A brief introduction of "Performance Management"

1. PPeerrffoorrmmaannccee
MMaannaaggeemmeenntt
22nndd EEddiittiioonn

2. DDeeffiinniittiioonn ooff PPMM
11.. CCoonnttiinnuuoouuss PPrroocceessss ooff
 IIddeennttiiffyyiinngg
 MMeeaassuurriinngg
 DDeevveellooppiinngg
TThhee ppeerrffoorrmmaannccee ooff iinnddiivviidduuaallss
aanndd tteeaammss

3. DDeeffiinniittiioonn ooff PPMM ((ccoonnttiinnuueedd))
aanndd
22..AAlliiggnniinngg ppeerrffoorrmmaannccee
wwiitthh
SSttrraatteeggiicc GGooaallss ooff tthhee
oorrggaanniizzaattiioonn

4. PPMM iiss NNOOTT ppeerrffoorrmmaannccee aapppprraaiissaall
 PPeerrffoorrmmaannccee MMaannaaggeemmeenntt
•SSttrraatteeggiicc bbuussiinneessss ccoonnssiiddeerraattiioonnss
•DDrriivveenn bbyy lliinnee mmaannaaggeerr
•OOnnggooiinngg ffeeeeddbbaacckk
 SSoo eemmppllooyyeeee ccaann iimmpprroovvee
ppeerrffoorrmmaannccee

5. PPMM iiss NNOOTT ppeerrffoorrmmaannccee aapppprraaiissaall
 PPeerrffoorrmmaannccee AApppprraaiissaall
•DDrriivveenn bbyy HHRR
•AAsssseesssseess eemmppllooyyeeee
 SSttrreennggtthhss &&
WWeeaakknneesssseess
•OOnnccee aa yyeeaarr
• LLaacckkss oonnggooiinngg ffeeeeddbbaacckk

6. Contributions ooff PPeerrffoorrmmaannccee MMaannaaggeemmeenntt
FFoorr EEmmppllooyyeeeess
 CCllaarriiffyy ddeeffiinniittiioonnss ooff
jjoobb
ssuucccceessss ccrriitteerriiaa
 IInnccrreeaassee mmoottiivvaattiioonn ttoo ppeerrffoorrmm
 IInnccrreeaassee sseellff--eesstteeeemm
 EEnnhhaannccee sseellff--iinnssiigghhtt aanndd
ddeevveellooppmmeenntt

7. Contributions ooff PPeerrffoorrmmaannccee MMaannaaggeemmeenntt
FFoorr MMaannaaggeerrss
 CCoommmmuunniiccaattee ssuuppeerrvviissoorrss’’ vviieewwss ooff
ppeerrffoorrmmaannccee mmoorree cclleeaarrllyy
 MMaannaaggeerrss ggaaiinn iinnssiigghhtt aabboouutt
ssuubboorrddiinnaatteess
 BBeetttteerr aanndd mmoorree ttiimmeellyy
ddiiffffeerreennttiiaattiioonn bbeettwweeeenn ggoooodd aanndd
ppoooorr ppeerrffoorrmmeerrss
 EEmmppllooyyeeeess bbeeccoommee mmoorree ccoommppeetteenntt

8. Contributions ooff PPeerrffoorrmmaannccee MMaannaaggeemmeenntt
FFoorr OOrrggaanniizzaattiioonn//HHRR FFuunnccttiioonn
 CCllaarriiffyy oorrggaanniizzaattiioonnaall ggooaallss
 FFaacciilliittaattee oorrggaanniizzaattiioonnaall cchhaannggee
 FFaaiirreerr,, mmoorree aapppprroopprriiaattee
aaddmmiinniissttrraattiivvee aaccttiioonnss
 BBeetttteerr pprrootteeccttiioonn ffrroomm llaawwssuuiittss

9. D Disadvantages/Daannggeerrss ooff PPoooorrllyy--iimmpplleemmeenntteedd
PPMM SSyysstteemmss
FFoorr EEmmppllooyyeeeess
 LLoowweerreedd sseellff--eesstteeeemm
 EEmmppllooyyeeee bbuurrnnoouutt aanndd jjoobb
ddiissssaattiissffaaccttiioonn
 DDaammaaggeedd rreellaattiioonnsshhiippss
 UUssee ooff ffaallssee oorr mmiisslleeaaddiinngg
iinnffoorrmmaattiioonn

10. Disadvantages/Dangers ooff PPoooorrllyy--iimmpplleemmeenntteedd
PPMM SSyysstteemmss
FFoorr MMaannaaggeerrss
 IInnccrreeaasseedd ttuurrnnoovveerr
 DDeeccrreeaasseedd mmoottiivvaattiioonn ttoo ppeerrffoorrmm
 UUnnjjuussttiiffiieedd ddeemmaannddss oonn mmaannaaggeerrss’’
rreessoouurrcceess
 VVaarryyiinngg aanndd uunnffaaiirr ssttaannddaarrddss aanndd
rraattiinnggss

11. DDiissaaddvvaannttaaggeess//DDaannggeerrss ooff PPoooorrllyy--iimmpplleemmeenntteedd
PPMM SSyysstteemmss
FFoorr OOrrggaanniizzaattiioonn
 WWaasstteedd ttiimmee aanndd mmoonneeyy
 UUnncclleeaarr rraattiinnggss ssyysstteemm
 EEmmeerrggiinngg bbiiaasseess
 IInnccrreeaasseedd rriisskk ooff lliittiiggaattiioonn

12. RReewwaarrdd SSyysstteemmss
DDeeffiinniittiioonn
SSeett ooff mmeecchhaanniissmmss ffoorr ddiissttrriibbuuttiinngg
 TTaannggiibbllee rreettuurrnnss
aanndd
 IInnttaannggiibbllee oorr rreellaattiioonnaall rreettuurrnnss
AAss ppaarrtt ooff aann eemmppllooyymmeenntt
rreellaattiioonnsshhiipp

13. RReewwaarrdd SSyysstteemmss
TTaannggiibbllee rreettuurrnnss
 CCaasshh ccoommppeennssaattiioonn
BBaassee ppaayy
CCoosstt--ooff--LLiivviinngg && CCoonnttiinnggeenntt PPaayy
IInncceennttiivveess ((sshhoorrtt-- aanndd lloonngg--
tteerrmm))

14. RReewwaarrdd SSyysstteemmss
TTaannggiibbllee rreettuurrnnss ((ccoonnttiinnuueedd))
 BBeenneeffiittss,, ssuucchh aass
IInnccoommee PPrrootteeccttiioonn
AAlllloowwaanncceess
WWoorrkk//lliiffee ffooccuuss

15. RReewwaarrdd SSyysstteemmss
IInnttaannggiibbllee rreettuurrnnss
 RReellaattiioonnaall rreettuurrnnss,, ssuucchh aass
RReeccooggnniittiioonn aanndd ssttaattuuss
EEmmppllooyymmeenntt sseeccuurriittyy
CChhaalllleennggiinngg wwoorrkk
LLeeaarrnniinngg ooppppoorrttuunniittiieess

16. PPuurrppoosseess ooff PPMM SSyysstteemmss::
OOvveerrvviieeww
 SSttrraatteeggiicc
 AAddmmiinniissttrraattiivvee
 IInnffoorrmmaattiioonnaall
 DDeevveellooppmmeennttaall
 OOrrggaanniizzaattiioonnaall mmaaiinntteennaannccee
 DDooccuummeennttaattiioonnaall

17. SSttrraatteeggiicc PPuurrppoossee
 LLiinnkk iinnddiivviidduuaall ggooaallss wwiitthh
oorrggaanniizzaattiioonn’’ss ggooaallss
 CCoommmmuunniiccaattee mmoosstt ccrruucciiaall
bbuussiinneessss ssttrraatteeggiicc iinniittiiaattiivveess

18. AAddmmiinniissttrraattiivvee PPuurrppoossee
 PPrroovviiddee iinnffoorrmmaattiioonn ffoorr mmaakkiinngg
ddeecciissiioonnss rree::
SSaallaarryy aaddjjuussttmmeennttss
PPrroommoottiioonnss
RReetteennttiioonn oorr tteerrmmiinnaattiioonn
RReeccooggnniittiioonn ooff iinnddiivviidduuaall
ppeerrffoorrmmaannccee
LLaayyooffffss

19. IInnffoorrmmaattiioonnaall PPuurrppoossee
CCoommmmuunniiccaattee ttoo EEmmppllooyyeeeess::
 EExxppeeccttaattiioonnss
 WWhhaatt iiss iimmppoorrttaanntt
 HHooww tthheeyy aarree ddooiinngg
 HHooww ttoo iimmpprroovvee

20. DDeevveellooppmmeennttaall PPuurrppoossee
 PPeerrffoorrmmaannccee ffeeeeddbbaacckk//ccooaacchhiinngg
 IIddeennttiiffiiccaattiioonn ooff iinnddiivviidduuaall
ssttrreennggtthhss aanndd wweeaakknneesssseess
 CCaauusseess ooff ppeerrffoorrmmaannccee
ddeeffiicciieenncciieess
 TTaaiilloorr ddeevveellooppmmeenntt ooff iinnddiivviidduuaall
ccaarreeeerr ppaatthh

21. OOrrggaanniizzaattiioonnaall MMaaiinntteennaannccee
PPuurrppoossee
 PPllaann eeffffeeccttiivvee wwoorrkkffoorrccee
 AAsssseessss ffuuttuurree ttrraaiinniinngg nneeeeddss
 EEvvaalluuaattee ppeerrffoorrmmaannccee aatt
oorrggaanniizzaattiioonnaall lleevveell
 EEvvaalluuaattee eeffffeeccttiivveenneessss ooff HHRR
iinntteerrvveennttiioonnss

22. DDooccuummeennttaattiioonnaall PPuurrppoossee
 VVaalliiddaattee sseelleeccttiioonn iinnssttrruummeennttss
 DDooccuummeenntt aaddmmiinniissttrraattiivvee
ddeecciissiioonnss
 HHeellpp mmeeeett lleeggaall rreeqquuiirreemmeennttss

23. AAnn IIddeeaall PPMM SSyysstteemm::
1144 CChhaarraacctteerriissttiiccss
11.. CCoonnggrruueenntt wwiitthh oorrggaanniizzaattiioonnaall
ssttrraatteeggyy
22.. TThhoorroouugghh
33.. PPrraaccttiiccaall
44.. MMeeaanniinnggffuull
55.. SSppeecciiffiicc
66.. IIddeennttiiffiieess eeffffeeccttiivvee// iinneeffffeeccttiivvee
ppeerrffoorrmmaannccee
77.. RReelliiaabbllee

24. AAnn IIddeeaall PPMM SSyysstteemm::
1144 CChhaarraacctteerriissttiiccss ((ccoonnttiinnuueedd))
88.. VVaalliidd
99.. AAcccceeppttaabbllee aanndd FFaaiirr
1100.. IInncclluussiivvee
1111.. OOppeenn ((NNoo SSeeccrreettss))
1122.. CCoorrrreeccttaabbllee
1133.. SSttaannddaarrddiizzeedd
1144.. EEtthhiiccaall

25. Congruent wwiitthh oorrggaanniizzaattiioonnaall
ssttrraatteeggyy
 CCoonnssiisstteenntt wwiitthh oorrggaanniizzaattiioonn’’ss
ssttrraatteeggyy
 AAlliiggnneedd wwiitthh uunniitt aanndd
oorrggaanniizzaattiioonnaall ggooaallss

26. TThhoorroouugghh
 AAllll eemmppllooyyeeeess aarree eevvaalluuaatteedd
 AAllll mmaajjoorr jjoobb rreessppoonnssiibbiilliittiieess aarree
eevvaalluuaatteedd
 EEvvaalluuaattiioonnss ccoovveerr ppeerrffoorrmmaannccee ffoorr
eennttiirree rreevviieeww ppeerriioodd
 FFeeeeddbbaacckk iiss ggiivveenn oonn bbootthh ppoossiittiivvee
aanndd nneeggaattiivvee ppeerrffoorrmmaannccee

27. PPrraaccttiiccaall
 AAvvaaiillaabbllee
 EEaassyy ttoo uussee
 AAcccceeppttaabbllee ttoo ddeecciissiioonn mmaakkeerrss
 BBeenneeffiittss oouuttwweeiigghh ccoossttss

28. MMeeaanniinnggffuull
 SSttaannddaarrddss aarree iimmppoorrttaanntt aanndd rreelleevvaanntt
 SSyysstteemm mmeeaassuurreess OONNLLYY wwhhaatt eemmppllooyyeeee
ccaann ccoonnttrrooll
 RReessuullttss hhaavvee ccoonnsseeqquueenncceess
 EEvvaalluuaattiioonnss ooccccuurr rreegguullaarrllyy aanndd aatt
aapppprroopprriiaattee ttiimmeess
 SSyysstteemm pprroovviiddeess ffoorr ccoonnttiinnuuiinngg sskkiillll
ddeevveellooppmmeenntt ooff eevvaalluuaattoorrss

29. SSppeecciiffiicc
CCoonnccrreettee aanndd ddeettaaiilleedd gguuiiddaannccee ttoo
eemmppllooyyeeeess
•WWhhaatt’’ss eexxppeecctteedd
• HHooww ttoo mmeeeett tthhee eexxppeeccttaattiioonnss

30. IIddeennttiiffiieess
eeffffeeccttiivvee aanndd iinneeffffeeccttiivvee
ppeerrffoorrmmaannccee
 DDiissttiinngguuiisshh bbeettwweeeenn eeffffeeccttiivvee aanndd
iinneeffffeeccttiivvee
• BBeehhaavviioorrss
• RReessuullttss
 PPrroovviiddee aabbiilliittyy ttoo iiddeennttiiffyy
eemmppllooyyeeeess wwiitthh vvaarriioouuss lleevveellss ooff
ppeerrffoorrmmaannccee

31. RReelliiaabbllee
 CCoonnssiisstteenntt
 FFrreeee ooff eerrrroorr
 IInntteerr--rraatteerr rreelliiaabbiilliittyy

32. VVaalliidd
 RReelleevvaanntt ((mmeeaassuurreess wwhhaatt iiss
iimmppoorrttaanntt))
 NNoott ddeeffiicciieenntt ((ddooeessnn’’tt mmeeaassuurree
uunniimmppoorrttaanntt ffaacceettss ooff jjoobb))
 NNoott ccoonnttaammiinnaatteedd ((oonnllyy mmeeaassuurreess
wwhhaatt tthhee eemmppllooyyeeee ccaann ccoonnttrrooll))

33. AAcccceeppttaabbllee aanndd FFaaiirr
 PPeerrcceeppttiioonn ooff DDiissttrriibbuuttiivvee JJuussttiiccee
• WWoorrkk ppeerrffoorrmmeedd  EEvvaalluuaattiioonn rreecceeiivveedd
 RReewwaarrdd
 PPeerrcceeppttiioonn ooff PPrroocceedduurraall JJuussttiiccee
• FFaaiirrnneessss ooff pprroocceedduurreess uusseedd ttoo::
DDeetteerrmmiinnee rraattiinnggss
 LLiinnkk rraattiinnggss ttoo rreewwaarrddss

34. IInncclluussiivvee
 RReepprreesseennttss ccoonncceerrnnss ooff aallll
iinnvvoollvveedd
•WWhheenn ssyysstteemm iiss ccrreeaatteedd,,
eemmppllooyyeeeess sshhoouulldd hheellpp wwiitthh
ddeecciiddiinngg
WWhhaatt sshhoouulldd bbee mmeeaassuurreedd
HHooww iitt sshhoouulldd bbee mmeeaassuurreedd
•EEmmppllooyyeeee sshhoouulldd pprroovviiddee iinnppuutt
oonn ppeerrffoorrmmaannccee pprriioorr ttoo
eevvaalluuaattiioonn mmeeeettiinngg

35. OOppeenn ((NNoo SSeeccrreettss))
 FFrreeqquueenntt,, oonnggooiinngg eevvaalluuaattiioonnss aanndd
ffeeeeddbbaacckk
 22--wwaayy ccoommmmuunniiccaattiioonnss iinn
aapppprraaiissaall mmeeeettiinngg
 CClleeaarr ssttaannddaarrddss,, oonnggooiinngg
ccoommmmuunniiccaattiioonn
 CCoommmmuunniiccaattiioonnss aarree ffaaccttuuaall,, ooppeenn,,
hhoonneesstt

36. CCoorrrreeccttaabbllee
 RReeccooggnniizzeess tthhaatt hhuummaann jjuuddggmmeenntt
iiss ffaalllliibbllee
 AAppppeeaallss pprroocceessss pprroovviiddeedd

37. SSttaannddaarrddiizzeedd
 OOnnggooiinngg ttrraaiinniinngg ooff mmaannaaggeerrss ttoo
pprroovviiddee
 CCoonnssiisstteenntt eevvaalluuaattiioonnss aaccrroossss
• PPeeooppllee
• TTiimmee

38. EEtthhiiccaall
 SSuuppeerrvviissoorr ssuupppprreesssseess sseellff--
iinntteerreesstt
 SSuuppeerrvviissoorr rraatteess oonnllyy wwhheerree sshhee
hhaass ssuuffffiicciieenntt iinnffoorrmmaattiioonn aabboouutt
tthhee ppeerrffoorrmmaannccee ddiimmeennssiioonn
 SSuuppeerrvviissoorr rreessppeeccttss eemmppllooyyeeee
pprriivvaaccyy

39.  PPMM iinntteeggrraatteedd wwiitthh HHRR,,
pprroovviiddeess iinnffoorrmmaattiioonn ffoorr::
•DDeevveellooppmmeenntt ooff ttrraaiinniinngg ttoo mmeeeett
oorrggaanniizzaattiioonnaall nneeeeddss
•WWoorrkkffoorrccee ppllaannnniinngg
•RReeccrruuiittmmeenntt aanndd hhiirriinngg ddeecciissiioonnss
•DDeevveellooppmmeenntt ooff ccoommppeennssaattiioonn
ssyysstteemmss