M&EP

Pelatihan Monitoring dan Evaluasi Partisipatif
Cara Menggunakan Panduan
Panduan ini disusun terutama bagi Pelatih yang merupakan pedoman dalam
mempersiapkan dan memfasilitasi pelatihan Monitoring dan Evaluasi secara
Partisipatif (kita singkat saja M&EP). Diharapka peserta pelatihan akan
mampu mengaplikasikannya pada program/proyek yang mereka geluti.
Panduan ini terdiri dari beberapa Modul Pelatihan. Setiap Modul dilengkapi
dengan sesi-sesi urutan kegiatan selama Pelatihan dilaksanakan. Panduan ini
dicoba dikemas secara sederhana sehingga mudah diikuti, yang dapat
dipergunakan sebagai contoh dalam merancang suatu Pelatihan. Meskipun
para Pelatih diharapkan menelaah seluruh isi panduan ini, tetapi tentu saja
urutan Modul dan sesi-sesi di setiap Modul tidak baku. Di dalam memilih dan
memilah setiap sesi, yang mana dianggap penting dan yang mana kurang
penting, diserahkan sepenuhnya kepada pelatih. Demikian pula dalam memilih
Modul yang akan dibahas selama pelatihan. Semua ini sangat tergantung
kepada tujuan pelatihan, siapa peserta pelatihan, dan tingkat kemahiran yang
diharapkan.
Materi panduan ini terdiri dari beberapa Modul yang mencoba menjawab:
Mengapa M&EP, Dasar Pemikiran, Tahapan dan Langkah Operasional serta
Faktor-faktor yang mempengaruhinya. Untuk memperkaya panduan ini
disajikan juga pengalaman DELIVERI di dalam mengaplikasikan M&EP baik
saat beraksi sebagai fasilitator pelatihan, maupun saat menggunakannya di
lapangan.
Modul-modul dalam panduan ini dirancang sebagai berikut:
Modul 1 Permulaan
Modul 2 Pengertian Monitoring dan Evaluasi
Modul 3 Prinsip-prinsip Monitoring dan Evaluasi Partisipatif (M&EP)
Modul 4 Tahapan-tahapan M&EP
Modul 5 Cara Melaksanakan M&EP
Modul 6 Praktek Lapangan
Modul 7 Faktor-faktor yang Mempengaruhi M&EP
Modul 8 Rangkuman Pelatihan
'M&EP bukan tujuan, tetapi suatu perjalanan'.

Monitoring dan Evaluasi Partisipatif
Modul 1 : Permulaan
Sesi A Pembukaan Pelatihan
Tujuan: Memberikan kesempatan kepada Panitia untuk memberikan
penjelasan mengenai Pelatihan. Juga kepada Pejabat formal (bila ada) untuk
memberikan pengarahan.
Waktu: 10 -15 menit
Dasar Pemikiran: Meskipun ini hanya 'ceremonial', terkadang bermakna
sebagai dorongan semangat dan kebanggaan kepada para peserta.
Tips:
Acara pembukaan biasanya berjalan secara formal dan kaku sehingga
terkadang merupakan sedikit hambatan pada jalannya pelatihan. Oleh karena
itu begitu selesai Pembukaan, hal-hal 'fisik' yang formal (seperti pengaturan
meja dan kursi) segera diminimalkan dan suasana 'dicairkan'.
Sesi B Perkenalan
Tujuan: Saling berkenalan satu sama lain.
Untuk mencairkan suasana, membuat akrab agar mendorong keberanian
peserta mengeluarkan pendapat dan jalannya diskusi
Waktu: 15 - 30 menit
Dasar Pemikiran: Secara kodrati setiap orang bila berkumpul dengan orang
lain yang tidak dikenalnya, atau bergabung dengan orang banyak, suka sedikit
malu-malu. Biasanya keberanian untuk mengeluarkan pendapatpun agak
susah. Menciptakan suasana tidak formal dan akrab diperlukan untuk suatu
pelatihan partisipatif. Diharapkan peserta merasa senang selama mengikuti
pelatihan dan mau berpartisipasi aktif.
Bahan: Tidak ada
Pengaturan ruang kelas: Dengan kursi diatur melingkar dan seluruh peserta
duduk.
Prosedur:
Urut peserta berdasarkan nomor.Setiap nomor bila disebutkan oleh fasilitator,
maka peserta yang punya nomor tersebut harus berdiri dan menyebutkan
namanya tiga kali diakhiri dengan teriakan 'suara binatang' sambil
mengangkat satu tangan keatas.Fasilitator berdiri dan berkeliling sambil
berceritera (Contohnya: ' Pada hari ini tanggal 16 bulan 2 tahun satu sembilan
sembilan sembilan, sebanyak 20 peserta mengikuti pelatihan yang dimulai

tepat jam 8 lima belas). Peserta yang terlambat mengucapkan namanya waktu
nomornya disebut oleh fasilitator saat berceritera, dihukum yang hukumannya
diputuskan seluruh peserta. Kemudian dia menggantikan fasilitator untuk
berceritera seperti pada Contoh di atas. Dia harus berceritera sampai seorang
peserta terlambat mengucapkan namanya.
Tanyakan pada peserta: 'Pendapat anda terhadap permainan ini?' Jawaban
biasanya beragam: 'perlu konsentrasi', 'harus pandai berceritera', 'latihan
mendengarkan', 'latihan berbicara di muka orang banyak' dan sebagainya.
Jelaskan bahwa : 'kebiasaan mendengarkan orang lain adalah saat penting',
demikian juga 'keterampilan berbicara'. Kedua hal ini merupakan salah satu
prasyarat keberhasilan melakukan Monitoring dan Evaluasi.
Tips:
Ini hanya bentuk permainan untuk saling mengenal, dari sekian banyak
permainan lain. Anda bisa mencoba yang lain. Bisa mengundang peserta
yang mempunyai permainan lain. Yang penting adalah tanyakan pendapat
peserta sesudah permainan selesai, kemudian apa 'makna' dibalik permainan
tersebut dikaitkan dengan topik pelatihan.
Contoh Permainan lain terdapat di Manual 'Permainan Untuk Pelatihan
Partisipatif' yang disusun DELIVERI.
Sesi C Menyusun Kesepakatan Aturan Main Pelatihan
Tujuan: Menyepakati jadwal dan aturan dasar yang harus dipatuhi selama
pelatihan. Timbulnya perasaan dilibatkan dan memiliki pelatihan
Waktu: 15-20 menit
Dasar Pemikiran: Melibatkan peserta dari awal akan menimbulkan perasaan
bahwa pelatihan ini milik peserta. Juga karena mereka yang mengatur sendiri,
maka kesepakatan ini akan dipenuhi secara patuh. Hal ini penting untuk
lancarnya proses pelatihan dan menanamkan disiplin dan tepat waktu.
Bahan: Flipchart, spidol
Pengaturan ruang kelas: Duduk diatur melingkar sehingga setiap orang bisa
melihat setiap peserta.
Prosedur:
Tanyakan kepada peserta mengenai jadwal pelatihan: 'Jam berapa dimulai?',
'Jam berapa diakhiri?', 'Berapa kali istirahat dan Jam Berapa?'
Diskusikan dan sepakati peraturan dasar lain seperti: 'Apakah boleh
menginterupsi orang lain?' atau 'Bolehkah merokok saat pelatihan
berlangsung?'
Tuliskan semua kesepakatan secara jelas pada Flipchart.

Tempelkan Flipchart di tempat yang dapat dilihat selama pelatihan.
Tips:
Bisa juga kita mengharap salah seorang peserta untuk memimpin diskusi
kesepakatan aturan main tersebut. Peserta dan pelatih dapat merujuk
kesepakatan ini bila ada persoalan mengenai jalannya pealtiha. Peraturan-
peraturan lain yang dirasakan perlu dapat disusun kemudian selama
pelatihan.
Sesi D Harapan dan Tujuan
Tujuan:
• Terkumpulnya harapan peserta terhadap pelatihan.
• Mengetahui apakah harapan peserta dapat diakomodasi oleh tujuan
Pelatihan. Adalah memungkinkan untuk memodifikasi tujuan Pelatihan
agar memenuhi harapan peserta
Waktu: 30 menit
Dasar Pemikiran: Dengan mengetahui harapan pelatihan maka dapat
diidentifikasi hal-hal penting apa yang diharapkan oleh peserta. Hal ini dapat
memperjelas tujuan pelatihan.
Bahan: Flipchart, kertas, alat perekat dan Spidol
Pengaturan ruang kelas: Tempat duduk diatur melingkar
Prosedur:
Peserta diminta untuk menuliskan harapan mereka pada kertas yang sudah
dibagikan dengan huruf besar yang dapat dibaca seluruh peserta
Bila sudah selesai, mintalah peserta menempelkan setiap kertas yang sudah
diisinya
Bersama-sama peserta, harapan yang sama dikelompokkan
Setelah selesai pengelompokkan harapan, kemudian tulis di flipchart seluruh
harapan-harapan tersebut menjadi satu Daftar Harapan pelatihan
Tempelkan flipchart Tujuan Pelatihan (yang sudah disiapkan oleh Fasilitator)
Mintalah peserta membandingkan Daftar Harapan dengan Tujuan Pelatihan.
Bersama-sama seluruh peserta cek apakah setiap harapan peserta dapat
ditampung oleh Tujuan penelitian. Kalau ada yang belum, coba sesuaikan

dengan Tujuan Pelatihan, dan masukkan sebagai Topik Baru.
Kemudian bersama-sama peserta susunlah Jadwal pelatihan. Diskusikan
Jadwal Pelatihan ini dengan peserta, dan ambil kesepakatan.

Modul 2 : Pengertian Monitoring dan Evaluasi
Sesi A. Arti Monitoring
Tujuan: Peserta memahami arti monitoring
Waktu: 30 menit
Dasar Pemikiran: Pengertian yang berbeda mengenai konsep monitoring
umum dijumpai. Sesi ini penting untuk memperoleh pengertian dan persepsi
yang sama mengenai konsep monitoring yang merupakan salah satu dasar
untuk mampu melakukan M&EP.
Bahan: Flip chart dan Spidol
Pengaturan:
Tempat duduk diatur membentuk lingkaran
Prosedur:
Peserta dikelompokkan menjadi 3-4 orang per kelompok.
Diskusikan dalam kelompok: Apa yang dimaksud dengan monitoring?
Setiap kelompok harus menuliskan rangkuman jawaban pada flipchart.
Kemudian presentasikan dalam pleno.
Kesimpulan pleno (yang diperoleh dari hasil Pelatihan M&EP terdahulu)
adalah:
'Suatu penilaian yang dilaksanakan terus -menerus (berkelanjutan)
dalam suatu kegiatan untuk program'
'Mengecek & mencatat keadaan yang berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan
yang sedang berlangsung'.
'Melihat perkembangan sesuatu kegiatan yang sedang berjalan yang
mencakup: Bimbingan, Pembinaan, Pemantauan, dan Pengendalian.
Fasilitator merangkum hasil diskusi pleno dan mendikusikan kembali dengan
seluruh peserta supaya ada pengertian yang sama tentang arti monitoring.
Sampaikan juga arti monitoring menurut beberapa pakar seperti disajikan
dalam kotak 1
Sesi B. Arti Evaluasi

Tujuan: Peserta memahami arti evaluasi
Waktu: 30 menit
Dasar Pemikiran: Pengertian mengenai konsep evaluasi yang terkadang tak
bisa dipisahkan dengan monitoring sering dijumpai. Sesi ini penting untuk
memperoleh pemahaman yang sama tentang evaluasi yang merupakan dasar
agar mampu melakukan M&EP.
Pengaturan ruang kelas: Tempat duduk diatur membentuk lingkaran
Prosedur:
Peserta dikelompokkan menjadi 3-4 orang per kelompok.
Diskusikan dalam kelompok: Apa yang dimaksud dengan evaluasi?
Biasanya kesimpulan pleno adalah:
'Melihat sejauh mana dampak keberhasilan yang dicapai dalam suatu
kegiatan oleh program'.
'Membandingkan antara keadaan yang terjadi dengan target rencana kegiatan
dengan memperhatikan faktor-faktor pendukung, faktor penghambat sesuai
waktu, biaya anggaran ditentukan'.
'Mencocokkan laporan tertulis dengan fakta'.
'Melihat (menilai) hasil sejauh mana kegiatan sudah berjalan/tercapai:
Capaian hasil (input, output, tujuan, sasaran); Masalah; RTL'.
Fasilitator merangkum hasil diskusi pleno dan mendikusikan kembali dengan
seluruh peserta supaya ada pengertian yang sama tentang arti monitoring.
Kalau perlu jelaskan juga pendapat para pakar sepeti disajikan pada kotak 2.
Sesi C. Mengapa Melakukan Monitoring dan Evaluasi?
Tujuan:
• Peserta memahami kebutuhan melakukan monitoring dan evaluasi

• Peserta memahami tugas dan tanggung jawab bila melakukan
monitoring dan evaluasi
Waktu: 1 jam
Dasar Pemikiran: Biasanya peserta memiliki pengertian yang berbeda
mengenai konsep monitoring dan evaluasi serta mengapa penting dilakukan.
Sesi ini penting untuk memperoleh pengertian dan persepsi yang sama.
Prosedur:
a. Diskusi Kelompok: Peserta dikelompokkan menjadi 3-4 orang per
kelompok. Pengelompokkan bisa berdasarkan perbedaan administrasi
(instansi pemerintah, non-pemerintah, lokasi atau kelompok petani),
atau bisa dicampur dimana di setiap kelompok representatif dari tiap
kelompok administratif.
Diskusikan dalam kelompok: Mengapa memonitor dan mengevaluasi?
Biasanya kesimpulan pleno adalah: 'Untuk mengukur kemajuan
proyek', 'Menilai apakah proyek berhasil?' , dan 'Untuk pertanggung-
jawaban kepada penyandang dana'.
b. Melaksanakan Role-play:
'Tiga orang Petugas Dinas melakukan kegiatan Monitoring dan
Evaluasi kepada kelompok petani peserta proyek'
Tanyakan pada peserta: 'Apa yang anda saksikan', 'Siapa yang
bertanya?', 'Siapa Tim ME?', 'Siapa yang lebih aktif?'
Jawaban terbanyak biasanya: 'Petugas mendominasi kegiatan dan
lebih aktif bertanya, sementara petani pasif dan hanya menjawab apa
yang petugas tanyakan'
Kemudian tanyakan:
'Untuk siapa ME dilakukan?'
Jawaban yang muncul adalah: 'Untuk kepentingan Petugas', 'Petugas harus
mempertanggungjawabkan kepada atasannya'
Tanyakan: 'Bila ME dilakukan seperti tadi, apakah ada manfaatnya untuk
petani yang dievaluasi?' Jawaban yang banyak muncul adalah: 'Tidak'.

Diskusi Kelompok.
Kembali ke kelompok yang pertama tadi dan diskusikan di kelompok: 'Kembali
kepada pertanyaan semula, sebenarnya tujuan ME itu apa?'
Rangkuman jawaban di kelompok tuliskan pada flipchart.
Setiap kelompok mempresentasikan hasil diskusi kelompoknya pada forum
pleno.
Jawaban yang biasanya muncul:
'Untuk pertanggung jawaban tetapi harus bermanfaat juga untuk petani';
'Untuk memberdayakan petani'; 'Agar Petani berpartisipasi'.
Fasilitator merangkum semua hasil sidang pleno dan menambahkan
pendapatnya serta diskusikan pada forum untuk adanya pengertian yang
sama dan kesepakatan mengenai apa tujuan ME. Gunakan hand-out /
transparansi yang sudah disiapkan pada panduan bagaimana melakukan
M&EP.
Tips:
Ini kesempatan pertama untuk diskusi kelompok dan sidang pleno. Pastikan
semua orang terlibat. Juga usahakan ada kesepakatan penuh, meskipun
perbedaan pendapat tidak tabu pada pelatihan partisipatif ini.

Modul 3 : Prinsip-Prinsip M&E Partisipatif
Sesi A. Pengertian Monitoring Partisipatif dan Evaluasi Partisipatif
Tujuan:
• Peserta memahami arti monitoring yang partisipatif
• Peserta memahami arti evaluasi yang partisipatif
• Peserta memahami manfaat monitoring dan evaluasi partisipatif
Waktu: 45 menit
Dasar Pemikiran: Pemahaman mengenai arti monitoring dan evaluasi yang
partisipatif merupakan dasar untuk memahami prinsip-prinsip monitoring dan
evaluasi yang partisipatif.
Pengaturan ruang kelas:Tempat duduk diatur membentuk lingkaran
Prosedur:
a. Curah Pendapat: Tanyakan pada peserta: 'Apa yang dimaksud dengan
monitoring partisipatif'?
Jawaban yang umumnya muncul adalah: 'Kegiatan monitoring yang
dilakukan secara bersama-sama', 'Monitoring yang melibatkan petani',
'Partisipasi masyarakat dalam monitoring'
Fasilitator menuliskan semua jawaban, merangkumnya dan
mendiskusikannya serta diharapkan ada kesepakatan.
b. Ceramah
Karena ini hal baru, maka dengan sangat menyesal metode ceramah
tak dapat dihindarkan. Oleh karena itu, sesi ini diakhiri dengan
menjelaskan apa arti Evaluasi Partisipatif dan apa manfaatnya, dengan
menggunakan bahan yang disajikan pada Lampiran 1 tentang
Monitoring Partisipatif.
c. Brainstorming.
Tanyakan lagi pada peserta: 'Apa yang dimaksud dengan evaluasi
partisipatif'?
Biasanya muncul jawaban sebagi berikut: 'Kegiatan evaluasi dilakukan

bersama-sama masyarakat', 'Petani yang biasanya dievaluasi, ikut
mengevaluasi', 'Partisipasi masyarakat dalam kegiatan evaluasi proyek'
Fasilitator menuliskan semua jawaban, merangkumnya dan
mendiskusikannya serta diharapkan ada kesepakatan.
d. Pengajaran/Ceramah.
Sesi ini diakhiri dengan menjelaskan apa arti Evaluasi Partisipatif serta
apa manfaatnya, dengan menjelaskan hal-hal seperti tercantum pada
Lampiran 2.
Sesi B. Mengenal Prinsip-prinsip M&EP
Tujuan: Peserta memahami prinsip-prinsip monitoring dan evaluasi yang
partisipatif
Waktu: 45 menit.
Dasar Pemikiran:
Brainstorming:
Setelah mengetahui alasan mengapa Melakukan ME, peserta diharapkan
megetahui prinsip-prinsip mengenai M&EP. Karena M&EP merupakan hal
yang baru bagi peserta, maka pengertian mengenai masing-masing prinsip ini
sangat penting. Sesi ini sangat menentukan sebagai dasar untuk memperoleh
pengertian yang sama tentang M&EP.
Prosedur: Diskusi Kelompok.
Kembali ke kelompok yang pertama tadi dan diskusikan di kelompok:
'Bagaimana ME dilakukan agar bermanfaat bagi petani?'
pleno.
'Petugas jangan mendominasi'; 'Petani harus dilibatkan'; 'Partisipasi semua
orang pada ME'
Fasilitator merangkum hasil diskusi pleno dan menjelaskan kepada peserta

bahwa prinsip pertama dari M&EP adalah PARTISIPASI.
Brainstorming:
Tanyakan kepada setiap peserta: 'Apa yang harus dibicarakan dengan
petani?'
Jawaban yang sering muncul adalah: 'Bagaimana melakukan ME bersama-
sama petani'; 'Kapan dan bagaimana data akan dikumpulkan'; 'Bagaimana
menganalisa'
Fasilitator menulis semua jawaban pada flipchart, kemudian diskusikan dan
rangkumkan. Jelaskan dan diharapkan disepakati bahwa prinsip kedua dari
M&EP adalah NEGOSIASI.
Tanyakan kepada seluruh peserta: 'Apa yang diperoleh saat melakukan
M&EP?'
Diharapkan muncul jawaban: 'Saling tukar pengalaman'; 'Saling melengkapi';
'Mendiskusikan masalah yang dihadapi'
Kembali fasilitator menulis setiap jawaban pada flipchart, kemudian diskusikan
dan rangkumkan. Jelaskan dan diharapkan disepakati bahwa prinsip ketiga
dari M&EP adalah PEMBELAJARAN.
Tanyakan kepada peserta: 'Setelah kita mengetahui partisipasi, negosiasi, dan
pembelajaran sebagai prinsi-prinsip M&EP, apakah ada prinsip yang lain?'
Jawaban yang sering muncul adalah: 'Biaya', 'Waktu', 'Jadwal','Stakeholder
yang terlibat'.
rangkumkan. Jelaskan dan diharapkan disepakati bahwa karena banyak-faktor
yang disebutkan tadi yang mungkin berubah sejalan dengan waktu, maka
prinsip terakhir dari M&EP adalah FLEKSIBILITAS.
Tips:
Bila ada jawaban-jawaban yang tidak terkait dengan topik yang dibicarakan,
fasilitator harus mampu menggiring ke arah yang diharapkan. Bila selalu ada
kesulitan, terpaksa cara 'lektur' dengan langsung memperlihatkan dan
menjelaskan transparans yang disiapkan. Gunakan hand-out/transparansi
yang sudah disiapkan pada panduan bagaimana melakukan M&EP.
Sesi C. Perbedaan ME konvensional dan ME partisipatif
Tujuan: Peserta memahami perbedaan M&EP dengan ME konvensional

Waktu: 45 menit.
Dasar Pemikiran: Dengan memahami perbedaan prinsipil antara M&EP
dengan ME konvensional, maka diharapkan peserta lebih memahami M&EP
dan manfaatnya.
Kembali ke kelompok yang pertama tadi dan diskusikan di kelompok: 'Apakah
perbedaan antara M&EP dan ME konvensional?'
pleno.
'M&EP lebih partisipatif'; 'Petani ikut'; 'M&EP perlu waktu lama'
Fasilitator merangkum hasil diskusi pleno dan arahkan letak perbedaan
tersebut pada hal-hal yang prinsipil seperti: Siapa yang merancang? Siapa
yang melakukan? Bagaimana peranan stakeholders? Bagaimana cara
mengukur keberhasilan? Bagaimana pendekatan dilakukan?
Berdasarkan arahan dari fasilitator, perbaiki lagi jawabannya di masing-
masing kelompok, kemudian kembali diskusikan pada forum pleno. Rangkum
dan simpulkan kesepakatan yang ada. Kalau dipandang perlu sajikan rincian
perbedaan seperti disajikan pada Transparansi 3.
Tips:
Kalau perlu diskusikan lagi hal ini, barangkali ada pendapat peserta yang lebih
baik.Ingat ini pelatihan Partisipatif lho!
Gunakan hand-out/transparansi yang sudah disiapkan pada panduan
bagaimana melakukan M&EP.

Modul 4 : Tahapan-Tahapan M&EP
Sesi A. Mengenal Tahapan-tahapan M&EP
Tujuan:
• Peserta memahami tahapan-tahapan monitoring dan evaluasi yang
partisipatif
• Peserta memahami cara melakukan M&EP
Waktu: 2 jam.
Dasar Pemikiran: Agar peserta dapat melakukan M&EP maka tahapan-
tahapan yang harus dilalui di dalam melakukan M&EP harus diketahui.
Prosedur: Diskusi Kelompok:
'Bagaimana caranya melakukan M&EP? Tahapan apa yang harus dilakukan?
Rangkuman jawaban di kelompok tuliskan pada flipchart. Setiap kelompok
mempresentasikan hasil diskusi kelompoknya pada forum pleno.
'Persiapan, penyusunan daftar pertanyaan, pengumpulan data,
wawancara,survey, penyusunan jadwal, tabulasi dan analisis data, pelaporan'
Fasilitator merangkum hasil diskusi pleno dan lengkapi beberapa tahapn
penting yang terlewat. Kemudian fasilitator mendiskusikan dan menjelaskan
kepada peserta setiap tahapan pelaksanaan M&EP dan bagaimana
mengerjakannya.
Pengajaran.
Karena M&EP hal baru, maka sistem mengajar tak dapat dihindarkan.
Beri kesempatan 'interupsi' untuk bertanya kepada setiap peserta bila ada hal
yang kurang jelas atau kurang dimengerti. Justeru ini merupakan kesempatan
untuk diskusi. Beri kesempatan kepada peserta yang merasa mampu
menjawab pertanyaan yang diajukan.

Ciptakan suasana segar, kalau perlu 'ice-breaker'.
Gunakan bahan peraga yang menarik (Transparansi, gambar kartun, lelucon
yang relevan dan sebagainya). Bahan Pengajaran disajikan pada Lampiran
3. Brainstorming
Tanyakan kepada setiap peserta: 'Apakah anda siap untuk melakukan
M&EP?'; 'Hal-hal apa yang dirasakan paling susah?'
Jawaban yang sering muncul adalah: 'Bagaimana mengajak petani yang
tidak bisa baca?; 'Bagaimana menyusun indikator?'
jelaskan kembali apa yang ditanyakan. Informasikan bahwa pada modul
berikut setiap kelompok diminta merencanakan M&EP yang akan dicoba di
lapangan.
Tips: Bila terpaksa, cara 'lektur' bukan hal yang tabu untuk pendidikan orang
dewasa. Jelaskan setiap tahapan dengan transparans dan alat peraga lain
yang sudah disiapkan. Gunakan hand-out/transparansi yang sudah disiapkan
pada panduan bagaimana melakukan M&EP.

Modul 5 : Cara Melaksanakan M&EP
Sesi A. Mengenal Metode Pelaksanaan M&EP
Tujuan: Peserta memahami metode pelaksanaan M&EP dan
menggunakannya pada perencanaan dan pelaksanaan M&EP
Waktu: 1 jam.
Dasar Pemikiran: Metode yang tepat akan memberikan hasil yang akurat.
Dengan demikian pengertian dan pemahaman peserta pada metode yang
akan digunakan dalam melakukan M&EP sangat penting.
Prosedur: Role-play:
Dalam rangka pengumpulan data, Tim M&EP (yang diperankan oleh fasilitator,
atau oleh peserta yang sudah di'rekayasa' oleh fasiltator) mendatangi
kelompok tani untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan. Pembicaraan
berlangsung kurang lebih 10 menit. Pada role-play ini, tim M&EP melakukan
interview menggunakan kuesioner. Petani hanya menjawab apa yang
ditanyakan.
Tanyakan pada peserta: 'Apa yang terjadi?', 'Metode apa yang digunakan?',
'Masalah apa yang akan timbul?'
Jawaban peserta adalah: 'Tim mewawancarai petani', 'Metode wawancara
dengan kuesioner', 'Petani pasif, tidak diberi kesempatan untuk bertanya',
'Tidak sesuai dengan tahapan M&EP'
Fasilitator menjelaskan bahwa metode wawancara dapat dipergunakan pada
M&EP asal topik yang ditanyakan sudah didiskusikan dengan petani, mudah
dimengerti, cara wawancara tidak bersifat investigasi.
Tanyakan pada peserta: 'Apakah ada metode lain yang dapat dipergunakan
dalam M&EP?'
Jawaban peserta yang mungkin adalah: 'Diskusi kelompok', 'PRA'
Fasilitator menuliskan semua jawaban pada flipchart dan kembangkan diskusi
berdasarkan jawaban-jawaban ini.
Tanyakan pada peserta: 'Sebenarnya apa yang diukur pada M&EP?'
Jawaban yang muncul: 'Kemajuan proyek', 'Keberhasilan proyek', 'Kegagalan

proyek', 'Dampak proyek', 'Manfaat bagi petani'
Fasilitator kembali menuliskan semua jawaban dari peserta dalam flipchart
dan diskusikan bahwa semua jawaban yang dikemukakan tadi pada intinya
adalah mengukur perubahan yang terjadi. Dengan demikian, menurut
fasilitator metode yang biasanya dipergunakan pada M&EP adalah seperti
yang disajikan di bawah ini.
Metode yang umum dipergunakan adalah:
Pemetaan: untuk memperlihatkan lokasi dan tipe perubahan di lokasi yang
dipantau
Diagram Venn: untuk memperlihatkan perubahan yang terjadi didalam
hubungan antar kelompok, lembaga, maupun individu
Diagram alur: untuk memperlihatkan dampak langsung maupun tidak
langsung dari perubahan, dan mengaitakan dengan penyebabnya
Catatan petani: untuk menjelaskan perubahan dalam kehidupan petani atau
kelompok tani
Foto-foto: untuk memperlihatkan perubahan berdasarkan rentetan kejadian
yang dipotret
Penilaian matriks: untuk membandingkan preferensi terhadap beberapa opsi
atau keluaran
Diagram 'jaringan kerja': untuk memperlihatkan perubahan di dalam tipe dan
kadar kontak/hubungan antara petani dengan pelayanan
Sesi B. Pengertian Indikator
Tujuan:
• Peserta memahami arti indicator
• Peserta mampu membuat indikator
Waktu: 30 menit
Dasar Pemikiran: Pengertian dan pemahaman mengenai indikator yang akan
digunakan dalam melakukan M&E adalah krusial dalam menyusun rencana
melakukan M&E.
Bahan:
Flip chart dan Spidol
Pengaturan ruang kelas:

Tempat duduk diatur membentuk lingkaran
Prosedur: Brainstorming.
• Tanyakan pada peserta:'Apa yang anda ketahui tentang indikator?'
Jawaban terbanyak biasanya adalah: 'Alat untuk mengukur', 'Standar',
'Ukuran keberhasilan'
• Fasilitator menuliskan semua jawaban dari peserta pada flipchart
kemudian diskusikan.
• Diskusikan dengan peserta, bahwa indikator mempunyai 3 fungsi
utama yaitu:
• untuk mengukur
• untuk menyederhanakan
• untuk menginformasikan perubahan
Dengan demikian, maka indikator yang baik harus:
• Dapat diterima dan disusun oleh petani
• Dapat dimengerti masyarakat umum
• Terfokus pada visi
• Dapat dikuantifikasikan dalam arti mudah dijelaskan dan sederhana
• Berdasarkan pada informasi yang benar/akurat
• Berdasarkan pada informasi yang tepat waktu
Ceramah.
Penjelasan tentang indikator, bila dirasakan perlu, dapat dilakukan dengan
metode ceramah. Bahan untuk ini disajikan pada Lampiran 4, juga dapat
digunakan Panduan TM-2 Manajemen Daur Proyek dan Penggunaan
Kerangka Kerja Logis.
Sesi C.Merencanakan Pelaksanaan M&EP
Tujuan: Peserta memahami dan mampu merencanakan pelaksanaan M&EP
Waktu: 4 jam.
Dasar Pemikiran: Mencoba berbuat sesuatu yang konkrit dapat merangsang
peserta untuk lebih memahami dan mengerti apa yang diberikan pada 'lektur'.
Dengan demikian diharapkan peserta dapat melakukan M&EP.

Prosedur: Kerja Kelompok.
• Peserta dibagi kelompok dengan anggota 4-5 orang.
• Berikan tugas kepada kelompok untuk membuat perencanaan
pelaksanaan M&EP yang akan diujicoba di lapangan besok hari.
• Tugas harus dirinci secara detail dari mulai perencanaan sampai
presentasi hasil, sesuai dengan tahapan M&EP yang sudah dijelaskan
pada Modul sebelumnya.
• Fasilitator harus siap membantu setiap kelompok bila ada kesulitan.
Berikan arahan yang diperlukan dan jelaskan sampai peserta betul-
betul memahaminya.
• Tuliskan semua hasil kerja kelompok pada flipchart untuk
dipresentasikan pada forum pleno.
• Biasanya yang sering menjadi topik 'perdebatan' adalah mengenai
'indikator keberhasilan'

Modul 6 : Praktek Lapangan
Sesi A. Praktek lapangan M&EP
Tujuan:
1. Peserta memahami dan mampu melaksanakan M&EP
2. Peserta dapat mengetahui hambatan-hambatann di lapangan
3. Peserta dapat mengetahui kesalahan-kesalahan yang umum dijumpai
Waktu: 6 jam.
Dasar Pemikiran: Mencoba berbuat sesuatu yang kongkrit dapat merangsang
peserta untuk lebih memahami dan mengerti apa yang diberikan pada
pelatihan. Dengan demikian diharapkan peserta dapat melakukan M&EP.
Pengaturan: Seluruh peserta berangkat ke lokasi kelompok tani yang telah
disiapkan sebelumnya.
Prosedur:
Dalam pelaksanaanya Peserta harus:
• Menjelaskan maksud kedatangannya kepada petani
• Mendiskusikan indikator (yang sudah disiapkan sebelumnya
berdasarkan dokumen proyek, bila ada) dengan petani. Diharapkan
terbentuk kesepakatan dengan petani mengenai indikator yang
akandigunakan pada M&EP
Metode yang dipergunakan
• Memperoleh informasi tentang perubahan yang telah terjadi
• Menyusun rekomendasi untuk perbaikan proyek
• Mencatat hasil kunjungan pada flipchart untuk dipresentasikan pada
forum pleno
Sesi B. Presentasi Praktek Lapangan
Tujuan:
1. Peserta memahami dan mampu merencanakan M&EP

2. Peserta mampu menganalisis dan mepresentasikan 'hasil' M&EP
Waktu: 2 - 4 jam (tergantung banyaknya kelompok yang ada).
Dasar Pemikiran: Mencoba berbuat sesuatu yang konkrit dapat merangsang
peserta untuk lebih memahami dan mengerti apa yang diberikan saat
Pelatihan. Dengan demikian diharapkan peserta dapat melakukan M&EP.
Bahan: Flip chart dan Spidol, Transparansi sheet, Over Head Projector
Pengaturan: Tempat duduk diatur membentuk U
Prosedur: Presentasi hasil kajian lapangan
Salah satu peserta ditunjuk menjadi moderator
Masing-masing kelompok mempresentasikan hasil di lapangan
Mendiskusikan materi yang dipresentasikan
Fasilitator merangkum hasil diskusi dan ditekankan terutama pada aspek-
aspek proses dalam memperoleh kesepakatan indikator, metode yang
digunakan, analisis dan penyusunan rekomendasi, serta hambatan-hambatan
yang ditemui. Akhirnya disusun kesimpulan umum dan 'lessons learned' dari
praktek lapangan tadi.

Modul 7 : Faktor yang Mempengaruhi Pelaksanaan M&EP
Sesi A. Kesalahan Umum Pelaksanaan M&EP
Tujuan: Peserta memahami kesalahan umum dalam pelaksanaan M&EP
Waktu: 1 jam.
Dasar Pemikiran: Kesalahan umum akan mengganjal suatu pelaksanaan
M&EP. Dengan mengetahui hal ini, perencanaan yang telah matang disusun
dapat dioperasionalkan ('workable').
Pengaturan: Tempat duduk diatur membentuk lingkaran
'Apa kesalahan-kesalahan umum yang dijumpai di dalam melakukan M&EP
dari mulai perencanaan sampai pelaksanannya'.
Catat hasil diskusi kelompok pada flipchart untuk didiskusikan di pleno.
Jawaban yang biasanya muncul adalah: 'Anggapan bahwa stakeholders
mengerti betul tentang proyek', 'Anggapan bahwa indikator keberhasilan yang
disusun proyek sudah disetujui petani'
Fasilitator merangkum hasil diskusi seluruh kelompok ini, dan berikan
pandangan-pandangan serta saran agar kesalahan-kesalahan umum ini tidak
terjadi lagi. Pendapat fasilitator tentang kesalahan-kesalahan umum yang
sering dijumpai pada M&EP adalah:
Mengasumsikan bahwa seluruh 'stakeholders' akan berminat dan ambil
bagian dalam M&EP.
Menetapkan metoda dan indikator yang tidak cocok di dalam upaya
men'standard'kannya dan untuk menghemat waktu.
Menjadikan ketidakjelasan tentang bagaimana informasi akan dipergunakan
dan oleh siapa
Memulai dengan sesuatu yang sangat besar, dan terlalu dini
Sesi B. Partisipasi Masyarakat
Tujuan: Peserta memahami bahwa keberhasilan M&EP sangat ditentukan

oleh partisipasi masyarakat
Waktu: 1 jam.
Dasar Pemikiran: Keterlibatan masyarakat merupakan prasyarat yang
menjamin keberhasilan tujuan dari M&EP. Padahal keragaman masyarakat,
dimana M&EP akan diberlakukan, menentukan variasi banyaknya anggota
masyarakat yang ingin terlibat atau memperoleh kesempatan untuk
terlibat.Dengan demikian, maka perlu diketahui faktor-faktor apa yang
mempengaruhi masyarakat agar mau berpartisipasi dalam M&EP
Diskusikan dalam kelompok: 'Faktor-faktor apa yang mempengaruhi
masyarakat agar mau berpartisipasi dalam M&EP'
Kesimpulan kelompok biasanya muncul adalah: 'M&EP bermanfaat buat
petani', 'Ada insentif untuk melakukan M&EP', 'M&EP mudah dilakukan'
pandangan-pandangan fasilitator tentang partisipasi petani dalam M&EP.
Perlihatkan transparansi 5.
Sesi C. Kemudahan Melakukan M&EP
Tujuan: Peserta memahami keadaan yang akan mempengaruhi kemudahan di
dalam melakukan M&EP.
Waktu: 1 jam.
Dasar Pemikiran: M&EP adalah sesuatu yang relatif baru sehingga belum
tentu semua pihak menerimanya. Oleh karena itu pemahaman tentang
keadaan yang bisa mendorong kemudahan melakukan M&EP harus diketahui.
Hal ini penting agar dapat memikirkan bagaimana menciptakan keadaan
tersebut agar M&EP dapat sukses dilakukan.
Diskusikan dalam kelompok: 'Kondisi apa yang akan memberikan kemudahan

dalam melakukan M&EP'
Kesimpulan kelompok biasanya muncul adalah: 'M&EP menguntungkan',
'M&EP sesuai dengan kebutuhan kelompok', 'Ada insentif untuk melakukan
M&EP', 'Partisipasi masyarakat secara penuh'
pandangan-pandangan fasilitator tentang kondisi yang akan mempermudah
pelaksanaan M&EP. Sajikan transparan 6. Bila perlu diskusikan lagi hal ini.

Modul 8 : Rangkuman Pelatihan
Sesi A. Merangkum Hasil Pelatihan
Tujuan: Peserta memahami keseluruhan proses M&EP
Waktu: 1 jam.
Dasar Pemikiran: Rangkuman hasil pelatihan merupakan 'inti' dari pelatihan
tersebut. Sesi ini ini sangat penting bagi peserta untuk menunjukkan tingkat
pemahaman mengenai M&EP.
Prosedur: Brainstorming.
Tanyakan kepada peserta: 'Apa kesimpulan anda dari pelatihan ini?'
Berikan kesempatan kepada semua peserta untuk mengemukakan
pendapatnya secara terbuka.
Catat seluruh jawaban peserta pada flipchart, dan diskusikan.
Fasilitator merangkum hasil diskusi ini untuk dirangkum sebagai kesimpulan
pelatihan.
Sesi B. Penyusunan Rencana Tindak Lanjut
Tujuan: Peserta merancang apa yang akan dilakukannya setelah pelatihan ini
selesai
Waktu: 30 menit.
Dasar Pemikiran: Penyusunan rencana tindak lanjut adalah penting bagi
peserta untuk mencoba kemungkinan penerapan pengetahuan dan
keterampilan yang diperolehnya selama pelatihan. Rencana ini dapat
digunakan sebagai alat ME setelah pelatihan selesai.
Bahan: Kertas dan alat tulis.
Pengaturan: Tempat duduk diserahkan sepenuhnya kepada peserta agar

peserta memperoleh keleluasaan saat menuliskan rencana ini.
Prosedur: Kerja individual. Sampaikan kepada peserta: 'Tolong tuliskan
rencana tindak lanjut yang akan anda lakukan setelah selesai mengikuti
pelatihan ini'.
Fasilitator mengumpulkan seluruh rencana tindak lanjut ini untuk
didokumentasikan pada Laporan pelatihan.
Pengalaman menarik yang pernah dialami saat mengikuti pelatihan di negeri
seberang. Peserta disuruh menuliskan rencana tindak lanjut pada sehelai
kartu pos. Pada alamat yang akan dikirim ditulis nama dan alamat peserta
yang bersangkutan di negaranya masing-masing. Peserta diminta menuliskan
rencana tindak lanjut dalam 3 bulan dan setahun yang akan datang. Fasilitator
mengumpulkan seluruh kartu pos yang sudah diisi setiap peserta. Kemudian
seluruh peserta kembali ke tanah-airnya masing-masing.
Setelah peserta berada kembali di tanah air, ternyata 3 bulan kemudian
menerima kartu pos tersebut. Dia jadi diingatkan apakah rencana tersebut
sudah dijalankan atau tidak? Apakah anda mau meniru cara ini?
Sesi C. Feed back & Training Evaluation
Tujuan: Peserta memberikan 'feed-back' terhadap pelatihan.
Waktu: 1 jam.
Dasar Pemikiran: Kemauan peserta untuk memberikan 'feed-back' terhadap
pelatihan adalah penting artinya, terutama untuk langkah perbaikan pelatihan
selanjutnya. Kesempatan ini juga bermanfaat bagi peserta untuk
menyampaikan seluruh 'unek-uneknya' selama mengikuti pelatihan.
Bahan: Kertas dan alat tulis
Prosedur: Kerja individual.
Sampaikan kepada peserta: 'Tolong berikan penilaian anda terhadap
pelatihan ini'
Pertanyaan yang umum pada evaluasi ini adalah:
Bagaimana komentar umum terhadap pelatihan? Terutama tentang materi,
fasilitator, metoda pelatihan, dan logistik.
Bagian mana yang paling sulit dimengerti?

Bagian mana yang paling menarik?
Hal-hal apa yang menurut anda bermanfaat bagi pelaksanaan tugas anda?
Saran anda terhadap pelatihan?
Anda dapat menggunakan format Evaluasi Pelatihan yang sudah disiapkan
sebelumnya. Atau dapat pula menyusun bahan evaluasi ini bersama-sama
dengan peserta. Pilihan terakhir lebih baik dilakukan sehingga kita tahu persis
hal-hal apa yang menurut peserta paling penting untuk dievaluasi.
Fasilitator mengumpulkan seluruh hasil evaluasi ini, untuk didokumentasikan
pada Laporan pelatihan.
Sesi D. Penutupan Pelatihan
Tujuan:
Memberikan kesempatan kepada Panitia dan Pejabat formal untuk menutup
pelatihan ini secara resmi.
Waktu:
10 -15 menit
Dasar Pemikiran:
Meskipun ini hanya 'seremonial', terkadang bermakna sebagai dorongan
semangat dan kebanggaan kepada para peserta.

Daftar Pustaka
Case, D'Arcy Davis. 1990. "The Idea, Methods and Tools for Participatry
Assessment, Monitoring and Evaluation in Community Forestry." The
Community's Toolbox. FAO, Rome, 1990.
FAO-APAN and FARM (R. Fithriadi). 1996. Summary Report of the Training
Exercise on Farmer-level Planning, Monitoring and Evaluation, 27 August - 2
September 1995, North Sumatra, Indonesia. Farm Insight Report No. 22. Food
and Agriculture Organisation of the United Nations.
Gujit, Irene; Mae Arevalo and Kiko Saladores. 1998. "Tracking change
together" in PLA Notes 31, February 1998. IIED pp. 28-36
IDS. 1998. "Participatory Monitoring & Evaluation: Learning From Change" in
IDS Policy Briefing Issue 12: Nov 1998, Institute of Development Studies.
INTRAC. 1997. Handouts INTRAC Training Course on Managing a
Participatory Monitoring and Evaluation Process, 22nd - 26th September 1997,
Oxford, UK.
Jobes, Katja. 1997. "Participatory Monitoring and Evaluation Guidelines:
Experinece in the Fields. St Vincent and the Grenadines". Social Development
Division Dissemination Note No.1. Department for International Development,
UK.
Marsden, D., Oakley, P., and Pratt, B. 1994. "Measuring the Process:
Guidelines for Evaluating Social Development." INTRAC.
Oakley, P. & Marsden, D. 1990. "Evaluating Social Development" Oxfam.
Wegwood, H. and Alex Bush. 1996. "ITDG's Experience of Participatory
Evaluation Oriented Monitoring Systems (POEMS) in the International Food
Production Programme." INTRAC's 3rd International Workshop on the
Evaluation of Social Development, November 1996, The Netherlands.

Monitoring dan Evaluasi Partisipatif - Kotak 1
Instruksi BAPPENAS soal evaluasi kinerja
BAPPENAS sampai tahun 1996 mengakui bahwa evaluasi kinerja
proyek masih terbatas pada masukan (input) dan keluaran (output),
sehingga informasi mengenai hasil (outcome), manfaat dan dampak
proyek belum banyak diketahui. Oleh karena itu pada tanggal 2
Desember 1996 Menteri Ketua BAPPENAS mengeluarkan
keputusan No: Kep. 195/Ket/12/199 tentang evaluasi kinerja proyek
pembangunan yang mencakup kajian hasil dan dampak proyek.
Sejak saat itu, semua proyek Pemerintah harus melakukan evaluasi
kinerja. Tetapi dalam kenyataannya, banyak pelaksana proyek
kesulitan dalam hal 'bagaimana harus melakukannya' karena tidak
adanya petunjuk praktis.
Keberhasilan M&EP
Keberhasilan staf Direktorat Jenderal Peternakan (Kelompok 20
program DELIVERI) di dalam melakukan M&EP pada kegiatan
intervensi program DELIVERI membuka 'cakrawala baru' di lingkup
Direktorat dalam monitoring dan evaluasi. Bapak Direktur Bina
Barbang merekomendasikan penggunaan M&EP untuk
mengevaluasi keberhasilan program di lingkup Direktoratnya. Kasus
ini terutama didasarkan atas pelaksanaan M&EP yang sesuai
dengan harapan BAPPENAS (lihat Kotak 1), juga manfaat bagi
aparat yang diperoleh. Kemampuan staf Direktorat Jenderal untuk
melakukan analisa sosial - yang sebelumnya tak pernah dilakukan -
sangat membanggakan beliau. Hal serupa diperkirakan akan terjadi
di Direktorat - Direktorat lainnya.

Pengalaman DELIVERI dalam indikator sukses
Suatu proyek menyebutkan bahwa salah satu indikator keberhasilan
proyek adalah bila peternak dapat mengembalikan ternak kredit
tepat pada waktunya. Sewaktu didiskusikan dengan petani penerima
kredit ternak, mereka menambahkan bahwa indikator ini hanya untuk
proyek sukses, tidak untuk petani sukses. Kenapa? Mereka
berpendapat bahwa bila petani memang mampu mengembalikan
ternak kredit (mungkin dengan segala cara), tetapi tidak mampu
meningkatkan jumlah pemilikan ternak yang masih dimiliki petani
setelah mengembalikan kredit, proyek sama sekali tidak sukses. Jadi
ukuran sukses buat petani adalah jumlah ternak yang dimiliki petani
meningkat. Malahan ada petani yang menambahkan bahwa proyek
disebut sukses bila petani memperoleh penghasilan bersih dari
ternak, setelah mengembalikan ternak kreditnya, sebesar Rp
300.000 per bulan. Ternyata petani lebih kritis daripada perancang
proyek!
Inilah 'Tujuan jangka panjang' proyek tersebut menurut 'bahasa'
petani:
• Jumlah pemilikan ternak sesudah proyek berakhir meningkat
• Penghasilan bersih dari ternak sesudah proyek Rp 300.000
per bulan
• Sarana produksi ternak selalu tersedia
• Petani dapat melakukan vaksinasi sendiri

Pengalaman program DELIVERI
Setelah petani menyelesaikan penyusunan tujuan jangka panjang
yang pada hakekatnya adalah indikator keberhasilan / sukses
proyek, dilakukan fasilitasi diskusi dengan mereka: 'bagaimana cara
mencapai tujuan tersebut?'. Dengan pendekatan partisipatif melalui
diskusi kelompok fokus diperoleh daftar kegiatan sebagai berikut:
• Sosialisasi proyek oleh Pemerintah dilakukan di Balai Desa
pada jam kantor,
• Petugas selalu siap di lokasi saat dibutuhkan petani
• Penggunaan obat tradisional dan obat modern dengan
memanggil petugas
• Ternak dijaga tetap sehat dengan diberikan cukup pakan:
rumput lapangan, batang jagung, jerami padi
• Pemeliharaan secara semi intensif dan di kandang (akan
membangun kandang)
• Jangka waktu pemeliharaan yang sesuai yaitu 18 - 24 bulan
• Pemerintah seharusnya mendiskusikan aturan main cara
kredit
• Dilakukan pertemuan kelompok yang rutin untuk membahas
masalah-masalah yang dihadapi.
Diharapkan petugas selalu hadir untuk bersama-sama memecahkan
masalah tersebut.

Umpan balik masyarakat (Pengalaman program
DELIVERI)
Hasil monitoring secara partisipatif masyarakat menunjukkan bahwa:
• Sosialisasi proyek, yang dilakukan oleh Pemerintah di Balai
Desa pada jam kantor saat dimulai proyek ternyata hanya
sebagian kecil masyarakat yang tahu. Masyarakat
mengusulkan dilakukan minimal dua bulan sebelumnya
kepada tokoh masyarakat, tokoh agama, yang kemudian
meluaskan informasi tersebut lebih baik dengan melalui
mesjid & pertemuan informal.
• Petugas tidak selalu siap di lapangan, karena ada tugas lain
di lokasi lain.
• Pertemuan kelompok selalu membicarakan masalah-masalah
yang dihadapi petani, tetapi sayang petugas tidak selalu
hadir.
• Petugas membantu pengobatan ternak, tetapi pengetahuan
petugas tentang obat tradisional kurang.
• Pemberian pakan cukup, tetapi masih ada kesulitan terutama
saat musim hujan tiba dan lahan banyak tergenang air,
sehingga ternak terpaksa dilepas jauh ke gunung-gunung.
• Masih ada yang belum membangun kandang
• Aturan main kredit belum dijelaskan oleh pemerintah
Dari hasil monitoring ini kemudian dilakukan pertemuan antara
proyek dengan petani untuk menentukan langkah-langkah perbaikan
selanjutnya.

Pengalaman Kelompok 20 DitJenNak dalam M&EP
Teknik monitoring dan evaluasi secara partisipatif (M&EP) dapat digunakan
untuk memberikan gambaran secara menyeluruh terhadap proses kegiatan
Pemberdayaan Masyarakat Petani. Petani dan petugas lapangan secara
bersama-sama dapat menentukan indikator keberhasilan program,
mengidentifikasi masalah yang dihadapi serta mencari alternatif
pemecahannya, sehingga dapat membantu penyusunan program secara
bottom-up.

Bagaimana Melakukan M&EP
Tahapan M&EP
Uraian Konsep M&EP
Tahap I. Rapat Terbuka
• Adakan rapat yang terbuka yang dapat dilakukan pada saat
perencanaan proyek (ini kondisi ideal), atau pada saat akan melakukan
M&E. Rapat diselenggarakan oleh aparat atau staf proyek yang akan
bertindak sebagai fasilitator.
• Peserta rapat adalah kelompok yang terlibat (penerima manfaat) dan
kelompok lain yang menaruh minat pada proyek serta petugas atau
calon petugas proyek. Bila perlu lakukan 'analisa pihak terkait
(stakeholders)' . Urutan tahapan ini adalah sebagai berikut:
Pertama Meninjau kembali alasan-alasan melakukan M&E
• Jelaskan sejelas-jelasnya tentang proyek / program yang
direncanakan atau yang akan di ME
• Fokuskan diskusi pada pertanyaan-pertanyaan:
"Untuk apa kita melakukan evaluasi?" "Apa yang ingin
kita ketahui?"
• Putuskan dan sepakati mengapa mereka membutuhkan
M&E .
Kedua Meninjau kembali tujuan proyek dan kegiatan-kegiatan yang
akan dilakukan untuk mencapai tujuan
• Tinjau Obyektif / Tujuan proyek
• Tinjau kegiatan-kegiatan yang telah dipilih untuk
dilakukan guna memenuhi obyektif

Ketiga Mengembangkan pertanyaan-pertanyaan M&E
• Bersama-sama peserta rapat, susun pertanyaan-
pertanyaan yang diperlukan dan dirasakan bermanfaat
untuk masyarakat
• Tulis (atau gambar), pertanyaan-pertanyaan di atas kertas
/ papan tulis / flipchart.
• Diskusikan dengan seluruh peserta, sehingga ada
kesepakatan untuk setiap pertanyaan.
• Jika banyak pertanyaan yang muncul untuk setiap
obyektif dan kegiatan, urutkan pertanyaan-pertanyaan itu
sesuai dengan tingkat kepentingannya berdasarkan
kesepakatan.
Keempat Putuskan siapa yang akan melakukan M&E
• Tetapkan siapa yang akan melakukan
• Siapa yang ingin tahu hasilnya.
• Putuskan apakah akan: (1) mengikutkan seluruh
masyarakat (terutama jika masyarakatnya kecil), (2)
hanya penerima manfaat, atau (3) mendelegasikan
kepada sebuah tim.
• Bila peserta rapat sepakat untuk mendelegasikan kepada
sebuah tim, maka komposisi tim harus ditentukan oleh
kelompok yang lebih besar pada rapat ini
• Jika ada beberapa kelompok kecil tidak terwakili, dorong
juru bicara kelompok-kelompok ini agar berpartisipasi
• Dengan demikian maka Tim M&E dapat terdiri dari: (1)
penerima manfaat, (2) mereka yang mungkin dirugikan
oleh kegiatan proyek, (3) anggota/staf proyek, dan (4)
kelompok lain yang terkena dampak.
• Diskusikan: 'Kapan hasil M&E harus siap?'
Tahap II. Adakan Rapat-rapat Tim M&EP:
Kelima Identifikasi indikator
• Dari pertanyaan-pertanyaan M&E yang dikumpulkan di
dalam rapat terbuka, pilihlah indikator langsung dan tidak
langsung.
• Langkah ini harus menghasilkan sejumlah indikator yang
secara akurat dapat mengukur hasil-hasil yang diperlukan
untuk diukur.
• Indikator harus disesuaikan melalui proses pemilihan,
karena harus memenuhi beberapa kriteria agar
menyediakan informasi yang diperlukan.
• Indikator akan diuji saat data dikumpulkan, pengukuran
dilakukan, dan informasi diperoleh.
• Bila diperlukan lakukan penyesuaian indikator yang
berarti memperbaiki atau menggantikan indikator
Keenam Identifikasi sumber-sumber informasi
• Untuk setiap pertanyaan dan indikator yang telah dipilih,

identifikasi dimana informasi dapat diperoleh, dan
bagaimana memperolehnya.
• Informasi yang mungkin sudah ada, tetapi dalam bentuk
yang belum teranalisa, perlu dianalisa dahulu.
• Informasi lain mungkin tidak langsung tersedia, dan harus
dikumpulkan dulu.
Ketujuh Tentukan tenaga yang memiliki keterampilan apa yang
dibutuhkan untuk memperoleh informasi
• Apakah perlu bantuan orang yang memiliki keterampilan
khusus, (wawancara, matematika, seni dan/atau drama)
• Berapa lama dibutuhkan.
• Putuskan keterampilan dan sumberdaya apa yang
tersedia bagi mereka. Mereka dapat bertanya:
"Sumberdaya apa yang kita butuhkan?"; "Sumberdaya
apa yang kita miliki, atau dapat kita kembangkan?";
"Sumberdaya apa lagi yang perlu didapatkan?"
• Diskusikan: 'apakah diperlukan pelatihan?'
Kedelapan Tentukan kapan pengumpulan informasi dan analisa akan
dilakukan
• Pastikan bahwa informasi akan dikumpulkan dan
dianalisa di dalam jangka waktu yang sudah disediakan
bagi tim
• Hasil M&E harus dapat diterima oleh pengambil
keputusan tepat pada waktunya.
• Dalam menetapkan waktu M&E, pertimbangkan faktor-
faktor:
o Hambatan musiman (masa-masa tanam dan
panen);
o Hari-hari libur keagamaan;
o Ketersediaan staf lapangan;
o Permintaan tenaga dari masyarakat.
• Tentukan berapa lama waktu yang dibutuhkan oleh setiap
tugas, dan kapan akan selesai.
Kesembilan Tentukan siapa yang akan mengumpulkan informasi
• Bila tanggal, waktu dan keterampilan yang dibutuhkan
sudah diketahui, maka delegasikan tugas kepada
beberapa individu atau kelompok-kelompok kerja yang
kecil.

Kesepuluh Analisa dan presentasikan hasilnya
• Bila tugas sudah diselesaikan, informasi perlu dianalisa
dan dikumpulkan untuk presentasi.
• Tim memutuskan kepada siapa informasi ini akan
disampaikan ?
• Diskusikan dan putuskan cara terbaik untuk
mempresentasikan hasil
• Pertimbangkan ketersediaan waktu dan sumberdaya bagi
para pendengar atau hadirin kepada siapa presentasi
ditujukan.
Kesebelas Memformulasikan langkah perbaikan dan rencana tindak
lanjut
• Berdasarkan masukan dan umpan balik saat presentasi,
tim menyusun langkah perbaikan apa yang harus
dilakukan
• Kemudian diskusikan dan sepakati rencana tindak lanjut
untuk mengimplementasikan langkah perbaikan tadi
Tahapan-tahapan di atas merupakan proses yang berkelanjutan, sehingga
tahapannya kembali lagi ke tahapan semula. Seperti sudah disebutkan
terdahulu M&EP bukan suatu tujuan, tetapi merupakan perjalanan yang tak
kenal henti.

Bagaimana Melakukan M&EP
Tahapan M&EP
Langkah Operasional M&EP
Ini merupakan langkah M&EP yang direkomendasikan karena merupakan
pengalaman di lapangan. Namun, proses ini dapat diubah dan disesuaikan dengan
kebutuhan dan konteks yang mungkin berbeda dari setiap proyek.
Langkah Pertama :
Tentukan tujuan jangka panjang - 'Visi masyarakat tentang keberhasilan'
Tujuan:
Menentukan tujuan jangka panjang dari proyek yang menggambarkan kriteria atau
indikator keberhasilan. Tujuan ini ditentukan oleh anggota masyarakat sendiri.
Masyarakat, kelompok atau pelaksana proyek dapat menggunakan hal ini dalam me-
review kemajuan selama proyek dan sesudah proyek berakhir.
1. Pada saat permulaan proyek, bersama-sama masyarakat adakan rapat atau
diskusi kelompok / individual untuk membicarakan keberhasilan proyek. Ajak
mereka memikirkan tentang apa yang mereka harapkan terjadi setelah proyek
berakhir. Tanyakan kepada mereka bagaimana proyek tersebut dapat dinilai
sukses/berhasil. Biarkan mereka menceritakan manfaat apa yang diharapkan
diperoleh dari proyek bagi laki-laki, perempuan, dewasa, remaja dan anak-
anak. Anda dapat mengajukan pertanyaan bijaksana sebagai berikut:
'Andaikata proyek telah berakhir, bagaimana bapak / ibu tahu bahwa proyek
tersebut sukses/ berhasil? Apa yang anda harapkan terjadi? Apa manfaat
yang akan diperoleh dari proyek bagi perempuan, laki-laki dan anak-anak?
Bagaimana pengaruhnya terhadap kehidupan bapak / ibu?'

2. Catat apa yang mereka katakan dan yakinkan bahwa anda menuliskan kata-
kata apa adanya versi petani. Bisa anda catat kemudian, bila pencatatan ini
dapat mengganggu 'mental' petani (misalnya: takut bicara karena anda
menulis - pada buku catatan - setiap apa yang petani katakan).
3. Diskusikan seluruh pendapat tersebut satu per satu dengan anggota
masyarakat yang jumlahnya lebih banyak. Perhatikan bila ada pendapat yang
sama atau yang berbeda. Kemudian diskusikan dan cari konsensus
berdasarkan kesepakatan musyawarah mufakat (Anda dapat melakukan ini
dengan menyampaikan secara lisan atau menggunakan tulisan pada flip-
chart).
4. Bersama anggota masyarakat, dapatkan kesepakatan tentang 'bunyi' dan 'isi'
dari tujuan jangka panjang dari proyek. Ini sekaligus merupakan kriteria
sukses / keberhasilan menurut kacamata masyarakat. Sebagai fasilitator,
dorong masyarakat untuk juga melihat aspek 'non-fisik' (misalnya sikap
wirausaha) dari proyek.
' Ini yang kita harapkan pada akhir proyek. Ini adalah visi kita'
5. Yakinkan bahwa anda dan kelompok petani atau masyarakat memiliki daftar

tujuan ini. Apabila memungkinkan laminating daftar tujuan tersebut agar
permanen, dan dapat diperlihatkan setiap saat untuk mengingatkan apa yang
akan dicapai oleh masyarakat dengan proyek ini.
Lihat Kotak 3 untuk pengalaman program DELiVERI
Langkah Kedua :
Menggapai Tujuan Jangka Panjang - Menyusun Daftar (Check- list) Kegiatan
Tujuan:
Menentukan kegiatan apa yang akan dilakukan untuk mencapai Tujuan Jangka
Panjang. Memformulasikan berbagai tahapan kegiatan yang berbeda atau daftar
kegiatan yang diinginkan oleh masyarakat.
1. Bersama-sama dengan masyarakat tentukan tujuan apa atau kriteria
keberhasilan yang mana yang akan dicapai.
2. Diskusikan dan putuskan apa yang harus dikerjakan untuk mencapai
keberhasilan tersebut. Tentukan langkah apa atau jenis kegiatan apa yang
harus dilakukan. Tuliskan check-list kegiatan yang harus dilakukan. Check-list
ini menjadi suatu daftar dari tujuan jangka pendek yang harus dicapai serta
langkah-langkah yang harus diselesaikan. Hal ini menjamin M&EP dilakukan
secara sistematis. Ini menyediakan sesuatu yang tangible (dapat diraba, kasat
mata, jelas dan pasti) yang harus dijajagi kemajuannya oleh masyarakat,
sehingga membantu memudahkan pendokumentasian.
3. Umumkan check-list kegiatan ini kepada masyarakat. Hal ini berguna untuk
memobilisasi dan memberikan arah yang jelas kepada proyek. Pastikan
bahwa staf proyek dan masyarakat mempunyai daftar ini.
4. Check list ini mungkin berubah sejalan dengan berlangsungnya proyek dan
masalah yang dihadapinya. Bila demikian, masyarakat dapat melakukan re-

fokus upaya-upaya mereka atau mengubahnya menjadi kegiatan-kegiatan
yang lain. Ubahlah check-list ini apabila diperlukan sesuai dengan minat dan
keterlibatan masyarakat.
5. Pergunakan check-list ini untuk menyusun rencana tindak lanjut bersama-
sama dengan masyarakat.
Lihat Kotak 4 untuk contoh dari Programme DELIVERI
Langkah Ketiga :
Melaksanakan Monitoring secara Partisipatif - Umpan Balik Masyarakat
terhadap Kemajuan Proyek
Tujuan:
Menilai kemajuan dari proyek dalam pencapaian Tujuan Proyek dengan
mengidentifikasi apa yang sudah atau belum dikerjakan.
1. Pergunakan check list dan tandai kegiatan yang sudah dilakukan sehingga
masyarakat dapat mengetahui / memantau dan mempunyai catatan visual dari
setiap pencapaian dari kegiatan.
2. Selama proyek, jajagi kemajuan proyek, bandingkan dengan check-list
bersama-sama dengan anggota masyarakat. Adalah bermanfaat untuk
melihat keadaan saat ini dan mendiskusikan apa yang telah dicapai, dimana
yang ketinggalan, serta apa yang harus dilakukan lebih lanjut.
3. Berdasarkan hasil diskusi pada butir 2, mungkin anda bersama-sama
masyarakat harus mengembangkan check-list baru untuk tahapan proyek
berikutnya yang sekaligus merupakan check-list dan rencana tindak lanjut dari
masyarakat. Formulasikan dan formalkan hal ini dengan menuliskan obyektif
dan diskusikan bersama-sama masyarakat.

Lihat Kotak 5 untuk contoh dari proyek DELIVERI
Langkah Keempat :
Melakukan Evaluasi secara Partisipatif - Perubahan Apa yang Diketahui
Masyarakat
Tujuan:
Mendorong masyarakat agar merefleksikan dampak proyek yang terjadi di
Masyarakat
1. Buat catatan tentang umpan balik dari masyarakat - sekali lagi gunakan
bahasa mereka. Bagaimana penjajagan mereka terhadap proyek? Apa yang
berjalan dengan baik? Apa pula yang berjalan tidak baik? Apa pertimbangan
utama mereka? Gunakan informasi ini sebagai alat pembelajaran untuk
masyarakat dan pelaksana proyek untuk kemajuan proyek.
2. Tanyakan pada berbagai anggota masyarakat yang berbeda tentang
perubahan apa yang telah terjadi semenjak proyek dimulai. Bagaimana
perasaan masyarakat terhadap proyek? Adakah sesuatu yang berubah? Apa
manfaat dari proyek sejauh ini? Anda dapat melakukan hal ini dalam suatu
rapat/pertemuan khusus atau dengan melakukan wawancara perorangan.
Pada tahapan ini diharapkan anda memperoleh data kualitatif dari anggota
masyarakat.
3. Untuk menangkap detail dan esensi yang berkembang di masyarakat, tuliskan
apa yang mereka katakan di dalam bahasa mereka, baik pada saat bercakap-
cakap dengan mereka atau sesudahnya. Dengan cara ini maka informasi
yang berharga tidak akan hilang dan dapat digunakan sebagai bahan
dokumentasi yang bermanfaat baik untuk masyarakat maupun untuk
pelaksana proyek / Dinas. Banyak dari informasi ini yang menunjukkan
kenyataan dampak proyek yang terjadi di masyarakat.
4. Pergunakan informasi ini di masyarakat untuk memvalidasi dan untuk melihat
adanya kesepakatan. Apakah orang lain merasakan hal yang sama?

Langkah Kelima :
M&EP untuk Masyarakat - Menumbuhkembangkan rasa memiliki masyarakat
lokal
Tujuan:
Menjamin masyarakat lokal mampu membagi dan menggunakan, serta
mempunyai catatan hasil M&EP ini (mungkin berupa hasil swajajag yang mereka
lakukan) sehingga mereka dapat membandingkan kemajuan dan perubahan yang
terjadi sejalan dengan waktu.
1. Coba dan yakinkan bahwa masyarakat mempunyai catatan dari swajajag dan
pemikiran tentang proyek. Ini merupakan bagian dari proses pengalihan
pengendalian dan tanggung jawab proyek. Hasil penjajagan mereka sangat
mudah terlupakan, dan perubahan dianggap terjadi begitu saja. Adalah sangat
penting buat mereka untuk melihat bahwa input mereka sangat bernilai dan
bermanfaat. Sangat menarik buat masyarakat untuk memiliki gambaran umum
tentang dari mana mereka datang dan mulai serta kemana mereka pergi.
Juga saat bermanfaat untuk menengok masa lalu - barangkali sesudah
beberapa tahun kemudian. Mereka dapat melihat apakah perubahan masih
relevan; atau ada peningkatan atau malah terjadi kemunduran. Informasi ini
dapat digunakan masyarakat untuk menentukan langkah-langkah perbaikan
lebih lanjut.
2. Ada beberapa cara untuk mencatat hal ini, bisa dengan foto-foto, rekaman
wawancara atau dengan video (bila mungkin) bersama-sama masyarakat,
bisa juga berupa lukisan 'anak kecil' yang menggambarkan perubahan yang
terjadi.
3. Ini adalah saatnya bagi fasilitator untuk memperoleh pengalaman tentang
proses pemberdayaan masyarakat.

M&EP

Recommended

Recommended

More Related Content

What's hot

What's hot (20)

Similar to M&EP

Similar to M&EP (20)

M&EP