Päivi Happosen esitys 18.4. Affecton Vaikuttava kansalaiskokemus -tapahtumassa.

1. 3.2.2016 1
Julkisen hallinnon
tiedonhallinta myllerryksessä
Julkishallinnon Forum 18.4.2016
Tutkimusjohtaja, dosentti Päivi Happonen
Kansallisarkisto

2. Esityksen sisältö
• Muuttuva lainsäädäntö
• Digitaalisen hallinnon ja tiedonhallinnan
strategisia tavoitteita ja tavoitteiden
konkretisointia
• SÄHKE2-normin tulevaisuus
3.2.2016 2

3. Muuttuva lainsäädäntö
• Valtiovarainministeriö:
– Julkisten palveluiden digitalisoinnin mahdollistamiseksi
uudistetaan tiedon hallinnan lainsäädäntöä. Uuden
tiedonhallintalain säännöksillä vahvistetaan yhtenäisen
tiedon hallinnan menettelyjä, tietovarantojen
hyödyntämistä ja kansalaisen oikeuksia.
– Tiedonhallintalakia valmistellaan ja kehitetään vuosien
2015 - 2017 aikana siten, että laki olisi voimassa ja sitä
edistävät palvelut olisivat käytössä alkuvuonna 2018.
3.2.2016 3

4. Muuttuva lainsäädäntö
• Kansallisarkistolaki tulee todennäköisesti voimaan
1.1.2017.
– Organisaatiolaki
– Arkistolaki jää voimaan ja sitä täydennetään
oikeudella hävittää analogisia asiakirjoja harkitulla
tavalla niiden digitoinnin jälkeen
3.2.2016 4

5. Digitaalisen hallinnon strategisia lähtökohtia
• Hallinnon prosessit uudistetaan ja digitalisoidaan. Osa
prosesseista automatisoidaan.
• Samaa tietoa kysytään asiakkailta ja yrityksiltä vain kerran.
• Kaikki hallinnon tuottama tieto on sähköistä ja se
arkistoidaan sähköisesti yhteiseen palveluun.
• Yhteinen palvelu tukee julkisen tiedon uudelleenkäyttöä
– Asiakaspalvelutarve vähenee, kun kansalaiset voivat hakea julkiset
tiedot palvelusta itse.
– Käyttörajoitetun tiedon käyttö edellyttää tunnistautumista ja
käyttölupaa.
• Julkiset tietovarannot julkaistaan koneluettavassa muodossa,
maksutta ja selkein käyttöehdoin vuoteen 2020 mennessä.

6. Tiedonhallinnan strategisia lähtökohtia
• Julkisen hallinnon lakisääteisiin tehtäviin liittyvien
tietojärjestelmien ja rekisterien tietosisällöt säilytetään
pysyvästi sähköisessä muodossa.
• Syntysähköinen tieto säilytetään sähköisessä muodossa
niin pitkältä ajalta kuin tietoja on sähköisessä muodossa.
• Asiakirjahallinnon ohjaus tähtää asiakirjojen pysyvän
säilymisen, käytettävyyden ja saatavuuden varmistamiseen
ja kohdentuu asiakirjatiedon koko elinkaaren hallintaan
erityisesti sähköisessä toimintaympäristössä.
6

7. Tiedonhallinnan strategisia lähtökohtia
• Paperiaineiston määrän vähentäminen
– Vastaanotettavan paperiaineiston ja arkistolaitoksen
hallussa olevan aineiston digitointi
– Kriteerien määrittely hävitettävälle/säilytettävälle
aineistolle
– Taustalla tutkimusprosessin muutos, sillan
rakentaminen syntysähköiseen aineistoon.
– Uusien arkistotilojen rakentamisen välttäminen sekä
arkistotilojen tilakustannusten minimointi
7

8. Tiedonhallinnan strategisia lähtökohtia
- Analogisen aineiston hävittäminen digitoinnin jälkeen.
- Mahdollisimman suuri osa asiakirja-aineistosta on
digitaalisessa muodossa.
- 80-90 % organisaatioiden analogisesta aineistosta
voidaan hävittää digitoinnin jälkeen.
- Analogisessa muodossa säilytetään aineistoja, joilla on
erityinen kulttuurihistoriallinen arvo.
8

9. Tavoitteiden konkretisointia
• Hallitusohjelman tavoitteet hallinnon
digitalisoinnista?
• Alasajetun VAPAn tilalle tulee todennäköisesti SAPA.
– VM johtaa suunnittelua
– Toteutukseen etsitään rahoitusta
– Hallinnon prosessien tukeminen
• Digitointiin etsitään rahoitusta.
• Digitoidun paperiaineiston hävittämis-
/säilyttämiskriteerit laaditaan.
9

10. SÄHKE2
• SÄHKE2-normi kohdentuu ensisijaisesti
asianhallintaan.
• Normi on voimassa, kunnes tiedetään, mikä taho ja
miten asiakirjatiedon hallintaan liittyvät määräykset
ja ohjeet jatkossa annetaan.
• SÄHKE2-jatkuvuus turvataan myös
tulevaisuudessa.
• JHS176-uudistustyö lopetettu.
3.2.2016 10

11. Kiitos ja hyvää kevättä!
paivi.happonen@arkisto.fi
3.2.2016 11