SOP ini menjelaskan prosedur pengambilan, pengemasan, penyimpanan dan pengiriman spesimen viral load HIV di UPTD Puskesmas Talawi, meliputi pengambilan darah pasien, pemisahan plasma, pengemasan dan pengiriman spesimen ke laboratorium rujukan menggunakan aplikasi SITRUST-HIV. Spesimen disimpan sesuai suhu dan waktu tertentu sebelum dikirim untuk pemeriksaan.
1. PENGAMBILAN, PENGEMASAN,
PENYIMPANAN dan PENGIRIMAN
SPESIMEN VIRAL LOAD (VL) HIV di UPTD
PUSKESMAS TALAWI
SOP
No. Dokumen :
No. Revisi :
Tanggal terbit : 02 Oktober 2023
Halaman : 1-9
UPTD
PUSKESMAS
TALAWI
,
1. PENGERTIAN
VL HIV adalah jumlah HIV dalam darah yang
dilaporkan sebagai jumlah salinan RNA HIV per
mililiter darah atau satuan copies/mL yang
digunakan sebagai pengukuran monitoring dan
keberhasilan antiretroviral therapy bagi ODHIV.
2. TUJUAN
Memberikan acuan bagi petugas kesehatan,
pengelola program, maupun mitra kerja dalam
melakukan penatalaksanaan spesimen VL HIV bagi
ODHIV on ART
3. KEBIJAKAN
SK Kepala UPTD Puskesmas Talawi Nomor 188.47/
/PUSK-TLW/2023 Tentang Jenis-jenis Pelayanan
Pelayanan di UPTD Puskesmas Talawi
4. REFERENSI
Rencana Aksi Nasionall (RAN) Pencegahan dan
Pengendalian HIV AIDS dan PIMS di Indonesia
Tahun 2020 – 2024
Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 23 Tahun
2022 tentang Penanggulangan Human
Immunodeficiency Virus, Acquired Immuno-
Deficiency Syndrome, dan Infeksi Menular
Seksual
5. ALAT DAN BAHAN
a. Alat : Alat Tulis
b. Bahan : -
2. 6. PROSEDUR
A. Pengambilan Spesimen Darah Whole Blood
1. Dianjurkan untuk pasien dengan komorbid
penyakit kolesterol yang akan diambil
darahnya untuk berpuasa (tidak makan
atau minum, kecuali air putih) selama 8-12
jam terlebih dahulu.
2. Pastikan formulir permintaan pemeriksaan
laboratorium diisi dengan lengkap dan telah
ditanda tangani oleh dokter.
3. Flebotomis mencocokan identitas pasien
dengan formulir pemeriksaan.
4. Selain itu, jika fasilitas kesehatan telah
menggunakan sistem terkomputerisasi
(label barcode) dapat dilakukan scanning
terlebih dahulu pada barcode yang diberikan
pasien dan dikonfirmasi identitasnya
kepada pasien dengan menanyakan hal
berikut ini:
a. Nama Lengkap Pasien
b. Tanggal Lahir
c. Alamat
5. Flebotomis mencuci tangan lalu keringkan
dan gunakan sarung tangan/handschoen.
6. Flebotomis menunjukkan alat yang akan
digunakan masih baru dan tersegel.
7. Posisikan lengan pasien dan periksa
pembuluh darah vena yang akan ditusuk,
ada 3 pilihan pembuluh darah vena untuk
pengambilan darah di fossa anticubiti:
a. Vena basilica
b. Vena mediana cubiti
c. Vena cephalica
8. Bersihkan area penusukan menggunakan
alcohol swab dengan gerakan memutar dari
dalam ke luar.
3. 9. Pasang torniquet dengan jarak 7 – 10 cm dari
tempat penusukan.
10.Pasang jarum pada holder, lalu buka tutup
jarum dan pastikan bevel jarum menghadap
ke atas ketika melakukan penusukan.
11.Lakukan penusukan dengan sudut 30o ke
pembuluh darah vena.
12.Pastikan jarum masuk ke dalam pembuluh
darah vena dengan melihat adanya darah
yang terisi ke dalam chamber.
13.Saat darah sudah mengisi tabung EDTA,
lepaskan torniquet lalu isi sampai batas
volume yang tertera pada tabung. Usahakan
volume darah didapatkan cukup untuk
memenuhi kebutuhan pemeriksaan VL HIV
(±6 ml atau sebanyak 2 tabung EDTA
penuh)/
14.Sebelum mencabut jarum dari pembuluh
darah vena, tekan kassa di atas titik
penusukan untuk menghentikan
perdarahan
15.Cabut jarum lalu aktifkan pengaman pada
jarum dan segera buang ke dalam sharp
container.
16.Lakukan mixing/homogenisasi pada tabung
EDTA yang sudah terisi dengan darah
pasien sebanyak delapan kali dengan
gerakan memutar.
17.Pasang label pasien dan konfirmasi kembali
identitas pada label kepada pasien, lalu
letakkan tabung EDTA di rak.
18.Buka kassa yang menutupi di titik
penusukan dan pastikan darah sudah tidak
ada yang mengalir, lalu pasang plester.
4. B. Pengolahan Spesimen Darah Whole Blood
Menjadi Plasma
1. Lakukan proses sentrifugasi pada tabung
EDTA yang terisi darah pasien dengan
kecepatan 2.000G selama 15 menit (setara
dengan 1.500 – 3.000 RPM selama 5 – 15
menit).
2. Plasma yang telah terpisah kemudian
diambil sebanyak 3 mL menggunakan pipet
dan tips yang telah disediakan.
3. Proses pemisahan plasma menggunakan
sentrifugasi ideal dilakukan dalam waktu 2
jam setelah proses pengambilan darah.
4. Pastikan plasma tidak boleh keruh dan
tidak terjadi hemolisis.
5. Kemudian plasma dimasukkan ke dalam
cryotube 2 mL sebanyak 2 buah.
6. Lekatkan parafilm pada masing-masing
cryotube untuk menghindari kebocoran dan
tumpah.
7. Lalu diberikan label yang sesuai dengan
identitas pasien.
C. Pengemasan dan Pengiriman Spesimen VL
HIV
1. Bungkus cryotube dengan absorban lalu
masukkan cryotube ke dalam plastik zip lock
kecil.
2. Masukkan maksimal enam sampel yang ada
di dalam plastik zip lock kecil ke dalam
plastic zip lock besar.
3. Masukkan formulir pemeriksaan pasien ke
dalam amplop.
4. Lalu masukkan amplop ke dalam plastik.
5. 5. Masukkan ice pack dan ice gel dalam
kondisi beku ke dalam wadah rujukan yang
berupa kotak styrofoam atau cool box dan
disusun dengan rapi.
6. Masukkan spesimen yang telah dibungkus
plastic zip lock besar ke dalam cool box atau
kotak stirofoam dan posisikan diantara ice
gel dan ice pack.
7. Bila di dalam cool box atau kotak stirofoam
masih terlihat adanya ruangan kosong yang
longgar dapat diganjal dengan potongan
kertas/karton/stirofoam untuk mengganjal
dan mencegah guncangan pada sampel.
8. Lalu masukkan amplop pengiriman ke
dalam cool box/ kotak stirofoam.
9. Tutup cool box/ kotak stirofoam dan segel
dengan lakban.
10. Paket spesimen untuk pemeriksaan VL HIV
siap dikirimkan ke laboratorium rujukan.
11. Pada program AKSES VL, pengiriman
spesimen akan didukung oleh kurir AKSES
VL melalui aplikasi SITRUST-HIV.
12. Peraturan pengiriman dan pengemasan
spesimen plasma darah harus memenuhi
standar IATA (International Air
Transportation Association).
D. Penyimpanan Spesimen VL HIV
1. Spesimen Darah Whole Blood (EDTA)
a. Tabung EDTA yang telah berisi
spesimen darah diberikan label
mengenai identitas pasien, tanggal, jam
pengambilan, jenis spesimen dan jenis
tes yang diminta (disesuaikan dengan
6. label pada masing-masing fasilitas
kesehatan).
b. Spesimen darah (EDTA) yang akan
disimpan diletakkan pada rak tabung
yang sesuai ukurannya dengan tabung
EDTA.
c. Tabung yang berisi spesimen tersebut
dapat disimpan di suhu 15 – 30oC (suhu
ruang) untuk ketahanan usia ≤24 jam
dan di suhu 2 - 8 oC untuk ketahanan
usia ≤48 jam.
d. Jika ingin menyimpan lebih lama, darah
(EDTA) harus disentrifus terlebih
dahulu untuk dipisahkan plasmanya
dengan komponen darah lainnya.
2. Spesimen Plasma Darah
a. Beri label identitas pasien pada semua
cryotube untuk identifikasi saat
dilakukan penyimpanan spesimen
plasma darah.
b. Letakkan cryotube yang telah berisi
spesimen plasma darah pada cryobox.
c. Buat pencatatan khusus mengenai
letak spesimen pada cryobox tersebut
agar sampel tidak tertukar antara
pasien dengan pasien yang lain.
e. Spesimen dapat disimpan pada kondisi
dan rentang waktu sebagai berikut: di
suhu 15 – 30oC (suhu ruang) untuk
ketahanan usia ≤24 jam, di suhu 2 - 8
oC untuk ketahanan usia 5 hari, di suhu
-20oC untuk ketahanan usia 1 tahun,
dan di suhu -70oC untuk ketahanan
usia hingga 5 tahun.
7. d. Pada kondisi penyimpanan plasma yang
dibekukan (-20oC dan -70oC),
maksimum proses beku ulang dapat
dilakukan sebanyak 3 kali.
Tabel 1. Suhu Penyimpanan dan Ketahanan
Usia Spesimen Berdasarkan Suhu
Jenis
Spesimen
15 – 30oC
(suhu ruang)
2 – 8oC -20oC -7
Whole Blood
EDTA
≤24 jam ≤48 jam
Plasma ≤24 jam 5 hari 1 tahun
ta
E. Pengiriman Spesimen Melalui Aplikasi
SITRUST-HIV
1. Pengumpulan spesimen dilakukan di hari
Senin – Rabu pada jam kerja layanan. Pick-
up kurir dilakukan satu kali dalam satu
minggu, yaitu di setiap hari Kamis.
2. Pick-up spesimen oleh kurir dapat
dilakukan sebelum hari Kamis apabila
jumlah spesimen sudah ≥20 sebelum hari
Kamis.
3. Sampel paling lama diterima di
laboratorium pemeriksa/penerima di jam
14.00 (jam 2 siang) di hari yang sama untuk
pengiriman dalam kota.
4. Pemesanan order pengiriman via SITRUST-
HIV oleh fasyankes PDP/pengirim
sebaiknya dilakukan maksimal di hari
Rabu.
5. Konfirmasi penerimaan paket oleh
laboratorium pemeriksa/penerima
sebaiknya segera setelah menerima
8. notifikasi pengiriman dari Fasyankes
PDP/pengirim atau maksimal di hari Kamis
pagi (≥ jam 08.00) untuk memberikan waktu
pengemasan spesimen oleh Fasyankes
PDP/pengirim.
6. Preparasi dan pengemasan sampel sudah
dikerjakan maksimal di hari Kamis pagi
atau hari pengambilan paket sebelum
dilakukan pick up oleh kurir di maksimal
jam 10 pagi.
7. Laboratorium pemeriksa/penerima segera
melakukan konfirmasi penerimaan melalui
SITRUST-HIV setelah paket diterima,
dibuka, dan diamati.
8. Laboratorium pemeriksa/Fasyankes
penerima segera melakukan input dan
upload scan hasil pemeriksaan melalui
SITRUST-HIV setelah pemeriksaan
dilakukan. Hasil pemeriksaan hanya dapat
dibuka oleh dokter PDP/pengirim dengan
password.
E1. Pemesanan Order Pengiriman Spesimen
Melalui SITRUST-HIV oleh Fasyankes PDP
Pengirim:
1. Petugas Poli HIV pengirim mendata ODHIV
yang memenuhi kriteria dilakukannya
pemeriksaann VL HIV.
2. Petugas Poli HIV pengirim merujuk ODHIV
ke laboratorium untuk dilakukan
pengambilan specimen darah.
3. Petugas laboratorium fasyankes
PDP/pengirim mengumpulkan spesimen
dengan mekanisme sesuai dengan
prosedur pengambilan, pengemasan,
9. pengiriman dan penyimpanan spesimen
untuk pemeriksaan VL HIV.
4. Petugas laboratorium mengakses aplikasi
SITRUST-HIV untuk melakukan
permintaan order sebelum batas waktu
order yang telah disepakati.
5. Petugas memilih menu “order VL” untuk
permintaan pemeriksaan VL pada aplikasi
SITRUST-HIV. Order pada SITRUST-HIV
mewakili paket spesimen. Artinya dalam 1
nomor order, petugas dapat mengirim lebih
dari 1 pasien sesuai jumlah spesimen yang
akan dirujuk.
6. Petugas mengakses menu “order VL”
kemudian memilih laboratorium rujukan
sesuai jejaring dan kurir. Sedangkan untuk
kurir yang disediakan oleh internal
Fasyankes pengirim atau petugas kurir
merupakan petugas Fasyankes pengirim
tersebut, maka pilih “kurir internal”.
7. Lakukan penginputan data
pasien/spesimen dengan memilih ikon
“tambah baru”, ulangi langkah tersebut
sampai jumlah pasien/spesimen sesuai
dengan jumlah yang akan dikirimkan.
8. Pilih tombol “buat order” jika semua data
pasien/spesimen selesai diinput, proses
order telah selesai dilakukan.
9. Notifikasi order akan masuk ke
laboratorium rujukan
pemeriksa/Fasyankes penerima untuk
dilakukan konfirmasi penerimaan atau
penolakan. Jika diterima maka notifikasi
order akan masuk ke kurir dan akan
dilakukan penjemputan pengambilan
10. spesimen. Jika ditolak, maka Fasyankes
PDP/pengirim perlu melakukan order
ulang untuk dikirim ke
Fasyankes/laboratorium lain sesuai
dengan kebijakan dan kesepakatan.
E2. Konfirmasi Penerimaan Paket Akan
Diterima atau Ditolak Menggunakan SITRUST-
HIV oleh Laboratorium Rujukan/pemeriksa:
1. Petugas Laboratorium membuka aplikasi
SITRUST-HIV.
2. Pilih menu “konfirmasi” untuk
menginformasikan apakah permintaan
order dari pengirim dapat diterima atau
ditolak.
3. Pilih order yang ingin dikonfirmasi,
kemudian klik pilihan “ditolak” atau
“diterima” – lakukan analisa Fasyankes PDP
pengirim, jumlah spesimen yang akan
dikirim dengan ketersediaan logistik di
laboratorium dan kebijakan yang telah
disepakati, diharapkan jika sudah sesuai
dengan kebijakan dan kesepakatan maka
sampel dapat diterima dan dilakukan
pemeriksaan sesuai prosedur.
4. Order yang telah dikonfirmasi “diterima”
akan masuk dalam SITRUST-HIV kurir
untuk dilakukan penjemputan spesimen.
Order yang belum dikonfirmasi atau
dikonfirmasi “ditolak” tidak akan masuk
dalam SITRUST-HIV kurir, sehingga penting
bagi proses laboratorium
rujukan/pemeriksa untuk melakukan
konfirmasi apakah diterima atau ditolak.
11. E3. Pengantaran dan Penerimaan Paket
Spesimen Menggunakan SITRUST-HIV oleh
Kurir:
1. Kurir akan menerima notifikasi order yang
telah dikonfirmasi penerimaan oleh
laboratorium rujukan/pemeriksa.
2. Kurir melakukan pengambilan paket
spesimen dari unit laboratorium sesuai
kesepakatan bersama tanpa melalui
pendaftaran/adminsitrasi.
3. Kurir melakukan konfirmasi pengambilan
paket saat tiba di Fasyankes PDP pengirim
dan mengambil paket tersebut di aplikasi
SITRUST-HIV, dengan memilih menu
“pengambilan”, pilih order yang telah
diambil, kemudian isikan tanggal
pengambilan, jam pengambilan dan
keterangan telah diambil dari petugas
dengan menyertakan nama petugas.
4. Kurir melakukan proses pengiriman paket
spesimen dengan tata cara penanganan
yang baik (tidak dibalik, tidak ditumpuk,
tidak terkena panas, dll).
5. Kurir mengantarkan paket spesimen pada
laboratorium rujukan/pemeriksa sesuai
label tertera pada kotak & aplikasi SITRUST-
HIV sesuai batas waktu penerimaan yang
telah disepakati.
6. Kurir menyerahkan paket spesimen
langsung ke unit yang telah disepakati,
mengakses aplikasi SITRUST-HIV dan
mengkonfirmasi paket telah sampai, dengan
memilih menu “sampai tujuan”, pilih order
yang sedang dikirimkan dan pilih tombol
“sampai tujuan”, isi tanggal sampai tujuan,
12. jam sampai tujuan dan keterangan
penerima paket.
E4. Penerimaan Paket Spesimen dan
Penginputan Hasil Pemeriksaan Menggunakan
SITRUST-HIV oleh Laboratorium
Rujukan/pemeriksa:
1. Petugas laboratorium menerima paket
spesimen, memeriksa kondisi spesimen
yang dikirim dan kemudian melakukan
konfirmasi melalui SITRUST-HIV bahwa
paket sudah diterima dan memberitahukan
kondisi paket tersebut dan menambahkan
keterangan jika diperlukan.
2. Lakukan konfirmasi penerimaan di
SITRUST-HIV dengan pilih menu
“penerimaan”. Pilih order yang telah sampai,
pilih tombol “detail” untuk memberikan
feedback kondisi paket yang diterima.
Berikan konfirmasi apakah kondisi paket
dalam keadaan “baik” atau “rusak”.
3. Klik konfirmasi penerimaan jika semua
spesimen telah dilakukan update kondisi
spesimen.
4. Lakukan pemeriksaan Viral Load sesuai
dengan SPO.
5. Lakukan penginputan hasil di aplikasi
SITRUST-HIV jika hasil pemeriksaan Viral
Load sudah keluar
6. Pilih menu “hasil” untuk menginput hasil
pemeriksaan spesimen di menu utama
SITRUST-HIV.
7. Pilih order yang ingin diinput, pilih tombol
“detail” untuk mulai mengisi hasil
pemeriksaan tiap spesimen.
13. 8. Input data hasil pemeriksaan tiap spesimen
secara benar dan lengkap, klik “simpan”.
9. Klik “Foto/Document Hasil Pemeriksaan”
untuk upload/mengunggah foto/dokumen
hasil pemeriksaan kemudian Klik “Browse”.
10.Pilih file yang akan diupload, kemudian klik
“Upload”. Selanjutnya klik “Selesai”.
E5. Melihat Hasil Pemeriksaan dan Ekspor
Laporan untuk Pencatatan ARK Menggunakan
SITRUST-HIV oleh Fasyankes PDP Pengirim:
1. Login di SITRUST-HIV dengan akun yang
telah disiapkan oleh admin.
2. Menu “monitoring” digunakan untuk
melakukan treking status pengiriman
specimen dan menu “laporan pemeriksaan”
digunakan untuk ekspor laporan.
3. Pilih menu “laporan pemeriksaan” untk
melakukan ekspor hasil pemeriksaan.
4. Pilih tombol “export ARK” dibagian atas
tampilan tabel spesimen, buka file Excel
laporan di bagian download laptop/desktop
petugas.
5. Untuk kebutuhan ARK dapat lakukan impor
dari Excel tersebut langsung dalam file ARK
tanpa harus melakukan input dari awal.
E6. Memasukkan Pemeriksaan ODHIV Internal
Menggunakan SITRUST-HIV oleh Laboratorium
Rujukan/pemeriksa:
1. SITRUST-HIV mencatat rujukan pasien
untuk pemeriksaan dalam satu Fasyankes
yang sama.
2. Pilih “permintaan pemeriksaan VL” di
bagian menu permintaan pemeriksaan
14. internal untuk mencatat pasien yang
dirujuk ke laboratorium
rujukan/pemeriksa.
3. Klik “tambah baru” untuk menginput order
permintaan pemeriksaan.
4. Lengkapi data pasien yang dirujuk secara
lengkap dan benar lalu klik “simpan”.
5. Pasien yang benar sampai ke layanan
laboratorium, telah diperiksa dan memiliki
hasil pemeriksaan dapat dicatat pada menu
“hasil pemeriksaan”. Pasien yang tidak
datang ke layanan, tidak perlu dilakukan
penginputan hasil.
6. Pilih nama pasien yang hasilnya akan
diinput.
7. Klik “konfirmasi” untuk mengkonfirmasi
bahwa pasien sampai ke laboratorium
untuk melakukan pemeriksaan. Setelah
dilakukan konfirmasi maka tombol “input
hasil” akan keluar.
8. Pilih menu “hasil”.
9. Lengkapi data yang dibutuhkan dengan
lengkap, kemudian klik simpan.
7. DIAGRAM ALIR
