In deze rondleiding laten we je de highlights van de Qsuite zien in een algemene toepassing. Per organisatie kan de exacte inrichting sterk verschillen. Zo krijg je een idee van de mogelijkheden en kunnen we met elkaar de Qsuite op maat inrichten. Wanneer dat gebeurd is, dan kan je verder aan de slag met de handleidingen en instructies. Deze vind je in de Qsuite zelf, of in onze e-learning omgeving. Zo leer je snel werken met de Qsuite en heb je altijd de benodigde naslagwerken onder de knop.

1. 1
Rondleiding
Aan de slag voor de klant
Versie 1.0., juli 2015
Hoe werkt de Qsuite
voor de klant
van A tot Z?

2. Inhoud
2
1. Wat?
2. Waarom en waartoe?
3. Waar?
4. Wie?
5. Hoe ongeveer?
6. Hoe precies?
7. Het wordt nog mooier!

3. Wat?
3
Goede kwaliteit van de zorg of de dienstverlening wordt gemaakt of gebroken tussen de klant en de
medewerker. Willen een medewerker en een klant – binnen een organisatie – goed samen kunnen
werken, dan moet de basis op orde zijn. Dan moet er een klantproces zijn dat klopt en de dossiervoering
volledig en juist.
Om dat proces – tussen de klant en de medewerker – te faciliteren, beschikt de Qsuite over een
klantdossier.
In het klantdossier komen verschillende onderdelen bij elkaar, maar het begint bij wie de klant is. Als
mens. Wat is belangrijk? Wat zijn de doelen die iemand nastreeft? Waar heeft iemand hulp bij nodig? Hoe
kunnen we hier zo goed mogelijk bij ondersteunen? Er zijn instrumenten en hulpmiddelen voor om dit zo
goed mogelijk te laten verlopen.
Novire heeft deze instrumenten en hulpmiddelen gebundeld in de Qsuite. We hebben dat ook flexibel
gedaan, zodat voor iedere type klant, iedere hulpvraag, iedere sector of branche het dossier op maat
wordt ingericht. Zodat maximale aansluiting en herkenning ontstaat en zo het klantdossier een
methodisch hulpmiddel is.

4. Wat?
4
De basisfilosofie
De klant als participerende burger
is altijd het vertrekpunt
Dit vertrekpunt zet de toon,
de rest verhoudt zich daartoe
De basiswaarde en
het uitgangspunt
Verhoudt zich tot wet- en regelgeving
en leidt tot deze scope
1 2
3 4

5. Wat?
5
De basisfilosofie
De veranderende opdracht vanuit klant en
maatschappij vragen om continue verbetering
Daarom verbetering ‘ingebakken’
op drie niveaus…
…, in 12 kernprocessen
geordend…
5 6
7 8
Alle rollen in het speelveld
verhouden zich hiertoe

6. Wat?
6
De basisfilosofie
… en concreet toegepast in
één IT-totaaloplossing met 12 modules
9

7. Wat?
7
Het klantproces
… een methodisch verbetercyclus
met en voor de klant…
1 2
Het klantproces is het startpunt:
12 modules faciliteren…

8. Wat?
8
Het klantproces
3 … in één logisch klantproces.

9. Wat?
9
Het klantproces
4 Met als basis een doordacht raamwerk op basis van zelfstandigheid, participatie en burgerschap.
Zodat je richting krijgt in je klantproces op basis van valide uitkomsten.

10. Wat?
10
Het klantproces
5 Tastbaar en concreet in één dossier met talloze mogelijkheden tot maatwerk, per klanttype, sector
en branche

11. Waarom en waartoe?
11
• Om de klant – als burger en mens – als vertrekpunt te nemen.
• Om richting en duidelijkheid te krijgen in je klantproces.
• Om volledige methodische ondersteuning in je klantproces te ervaren.
• Om een klantproces uit te voeren dat aansluit op het medewerker- en organisatieproces.
• Om aan alle eisen te voldoen die financiers en toezichthouders te stellen.
• Om met elkaar kennis te delen.
• Om zicht te hebben op de uitkomsten en resultaten van het klantproces.
• Om continue te blijven verbeteren.
• Om steeds betere en effectievere zorg en diensten te bieden.
• Om het klantproces het startpunt te laten zijn voor een aansluitend medewerker- en
organisatieproces.
• Om zo heel natuurlijk en laagdrempelig – als vanzelf – toe te werken naar kwaliteit en
maatschappelijke verantwoording nieuwe stijl.

12. Waar in de Qsuite?
12

13. Wie?
13
De medewerker, de zorg- of dienstverlener, beheert het dossier. Of de klant zelf.
Doordat de gegevens die in het dossier worden vastgelegd, worden verzameld, kan de organisatie de
gegevens gebruiken voor de declaratie en de verantwoording van de uitgevoerde zorg en diensten.

14. 14
Hoe ongeveer?
1 Meten
Wie bent u? Door gestructureerd uit te vragen
Het vertrekpunt is de klant.
Zijn diens waarden en wensen.
En is diens mate van zelfstandigheid en kwaliteit van leven,
maar is ook diens zorgvraag, en risico’s.
In een klantdossier breng je de huidige situatie in beeld,
stel je doelen en meet je samen op gezette tijden de uitkomsten.
Effect? Samen het goede gesprek voeren, op tijd alle dingen doen
en richting krijgen.

15. 15
Hoe ongeveer?
2 Plan opstellen
Op basis van suggesties uit de meting
Metingen leiden tot voorsteldoelen en
-acties. Met als basis het
Het plan wordt bij elkaar
geklikt, kan geprint worden
en makkelijk geëvalueerd.

16. 16
Hoe ongeveer?
3 Indiceren
Op basis van suggesties uit het plan in het
kader van de wijkverpleging of
ontvangen beschikkingen van gemeente of CIZ
In de wijkverpleging wordt
gewerkt op basis van de
Omaha-methode.
Met een zorgvraagmeting als
uitgangspunt.

17. 17
Hoe ongeveer?
4 Plannen
Van decentrale individuele begeleiding, centrale
routes in de wijk en/of activiteiten; allemaal met de
klantwens als vertrekpunt
De wensplanning of de weekstructuur van de klant leggen we eerst vast.
Dát is de basis.
De beschikbaarheid van de
medewerker is het tweede ingrediënt.
Vervolgens worden deze
gecombineerd. Dat kan centraal of
decentraal gedaan worden.
Het leidt tot een planning. Inzichtelijk via uitdraaien
voor klant en medewerker, ingepland in de tijdlijn en in
de agenda.

18. 18
Hoe ongeveer?
5 Personeelsmanagement
Accurate gegevens over professionals als
voorwaarde voor een solide klantproces
In het medewerkersdossier worden contract- en deskundigheidsgegevens
vastgelegd. En alle andere informatie die nodig is om een goed klantproces
te waarborgen. Geldt voor zowel betaalde krachten als vrijwilligers.

19. 19
Hoe ongeveer?
6 Rapporteren,
registreren en declareren
Voortgang monitoren om goed te evalueren
Registreren kan vanuit de planning (en tijdlijn), of via een urenbriefje.
Registraties worden geaccordeerd en
gedeclareerd.
Rapporteren en
verslagen worden
in de grafiek
getoond voor
goede signalering.

20. 20
Hoe ongeveer?
7 Budgetbeheer
en -controle
Blijven we binnen de kaders?
Op organisatieniveau
kunnen contracten
worden beheerd. Tarieven,
vormen van financiering,
looptijden, prestaties
enzovoorts…

21. 21
Hoe ongeveer?
8 Audits en toetsing
Door controle de focus goed houden
Op allerlei onderdelen kunnen zelf-evaluaties en audits worden gedaan.
Uitkomsten worden transparant gemaakt in scores en kleuren.

22. 22
Hoe ongeveer?
9 Documentenbeheer
Alle relevante informatie op één plek
Documenten kunnen in het klantdossier worden gearchiveerd (upload),
maar kunnen ook worden gedownload.
Zodat je een fysiek dossier ook
uit het klantdossier kunt halen.
Uiteraard altijd in de eigen
huisstijl.
Bovendien is er een compleet
documentbeheerssysteem aanwezig,
waarmee protocollen kunnen worden
gepubliceerd en onderhouden.
Beheerders krijgen een herinnering.

23. 23
Hoe ongeveer?
10Kwaliteitssysteem
Meldingen en processen
Meldingen van incidenten of klachten worden in het klantdossier gedaan.
Meldingen worden automatisch doorgezonden naar verantwoordelijken.
Data kan altijd ontsloten worden en gebruikt voor verbetering.
Meldingen zijn
zichtbaar in het
klantdossier.
Processen zijn hulpmiddelen, geven
orde en structuur.

24. 24
Hoe ongeveer?
11 Dashboards en
rapportages
Inzicht, duiding en sturing
Alle data wordt ontsloten. Op allerlei
wijzen, net wat het beste bij je past.

25. 25
Hoe ongeveer?
12Maatschappelijk
resultaat
De beste zorg voor de beste prijs We werken aan de laatste stap: alle data bundelen en
terugkoppelen op alle relevante onderdelen:
Bedrijfsvoering, Uitkomsten, Klanten, Medewerkers,
Kwaliteit en Middelen.

26. 26
Hoe ongeveer?
12Maatschappelijk
resultaat
De beste zorg voor de beste prijs
Alle data inzichtelijk, over tijd heen, in te zoomen naar
afdeling, medewerker en klant. Met duiding, kleur en sturing.
Als een kompas.
En de mogelijkheid om heel snel verbeteringen door te
voeren. Scores lopen op en de maatschappelijke resultaten
worden beter en beter!

27. 27
Hoe precies?
Wil je meer weten?
Voor een heel aantal acties en handelingen rondom dit onderwerp hebben we in detail uitgewerkt hoe het werkt.
We hebben handleidingen gemaakt voor ieder specifiek onderdeel. Over het Meten bijvoorbeeld, of het
Rapporteren. In deze handleidingen vind je meer informatie. Daarna kan je – desgewenst – nog een stapje
verder gaan door ook instructies te bekijken, want daar staat precies hóe je in de Qsuite kan werken.
Bekijk je de handleiding, dan vind je daar ook de verwijzingen naar de instructies.
Op de volgende vragen hebben we antwoord gegeven:
Naam instructie | Dit moet je weten om goed in de Qsuite te werken! [Handleiding] [Video]
1. Hoe kan ik op de Qsuite inloggen? Klik hier Volgt nog
2. Hoe kan ik een klantdossier openen? Klik hier Volgt nog
3. Hoe kan ik een klantdossier aanmaken en toewijzen? Klik hier Volgt nog
4. Hoe kan ik een medewerkersdossier openen? Klik hier Volgt nog
5. Hoe kan ik een medewerkersdossier aanmaken en toewijzen? Klik hier Volgt nog
6. Hoe kan ik mijn afdelingspagina openen? Klik hier Volgt nog
7. Hoe kan ik communiceren binnen de Qsuite? Klik hier Volgt nog
8. Hoe wijzig ik mijn wachtwoord? Klik hier Volgt nog
9. Hoe maak ik een systeemdossier? Klik hier Volgt nog
10. Waar vind ik instructies en handleidingen over de Qsuite? Klik hier Volgt nog

28. 28
Hoe precies?
Naam handleiding [Handleiding] [Video]
10. Wat zijn audits en toetsingen en hoe voer ik deze uit voor de klant? Klik hier Volgt nog
11. Wat zijn documenten en hoe beheer ik die voor de klant? Klik hier Volgt nog
12. Wat is het kwaliteitssysteem en hoe werkt dat voor de klant? Klik hier Volgt nog
13. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) melden en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog
14. Wat zijn (vanuit het kwaliteitssysteem) processen en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog
15. Wat zijn (vanuit het kwaliteitssysteem) risicoanalyses en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog
16. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) de jaarplanning en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog
17. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) de beoordeling en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog
18. Wat zijn dashboards en rapportages en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog
19. Wat is maatschappelijk resultaat verantwoorden en hoe doe ik dat voor de klant? Klik hier Volgt nog
Naam handleiding [Handleiding] [Video]
1. Wat is meten en hoe doe ik dat in de informele zorg? Klik hier Volgt nog
2. Wat is een plan opstellen en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog
3. Wat is een indiceren en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog
4. Wat is plannen en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog
5. Wat moet ik aan personeelsmanagement regelen voor mijn klant? Klik hier Volgt nog
6. Wat is rapporteren en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog
7. Wat is registreren en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog
8. Wat is declareren en hoe doen we dat? Klik hier Volgt nog
9. Wat is budgetbeheer en -controle en hoe doe ik dat voor de klant? Klik hier Volgt nog
Voor de volgende andere onderwerpen zijn er handleidingen beschikbaar voor de
formele zorg

29. 29
Hoe precies?
Naam handleiding [Handleiding] [Video]
10. Wat zijn audits en toetsingen en hoe voer ik deze uit voor de klant? Klik hier Volgt nog
11. Wat zijn documenten en hoe beheer ik die voor de klant? Klik hier Volgt nog
12. Wat is het kwaliteitssysteem en hoe werkt dat voor de klant? Klik hier Volgt nog
13. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) melden en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog
14. Wat zijn (vanuit het kwaliteitssysteem) processen en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog
15. Wat zijn (vanuit het kwaliteitssysteem) risicoanalyses en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog
16. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) de jaarplanning en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog
17. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) de beoordeling en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog
18. Wat zijn dashboards en rapportages en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog
19. Wat is maatschappelijk resultaat verantwoorden en hoe doe ik dat voor de klant? Klik hier Volgt nog
Naam handleiding [Handleiding] [Video]
1. Wat is meten en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog
2. Wat zijn dossiers en hulpvragen en hoe beheer ik die? Klik hier Volgt nog
3. Wat is hulpvraag en hulpaanbod en hoe match ik die? Klik hier Volgt nog
4. Wat zijn activiteiten en hoe beheer en plan ik die? Klik hier Volgt nog
5. Wat moet ik aan personeelsmanagement regelen voor mijn klant? Klik hier Volgt nog
6. Wat is relatiemanagement en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog
7. Wat is registreren en rapporteren van activiteiten en matches en hoe doen we dat? Klik hier Volgt nog
9. Wat is budgetbeheer en -controle en hoe doe ik dat voor de klant? Klik hier Volgt nog
Voor de volgende andere onderwerpen zijn er handleidingen beschikbaar voor de
informele zorg

30. 30
Heb je meer vragen?
Klik op de zwarte knop links op je scherm.
Zoek daarna een vraag en antwoord in onze ‘veelgestelde
vragen-database’.
Staat jouw vraag er niet tussen? Of is het antwoord nog
niet voldoende?
Stuur dan een vraag naar onze servicedesk via deze knop.
Of neem per telefoon contact met ons op.