Contoh Perencanaan Proyek Sistem SBMPTN

1. PERENCANAAN PROYEK
SISTEM SBMPTN

2. 2
DOKUMEN KONTROL
Perubahan Isi
Tanggal Penulis Versi Referensi Perubahan
Mengetahui
Nama Jabatan Tanda Tangan

3. 3

4. 4
1. GAMBARAN UMUM PROYEK
Proyek ini bertujuan untuk menghasilkan Sistem Informasi SBMPTN 2018 dalam
membantu berjalannya kegiatan SBMPTN 2018. Peserta dari SBMPTN adalah siswa SMA, SMK,
MA, dan sederajat yang telah lulus. SI SBMPTN dikembangkan dengan menggunakan teknologi
relational database system MySQL, bahasa pemrograman java, HTML, dan PHP, dan web
framework Laravel.
1.1. Tujuan
Tujuan dari sistem seleksi SBMPTN adalah sebagai berikut:
a. Mempermudah pendaftaran SBMPTN karena system yang berupa web bisa diakses
dimana saja.
b. Mempermudahcalonmahasiswauntukmemilihprogramstudi danPTN,lokasi ujian
dan jenis ujian.
1.2. Faktor PenentuKeberhasilan
Faktor penentu keberhasilan dari sistem seleksi SBMPTN adalah sebagai berikut:
a. Pelaksanaan proyek yang tidak terganggu.
b. Fasilitas pendukung proyek yang tersedia.
c. Kerjasama pemerintah dan tim pengembang proyek yang baik.
1.3. Keuntunganyangdiharapkan
Keuntungan yang diharapkan dari sistem seleksi SBMPTN adalah sebagai berikut:
a. Data pendaftar SBMPTN menjadi lebih mudah dikelola.
b. Data hasil SBMPTN menjadi lebih mudah dikelola
c. Sistem SBMPTN bisa diakses dengan lebih mudah dan fleksibel.
2. JADWAL PROYEK
No Deskripsi Tugas / Pekerjaan (Task) Durasi (Hari
Kerja)
Mulai Selesai
1.
Konsep 45
05 Agustus
2017
18 September
2017
1.1.
Mendefinisikan Kebutuhan 15
05 Agustus
2017
19 Agustus
2017

5. 5
1.1.1. Menghubungi stakeholder dan membuat
kesepakatan untuk bertemu.
1
06 Agustus
2017
06 Agustus 2017
1.1.2. Mengadakan pertemuan denga stakeholder untuk
membahas tentang kebutuhan dan spesifikasi
proyek.
3
06 Agustus
2017
08 Agustus 2017
1.1.3.
Mendefinisikan kebutuhan. 12
08 Agustus
2017
19 Agustus 2017
1.2.
Analisis Kebutuhan 15
20 Agustus
2017
24 September
2017
1.2.1. Menyeleksi kebutuhan yang akan
diimplementasikan.
4
20 Agustus
2017
23 Agustus 2017
1.2.2. Melakukan konfirmasi ulangkebutuhan yangtelah
diseleksi kepada stakeholder.
1
24 Agustus
2017
24 Agustus 2017
1.2.3. Penyusunan dokumen final Spesifikasi dan
Kebutuhan Perangkat Lunak.
6
03 Agustus
2017
08 Agustus 2017
2.
Pembuatan Prototipe 22
09 Agustus
2017
23 Oktober
2017
2.1.
Desain Sistem 14
09 Agustus
2017
22 Agustus
2017
2.1.1.
Mendesain sistem. 7
09 Agustus
2017
15 Agustus 2017
2.1.3.
Membuat prototipe sistem. 7
16 Agustus
2017
22 Agustus 2017
2.2.
Evaluasi Prototipe 8
23 Agustus
2017
28 Oktober
2017
2.2.1. Menunjukkan hasil prototipesistemkepada
stakeholder.
3
23 Agustus
2017
25 Agustus 2017
2.2.2.
Mengevaluasi hasil prototipesistem. 5
26 Agustus
2017
30 Agustus 2017
3.
Implementasi Sistem 42
31 Agustus
2017
10 November
2017
3.1.
Implementasi sistemberdasarkan hasil evaluasi. 35
31 Agustus
2017
03 November
2017
3.2.
Uji coba sistemsecara internal. 7
04 November
2017
10 November
2017

6. 6
4.
Roll Out 21
11 November
2017
01 Desember
2017
4.1. Mencari penyedia dan melakukan pembelian jasa
jaringan atau hosting.
7
11 November
2017
17 November
2017
4.2.
Mendeploy sistem 7
18 November
2017
24 November
2017
4.3.
Uji coba server secara internal. 7
25 November
2017
01 Desember
2017
5.
Testing dan Evaluasi 23
02 Desember
2017
29 Desember
2017
5.1.
Menyusun skenario pengujian. 8
02 Desember
2017
08 Desember
2017
5.2.
Uji coba sesuai dengan scenario pengujian 5
09 Desember
2017
15 Desember
2017
5.3
Evaluasi dan perbaikan sistem 10
16 Desember
2017
29 Desember
2017
5.
Training 20
16 Desember
2017
05 Desember
2017
5.1.
Menyusun daftar pelatihan. 14
16 Desember
2017
29 Desember
2017
5.2.
Melakukan pelatihan. 6
30 Desember
2017
05 Desember
2017

7. 7
3. STRUKTUR ORGANISASI PROYEK
3.1.Perandan TanggungJawab
Setiapanggotatimmemilikitugasdantanggungjawabmasing-masingyangharusdijalankan.Tugasdan
tanggungjawabdari setiapperanadalahsebagai berikut:
a. Project Manager
Ketua Tim yang ditugaskan dalam pelaksanaan pekerjaan ini mempunyai tanggung jawab
untuk mengkoordinasikan seluruh tenaga ahli yang dilibatkan serta mengendalikan
jalannya pelaksanaan pekerjaan tim.
b. System Analyst
Menganalisis dan mengevaluasi kemampuan aplikasi yang dibuat. Merancang
pengembangan aplikasi berbasis teknologi komputer sesuai dengan kebutuhan.
c. Programmer
Membuat aplikasi web yang mudah digunakan berdasarkan kebutuhan yang telah ditentukan.
d. Network Engineer
Menentukanjenisserveryangakandipakai,sekaligusmelakukaninstalasi serverdanmemastikan
koneksi sistem lancar.
e. Dokumentator
Membuat semua kebutuhan administrasi proyek.
Project
Manager
System
Analyst Programmer
Network
Engineer
Dokumentator

8. 8
4. MANAJEMEN KOMUNIKASI
PerencanaanKomunikasi
Komunikasi dari tim pengembang terhadap stakeholder dibagi menjadi dua, pertemuan tatap
muka secara langsung dan komunikasi secara tidak langsung. Pertemuan secata langsung akan dihadiri
olehsemuaanggotatimpengembang danstakeholder.Komunikasisecara tidaklangsungdapatdilakukan
di hari Senin sampai Jumat pukul 07.00 – 16.00.
5. MANAJEMEN RESIKO
TAHAPAN TERJADI
RESIKO
DAFTAR
RESIKO ASALRESIKO
PENGARUH
RESIKO
PENANGGUNG
JAWAB
Mendefinisikan
Kebutuhan
Stackholder
sulit ditemui
Stackholder
terlalu sibuk
Proyek
terlambat
Project Manager
Kebutuhan
kurang jelas
Stackholder
kurang mengerti
kebutuhan
Aplikasi tidak
sesuai
Project Manager
Kebutuhan
masih
kompleks
Kebutuhan yang
tidakperlumasih
ikut tercatat
Proyek
terlambat
Project Manager
Analisis Kebutuhan
Kebutuhan
kurang lengkap
Survey kurang
menggali
kebutuhan
Aplikasi tidak
sesuai
System Analyst
Kebutuhan
tidak sesuai
Salah
menganalisa
Aplikasi tidak
sesuai yangklien
inginkan
System Analyst

9. 9
Pembuatan Prototipe
Fitur yang
berubah-ubah
Kebutuhan yang
selalu berubah
Membutuhkan
waktu dan biaya
lebih
Developer
Penundaan
pekerjaan
Developer
menunda waktu
pekerjaan
Proyek
terlambat
Developer
Desain Sistem
Desain system
tidak sesuai
Miss
communnication
dengan client
Tampilan sistem
tidak sesuai
dengan yang
client inginkan
System Analyst
Desain sistem
terlalu
kompleks
Pembuatan
desain terlalu
berlebihan
Sistem sulit
dipakai
System Analyst
Evaluasi Prototipe
Estimasi waktu
kurang
Salah estimasi
Proyek
terlambat
Developer
Implementasi Sistem
Estimasi waktu
kurang
Salah estimasi
Proyek
terlambat
Developer
Aplikasi lambat Kurang optimasi
Aplikasi kurang
yang meminati
Developer
Aplikasi banyak
bug
Implementasi
tergesa – gesa
Aplikasi rentan
error
Developer
Roll Out
Gagal
deployment
Arsitektur salah
Aplikasi gagal
rilis
Project Manager
Harga deploy
jauh lebih
mahal dari
estimasi
Salah estimasi
Dana proyek
berkurang
System analyst
Testing
Aplikasi gagal
testing
Aplikasi tidak
berjalan
seharusnya
Aplikasi gagal
rilis
Network Enginer
Evaluasi Sistem
Sistem tidak
sesuai
kenyataan
Sistem tidak
sesuai keinginan
client
Implementasi
ulang
Project Manager

10. 10
LAMPIRAN A:
PERENCANAANKOMUNIKASI
PERENCANAAN KOMUNIKASI (COMMUNICATION PLAN)
1. PERTEMUAN (MEETING)
JENIS
PERTEMUAN
AGENDA WAKTU PENAGGUNG
JAWAB
PARTISIPAN MASUKAN KELUARAN
Manajemen
Pertemuan
Pembukaan
● Membahassistemyangakandibuat.
● Membahas alur SBMPTN secara
keseluruhan.
● Tanya jawab seputar sistem
sebelumnya.
3 Juli 2017
pukul 08.00
ProjectManager Semuaanggota
tim
pengembang
dan client
- Kebutuhan
fungsional
sistem.
PertemuanTim
Proyek
● Penyampaian strategi sistem yang
akan dibuat.
● Validasi proses bisnis yang akan
dilakukan.
● Validasi kebutuhan.
24 Juli 2017
pukul 10.00
ProjectManager Semuaanggota
tim
pengembang
dan client
Hasil analisasistem
Persetujuan
prosesnbisnis
dan kebutuhan.

11. 11
Pertemuan
Prototipe I
● Menyerahkan draft prototipe yang
akan dikerjakan berupa UI
● Meminta masukan terhadap client.
23 Agustus
2017 pukul
10.00
ProjectManager Project
managerdan
client
Prototipe UI
sistem.
Saran terhadap
UI sistem
Pertemuan
Prototipe II
● Menyerahkan demo revisi dari
masukan pertemuan sebelumnya.
● Memberikan dokumentasi antara.
25 Agustus
2017 pukul
09.00
ProjectManager Project
managerdan
client
Sistemsetengah
jadi dan dokumen
antara
Revisi sistem
yang belum
sesuai
Pertemuan
Prototipe III
● Menyampaikan draft final dari
sistem yang akan dipakai.
30 Agustus
2017
pukul 09.00
ProjectManager Project
managerdan
client
Sistemjadi -
Pertemuan
Penutupan
● Serahan proyek dan pemberian
dokumentasi akhir.
29 November
2017 pukul
09.00
ProjectManager Semuaanggota
tima
pengembang
dan client.
Dokumenakhir -

12. 12
LAMPIRAN B:
1. FORMULIR PERMINTAAN PERUBAHAN
FORMULIR PERMINTAAN PERUBAHAN
(CHANGES REQUEST FORM)
No. Formulir :
Nama Proyek :
Manajer Proyek :
Bidang :
Nama Pengusul :
Tanggal :
Deskripsi Perubahanyang diusulkan/ diinginkan:
…………
Usul Diterima / Tidak ?
Bila tidak berikanalasan
.........

13. 13
Diajukan oleh :
Tanggal:
Disetujui oleh:
Tanggal:

14. 14
2. DAFTAR PERMINTAAN PERUBAHAN:
DAFTAR PERMINTAAN PERUBAHAN
(CHANGES REQUEST LOG)
Nama Proyek :
Manajer Proyek :
Bidang :
No. Form Deskripsi Permintaan Nama Pengusul Tanggal Usulan Tanggal Persetujuan
Keterangan : Usulan yang didaftarkan pada Daftar Perubahan Permintaan adalah usulan yang diterima saja

15. 15
LAMPIRAN C:
1. STRUKTUR RINCIAN PEKERJAAN :
STRUKTUR RINCIAN PEKERJAAN
(WORK BREAKDOWN STRUCTURE)
Nama Proyek :
Manajer Proyek :
Bidang :
WBS GUGUS TUGAS (TASK) PROYEK
1. Konsep
1.1. MendefinisikanKebutuhan
1.1.1. Menghubungi clientdan membuatkesepakatanuntukbertemu.
1.1.2. Mengadakanpertemuandengan clientyang membahastentangalurSBMPTN.
1.1.3. Mendefinisikankebutuhan.
1.2. AnalisisKebutuhan
1.2.1. Menentukankebutuhanapasajayangakan diimplementasikan.
1.2.2. Melakukankonfirmasi mengenai kebutuhanyangakandiimplementasikankepada
client.
2. Pembuatan Prototipe
2.1. Desain Sistem
2.1.1. Mendesainsistem
2.1.2. Membuatprototipe interface
2.1.3. Membuatprototipe sistem
2.2. Evaluasi Prototipe
2.2.1. Menunjukkanhasil prototipe kepada client.
2.2.2. Melakukanevaluasi terhadapprototipe

16. 16
3. Implementasi Sistem
3.1. Implementasi sistem
3.2. Implementasi interface
3.3. Penggabungansistemdan interface
4. Roll Out
4.1. Mencari penyediajasacloud computing
4.2. Membeli jasapadacloud computing sesuai denganspesifikasidanarsitekturyang
digunakan
4.3. Mendeploysistem
4.4. Uji coba serveroleh developer
5. Testing
5.1. Membuatscenariopengujian
5.2. Client melakukanuji cobasesuai denganscenariopengujian
6. Evaluasi Sistem
6.1. Melakukanevaluasi dari hasil uji coba
6.2. Melakukanperbaikanjikadiperlukan
Dibuat Oleh
(Manajer Proyek)
Disetujui oleh
(Pemilik Proyek)
Nama : Nama :
Jabatan : Jabatan :
Tanggal : Tanggal :

17. 17
2. PENUGASANTIMPROYEK:
PENUGASAN TIM PROYEK
(PROJECT TEAM ASSIGNMENT)
Proyek :
Bidang :
Jabatan/Peranan Tanggung Jawab & Wewenang Nama
ProjectManager ● Bertanggungjawabterhadap jalannyaproyek.
● Membuat perencanaan proyek serta pengawasan
seluruh aktivitas eksekusi proyek.
● Memberikanpengarahan,teguran,danperingatan
kepada anggota tim jika terjadi penyimpangan
dalam pelaksanaan proyek.
SystemAnalyst ● Melakukananalisakebutuhanhingga
menghasilkanspesifikasifungsionaldari sistem
informasi.
● Menetapkankebutuhandari sistemdan
menggambarkanfungsionalitasdari sistem.
Programmer ● Membuataplikasi webberdasarkandetail desain
yang diberikanolehpihak analis.
● Turut sertadalam melakukanuji cobadanreview
hasil uji cobaaplikasi.
NetworkEngineer ● Membuatdesaininrastrukturdanjaringan.
● Melakukandeploymentaplikasike dalamserver.
● Bertanggungjawabatas keamanansistemdari
ancaman luar.

18. 18
Dokumentator ● Melakukandokumentasidari setiapkegiatanyang
dilakukan
● Membuatdokumen – dokumenyangdiperlukan
Catatan: Untuk kasus tertentu (biladianggapperlu), untuk organisasi yang cukup besar bisa diformalkandalam bentuk SK Direksi.
Dibuat Oleh Disetujui oleh
Nama : Nama :
Jabatan : Manajer proyek Jabatan : PemilikProyek
Tanggal : Tanggal :

19. 19
3. JADWAL PROYEK:
JADWAL PROYEK
Nama Proyek :
Manajer Proyek :
Bidang :
No Deskripsi Tugas / Pekerjaan (Task) Durasi (Hari
Kerja)
Mulai Selesai Predesesor
1. Konsep 45 05 Juli 2017 18 Agustus 2017
1.1. Mendefinisikan Kebutuhan 15 05 Juli 2017 19 Juli 2017
1.1.1. Menghubungi stakeholder dan
membuat kesepakatan untuk
bertemu.
1 06 Juli 2017 06 Juli 2017
1.1.2. Mengadakan pertemuan dengan
stakeholder untuk membahas
tentang kebutuhan dan spesifikasi
proyek.
3 06 Juli 2017 08 Juli 2017
1.1.1
1.1.3. Mendefinisikan kebutuhan. 12 08 Juli 2017 19 Juli 2017 1.1.2
1.2. Analisis Kebutuhan 15 20 Juli 2017 24 Agustus 2017
1.2.1. Menyeleksi kebutuhan yang akan
diimplementasikan.
4 20 Juli 2017 23 Juli 2017
1.1.3
1.2.2. Melakukan konfirmasi ulang
kebutuhan yangtelah diseleksi
kepada stakeholder.
1 24 Juli 2017 24 Juli 2017
1.2.1
1.2.3. Penyusunan dokumen final
Spesifikasi dan Kebutuhan Perangkat
Lunak.
6 03 Agustus 2017 08 Agustus 2017
1.2.1 , 1.2.2
2.
Pembuatan Prototipe 22 09 Agustus 2017
23 September
2017
2.1. Desain Sistem 14 09 Agustus 2017 22 Agustus 2017
2.1.1. Mendesain sistem. 7 09 Agustus 2017 15 Agustus 2017 1.2.3

20. 20
2.1.2. Membuat prototipe sistem. 7 16 Agustus 2017 22 Agustus 2017 2.1.1
2.2.
Evaluasi Prototipe 8 23 Agustus 2017
28 September
2017
2.2.1. Menunjukkan hasil prototipesistem
kepada stakeholder.
3 23 Agustus 2017 25 Agustus 2017
2.1.3
2.2.2. Mengevaluasi hasil prototipesistem. 5 26 Agustus 2017 30 Agustus 2017 2.2.1
3. Implementasi Sistem 42 31 Agustus 2017 10 Oktober 2017
3.1. Implementasi sistemberdasarkan
hasil evaluasi.
35 31 Agustus 2017 03 Oktober 2017
2.2.2
3.2. Uji coba sistemsecara internal. 7 04 Oktober 2017 10 Oktober 2017 3.1
4. Roll Out 21 11 Oktober 2017 01 November 2017
4.1. Mencari penyedia dan melakukan
pembelian jasa jaringan atau hosting.
7 11 Oktober 2017 17 Oktober 2017
3.1 , 3.2
4.2. Mendeploy sistem 7 18 Oktober 2017 24 Oktober 2017 4.1
4.3. Uji coba server secara internal. 7 25 Oktober 2017 01 November 2017 4.2
5. Testing dan Evaluasi 23 02 November 2017 29 November 2017
5.1. Menyusun skenario pengujian. 8 02 November 2017 08 November 2017 4.3
5.2. Uji coba sesuai dengan scenario
pengujian
5 09 November 2017 15 November 2017
5.1
5.3 Evaluasi dan perbaikan sistem 10 16 November 2017 29 November 2017 5.2
6. Training 20 16 November 2017 05 Desember 2017
6.1. Menyusun daftar pelatihan. 14 16 November 2017 29 November 2017 5.3
6.2. Melakukan pelatihan. 6 30 November 2017 05 Desember 2017 6.1
Dibuat Oleh Disetujui oleh
Nama : Nama :
Jabatan : Manajer proyek Jabatan : PemilikProyek
Tanggal : Tanggal :

21. 21
4. RENCANA ANGGARAN BELANJA PROYEK:
RENCANA ANGGARAN BELANJA (RAB) PROYEK
Nama Proyek :
Manajer Proyek :
Bidang :
WBS Gugus Tugas (Task) Proyek
Hari
Tenaga
Kerja
Tarif Tenaga
Kerja
Jumlah
Tenaga
Kerja
Biaya Tenaga
Kerja
Biaya Lain2 Total per Task
1. Konsep
1.1. Mendefinisikan Kebutuhan 15 Hari 5.000.000,- 2 orang 10.000.000,- - 10.000.000,-
1.1.1.
Menghubungi client dan
membuat kesepakatan
untuk bertemu.
1 hari - - - -
1.1.2.
Mengadakan pertemuan
dengan client yang
membahas tentang alur
SBMPTN.
3 hari - - - -
1.1.3. Mendefinisikan kebutuhan. 12 hari 5.000.000,- 2 orang 10.000.000,- -
1.2. Analisis Kebutuhan 15 hari 3.000.000,- 3 orang 5.000.000,- 50.000,- 6.050.000,-
1.2.1.
Menyeleksi kebutuhan
yang akan
diimplementasikan.
4 hari 2.000.000,- 2 orang 4.000.000,- -
1.2.2.
Melakukan konfirmasi
ulangkebutuhan yang telah
diseleksi kepada
stakeholder.
1 hari - - - -
1.2.3.
Penyusunan dokumen final
Spesifikasi dan Kebutuhan
Perangkat Lunak.
6 hari 1.000.000,- 1 orang 1.000.000,- 50.000,-
2. Pembuatan Prototipe - - - -
2.1. Desain Sistem 14 hari 30.000.000,- 4 orang 30.000.000,- - 50.000.000,-

22. 22
2.1.1. Mendesain sistem 7 hari 20.000.000,- 2 orang 40.000.000,- -
2.1.2. Membuat prototipe sistem 7 hari 5.000.000,- 2 orang 10.000.000,- -
2.2. Evaluasi Prototipe 8 hari 200.000,- 2 orang 400.000,- - 400.000,-
2.2.1.
Menunjukkan hasil
prototipe sistem kepada
stakeholder.
3 hari - - -
2.2.2.
Mengevaluasi hasil
prototipe sistem. 5 hari 200.000,- 2 orang 200.000,- -
3. Implementasi Sistem 42 hari 50.000.000,- 5 orang 250.000.000,- - 250.000.000,-
3.1.
Implementasi sistem
berdasarkan hasil evaluasi. 35 hari 50.000.000,- 5 orang 250.000.000,- -
3.2.
Uji coba sistemsecara
internal. 7 hari - - - -
4. Roll Out 21 hari 4.500.000,- 4 orang 9.000.000,- 30.000.000,- 39.000.000,-
4.1.
Mencari penyedia dan
melakukan pembelian jasa
jaringan atau hosting.
7 hari 4.000.000,- 2 orang 8.000.000,- 30.000.000,-
4.2. Mendeploy sistem 7 hari - - - -
4.3.
Uji coba server secara
internal.
7 hari 500.000,- 2 orang 1.000.000,- -
5. Testing 23 hari 15.000.000,- 4 orang 30.000.000,- - 30.000.000,-
5.1.
Membuat scenario
pengujian 8 hari 10.000.000,- 2 orang 20.000.000,- -
5.2.
Uji coba sesuai dengan
scenario pengujian 5 hari - - - -
5.3.
Evaluasi dan perbaikan
sistem 10 hari 5.000.000,- 2 orang 10.000.000,-
6. Training 20 hari 1.500.000,- 4 orang 11.000.000,- - 11.000.000,-
6.1. Menyusun daftar pelatihan. 14 hari 500.000,- 2 orang 1.000.000,- -
6.2. Melakukan pelatihan. 6 hari 1.000.000,- 10 orang 10.000.000,- -
PERENCANAAN TOTAL 207 hari 396.450.000,-

23. 23
Dibuat Oleh Disetujui oleh
Nama : Nama :
Jabatan : Manajer proyek Jabatan : PemilikProyek
Tanggal : Tanggal :