgangspunten zijn gebaseerd op het door de Raad voor Accreditatie geaccepteerde
Improvement Model. Dit denkmodel helpt andersom te denken: de burger leidend en de organisatie
volgend.

3. Bijlage bij de implementatie Qsuite Pagina 3 van 8
Verschillende mogelijkheden
Het doel van de rapportages in de Qsuite is: een goede set aan gegevens die richting en duiding
geven. Om zo optimaal intern te sturen, extern te verantwoorden, maar ook te anticiperen op de
landelijke maatschappelijke ontwikkelingen ten aanzien van zelfstandigheid (eigen kracht), participatie
en integratie.
In de Qsuite zijn er veel wegen die naar Rome leiden en daarom veel verschillende varianten
denkbaar. Doorgaans kunnen we de volgende fasen in de opbouw van de rapportages
onderscheiden:
Fase 1 Communicatie
Om de processen goed uit te kunnen voeren, moet er informatie verstrekt kunnen
worden aan klanten, medewerkers, vrijwilligers en andere relaties. Uit de Qsuite moet
de informatie kunnen worden gegenereerd. De juiste lijstjes op het juiste moment.
Om bijvoorbeeld nieuwsbrieven te kunnen zenden. In deze fase ontsluiten we de
gegevens die hiervoor nodig zijn.
Fase 2 Benodigde inzet medewerkers om de diensten uit te voeren (in relatie tot de
budgetten)
Organisaties passen deze manier al toe. Niet altijd hanteert men hier rapportages
over. Verschillende organisaties maken hierin andere keuzes. Van de hoeveelheid
inzet in relatie tot de gemiddelde duur van een product tot en met een gedetailleerde
urenregistratie. In de Qsuite is het mogelijk om al deze varianten toe te passen, al nar
gelang de behoefte aan sturing en verantwoording van de organisatie in deze.
Fase 3 Uitgevoerde diensten in aantallen, waaruit blijkt in welke mate er van de
diensten gebruik wordt gemaakt
Organisaties passen deze manier al toe. De interne sturing en externe
verantwoording worden vaak op basis hiervan op dit moment vorm gegeven. De
gegevens over het aantallen klanten (hulpvragers en mantelzorgers), het aantal
vrijwilligers, de aantallen bezoeken, de aantallen inzetten en matches en het aantal
bezoeken aan de georganiseerde groepsactiviteiten geven een goed beeld van de
behoefte aan de dienstverlening van de organisatie.
Deze gegevens over aantallen worden per periode (maand, kwartaal, jaar)
gepresenteerd.
De aantallen worden aangevuld met de gegevens over de belangrijkste inhoudelijke
indicatoren, zoals de aard van de hulpvragen, de wijze van aanmelden en de reden
van beëindigingen
Fase 4 Uitgevoerde diensten in aantallen in relatie tot de behaalde uitkomsten
De volgende stap is om de aantallen te gaan combineren van de uitkomsten en
resultaten van de dienstverlening. Door periodiek een startmeting te herhalen,
ontstaat er zicht op het verloop van de uitkomsten. Deze uitkomsten ontstaan door
metingen op bijvoorbeeld thema’s als belasting, ervaren kwaliteit van leven,
participatie en zelfstandigheid, risicobeheersing en veiligheid. Een organisatie kan de
eigen thema’s kiezen en bijvoorbeeld per type klant vaststellen welke metingen op
welk moment gedaan worden. Metingen kunnen in eerste instantie door de
medewerker van de organisatie worden ingevuld naar aanleiding van een gesprek
met de klant. Het is ook mogelijk om de klant (de burger) zelf de eigen input te laten
leveren.
Fase 5 Uitgevoerde diensten in aantallen in relatie tot de behaalde uitkomsten én de
benodigde kosten
Door in de volgende fase de link te leggen tussen de uitkomsten van de
dienstverlening en de kosten, wordt het mogelijk om zicht te krijgen op ‘de beste
dienstverlening voor de beste prijs’. Zo krijg je zicht op de best-practices en kan je
van daaruit kennis met elkaar delen.

4. Bijlage bij de implementatie Qsuite Pagina 4 van 8
Fase 6 Uitgevoerde diensten in aantallen in relatie tot de behaalde uitkomsten én de
benodigde kosten, afgezet tegen vooraf vastgestelde doelen op uitkomsten
In de laatste fase komt er nog één ding bij: een doelstelling. Wanneer er gedurende
een periode meten van uitkomsten, ontstaat er zicht op wat er mogelijk en ook
haalbaar is. Dan is het interessant om met elkaar doelen vast te stellen. De
resultaten die dan behaald worden (zowel in uitkomsten als in kosten, dus kwalitatief
en kwantitatief) kan je afzetten tegen de doelen die vooraf gesteld zijn. Hierbij kan
dan ook het verloop over de tijd heen zichtbaar worden.
Het dashboard
In deze laatste fase worden uitkomsten tegen de doelen afgezet. Dan ontstaat er een percentage en
een verkeerslichtkleur. Het percentage en de kleur wijzen de voortgang aan. Iedere organisatie
bepaalt zelf – en bij voorkeur in gezamenlijkheid met de stakeholders – welke onderwerpen relevant
zijn. Naar aanleiding van de eigen voorkeur kunnen onderdelen aan- en uitgezet worden.
De onderdelen die zichtbaar zijn in dit dashboard kunnen ‘uitgeklapt’. Zo kan er ingezoomd worden op
de indicatoren die met elkaar samen een onderwerp vullen.

5. Bijlage bij de implementatie Qsuite Pagina 5 van 8
Indicatoren en rapportages
Een organisatie kan het Improvement Dashboard gebruiken in fase 5, maar uiteraard ook alle andere
vormen van rapportages. Deze rapportages worden opgebouwd aan de hand van de hieronder
genoemde indicatoren. Aantallen en grafieken laten de resultaten zien. Per onderwerp, per periode, of
over verschillende perioden heen, zodat trends zichtbaar worden. Iedere organisatie stelt de eigen set
samen, en kan deze op ieder moment uitbreiden of aanpassen.
Bij het samenstellen van de rapportages kan de keuze worden gemaakt uit de volgende onderdelen:
Fase 1 Benodigde informatie om de processen goed uit te kunnen voeren
1 Om de processen goed uit te kunnen voeren, moet er informatie verstrekt kunnen worden aan
klanten, medewerkers, vrijwilligers en andere relaties. Uit de Qsuite moet de informatie kunnen
worden gegenereerd. De juiste lijstjes op het juiste moment.
Naast kale lijsten, kan ook deze informatie van meerwaarde zijn wanneer we ook het verloop
van de gegevens laten zien, of belangrijke kengetallen opleveren, zoals bijvoorbeeld het aantal
inschrijvingen op de digitale nieuwsbrief per maand enzovoorts.
Denk hierbij aan de volgende onderdelen:
-Namen en mailadressen van personen die zich ingeschreven op de nieuwsbrief
-Namen en mailadressen van organisaties die zich ingeschreven op de nieuwsbrief
-Namen en andere gegevens van personen die zich opgegeven hebben voor een actie, zoals
de mantelzorgwaardering.
2 Persoonlijke informatie
1.2.1. Overzicht verjaardagen per medewerker/vrijwilliger
1.2.2. Overzicht vrijwilliger per klant
Fase 2 Benodigde inzet medewerkers om de diensten uit te voeren (in relatie tot de budgetten)

6. Bijlage bij de implementatie Qsuite Pagina 6 van 8
1 Aantallen geregistreerde uren
2.1.1. Aantal geleverde en geregistreerde uren versus contractafspraken met financiers
2.1.2. Aantal geleverde en geregistreerde uren in relatie tot de projectplanningen
2.1.3. Aantal geleverde en geregistreerde uren versus contracturen
2.1.4. Aantal geleverde en geregistreerde uren directe tijd versus indirecte tijd
2.1.5. Percentage verzuim
2.1.6. Aantal uren opgenomen verlof
Fase 3 Uitgevoerde diensten in aantallen waarin er gebruik wordt gemaakt van de diensten
1 Aantallen klanten (mantelzorgers en hulpvragers) per periode per regio / gemeente
3.1.1. Totalen
3.1.2. Nieuw ingeschreven
3.1.3. Wijze van eerste contact
3.1.4. Uitgeschreven
3.1.5. Reden afsluiting
2 Inhoudelijke gegevens klanten
3.2.1. Verdeling naar geslacht
3.2.2. Verdeling naar leeftijdsgroepen
3.2.3. Verdeling naar aard van de hulpvraag (grondslagen)
3.2.4. Nieuw ingeschreven
3.2.5. Wijze van eerste contact
3.2.6. Uitgeschreven
3.2.7. Reden afsluiting
3 Aantallen vrijwilligers per type vrijwilliger per periode per regio / gemeente
3.3.1. Totalen (per vandaag of per anderen periode), in totaal of per functie/rol/soort vrijwilliger
3.3.2. Nieuw ingeschreven per periode
3.3.3. Wijze van eerste contact
3.3.4. Uitgeschreven per periode
3.3.5. Gekoppeld per periode
3.3.6. Ontkoppeld per periode
3.3.7. Wachtlijst per periode (op basis van een status van een dossier)
3.3.8. Andere statussen van dossiers per periode
3.3.9. Reden afsluiting
4 Aantallen inzetten / matches per periode per regio / gemeente
3.4.1. Aantallen inzetten per periode per categorie en in totaal
3.4.2. Aantallen nieuwe inzetten per periode per categorie en in totaal
3.4.3. Tijdsduur in dagen tot eerste inzet per hulpvrager
3.4.4. Tijdsduur in dagen tussen inzet en beëindiging inzet per hulpvrager
3.4.5. Tijdsduur in dagen per hulpvrager van eerste inzet tot laatste afsluiting per hulpvrager
3.4.6. Tijdsduur in dagen tot eerste inzet per vrijwilliger
3.4.7. Tijdsduur in dagen tussen inzet en beëindiging inzet per vrijwilliger
3.4.8. Tijdsduur in dagen per hulpvrager van eerste inzet tot laatste afsluiting per vrijwilliger
3.4.9. Tijdsduur in dagen van afsluiting inzet tot volgende inzet
3.4.10. Tijdsduur in dagen van de totale inzet in een periode (actieve inzet)
3.4.11. Aantallen beëindigingen succesvol
3.4.12. Aantallen beëindigingen niet voorzien
3.4.13. Redenen beëindiging niet voorzien
3.4.14. Aantallen openstaande hulpvragen per periode (totaal)
3.4.15. Aantallen openstaande hulpvragen per periode (wachtlijst, waarbij geen andere inzet is)
3.4.16. Aantallen hulpvragers zonder inzet per periode (wachtlijst, met deels een andere inzet)
3.4.17. Aantallen hulpvragers zonder inzet per periode (wachtlijst, met in het geheel geen
andere inzet)
3.4.18. Aantallen openstaande uren hulpvragen per periode, zonder andere inzet (wachtlijst)
3.4.19. Aantallen openstaande uren hulpvragen per periode, met al wel een andere inzet
(deels wachtlijst)
3.4.20. Aantallen vrijwilligers met inzet per periode (volledig ingezet en deels ingezet)
3.4.21. Aantallen vrijwilligers zonder inzet per periode
3.4.22. Aantallen openstaande uren hulpaanbod per periode, zonder andere inzet (wachtlijst)
3.4.23. Aantallen openstaande uren hulpaanbod per periode, met al wel een andere inzet

7. Bijlage bij de implementatie Qsuite Pagina 7 van 8
(deels wachtlijst)
3.4.24. Zorginzet per hulpvrager in een periode (zodat er nagebeld kan worden)
3.4.25. Zorginzet per vrijwilliger in een periode (zodat er nagebeld kan worden)
Er moet met de rapportages antwoord gegeven kunnen worden op de volgende vragen:
Wie zijn die hulpvragers die niet of lastig gekoppeld kunnen worden?
Van welke hulpvragers duren de koppelingen relatief kort (of lang)?
Welke vrijwilligers kunnen makkelijker worden gekoppeld?
Welke vrijwilligers blijven relatief langer gekoppeld?
Welke vrijwilligers blijven meerdere koppelingen verbonden?
Wat zijn de verschillen tussen de verschillende werkgebieden of teams?
5 Aantallen uren inzet vrijwilligerszorg
3.5.1. Totalen
3.5.2. Aantallen uren inzet (gepland)
3.5.3. Aantallen uren inzet (achteraf geregistreerd)
3.5.4. Aantallen uren beschikbaar, (nog) niet ingezet
3.5.5. Aantal ingezette uren tot en met vandaag per periode (per categorie en/of per financier)
6 Aantallen uitgevoerde groepsactiviteiten per periode aan mantelzorgers
3.6.1. Aantallen bijeenkomsten per categorie
3.6.2. Aantallen bezoekers per bijeenkomst / per categorie / per wijk / per gemeente
7 Aantallen uitgevoerde groepsactiviteiten per periode aan vrijwilligers
3.7.1. Aantallen bijeenkomsten per categorie
3.7.2. Aantallen bezoekers per bijeenkomst / per categorie / per wijk / per gemeente
3.7.3. Aantallen uitgevoerde evaluaties afgezet tot het aantal uit te voeren evaluaties
Fase 4 Uitgevoerde diensten in aantallen in relatie tot de behaalde uitkomsten
1 Alle bovengenoemde onderdelen in combinatie met de uitkomsten van de metingen op
klant-, doelgroep-, wijk-, regio- en afdeling- en organisatieniveau
De uitkomsten ontstaan door bij de start van de dienstverlening en bij de periodieke evaluatie
één of meer van de volgende metingen uit te voeren:
4.1.1. Belasting
4.1.2. Ervaren kwaliteit van leven
4.1.3. Zelfstandigheid en participatie
4.1.4. Risico’s en veiligheid
Fase 5 Uitgevoerde diensten in aantallen in relatie tot de behaalde uitkomsten én de benodigde
kosten
1 Alle bovengenoemde onderdelen in combinatie met de uitkomsten van de metingen op
klant-, doelgroep-, wijk-, regio- en afdeling- en organisatieniveau
De uitkomsten ontstaan door bij de start van de dienstverlening en bij de periodieke evaluatie
één of meer van de volgende metingen uit te voeren:
5.1.1. Belasting
5.1.2. Ervaren kwaliteit van leven
5.1.3. Zelfstandigheid en participatie
5.1.4. Risico’s en veiligheid
Vervolgens worden deze uitkomsten gecombineerd met de inzet van organisatie en de kosten
die gemaakt moeten worden om deze uitkomsten te realiseren. Zodat er zicht ontstaat op de
‘beste dienstverlening voor de beste prijs’.
Fase 6 Uitgevoerde diensten in aantallen in relatie tot de behaalde uitkomsten én de benodigde
kosten, afgezet tegen vooraf vastgestelde doelen op uitkomsten
1 Wanneer er doelen worden gesteld op één of meer van de genoemde indicatoren kunnen deze
worden toegevoegd aan de rapportages. Uitkomsten krijgen daarmee duiding en richting.

8. Bijlage bij de implementatie Qsuite Pagina 8 van 8
Het continue proces om de rapportages aan te blijven sluiten op een veranderende en
dynamische behoefte aan sturing
Het inrichten van goede rapportages moet zorgvuldig gebeuren. Gegevens dienen eenduidig en
ondubbelzinnig geïnterpreteerd te kunnen worden. De rapportages moeten ook gegarandeerd
kloppen. Novire levert daarom ook een controleproces mee binnen de applicatie. Een organisatie kan
hiervan gebruik maken om zo periodiek de kwaliteit van de registraties te controleren en te verbeteren,
voordat de rapportages worden opgemaakt.
Daarnaast verandert ook de behoefte aan rapportages. De omstandigheden veranderen of de
organisatie verandert zelf, waardoor er ook nieuwe informatiebehoeften kunnen ontstaan.
Op ieder moment zijn er in de Qsuite aanpassingen te doen om zo met deze veranderende behoefte
mee te bewegen. We adviseren om een set aan basisrapportages in te richten, bij voorkeur in
samenspraak met de stakeholders, zodat er een gedeeld beeld ontstaat over de te behalen doelen en
de te realiseren uitkomsten van de dienstverlening.
Daarnaast kan er een aanvullende set worden afgesproken die bijvoorbeeld per jaar wordt toegespitst
op actuele thema’s en informatiebehoeften van betrokkenen.
Stappenplan inrichten en testen rapportages
Om te komen tot goede rapportages in de Qsuite zijn de volgende stappen noodzakelijk:
Stap 1 Migreren bestaande data uit andere systemen en starten met werken
Stap 2 Gereed maken van de rapportages volgens het bestaande rapportageformat van de
organisatie
Stap 3 Testen van de data die in de rapportages zichtbaar worden volgens het
controleprotocol
Aanvullend hierop zijn de volgende stappen mogelijk:
Stap 4 Oriëntatie op de verdere mogelijkheden en afstemmen met stakeholders om te
komen tot een basisset waarbij uitkomsten worden betrokken (fase 3, 4, 5):
-Interne behoeften in beeld brengen voor de korte en langere termijn
-Externe behoeften in beeld brengen voor de korte en langere termijn
in met stakeholders over eisen en wensen
- Data-analyse: bij deze wens aan rapportages, wat moet er dan geregistreerd gaan
worden?
Stap 5 Toevoegen van de mogelijkheden om aanvullende gegevens te registreren en
toevoegen van de rapportages op het gewenste moment