1. Dokumen membahas kebijakan pengelolaan arsip digital di lingkungan instansi pemerintah. 2. Kearsipan merupakan salah satu aplikasi umum dalam Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik. 3. Sistem Informasi Kearsipan Nasional akan mengintegrasikan pengelolaan arsip dinamis dan statis secara terpadu.

1. DISAMPAIKAN DALAM WORKSHOP PEMUTAHIRAN ARSIP DIGITAL DI LINGKUNGAN
PUSAT DATA DAAN TEKNOLOGI INFORMASI (PUSDATIN) KEMENDIKBUD RI
Jakarta, 16-17 JuLi 2020
Oleh: Azmi
Direktur Kearsipan Pusat, Arsip Nasional RI
KEBIJAKAN PENGELOLAAN ARSIP DIGITAL/ELEKTRONIK
DI LINGKUNGAN INSTANSI PEMERINTAH

2. Nama : A z m i
Alamat : Kompleks Wisma Mas Blok A5/2, Pondok Cabe, Depok
Kantor : Arsip Nasional RI (ANRI)
Alamat Kantor : Jl. Ampera Raya No. 7 Jaksel
Email : azmi_anri@yahoo.com
Pangkat/Gol. : Pembina Utama Madya/IVD
Pendidikan
Formal : Kearsipan (Diploma), Administrasi Negara (Degree), Sosiologi (Magister) UI
Nonformal : Diklatpim IV, III, II, I, TOT Kearsipan, Records and Archives Management Training
(Malaysia), Audio Visual Archives Training (Australia), Government Innovation Training (Korea
Selatan), Access and Archives Digitalitation Training (Singapura).
Pekerjaan
Instruktur Kearsipan ANRI
Dewan Redaksi Majalah dan JurnaL Kearsipan, ANRI
Mitra Bestari Jurnal Lembaga Kearsipan UGM
Dosen Kearsipan STIA LAN Jakarta
Penulis Modul Kearsipan UT
Direktur Kearsipan Pusat, ANRI

3. PENGANTAR
TRANSFORMASI PENGELOLAAN ARSIP
1
2
MATERI
3 KEARSIPAN DALAM SISTEM PEMERINTAHAN BERBASIS
ELEKTRONIK (SPBE)
ASPEK LEGAL ARSIP DIGITAL4
LESSONS LEARNED5

4. PENGANTAR
01

5. Adalah rekaman kegiatan atau
peristiwa dalam berbagai bentuk
dan media sesuai dengan
perkembangan TIK yang dibuat
dan diterima oleh lembaga
negara, pemeda, lembaga
pendidikan, perusahaan, orpol,
ormas, dan perseorangan dalam
pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan
bernegara.
UU/43/2009 ttg Kearsipan
ARSIP ...?
5

6. Untuk Apa Arsip Dikelola ?
Memori Organisasi
Memori Kolektif
Sumber Informasi
Alat Bukti
Bagaimana Arsip yang Baik?
Asli / autentik
Dapat dipercaya
Utuh / lengkap
Dapat digunakan

7. TIPOLOGI ARSIP
• Merupakan bukti dari kejadian/kegiatan (sebagai evident
→ dasar pengambilan keputusan)
• Merupakan informasi yang disimpan di dalam bentuk
nyata ( paper, audio-visual, kartographi-kearsitekturan,
elektronik/digital: born digital, reborn digital)
• Harus dapat ditemukan kembali (retrievable).

8. Penciptaan,
Pemeliharaan &
Penggunaan,
Penyusutan
Arsip
PENGELOLAAN
ARSIP
Arsip sebagai bahan
akuntabilitas kinerja dan alat
bukti yang sah
Arsip sebagai
pertanggungjawaban nasional
bagi kehidupan bermasyarakat,
berbangsa, dan bernegara.
Akuisisi,
Pengolahan,
Preservasi,
Akses
Arsip Statis
struktur
isikonteks
LINGKUNGAN PENGELOLAAN ARSIP
Arsip Dinamis
Arsip Statis
LEMBAGA KEARSIPAN:
a. Nasional/ANRI;
b. Provinsi;
c. Kabupaten/kota;
d. Perguruan tinggi.
PENCIPTA ARSIP:
a. Lembaga negara;
b. Pemda/BUMD;
c. Perguruan tinggi
c. BUMN/Swastanas;
d. Orpol & Ormas;
f. Perseorangan.
MEMORI ORGANISASI
MEMORI KOLEKTIF

9. TRANSFORMASI
PENGELOLAAN ARSIP
02

10. TAHAPAN REVOLUSI INDUSTRI
1800 1900
Lini Masa
2000now
Penemuan Mesin
Uap mendorong
munculnya kapal
uap, kereta api,
dll
Penemuan listrik
dan assembly
line yang
meningkatkan
produksi barang
Inovasi teknologi
informasi,
komersialiasi
personal
computer, dll.
Revolusi Industri ke-4
Kegiatan
manufaktur
terintegrasi
melalui
penggunaan
teknologi
wireless dan big
data secara
masif
Fase periode Revolusi Industri membutuhkan masa
yang semakin singkat dari waktu ke waktu
REVOLUSI INDUSTRI

11. WAJAH KEGIATAN EKONOMI DUNIA SAAT INI
Revolusi Industri 4.0
Smart Manufacturing Smart City
e-Education e-Government
Online Health ServicesCloud Collaborative
Sharing economy
Marketplace
Smart AppliancesSaat ini berbagai macam kebutuhan
manusia telah banyak menerapkan
dukungan internet dan dunia digital
sebagai wahana interaksi dan transaksi

12. Revolusi Digital sebagai penggerak utama perubahan...
Hasil survei Deloitte di 70 negara
dengan melibatkan 1.200 pegawai
pemerintah menunjukkan bahwa
teknologi digital telah berdampak
signifikan bagi perubahan cara dan
pola kerja pemerintah.
Sumber: Deloitte, The journey to government’s digital
transformation, 2015

13. Bagaimana Kearsipan Merespon Masa Depan?
1. Komitmen peningkatan investasi dalam pengembangan
environment, culture, and digital skills (upgrading-upskilling);
2. Mengembangkan sistem digital dengan cara selalu mencoba
dan menerapkan prototype teknologi terbaru, learn by doing!
3. Mengembangkan sistem akses tripel A: anytime, anywhere,
anyhow;
4. Harmonisasi kebijakan kebijakan kearsipan;
5. Menggali bentuk sinergi dan kolaborasi baru;
6. Menyusun kurikulum pendidikan kearsipan yang telah
memasukan materi terkait human-digital skills.

14. Room
Screen
World
Towards Electronic Archive Systems
The Archive Management Have Changed
From Manual Archive Systems
PRINSIP:
▪ Hanya mengelola informasi yang bernilai
bagi pemerintah dan masyarakat;
▪ Informasi dikelola secara digital;
▪ Informasi, sistem dan proses-prosesnya
dapat dioperasikan melalui ketersediaan
metadata dan standar-standar.
E-GOVERNTMEN
“PEMERINTAHAN
DILAN”

15. Akses Digital
Sistem
Digital
Budaya
Digital
Arsip dikelola secara digital
Arsip diakses secara digital
Arsip diciptakan dalam format digital
Kebutuhan
Demokrasi
Komitmen
STRATEGI TRANSFORMASI KEARSIPAN KE SISTEM DIGITAL
Ekosistem
TERTIB ARSIP BERBASIS TIK
PADA K/L, PEMDA:
1. Kebijakan
2. Organisasi
3. SDM
4. Sistem Pengelolaan Arsip
5. Prasarana dan Sarana
6. Pendanaan
GERAKAN NASIONAL SADAR TERTIB ARSIP (GNSTA)
ANRI menbangun dan menyelenggarakan:
▪ Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD/E-Arsip)
▪ Sistem Informasi Kearsipan Statis (SIKS)
▪ Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN)
▪ Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN)

16. KEARSIPAN DALAM SPBE
03

17. 2
✓ belanja TIK terus naik,
akan tetapi kinerja SPBE
belum memuaskan.
✓ Silos dan tidak efisien.
Infrastruktur data center
bervariasi.
✓ Data tidak terintegrasi.
Aplikasi di Instansi pemerintah
tersebar dan beragam.
Dampak Berantai:
• Pemborosan anggaran
• Disintegrasi sistem informasi pemerintah
• Risiko keamanan informasi
• Validitas data pemerintah kurang diyakini sepenuhnya
kurang diyakini sepenuhnya
Belanja TIK Pusat & Daerah
PERPRES NO. 95 TAHUN 2018 TTG SISTEM PEMERINTAHAN BERBASIS ELEKTRONIK (SPBE)
URGENSI PENERAPAN SISTEM PEMERINTAHAN BERBASIS ELEKTRONIK (SPBE) TERINTEGRASI
PERPRES NO. 39 TAHUN 2019 TTG SATU DATA INDONESIA (SDI)

18. Mewujudkan tata kelola pemerintahan yang bersih, efektif,
efisien, transparan, dan akuntabel
Mewujudkan pelayanan publik yang berkualitas dan
terpercaya
Mewujudkan sistem pemerintahan berbasis elektronik yang
terpadu
TUJUAN SPBE
3

19. • Koordinasi seluruh aktivitas
PBE Nasional
• Koordinasi Proses Bisnis
Pemerintahan
• Menetapkan Aplikasi Umum
Kementerian PANRB
• Melaksanakan Pengamanan PBE
• Menyusun Standar Keamanan PBE Nasional
• Koordinasi Proses Bisnis Pemda
• Koordinasi Penerapan PBE di
Daerah
• Koordinasi Penganggaran
PBE KL dan Nasional
• Melaksanakan audit TIK
• Melaksanakan Manajemen Pengetahuan dan
Alih Teknologi
• Koordinasi Pembangunan Aplikasi
• Koordinasi Pembangunan Infratruktur
• Koordinasi Perencanaan PBE KL dan
Nasional
• Koordinasi Tata Kelola Data
TIM Koordinasi SPBE Nasional
5

20. KEMENTERIAN PENDIDIKAN
KEMENTERIAN DALAM NEGERI
PEMDA
PRESIDEN OFFICE
PERPAJAKAN
KEIMIGRASIAN
KEMENPAN-RB
KOMINFO
KEMENTERIAN
KEUANGAN
BSSN
BPPT
BAPPENAS
Citizen-Centric
Application
Citizen-Centric
Application
KPPN
Financial Institution
Financial Institution
Sourced Financial
Communication
Business process Re-Engineering
at Government agencies
eGov Berbasis Master Data | Sistem Arsitektur

21. KEARSIPAN dalam PERPRES NO. 95 TAHUN 2018 tentang
Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE)
BAB IV
PERCEPATAN SPBE
Pasal 62 – 69
Aplikasi Umum
a. Perencanaan
b. Penganggaran
c. Pengadaan barang dan jasa
d. Akuntabilitas kinerja
e. Pemantauan dan evaluasi
F. KEARSIPAN
g. Kepegawaian
h. Pengaduan pelayanan publik
Paragraf 3 – Kearsipan (Psl 65)
(1) Penerapan kearsipan berbasis elektronik bagi instansi pusat dan
pemerintah daerah
(2) Keterpaduan proses bisnis pengelolaan kearsipan sesuai
peraturan perundagan-undangan
(3) Keterpaduan di atas diterapkan melalui integrasi layanan
kearsipan antarinstansi pusat dan pemerintah daerah
(4) Integrasi layanan kearsipan dilakukan melalui:
a. Bagi pakai arsip dan informasi kearsipan
b. Penyelenggaraan basis data terintegrasi
c. Penyelenggaraan sistem aplikasi kearsipan yang terpadu
(5) Integrasi layanan kearsipan dikoordinasikan oleh Menpan dan RB

22. LINGKUP E-ARSIP TERINTEGRASI
Tata Naskah Dinas
Arsip Inaktif
Pengkategorian Registrasi
Distribusi
Arsip Aktif
Unit Kerja Unit Kerja
Surat Keluar
Unit Kearsipan ?
JRA
Lembaga Kearsipan
Arsip statis
Pindah
Serah
Musnah
Surat Masuk
Klasifikasi Arsip - Sistem Klasifikasi Keamananan dan Akses Arsip
PENCIPTAAN ARSIP
PENGGUNAAN DAN
PEMELIHARAAN ARSIP
PENYUSUTAN ARSIP
Klasifikasi Arsip
Sistem Klasifikasi Keamanan dan
Akses Arsip
Publik
Pelacakan Surat
Pelacakan Berkas

23. Pembangunan dan Pengembangan Aplikasi Umum dan Penyediaan Infrastruktur SPBE
7

24. ARSIP
DINAMIS & STATIS
terpercaya, autentik, utuh
ARSIP
DINAMIS & STATIS
terpercaya, autentik, utuh
PENGELOLAAN ARSIPPENGELOLAAN ARSIP
SISTEM INFORMASI KEARSIPAN NASIONAL
( SIKN )
JARINGAN INFORMASI KEARSIPAN NASIONAL
( JIKN )
INFORMASI
KEARSIPAN
NASIONAL
SUMBER DAYASUMBER DAYA
KEBIJAKANKEBIJAKAN PEMBINAANPEMBINAAN
SISTEM KEARSIPAN NASIONAL ( SKN )
PENYELENGGARAAN KEARSIPAN NASIONAL
ARSIP
DINAMIS & STATIS
terpercaya, autentik, utuh
ARSIP
DINAMIS & STATIS
terpercaya, autentik, utuh
PENGELOLAAN ARSIPPENGELOLAAN ARSIP
SISTEM INFORMASI KEARSIPAN NASIONAL
( SIKN )
JARINGAN INFORMASI KEARSIPAN NASIONAL
( JIKN )
INFORMASI
KEARSIPAN
NASIONAL
SUMBER DAYASUMBER DAYA
KEBIJAKANKEBIJAKAN PEMBINAANPEMBINAANKEBIJAKANKEBIJAKAN PEMBINAANPEMBINAAN
SISTEM KEARSIPAN NASIONAL ( SKN )
PENYELENGGARAAN KEARSIPAN NASIONALPENYELENGGARAAN NEGARA
oleh Lembaga Negara dan Pemerintahan Daerah
Sumber: Bahan Tayangan Sosialisasi UUD 1945, MPR RI
(dalam Konteks Penyelenggaraan Negara)
melaksanakan
peran arsip
instansional/daerah
peran arsip secara nasional
MASYARAKAT
kesamaan “struktur”

25. ASPEK LEGAL
ARSIP DIGITAL
04

26. 26
Pasal 68
• Pencipta arsip dan/atau lembaga kearsipan
dapat membuat arsip dalam berbagai bentuk
dan/atau melakukan alih media meliputi
media elektronik dan/atau media lain.
• Autentikasi arsip statis terhadap arsip
sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat
dilakukan oleh lembaga kearsipan.
• Ketentuan mengenai autentisitas arsip statis
yang tercipta secara elektronik dan/atau hasil
alih media sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) harus dapat dibuktikan dengan
persyaratan yang diatur dalam peraturan
pemerintah.
Pasal 69
• Lembaga kearsipan berwenang melakukan
autentikasi arsip statis dengan dukungan
pembuktian.
• Untuk mendukung kapabilitas, kompetensi,
kemandirian, dan integritasnya dalam
melakukan fungsi dan tugas penetapan
autentisitas suatu arsip statis, lembaga
kearsipan harus didukung peralatan dan
teknologi yang memadai.
• Dalam menetapkan autentisitas suatu arsip
statis, lembaga kearsipan dapat berkoordinasi
dengan instansi yang mempunyai kemampuan
dan kompetensi.
UU No.43 Tahun 2009 ttg Kearsipan

27. UU No. 11 Tahun 2008 ttg Informasi Transaksi Elektronik (ITE)
UU No. 19 Tahun 2016 ttg Informasi Transaksi Elektronik (ITE)
Pasal 5
(1) Informasi elekronik dan /atau dokumen elektronik dan/atau hasil cetaknya merupakan alat
bukti hukum yang sah.
(2) Informasi elekronik dan /atau dokumen elektronik dan/atau hasil cetaknya sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) merupakan perluasan dari alat bukti yang sah sesuai dengan hukum
acara yang berlaku di Indonesia.
(3) Informasi elekronik dan /atau dokumen elektronik dan/atau yang dinyatakan sah apabila
menggunakan sistem elektronik sesuai dengan ketentuan yang diatur dalam UU ini.
(4) Ketentuan mengenai Informasi elekronik dan /atau dokumen elektronik sebagaimana dimaksud
pada ayat (1) tidak berlaku untuk:
a. surat yang menurut UU harus dibuat dalam bentuk tertulis; dan
b. surat beserta dokumennya yang menurut UU harus dibuat dalam bentuk akte moral atau akta
yang dibuat oleh pejabat pembuat akta.

28. KEPUTUSAN KETUA MAHKAMAH AGUNG RI
NOMOR O3/SK/1V/2007
tentang
Memberlakukan Buku II Pedoman Pelaksanaan Tugas dan Administrasi
Pengadilan, huruf W tentang Pembuktian, dinyatakan bahwa : fax, email,
foto coy, rekaman, dsb seiring dengan perkembangan teknologi, dapat
diterima dugaan-dugaan, apabila dengan itu penting, seksama, tertentu, dan
sesuai satu sama lain dapat dijadikan alat bukti persangkaan.

29. EDMON MAKARIM, PAKAR HUKUM TIK
(Kompilasi Hukum Telematika 2003)
“Informasi yang dihasilkan oleh suatu sistem informasi elektronik adalah
bersifat netral, yakni sepanjang sistem tersebut berjalan baik tanpa
gangguan, maka input dan output yang dilahirkan adalah sebagaimana
mestinya. Oleh karena itu arsip elektronik yang dihasilkan oleh sistem
elektronik yang telah dilegasilir atau dijamin para profesional yang
berwenang, jika tetap berjalan sebagaimana mestinya sepanjang tidak
dibuktikan lain oleh pihak lain dapat diterima sebagaimana layaknya akta
autentik. Hal ini mengingat keberadaan dokumen tersebut tidak dapat
disangkal lagi (non repudiation) mempunyai kekuatan hukum mengikat para
pihak.”

30. “You can not stop the future. You can not rewind the the past. The only
way to learn the secret…is to press play.”
(Manusia tidak bisa mencegah datangnya masa depan, dan kita tidak dapat
memprediksi apa yang akan terjadi di masa depan. Satu-satunya cara untuk
mempelajarinya adalah dengan menjalani masa depan itu sendiri).
(Jay Asher, Novelis)

31. TERIMA KASIH
Semoga Bermanfaat ...