Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương phải hạch toán chi tiết số lượng lao động, thời gian lao động và kết quả lao động. Căn cứ vào Bảng chấm công, Phiếu làm thêm giờ, Phiếu giao nộp sản phẩm, Hợp đồng giao khoán, Phiếu nghỉ hưởng BHXH,... để lập bảng tính và thanh toán lương và BHXH cho người lao động. Căn cứ vào vào Bảng tính lương kế toán lập Bảng tính và phân bổ chi phí tiền lương cùng các khoản trích theo lương vào chi phí của từng phân xưởng , bộ phận sử dụng lao động.
Bước 1: Nhân viên đi làm Bước 2: Bộ phận chấm công chấm tiến hành chấm công hàng ngày cho nhân viên và gửi bảng chấm công cho kế toán tiền lương vào cuối tháng Bước 3: Sau khi nhận được bảng chấm công, kế toán tiền lương tiến hành tập hợp bảng chấm công và các chứng từ liên quan Bước 4: Kế toán tiền lương lập bảng thanh toán tiền lương, thưởng và các khoản phải nộp, sau đó chuyển bảng lương cho kế toán trưởng Bước 5: Sau khi nhận được bảng lương, kế toán trưởng tiến hành kiểm tra lại mức lương phải trả của nhân viên Trường hợp 1: Kế toán trưởng đồng ý duyệt bảng lương, sẽ chuyển bảng lương cho giám đốc => chuyển sang bước 6 Trường hợp 2: Kế toán trưởng không đồng ý duyệt bảng lương => chuyển về bước 4, kế toán tiền lương lập lại bảng thanh toán tiền lương, thưởng, các khoản phải nộp Bước 6: Sau khi nhận được bảng lương, giám đốc ký và chuyển lại cho kế toán trưởng Bước 7: Kế toán trưởng nhận lại bảng lương và chuyển lại cho kế toán tiền lương Bước 8: Kế toán tiền lương sẽ căn cứ vào bảng lương được nhận sẽ tiến hành phát lương cho nhân viên Bước 9: Nhân viên ký nhận vào Bảng lương sau khi đã nhận lương
Để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến Quản lý tiền lương trong một phần mềm kế toán, người sử dụng cần phải khai báo một số thông tin, danh mục ban đầu như: Danh mục phòng ban Danh mục nhân viên Danh mục các khoản lương
Khai báo danh sách phòng ban sẽ giúp người sử dung quản lý lương của nhân viên ở các phòng ban khác nhau. Khi thiết lập thêm một phòng ban mới, người sử dụng cần phải nhập đầy đủ các thông tin về: Mã phòng ban, Tên phòng ban.
Danh mục các khoản lương cho phép người sử dụng thiết lập các khoản lương như lương cơ bản, thưởng, phụ cấp làm đêm, làm thêm giờ,… dùng để tính lương cho nhân viên trong công ty.
Danh mục nhân viên cho phép người sử dụng theo dõi chi tiết đến từng khoản lương được hưởng, số tiền lương đã nhận, số tiền bảo hiểm phải nộp,… của từng nhân viên trong công ty. Khi khai báo một nhân viên, người sử dụng cần nhập các thông tin như: Mã nhân viên, tên nhân viên, phòng ban, địa chỉ, số điện thoại, email, thông tin về lương,…
Các chứng từ dùng cho việc hạch toán vật tư bao gồm: Bảng chấm công. Bảng chấm công làm thêm giờ. Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành. Hợp đồng giao khoán. Bảng thanh toán tiền thuê ngoài. Bảng kê trích nộp các khoản theo lương. Bảng thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán.
Ta có thể xem một số mẫu chứng từ phục vụ cho hoạt động tính lương cho doanh nghiệp
Để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến tiền lương trong một phần mềm kế toán, người sử dụng thực hiện theo các bước sau: Bước 1: Chọn đến phân hệ có liên quan đến nghiệp vụ tiền lương. Bước 2: Chọn loại chứng từ cập nhật. Bước 3: Tiến hành cập nhật chứng từ trên màn hình nhập liệu dành cho chứng từ đó.
Bangr chấm công cho phép người sử dụng chấm công theo ngày, tuần hoặc tháng cho từng nhân viên, cán bộ với các khoản lương đã được thiết lập.
Tính lương cho phép tính lương cho từng cán bộ hoặc tính lương cho tất cả các cán bộ trong đơn vị.
Trả lương cho phép thực hiện việc trả lương sau khi đã tính lương và kiểm tra bảng lương của doanh nghiệp.
Sau khi cập nhật các chứng từ liên quan đến hoạt động tính lương, trả lương trong công ty, phần mềm sẽ tự động xử lý và đưa ra các báo cáo liên quan tiền lương như: Bảng tổng hợp lương cán bộ; Bảng thanh toán lương và phụ cấp; Sổ nhật ký tiền lương,… Khi xem các Báo cáo, người sử dụng phải chọn các tham số cần thiết.
Chọn tham số báo cáo như: thời gian in.
Chọn tham số báo cáo như: khoảng thời gian cần xem
Chọn tham số báo cáo như: khoảng thời gian xem báo cáo
Ghi chú: có thể download tài liệu bằng cách click vào đường link màu vàng khi view slide show
Ghi chú: có thể download tài liệu bằng cách click vào đường link màu vàng khi view slide show