2. Назначение системы
Система «Кадры» предназначена для
автоматизированного ведения кадровой
информации предприятий и учреждений:
• ведения штатного расписания
организации;
• ведения картотеки личных карточек
работников;
• ведения информации о работниках,
зачисленных в резерв на замещение
должностей;
• ведения приказов по личному составу;
• ведения табеля учета использования
рабочего времени;
• ведения картотеки командировок;
• поиска необходимой информации по
произвольно заданным критериям;
• формирования аналитических отчетов и
справок.
3. В системе «Кадры» также имеются функции,
предназначенные для:
• ведения справочников системы и
настройки параметров ее работы;
• создания учетных записей пользователей
и управления их правами;
• протоколирования действий
пользователей;
• первичной загрузки данных в систему из
файлов – документов Пенсионного фонда
РФ;
• пакетного пересчета окладов и надбавок
работников;
• контроля правильности ввода данных в
личные карточки работников;
• экспорта/импорта штатного расписания,
табеля учета рабочего времени и личных
карточек работников.
Назначение системы
4. Ведение справочников
Система использует 3 вида справочников: линейные, иерархические,
общероссийские классификаторы. Все справочники объединены в
тематические группы.
Пример линейного справочника
7. Функция обеспечивает:
• ведение сведений о структуре организации,
создание сложной структуры подразделений;
• хранение истории штатного расписания;
• печать штатного расписания по форме Т-13;
• представление информации справочного
характера: просмотр списка работников,
замещающих должности, просмотр личной
карточки работника, замещающего должность,
просмотр списка кандидатов на замещение
должностей;
• копирование штатного расписания,
экспорт/импорт штатного расписания;
• прикрепление файлов к карточкам штатного
расписания.
Функция предусматривает ведение штатного
расписания как головного предприятия, так и
дочерних предприятий, филиалов и т.д.
Ведение штатного расписания
10. В штатном расписании можно просмотреть список
работников, занимающих ту или иную должность.
Ведение штатного расписания
11. В штатном расписании можно просмотреть список
резерва кадров для всей организации, определенного
подразделения или конкретной должности.
Ведение штатного расписания
12. Картотека личных карточек
Функция предназначена для ведения информации о
работниках предприятия.
В личной карточке все сведения о работнике
сгруппированы по разделам.
Функция обеспечивает:
• работу с кадровой информацией в рамках любой, доступной
пользователю организации;
• просмотр организационной структуры предприятия и списка
работников, числящихся в подразделениях с возможностью
фильтрации списка;
• просмотр списка уволенных работников и
работников,выведенных за штат;
• просмотр списка сданных в архив карточек уволенных
работников;
• создание, редактирование и удаление ЛК работника;
• вывод на печать учетной карточки по формам Т-2, Т-2 ГС, Т-2
(ВУР), Т-2 ГС (ВУР), Т2-МС, справки о работнике, справки о
родственниках работника , справки об отпусках работника,
справки о истории изменения оклада работника; калькуляции
сроков стажа.
• автоматический расчет разных видов стажей работника с
учетом установленных коэффициентов на дату приема
работника, текущую и любую произвольную дату;
• прикрепление к карточке работника файлов произвольного
формата;
• формирование графика отпусков работников;
• пoиск личной карточки работника по заданному критерию.
16. Ведение приказов по личному
составу
Функция предназначена для формирования и ведения
регистрационных карточек приказов по личному
составу и вывода приказов на печать по
унифицированным формам.
Данная версия системы поддерживает работу с
приказами следующих форм:
• Т1, Т1а - о приеме работника(ов) на работу,
• Т5, Т5а - о переводе работника(ов) на другую работу,
• Т6, Т6а - о предоставлении отпуска работнику(ам),
• Т8, Т8а - прекращении действия трудового договора с
работником(ами),
• Т9, Т9а - о направлении работника(ов) в командировку,
• Т11, Т11а - о поощрении работника(ов),
• о взыскании.
Нумерация приказов осуществляется вручную или
автоматически. На основе данных приказа
предусмотрен автоматизированный ввод информации в
личную карточку работника.
17. Отображение списка приказов организации в
соответствии с установленными критериями отбора
Ведение приказов по личному
составу
19. Функция предназначена для
автоматизированного ведения табеля
учета использования рабочего времени
и позволяет:
• производить начальную
инициализацию табеля по заранее
установленным параметрам;
• получать информацию из личной
карточки работника о командировках,
отпусках, больничных листах,
перемещениях работника;
• производить настройку печатной
формы табеля на форму Т-13 или
форму 0504421, используемую в
организации (система поддерживает
четыре печатных формы табеля).
Ведение табеля учета использования
рабочего времени
21. Функция предназначена для ведения
информации о командировках
работников предприятия.
Функция позволяет:
• регистрировать информацию о командировке
с учетом вида и цели командировки;
• отражать данные о командировке в личной
карточке работника;
• производить отбор командировок по
различным критериям поиска;
• формировать командировочное
удостоверение по форме Т-10;
• формировать служебное задание для
направления в командировку и отчет о его
выполнении по форме Т-10а;
• выводить информацию о найденных
командировках на печать.
Ведение картотеки командировок
23. Работа с внешним резервом
организации
Функция предназначена для ведения личных карточек
работников сторонних организаций, являющихся
кандидатами на замещение должностей штатного
расписания текущей организации.
27. Формирование отчетов и справок
Функция предназначена для получения
следующих отчетов, графиков и справок:
• Унифицированная форма штатного расписания.
• Выходная форма «Замещение должностей».
• Выходная форма «Вакантные должности».
• Справки о штатной численности и количестве должностей
организации.
• Справки о командировках (общая справка и справка в разрезе
регионов) .
• Журналы учета командировок и работников, выбывших в
командировки.
• Справки-напоминания (о днях рождениях и юбилеях, о коррекции
процента надбавок за выслугу лет, об истечении срока
полномочий пребывания в должности, об истечении сроков
временной регистрации).
• Списки работников, заключивших/расторгнувших договор.
• Списки работников, оформивших больничные листы,
пребывающих в отпуске, имеющих льготы.
• Справка «Калькуляция сроков стажа».
• Отчеты по формам № 1-ГС, № 2-ГС, № 1-МС, № 2-МС.
• Унифицированная форма графика отпусков.
• Графики выслуги лет, проведения аттестации, присвоения
классных чинов.
• Справки о качественном составе кадров, об участии в семинарах,
о проведенных видах инструктажа, о служебных пропусках
(удостоверениях).
• Отчет о военнообязанных (форма № 6).
• Протокол по больничным листам .
29. Система позволяет работать с отчетами,
разработанными в системе Crystal Reports 11
Формирование отчетов и справок
30. Загрузка данных из СЗВК
Функция предназначена для первичной загрузки данных из
файлов - документов Пенсионного фонда РФ: «Сведения о
трудовом стаже застрахованного лица за период регистрации в
системе государственного пенсионного страхования (СЗВ-К)»,
«Анкета ЗЛ», «Заявление о дубликате».
31. Пересчет окладов в штатном расписании и
личных карточках работников
Функция предназначена для пакетного пересчета окладов и надбавок
работников в штатном расписании и личных карточках в связи с
изменением должностных окладов работников или базового оклада,
установленного в организации. Учитываются следующие варианты
изменения должностных окладов: на установленный процент, на
фиксированную величину, в установленное число раз.
32. Контроль правильности ввода данных
Функция предназначена для проверки информации, введенной в
личные карточки работников с помощью условий,
сформированных пользователем системы.
34. Наши координаты
• Адрес Москва, ул. Шумкина, д.20, стр.1
• Тел./Факс (495) 221-24-31
• Web www.eos.ru
• E-mail market@eos.ru
Editor's Notes
Информация, содержащаяся в справочниках, позволяет максимально быстро и без ошибок заполнять поля личной карточки и других форм, предусмотренных системой.
Линейный справочник представляет собой простой список элементов, например список, содержащий названия иностранных языков, которыми владеет сотрудник.
Иерархический справочник содержит списки элементов нескольких уровней иерархии. Рабочая область иерархического справочника состоит из двух частей. В левой части отображается дерево вершин справочника. В правой – список вершин и/или листьев. Процедуры добавления, изменения, удаления элементов справочника применимы в отношении справочников обоих типов.
В системе имеются справочники, которые помимо наименования хранят информацию, описывающую конкретный элемент справочника. Примером справочников такого типа являются справочник Организаций и справочник Должностей. Данные справочники необходимо заполнить до начала работы в системе. В справочнике Должности наименование должности можно ввести вручную или выбрать из общероссийского классификатора ОКПДТР. Элементы этого справочника используются в функции «Штатное расписание».
В системе могут быть использованы общероссийские классификаторы :
Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО);
Общероссийский классификатор начального профессионального образования (ОКНПО);
Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР);
Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления (ОКАТО);
Классификатор адресов (КЛАДР).
Общероссийские классификаторы являются официальными государственными документами, не входят в состав системы и приобретаются в Госстандарте или иных организациях, их распространяющих. Необходимые для работы классификаторы загружаются в систему. Вносить изменения в классификаторы нельзя. Информация из классификаторов ОКПДТР и ОКАТО используется при заполнении справочников Должности и Регионы, информация из классификаторов ОКПДТР и ОКСО (ОКНПО) – при заполнении раздела «Образование» личной карточки работника. КЛАДР используется для ввода в ЛК работника информации об адресе по паспорту или фактическом адресе его проживания.
При отсутствии общероссийских классификаторов в системе вышеназванная информация вводится вручную.
Формирование штатной структуры возможно для каждой отдельно взятой организации, введенной в одноименный справочник. Работа со штатным расписанием ведется по состоянию на текущую дату. Можно просмотреть штатное расписание по состоянию на любую дату в прошлом, в том числе с учетом подразделений и/или должностей, ранее упраздненных.
Пользователю, работающему с штатным расписанием можно установить фильтр на просмотр должностей, относящейся к государственной или муниципальной службе.
Система допускает создание сложной иерархической структуры подразделений. Для хранения истории штатного расписания удаление подразделения и/или должности необходимо производить через установку даты упразднения подразделения и/или должности. При создании штатной должности вводится информация об окладе, надбавках, соответствующих данной должности, о характеристиках государственной или муниципальной должности, если работник относится к категории государственных или муниципальных служащих.
Находясь в окне списка занимающих конкретную должность работников, можно просмотреть личную карточку выделенного в списке сотрудника без возможности редактирования данной карточки.
Список кандидатов на замещение должностей организации включает работников текущей организации (внутренний резерв) и работников сторонних организаций (внешний резерв). Ведение личных карточек работников сторонних организаций осуществляется в отдельной функции «Резерв». В личных карточках работников текущей организации есть специальный раздел для занесения информации о включении работника в список кандидатов на замещение должностей. В списке резерва кадров текущей организации работники сторонних организаций отмечены значком с буквой «В». Из списка резерва можно перейти к просмотру личной карточки конкретного кандидата.
Система обеспечивает создание учетной карточки работника и дальнейшее ведение (редактирование, удаление) данных о работниках организации с весьма высокой степенью детализации.
В главном окне функции, в левой его части отображается структура организации, наименование которой указано в одноименном поле. Список личных карточек сотрудников выбранного подразделения представлен в виде таблицы в правой части окна. Состав колонок списка личных карточек настраивается. Архивные карточки не показываются. Список личных карточек работников, для которых пока не установлена должность, отображается в корневой вершине, соответствующей названию организации. Список личных карточек работников упраздненных подразделений, освобожденных с должности в данных подразделениях, отображается в вершине «Выведенные за штат». Список не списанных в архив личных карточек уволенных работников отображается в вершине «Уволенные».
В окне функции можно установить фильтр на просмотр должностей, относящейся к государственной или муниципальной службе.
В разделах личной карточки сведения о работнике заполняются путем выбора нужного значения из соответствующего справочника или классификатора, а также вводом информации с клавиатуры.
Группа разделов личной карточки, содержащих сведения об основной работе, включает в себя три раздела. В разделе «Должность и перемещения» фиксируются: назначение работника на должность согласно штатному расписанию, переводы с одной должности на другую, штатные оклады, условия труда и стаж работника. Раздел «Надбавки» содержит информацию о положенных работнику надбавках к должностному окладу. Раздел «Отпуска» содержит сведения об отпусках, предоставляемых работнику.
В зависимости от настроек параметров системы, сделанных технологом, номер приказа может формироваться вручную или автоматически.
Если настроен автоматический режим номерообразования, значение поля «№» может вводиться двумя способами: вручную или выбором предложенного системой автоматически сформированного номера. В зависимости от настроек номерообразования автоматическая нумерация может вестись отдельно для каждой организации, каждого вида приказа, и/или каждого года, либо быть сквозной.
В главном окне функции список карточек приказов по выбранной организации формируется в виде таблицы. Состав списка можно изменять, указывая различные параметры отображения карточек приказов в полях фильтра, расположенных над таблицей.
В карточку приказа о приеме на работу данные о принимаемом работнике вводятся вручную, если личная карточка на него еще не заведена. При исполнении приказа личная карточка такого работника создается автоматически. В том случае, если на работника, проходящего по приказу, личная карточка уже заведена, он выбирается из списка сотрудников организации. Данные о выбранном работнике записываются в поля ФИО, ФИО(в.п.) и Таб. Номер карточки приказа, а в момент исполнения такого приказа информация из него попадает в соответствующие разделы личной карточки.
Электронный образ приказа формируется автоматически при печати приказа. Файл с электронной копией приказа можно сохранить в любой папке, а затем прикрепить к карточке приказа.
Приказ о приеме на работу можно вывести на печать по унифицированной форме Т-1 или по форме ГОСТ «Приказ о приеме на федеральную государственную гражданскую службу».
Приказ об увольнении также можно вывести на печать по унифицированной форме Т-1 или по форме «Приказ о прекращении (расторжении) служебного контракта с гражданским служащим».
В системе предусмотрена возможность начального автоматического заполнения пустого табеля сведениями об отработанном времени всех работников. Состав отметок зависит от выбранной формы табеля учета рабочего времени . В процессе редактирования табеля можно вводить новые значения в ячейки (группы ячеек) табеля или удалять ранее установленные значения, кроме того можно добавлять в табель работников, не включенных в него прежде. В функции Табель предусмотрен перенос сведений о командировках, отпусках или пропусках рабочих дней из личной карточки работника в табель учета рабочего времени.
Табель составляется для организации, указанной в параметрах, и может быть выведен на печать по унифицированной форме Т-13 от 30.10.97 г., 06.04.01 г. или 05.01.04 г., а также по форме 0504421 согласно Перечню форм документов класса 05 ОКУД "Унифицированной системы финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций».
При заполнении карточки командировки список командированных работников формируется путем выбора их из списка всех работников организации, список пунктов назначения – путем выбора значений из справочника Регионы. Текстовые поля карточки, например поле «Организация», могут быть заполнены выбором значений из стандартных текстов. К карточке командировки может быть прикреплен любой файл. В режиме просмотра карточки можно распечатать командировочное удостоверение формы Т-10 и служебное задание для направления в командировку по форме Т-10а.
Сведения о кандидатах на замещение должностей организации отображаются в функции «Штатное расписание» (список резерва кадров может быть выведен для организации целиком, для отдельных ее подразделений, для конкретных должностей штатного расписания).
Личная карточка кандидата на замещение должности содержит в том числе данные о нахождении кандидата в резерве.
Поиск карточек по заданным параметрам может осуществляться среди карточек только одной, указанной организации, либо с учетом карточек всех подчиненных ей организаций. Перечень полей личной карточки или карточки командировки, с помощью которых формируются поисковые запросы, отображается в левой части главного окна функции. Для формирования нужного запроса в правую часть этого окна переносятся наименования полей – листьев, по значениям которых будет осуществляться поиск карточек. Переносить можно целиком вершину – раздел личной карточки, тогда в правой части окна отобразятся все поля, входящие в выбранный раздел карточки. К перенесенным в правую часть полям запроса всегда автоматически присоединяются поля Организация, Подразделение и Статус карточки, позволяющие очертить границы поиска. Сформированные в функции Поиск запросы можно сохранять и использовать их в дальнейшей работе.
Результатом поиска является таблица, графы которой соответствуют реквизитам личной карточки или карточки командировки. Внешний вид таблицы с найденными в результате поиска карточками можно настраивать, указав какие реквизиты карточек должны быть отражены. Заголовки столбцов одновременно являются кнопками сортировки. Столбцы таблицы можно менять местами, перетаскивая их мышью. Количество найденных карточек и доступных их них пользователю отображается в строке результатов поиска над таблицей.
Карточки можно группировать в соответствиями со значениями тех или иных реквизитов. Любую из найденных в результате поиска карточек можно открыть в режиме просмотра, а список найденных карточек распечатать.
Для формирования отчета, графика или справки необходимо в левой части главного окна функции окна выделить наименование требуемого отчета, в правой - установить его параметры. Стандартные формы справок, графиков и отчетных форм могут формироваться по отношению к любой из организаций справочника. Ряд отчетных форм можно получить для конкретной организации с учетом подчиненных ей, без учета подчиненных организаций или, наоборот, только для подчиненных.
В системе «Кадры» можно работать с отчетами, разработанными в системе CrystalReports 11. В систему включены несколько примеров отчетов CrystalReports: «Перемещения сотрудников по штатному расписанию», «Список дней рождений сотрудников с выбором месяца» и «Список подразделений». Дополнительные отчеты CrystalReports могут быть сформированы силами программистов организации.
При загрузке данных из СЗВК происходит создание личных карточек работников с заполнением следующей информации:
ФИО
Дата рождения
Сведения о работе в прошлом
Страховой номер в ПФР.
Личные карточки, полученные в результате загрузки, помещаются в функции «Личные карточки» в корневую вершину, соответствующую названию организации.
При изменении величины базового оклада или изменении оклада работника на число процентов, в число раз, на число денежных единиц возникает необходимость в изменении информации об окладах и надбавках в справочнике «Должности», в функции «Штатное расписание» и в личных карточках работников. Данная функция предназначена для выполнения пакетного пересчета окладов и надбавок в элементах штатного расписания и личных карточках работников.
На закладке «Задание параметров контроля» указывается область проверяемых данных личных карточек, на закладке «Выбор группы контроля» - список наименований условий контроля данных. Для каждой группы контроля должны быть сформированы критерии требуемых условий контроля.
При создании базы данных системы КАДРЫ создается учетная запись пользователя с правами администратора. Именем и паролем администратора является имя владельца БД.
Средствами данной функции пользователям предоставляется доступ к тем или иным функциям системы и осуществляется разграничение прав доступа.
Работу пользователя в функциях Личные карточки, Штатное расписание, Приказы, Командировки, Пересчет окладов и Загрузка данных из внешних файлов можно ограничить только теми организациями, с которыми пользователю разрешено работать. При работе в функции Личные карточки пользователя можно ограничить не только организациями, но и списком доступных ему подразделений.
В функциях Личные карточки, Штатное расписание и Приказы можно задать дополнительные параметры, связанные с ограничением доступа к определенному виду должностей или (для приказов) к исполнению приказов.