Ringkasan dokumen tersebut adalah sebagai berikut: 1) Dokumen tersebut membahas latar belakang berdirinya Universitas Mulawarman dan perkembangan fakultas-fakultasnya. 2) Dokumen juga membahas profil Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam (FMIPA) Universitas Mulawarman dan permasalahan penyebaran informasi secara manual. 3) Proyek perubahan yang diusulkan adalah penggunaan teknologi WhatsApp Business unt

1. BAB I
PENDAHULUAN
1.1 LATAR BELAKANG
Universitas Mulawarman lahir dengan nama Perguruan Tinggi Mulawarman (Kalimantan
Timur) dengan Fakultas Ketatanegaraan dan Ketataniagaan. Kemudian diusulkan tambahan Fakultas
Pertambangan, Kehutanan, Pertanian, Ketatanegaraan, Ketataniagaan. Usulan itu diterima dan
diterbitkan Keputusan Menteri tanggal 28 September 1962 No. 130, yang kemudian diperkuat oleh
Keputusan Presiden No. 65 tanggal 23 April 1963. Selama periode tahun 1962-1967, Fakultas yang
operasional adalah Fakultas Ketetanegaraan dan Ketataniagaan (kemudian menjadi Fakultas Sosial
Politik dan Ekonomi ), Fakultas Kehutanan dan Fakultas Pertanian.
Berdasarkan Keputusan Presiden RI No. 66 Tahun 1982 tanggal 7 September 1982, Universitas
Mulawarman bertambah menjadi lima fakultas yaitu Fakultas Ekonomi, Fakultas Ilmu Sosial dan
Ilmu Politik, Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan, Fakultas kehutanan dan Fakultas Pertanian.
Pada tanggal 27 Desember 2000 berdasarkan Surat Keputusan Menteri Pedidikan Nasional No.
237/0/2000 di buka Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan (FPIK).
Pada tahun 2001, FMIPA (FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN
ALAM) Universitas Mulawarman didirikan sebagai upaya untuk mempersiapkan generasi muda
untuk menguasai dan mengembangkan IPTEK bagi kepentingan pengelolaan sumber daya alam dan
lingkungan bagi kesejahteraan masyarakat. Dengan dibukanya FMIPA diharapkan peranan
Universitas Mulawarman akan menjadi lebih penting untuk menyiapkan manusia yang bermutu
tinggi, sadar akan IPTEK sehingga sanggup memelihara kelangsungan pemanfaatan sumber daya
alam yang ada dan mampu mengurangi ketergantungan impor IPTEK dari negara maju.
Upaya ini telah mendapat persetujuan dari Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi No.
2811/D/T/2001 tanggal 30 Agustus 2001 untuk Program Studi Biologi, Program Studi Ilmu Kimia,
Program Studi Fisika, Program Studi Ilmu Statistika dan No. 386/D/T/2004 tanggal 21 September
2004 untuk Program Studi Ilmu Komputer. Pada tahun 2006, dengan SK No. 109/OT/2006 tanggal 3
Mei 2006, secara resmi ditetapkan menjadi suatu fakultas definitif di lingkungan Universitas
Mulawarman.
Berdasarkan atas Visi Universitas Mulawarman yakni sebagai pusat pengembangan ilmu
pengetahuan dan teknologi yang bertumpu pada hutan tropika basah dan kenyataan letaknya berada
di Pusat Pengembangan Industri Kehutanan, MIGAS, Pertambangan, Perkebunan dan Lingkungan
Perairannya, maka kekhususan FMIPA Unmul adalah :
1. Kimia (Kimia Fisik, Kimia Organik, Kimia Anorganik, Kimia Analitik dan Biokimia).
2. Fisika (Teori dan Material, Elektronika dan Instrumentasi, Komputasi dan Permodelan, Fisika
Medis Geofisika dan Oceanografi ).
3. Biologi (Biologi Lingkungan, BioAgro, Biomediasi dan Bioindustri).
4. Statistika (Statistika Komputasi).
1

2. Didalam kegiatan kerja di Fakultas MIPA, terdiri dari beberapa bagian :
1. Bagian Tata Usaha
2. Bagian Kepegawaian
3. Bagian Akademik
4. Bagian Keuangan
5. Bagian Perlengkapan
6. Bagian Humas
7. Bagian Kemahasiswaan
8. Bagian Perpustakaan
9. Bagian Umum
10. Bagian Laboran
11. Bagian Security
12. Bagian Kebersihan
Struktur Organisasi Fakultas MIPA Unmul
2

3. Untuk memberikan pelayanan dalam bidang informasi bagi civitas akademika di lingkungan
Fakultas MIPA diperlukan suatu aktivitas yang memerlukan pikiran, tenaga dan biaya, dimana pada
setiap kegiatan peyebaran informasi di Fakultas MIPA yang teridiri dari beberapa jenis informasi
seperti :
(1) Informasi berdasarkan sifatnya (Faktual dan Opini/Konsep, serta Deskripsi),
(2) Informasi berdasarkan keilmuannya (Tidak Ilmiah dan Ilmiah)
(3) Informasi berdasarkan kegunaannya
(4) Informasi berdasarkan format penyajian
(5) Informasi berdasarkan lokasi peristiwa, dan
(6) Informasi berdasarkan bidang kehidupan
Sebelum merumuskan permasalahan apa saja yang berkaiatan dengan hambatan dan kendala
penyebab, reformer mengangkat topik tentang permasalahan penyebaran data informasi di Fakultas
Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam reformer mencoba menggunakan instrument fishbone
untuk dapat menentukan faktor apa saja yang berpengaruh terhadap permasalahan yang ada seperti
pada gambar 1.1. di bawah ini.
SDM yaitu caraka (staf administrasi) yang akan mengantarkan informasi (surat, leaflet, modul,
dan brosur dan sebagainya) kepada pihak civitas akademika yang membutuhkan atau yang
memerlukan informasi tersebut. Masiih terbatas jumlahnya hal ini dapat dilihat pada tabel berikut.
tabel 1.1 Kondisi Pegawai di Administrasi Humas
No Nama Staf Status
PNS/Honor
Jabatan Jumlah
3
SDM Pelayanan Informasi
masih terbatas
kuantitasnya
Pelayanan Informasi yang
belum maksimal
Sarana dan Prasarana masih
terbatas
Peyeberan Informasi
belum Maksimal
Belum Maksimalnya
peningkatan kuantitas
Sarana dan Prasarana
mulai dari Perencanaan,
Pelaksanaan, Pengawasan
dan Pemeliharaan yang
mendukung pelayanan
penyebaran informasi di
Fakultas MIPA Unmul

4. 1 Kusnandar, SE,Mpd.,M.Kom Honor Staf Admin 1
2 La Usaha PNS Caraka 1
Sumber : Kepegawaian Fmipa
Sedangkan saat ini dalam penyebaran informasi di Fakultas MIPA yang diperoleh atau didapat
dari pihak internal maupun dari pihak eksternal fakultas dalam berupa surat, leaflet, modul, dan
brosur untuk disampaikan kepada sipenerima informasi (Dekan, Wakil Dekan, Ketua Jurusan,
Sekretaris Jurusan, Kabag. Tata Usaha, Kasubbag., Kepala Lab, Staf /karyawan, serta mahasiswa)
masih menggunakan cara yang manual (fotocopy).
tabel 1.2 Kondisi Biaya yang dikeluarkan Januari s/d Agustus 2018
No Internal / Eksternal Jenis Surat Jumlah Data Biaya Fotocopy
1 Internal Umum 5210 1.042.000
2 Eksternal Umum 1115 195.125
3 Internal Kemahasiswaan 1560 273.000
4 Eksternal Kemahasiswaan 1987 397.400
5 Internal Akademik 2670 467.250
6 Eksternal Akademik 1983 347.025
7 Internal Riset 2678 468.650
8 Eksternal Riset 2134 373.450
Sumber : Bendahara FMIPA ( Data Perkiraan Bulan Januari s/d Agustus)
Dari cara penyebaran informasi secara manual ini, berdampak timbulnya permasalahan dimana
informasi yang akan diterima oleh civitas akademika mengalami keterlambatan penerimaan
informasi, dikarenakan sebelum disebarkan data-data informasi harus melalui tahapan – tahapan
berupa penggandaan data dengan cara di fotocopy, sehingga mengakibatkan munculnya masalah
anggaran biaya fotocopy yang cukup besar dan ini merupakan permasalahan bagi bagian keuangan
yang harus mengeluarkan anggaran biaya pada setiap tahunnya.
Kemudian dari peran pelayanan untuk menyebarkan informasi berbentuk data yang akan
disampaikan sangat berpengaruh dengan mutu kualitas kinerja suatu lembaga.
1. Bidang Umum
Sub Bagian Umum mempunyai tugas melayani dan menyelenggarakan urusan surat ,
kearsipan, inventarisasi barang, rumah tangga, perlengkapan, perjalanan dinas, kerjasama,
keprotokolan, arsip, dan dokumentasi serta pengelolaan administrasi kepegawaian dan
ketatalaksanaan.
Adapun kegiatan kerja dalam hal pelayanan :
a. Merencanakan kegiatan bagian pelayanan berdasarkan kegiatan tahun sebelumnya baik
rutin maupun pembangunan serta sumber data yang ada sebagai bahan untuk
melaksanakan kegiatan sesuai dengan peraturan yang telah ditetapkan,
4

5. b. Memberikan petunjuk pada bawahan dilingkungan bagian pelayanan agar dalam
melaksanakan tugas sesuai dengan petunjuk dan ketentuan yang berlaku sehingga
tercapai efektifitas pelaksanaan tugas.
c. Membagi tugas atau kegiatan kepada bawahan dilingkungan seksi pelayanan dengan
memberikan arahan baik secara lisan maupun tertulis sesuai dengan permasalahan dan
bidang tugasnya masing-masing.
d. Memeriksa dan mengecek serta mengontrol hasil kerja para bawahan guna
menyempurnakan lebih lanjut.
e. Menilai prestasi kerja para bawahan dilingkungan seksi pelayanan berdasarkan hasil
yang telah dicapai untuk dipergunakan sebagai bahan dalam peningkatan karier.
f. Menghimpun dan mempelajari peraturan perundang-undangan, kebijakan teknis,
pedoman dan petunjuk teknis serta bahan – bahan lainnya yang berhubungan dengan
tugas seksi pelayanan sebagai pedoman dan landasan kerja.
g. Mencari, mengumpulkan, dan mengelola data dan informasi yang berhubungan dengan
tugas bagian pelayanan.
h. Menyiapkan bahan-bahan dalam rangka penyusunan kebijakan, pedoman dan petunjuk
teknis mengenai tugas seksi pelayanan.
i. Menginventarisasikan permasalahan-permasalahan yang berhubungan dengan tugas seksi
pelayanan dan menyiapkan bahan-bahan dalam rangka pemecahan masalahan.
j. Membuat laporan pelaksanaan kegiatan yang telah dilakukan untuk dipertimbangkan
sebagai bahan masukan bagi atasan.
k. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Pimpinan sesuai bidang tugasnya dalam
rangka kelancaran pelaksanaan tugas.
Dari sinilah tergambar bahwa pelayanan merupakan termasuk peranan penting bagi suatu
lembaga agar terciptanya koordinasi antar instasi dalam lingkup organisasi tersebut maka dapat di
uraikan bahawa permasalahan pelayanan sebagai berikut pada tabel 1.4.
Tabel 1.3. Identifikasi Masalah pelayanan
No Kondisi saat ini GAP/Kesenjangan Kondisi yang diharapkan
1 Admin mengiriman surat
menyurat, SK, dll masih
dilakukan secara manual maka
apabila surat yang di berikan
atau diperintahkan oleh atasan
kepada staf caraka belum
sampai ke sipenerima maka
akan menyebabkan koordinasi
yang kurang baik.
Pelayanan yang
lambat data diterima
sampai tujuan
Layanan yang dapat mengirim
data bisa lebih cepat dan akurat
hingga sampai tujuan
2 Pengunaan waktu yang terlalu
lama
Data sempat di
permasalahkan
karena belum
diterima
Layanan yang memerlukan
waktu begitu cepat sehingga
tidak menimbulkan
permasalahan baru pada
penyebaran infomasi.
3 Surat dan jenis data yang
lainnya dicopy terlebih dahulu
untuk disebarkan luaskan
Pelayanan jadi
terhambat karena
menunggu potocopy
terlebih dahulu
Data tidak perlu di potocopy
cukup discan dan langsung di
serbarkan kepada citivitas
akademika maka proses lebih
cepat
5

6. 4 Data tidak di gandakan maka
akan mengurangi jumlah
biaya yang akan dikeluarkan
oleh bendahara keuangan
Terlalu banyak data
yang di sebar
luarkan
Biaya jadi lebih efisien dan
pelayanan menjadi mudah dan
praktis
Adapun dalam sarana prasarana Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam sudah cukup
memadai dalam hal penggunaan Teknologi maka peyebaran informasi dengan memanfaatkan sarana
dan prasarana teknologi sudah bisa dilakukan.
Dari latar belakang keinginan untuk melakukan efesiensi terhadap biaya dalam peyebaran
informasi dengan memanfaatkan sarana dan prasarana teknologi yang dimiliki oleh Fakultas MIPA,
maka dilakukan proyek perubahan dalam peyebaran informasi ke seluruh civitas akademik dengan
menggunakan teknologi Broadcasting WhatsApp Business.
2 Area dan Fokus Proyek Perubahan
Bagian penyebaran informasi terbangun dari kumpulan berbagai unsur yang saling
berinteraksi. Unsur-unsur tersebut yang menopang berdirinya sebuah kegiatan interaksi komunikasi
adalah informasi, dana operasional dan sumber daya manusia. Salah satu dari berbagai elemen
tersebut yaitu informasi menjadi salah satu elemen penting dan menentukan eksistensi penyebaran
informasi di lingkungan Fakultas MIPA. Eksistensi penyebaran informasi di tengah civitas akademik
dapat dilihat dari banyaknya kegiatan pelayanan bagi civitas akademika pada setiap hari kerja
walaupun pada saat kegiatan akademik sedang libur.
Sarana dan Prasarana teknologi yang dimiliki oleh Fakultas MIPA sangat bagus sekali
sehingga sangat sayang sekali bila tidak dimanfaatkan dalam menunjang pelayanan penyebaran
informasi bagi civitas akademik di lingkungan Fakultas MIPA.
Informasi yang diberikan agar cepat dan akurat serta berkualitas, sesuai kebutuhan civitas
akademik maka diperlukan penyebaran informasi yang tepat tanpa mengeluarkan biaya foto copy
yang cukup besar tanpa mengurangi kualitas informasi yang disampaikan.
1.2 Tujuan
Adapun Tujuan dari proyek perubahan ini meningkatkan pelayanan secara maksimal serta
Efisiensi Biaya penggunaan anggaran.
Tujuan terdiri dari :
1. Tujuan Jangka Pendek ( selama 2 Bulan )
Meningkatkan Pelayanan Penyebaran Informasi di Lingkungan Fakultas Matematika dan Ilmu
Pengetahuan Alam Universitas Mulawarman.
2. Tujuan Jangka Menengah ( Oktober s/d akhir tahun 2019 )
Membangun sistem Komunikasi teknis dengan pihak pelaksana internal Fakultas Matematika
dan Ilmu Pengetahuan Alam.
3. Tujuan Jangka Panjang ( Akhir tahun 2019 dan seterusnya )
Mewujudkan sistem pelayanan yang maksimal, cepat, efisien.
6

7. 1.3 Manfaat
Proses pengadaan, pengolahan serta pelayanan penyebaran informasi merupakan objek dari
kajian manajemen pada bagian umum dan kepegawaian. Dengan melihat pentingnya informasi
dalam sebuah organsisasi maka sudah selayaknya diperlukan suatu sarana dan prasarana yang
mampu memberikan informasi kepada seluruh civitas akademik dil lingkungan Fakultas MIPA
unmul.
Sedangkan manfaat dari proyek perubahan ini antara lain adalah :
1. Merubah sistem manual dengan menggunakan WhatsApp Business pada penyebaran informasi
2. Informasi menjadi berkualitas dan profesional
3. Adanya rasa tanggung jawab dan disiplin pegawai di bidang pelayanan informasi
4. Meningkatnya sumber daya manusia di bidang teknologi khususnya pada Broadcasting
WhatsApp Business.
5. Menjadikan satu-satunya di Unmul sebuah Fakultas yang menyebarkan informasi dengan
memanfaatkan sarana dan prasarana teknologi yang ada dengan tepat.
Internet menjadi salah satu elemen penting dalam eksistensi sebuah penyebaran informasi.
Ketika berbicara mengenai penyebaran informasi melalui teknologi informasi maka topik mengenai
broadcasting whatsapp business berbasis website merupakan topik pertama yang akan dipelajari.
Pada topik ini akan dipelajari tentang definisi informasi, WhatApp Business, dan serta metode
implementasinya.
Bertitik tolak dari latar belakang permasalahan tersebut, maka saya ingin memaksimalkan
sarana dan prasarana yang ada di Fakultas MIPA Unmul melalui sistem Informasi Teknologi ( IT )
melalui pelayanan penyebaran informasi di lingkungan Fakultas MIPA Unmul.
Proses pengadaan, pengolahan serta pelayanan penyebaran informasi merupakan objek dari
kajian manajemen pada bagian umum dan kepegawaian. Dengan melihat pentingnya informasi
dalam sebuah organsisasi maka sudah selayaknya diperlukan suatu sarana dan prasarana yang
mampu memberikan informasi kepada seluruh civitas akademik dil lingkungan Fakultas MIPA
unmul.
1.4. Output Kunci Proyek Perubahan
Proyek perubahan ini dilaksanakan untuk mengatasi masalah yang dijadikan area perubahan,
Penulis bertujuan untuk memaksimalkan sarana dan prasarana yang ada di Fakultas MIPA untuk
penyebaran informasi kepada seluruh civitas akademika. Output Kunci Proyek Perubahan ini adalah
penyebaran informasi agar lebih efesien dan efektif untuk dapat diterima oleh segenap civitas
akademika yang ada di lingkungan Fakultas MIPA Unmul. Adapun asumsi ini sebagai tahapan
jangka pendek dalam proyek perubahan ini disebabkan terciptanya penggunaan sistem aplikasi
WhatsApp Bussiness yang diharapkan untuk melayani keseluruhan masalah yang menjadi kendala
selama ini pada penyebaran Informasi khususnya bagian Humas.
Dalam Jangka Menengah adalah Menjadikan Aplikasi WhatsApp Bussiness sebagai contoh
dalam memanfaatkan sebuah aplikasi Teknologi Informasi. Meningkatkan kuantitas dan kualitas
sumber daya manusia di bidang Teknologi Informasi. Mengembangkan pengetahuan perihal aplikasi
teknologi informasi yang dapat digunakan dalam kegiatan kerja di segala bidang.
Pada Jangka Panjang Kegiatan ditujukan untuk membentuk Forum Komunikasi serta
koordinasi antar instansi yang lebih mudah Menjadikan bagian humas sebagai wadah contoh awal
7

8. dan serta batu loncatan bagi bagian-bagian yang akan melakukan perubahan dengan
mengimplementasikan aplikasi teknologi.
Namun hal tersebut tidak terlepas dari dukungan dan motivasi pimpinan dan para pihak
terkait, tidak terlepas juga dibutuhkannya anggaran untuk pelaksanaan proyek perubahan didalam
melengkapi kebutuhan proyek perubahan, hal tersebut tidak akan berjalan lancar apabila staf di
bagian umum pada bidang penyebaran informasi tidak tertarik akan hal ini, dan tidak mendukung
akan perubahan yang akan dibuat terhadap proyek perubahan tersebut. Namun hal ini dapat
disambut dari semua pihak terutama dibidang penyebaran informasi, oleh karena itu, untuk mencapai
kondisi ideal yang diharapkan, perlu ditentukan output kunci, pentahapan (milestone), tata kelola
proyek, analisis peran dan pengaruh stakeholder, dan target capaian kinerja.
1.5. ROADMAP/MILESTONE PROYEK PERUBAHAN
Roadmap/Milestone adalah rencana kerja rinci yang menggambarkan apa yang harus dilakukan
untuk mencapai tujuan yang umumnya disusun sebagai bagian dari rencana strategis.
Namun sebelumnya kami membuat SOP sebagai perbandingan pelaksanaan pelayanan penyebaran
Informasi dan perbandingan SOP yang dibuat untuk pelayanan penyebaran informasi setelah proyek
perubahan dijalankan sebagaiman tabel berikut :
8

9. Tabel. 1.5.1 SOP Standar Fakultas Mipa
No. Kegiatan Sekretaris
Dekan
Dekan Wakil
Dekan I,
II
Kabag
T.U.
Kasubag
Umum dan
Akademik
Humas /
Caraka
Kajur
Sek.Jur
K.Prodi
K. Lab
Dosen
Staf
Karyawan
MHS Out put
1 Surat Masuk
Internal&
Eksternal, dll
Modul,
Paket, Buku
2 Suarat
diproses oleh
Dekan
Disposisi
3 Surat
diverifikasi
atas petunjuk
Dekan
Disposisi
Melaksanakan
Instruk dari
atasan
4 Melakukan
Pengecekan
Disposisi
Diproses
5 Melaksanakan
Perintah
Dibuatkan
Laporan
6 Melaksanakan
perintah
Atasan
Data disebar
luaskan
7 Instruksi atau
himbauan,
uandangan,
dll
Penerima
surat,undangan,
dll dalam
bentuk laporan
manual
9

10. Tabel. 1.5.2 SOP Penerapan Aplikasi Broadcasting Whatsapp Business dilingkungan Fmipa
No. Kegiatan Sekretaris
Dekan
Dekan Wakil
Dekan I,
II
Kabag
T.U.
Kasubag
Umum dan
Akademik
Humas /
Caraka
Kajur
Sek.Jur
K.Prodi
K.Lab
Dosen
Staf
Karyawan
MHS Out put
1 Surat Masuk
Internal&
Eksternal
2 Suarat
diproses oleh
Dekan
Disposisi
3 Surat
diverifikasi
atas petunjuk
Dekan
Disposisi
Melaksanakan
Instruk dari
atasan
4 Melakukan
Pengecekan
Disposisi
Diproses
5 Melaksanakan
Perintah
Dibuatkan
Laporan
6 Melaksanakan
perintah
Atasan
Data disebar
luaskan
7 Instruksi atau
himbauan,
uandangan,
dll
Penerima
surat,undangan,
dll dalam
bentuk laporan
Digital
Grafik. 1.2 Milestone Proyek Perubahan
10

11. Tabel 1.5.3. Detail Milestone Penerapan Teknologi Broadcasting Whatsapp Business
No Milestone Kegiatan Waktu Output Bukti Aktor
Jangka
Pendek
1 M1
Perencanan
dan Persiapan
utk
membentuk
Tim
1. Melakukan pertemuan
Koordinasi mentor /
Stakeholder
20 -8-2018 1. Dukungan
Proyek
perubahan
dari
mentor/stake
holder
- Surat pernyataan
dukungan proyek
perubahan dari
mentor/stakehord
er
- Dokumentasi /
SK
- Video
- mentor / stakehorder
- Reformer
2. Melakukan Rapat
Koordinasi pembentukan
tim kerja
3-9- 2018 1. Terbitnya
SK Tim
Kerja
2. Pembagian
Tugas dan
Fungsi
- Terbitnya SK Tim
Proyek Perubahan
- Pembagian tugas
dan funsi
- Notulen rapat
- Undangan rapat
- Daftar hadir
- Dokumentasi
- Poto
- Mentor
- Tim Kerja
- Reformer
3. Membuat Desain dan
instalasi program sistem
aplikasi Wahsapp Bisnis
3-9-2018 1. Terciptanya
awal desain
sistem
Aplikasi
Whatsapp
Bisnis
- Hasil desain awal dan
-Tim Dokumentasi dan
IT
- Reformer
- Tim IT dan
- Dokumentasi
2 M2 Uji coba
sistem aplikasi
Whatsapp
1. Membuat undangan uji
coba sistem aplikasi
whatsapp bisnis
5-9-2018 Terbaginya
undangan
Undangan uji coba
aplikasi
- Reformer
- Tim admin dan Monev
M3
Sosialisasi
dan
penerapan
broadcasting
Dukungan
1. Sosialisasi kepada Dosen
2. Sosialisasi kpd
Mahasiswa
7-9-2018 1. Dukungan
Dosen
2. Dukungan
Mahasiswa
- Dokementasi
- Video
- Mentor
- Reformer
- Tim Kerja
11

12. 4. M4
Lauching ,
Monitor,
Evaluasi dan
Laporan
Proyek
Perubahan
1. Lauching 7-9-2018 Pelaksanaan
Lauching
- Undangan
- Daftar hadir
- Berita Acara
- Dokumentasi
- poto
- Civitas Akademika
2. Melaksanakan
Manajemen Pelayanan
7 sep s/d
20 okt
2018
Implementasi
Sistem Aplikasi
WA. Bisnis
Dokumentasi - Reformer
- Tim Kerja
3. Membuat laporan hasil
evaluasi kegiatan
15 sept.
2018
Laporan Kegiatan Dokumentasi
video
- Reformer
- Tim Kerja
Jangka
Menengah
-
1 M5
Tindak Lanjut
1. Pelaksanaan kegiatan 15 sept
2018
Penggunaan
Sistem Aplikasi
WA. Bisnis
Dokumentasi
video
- Tim IT
- Reformer
2. Evaluasi Kegiatan 15 sept
2018
Laporan Kegiatan Dokumentasi - Reformer
- Tim Kerja
Jangka
Panjang
1 M6
Implementasi
Jangka
Panjang
1. Membuat dan Menyusun
Anggaran
2019 DIPA Fakultas
Mipa
- Laporan Rencana
Anggaran
Fakultas Mipa
- Mentor/Stakeholder
- Reformer
- Tim Administrasi
2. Membuat inovasi
berkelanjutan
2019 Evaluasi
Perkembangan
sistem aplikasi
Program secara
berkelanjutan
Dokumentasi - Reformer
- Tim Kerja
3. Merawat/memperbaharui
sarana dan prasarana
2019 DIPA Fakultas
Mipa
Dokumentasi - Reformer
Roadmap/Milestone dibuat didalam proyek perubahan ini adalah penyebaran
informasi pada bagian umum (staf humas) berbasis teknologi informasi berbasis WhatsApp
Bussines. Dimana penerapan teknologi informasi ini dilakukan pada bagian umum (staf
humas) yang dapat difungsikan dalam berbagai bentuk, antara lain:
1. Penerapan teknologi aplikasi informasi berbasis WhatsApp Bussines digunakan sebagai
aplikasi penyebaran informasi. Bidang pekerjaan yang dapat diintegrasikan dengan
aplikasi penyebaran informasi adalah penerapan sarana dan prasarana, pengarsipan dalam
bentuk file, peningkatan SDM staf, dapat di download dan lain sebagainya.
2. Penerapan teknologi aplikasi informasi berbasis WhatsApp Bussines sebagai sarana untuk
menyimpan, mendapatkan dan menyebarluaskan informasi kepada seluruh civitas
akademika dalam format file. Bentuk penerapan aplikasi TI berbasis WhatsApp Bussines
dalam penyebaran informasi dapat dikenal dengan Broadcasting.
Kedua fungsi penerapan teknologi informasi berbasis WhatsApp ini dapat terpisah
maupun terintegrasi dalam sebuah komputer yang sudah terkoneksi internet tergantung
dari kemampuan software dan hardware yang digunakan, sumber daya manusia dan
infrastruktur peralatan teknologi informasi yang mendukung keduanya.
12

13. 1.6 Teknologi Informasi Berbasis WhatsApp Bussines
Dalam makalah ini selanjutnya akan membahas tentang Aplikasi Teknologi Informasi
Berbasis WhatsApp Bussines. Yang dapat dibagi menjadi beberapa tahap yakni :
1. Faktor Penggerak Teknologi
Bagian humas sebagai ujung tombak penyebaran informasi harus memiliki daya tarik yang
khas bagi seluruh civitas akademik, karena merupakan sumber informasi dari berbagai
sumber yang ada.
a) Adanya perangkat komputer berupa software dan hardwer
b) Adanya komputer di bagian penyebaran informasi
c) Adanya sarana internet guna penyebaran informasi
d) Kemampuan dari staf terhadap aplikasi teknologi informasi
Alasan lain,
a) Memaksimalkan dan mempermudah pekerjaan bagian humas dalam penyebaran
informasi.
b) Memberikan layanan yang lebih baik kepada seluruh civitas akademika
c) Meningkatkan citra Fakultas MIPA khususnya di lingkungan Unmul dan masyarkat pada
umumnya.
d) Pengembangan infrastruktur secara internal maupun eksternal.
2. Faktor Pendukung
Beberapa Peran penting untuk paktor pendukung yang dibutuhkan dalam pengaplikasian
informasi teknologi antara lain :
1. Peran Internet
Untuk mengakses informasi multimedia dalam resource internet. Sarana telekomunikasi
dan distribusi informasi. Untuk mengimplementasikan aplikasi WhatsApp Bussines dan
membuat group serta penyebaran informasi.
2. Peran Perangkat Lunak
Sangat pentingnya sebuah perangkat lunak yang dapat dijalankan pada jaringan internet,
perangkata keras, dan sistem aplikasi yang menjadikan sebuah komponen yang saling
mendukung satu dengan yang lainnya.
3. Peran Perangkat Keras
Sama pentingnya dengan perangkat lunak, perangkat keras perlu diperhatikan agar
ketika sebuah sistem operasi maupun aplikasi ketika di jalankan menjadi sebuah
performance yang sangat bagus dalam kinerja perangkatnya.
4. Peran Aplikasi
13

14. Mendowload serta mengisntal aplikasi WhatsApp Bussines sesuai dengan sistem
operasi yang ada serta dapat dijalankan pada sistem operasi yang dimiliki, dan tentunya
aplikasi ini yang merupakan alat dalam proyek perubahan.
5. Keperluan Pengguna
Humas harus dapat melayani keperluan pengguna seperti permintaan akan akses yang
lebih cepat dalam penyebaran informasi yang diperlukan oleh civitas. Dengan begitu
diharapkan agar staf dalam penggunaan teknologi informasi sehingga mereka dapat
membantu penerima informasi dalam menemukan informasi yang dibutuhkan.
Apa yang harus diketahui dan dikerjakan oleh staf humas dalam mengelola Teknologi
Informasikan penyebran informasinya :
a) Mengerti akan maksud dan ruang lingkup dan unsur dari informasi
b) Mengerti dan bisa mengapresiasi pentingnya dalam mengimplementasikan aplikasi
WhatsApp Bussines yang menyeluruh sebelum menggunakannya.
c) Mengerti akan dan bisa mengapresiasi manfaat implementasi, evaluasi dan
maintenance.
d) Mengerti akan proses evaluasi software sejalan dengan proposal sebelum
menentukan sebuah aplikasi.
e) Mengerti akan dan bisa mengapresiasi pentingnya pelatihan untuk staf dan
keterlibatan mereka dalam seluruh proses kerja.
1.7 Tata Kelola Proyek Perubahan
Untuk dapat melaksanakan Proyek Perubahan ini di buatlah Tata Kelola agar
terbentuk Tim kerja yang efektif.
14
Dekan

15. Berikut Tugas Pokok Tim Kerja :
1. Dekan, Wakil Dekan Bidang Umum dan Keuangan, Kabag. Tata Usaha dalam memberikan
informasi dan data lain lain, melaporkan hasil kerja kepada Project Leader dan melakukan
komunikasi kepada Project Leader terkait hasil kerja dan kendala-kendala yang terjadi pada
tugas yang diberikan.
2. Mentor
a. Memberikan Arahan kepada reformer terkait pelaksanaan proyek perubahan
b. Memberikan masukkan dan saran-saran yang terkait pelaksanaan proyek perubahan
c. Membantu dan menyediaan sumber daya selama pelaksanaan proyek perubahan
d. Membantu menyelesaikan masalah sesuai kewenangan yang dimilikinya untuk
terselenggaranya pelaksanaan proyek perubahan
3. Coach ( Pelatih )
a. Memberikan bimbingan tentang jenis perubahan yang akan dilaksanakan
b. Memantau dan memberikan arahan tentang proyek perubahan
c. Memfasilitasi konsultasi dari reformer
4. Reformer (Project Leader )
a. Mengindentifikasi permasalahan lingkup tufoksi reformer
b. Merencanakan jenis proyek perubahan yang akan dilakukan
c. Menyusun Tim Kerja yang akan terlibat dalam proyek perubahan
d. Menyiapkan, Mengatur dan mengelola seluruh rangkaian proyek perubahan
15
coach,
TiIm IT Tim Administrasi Tim Humas / Teknis
Mentor/Kabag Tata Usaha
Wakil Dekan II
Reformer

16. e. Membuat laporan setiap progres dan evaluasi proyek perubahan
5. Tim IT
a. Membantu reformer dalam mengumpulkan bukti – bukti kegiatan dalam bentuk dan video
b. Membantu reformer dalam melaksanakan proyek perubahan dilingkup IT
c. Membantu reformer dakam memantau selama proyek perubahan
d. Memberikan masukkan kepada reformer dilingkup Humas dan IT
6. Tim Admin dan Monev
a. Membantu reformer dalam administrasi surat menyurat
b. Membantu reformer dalam melengkapi kebutuhan administrasi rapat – rapat
c. Membantu reformer dalam mengumpulkan bahan – bahan lapopran
d. Membantu reformer dalam kegiatan Monitoring dan evaluasi selama pelaksanaan proyek
perubahan
7. Tim Humas / teknis
a. Membantu reformer dalam pelaksanan kehumasan pada proyek perubahan
b. Membantu reformer dalam hal administrasi surat- menyurat
c. Membantu komunikasi reformer kepada stakeholder sesuai permintaan reformer
d. Membantu reformer menyediakan logistik pada sosialisasi dan koordinasi
1.8 Identifikasi Stakeholder Proyek Perubahan
Keberhasilan sebuah gagasan proyek perubahan ini dalam pengimplementasinya di
Fakultas MIPA Unmul memerlukan dukungan dan kerjasama dari semua pihak (para
stakeholders) agar bisa berjalan efektif dan efesien. Pihak yang harus terlibat antara lain Dekan,
Wakil Dekan Bidang Umum dan Keuangan, dan Kabag. Tata Usaha. Tim dikatakan efektif
manakala antara semua pihak saling kerjasama dalam penyediaan dan penyusunan data ini baik
pihak internal maupun eksternal sehingga tujuan awal penyusunan rencana proyek perubahan
bisa tercapai.
1. Identifikasi Stakeholder
a. Stakeholder Utama
b. Stakeholder Primer
16

17. c. Stakeholder Sekunder
Stakeholder dapat dikatogorikan terdiri dari :
a. Internal dan
b. Eksternal
Stakeholder jika dibagi berdasarkan hubungannya :
a. Stakeholder Formal dan
b. Stakeholder Informal
Berdasarkan pembagian jenis stakeholder diatas, maka identifikasi stakeholder pada
proyek perubahan ini dapat dilihat sebagai berikut :
Tabel 1.8.1 Analisis Stakeholder Proyek Perubahan “
No Latar belakang Pihak yg
terlibat
Peran Jenis Kategori Hubungan Pengaruh Kepentingan Stakeholder Strategi Komunikasi
1. Belum Maksimalnya
peningkatan kuantitas
Sarana dan Prasarana mulai
dari Perencanaan,
Pelaksanaan, Pengawasan
dan Pemeliharaan yang
mendukung pelayanan
penyebaran informasi di
Fakultas MIPA Unmul
Dekan Memberikan
Arahan /
kebijakan
tentang data
informasi
Primer Internal formal 4 4 Promotor Diperkuat/dilibatkan
Wakil
Dekan II
Memberikan
arahan
Primer internal formal 3 4 promotor Diperkuat/dilibatkan
Kabag
TU
Memberi
arahan
sekunder internal formal 2 4 Devender dilibatkan
Ka.Jur Koordinasi sekunder internal formal 2 3 Devender dilibatkan
Sek.Jur Koordinasi sekunder internal formal 2 3 latent dilibatkan
K.Lab Koordinasi sekunder internal formal 2 3 latent dilibatkan
Dosen koordinasi sekunder internal formal 1 2 latent dilibatkan
Mhs koordinasi sekunder Eksternal formal 1 1 Apathetic dilibatkan
BEM koordinasi sekunder Eksternal formal 1 1 Apathetic dilibatkan
BLM koordinasi sekunder Eksternal formal 1 1 Apathetic dilibatkan
HMJ koordinasi sekunder Eksternal formal 1 1 Apathetic dilibatkan
UKM koordinasi sekunder Eksternal formal 1 1 Apathetic dilibatkan
LDM koordinasi sekunder Eksternal formal 1 1 Apathetic dilibatkan
PMK koordinasi sekunder Eksternal formal 1 1 Apathetic dilibatkan
17
Skala Pengaruh 1=tdk pengaruh 2=sedikit
berpengaruh
3=
berpengaruh
4=sangat
berpengaruh
Skala
kepentingan
1=tdk
berkepentingan
2=sedikit
berkepentingan
3=
berkepentingan
4=sangat
berkepentingan

18. G r a f i k 1 . 3 i n f l u n e n c e K u a d r a n S t a k e h o l d e r
K u a d r a n S t a k e h o l d e r
Keterangan :
Dekan : Tinggi Pengaruh Tinggi Minat
Wakil Dekan : Tinggi pengaruh tinggi minat
Kabag TU : Rendah pengaruh tinggi minat
KaJur : Rendah pengaruh Tinggi minat
Dosen : Rendah Pengaruh rendah minat
18
Interest
In
flu
ne
nc
e
Apathetic Devender
Latent Promotor
Mahasiswa
1.BEM
2. BLM
3. UKM
4. LDM
5. PMK
Dosen
1. Ketua. Prodi
2. Kepala Lab.
1. Kabag
2. Ka.Jur
3. Sek. Jur
1. Dekan
2. Wakil Dekan II

19. Mahasiswa : Rendah pengaruh tinggi minat
1.9. Penganggaran Proyek Perubahan
Dalam Proyek Perubahan ini penganggaran relatif kecil disebabkan Sarana dan
Prasarana sudah cukup memadai di Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam,
Namun karena berkembangnya teknologi yang sangat cepat maka untuk
beerkesinambungan dan berkelanjutan pada masa yang akan datang perlu untuk
peningkatan Perangkat software dan Hadwere sesuai dengan perkembangan teknologi
tersebut.
1.10. Jadwal Kegiatan Penerapan Teknologi Broadcasting
No Kegiatan 2018 2019
Agustus September Oktober
II II
I
IV I II II
I
IV I I
I
II
I
IV
Jangka Panjang
M1 Perencanan dan Persiapan untuk membentuk Tim
1. Melakukan pertemuan
Koordinasi mentor /
Stakeholder
2
0
2
7
2. Melakukan Rapat
Koordinasi
pembentukan tim kerja
0
3
3. Membuat Desain dan
instalasi program
sistem aplikasi
Wahsapp Bisnis
0
3
M2 Uji coba sistem aplikasi Whatsapp
Membuat undangan
uji coba sistem
aplikasi whatsapp
bisnis
0
5
19

20. M3 Sosialisasi dan penerapan broadcasting Dukungan Kepada Dosen dan Mahasiswa
Sosialisasi kepada Dosen
Dan Launching
0
7
Sosialisasi kepada
Mahasiswa dan
Launching
0
7
M4 Monitor, Evaluasi dan Laporan Proyek Perubahan
Melaksanakan
Manajemen (SOP)
Pelayanan Penyebaran
Informasi
1
5
Evaluasi kegiatan 1
5
M5 Jangka Menengah Tindak Lanjut Kegiatan Penyebaran Informasi
Mengecek dan evaluasi
kegiatan terhadap
penyebaran informasi
1
5
M6 Jangka Panjang Implementasi jangka panjang
Membuat dan menyusun
RAB tahun depan
2019
Membuat Inovasi
berkelanjutan
2019
Merawat/memperbaharui
sarana dan prasarana
2019
20

21. 21