In deze handleiding staat de grote lijn vermeld: hoe ongeveer?. Onderaan vind je verwijzingen naar meer gedetailleerde instructies waarin we uitleggen hoe je precies rapporteert in de Qsuite. De handleidingen en instructies vind je in de Qsuite zelf, of in onze e-learning omgeving. Zo leer je snel werken met de Qsuite en heb je altijd de benodigde naslagwerken onder de knop.

1. 1
Handleiding
Declareren
Versie 1.0., juli 2015
Wat is declareren
en hoe doen we dat?

2. Inhoud
2
1. Wat?
2. Waarom en waartoe?
3. Waar?
4. Wie?
5. Hoe ongeveer?
6. Hoe precies?
7. Het wordt nog mooier!

3. Wat?
3
Declareren kan op zeer uiteenlopende manieren.
Juistheid, volledigheid en tijdigheid
Voor alle vormen van declareren geldt, dat de basis
waarop gedeclareerd wordt eerst kloppend moet zijn.
Of het nu gaat over het declareren van deelname aan
een activiteit aan de deelnemer zelf, of het declareren
van de geleverde wijkverpleging aan de verzekeraar.
Wat je declareert moet volledig zijn, want je kunt geen
‘productie laten liggen’. De registraties moeten volledig
zijn.
Wat je declareert, moet overeenkomen met de
werkelijkheid. De registraties moeten juist zijn.
En wat je declareert moet ook tijdig zijn. Je hebt op tijd
juiste cijfers nodig om ook op tijd aan de eisen van de
financier of subsidieverstrekker te kunnen voldoen.
1. Volledigheid
2. Juistheid
3. Tijdigheid

4. Wat?
4
Transparantie
Om deze volledigheid, juistheid en tijdigheid te realiseren, is de Qsuite helemaal gericht op ‘transparant’ zijn. Op het
ontsluiten van gegevens, zodat gegevens ook goed gecontroleerd kunnen worden. En rapportages en interpretaties
‘teruggeven’, zodat afwijkingen en verbetermogelijkheden snel opgespoord kunnen worden.
4 stappen
Om te komen tot een goede declaratie moeten er vier stappen worden doorlopen: registreren, controleren,
accorderen en declareren.
Declareren
Declareren kan door geregistreerde regels samen te voegen tot een factuur. Via verschillende standaarden en
oplossingen kunnen facturen worden gegenereerd. Dit kan van een eigen factuur in een eigen factuurformat tot het
uitwisselen van facturen en gegevens middels het landelijke berichtenverkeer.
1. Registreren 2. Controleren 3. Accorderen 4. Declareren

5. Wat?
5
Declareren
Declareren kan door
geregistreerde regels samen
te voegen tot een factuur. Je
maakt facturen via
verschillende standaarden.
Dit kan van een eigen
factuur in een eigen
factuurformat tot het
uitwisselen van facturen en
gegevens middels het
landelijke berichtenverkeer.
Ook het verzenden van de
uren van de medewerker
naar de salarisadministratie
valt hieronder.
1. Registreren 2. Controleren 3. Accorderen 4. Declareren
Accorderen
De medewerker met de
autorisatie van de controller
kan alle uren zien en deze
accorderen. Dat kan per
individuele regel of voor een
set aan regels. Is een regel
geaccordeerd? Dan gaat
deze ‘op slot’ en kan deze
niet meer door de
medewerker bewerkt
worden.
Controleren
Controleren kan op
verschillende niveaus. Een
medewerker controleert
zichzelf en leidinggevende
het team. De controller het
totaal. Je kan controleren op
individuele regels, maar
effectiever zijn controles op
dwarsdoorsnedes.
Afwijkingen kunnen dan
sneller opgespoord worden.
Maak ze in Excel en Novire
werkt aan steeds meer
ondersteunende
dashboards.
Registreren
Registreren gebeurt in het
proces zelf. Het kan gaan
om uren of activiteiten. De
manier waarop er kan
worden geregistreerd,
wordt in de handleiding die
daarover gaat nader
uitgelegd. Het resultaat is
een database vol
registratieregels, die
kunnen worden uitgedraaid
om daarmee controles te
kunnen uitvoeren.

6. Waarom en waartoe?
6
Declaraties vormen het bestaansrecht van de organisatie. Zonder declaraties kan een organisatie niet
bestaan. Zonder tijdige, juiste en volledige declaraties zijn er veel risico’s voor een organisatie.
Factureren kunnen worden afgekeurd of niet betaald.
Ook de betalingen van de salarissen aan de medewerker moeten kloppend zijn. Conform contracturen en
in overeenstemming met wat er werkelijk gewerkt is, is opgenomen aan verlof of aan verzuim is
geregistreerd.
Om hier te komen zijn registraties vanaf de bron nodig en moeten deze registraties worden gecontroleerd
en geregistreerd. Om ze daarna uiteindelijk te kunnen declareren of factureren.

7. Waar in de Qsuite?
7

8. Wie?
8
De zorg- of dienstverlener die het contact met de klant heeft, die registreert de contactmomenten met de
klant tijdig (dagelijks).
Iedere medewerker verantwoord tijdig zijn of haar directe en indirecte tijd (dagelijks).
Iedere medewerker controleert zichzelf op volledigheid en juistheid.
Iedere leidinggevende controleert zijn of haar teamleden op volledigheid, tijdigheid en juistheid.
De controller controleert het totaal aan registraties op volledigheid, tijdigheid en juistheid.
De controller maakt de facturen op en bewaakt de juiste en tijdige facturatie.

9. 9
Hoe ongeveer?
1 Waar bekijk ik de
geregistreerde uren
om deze te controleren?
1. Als medewerker kan je je eigen urenbriefjes bekijken onder de knop Registratie.
Dat kan je in een dag-, week- of maandoverzicht doen. Heb je alles goed
geboekt?
2. Als de autorisatie als controller hebt, kan je hier alle werkbriefjes van alle
medewerkers zien. Selecteer een naam rechtsboven en je ziet wat de
medewerker heeft geboekt.
3. Novire voegt binnenkort rapportages toe aan de Qsuite, waarmee je als
medewerker en leidinggevende in één oogopslag ziet hoeveel productie er
geregistreerd is en of dat voldoende is.
4. Als controller kan je alle uren op een rij zien. Ga naar ‘tijd en facturatie’ en laadt
de desbetreffende maand in. Maak je eigen lijst en exporteer naar Excel. Daar
kan je met draaitabellen en selecties snel het overall beeld krijgen.

10. 10
Hoe ongeveer?
2 Waar bekijk ik de
geregistreerde
activiteiten
om deze te controleren?
1. Nog toevoegen.
2. Activiteiten kan je os bekijken.
3. Wanneer een activiteit ook een groepsactiviteit is binnen de WLZ of de WMO (en
onder de prestatie groepsbegeleiding of groepsbehandeling valt), dan kan je dit
kenmerk meegeven.
4. De geregistreerde activiteiten komen dan ook als groepsprestatie in het
overzicht ‘tijd en facturatie’ te staan, zodat je daarmee in één keer de declaratie
naar de gemeente of het zorgkantoor kan opmaken.

11. 11
Hoe ongeveer?
3 Hoe controleer en
corrigeer ik de
geregistreerde uren?
1. Door in Excel te controleren of doordat te doen in de werkbriefjes zelf,
kan het zijn dat je onjuistheden ziet.
2. Ga in het desbetreffende werkbriefje en maak je correctie. Zolang de
registratie niet geaccordeerd is (en het slotje nog niet gesloten) kan
dit.
3. Je kunt als controller ook altijd weer een geaccordeerde regel ‘van het
slot halen’.
4. Registraties kunnen oranje of groen zijn. Is deze oranje dan is er iets
mee, zoals het ontbreken van een passende indicatie.
5. Klik je op de registratie, dan kan je zien wat er is. Alle wijzigingen
worden ook bij de registratie opgeslagen zodat altijd navolgbaar is wat
er is gebeurd.

12. 12
Hoe ongeveer?
4 Hoe controleer ik steeds
beter en makkelijker?
1. Controleren kan je doen op basis van losse regels, maar
dan zie je geen verband.
2. Verbanden kan je al meer zien in draaitabellen.
3. Maar wij gaan je nog meer faciliteren met het leggen van
verbanden. We gaan die samenhangende uitkomsten
ook duiden in scores en percentages. Zodat je in één
oogopslag ziet waar het beter kan.
4. In deze maand, maar ook in verhouding tot de afgelopen
maanden.
5. Te verwachten in najaar / winter 2015.

13. 13
Hoe ongeveer?
5 Hoe accordeer ik
de geregistreerde uren?
1. Door in Excel te controleren of doordat te doen in de
werkbriefjes zelf, kan het zijn dat je onjuistheden ziet. Ook
straks, wanneer de dashboards gereed zijn, kan je daarin
benodigde correcties zien.
2. Ga in het desbetreffende werkbriefje en maak je correctie.
Zolang de registratie niet geaccordeerd is (en het slotje nog niet
gesloten) kan dit.
3. Je kunt als controller ook altijd weer een geaccordeerde regel
‘van het slot halen’.
4. Registraties kunnen oranje of groen zijn. Is deze oranje dan is er
iets mee, zoals het ontbreken van een passende indicatie.
5. Klik je op de registratie, dan kan je zien wat er is. Alle
wijzigingen worden ook bij de registratie opgeslagen zodat altijd
navolgbaar is wat er is gebeurd.

14. 14
Hoe ongeveer?
7 Hoe genereer ik
een factuur?
Dit wordt binnenkort toegevoegd.
Genereer nu je factuur handmatig door de te declareren regels in Excel als verantwoording bij een op te
maken factuur toe te voegen.
Bij een meer geautomatiseerde versie van de facturatie kan je dadelijk een aantal regels – per maand, per
klant, per week, per medewerker o.i.d. – selecteren en er een factuur van maken, of een declaratiebestand
in een bepaald exportformaat (te bepalen per contract).
Indien er voor uw omgeving een koppeling is gemaakt met Collabris voor het landelijke berichtenverkeer
kunnen de facturen ook via dit landelijke berichtenverkeer worden verzonden.
Voor de totale factuur of de afzonderlijke regels kunt u na betaling aangeven of de betaling is voldaan of
dat er regels zijn uitgevallen waar nu (nog) geen betaling tegenover staat.

15. 15
Hoe ongeveer?
8 Hoe gebruik ik de
registraties t.b.v. de
salarisadministratie?
1. Door een export van tijd en facturatie te maken van de betreffende maand;
2. Door een export te maken van verzuimuren;
3. Door een export te maken van verlofuren;
4. Door een export te maken van kilometers;
5. Verwijder in de export van tijd en facturatie de klantnamen en prestaties;
6. Maak per export een draaitabel;
7. Maak in de export van tijd en facturatie een draaitabel op basis van medewerker ORT
categorie en duur;
8. Herhaal het realiseren van een draaitabel voor verzuim, verlof en kilometers;
9. Stuur de draaitabellen zonder klantnamen door naar de salarisadministratie, zodat op
basis van deze gegevens de salarissen opgemaakt kunnen worden.

16. 16
Hoe precies?
Wil je meer weten?
Voor een heel aantal acties en handelingen rondom dit onderwerp hebben we in detail uitgewerkt hoe het werkt.
We hebben handleidingen gemaakt voor ieder specifiek onderdeel. Over het Meten bijvoorbeeld, of het
Rapporteren. In deze handleidingen vind je meer informatie. Daarna kan je – desgewenst – nog een stapje
verder gaan door ook instructies te bekijken, want daar staat precies hóe je in de Qsuite kan werken.
Bekijk je de handleiding, dan vind je daar ook de verwijzingen naar de instructies.
Op de volgende vragen hebben we antwoord gegeven:
Naam instructie | Dit moet je weten om goed in de Qsuite te werken! [Handleiding] [Video]
1. Hoe kan ik op de Qsuite inloggen? Klik hier Volgt nog
2. Hoe kan ik een klantdossier openen? Klik hier Volgt nog
3. Hoe kan ik een klantdossier aanmaken en toewijzen? Klik hier Volgt nog
4. Hoe kan ik een medewerkersdossier openen? Klik hier Volgt nog
5. Hoe kan ik een medewerkersdossier aanmaken en toewijzen? Klik hier Volgt nog
6. Hoe kan ik mijn afdelingspagina openen? Klik hier Volgt nog
7. Hoe kan ik communiceren binnen de Qsuite? Klik hier Volgt nog
8. Hoe wijzig ik mijn wachtwoord? Klik hier Volgt nog
9. Hoe maak ik een systeemdossier? Klik hier Volgt nog
10. Waar vind ik instructies en handleidingen over de Qsuite? Klik hier Volgt nog

17. 17
Hoe precies?
Naam handleiding [Handleiding] [Video]
10. Wat zijn audits en toetsingen en hoe voer ik deze uit voor de klant? Klik hier Volgt nog
11. Wat zijn documenten en hoe beheer ik die voor de klant? Klik hier Volgt nog
12. Wat is het kwaliteitssysteem en hoe werkt dat voor de klant? Klik hier Volgt nog
13. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) melden en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog
14. Wat zijn (vanuit het kwaliteitssysteem) processen en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog
15. Wat zijn (vanuit het kwaliteitssysteem) risicoanalyses en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog
16. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) de jaarplanning en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog
17. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) de beoordeling en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog
18. Wat zijn dashboards en rapportages en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog
19. Wat is maatschappelijk resultaat verantwoorden en hoe doe ik dat voor de klant? Klik hier Volgt nog
Naam handleiding [Handleiding] [Video]
1. Wat is meten en hoe doe ik dat in de informele zorg? Klik hier Volgt nog
2. Wat is een plan opstellen en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog
3. Wat is een indiceren en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog
4. Wat is plannen en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog
5. Wat moet ik aan personeelsmanagement regelen voor mijn klant? Klik hier Volgt nog
6. Wat is rapporteren en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog
7. Wat is registreren en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog
8. Wat is declareren en hoe doen we dat? Klik hier Volgt nog
9. Wat is budgetbeheer en -controle en hoe doe ik dat voor de klant? Klik hier Volgt nog
Voor de volgende andere onderwerpen zijn er handleidingen beschikbaar voor de
formele zorg

18. 18
Hoe precies?
Naam handleiding [Handleiding] [Video]
10. Wat zijn audits en toetsingen en hoe voer ik deze uit voor de klant? Klik hier Volgt nog
11. Wat zijn documenten en hoe beheer ik die voor de klant? Klik hier Volgt nog
12. Wat is het kwaliteitssysteem en hoe werkt dat voor de klant? Klik hier Volgt nog
13. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) melden en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog
14. Wat zijn (vanuit het kwaliteitssysteem) processen en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog
15. Wat zijn (vanuit het kwaliteitssysteem) risicoanalyses en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog
16. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) de jaarplanning en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog
17. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) de beoordeling en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog
18. Wat zijn dashboards en rapportages en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog
19. Wat is maatschappelijk resultaat verantwoorden en hoe doe ik dat voor de klant? Klik hier Volgt nog
Naam handleiding [Handleiding] [Video]
1. Wat is meten en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog
2. Wat zijn dossiers en hulpvragen en hoe beheer ik die? Klik hier Volgt nog
3. Wat is hulpvraag en hulpaanbod en hoe match ik die? Klik hier Volgt nog
4. Wat zijn activiteiten en hoe beheer en plan ik die? Klik hier Volgt nog
5. Wat moet ik aan personeelsmanagement regelen voor mijn klant? Klik hier Volgt nog
6. Wat is relatiemanagement en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog
7. Wat is registreren en rapporteren van activiteiten en matches en hoe doen we dat? Klik hier Volgt nog
9. Wat is budgetbeheer en -controle en hoe doe ik dat voor de klant? Klik hier Volgt nog
Voor de volgende andere onderwerpen zijn er handleidingen beschikbaar voor de
informele zorg

19. 19
Heb je meer vragen?
Klik op de zwarte knop links op je scherm.
Zoek daarna een vraag en antwoord in onze ‘veelgestelde
vragen-database’.
Staat jouw vraag er niet tussen? Of is het antwoord nog
niet voldoende?
Stuur dan een vraag naar onze servicedesk via deze knop.
Of neem per telefoon contact met ons op.