Pentingnya memahami TUPOKSI sebagai tenaga kependidikan bidang akademik sebagai sekretaris PPDS

1. TUGAS – TUGAS SEKRETARIATTUGAS – TUGAS SEKRETARIAT
(ADMINISTRASI PENDIDIKAN)(ADMINISTRASI PENDIDIKAN)
PROGRAM PENDIDIKAN DOKTER SPESIALIS 1PROGRAM PENDIDIKAN DOKTER SPESIALIS 1
Agus Utomo, ST., M.PdAgus Utomo, ST., M.Pd
18 – 20 JUNI 201218 – 20 JUNI 2012
Fakultas KedokteranFakultas Kedokteran
Universitas Syiah Kuala Banda Aceh (UNSYIAH)Universitas Syiah Kuala Banda Aceh (UNSYIAH)

2. 1. Seorang sekretariat Program Studi adalah seorang
professional.
Sebagai professional, seorang sekretaris diharapkan
menampilkan aneka macam tanggung jawab tugas
kesekretarisan dengan penuh kompetensi, dapat dipercaya
dan berkepribadian. Harus memahami visi, misi, tujuan dan
dapat menjaga kerahasian program Studi

3. Pekerjaan sekretariat PPDS sangat bervariasi, sekretaris
termasuk karyawan yang memiliki multi tugas, di antaranya:
Tugas Administrasi:
• Korespondensi,
•Mengambil dan menyalin dikte dari pimpinan,
• Mengurus surat masuk dan surat keluar,
• Travel Arrangements,
• Organize meeting, Making appointments,
• Menguasai Sistem Informasi,

4. 2. Seorang sekretariat adalah asisten pimpinan yang memiliki keahlian
mengurus kantor, menampilkan kemampuan menerima tanggungjawab
tanpa diarahkan atau diawasi, berinisiatif dan penuh pertimbangan,
serta mengambil keputusan sesuai dengan ruang lingkup tugasnya
(Profesional Secretaries International).
Kedudukan, wewenang dan tanggungjawab seorang sekretaris
perusahaan dapat berbeda dengan perusahaan lainnya. Hal ini
disebabkan oleh beberapa faktor:
a. Besar kecilnya organisasi program studi
b. Sifat program studi
c. Kedudukan orang yang bekerjasama dengan sekretaris
d. Kesediaan pimpinan dalam mendelegasikan tugas dan wewenang
kepada sekretaris.
e. Kompetensi diri sekretaris serta kesediaannya untuk memikul
tanggungjawab atas pelaksanaan tugasnya.

5. Sekretaris Program Studi, yaitu officer manager yang
memimpin suatu sekretariat dari suatu Program Studi.
Tugasnya adalah:
Planning = merencanakan sendiri rencana
organisasinya.
Organizing = menyusun sruktur dan tata kerja
organisasi.
Actuating = membuat keputusan.
Directing = pengarahan.
Coordination = koordinasi.
Controlling = pengendalian.

6. Sekretaris pimpinan program studi, tangan kanan pimpinan yang
bertugas melaksanakan pekerjaan kantor untuk pimpinannya. Yang
sifatnya kesekretariatan Ciri-cirinya:
- Tidak mempunyai anak buah.
-Tidak punya wewenang untuk membuat keputusan.
- Bertugas hanya meringankan beban pimpinannya, dan tidak fokus
untuk kepentingan pimpinan karena hanya bersifat kedinasan.
- Bekerja hanya untuk satu pimpinan saja.

7. FUNGSI SEKRETARIAT PPDS
Pada dasarnya fungsi sekretaris PPDS adalah:
a. Membantu meringankan tugas-tugas pimpinan
dengan mengambil alih tugas detail pimpinan,
menyampaikan keputusan pimpinan kepada
pejabat lain.
b. Menangani informasi untuk pimpinan dengan cara
mengumpulkan, menyeleksi, mengolah dan
menyampaikan informasi.
c. Menjadi jembatan penghubung, artinya sekretaris
harus membina dan memelihara hubungan kerja
dengan pimpinan.

8. 1. Paham akan TUPOKSI sebagai sekretariat Administrasi Pendidikan
2. Paham tentang evaluasi program studi setiap semsternya
3. Selalu ingat dengan kalender akademik kegiatan perkuliahan dan
pembelajaran di program studi
4. Dapat memahami sistem informasi akademik
5. Mengetahui prosedure-prosedure tentang administrasi pendidikan,
seperti :
- Ijin pendirian penyelenggaraan program studi
- Ijin perpanjangan penyelenggaraan program studi
- Alur penerimaan calon mahasiswa PPDS baru
- Tata alur persuratan tingkat Fakultas maupun Universitas.
6. Memahami Sistem Informasi

9. Agus Utomo, ST., M.Pd
Hp ; 021-33152000  flexi
087876153172  XL
Off ; 021-31930373
Alamat Email : iqraaditya@yahoo.co.id
agus.utomo@ui.ac.id
Website : http://pendidikan.fk.ui.ac.id/agus

10. Agus Utomo, ST., M.Pd
Hp ; 021-33152000  flexi
087876153172  XL
Off ; 021-31930373
Alamat Email : iqraaditya@yahoo.co.id
agus.utomo@ui.ac.id
Website : http://pendidikan.fk.ui.ac.id/agus