Đề Tài Khóa luận 2024 Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty Cổ phần Tài Phát.docx

Dịch vụ viết thuê luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ,báo cáo thực tập, khóa luận
Sdt/zalo 0967 538 624/0886 091 915 https://lamluanvan.net/
ĐẠI HỌC HUẾ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ
KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
TÌM HIỂU HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN TÀI PHÁT
Sinh viên thực hiện:
TRƯƠNG THỊ THÚY VÂN
Khóa học: 2016 - 2020

ĐẠI HỌC HUẾ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ
KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
TÌM HIỂU HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN TÀI PHÁT
Họ, tên sinh viên:
Trương Thị Thúy Vân
Lớp: K50D - Kế Toán
Niên khóa: 2016 - 2020
Giáo viên hướng dẫn:
ThS: Nguyễn Trà Ngân

Huế, tháng 01 năm 2020

Được sự đồng ý và cho phép của Trường Đại học Kinh tế Huế, của Khoa
Kế toán – Kiểm toán, của công ty Cổ phần Tài Phát và sự giúp đỡ của cô
Nguyễn Trà Ngân, tôi đã hoàn thành tốt đợt thực tập cuối khóa với đề tài tốt
nghiệp “Tìm hiểu hệ thống Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại
công ty Cổ phần Tài Phát”.
Để có thể hoàn thành tốt đợt thực tập cuối khóa này, tôi xin chân thành
cảm ơn trường Đại học Kinh tế Huế, đặc biệt là cô – Th.S Nguyễn Trà Ngân đã
tận tình hướng dẫn, giúp đỡ tôi để có thể hoàn thiện khóa luận một cách tốt
nhất.
Bên cạnh đó, cũng xin cảm ơn quý thầy cô trong khoa Kế toán – Kiểm
toán đã trang bị cho tôi những kiến thức cần thiết thông qua các môn học để có
thể sử dụng trong đợt thực tập này.
Đồng thời, tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến công ty Cổ phần Tài Phát,
đã tạo điều kiện cho tôi có cơ hội tìm hiểu, làm quen với môi trường làm việc
thực tế, đặc biệt gửi lời cảm ơn đến các anh chị ở bộ phận kế toán và văn
phòng, đã tận tình chỉ bảo tôi trong thời gian vừa qua.
Ngoài ra, tôi cũng xin gửi lời cảm ơn đến bố mẹ, bạn bè và những người
thân đã luôn bên cạnh ủng hộ, động viên tôi trong suốt bốn năm Đại học.
Mặc dù đã cố gắng hết sức để hoàn thiện bài báo cáo thực tập tốt nghiệp,
song do hạn chế về thời gian, kiến thức và chưa có kinh nghiệm nên không
tránh khỏi những sai sót. Vì vậy, tôi rất mong nhận được những đóng góp từ
phía quý thầy cô để bài báo cáo được hoàn thiện hơn.
Tôi xin chân cảm ơn!
Huế, tháng 01 năm 2020
Sinh viên thực hiện
Trương Thị Thúy Vân

i
MỤC LỤC
DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT ......................................................................... IV
DANH MỤC SƠ ĐỒ.....................................................................................................V
DANH MỤC LƯU ĐỒ .................................................................................................V
DANH MỤC BẢNG ................................................................................................... VI
DANH MỤC BIỂU ..................................................................................................... VI
DANH MỤC KÝ HIỆU.............................................................................................VII
PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ ................................................................................................1
1 LÝ DO LỰA CHỌN ĐỀ TÀI.................................................................................................................1
2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU....................................................................................................................2
3 ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU.................................................................................................................2
4 PHẠM VI NGHIÊN CỨU ......................................................................................................................2
5 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU...........................................................................................................2
6 KẾT CẤU ĐỀ TÀI..................................................................................................................................3
PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU..............................................4
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN ........................................................................4
1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ.........................................................4
1.1.1 Khái niệm về Kiểm soát nội bộ..............................................................................4
1.1.2 Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ................................................................5
1.1.3 Ý nghĩa của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp .................................5
1.1.4 Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ ...............................................6
1.1.4.1 Môi trường kiểm soát..........................................................................................6
1.1.4.2 Đánh giá rủi ro ..................................................................................................10
1.1.4.3 Hoạt động kiểm soát .........................................................................................13
1.1.4.4 Thông tin và truyền thông.................................................................................15
1.1.4.5 Giám sát ............................................................................................................15
1.1.5 Những hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ....................................................16
1.2 KHÁI QUÁT CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN ...................................................................16
1.2.1 Đặc điểm chu trình bán hàng – thu tiền..............................................................16
1.2.2 Những sai phạm có thể xảy ra trong chu trình bán hàng – thu tiền ...................17

ii
1.3 MỘT SỐ THỦ THUẬT GIAN LẬN THƯỜNG GẶP TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU
TIỀN .............................................................................................................................................................21
1.3.1 Gian lận trong khâu xét duyệt bán hàng .............................................................21
1.3.2 Biển thu tiền bán hàng thu được .........................................................................21
1.3.3 Chiếm đoạt tiền khách hàng trả do mua hàng trả chậm.....................................21
1.4 CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT CHỦ YẾU ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG –THU TIỀN......22
1.4.1 Những thủ tục kiểm soát chung ...........................................................................22
1.4.1.1 Phân chia trách nhiệm giữa các chức năng.......................................................22
1.4.1.2 Kiểm soát quá trình xử lý thông tin ..................................................................23
1.4.1.3 Kiểm tra độc lập việc thực hiện ........................................................................24
1.4.2 Những thủ tục kiểm soát cụ thể trong từng giai đoạn .........................................24
1.4.2.1 Kiểm soát quá trình tiếp nhận đơn đặt hàng và xét duyệt bán chịu..................24
1.4.2.2 Kiểm soát quá trình giao hàng và lập hóa đơn..................................................25
1.4.2.3 Kiểm soát việc thu tiền và nợ phải thu khách hàng ..........................................26
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG –
THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TÀI PHÁT.......................................................28
2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN TÀI PHÁT........................................................................28
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển công ty cổ phần Tài Phát ..................................28
2.1.2 Lĩnh vực kinh doanh và sản phẩm của công ty.....................................................28
2.1.3 Chức năng và nhiệm vụ ........................................................................................29
2.1.4 Tổ chức bộ máy quản lý........................................................................................29
2.1.5 Tổ chức bộ máy kế toán........................................................................................31
2.1.6 Các chính sách kế toán áp dụng...........................................................................33
2.1.7 Nguồn lực kinh doanh...........................................................................................34
2.2 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN TÀI PHÁT ..............................................................................................................40
2.2.1 Đặc điểm của chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty cổ phần Tài Phát..........40
2.2.2 Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền công ty cổ phần Tài Phát...........70
2.2.2.1 Môi trường kiểm soát ........................................................................................70
2.2.2.2 Đánh giá rủi ro...................................................................................................71
2.2.2.3 Hoạt động kiểm soát..........................................................................................73

iii
2.2.2.4 Thông tin và truyền thông .................................................................................76
2.2.2.5 Giám sát.............................................................................................................77
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM
SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
TÀI PHÁT .....................................................................................................................78
3.1 ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN TÀI PHÁT ..............................................................................................................78
3.1.1 Ưu điểm ................................................................................................................78
3.1.1 Hạn chế.................................................................................................................81
3.2 ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH
BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦNTÀI PHÁT ..........................................................83
PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ .................................................................86
1. KẾT LUẬN ............................................................................................................................................ 86
2. KIẾN NGHỊ............................................................................................................................................ 87
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ...................................................................88

iv
DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT
BCTC:
CCDC:
Báo cáo tài chính
Công cụ dụng cụ
CP: Cổ phần
ĐĐH: Đơn đặt hàng
GTGT: Giá trị gia tăng
HĐQT: Hội đồng quản trị
HTK: Hàng tồn kho
KH: Khách hàng
KSNB: Kiểm soát nội bộ
MTV: Một thành viên
NKC: Nhật ký chung
NNH: Nợ ngắn hạn
NVL: Nguyên vật liệu
NXB: Nhà xuất bản
PTKH: Phải thu khách hàng
TMCP: Thương mại cổ phần
TNDN: Thu nhập doanh nghiệp
TNHH: Trách nhiệm hữu hạng
TP: Thành phố
TSCĐ: Tài sản cố định
TSNH: Tài sản ngắn hạn

v
DANH MỤC SƠ ĐỒ
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý công ty CP Tài Phát......................... trang 30
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán công ty CP Tài Phát......................... trang 32
Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ bằng phần mềm MISA ............................................ trang 33
Sơ đồ 3.1: Sơ đồ tổ chức Ban kế toán khi có thêm phòng Xét duyệt bán chịu. trang84
DANH MỤC LƯU ĐỒ
Lưu đồ 2.1: Giai đoạn xử lý ĐĐH..................................................................... trang 43
Lưu đồ 2.2: Giai đoạn xuất kho, giao hàng ....................................................... trang 52
Lưu đồ 2.3: Lập hóa đơn, quản lý nợ PTKH..................................................... trang 55

vi
DANH MỤC BẢNG
Bảng 1.1 Sai phạm có thể xảy ra trong chu trình bán hàng – thu tiền............... trang 17
Bảng 1.2: Mục tiêu kiểm soát cụ thể trong từng giai đoạn................................ trang 20
Bảng 1.3: Kiểm soát quá trình tiếp nhận ĐĐH và xét duyệt bán chịu .............. trang 24
Bảng 1.4: Kiểm soát quá trình giao hàng và lập hóa đơn.................................. trang 25
Bảng 2.1: Tình hình lao động công ty CP Tài Phát năm 2017-2018................. trang 34
Bảng 2.2: Tình hình cơ cấu Tài sản và Nguồn vốn của công ty CP Tài Phát trong năm
2017-2018.......................................................................................................... trang 36
Bảng 2.3: Tình hình kinh doanh của công ty CP Tài Phát năm 2017-2018...... trang 38
Bảng 2.4: Những thủ tục kiểm soát cụ thể trong từng giai đoạn tại công ty CP Tài Phát
........................................................................................................................... trang 75
DANH MỤC BIỂU
Biểu 2.1: Hợp đồng nguyên tắc công ty TNHH MTV Thực Phẩm Huế........... trang 41
Biểu 2.2: Báo giá công ty TNHH MTV Thực Phẩm Huế ................................. trang 45
Biểu 2.3: ĐĐH công ty TNHH MTV Thực Phẩm Huế..................................... trang 47
Biểu 2.4: Maquette sản phẩm ............................................................................ trang 48
Biểu 2.5: Hợp đồng nguyên tắc Bưu điện Thành Phố Huế ............................... trang 50
Biểu 2.6: Phụ lục kèm theo hợp đồng Bưu điện Thành Phố Huế...................... trang 51
Biểu 2.7: Phiếu xuất kho và giao nhận hàng hóa............................................... trang 54
Biểu 2.8: Hóa đơn GTGT điện tử...................................................................... trang 56
Biểu 2.9: Hóa đơn GTGT số 971....................................................................... trang 57
Biểu 2.10: Giấy báo có ngân hàng BIDV.......................................................... trang 60
Biểu 2.11: Sổ chi tiết công nợ phải thu ............................................................. trang 61
Biểu 2.12: Sổ tổng hợp công nợ phải thu khách hàng....................................... trang 64

vii
DANH MỤC KÝ HIỆU
Chứng từ
Nhập liệu
Xử lý thủ công
Xử lý bằng máy tính
Sổ sách, báo cáo
Bắt đầu, kết thúc
N
Lưu trữ thủ công:
N: Lưu theo số thứ tự
A: Lưu theo Alphabel
D: Lưu theo ngày
Tập tin trong máy tính
Điểm nối cùng trang
Điểm nối sang trang

Trương Thị Thúy Vân – K50D Kế toán 1
PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ
1 Lý do lựa chọn đề tài
Nền kinh tế thế giới phát triển hội nhập đã đem đến cho những doanh nghiệp tại
Việt Nam rất nhiều cơ hội để phát triển, bên cạnh đó cũng tồn tại không ít những thách
thức. Một doanh nghiệp muốn đứng vững trên thị trường cạnh tranh khốc liệt như
ngày nay, ngoài chiến lược kinh doanh khôn khéo, doanh nghiệp phải không ngừng
chú trọng vào hiệu quả quản lý nhằm nâng cao lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.
Mọi doanh nghiệp đều mong muốn hoạt động của đơn vị mình hữu hiệu và hiệu quả,
vì vậy việc xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ tốt là vô cùng cần thiết. Kiểm soát
nội bộ (KSNB) là một bộ phận rất quan trọng giúp nhà quản lý có thể giám sát mọi
hoạt động trong doanh nghiệp, giúp loại bỏ cũng như phòng ngừa các rủi ro có thể xảy
ra, từ đó giúp doanh nghiệp hoàn thành mục tiêu đặt ra một cách nhanh chóng và hiệu
quả. Một doanh nghiệp có hệ thống KSNB yếu kém sẽ có rủi ro và khả năng xảy ra
gian lận cao hơn một doanh nghiệp có hệ thống KSNB hữu hiệu, chính vì thế việc xây
dựng hệ thống KSNB trong doanh nghiệp hữu hiệu là xu hướng chung mà mọi doanh
nghiệp hướng đến nhằm nâng cao chất lượng quản lý và hiệu quả kinh doanh của
mình.
Công ty cổ phần Tài Phát là công ty có quy mô vừa, chuyên sản xuất và cung cấp
thùng giấy carton cho rất nhiều doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế và các
tỉnh lân cận. Để công ty hoạt động một cách thực sự hiệu quả và đem lại lợi nhuận tốt
thì phải đặc biệt chú trọng đến chu trình bán hàng – thu tiền, vì đây là quá trình chuyển
quyền sử dụng hàng hóa – tiền tệ giữa người mua, người bán, quyết định trực tiếp đến
lợi ích kinh doanh và lợi nhuận của doanh nghiệp. Do đó, việc xây dựng hệ thống
kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền chặt chẽ, đầy đủ và chính xác để tránh
mất mát và thất thoát tài sản của công ty là vô cùng cần thiết.
Từ những vấn đề trên, tôi quyết định chọn đề tài “Tìm hiểu hệ thống kiểm soát
nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty Cổ phần Tài Phát” để làm đề tài
tốt nghiệp nhằm tìm hiểu kĩ hơn vấn đề kiểm soát nội bộ và góp phần đưa ra một số

giải pháp để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại
công ty.
2 Mục tiêu nghiên cứu
- Mục tiêu chung: Tìm hiểu, nghiên cứu về hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình
bán hàng, thu tiền tại công ty cổ phần Tài Phát.
- Mục tiêu cụ thể:
+ Hệ thống lại một số lý luận về kiểm soát nội bộ và kiểm soát nội bộ chu trình
bán hàng – thu tiền.
+ Tìm hiểu, nghiên cứu về thực trạng tình hình kiểm soát nội bộ chu trình bán
hàng – thu tiền tại công ty Cổ phần Tài Phát.
+ Đề xuất một số giải pháp nhằm góp phần hoàn thiện Hệ thống kiểm soát nội bộ
chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty.
3 Đối tượng nghiên cứu
Nghiên cứu về hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty
cổ phần Tài Phát.
4 Phạm vi nghiên cứu
- Về thời gian: đề tài nghiên cứu tập trung vào những thông tin số liệu trên BCTC
của công ty trong 2 năm 2017, 2018 và thông tin về Hệ thống KSNB chu trình bán
hàng – thu tiền năm 2018 tại công ty cổ phần Tài Phát.
- Về không gian: không gian nghiên cứu tại công ty cổ phần Tài Phát, đặc biệt tập
trung vào bộ phận kế toán – tài chính.
5 Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp thu thập số liệu: Số liệu thu thập bao gồm cả số liệu sơ cấp và số
liệu thứ cấp.
+ Số liệu sơ cấp: các số liệu ghi nhận được từ phỏng vấn những nhà quản lý.
Trao đổi, phỏng vấn Giám đốc, Trưởng các bộ phận tại công ty, đặc biệt là bộ phận kế

toán để được giải đáp các thắc mắc, cũng như được hướng dẫn về nghiệp vụ liên quan,
từ đó có cái nhìn tổng quan về công tác kế toán và kiểm soát nội bộ tại công ty.
+ Số liệu thứ cấp: thu được từ BCTC của công ty, từ chứng từ, sổ sách. BCTC
được Kế toán trưởng xuất từ phần mềm kế toán sử dụng tại doanh nghiệp, cụ thể là
phần mềm MISA. Các chứng từ kế toán khác như Phiếu xuất kho và giao nhận, sổ chi
tiết công nợ khách hàng cũng được nhân viên kế toán cung cấp để tham khảo.
- Phương pháp phân tích, so sánh: tiến hành so sánh số liệu giữa các năm để
thấy được biến động, từ đó phân tích và tìm hiểu nguyên nhân gây ra những biến động
đó. Đồng thời, so sánh Hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền thực tiễn với cơ
sở lý luận để thấy được những ưu, nhược điểm tồn tại ở công ty.
- Phương pháp tổng hợp, đánh giá: Từ những số liệu, thông tin thu thập được
về chu trình bán hàng – thu tiền, tổng hợp lại để đưa ra đánh giá khách quan hoạt động
kiểm soát chu trình này tại đơn vị.
6 Kết cấu đề tài
Gồm 3 phần:
Phần 1: Đặt vấn đề
Phần 2: Nội dung và kết quả nghiên cứu:
Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ và kiểm soát nội bộ chu
trình bán hàng – thu tiền tại doanh nghiệp.
Chương 2: Thực trạng về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền
tại công ty cổ phần Tài Phát.
Chương 3: Một số giải pháp góp phần hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội
bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty cổ phần Tài Phát.
Phần 3: Kết luận và kiến nghị.

PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KIỂM
SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN
TẠI DOANH NGHIỆP
1.1 Khái quát chung về hệ thống kiểm soát nội bộ
1.1.1 Khái niệm về Kiểm soát nội bộ
Kiểm soát nội bộ là thuật ngữ được xuất hiện đầu tiên trong lĩnh vực kiểm toán,
sau đó lan rộng sang các lĩnh vực khác. Có rất nhiều quan điểm khác nhau về kiểm
soát nội bộ, được thể hiện trong các công bố của các tổ chức nghề nghiệp khác nhau
như Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA), Hiệp hội kiểm toán viên nội
bộ (IIA), COSO - Ủy ban thuộc hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận về
BCTC,… Một số khái niệm về Kiểm soát nội bộ có thể kể đến như sau:
Theo Liên Đoàn Kế Toán Quốc Tế (IFAC- The International Federation Of
Accountant): “Hệ thống KSNB là hệ thống các chính sách và thủ tục được thiết lập
nhằm đạt được bốn mục tiêu: bảo vệ tài sản của doanh nghiệp; bảo đảm độ tin cậy của
thông tin; bảo đảm tuân thủ pháp luật; bảo đảm hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản
lý.”
Theo Chuẩn Mực Kiểm Toán Quốc Tế (ISA) 400: “Hệ thống KSNB là toàn bộ
những chính sách và thủ tục do Ban Giám Đốc của đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo việc
quản lý chặt chẽ và hiệu quả các hoạt động trong khả năng có thể. Các thủ tục này đòi
hỏi việc tuân thủ các chính sách quản lý, bảo quản tài sản, ngăn ngừa và phát hiện các
sai sót gian lận, tính chính xác và đầy đủ của các ghi chép kế toán và đảm bảo lập các
báo cáo trong thời gian mong muốn.”
Theo Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA – American
Institute of Certified Public Accountants): “Kiểm soát nội bộ bao gồm kế hoạch của
tổ chức và tất cả các phương pháp phối hợp và đo lường được thừa nhận trong doanh
nghiệp để đảm bảo an toàn tài sản của họ, kiểm tra sự phù hợp và độ tin cậy của dữ

liệu kế toán, tăng cường tính hiệu quả của hoạt động và khuyến khích việc thực hiện
các chính sách quản lý lâu dài.”
Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400 (VSA 400): “Hệ thống KSNB là
các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng
nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát,
ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập BCTC trung thực, hợp lý và sử dụng có
hiệu quả tài sản của đơn vị.”
Định nghĩa được chấp nhận và sử dụng rộng rãi nhất về hệ thống KSNB là định
nghĩa của COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway
Commission), Ủy ban của các tổ chức tài trợ của Ủy ban Treadway được thành lập
vào năm 1985. Theo COSO 2013: “Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi
HĐQT, người quản lý và các nhân viên của đơn vị, nó được thiết lập để cung cấp một
sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ.”
Theo định nghĩa này, KSNB chính là quá trình kiểm soát các hoạt động lập kế hoạch,
thực hiện và giám sát tại đơn vị, được thiết kế và vận hành bởi con người, bao gồm
HĐQT, Ban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên trong đơn vị nhằm cung cấp sự
đảm bảo hợp lý trong việc đạt được các mục tiêu của đơn vị.
1.1.2 Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ
Báo cáo COSO 2013 đã xác định ba nhóm mục tiêu mà đơn vị hướng tới:
- Nhóm mục tiêu về hoạt động: Nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả của
việc sử dụng các nguồn lực như nhân lực, vật lực và tài lực.
- Nhóm mục tiêu về báo cáo: gồm báo cáo tài chính và phi tài chính cho người
bên ngoài và bên trong: Nhấn mạnh đến tính trung thực và đáng tin cậy của báo cáo tài
chính và phi tài chính mà đơn vị cung cấp cho cả bên trong và bên ngoài.
- Nhóm mục tiêu về tuân thủ: nhấn mạnh đến việc tuân thủ pháp luật và các quy
định, cụ thể là các quy định pháp luật ban hành và quy định của công ty.
1.1.3 Ý nghĩa của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp
Hệ thống KSNB trong doanh nghiệp là một công cụ hữu hiệu nhằm giúp nhà
quản lý giám sát, kiểm tra các hoạt động trong doanh nghiệp, loại bỏ cũng như phòng

ngừa các rủi ro có thể xảy ra, từ đó giúp doanh nghiệp hoàn thành mục tiêu đặt ra một
cách nhanh chóng và hiệu quả.
1.1.4 Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ
Theo báo cáo COSO năm 2013, hệ thống kiểm soát nội bộ được xây dựng dựa
trên năm bộ phận, có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, đó là: Môi trường kiểm soát,
Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm soát, Thông tin truyền thông và Giám sát.
1.1.4.1 Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát là tập hợp các tiêu chuẩn, quy trình, và cấu trúc làm nền
tảng cho việc thiết kế và vận hành kiểm soát nội bộ trong một đơn vị. Môi trường kiểm
soát bao gồm tính trung thực và các giá trị đạo đức, các yếu tố cho phép HĐQT thực
hiện trách nhiệm giám sát; cơ cấu tổ chức, việc phân chia trách nhiệm, quyền hạn; quy
trình thu hút, phát triển và giữ chân các cá nhân có năng lực; các biện pháp khen
thưởng và kỷ luật để đảm bảo trách nhiệm giải trình của mỗi cá nhân về kết quả đạt
được.
Theo báo cáo COSO 2013, môi trường kiểm soát được đánh giá là hữu hiệu nếu
đảm bảo được năm nguyên tắc sau:
Nguyên tắc 1: Đơn vị thể hiện sự cam kết về tính trung thực và các giá trị đạo
đức.
Để thể hiện được sự cam kết về tính trung thực và các giá trị đạo đức, đơn vị cần
lưu ý các điểm quan trọng sau:
- Quan điểm của người lãnh đạo cấp cao nhất trong đơn vị: HĐQT và các nhà
quản lý cấp cao cần có quan điểm đúng đắn trong việc xây dựng các giá trị của đơn vị,
xác định triết lý kinh doanh và thể hiện thông qua phong cách điều hành. Quan điểm
về tính chính trực và các giá trị đạo đức trong đơn vị bị tác động và chi phối bởi phong
cách điều hành và ứng xử cá nhân của người quản lý cũng như HĐQT, thái độ đối với
rủi ro, quan điểm trong việc lựa chọn các chính sách hay ước tính, và mức độ hình
thức trong các quy định. Như vậy, quan điểm của HĐQT và nhà quản lý cấp cao trong
đơn vị là nhân tố quan trọng trong việc thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ,

nhà quản lý cấp cao nhất có thể được xem là người thúc đẩy nhưng cũng đồng thời có
thể xem là người gây trở ngại đối với hệ thống kiểm soát nội bộ, điều này phụ thuộc
vào quan điểm điều hành của chính nhà quản lý đó.
- Các tiêu chuẩn ứng xử: Các tiêu chuẩn ứng xử được thiết lập nhằm hướng dẫn
nhân viên trong các hành vi, các hoạt động hằng ngày và khi đưa ra các quyết định để
đạt được mục tiêu của đơn vị.
- Đánh giá sự tuân thủ các tiêu chuẩn ứng xử: Các tiêu chuẩn về ứng xử đã được
xây dựng phải là nền tảng cho việc đánh giá sự tuân thủ tính trung thực và các giá trị
đạo đức của mọi cá nhân trong đơn vị và cả các nhà cung cấp dịch vụ. Việc đánh giá
tuân thủ các quy tắc ứng xử có thể được thực hiện bởi người quản lý hoặc bởi một bộ
phận độc lập. Các nhân viên cũng có thể tham gia vào quá trình đánh giá và báo cáo về
các vi phạm qua các kinh chính thức và không chính thức.
Nguyên tắc 2: HĐQT thể hiện sự độc lập với người quản lý và đảm nhiệm chức
năng giám sát việc thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ tại đơn vị.
Để đảm bảo sự độc lập và nâng cao vai trò giám sát của HĐQT, cần lưu ý các
điểm quan trọng sau:
- Quyền hạn và trách nhiệm của HĐQT: HĐQT có quyền tuyển dụng, sa thải
Giám đốc điều hành và các chức vụ tương đương, là người chịu trách nhiệm về việc
triển khai các chiến lược, thực thi các mục tiêu, và đảm bảo tính hữu hiệu của hệ thống
kiểm soát nội bộ của đơn vị. HĐQT còn có trách nhiệm giám sát và chất vấn nhà quản
lý về các quyết định và hành động của họ, gồm cả trách nhiệm liên quan đến việc thiết
kế và vận hành một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu tại đơn vị.
- Độc lập và có chuyên môn phù hợp: HĐQT phải độc lập với nhà quản lý và
các thành viên HĐQT cần có kỹ năng và kiến thức cần thiết để thực hiện chức năng
giám sát. Thành viên HĐQT luôn được kỳ vọng là những người trung thực và tôn
trọng các giá trị đạo đức, có khả năng lãnh đạo, có tư duy phê phán và có kỹ năng giải
quyết các vấn đề.
- Giám sát của HĐQT: Chức năng giám sát của HĐQT trong thiết kế và vận
hành hệ thống KSNB liên quan đến cả năm bộ phận của hệ thống KSNB.

Nguyên tắc 3: Dưới sự giám sát của HĐQT, nhà quản lý xây dựng cơ cấu, các
cấp bậc báo cáo, cũng như phân định trách nhiệm và quyền hạn phù hợp cho việc thực
hiện các mục tiêu của đơn vị.
Để thực hiện tốt nguyên tắc này, đơn vị cần chú trọng các điểm sau:
- Xác định cơ cấu tổ chức và cấp bậc báo cáo: Nhà quản lý cấp cao và HĐQT
thiết lập cơ cấu tổ chức và các cấp bậc báo cáo cần thiết để giúp lập kế hoạch, thực
hiện, kiểm soát và đánh giá định kỳ các hoạt động của doanh nghiệp.
- Phân định quyền hạn và trách nhiệm: Là việc xác định mức độ tự chủ, quyền
hạn của từng cá nhân hay từng nhóm người trong việc đề xuất và giải quyết vấn đề,
trách nhiệm báo cáo đối với các cấp có liên quan. Cách thức phân định trách nhiệm và
quyền hạn chung trong đơn vị thông thường như sau:
+ HĐQT chịu trách nhiệm giám sát, thông qua chất vấn nhà quản lý cấp cao
khi cần thiết, và cho ý kiến đối với các quyết định quan trọng.
+ Nhà quản lý cấp cao, bao gồm Giám đốc điều hành hoặc tương đương,
chịu trách nhiệm trước HĐQT và các bên liên quan trong việc đưa ra các chỉ thị,
hướng dẫn và kiểm soát để giúp mọi người trong đơn vị hiểu và thực hiện trách nhiệm
của họ.
+ Nhà quản lý ở các cấp trung gian thực hiện các chỉ thị của nhà quản lý
cấp cao tại bộ phận của mình.
+ Nhân viên được mong đợi là hiểu rõ các tiêu chuẩn ứng xử, các mục tiêu
liên quan đến phạm vi trách nhiệm của mình, các rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin
truyền thông, và các giám sát để đảm bảo họ hoàn thành trách nhiệm được giao.
- Giới hạn việc ủy quyền: Ủy quyền đem lại quyền lực cần thiết cho một người
để thực hiện một vai trò nào đó, tuy nhiên, để đảm bảo tính hiệu quả của việc ủy
quyền, cần xác định giới hạn của việc ủy quyền.
Nguyên tắc 4: Đơn vị thể hiện cam kết sử dụng nhân lực thông qua thu hút, phát
triển và giữ chân các cá nhân có năng lực phù hợp với mục tiêu của đơn vị.
Để thực hiện cam kết này, đơn vị lưu ý các điểm quan trọng sau:
- Chính sách nguồn nhân lực và việc áp dụng trong thực tế: Chính sách và thực
tế về nguồn nhân lực là các hướng dẫn, quy định về tuyển dụng, đãi ngộ, để giữ chân

các nhân viên có năng lực và việc áp dụng các hướng dẫn, quy định này vào thực tế.
Chính sách và thực tế phải phản ánh các mong đợi và yêu cầu của nhà đầu tư, cơ quan
nhà nước và các bên liên quan khác, và là nền tảng để xác định năng lực cần thiết cho
tất cả nhân viên trong doanh nghiệp. Nó là cơ sở giúp doanh nghiệp đạt được các mục
tiêu, cũng như có phản ứng phù hợp với các thay đổi trong môi trường kinh doanh.
- Thu hút, phát triển và giữ chân các cá nhân có năng lực: Chính sách về nguồn
nhân lực thể hiện thông qua sự thu hút, phát triển, đánh giá và giữ chân các nhà quản
lý, các nhân viên và các nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài phù hợp với việc đạt được
mục tiêu của đơn vị.
- Lên kế hoạch và chuẩn bị cho việc kế nhiệm: Người quản lý cần xác định và
đánh giá vị trí nào là chính yếu, quan trọng nhất giúp đạt được các mục tiêu của đơn
vị. Các vị trí quan trọng cần chuẩn bị tốt người kế nhiệm cũng như cần có nguồn lực
dự phòng.
Nguyên tắc 5: Đơn vị chỉ rõ trách nhiệm giải trình của từng cá nhân liên quan
đến trách nhiệm kiểm soát của họ để đạt được mục tiêu được thiết lập.
Để đảm bảo trách nhiệm giải trình của từng cá nhân, đơn vị cần chú trọng các
điểm sau:
- Xác lập trách nhiệm giải trình thông qua cơ cấu, quyền hạn và trách nhiệm:
Trách nhiệm giải trình đề cập đến việc một cá nhân khi được giao trách nhiệm về
KSNB thì phải báo cáo và chịu trách nhiệm về việc thực thi KSNB tại đơn vị hay bộ
phận của mình, qua đó giúp đơn vị đối phó với các rủi ro và đạt được mục tiêu của đơn
vị. Trách nhiệm giải trình bị chi phối bởi quan điểm của người lãnh đạo cao nhất trong
đơn vị cũng như cam kết tính trung thực và các giá trị đạo đức, năng lực của đội ngũ
nhân viên, cơ cấu tổ chức.
- Xác lập tiêu thức đo lường kết quả hoạt động, trong đó gồm cả biện pháp
khuyến khích và khen thưởng: Nhà quản lý và HĐQT chịu trách nhiệm xây dựng tiêu
thức đo lường kết quả hoạt động, trong đó cần chú ý đến các biện pháp khuyến khích
và khen thưởng phù hợp với các trách nhiệm khác nhau ở tất cả các cấp cũng như xem
xét cả việc đáp ứng cả mục tiêu ngắn và dài hạn. Ngoài việc thiết lập các tiêu chuẩn

đánh giá, cần có biện pháp khuyến khích tạo động lực cho các nhà quản lý và nhân
viên hoàn thành nhiệm vụ.
- Xem xét các áp lực quá mức: Trong quá trình xây dụng các mục tiêu cần đạt
được, có khi vô tình tạo ra các áp lực trong đơn vị. Nhà quản lý cần nắm rõ các áp lực
và cân bằng chúng với những thông điệp, khuyến khích và khen thưởng phù hợp.
- Đánh giá hiệu quả làm việc, khen thưởng và kỷ luật: HĐQT đánh giá hiệu quả
làm việc của Giám đốc điều hành, Giám đốc điều hành đánh giá hiệu quả làm việc của
các nhà quản lý cấp cao khác. Các nhà quản lý cấp cao lại đánh giá hiệu quả làm việc
của các nhà quản lý trung gian và tiếp tục như vậy đến các cấp thấp hơn trong đơn vị.
Cuối cùng hiệu quả làm việc của nhân viên sẽ được đánh giá. Việc đánh giá hiệu quả
làm việc cũng như các biện pháp khen thưởng, kỷ luật cần được truyền đạt rõ ràng để
nhân viên hiểu và thực hiện.
1.1.4.2 Đánh giá rủi ro
Mỗi đơn vị luôn phải đối phó với hàng loạt rủi ro từ bên trong và bên ngoài. Rủi
ro được định nghĩa là khả năng một sự kiện sẽ xảy ra có thể tác động tiêu cực đến việc
đạt được mục tiêu. Đánh giá rủi ro là quá trình nhận dạng và phân tích những rủi ro
ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu, từ đó có thể quản trị rủi ro. Khi đánh giá rủi ro
đe dọa mục tiêu của doanh nghiệp cần xem xét trong mối quan hệ với các ngưỡng chịu
đựng rủi ro đã thiết lập. Điều kiện tiên quyết để đánh giá rủi ro là thiết lập mục tiêu.
Mục tiêu phải được thiết lập ở các mức độ khác nhau và phải nhất quán. Nhà quản lý
cũng cần xem xét sự phù hợp của các mục tiêu đối với đơn vị. Do điều kiện kinh tế,
đặc điểm và hoạt động kinh doanh, những quy định pháp lý luôn thay đổi, nên cơ chế
nhận dạng và đối phó rủi ro phải liên kết với sự thay đổi này.
Ngưỡng chịu đựng rủi ro là mức độ dao động tối đa có thể chấp nhận được khi so
sánh kết quả đạt được với mục tiêu đề ra. Ngưỡng chịu đựng rủi ro thường được xác
định trong quá trình thiết lập mục tiêu của đơn vị.
Theo báo cáo COSO 2013, đánh giá rủi ro cần tuân thủ bốn nguyên tắc sau:
Nguyên tắc 6: Đơn vị xác định mục tiêu một cách cụ thể, tạo điều kiện cho việc
nhận dạng và đánh giá rủi ro liên quan đến việc đạt được mục tiêu.

Để đánh giá rủi ro, trước tiên cần xác định mục tiêu. Thiết lập mục tiêu và xây
dựng chiến lược không phải là một nhân tố của KSNB, nhưng nó là điều kiện tiên
quyết để đánh giá rủi ro và thiết lập các hoạt động kiểm soát. Có ba nhóm mục tiêu đối
với một đơn vị: hoạt động, báo cáo và tuân thủ.
- Mục tiêu hoạt động: Gắn liền với việc hoàn thành nhiệm vụ cơ bản của đơn vị.
Chúng bao gồm những mục tiêu chi tiết có liên quan đến hoạt động nhằm nâng cao
tính hữu hiệu và hiệu quả trong việc đạt được mục đích cuối cùng của đơn vị. Mục tiêu
hoạt động thường phản ánh đặc điểm hoạt động, ngành nghề và môi trường kinh doanh
mà đơn vị đang hoạt động. Mục tiêu hoạt động càng rõ ràng sẽ tạo điều kiện phân bổ
các nguồn lực chủ yếu của đơn vị dễ dàng hơn.
- Mục tiêu báo cáo: Liên quan đến việc lập các báo cáo có chất lượng, tức là báo
cáo phải đáng tin cậy, kịp thời, minh bạch để cung cấp cho các đối tượng bên trong và
bên ngoài đơn vị, bao gồm các thông tin tài chính và phi tài chính. Các báo cáo bên
ngoài phải tuân thủ các quy định, các chuẩn mực do cơ quan chức năng, luật pháp
hoặc cơ quan khác ban hành. Các báo cáo bên trong cần đáp ứng yêu cầu về định
hướng chiến lược, và các mong đợi của nhà quản lý và HĐQT.
- Mục tiêu tuân thủ: Liên quan đến việc chấp hành các luật lệ và quy định được
đặt ra.
Nguyên tắc 7: Đơn vị nhận dạng các rủi ro đe dọa mục tiêu của đơn vị và phân
tích rủi ro để quản trị các rủi ro này.
Để thực hiện việc nhận dạng và phân tích rủi ro, đơn vị cần lưu ý các điểm sau:
- Nhận dạng rủi ro: Nhận dạng rủi ro là một quá trình lặp đi lặp lại và thường
nằm trong quy trình lập kế hoạch của một đơn vị. Nhận dạng rủi ro cần xem xét các rủi
ro ở các cấp khác nhau trong cơ cấu tổ chức của đơn vị, bao gồm rủi ro ở mức độ toàn
đơn vị và rủi ro ở mức độ hoạt động.
- Phân tích rủi ro: Sau khi đã nhận dạng rủi ro ở mức độ toàn đơn vị và mức độ
hoạt động, cần tiến hành phân tích rủi ro. Quá trình phân tích rủi ro nhìn chung thường
bao gồm đánh giá khả năng rủi ro xảy ra và ước tính các tác động của chúng, từ đó xác
định tầm quan trọng của rủi ro.

- Phản ứng với rủi ro đã xác định: Một khi đã đánh giá tầm quan trọng của rủi
ro, nhà quản lý cần xem xét phương pháp để quản trị rủi ro một cách thích hợp nhất.
Khi lựa chọn các biện pháp quản trị rủi ro cần đảm bảo biện pháp đó sẽ giảm rủi ro
còn lại dưới hoặc bằng ngưỡng chịu đựng rủi ro của đơn vị.
Nguyên tắc 8: Đơn vị cân nhắc khả năng có gian lận khi đánh giá rủi ro đe dọa
đạt được mục tiêu.
Để xem xét khả năng có gian lận khi đánh giá rủi ro, đơn vị cần lưu ý các điểm
sau:
- Nhận diện các loại gian lận: Các loại gian lận thường bao gồm gian lận trong
việc lập và trình bày báo cáo, biển thủ tài sản và tham ô.
- Sự lạm quyền của nhà quản lý: Là hành động mà nhà quản lý vượt qua hệ
thống KSNB nhằm đem lại lợi ích cá nhân, hay làm đẹp BCTC để từ đó có được các
khoản lương thưởng cao.
- Các nhân tố tác động đến rủi ro có gian lận: Rủi ro có gian lận thường phát
sinh khi hội đủ ba nhân tố, đó là động cơ hay áp lực dẫn đến việc thực hiện gian lận,
cơ hội thực hiện gian lận và thái độ hay sự hợp lý hóa để biện minh cho các gian lận
thực hiện.
Nguyên tắc 9: Đơn vị nhận dạng và đánh giá các thay đổi có thể ảnh hưởng đáng
kể đến hệ thống KSNB.
Để nhận dạng và đánh giá sự thay đổi, đơn vị cần lưu ý đến quản trị sự thay đổi.
Để KSNB phù hợp với sự thay đổi của môi trường, việc nhận dạng rủi ro phải
thực hiện liên tục theo sự thay đổi này, đó chính là quản trị sự thay đổi. Quản trị sự
thay đổi là một phần của quy trình đánh giá rủi ro nhưng nó thường được trình bày
tách biệt nhằm lưu ý nhà quản lý vì chúng dễ dàng bị bỏ qua hay thiếu sự quan tâm
đúng mức trong quá trình giải quyết những vấn đề xảy ra hằng ngày. Để quản trị sự
thay đổi, cần chú ý các vấn đề:
- Thay đổi từ bên ngoài:
+ Sự thay đổi của môi trường hoạt động

+ Biến động của môi trường tự nhiên
- Thay đổi trong hoạt động kinh doanh:
+ Thay đổi mô hình kinh doanh
+ Mua, bán, hợp nhất các hoạt động kinh doanh quan trọng
+ Mở rộng hoạt động nước ngoài
+ Tăng trưởng nhanh chóng
+ Kỹ thuật mới
- Thay đổi trong lãnh đạo chủ chốt:
+ Thay đổi nhân sự chủ chốt
1.1.4.3 Hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm soát là tập hợp các chính sách và thủ tục nhằm đảm bảo thực
hiện các chỉ thị của nhà quản lý để giảm thiểu rủi ro đe dọa đến việc đạt được mục tiêu
của đơn vị. Hoạt động kiểm soát tồn tại ở mọi cấp độ tổ chức trong đơn vị, ở các giai
đoạn khác nhau của quy trình kinh doanh bao gồm cả các kiểm soát đối với công nghệ.
Khi xây dựng các hoạt động kiểm soát cần chú ý đến sự cân đối giữa chi phí và
lợi ích, cân đối giữa hoạt động kiểm soát với rủi ro phát sinh. Nếu các biện pháp kiểm
soát quá nhiều, gây tốn kém thì cần thay đổi cơ cấu kiểm soát và ngược lại.
Theo Báo cáo COSO 2013, hoạt động kiểm soát hữu hiệu cần thỏa mãn 3 nguyên
tắc sau:
Nguyên tắc 10: Đơn vị lựa chọn và xây dựng các hoạt động kiểm soát để giảm
thiểu rủi ro (đe dọa đến việc đạt được mục tiêu) xuống mức thấp nhất có thể thực hiện
được.
Nguyên tắc 11: Đơn vị lựa chọn và xây dựng các hoạt động kiểm soát chung đối
với công nghệ nhằm hỗ trợ cho việc đạt được các mục tiêu của đơn vị.
Nguyên tắc 12: Đơn vị triển khai các hoạt động kiểm soát thông qua chính sách
và thủ tục kiểm soát.

Xét về mục đích, có các hoạt động kiểm soát sau: kiểm soát phòng ngừa, kiểm
soát phát hiện và kiểm soát bù đắp.
- Kiểm soát phòng ngừa: Là hoạt động kiểm soát nhằm ngăn ngừa, giảm thiểu
khả năng xảy ra sai sót và gian lận, ảnh hưởng đến việc đạt được các mục tiêu của
doanh nghiệp.
- Kiểm soát phát hiện: Là hoạt động kiểm soát nhằm phát hiện kịp thời những
hành vi gian lận hoặc sai sót nào đó đã được thực hiện.
- Kiểm soát bù đắp: Là hoạt động kiểm soát nhằm phát hiện các sai phạm và bù
đắp cho sự thiếu hụt hay khiếm khuyết của một thủ tục kiểm soát khác.
Xét về chức năng, các loại hoạt động kiểm soát phổ biến của doanh nghiệp bao
gồm:
- Soát xét của nhà quản lý cấp cao: Là việc soát xét của nhà quản lý cấp cao
trong doanh nghiệp như so sánh thực tế và dự toán, dự báo; so sánh kết quả của kỳ này
so với kỳ trước,...Nhà quản lý cần soát xét các chương trình, kế hoạch của doanh
nghiệp để xác định mức độ hoàn thành.
- Quản trị hoạt động: Nhà quản lý ở các cấp trung gian sẽ soát xét và báo cáo
về hiệu quả hoạt động so với kế hoạch, dự toán đã đề ra. Nội dung soát xét phải tập
trung vào cả ba mục tiêu của KSNB: mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo và mục tiêu
tuân thủ.
- Phân chia trách nhiệm hợp lý: Dựa trên hai nguyên tắc là phân công, phân
nhiệm và bất kiêm nhiệm. Việc phân chia trách nhiệm yêu cầu không để cho một cá
nhân nắm tất cả các khâu của một quy trình nghiệp vụ từ khi phát sinh cho đến khi kết
thúc. Đồng thời phải tách biệt giữa các chức năng: chức năng xét duyệt và chức ăng
bảo quản tài sản, chức năng kế toán và chức năng bảo quản tài sản, chức năng xét
duyệt và chức năng kế toán.
- Kiểm soát quá trình xử lý thông tin: gồm kiểm soát chung và kiểm soát ứng
dụng.
Kiểm soát chung áp dụng cho tất cả các hệ thống ứng dụng để đảm bảo cho các
hệ thống này hoạt động liên tục và ổn định. Còn kiểm soát ứng dụng là kiểm soát cho

từng hệ thống cụ thể, ví dụ như quá trình bán hàng, mua hàng, quản lý công nợ hay chi
phí.
- Bảo vệ tài sản: Là các hoạt động kiểm soát của doanh nghiệp nhằm giảm
thiểu mất mát, lãng phí, lạm dụng, hư hỏng và phá hoại tài sản của doanh nghiệp, bao
gồm: Hạn chế tiếp cận tài sản, kiểm kê tài sản, sử dụng thiết bị và bảo vệ thông tin.
- Phân tích rà soát: Mục đích của hoạt động kiểm soát này là phát hiện các biến
động bất thường từ đó xác định nguyên nhân và xử lý kịp thời. Phương pháp là đối
chiếu định kỳ tổng hợp và chi tiết, thực tế và kế hoạch, kỳ này và kỳ trước,...
1.1.4.4 Thông tin và truyền thông
Thông tin là những tin tức cần thiết giúp từng cá nhân, bộ phận thực hiện trách
nhiệm của mình. Chất lượng thông tin sẽ ảnh hưởng tới sự hữu hiệu của hệ thống
KSNB. Thông tin có chất lượng cần đảm bảo các thuộc tính sau: dễ dàng truy cập,
đúng đắn, cập nhật, bảo mật, lưu trữ, đủ chi tiết, kịp thời, có thật, có thể xác minh
được.
Truyền thông là quá trình cung cấp, trao đổi và chia sẻ thông tin cần thiết tới các
bên có liên quan cả trong lẫn ngoài doanh nghiệp, gồm hai bộ phận: truyền thông bên
trong và truyền thông bên ngoài. Truyền thông bên trong đóng vai trò là phương tiện
giúp truyền tải thông tin khắp trong đơn vị. Truyền thông bên ngoài giúp truyền tải
thông tin thích hợp từ bên ngoài vào trong đơn vị đồng thời cung cấp thông tin cho các
đối tượng bên ngoài theo yêu cầu của họ.
Thông tin và truyền thông liên quan đến ba nguyên tắc sau đây của KSNB:
Nguyên tắc 13: Đơn vị thu thập, tạo lập và sử dụng các thông tin thích hợp và có
chất lượng nhằm hỗ trợ cho sự vận hành của KSNB.
Nguyên tắc 14: Đơn vị truyền thông trong nội bộ các thông tin cần thiết nhằm hỗ
trợ cho sự vận hành của KSNB.
Nguyên tắc 15: Đơn vị truyền thông với bên ngoài các vấn đề có tác động tới
việc vận hành của KSNB.
1.1.4.5 Giám sát

Giám sát là quá trình đánh giá chất lượng hệ thống KSNB theo thời gian. Giám
sát bao gồm giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ.
- Giám sát thường xuyên: Là việc đánh giá sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát
nội bộ ngay trong quá trình điều hành doanh nghiệp hàng ngày, thường được thực hiện
bởi các nhà quản lý các cấp.
- Giám sát định kỳ: Bên cạnh giám sát thường xuyên, đơn vị cần có một cái
nhìn khách quan, độc lập hơn về tính hữu hiệu của hệ thống KSNB thông qua sự đánh
giá định kỳ hay còn gọi là giám sát định kỳ. Giám sát định kỳ còn giúp đánh giá sự
hữu hiệu của đánh giá thường xuyên. Giám sát định kỳ được thực hiện bởi kiểm toán
nội bộ, kiểm toán độc lập,…
Theo Báo cáo COSO 2013, giám sát hữu hiệu cần thỏa mãn 2 nguyên tắc sau:
Nguyên tắc 16: Đơn vị lựa chọn, triển khai và thực hiện việc giám sát thường
xuyên và định kỳ để đảm bảo rằng các bộ phận của KSNB hiện hữu và hoạt động hữu
hiệu.
Nguyên tắc 17: Đơn vị đánh giá và truyền đạt các khiếm khuyết về KSNB kịp thời
cho các cá nhân có trách nhiệm để họ thực hiện các hành động sửa chữa, bao gồm các
nhà quản lý cấp cao và Hội đồng quản trị, khi cần thiết.
1.1.5 Những hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ
KSNB dù được thiết kế và vận hành một cách tốt nhất, cũng chỉ đảm bảo một
cách hợp lý đạt được các mục tiêu của đơn vị, không thể đảm bảo tuyệt đối do luôn có
các hạn chế tiềm tàng. Hạn chế này có thể xuất phát từ xét đoán không hợp lý của con
người khi đưa ra quyết định, cũng có thể xuất phát từ sự thông đồng giữa các nhân
viên, hay người quản lý khống chế hệ thống KSNB.
Do đó, trong quá trình thiết kế và vận hành, người quản lý cần chú trọng đến các
hạn chế tiềm tàng khi lựa chọn, phát triển và mở rộng các kiểm soát để giảm thiểu
được những hạn chế của hệ thống KSNB.
1.2 Khái quát chu trình bán hàng – thu tiền
1.2.1 Đặc điểm chu trình bán hàng – thu tiền

Chu trình bán hàng – thu tiền là một chu trình quan trọng của mọi đơn vị kinh
doanh. Hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp chịu nhiều ảnh hưởng bởi sự hữu hiệu và
hiệu quả của chu trình bán hàng – thu tiền. Những mối quan tâm hàng đầu của các nhà
quản lý trong chu trình này đó là hàng hóa dịch vụ có bán được hay không, kiểm soát
được nợ phải thu hay không, tài sản có bị tổn thất hay không,…
Theo giáo trình Kiểm soát nội bộ của Nhà xuất bản Kinh tế Thành phố Hồ Chí
Minh, chu trình bán hàng – thu tiền thông thường bao gồm các bước công việc cơ bản
sau:
- Xử lý đơn đặt hàng của khách hàng
- Lập lệnh bán hàng
- Xét duyệt bán chịu
- Giao hàng
- Lập hóa đơn
- Theo dõi nợ phải thu
- Thu tiền
Chu trình bán hàng – thu tiền là chu trình trải qua nhiều khâu, thường xuyên liên
quan đến những tài sản nhạy cảm như nợ phải thu, hàng hóa, tiền,… nên thường là đối
tượng bị tham ô, chiếm dụng. Hơn nữa, liên quan đến nợ phải thu khách hàng, là
khoản mục có thể chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản của đơn vị bởi trong môi
trường cạnh tranh gây gắt như ngày nay, nhiều đơn vị phải mở rộng bán chịu và chính
điều này làm tăng khả năng xảy ra rủi ro trong chu trình.
1.2.2 Những sai phạm có thể xảy ra trong chu trình bán hàng – thu tiền
Khả năng xảy ra sai phạm trong chu trình bán hàng – thu tiền diễn ra khá phổ
biến với những mức độ khác nhau do những đặc điểm nhất định của chu trình này.
Dưới đây là một số sai phạm có thể xảy ra trong chu trình bán hàng – thu tiền:
Bảng 1.1 Sai phạm có thể xảy ra trong chu trình bán hàng – thu tiền.
Giai đoạn Sai phạm có thể xảy ra

Xử lý ĐĐH của
khách hàng
+ Chấp nhận ĐĐH không được phê duyệt.
+ Đồng ý bán hàng nhưng không có khả năng cung ứng.
+ Ghi sai trên hợp đồng bán hàng về chủng loại, số lượng, đơn
giá,... hoặc nhầm lẫn giữa đơn đặt hàng của khách hàng này
với khách hàng khác. Sai phạm này sẽ ảnh hưởng đến các
bước tiếp theo trong chu trình bán hàng – thu tiền, gây ấn
tượng không tốt cho khách hàng và tác động xấu tới hình ảnh
của đơn vị.
Xét duyệt bán chịu + Bán chịu cho những khách hàng không đủ tiêu chuẩn theo
chính sách bán chịu dẫn đến mất hàng, không thu được tiền.
+ Nhân viên bán hàng có thể cấp quá nhiều hạn mức bán chịu
để đẩy mạnh doanh thu bán hàng nên làm cho đơn vị phải
gánh chịu rủi ro tín dụng quá mức.
Giao hàng + Giao hàng khi chưa dược xét duyệt.
+ Giao hàng không đúng chủng loại, số lượng hoặc không
đúng khách hàng.
+ Hàng hóa có thể bị thất thoát trong quá trình giao hàng mà
không xác định được người chịu trách nhiệm.
+ Phát sinh thêm chi phí ngoài dự kiến trong quá trình giao
hàng.
Lập hóa đơn + Bán hàng nhưng không lập hóa đơn.
+ Lập hóa đơn sai về mặt giá trị, tên, mã số thuế, địa chỉ của
khách hàng.
+ Không bán hàng nhưng vẫn lập hóa đơn.

Ghi chép doanh thu
và ghi nhận nợ
phải thu khách
hàng
+ Ghi sai (tên khách hàng, thời hạn thanh toán, niên độ về
doanh thu và nợ phải thu khách hàng, số tiền), ghi trùng hay
ghi sót hóa đơn.
+ Quản lý nợ phải thu khách hàng kém, như thu hồi nợ chậm
trễ hay không đòi được nợ....
+ Khoản tiền thanh toán của khách hàng bị chiếm đoạt.
+ Xóa sổ nợ phải thu khách hàng nhưng không được xét
duyệt.
+ Nợ phải thu bị thất thoát do không theo dõi chặt chẽ.
+ Không lập hoặc lập dự phòng phải thu khó đòi không đúng.
+ Không đánh giá lại nợ phải thu khách hàng có gốc ngoại tệ
vào cuối kỳ.
+ Không khai báo về các khoản nợ phải thu khách hàng bị thế
chấp.
(Nguồn: Giáo trình KSNB, NXB Kinh tế TP. Hồ Chí Minh)
1.2.3 Mục tiêu kiểm soát chu trình bán hàng – thu tiền
Theo COSO 2013, việc thiết lập các thủ tục kiểm soát trong chu trình bán hàng –
thu tiền nhằm hạn chế tối đa các sai phạm có thể xảy ra, giúp đơn vị đạt được ba mục
tiêu chung, đó là:
- Sự hữu hiệu và hiệu quả trong hoạt động: Sự hữu hiệu và hiệu quả ở đây được
hiểu là hoạt động bán hàng giúp đơn vị đạt được các mục tiêu về doanh thu, thị phần
hay tốc độ tăng trưởng. Tính hiệu quả được hiểu là mối quan hệ giữa kết quả đạt được
và chi phí bỏ ra.
- Báo cáo đáng tin cậy: Những khoản mục trên BCTC bị ảnh hưởng bởi chu
trình bán hàng – thu tiền được trình bày trung thực và hợp lý, phản ánh đúng kết quả
kinh doanh của đơn vị. Cụ thể, các khoản mục như doanh thu, lợi nhuận, nợ phải thu

khách hàng, tiền, hàng tồn kho,… được trình bày đúng đắn. Bên cạnh đó, các báo cáo
quản trị cũng phải cung cấp các thông tin đáng tin cậy.
- Tuân thủ pháp luật và các quy định: Hoạt động bán hàng phải chịu sự chi phối
bởi một số quy định của pháp luật cũng như của chính đơn vị. Do đó, đơn vị cần tuân
thủ các quy định đặc thù của pháp luật liên quan đến ngành nghề kinh doanh.
Với ba mục tiêu kiểm soát trên, đơn vị hướng đến hàng đầu là mục tiêu sự hữu
hiệu và hiệu quả trong chu trình bán hàng – thu tiền với các mục tiêu cụ thể như sau:
Bảng 1.2 Mục tiêu kiểm soát cụ thể trong từng giai đoạn.
Giai đoạn Mục tiêu
Xử lý ĐĐH + Các ĐĐH được xử lý kịp thời, không bỏ sót.
Xét duyệt bán chịu + Các nghiệp vụ bán chịu đều được xét duyệt nhằm đảm
bảo khả năng trả được nợ của khách hàng.
Giao hàng + Giao hàng đúng chất lượng, số lượng, thời gian, địa điểm.
+ Bảo vệ hàng tránh hư hỏng, mất phẩm chất khi giao hàng.
Lập hóa đơn + Tuân thủ quy định pháp luật và các quy định về lập chứng
từ.
+ Doanh thu và nợ phải thu khách hàng được ghi nhận
chính xác.
Thu tiền + Thu đủ, thu đúng, thu kịp thời nợ phải thu của khách
hàng.
+ Bảo vệ tài sản (tiền, séc,…)
Quản lý nợ phải thu + Theo dõi chi tiết từng khách hàng.
+ Thu nợ đúng hạn.
+ Lập dự phòng kịp thời và phù hợp.

1.3 Một số thủ thuật gian lận thường gặp trong chu trình bán hàng – thu
tiền
1.3.1 Gian lận trong khâu xét duyệt bán hàng
Đây là gian lận thường xảy ra trong thực tế, đặc biệt đối với các đơn vị không có
chính sách bán hàng hoặc thiếu kiểm tra giám sát đối với việc bán hàng. Loại gian lận
chủ yếu ở khâu này là nhân viên bán hàng cho khách với giá thấp hơn giá niêm yết,
cho khách hàng hưởng chiết khấu không đúng hay bán chịu cho những khách hàng
không có khả năng thanh toán để thu về lợi ích cá nhân.
Để ngăn ngừa các gian lận trên, đơn vị có thể sử dụng các thủ tục kiểm soát sau:
- Xây dựng chính sách bán hàng một cách chi tiết và thường xuyên cập nhật
chính sách này.
- Tách biệt bộ phận bán hàng với bộ phận phận thu tiền nhằm hạn chế tối đa
những sai phạm có thể xảy ra do vừa bán hàng vừa thu tiền. Định kỳ đối chiếu số liệu
giữa hai bộ phận này.
1.3.2 Biển thu tiền bán hàng thu được
Loại gian lận này xảy ra khi nhân viên bán hàng chiếm đoạt số tiền thu từ khách
hàng và không ghi chép nghiệp vụ bán hàng vào sổ sách hoặc nhân viên bán hàng ghi
nhận số tiền trên liên lưu của hóa đơn thấp hơn số tiền khách thực trả.
Thủ tục kiểm soát cho loại gian lận này đó là:
- Lắp đặt camera tại nơi thu tiền.
- Tách biệt chức năng bán hàng, thu tiền và ghi sổ kế toán.
1.3.3 Chiếm đoạt tiền khách hàng trả do mua hàng trả chậm
Loại gian lận này xảy ra khá phổ biến, đối tượng thực hiện hành vi gian lận phải
tìm cách che giấu bằng một số thủ thuật như gối đầu, tạo cân bằng giả, thay đổi hoặc
làm giả chứng từ nhắc nợ, xóa sổ nợ phải thu không đúng.
- Thủ thuật gối đầu: Được thực hiện bằng cách ghi Có tài khoản Nợ phải thu
của một khách hàng bằng số tiền số tiền trả nợ của một khách hàng khác. Đối tượng
gian lận cứ lặp lại tiến trình này, bằng cách lấy khoản tiền trả nợ của khách hàng sau
bù cho khách hàng đã trả tiền trước đó.

- Thủ thuật tạo cân bằng giả: Được thực hiện khi người gian lận vừa thu tiền
vừa ghi sổ nợ phải thu khách hàng. Chẳng hạn, sau khi lấy tiền họ vẫn ghi sổ nợ phải
thu sau đó khai khống số dư tiền để tạo cân bằng giả. Cách khác, họ cố tình ghi Nợ sai
tài khoản, thay vì ghi Nợ tài khoản Tiền, họ sẽ ghi Nợ tài khoản Phải thu của khách
hàng khác.
- Thủ thuật thay đổi hoặc làm giả thư nhắc nợ: Sau khi chiếm đoạt tiền khách
hàng đã trả, khoản nợ đó sẽ trở thành nợ quá hạn. Công ty sẽ gửi thư nhắc nợ lần hai,
người gian lận sẽ thay đổi địa chỉ khách hàng trên cơ sở dữ liệu. Hoặc họ có thể làm
giả thư gửi cho khách hàng thông báo rằng đơn vị đã nhận được tiền của khách hàng.
- Thủ thuật xóa sổ nợ phải thu không đúng: Đối tượng gian lận có thể chiếm
đoạt số tiền khách hàng đã trả rồi đề nghị xóa sổ nợ phải thu vì không thu hồi được nợ.
Một cách khác, đó là họ sẽ ghi nhận một khoản giảm trừ nào đó , chẳng hạn như chiết
khấu thanh toán tương ứng với số tiền mà họ đã đoạt.
Các thủ tục kiểm soát có thể áp dụng để ngăn ngừa gian lận xảy ra là:
- Tách biệt chức năng thu tiền, ghi sổ nợ phải thu và xóa sổ nợ phải thu.
- Thường xuyên đối chiếu sổ phụ ngân hàng hàng tháng với số liệu kế toán để
phát hiện ra hàn vi sử dụng thủ tục tạo cân bằng giả.
- Kiểm tra đột xuất việc ghi chép sổ nợ phải thu.
- Bắt buộc phải có sự phê chuẩn khi xóa sổ nợ phải thu hay cho khách hàng
hưởng chiết khấu thanh toán, thậm chí phải có sự phê chuẩn các bút toán điều chỉnh
liên quan đến tài khoản phải thu của khách hàng.
1.4 Các thủ tục kiểm soát chủ yếu đối với chu trình bán hàng – thu tiền
1.4.1 Những thủ tục kiểm soát chung
1.4.1.1 Phân chia trách nhiệm giữa các chức năng
Để đảm bảo phân chia trách nhiệm hợp lý đối với chu trình bán hàng – thu tiền,
đơn vị cần tách biệt các bộ phận chức năng sau:
- Bộ phận xét duyệt bán chịu tách biệt với bộ phận mua hàng.
- Bộ phận bán hàng tách biệt với bộ phận ghi nhận nợ phải thu.
- Bộ phận bán hàng không được kiêm nhiệm việc thu tiền.

- Người có quyền xóa sổ nợ phải thu khó đòi độc lập với bộ phận theo dõi nợ
phải thu.
- Kế toán nợ phải thu khách hàng không được kiêm nghiệm việc thu tiền.
1.4.1.2 Kiểm soát quá trình xử lý thông tin
a. Kiểm soát chung
Thủ tục kiểm soát bao gồm:
- Kiểm soát đối tượng sử dụng:
+ Đối tượng bên trong: Phân quyền sử dụng để mỗi nhân viên sử dụng phần mềm
phải có mật khẩu riêng và chỉ truy cập được trong giới hạn công việc của mình.
+ Đối tượng bên ngoài: thiết lập mật khẩu để họ không thể truy cập trái phép vào
hệ thống.
- Kiểm soát dữ liệu:
+ Nhập liệu càng sớm càng tốt.
+ Sao lưu dữ liệu để phòng mất mát, hư hỏng.
b. Kiểm soát ứng dụng
- Kiểm soát dữ liệu:
+ Kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ.
+ Kiểm tra sự phê duyệt trên chứng từ.
- Kiểm soát quá trình nhập liệu:
+ Để đảm bảo các vùng dữ liệu cần lập đều có đầy đủ thông tin.
+ Để đảm bảo tính chính xác.
c. Kiểm soát chứng từ sổ sách
- Đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng cho tất cả các ấn chỉ quan trọng. Các
biểu mẫu cần rõ ràng, cần đánh số tham chiếu để có thể kiểm tra khi cần thiết.
- Các hóa đơn bán hàng phải được lập căn cứ trên đơn đặt hàng, hợp đồng, lệnh
bán hàng. Trước khi lập hóa đơn phải đối chiếu với phiếu xuất kho, phiếu giao hàng,
vận đơn.
- Ghi nhận kịp thời các khoản nợ phải thu khách hàng, hay tiền bán hàng thu
được.

d. Ủy quyền và xét duyệt
Các cam kết về ngày giao hàng, lượng hàng bán ra, đề nghị mua chịu của khách
hàng,… cần được người có thẩm quyền xét duyệt. Nhà quản lý có thể ủy quyền cho
cấp dưới xét duyệt thông qua việc ban hành các chính sách.
Đặc điểm của thủ tục này là người kiểm tra phải độc lập với người bị kiểm tra và
công việc kiểm tra. Thủ tục này nhằm nâng cao ý thức chấp hành kỷ luật, tuân thủ quy
trình nghiệp vụ của các cá nhân, bộ phận trong đơn vị.
1.4.1.3 Kiểm tra độc lập việc thực hiện
1.4.2 Những thủ tục kiểm soát cụ thể trong từng giai đoạn
1.4.2.1 Kiểm soát quá trình tiếp nhận đơn đặt hàng và xét duyệt bán chịu
Bảng 1.3 Kiểm soát quá trình tiếp nhận ĐĐH và xét duyệt bán chịu
Mục tiêu Thủ tục kiểm soát
Chỉ bán hàng cho
các khách hàng có
thật.
+ Xác minh người mua hàng bằng cách liên hệ với khách
hàng để đảm bảo ĐĐH thật sự xuất phát từ họ, nhất là những
đơn đặt hàng có giá trị lớn.
Đảm bảo giá bán
đúng với bảng giá
đơn vị đưa ra
+ Đối chiếu đơn giá trên đơn đặt hàng của khách hàng với
bảng giá chính thức của đơn vị
Có đủ hàng để giao
theo yêu cầu của
khách hàng.
+ Xác nhận khả năng cung ứng bằng cách nhân viên bán hàng
liên hệ với bộ phận kho hoặc truy cập vào hệ thống để có
được thông tin về số lượng tồn kho.
Bán hàng cho các
khách hàng có khả
năng thanh toán.
+ Xây dựng chính sách bán chịu và cần có một hệ thống kiểm
tra về tín dụng của khách hàng.
+ Xét duyệt bán chịu, căn cứ vào chính sách bán chịu, bộ
phận xét duyệt sẽ phê chuẩn hoặc từ chối việc bán hàng.
+ Lập lệnh bán hàng sau đó gửi mọi lệnh bán hàng qua cho bộ

phận xét duyệt bán chịu.
+ Bộ phận xét duyệt hạn mức tín dụng phải độc lập với bộ
phận bán hàng.
+ Đưa ra quy định chặt chẽ đối với những khách hàng giao
dịch lần đầu.
Để hạn chế tối đa những rủi ro có thể xảy ra trong khâu tiếp nhận đơn đặt hàng
và xét duyệt bán chịu, đơn vị nên tách biệt bộ phận bán hàng với bộ phận xét duyệt
hạn mức bán chịu. Đơn vị phải có chính sách bán chịu và cần có hệ thống kiểm tra tín
dụng của khách hàng.
1.4.2.2 Kiểm soát quá trình giao hàng và lập hóa đơn
Bảng 1.4 Kiểm soát quá trình giao hàng và lập hóa đơn
Mục tiêu Thủ tục kiểm soát
Giao hàng đúng
chủng loại, số lượng,
quy cách và thời
gian.
Trên chứng từ vận chuyển, phiếu giao hàng cần ghi rõ số
lượng, quy cách, chất lượng hàng hóa, thời hạn và các thông
tin cần thiết khác về khách hàng.
Lập hóa đơn đầy đủ
cho các trường hợp
đã giao hàng, tránh
lập hóa đơn khống,
trùng lắp hóa đơn.
Khi lập hóa đơn cần căn cứ vào:
+ Chứng từ giao hàng đã được khách hàng ký nhận.
+ Đơn đặt hàng đã được đối chiếu với chứng từ vận chuyển.
+ Hợp đồng giao hàng (nếu có)
Thông tin trên hóa
đơn là chính xác.
+ Sử dụng bảng giá đã được phê duyệt để ghi chính xác giá
bán trên hóa đơn.
+ Hóa đơn sau khi lập cần một nhân viên khác kiểm tra
ngẫu nhiên lại về tính chính xác của các thông tin trên hóa
đơn như số tiền, mã số thuế, địa chỉ khách hàng,... hoặc

kiểm tra các hóa đơn có số tiền vượt quá một giá trị nhất
định.
1.4.2.3 Kiểm soát việc thu tiền và nợ phải thu khách hàng
a. Đối với phương thức bán hàng thu tiền mặt
Khi xảy ra nghiệp vụ bán hàng thu tiền mặt, số lượng tiền mạt tại quỹ lớn, dó đó
thủ quỹ hoạc thu ngân có thể đánh cắp số tiền đó trước khi nó được ghi nhận vào sổ
sách. Để giảm thiểu rủi ro này, một số thủ tục kiểm soát có thể áp dụng như sau:
- Khuyến khích khách hàng thanh toán qua ngân hàng hay thẻ tin dụng.
- Cần sử dụng hóa đơn mỗi khi bán hàng, cũng như khuyến khích khách hàng
nhận hóa đơn.
- Nên sử dụng máy tính tiền tự động hoặc máy phát hành hóa đơn ở các điểm
bán hàng.
- Cuối mỗi ngày, phải tiến hành đối chiếu tiền mặt tại quỹ với số tiền mà thủ
quỹ ghi chép, hoặc tổng số tiền in ra từ máy tiền.
- Nên tách biệt chức năng ghi chép việc thu tiền tại điểm bán hàng và chức năng
hạch toán thu tiền trên sổ cái.
- Định kỳ tiến hành kiểm kê kho, đối chiếu số liệu giữa sổ sách và thực tế nhằm
phát hiện sự chênh lệch do bán hàng nhưng không ghi sổ.
b. Đối với phương thức bán chịu
Việc kiểm soát tập trung vào kế toán nợ phải thu khách hàng và bộ phận thu nợ.
Với mục tiêu theo dõi đầy đủ, chính xác nợ phải thu, sổ sách ghi chép chính xác, đầy
đủ; không để các khoản phải thu bị chiếm dụng quá lâu; chỉ xóa nợ các khoản phải thu
thực sự khó đòi; và quan trọng là lập BCTC trung thực và hợp lý, đơn vị có thể áp
dụng các thủ tục kiểm soát sau:
- Ghi sổ dựa trên ĐĐH, lệnh bán hàng, chứng từ gửi hàng, chứng từ vận chuyển
và hóa đơn bán hàng.
- Mở sổ theo dõi chi tiết cho từng khách hàng.

- Định kỳ, cần kiểm tra tính chính xác của doanh thu bằng cách đối chiếu giữa
số liệu kế toán và các chứng từ có liên quan hay giữa sô liệu kế toán và số liệu của các
bộ phận khác như bộ phận bán hàng, gửi hàng.
- Nhắc nợ và thường xuyên đối chiếu công nợ với khách hàng.
- Ban hành chính sách lập dự phòng phải thu khó đòi và chính sách xóa sổ nợ
phải thu khó đòi bao gồm các tiêu chuẩn và người có thẩm quyền phê duyệt.
- Theo dõi riêng công nợ của khách hàng trên hai tài khoản phải thu và phải trả
độc lập nhưng sử dụng cùng một mã khách hàng (nếu như khách hàng vừa là người
mua, vừa là người bán).

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH
BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TÀI PHÁT
2.1 Tổng quan về công ty cổ phần Tài Phát
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển công ty cổ phần Tài Phát
Công ty cổ phần Tài Phát được thành lập vào ngày 14/02/2007, chuyên sản xuất,
cung cấp thùng carton giấy theo yêu cầu khách hàng. Khi mới thành lập, công ty chỉ
nhận được các đơn hàng nhỏ, lẻ từ các đối tác thuộc địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế. Sau
hơn 12 năm hoạt động, công ty cổ phần Tài Phát không ngừng phát triển và nâng cao
chất lượng sản phẩm. Giờ đây, công ty đã nhận được các đơn hàng lớn, thường xuyên
và ổn định từ các khách hàng lớn trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế như Công ty Scavi
Huế, Công ty Cổ phần Tập đoàn Vitto,… và các khách hàng ở các tỉnh lận cận như
Quảng Trị, Quảng Nam,… Công ty Cổ phần Tài Phát đang ngày càng nỗ lực để mở
rộng thị trường, cung cấp những sản phẩm tốt nhất cho khách hàng.
 Tên hợp pháp: CÔNG TY CỔ PHẦN TÀI PHÁT.
 Tên giao dịch đối ngoại: TAI PHAT JOINT STOCK COMPANY.
 Tên viết tắt: TAI PHAT. Co
 Mã số thuế: 3300478258
 Trụ sở giao dịch: Lô K3 Khu công nghiệp Phú Bài, Phường Phú Bài, Thị xã
Hương Thủy, Tỉnh Thừa Thiên Huế.
 Số điện thoại: 0234.2470789. Fax: 0234.3951212
Thành phần cổ đông gồm:
1. Ông Lê Minh Tùng
2. Ông Lưu Văn Toản
3. Ông Hồ Văn Hào
4. Bà Đồng Thị Phương
5. Ông Trần Công Quốc
2.1.2 Lĩnh vực kinh doanh và sản phẩm của công ty
Công ty Cổ phần Tài Phát chuyên sản xuất, in ấn bao bì carton, nhận sản xuất các

đơn hàng thùng carton theo yêu cầu của khách hàng. Ngoài ra còn có hoạt động mua

bán giấy và vận chuyển hàng hóa, tuy nhiên sản xuất, in ấn bao bì carton vẫn là hoạt
động chính và đem lại nguồn doanh thu lớn nhất cho công ty.
2.1.3 Chức năng và nhiệm vụ
a. Chức năng
Với hơn 12 năm hoạt động và phát triển, công ty không ngừng khẳng định vị thế
và tầm quan trọng trong xã hội với chức năng sản xuất và in ấn bao bì carton. Công ty
đang nỗ lực để mở rộng thị trường rộng rãi hơn sang các tỉnh thành lân cận, nhằm đem
đến cho khách hàng nhiều sự lựa chọn hơn trong lĩnh vực này.
b. Nhiệm vụ
Không ngừng phát triển các hoạt động sản xuất, thương mại dịch vụ, phát huy tối
đa lợi nhuận, tăng lợi tức cho các cổ đông, cải thiện đời sống, tăng thu nhập cho người
lao động và hoàn thành nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nước.
2.1.4 Tổ chức bộ máy quản lý
Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý công ty Cổ phần Tài Phát được mô tả như sơ đồ
2.1 ở trang 30, bao gồm những bộ phận sau:
- HĐQT: Là cơ quan có quyền lực cao nhất trong công ty, đề ra các quy chế,
các quyết định và giao nhiệm vụ cho Tổng Giám đốc công ty thực hiện, đây là cơ quan
có quyền quyết định đến mọi hoạt động của công ty.
- Ban giám đốc: điều hành mọi hoạt động của công ty, có quyền ra quyết định
và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về kết quả sản xuất kinh doanh của công
ty.
- Ban điều hành: Bao gồm ba phòng ban phòng kinh doanh, phòng hành chính
nhân sự và phòng mua hàng.
+ Phòng kinh doanh: Có chức năng lập kế hoạch sản xuất kinh doanh công ty;
điều độ kiểm tra việc thực hiện kế hoạch; tìm hiểu nghiên cứu thị trường; tổ chức công
tác bán hàng có hiệu quả, tăng thu giảm nợ; tổ chức công tác mua hàng hiệu quả nhất;
tiếp nhận, xử lý các thông tin về ý kiến, khiếu nại của khách hàng được phân chia thực
hiện bởi ba phòng ban đó là phòng kinh doanh, phòng hành chính nhân sự và phòng

mua hàng. Thực tế, Phòng kinh doanh của công ty chỉ có một người đảm nhận mọi

HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
BAN GIÁM ĐỐC
BAN KỸ THUẬT BAN KẾ TOÁN BAN ĐIỀU HÀNH BAN SẢN XUẤT
PHÒNG
KCS
PHÒNG
KẾ
TOÁN
PHÒNG
KINH
DOANH
TỔ SÓNG
TỔ IN-BỒI-BẾ
PHÒNG PHÒNG
VẬT TƯ-
THIẾT KẾ KHO
PHÒNG
HÀNH
CHÍNH-
NHÂN SỰ
TỔ THÀNH PHẨM
TỔ CƠ ĐIỆN
PHÒNG
MUA HÀNG
việc từ tiếp nhận, xử lý các đơn hàng cũng như xét duyệt bán chịu. Nhân viên kinh
doanh cũng chính là Trưởng phòng kinh doanh và là Phó giám đốc của công ty.
+ Phòng hành chính nhân sự: Đảm bảo số lượng, chất lượng cho hoạt động sản
xuất kinh doanh của công ty bằng các biện pháp thu hút, duy trì và phát triển nguồn
nhân lực; thực hiện công tác quản lý hành chính; tổ chức và phối hợp với các đơn vị
khác thực hiện phát triển nguồn nhân lực.
+ Phòng mua hàng: Tiếp nhận yêu cầu mua hàng từ bộ phận có nhu cầu, tiến
hành phân tích, xác định rõ các yêu cầu mua hàng: màu sắc, thành phần, kích thước,
thông số kỹ thuật; lập kế hoạch thu mua hàng hóa đảm bảo cung cấp đủ nguyên vật
liệu, trang thiết bị… phục vụ cho quá trình sản xuất của doanh nghiệp.

Sơ đồ 2.1 Tổ chức bộ máy quản lý Công ty Cổ phần Tài Phát

- Ban kế toán: Gồm phòng kế toán và phòng vật tư kho.
+ Phòng kế toán: Tham mưu cho Ban Giám đốc về công tác tài chính nhằm nâng
cao hiệu quả kinh doanh, tìm kiếm nguồn vốn và thực hiện công tác kế toán, chịu trách
nhiệm lập Báo cáo tài chính, kê khai quyết toán thuế.
+ Phòng vật tư – kho: Sắp xếp hàng hóa, vật tư, nguyên liệu trong kho; đảm bảo
tiêu chuẩn của hàng hóa trong kho; kiểm tra định kỳ các kệ hàng, tránh ẩm ướt, gãy
đổ, mối mọt,…
- Ban kỹ thuật: Gồm phòng KCS và phòng thiết kế.
+ Phòng KCS: Bao quát chung về công tác kiểm tra chất lượng sản phẩm; theo
dõi, kiểm tra tỉ lệ và đánh giá cụ thể tình hình chất lượng sản phẩm trước khi xuất
xưởng; phân tích các phát sinh về chất lượng sản phẩm trong quá trình sản xuất.
+ Phòng thiết kế: Phối hợp với bộ phận liên quan họp bàn, triển khai lên ý
tưởng để thiết kế mẫu mã, bao bì sản phẩm của công ty, đảm bảo đặc điểm nhận dạng
thương hiệu doanh nghiệp và phù hợp với thị hiếu của đối tượng khách hàng mục tiêu;
thực hiện việc thiết kế bao bì, vỏ hộp, tem, nhãn… cho các sản phẩm của công ty theo
ý tưởng đã thống nhất.
- Ban sản xuất: Gồm tổ sóng, tổ in – bồi bế, tổ thành phẩm và tổ cơ điện. Bốn
tổ phối hợp để thực hiện các hoạt động sản xuất, đảm bảo sản xuất kịp tiến độ yêu cầu
và chất lượng sản phẩm.
Ngoài các phòng ban nêu trên, công ty còn có các bộ phận đảm nhận công tác vệ
sinh và phục vụ ăn trưa cho công nhân của công ty. Các phòng ban cùng nhau phối
hợp, xây dựng một tổ chức vững mạnh, giúp công ty ngày càng phát triển.
2.1.5 Tổ chức bộ máy kế toán

Sơ đồ 2.2 Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Cổ phần Tài Phát
Trong đó:
- Kế toán trưởng: Là người lãnh đạo toàn bộ công tác kế toán của Công ty,
chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc về hoạt động tài chính, có nhiệm vụ quản lý các
nhân viên trong phòng kế toán, tham mưu cho Ban Giám đốc về lĩnh vực kế toán tài
chính. Đồng thời, Kế toán trưởng cũng là người đảm nhận vai trò của kế toán tổng hợp
và thuế. Tập hợp đầy đủ các số liệu, sổ sách, chứng từ ở các bộ phận khác nhau của
các bộ phận kế toán, lập BCTC và các báo cáo định kỳ theo yêu cầu của Ban giám
đốc, lập các Bảng kê mua vào, bán ra để hạch toán thuế GTGT phải nộp, quyết toán và
lập tờ khai thuế, nộp thuế cho cơ quan thuế.
- Kế toán HTK: Phụ trách công tác mua bán hàng hóa, quản lý kế toán về vật
tư, CCDC, xuất - nhập - tồn kho,...
- Kế toán bán hàng và công nợ: Có nhiệm vụ thu thập chứng từ và theo dõi
doanh thu của lượng hàng hóa bán ra trong kỳ và Có trách nhiệm theo dõi các khoản
nợ phải trả, phải thu của công ty, đôn đúc khách hàng trả nợ, tránh trường hợp công ty
bị chiếm dụng vốn. Lập các báo cáo và phân tích công nợ, tham mưu cho Ban giám
đốc các chính sách thu hồi và quản lý công nợ có hiệu quả. Kế toán bán hàng cũng
đảm nhận vai trò của một thủ quỹ, quản lý tiền mặt của công ty.
Kế toán trưởng
(Kế toán tổng hợp
và kế toán thuế)
Kế toán HTK Kế toán bán
hàng và công nợ
Kế toán ngân hàng
và tiền lương

Chứng từ
kế toán
+ Sổ NKC
+ Sổ cái
+ Sổ chi tiết
Bảng tổng
hợp chứng
từ kế toán
cùng loại
Phần mềm
kế toán
MISA
+ Báo cáo tài chính
+ Báo cáo kế toán quản trị
- Kế toán ngân hàng và tiền lương: Theo dõi tình hình tiền gửi ngân hàng,
tính tiền lương cho cán bộ nhân viên và các khoản trích theo lương, theo dõi các khoản
tạm ứng của nhân viên.
2.1.6 Các chính sách kế toán áp dụng
Công ty Cổ phần Tài Phát áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ban
hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ tài chính
+ Niên độ kế toán năm tài chính: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12.
+ Đơn vị tiền tệ sử dụng là Việt Nam Đồng (VNĐ).
+ Công ty hạch toán thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
+ Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Theo giá gốc.
+ Phương pháp khấu hao TSCĐ: Phương pháp đường thẳng.
+ Hình thức kế toán: Kế toán máy trên phần mềm MISA SME.NET 2017 theo
hình thức nhật ký chung. Theo đó, căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán chỉ cần nhập liệu
vào phần mềm. Sau đó, phần mềm sẽ tự động cập nhật lên Sổ cái, Sổ chi tiết, Sổ nhật
ký chung và các tài liệu liên quan khác.
Sơ đồ 2.3 Trình tự ghi sổ bằng phần mềm MISA theo hình thức sổ nhật ký chung

Ghi chú Nhập số liệu hằng ngày
In sổ, báo cáo định kỳ, cuối tháng, cuối năm.
Đối chiếu, kiểm tra.
2.1.7 Nguồn lực kinh doanh
a. Nguồn lao động
Với quy mô doanh nghiệp nhỏ và vừa, nhưng công ty Cổ phần Tài Phát vẫn
không ngừng mở rộng quy mô, số lượng lao động ngày càng tăng. Với đặc thù sản
xuất, in ấn bao bì carton gọn và nhẹ, công ty có cả lao động nam và nữ. Một số bộ
phận như chạy sóng, in ấn đòi hỏi tay nghề và kinh nghiệm cao, do đó lao động tại
công ty với nhiều cấp bậc trình độ khác nhau từ tốt nghiệp phổ thông, trung cấp, cao
đẳng đến đại học.
Bảng 2.1 Tình hình lao động của công ty CP Tài Phát năm 2017-2018
Đơn vị tính: Người
Năm 2017 Năm 2018 2018/2017
Số lượng % Số lượng % Số lượng %
Tổng số lao động 81 100 87 100 6 7.41
Phân theo giới tính
Nam 48 59.26 52 59.77 4 8.33
Nữ 33 40.74 35 40.23 2 6.06
Phân theo trình độ văn hóa
Đại học, trên đại học 13 16.05 13 14.94 0 0.00
Cao đẳng, trung cấp 18 22.22 21 24.14 3 16.67
Lao động phổ thông 50 61.73 53 60.92 3 6.00
(Nguồn: Phòng nhân sự, công ty CP Tài Phát)
Số lượng người lao động tại công ty CP Tài Phát chưa đến 90 người, trong hai
năm gần đây, số lượng lao động tại công ty có biến động nhưng không nhiều. Trong
đó nam chiếm gần 60% và nữ chiếm hơn 40%. Với đặc thù sản xuất bao bì carton nên
công việc không quá nặng và ở một số vị trí yêu cầu sự khéo léo do đó lao động nữ
vẫn có thể làm tốt công việc ở một số bộ phận như tổ thành phẩm, vì vậy công nhân nữ
luôn chiếm một tỷ lệ tương đối trong cơ cấu lao động tại công ty. Dù số lượng lao

động thay đổi qua các năm, nhưng công ty luôn giữ tỉ lệ nam nữ tương ứng 60% và
40% trong cơ cấu lao động.
Trình độ lao động của công ty đa số là lao động phổ thông, bậc đại học đa số là
nhân viên văn phòng thuộc phòng kinh doanh, kế toán và kỹ thuật.
b. Cơ cấu tài sản, nguồn vốn

Đề Tài Khóa luận 2024 Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty Cổ phần Tài Phát.docx

Đề Tài Khóa luận 2024 Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty Cổ phần Tài Phát.docx

Recommended

Recommended

More Related Content

What's hot

What's hot (20)

Similar to Đề Tài Khóa luận 2024 Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty Cổ phần Tài Phát.docx

Similar to Đề Tài Khóa luận 2024 Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty Cổ phần Tài Phát.docx (20)

More from lamluanvan.net Viết thuê luận văn

More from lamluanvan.net Viết thuê luận văn (20)

Đề Tài Khóa luận 2024 Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty Cổ phần Tài Phát.docx