Dokumen tersebut membahas prosedur dan manajemen kendaraan operasional perusahaan, mulai dari pendataan aset, penggunaan kendaraan, perawatan, perbaikan, hingga pelaporan. Dijelaskan pula ruang lingkup, tanggung jawab, alur proses, dan dokumen yang terkait untuk memastikan pengelolaan kendaraan berjalan secara terkoordinasi dan sesuai SOP.

1. Prosedur dan Manajemen Kendaraan Operasional

2. AGENDA
Tujuan Kegiatan
Ruang Lingkup
Standar Operasional Prosedur
Diagram Prosedur dan Pembuatan Form
Diskusi dan Penugasan

3. RUANG LINGKUP
Ruang lingkup dari Fleet Management System (FMS) adalah pengelolaan manajemen kendaraan
operasional perusahaan mulai dari pendataan asset sampai dengan pelaporan
AssetManagement
PenggunaanKendaraan
(Job Order)
PerawatanKendaraan
Perbaikan Kendaraan

4. SYSTEM SCOPE
Master
Initiation
• Departemen dan
Cabang
• Fleet Type Master
• Maintanance
Master
• Usability
• Repairing Master
• Reminder &
Notification
Master
• Contact
management
Asset
Management
• Asset Entry
• Comission
Management
Planning
Management
• Maintanance
Service Plan
• Repair Plan
• Cost Plan
Operation
Management
• Job Order Entry
• Vehicle Uses
Realitation
Management
• Service Realitation
• Repair Realitation
• Cost & Expense
Inventory
• PO
• Retur
• Mutasi
• Kartu Stok
• Work Order
Reporting
• Vehicles Score
Card
• Fuel Reporting
• Reminder
• Inventory Report
• Driver Score Card

5. MASTER INITIATION
Standar Operasional Prosedur
#TUJUAN
Untuk mengelola data master yang menjadi acuan operasional pengolahan data dan sebagai data awal.
#CAKUPAN
Pengelolaan data-data master wilayah kerja, jenis kendaraan & pabrikan, jenis perawatan/perbaikan, reminder & notification master, manajemen
kontak, pengaturan aplikasi secara umum.
#TANGGUNG JAWAB
• Manajer GA bertanggungjawab atas semua inisiasi data master.
• Staf GA bertanggung jawab terhadap pelaksanaan pengolahana administrasi data-data master serta koordinasi dengan bagian terkait terhadap
sumber data.
#DOKUMEN
• Formulir data master
• Formulir manajemen kontak

6. MASTER INITIATION
Diagram Alur
#TUJUAN
Untuk pembuatan master data sebagai inisiasi pengolahan data transaksi dilakukan secara terkoordinasi dan optimal sesuai tanggung jawab
masing-masing divisi
Dasar Hukum:
Peraturan Perusahaan tentang Proses Bisnis Manajemen
Kendaraan
Kualifikasi Pelaksana:
 Manager General Affair
 Gudang/Inventory
 Bengkel
 Operasional
Keterkaitan:
Internal
Peralatan/Perlengkapan:
1. Formulir data Master
2. Form data Kontak
Peringatan:
Karyawan yang tidak mengikuti prosedur pengelolaan data
transaksi akan dikenai hukuman berupa SP1 dari Manajemen
Pencatatan dan Pendataan:
1. Master Kendaaraan
2. Master Kontak
3. Master Inventory
4. Master Perawatan/Perbaikan
5. Master Nofitikasi
6. General Setting

7. MASTER INITIATION
Alur Data
Contact ManagementAdministrasi Umum
Inventory
Supplier
Bengkel
Vendor
Operasional
Inventory Master
Task master
Job Order master

8. ASSET MANAGEMENT
Standar Operasional Prosedur
#TUJUAN
Untuk mengelola data Vehicle Asset (asset kendaraan opersasional) yang dikelola oleh perusahaan mulai dari data pembelian / kerjasama dengan
para investor sampai dengan spesifikasi kendaraan dan jenis-jenis data teknis serta perawatan
#CAKUPAN
Pengelolaan data-data asset kendaraan, kerjasama investor, data teknis, jenis perawatan, jenis perbaikan
#TANGGUNG JAWAB
• Manajer GA bertanggungjawab atas semua data asset kendaraan yang dikelola.
• Staf GA bertanggung jawab terhadap pelaksanaan pengolahana administrasi data-data asset kendaraan .
#DOKUMEN
• Formulir data Kendaraan (Vehicle Card)
• Formulir data Jenis Perawataan Per Kendaraan

9. ASSET MANAGEMENT
Diagram Alur
#TUJUAN
Untuk mendata semua asset kendaraan yang dikelola serta membuat inisialisasi kondisi awal dan data perencanaan perawatan
Dasar Hukum:
Peraturan Perusahaan tentang Proses Bisnis Manajemen
Kendaraan
Kualifikasi Pelaksana:
 Manager General Affair
 Gudang/Inventory
 Bengkel
 Operasional
Keterkaitan:
Internal
Peralatan/Perlengkapan:
1. Formulir data asset kendaraan
2. Form data Kontak (investor)
Peringatan:
Karyawan yang tidak mengikuti prosedur pengelolaan data
master asset akan dikenai hukuman berupa teguran dari
Manajemen
Pencatatan dan Pendataan:
1. Data Kendaaraan
2. Data Kelengkapan Kendaraan
3. Data Inisial Jenis Perawatan

10. ASSET MANAGEMENT
Alur Data
Investor & VendorAdministrasi Umum
Bengkel
Vendor
Operasional
Rencana Perawatan
Job Order master

11. PENGGUNAAN KENDARAAN (JOB ORDER)
Standar Operasional Prosedur
#TUJUAN
Untuk pengunaan kendaraan operasional kantor agar dilakukan secara terkoordinasi dan optimal sesuai prioritas/kepentingan Perusahaan
#CAKUPAN
Pengelolaan layanan transportasi yang meliputi permohonan penggunaan (job order) kendaraan operasional, persiapan kendaraan kendaraan,
penjelasan aturan penggunaan hingga pelaporan selesai pemakaian.
#TANGGUNG JAWAB
• Manajer GA bertanggungjawab atas penggunaan kendaraan Perusahaan.
• Staf GA bertanggung jawab terhadap pelaksanaan administrasi serta koordinasi aktivitas atas penggunaan kendaraan Perusahaan.
• Sopir bertanggung jawab mengantarkan penumpang selamat sampai tujuan serta bertanggung jawab terhadap kelaikan, kesiapan, dan
kebersihan kendaraan.
#DOKUMEN
• Surat Permohonan penggunaan (job order) Kendaraan Perusahaan
• Form Peminjaman Kendaraan Operasional
• Checklist Kendaraan Keluar & Kembali

12. PENGGUNAAN KENDARAAN (JOB ORDER)
Diagram Alur
#TUJUAN
Untuk pemesanan pengunaan kendaraan operasional kantor agar dilakukan secara terkoordinasi dan optimal sesuai prioritas/kepentingan
Perusahaan
Dasar Hukum:
Peraturan Perusahaan tentang Penggunaan Kendaraan (Job
Order) Kendaraan Perusahaan
Kualifikasi Pelaksana:
 Manager General Affair
 Staf General Affair
 Karyawan/Operator
 Sopir
Keterkaitan:
Internal
Peralatan/Perlengkapan:
1. Surat Permohonan tentang Penggunaan Kendaraan (Job Order)
Kendaraan Perusahaan
2. Form Penggunaan Kendaraan (Job Order) Kendaraan Perusahaan
3. Form Rencana dan Biaya Penggunaan
Peringatan:
Karyawan yang tidak mengikuti prosedur peminjaman
kendaraan akan dikenai hukuman berupa SP1 dari
Manajemen
Pencatatan dan Pendataan:
1. Rencana Penggunaan (Job Order)
2. Rencana Biaya
3. Ketersediaan kendaraan operasional

13. PENGGUNAAN KENDARAAN (JOB ORDER)
Diagram Alur
Staff Bagian Order Online Order
Verifikasi Data dan Ketersediaan
Kendaraan
Job Oder Approval
BudgetingSchedule & Budget
Nofitication
Checklist Kendaraan
Berangkat
Checklist Kendaraan Pulang Pencatatan

14. PERAWATAN KENDARAAN
Standar Operasional Prosedur
#TUJUAN
Untuk menjaga kondisi kendaraan agar selalu laik jalan saat diperlukan dan terhindar dari gangguan atau kecelakaan dalam perjalanan serta
terhindar kerusakan akibat kurang perawatan
#CAKUPAN
Perencanaan dan realisasi perawatan dan pengecekan kendaraan perusahaan
#TANGGUNG JAWAB
1. Mgr GA bertanggungjawab menetapkan ketentuan/kebijakan perawatan kendaraan berkala.
2. Staf GA bertanggungjawab terhadap pelaksanaan administrasi, koordinasi aktivitas perawatan kendaraan secara berkala.
3. Bagian Keuangan bertanggungjawab melakukan pembayaran sesuai invoice/tagihan bengkel rekanan yang ditunjuk.
4. Sopir bertanggungjawab dalam kelaikan, kesiapan, dan kebersihan kendaraan
#DOKUMEN
1. Ketentuan/Kebijakan Perusahaan Tentang Perawatan Kendaraan
2. Kartu Perawatan Kendaraan
3. Form Permintaan Perawataan Kendaraan Berkala
4. Surat Perintah Kerja Bengkel (Work Orders

15. PERAWATAN KENDARAAN
Standar Operasional Prosedur
KEGIATAN TANGGUNG JAWAB
Secara berkala setiap bulan, Sopir melaporkan kepada Staf GA atas perawatan
yang harus dilakukan sesuai data/catatan di dalam kartu perawatan dengan
mengajukan permintaan perawatan kendaraan berkala sesuai waktunya.
Sopir
Staf GA melakukan verifikasi permintaan perawatan kendaraan oleh Sopir dengan
cara melakukan pengecekan pada Sistem maupun buku perawatan kendaraan.
Staf GA
Staf GA konfirmasi kepada bengkel rekanan yang ditunjuk untuk mengirimkan
Quotations pekerjaan perawatan sesuai permintaan.
Staf GA, Bengkel
Pihak Bengkel akan menerbitkan perincian estimasi harga biaya perawatan
(termasuk penggantian spare-part) kepada Staf GA.
Bengkel, Staf GA
Staf GA melaporkan kepada Mgr GA estimasi perincian biaya perawatan
kendaraan. Apabila perkiraan biaya di atas satu juta rupiah wajib meminta
persetujuan Direksi.
Staf GA, Mgr GA, Direksi
Mengajukan permintaan biaya kepada Bagian Keuangan untuk mempersiapkan
dana guna pelunasan.
Apabila perkiraan biaya perawatan disetujui, Staf GA membuat WO ke Bengkel
yang ditunjuk.
Staf GA
Bengkel melaksanakan perawatan sesuai permintaan Perusahaan. Bengkel
Bengkel mengirim invoice/tagihan kepada Staf GA untuk diproses ke Bagian
Keuangan guna melakukan pembayaran dengan cara ditransfer ke rekening bank
milik bengkel rekanan.
Staf GA, Bagian Keuangan
Staf GA membuat data dan memelihara buku perawatan setiap kendaraan dan
melakukan pencatatan perawatan kendaraan pada Sistem serta kartu yang
diletakkan di dalam kendaraan.
Staf GA

16. PERAWATAN KENDARAAN
Standar Operasional Prosedur
Dasar Hukum:
Peraturan Perusahaan tentang Perawatan Kendaraan
Perusahaan
Kualifikasi Pelaksana:
 Manager General Affair
 Bagian Keuangan
 Staf General Affair
 Karyawan/Peminjam
 Sopir
Keterkaitan:
Internal
Peralatan/Perlengkapan:
1. Formulir Rencana Kerja Pemeliharaan Kendaraan Perusahaan
2. Kartu Perawatan Kendaraan
3. Form Permintaan Perawatan Kendaraan Berkala
4. Surat Perintah Kerja Bengkel (Work Orders)
Peringatan:
Kendaraan yang tidak dipelihara dengan baik akan
mengakibatkan kerusakan sehingga tidak dapat menunjang
tugas-tugas rutin.
Karyawan yang tidak mengikuti prosedur peminjaman
kendaraan akan dikenai hukuman berupa SP1 dari
Manajemen
Pencatatan dan Pendataan:
1. Kartu Pemeliharaan Kendaraan
2. Rencana Pemeliharaan Kendaraan
3. Rencana dan Realiasi Biaya

17. PERBAIKAN KENDARAAN
Standar Operasional Prosedur
#TUJUAN
Untuk menjaga kondisi kendaraan agar selalu laik jalan saat diperlukan dan terhindar dari gangguan atau kecelakaan dalam perjalanan serta
terhindar kerusakan akibat kurang perawatan
#CAKUPAN
Perbaikan kendaraan yang rusak
#TANGGUNG JAWAB
1. Mgr GA bertanggungjawab terhadap seluruh kendaraan operasional perusahaan.
2. Staf GA bertanggungjawab terhadap pelaksanaan administrasi, koordinasi aktivitas perbaiki.
3. Bagian Keuangan bertanggungjawab melakukan pembayaran sesuai invoice/tagihan bengkel rekanan yang ditunjuk.
#DOKUMEN
1. Surat Permintaan Perbaikan Kendaraan.
2. Surat Perintah Kerja Bengkel (Work Orders)
3. Rekapitulasi Perbaikan Kendaraan

18. PERBAIKAN KENDARAAN
Standar Operasional Prosedur
KEGIATAN TANGGUNG JAWAB
Sopir melapor ke Staf GA apabila terdapat kerusakan atas kendaraan dan mengajukan
permintaan perbaikan kendaraan.
Sopir
Staf GA melakukan verifikasi laporan kerusakan pada kendaraan dan melaporkan kepada
Mgr GA serta Manajemen.
Staf GA, Mgr GA, Manajemen
Staf GA mengkonfirmasikan kerusakan kepada Bengkel rekanan yang ditunjuk. Staf GA, Bengkel
Pihak Bengkel menerbitkan perincian estimasi ongkos perbaikan. Staf GA melaporkan
kepada Mgr GA untuk dimintakan persetujuan Direksi.
Bengkel, Staf GA, Mgr GA, Direksi
Apabila perkiraan ongkos perbaikan disetuju, Staf GA membuat Surat Perintah Kerja (SPK)
ke Bengkel rekanan yang ditunjuk.
Staf GA, Bengkel
Bengkel melaksanakan perbaikan sesuai permintaan Perusahaan. Staf GA akan menerima
invoice dari Bengkel untuk diproses pembayaran oleh Bagian Keuangan dengan cara
ditransfer ke rekening bank milik Bengkel.
Bengkel, Staf GA, Bagian Keuangan

19. PERBAIKAN KENDARAAN
Standar Operasional Prosedur
Dasar Hukum:
Peraturan Perusahaan tentang Perawatan Kendaraan
Perusahaan
Kualifikasi Pelaksana:
 Manager General Affair
 Bagian Keuangan
 Staf General Affair
 Karyawan/Peminjam
 Sopir
Keterkaitan:
Internal
Peralatan/Perlengkapan:
1. Surat Permintaan Perbaikan Kendaraan
2. Surat Perintah Kerja Bengkel (Work Orders)
3. Surat Permintaan barang
4. Surat Pengambilan Barang
Peringatan:
Karyawan yang tidak mengikuti prosedur peminjaman
kendaraan akan dikenai hukuman berupa SP1 dari
Manajemen
Pencatatan dan Pendataan:
1. Rencana Perbaikan Kendaraan
2. Rencana dan Realiasi Biaya Perbaikan

20. LAPORAN
Target Laporan
1. Kartu Kendaraan
2. Laporan Rencana Penggunaan Kendaraan
3. Laporan Rencana Biaya Penggunaan Kendaraan
4. Laporan Realisasi Pengunaan Kendaraan
5. Laporan Realiasi Biaya Penggunaan Kendaraan
6. Laporan Rencana Perawatan Kendaraana
7. Laporan Realiasi dan Biaya Perawatan Kendaraan
8. Laporan Rencana Perbaikan kendaraan
9. Laporan Realiasi dan Biaya Perbaikan Kendaraan
10. Kalendar Penggunaan Kendaraan
11. Laporan Tagihan Vendor
12. Laporan Purchase Order
13. Laporan Penerimaan Barang
14. Laporan Mutasi Barang
15. Laporan Penggunaan Barang
16. Laporan Retur Barang
17. Laporan Kartu Stok