Giáo trình kế toán máy kế toán hành chính sự nghiệp misa data4u

CÔNGăTYăC ăPH NăMISA
GIÁO TRÌNH
K ăTOỄNăMỄY
K ăTOỄNăHĨNHăCHệNHăS ăNGHI P
(DùngăchoăsinhăviênăchuyênăngƠnhăKinhăt ,ăK ătoánăt iăcácătr ngăĐH,ăCĐ,ăTHCN)
NHĨăXU TăB NăVĔNăHịA - THÔNG TIN
HĨăN Iăậ 2010
http://data4u.com.vn/ Tai mien phi Ebooks
http://data4u.com
.vn/

http://data4u.com
.vn/

M CăL C
L IăM ăĐ U ........................................................................................................ 1
QUYă CăV ăKụăHI UăS ăD NGăTRONGăCỄCăS ăĐ ăMÔăHỊNHăHịAă
HO TăĐ NGăK ăTOỄN...................................................................................... 3
DANHăM CăCỄCăT ăVI TăT T........................................................................ 4
PH Nă1: T NGăQUANăV ăĐ NăV ăăHĨNHăCHệNHăS ăNGHI P.................. 5
CH NGă1: CỄCăKHỄIăNI MăTRONGăĐ NăV ăHĨNHăCHệNHăS NGHI P....6
1. Khái quát về ngân sách nhà n ớc...................................................................... 7
2. Khái niệm m c l c ngân sách nhà n ớc............................................................ 7
3. Đơn vị hành chính sự nghiệp ............................................................................ 8
4. Các đối t ợng liên quan đến đơn vị hành chính sự nghiệp .............................. 10
5. Câu hỏi ôn tập ................................................................................................ 12
CH NGă2: QUYăTRỊNHăL PăD ăTOỄN,ăS ăD NGăVĨăTHANHăQUY Tă
TOỄNăNGÂNăSỄCHăNHĨăN C ..................................................................... 13
1. Quy trình lập dự toán, sử d ng và thanh quyết toán NSNN............................. 14
2. Sơ đồ minh họa quy trình lập dự toán, sử d ng và thanh quyết toán NSNN .... 15
3. Các hình thức c p kinh phí ............................................................................. 15
4. Câu hỏi ôn tập ................................................................................................ 15
PH Nă2: K ăTOỄNăMỄYăTRONGăĐ NăV ăăHĨNHăCHệNHăS ăNGHI P .......16
CH NGă1: T NGăQUANăV ăPH NăM MăK ăTOỄN........................... 17
1. Khái niệm phần mềm kế toán ......................................................................... 18
2. Mô hình hoạt động c a phần mềm kế toán...................................................... 18
3. Tính u việt c a phần mềm kế toán so với kế toán th công ........................... 20
4. Lợi ích c a việc ứng d ng phần mềm kế toán ................................................. 21
5. Phân loại phần mềm kế toán........................................................................... 22
6. Các tiêu chuẩn và điều kiện c a một phần mềm kế toán.................................. 24
7. Quy định c a Bộ Tài chính về hình thức kế toán máy ..................................... 26
8. Làm thế nào để đ a phần mềm kế toán vào ứng d ng? ................................... 27
9. Các tiêu chuẩn giúp lựa chọn phần mềm kế toán tốt nh t ................................ 28
10. u, nh ợc điểm c a phần mềm trong n ớc và phần mềm n ớc ngoài .................. 34
http://data4u.com
.vn/

11. Câu hỏiôn tập................................................................................................. 36
CH NGă2: M ăS ăK ăTOỄNăC AăĐ NăV ăHĨNHăCHệNHăS ăNGHI Pă
B NGăPH NăM MăK ăTOỄN.......................................................................... 37
1. Các b ớc tiến hành m sổ kế toán .................................................................. 38
2. Nhập số d ban đầu ........................................................................................ 41
3. Phân công công việc và quyền hạn trong phòng kế toán ................................. 49
4. Khóa sổ kế toán cuối kỳ ................................................................................. 50
5. L u trữ và b o qu n sổ kế toán trên máy vi tính ............................................. 51
6. Trao đổidữ liệu vớicác phần mềmTổng hợp báo cáo, phần mềmQu n lỦ ngân sách. 53
7. Cập nhật phần mềm theo thông báo c a nhà cung c p .................................... 54
8. Câu hỏi ôn tập ................................................................................................ 55
9. Bài tập thực hành............................................................................................ 55
CH NGă3: K ăTOỄNăNGU NăKINHăPHệ ........................................... 61
1. Nguyên tắc hạch toán ..................................................................................... 62
2. Mô hình hóa hoạt động tiếp nhận, rút dự toán và quyết toán kinh phí.............. 62
3. Sơ đồ hạch toán kế toán nguồn kinh phí ......................................................... 63
4. Thực hành trên phần mềm kế toán.................................................................. 64
5. Câu hỏi ôn tập ................................................................................................ 85
6. Bài tập thực hành............................................................................................ 86
CH NGă4: K ăTOỄNăV NăB NGăTI N ...................................................... 89
1. Nguyên tắc hạch toán ..................................................................................... 90
2. Mô hình hóa hoạt động thu chi tiền................................................................. 90
3. Sơ đồ hạch toán kế toán vốn bằng tiền............................................................ 93
4. Thực hành trên phần mềm kế toán.................................................................. 95
5. Câu hỏi ôn tập ...............................................................................................107
6. Bài tập thực hành...........................................................................................107
CH NGă5: K ăTOỄNăV TăT .....................................................................111
1. Nguyên tắc hạch toán ....................................................................................112
2. Mô hình hóa hoạt động nhập, xu t kho ..........................................................112
3. Sơ đồ hạch toán kế toán vật t .......................................................................113
http://data4u.com
.vn/

4. Thực hành trên phần mềm kế toán.................................................................114
5. Câu hỏi ôn tập ...............................................................................................124
6. Bài tập thực hành...........................................................................................124
CH NG 6: K ăTOỄNăTĨIăS NăC ăĐ NH...................................................127
2. Mô hình hóa hoạt động tăng, gi m tài s n cố định .........................................128
3. Sơ đồ hạch toán kế toán tài s n cố định .........................................................129
5. Câu hỏi ôn tập ...............................................................................................142
6. Bài tập thực hành...........................................................................................143
CH NGă7: K ăTOỄNăTI NăL NG ...........................................................147
2. Mô hình hóa hoạt động tiền l ơng .................................................................148
3. Sơ đồ hạch toán kế toán tiền l ơng ................................................................148
5. Câu hỏi ôn tập...............................................................................................157
6. Bài tập thực hành...........................................................................................157
CH NGă8: K ăTOỄNăTHUăS ăNGHI P .....................................................161
2. Mô hình hóa hoạt động thu sự nghiệp............................................................162
3. Sơ đồ hạch toán kế toán hoạt động thu sự nghiệp...........................................163
5. Câu hỏi ôn tập ...............................................................................................173
6. Bài tập thực hành...........................................................................................173
CH NGă9: K ăTOỄNăHO TăĐ NGăS NăXU TăKINHăDOANH .............175
1. Kế toán mua hàng và công nợ ph i tr ...........................................................176
2. Kế toán bán hàng và công nợ ph i thu ...........................................................187
3. Xác định kết qu hoạt động kinh doanh .........................................................198
4. Kế toán thuế..................................................................................................202
5. Câu hỏi ôn tập ...............................................................................................213
http://data4u.com
.vn/

6. Bài tập thực hành...........................................................................................214
CH NGă10: BÁO CÁO TÀI CHÍNH.............................................................223
1. Khái niệm và m c đích sử d ng báo cáo tài chính .........................................224
2. Nguyên tắc lập báo cáo tài chính ...................................................................224
4. Câu hỏi ôn tập ...............................................................................................233
5. Bài tập thực hành – Bài tập tổng hợp .............................................................233
TĨIăLI UăTHAMăKH O...................................................................................252
http://data4u.com
.vn/

Lời mở đầu
Bản quyền của MISA JSC 1
L IăM ăĐ U
Hiện nay ch t l ợng hệ thống thông tin kế toán có nh h ng r t lớn đến
hiệu qu hoạt động c a đơn vị hành chính sự nghiệp. Vì thế một hệ thống
qu n lỦ tài chính kế toán nhanh, mạnh, cung c p một cách chính xác và kịp
th i thông tin, làm cơ s cho nhà lưnh đạo ra các quyết định qu n trị một
cách nhanh chóng, hiệu qu là vô cùng cần thiết. Ngày nay, do tính đa dạng
và phức tạp c a các hoạt động, cùng với sự phát triển và ngày càng phổ cập
c a Công nghệ Thông tin, các phần mềm kế toán đang tr thành công c hỗ
trợ hiệu qu và chính xác nh t. Các phần mềm kế toán giúp các đơn vị hành
chính sự nghiệp xử lỦ thông tin nhanh, an toàn; cung c p các báo cáo kế
toán kịp th i, hiệu qu . Tuy nhiên để khai thác và phát huy hết những tiện
ích c a các phần mềm kế toán đòi hỏi ng i sử d ng, bên cạnh nghiệp v kế
toán vững vàng còn cần có các kỹ năng sử d ng phần mềm, ph i hiểu biết
và sử d ng một cách thành th c.
Chính vì sự cần thiết đó mà giáo trình đào tạo kế toán máy hành chính sự
nghiệp đư ra đ i. Giáo trình này đ ợc biên soạn nhằm ph c v các đối
t ợng sinh viên đư và đang theo học tại các tr ng đại học, cao đẳng, trung
học chuyên nghiệp chuyên ngành về tài chính kế toán cũng nh các chuyên
ngành khác về kinh tế, đư có kiến thức sơ đẳng về nguyên lỦ kế toán. M c
tiêu chính c a giáo trình là:
Cung c p cho sinh viên những khái niệm cơ b n về hệ thống phần mềm
kế toán, quy trình xử lỦ chung c a phần mềm kế toán; giúp sinh viên sau
khi tốt nghiệp ra tr ng tiếp cận nhanh nh t và có thể sử d ng ngay đ ợc
b t kỳ phần mềm kế toán nào sẵn có tại đơn vị hành chính sự nghiệp.
Là cẩm nang cho các sinh viên sau khi tốt nghiệp, đi làm, nắm đ ợc các
tiêu chuẩn đánh giá phần mềm cũng nh có hiểu biết cơ b n về các loại
phần mềm kế toán và các nhà cung c p trên thị tr ng. Từ đó, họ có thể
tự lựa chọn hoặc t v n cho lưnh đạo mua phần mềm kế toán phù hợp với
đơn vị hành chính sự nghiệp mình.
Cuốn giáo trình này gồm 2 phần:
http://data4u.com
.vn/

Lời mở đầu
2 Bản quyền của MISA JSC
Phần 1: Trình bày các khái niệm liên quan đến đơn vị hành chính sự nghiệp;
quy trình lập dự toán, sử d ng và thanh quyết toán ngân sách nhà n ớc.
Phần 2: H ớng dẫn thực hành hoạt động kế toán tại các đơn vị hành chính
sự nghiệp bằng phần mềm kế toán. Phần này gồm 10 ch ơng
Ch ơng 1: Trình bày các v n đề tổng quan về phần mềm kế toán. Với
ch ơng này, ng i học sẽ đ ợc trang bị những kiến thức cơ b n về phần
mềm kế toán, các loại phần mềm kế toán trên thị tr ng và cách lựa chọn
phần mềm phù hợp.
Ch ơng 2: H ớng dẫn cách m sổ kế toán c a đơn vị hành chính sự
nghiệp bằng phần mềm kế toán, các b ớc cần thực hiện khi ứng d ng
phần mềm kế toán trong hoạt động c a đơn vị hành chính sự nghiệp.
Từ ch ơng 3 đến ch ơng 10: mỗi ch ơng là một phần hành kế toán c
thể, h ớng dẫn ng i học từ các nguyên tắc hạch toán chung, quy trình
hóa hoạt động c a phần hành đó, cho đến những thao tác cần thực hiện
trên phần mềm khi làm kế toán máy. Cuối mỗi ch ơng đều có câu hỏi ôn
tập và bài tập thực hành giúp ng i học hoàn thiện kiến thức c a mình.
Giáo trình đ ợc biên soạn lần đầu nên không tránh khỏi những khiếm
khuyết nh t định. Tập thể tác gi r t mong nhận đ ợc nhiều Ủ kiến đóng góp
chân thành c a các đồng nghiệp và bạn đọc gần xa để giáo trình ngày càng
hoàn thiện hơn. Mọi Ủ kiến đóng góp xin gửi về: bizdev@misa.com.vn
http://data4u.com
.vn/

Giải thích ký hiệu
QUYă CăV ăKụăHI UăS ăD NGăTRONG CÁC
S ăĐ ăMÔăHỊNHăHịAăHO TăĐ NGăK ăTOỄN
KỦăhi u ụănghƿa
Initial - Điểm bắt đầu một luồng sự kiện
Final - Điểm kết thúc luồng sự kiện
Action - Diễn t một hành động nhỏ nh t
trong đặc t hành vi. Có nhiều đầu vào, đầu ra
hoặc không có
Control Flow - Diễn t việc bắt đầu một hoạt
động sau một hoạt động đư hoàn thành =>
giúp mô hình hóa chuỗi hoạt động không liên
quan đến đối t ợng c thể
Fork - Diễn t hoạt động có nhiều luồng ra và
các luồng đồng th i x y ra
Join - Diễn t hoạt động có nhiều đầu vào và
các đầu vào x y ra đồng th i
Decision - Diễn t hoạt động có một đầu vào
và nhiều đầu ra. Sử d ng cho chọn lựa kiểu
đúng, sai
Note - Ghi chú
http://data4u.com
.vn/

Danh mục các từ viết tắt
DANHăM CăCỄCăT ăVI TăT T
Vi tăt t ụănghƿa
ĐVHCSN Đơn vị hành chính sự nghiệp
ĐVQHNS Đơn vị quan hệ ngân sách
NSNN Ngân sách nhà n ớc
KBNN Kho bạc nhà n ớc
CTMT Ch ơng trình m c tiêu
DA Dự án
GTGT Giá trị gia tăng
HMLK Hao mòn lũy kế
HĐSXKD Hoạt động s n xu t kinh doanh
KQHĐKD Kết qu hoạt động kinh doanh
CCDC Công c d ng c
QĐ Quyết định
TK Tài kho n
TSCĐ Tài s n cố định
XDCB Xây dựng cơ b n
http://data4u.com
.vn/

Tổng quan về đơn vị hành chính sự nghiệp
P H N ă 1
T NGăQUANăV ăĐ NăV
HĨNHăCHệNHăS ăNGHI P
SauăkhiăhoƠnăthƠnhăch ngănƠy,ăb năcóăth ăn măđ c:
 Các khái niệm trong đơn vị hành chính sự nghiệp
 Quy trình lập dự toán, sử d ng và thanh quyết toán với
ngân sách nhà n ớc
http://data4u.com
.vn/

Các khái niệm trong đơn vị hành chính sự nghiệp
.
C H N G ă 1
CỄCăKHỄIăNI MăTRONGăĐ NăV
HĨNHăCHệNHăS ăNGHI P
 Khái niệm ngân sách nhà n ớc
 Các danh m c trong m c l c ngân sách nhà n ớc
 Khái niệm đơn vị hành chính sự nghiệp
 Phân loại đơn vị hành chính sự nghiệp
 Các đối t ợng liên quan đến đơn vị hành chính sự nghiệp
http://data4u.com
.vn/

1. Khái quátăv ăngơnăsáchănhƠăn c
Ngân sách nhà n ớc: Là toàn bộ các kho n thu, chi c a Nhà n ớc đư đ ợc cơ
quan nhà n ớc có thẩm quyền quyết định và đ ợc thực hiện trong một năm để
b o đ m thực hiện các chức năng, nhiệm v c a Nhà n ớc. Trong đó:
Thu ngân sách nhà n ớc: Bao gồm các kho n thu từ thuế, phí, lệ phí; các
kho n thu từ hoạt động kinh tế c a Nhà n ớc; các kho n đóng góp c a
các tổ chức và cá nhân; các kho n viện trợ; các kho n thu khác theo quy
định c a pháp luật.
Chi ngân sách nhà n ớc: Bao gồm các kho n chi phát triển kinh tế - xã
hội, b o đ m quốc phòng, an ninh, b o đ m hoạt động c a bộ máy nhà
n ớc; chi tr nợ c a Nhà n ớc; chi viện trợ và các kho n chi khác theo
quy định c a pháp luật.
Ngân sách nhà n ớc đ ợc qu n lỦ thống nh t theo nguyên tắc tập trung dân
ch , công khai, minh bạch, có phân công, phân c p qu n lỦ, gắn quyền hạn
với trách nhiệm.
Ngân sách nhà n ớc gồm ngân sách trung ơng và ngân sách địa ph ơng.
Ngân sách địa ph ơng bao gồm ngân sách c a đơn vị hành chính các c p có
Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân.
2. Kháiăni măm căl căngơnăsáchănhƠăn c
M c l c ngân sách nhà n ớc: Là hệ thống các chỉ tiêu để nhà n ớc thống kê
tình hình thu chi NSNN theo các tiêu chí khác nhau.
Hệ thống m c l c ngân sách bao gồm các danh m c: C p ngân sách; Nguồn
ngân sách nhà n ớc; Ch ơng trình, m c tiêu, dự án quốc gia; Ngành kinh tế;
Nội dung kinh tế; Nhóm m c chi.
Nguồn ngân sách nhà n ớc: Là nội dung thể hiện nguồn gốc ngân sách
nhà n ớc. Nguồn ngân sách đ ợc phân loại theo nguồn chi từ vốn trong
n ớc và nguồn chi từ vốn ngoài n ớc.
C p ngân sách: Là sự phân c p qu n lỦ ngân sách nhà n ớc cho từng c p
chính quyền, bao gồm: Ngân sách Trung ơng, ngân sách c p tỉnh, ngân
sách c p huyện, ngân sách c p xư.
http://data4u.com
.vn/

Ch ơng trình, m c tiêu, dự án quốc gia: Thể hiện nhiệm v chi ngân sách
cho các ch ơng trình, m c tiêu, dự án quốc gia, và các nhiệm v chi cần
theo dõi riêng.
Ch ơng: Thể hiện hệ thống tổ chức c a các cơ quan, tổ chức trực thuộc
một c p chính quyền.
Ví d : 001 – 399: Mư số Ch ơng thuộc c p Trung ơng
400 – 599: Mư số Ch ơng thuộc c p Tỉnh
600 – 799: Mư số Ch ơng thuộc c p Huyện
800 – 989: Mư số Ch ơng thuộc c p Xư
Mư số Ch ơng trong lĩnh vực giáo d c:
022: Bộ Giáo d c và Đào tạo
422: S Giáo d c và Đào tạo
622: Phòng Giáo d c và Đào tạo
822: Tr ng Mầm non, nhà trẻ
Ngành kinh tế (Loại, kho n): Là tính ch t hoạt động kinh tế (ngành kinh
tế quốc dân).
Nội dung kinh tế (M c, Tiểu m c): Thể hiện nội dung kinh tế (hay tính
ch t kinh tế) c a kho n thu chi ngân sách nhà n ớc. Căn cứ vào nội dung
kinh tế để chia thành các M c, Tiểu m c; Nhóm, Tiểu nhóm khác nhau.
Nhóm m c chi: Là nhóm các m c chi có cùng tính ch t, bao gồm 4 nhóm
m c là chi thanh toán cá nhân, chi nghiệp v chuyên môn, chi mua tài
s n và chi khác.
3. Đ năv ăhƠnhăchínhăs ănghi p
3.1. Kháiăni măđ năv ăhƠnhăchínhăs ănghi p
Đơn vị hành chính sự nghiệp: Là đơn vị nhận ngân sách c a nhà n ớc để ph c
v các nhiệm v c a nhà n ớc, ch yếu là các hoạt động chính trị xư hội.
VD: S Y tế, S Giáo d c, S thể d c thể thao, S T pháp...
http://data4u.com
.vn/

3.2. Phơnălo iăđ năv ăhƠnhăchínhăs ănghi p
3.2.1. Phân loại theo ngành dọc
Theo cách phân loại này, đơn vị hành chính sự nghiệp đ ợc chia thành 3 loại:
- Đơn vị dự toán c p I: Là đơn vị trực tiếp nhận dự toán ngân sách hàng
năm do Th t ớng Chính ph hoặc Uỷ ban nhân dân giao. Đơn vị dự
toán c p I thực hiện phân bổ, giao dự toán ngân sách cho đơn vị c p d ới
trực thuộc.
- Đơn vị dự toán c p II: Là đơn vị c p d ới đơn vị dự toán c p I, đ ợc
đơn vị dự toán c p I giao dự toán và phân bổ dự toán đ ợc giao cho đơn
vị dự toán c p III (tr ng hợp đ ợc y quyền c a đơn vị dự toán c p I).
- Đơn vị dự toán c p III: Là đơn vị trực tiếp sử d ng ngân sách (Đơn vị sử
d ng ngân sách Nhà n ớc), đ ợc đơn vị dự toán c p I hoặc c p II giao dự
toán ngân sách.
Đơn vị c p d ới c a đơn vị dự toán c p III đ ợc nhận kinh phí để thực hiện
phần công việc c thể, khi chi tiêu ph i thực hiện công tác kế toán và quyết
toán theo quy định (Đơn vị sử d ng ngân sách Nhà n ớc).
3.2.2. Phân loại theo cấp ngân sách
Theo cách phân loại này đơn vị hành chính sự nghiệp đ ợc chia thành:
- Đơn vị dự toán c p Trung ơng: Sử d ng nguồn ngân sách c p Trung ơng.
- Đơn vị dự toán c p Tỉnh: Sử d ng nguồn ngân sách c p Tỉnh.
- Đơn vị dự toán c p Huyện: Sử d ng nguồn ngân sách c p Huyện.
3.2.3. Phân loại theo khả năng tự đảm bảo kinh phí
Theo tiêu thức này đơn vị hành chính sự nghiệp có các loại sau:
- Đơn vị ngân sách c p 100% kinh phí (áp d ng cho các đơn vị hành chính
sự nghiệp thuần túy). Ví d : UBND quận, huyện,…
- Đơn vị tự đ m b o kinh phí (áp d ng cho các đơn vị hành chính sự
nghiệp có thu):
Đơn vị tự đ m b o một phần kinh phí. Ví d : Tr ng đại học Bách
Khoa và một số tr ng đại học khác,…
http://data4u.com
.vn/

Đơn vị tự đ m b o 100% kinh phí. Ví d : Các viện nghiên cứu trực
thuộc đơn vị hành chính sự nghiệp.
4. Cácăđ iăt ngăliênăquanăđ năđ năv ăhƠnhăchínhăs ănghi p
4.1. C ăquanătƠiăchính
4.1.1. Vai trò của cơ quan tài chính
- Là đơn vị có vai trò phối hợp với các đơn vị sử d ng ngân sách cùng c p
và các cơ quan tài chính c p d ới lập dự toán ngân sách nhà n ớc và
ph ơng án phân bổ ngân sách.
- Ch trì phối hợp để xây dựng các định mức phân bổ và các tiêu chuẩn
định mức chi ngân sách nhà n ớc.
- Kiểm tra việc thực hiện các quy định về tài chính.
4.1.2. Tổ chức cơ quan tài chính
- Bộ Tài chính: Ngoài việc thực hiện vai trò c a cơ quan tài chính đối với
các đơn vị dự toán c p TW còn ph i thực hiện chỉ đạo, h ớng dẫn, kiểm
tra hoạt động nghiệp v tại các S Tài chính.
- S Tài chính: Ngoài việc thực hiện vai trò c a cơ quan tài chính đối với
các đơn vị dự toán c p Tỉnh còn ph i thực hiện chỉ đạo, h ớng dẫn, kiểm
tra hoạt động nghiệp v tại các Phòng Tài chính huyện.
- Phòng Tài chính: Thực hiện vai trò c a cơ quan tài chính đối với các đơn
vị dự toán c p huyện.
4.2. Khoăb cănhƠăn c
4.2.1. Khái niệm kho bạc nhà nước
Kho bạc nhà n ớc: Là một công c quan trọng trong bộ máy hành chính c a
nhà n ớc, thực hiện chức năng qu n lỦ quỹ ngân sách nhà n ớc, các quỹ tài
chính c a nhà n ớc, huy động vốn cho ngân sách nhà n ớc và cho đầu t
phát triển và là đầu mối duy nh t thực hiện nhiệm v tổ chức công tác kế
toán ngân sách nhà n ớc.
http://data4u.com
.vn/

4.2.2. Nhiệm vụ của kho bạc nhà nước
- Tập trung các kho n thu ngân sách nhà n ớc trên địa bàn, hạch toán các
kho n thu ngân sách nhà n ớc cho các c p ngân sách.
- Tổ chức thực hiện chi ngân sách nhà n ớc, kiểm soát thanh toán, chi tr
các kho n ngân sách nhà n ớc theo quy định c a pháp luật.
- Kho bạc nhà n ớc còn là nơi gửi tiền c a nhà n ớc và là nơi rút tiền c a
các đơn vị hành chính sự nghiệp. Ngoài ra kho bạc nhà n ớc còn có
nhiệm v kiểm soát chi tiêu c a các đơn vị hành chính sự nghiệp có
nghĩa là kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ và đầy đ c a chứng từ.
4.2.3. Tổ chức kho bạc nhà nước
Tổ chức kho bạc nhà n ớc: Là các đơn vị đ ợc tổ chức theo ngành dọc từ
Trung ơng đến địa ph ơng theo các c p sau:
- Kho bạc Nhà n ớc Trung ơng: Thực hiện nhiệm v chức năng là tập
trung nguồn thu ngân sách Trung ơng, thực hiện chi tr và kiểm soát các
kho n chi thuộc ngân sách Trung ơng. Đồng th i, kho bạc Nhà n ớc
còn chỉ đạo, h ớng dẫn, kiểm tra trực tiếp về hoạt động nghiệp v tại
Kho bạc Nhà n ớc các tỉnh.
- Kho bạc Nhà n ớc c p tỉnh: Thực hiện nhiệm v chức năng c a kho bạc
Nhà n ớc trên địa bàn tỉnh. Kho bạc Nhà n ớc tỉnh chịu sự chỉ đạo,
h ớng dẫn, kiểm tra trực tiếp về hoạt động nghiệp v c a Kho bạc nhà
n ớc Trung ơng.
- Kho bạc Nhà n ớc c p huyện: Thực hiện nhiệm v , chức năng c a Kho
bạc Nhà n ớc trên địa bàn huyện. Và chịu sự chỉ đạo, h ớng dẫn, kiểm
tra trực tiếp về hoạt động nghiệp v c a Kho bạc Nhà n ớc c p tỉnh.
Người sử dụng có thể tham khảo slide trình bày Chương 1 phần 1 tại liên kết sau:
http://download.misa.com.vn/giaotrinh/ketoanmay_hcsn.html
http://data4u.com
.vn/

5. Cơuăh iăônăt p
1. Nêu khái niệm về ngân sách nhà n ớc. Các kho n thu, chi ngân sách nhà
n ớc. Phân c p ngân sách nhà n ớc.
2. Khái niệm m c l c ngân sách nhà n ớc. Nêu khái niệm Ch ơng, Loại,
Kho n, M c, Tiểu m c,… và l y ví d minh họa.
3. Khái niệm đơn vị hành chính sự nghiệp. Phân loại đơn vị hành chính sự
nghiệp và cho ví d minh họa.
4. Khái niệm cơ quan tài chính. Cơ quan tài chính đ ợc phân c p và tổ chức
nh thế nào.
5. Khái niệm, nhiệm v và cơ c u tổ chức kho bạc nhà n ớc.
http://data4u.com
.vn/

Quy trình lập dự toán, sử dụng và thanh quyết toán NSNN
C H N G ă 2
QUYăTRỊNHăL PăD ăTOỄN,ăS ăD NGăVĨ
THANHăQUY TăTOỄNăNGÂNăSỄCHăNHĨăN C
 Các b ớc từ khi nhận dự toán đến khi thanh quyết toán với ngân
sách Nhà n ớc
 Vai trò c a các đơn vị trong quy trình từ khi nhận dự toán đến
khi thanh quyết toán với ngân sách Nhà n ớc
 Các hình thức c p kinh phí
http://data4u.com
.vn/

1. Quyătrìnhăl păd ătoán,ăs ăd ngăvƠăthanhăquy tătoánăNSNN
Hàng năm vào tháng 6 cơ quan c p trên giao nhiệm v , chỉ tiêu hoạt
động cho đơn vị.
Căn cứ vào phạm vi nhiệm v đ ợc giao, đơn vị lập dự toán ngân sách
vào kho ng tháng 7 hàng năm.
Dự toán các đơn vị lập xong chuyển cho đơn vị ch qu n tổng hợp, sau
đó gửi cho cơ quan tài chính (Phòng Tài chính hoặc S Tài chính) tr ớc
ngày 20 tháng 7 hàng năm.
Toàn bộ dự toán kinh phí c a c tỉnh đ ợc S Tài chính tổng hợp, sau đó
trình Hội đồng nhân dân tỉnh thông qua tr ớc khi gửi ra Bộ Tài chính và
y ban Ngân sách Trung ơng c a Quốc hội họp xét duyệt ngân sách
vào kho ng tháng 11 hàng năm.
Sau khi chính ph quyết định các kho n dự toán cho từng tỉnh, S Tài
chính các tỉnh tiến hành phân bổ lại dự toán cho các ngành, các ngành
phân bổ cho từng đơn vị trực thuộc, tr ớc ngày 31 tháng 12 sẽ hoàn t t
việc phân bổ này.
Cuối năm các đơn vị ph i nộp báo cáo quyết toán số kinh phí mà đơn vị
hoặc ngành sử d ng trong năm, cơ quan tài chính có nhiệm v duyệt
quyết toán cho các đơn vị vào kho ng th i gian từ tháng 9 đến tháng 10
c a năm tiếp theo.
http://data4u.com
.vn/

2. S ăđ ăminhăhọaăquyătrìnhăl păd ătoán,ăs ăd ngăvƠăthanhăquy tă
toán NSNN
3. Cácăhìnhăth căc păkinhăphí
C p phát theo dự toán: C p theo dự toán lập hàng năm.
C p bằng lệnh chi: Đơn vị c p trên c p kinh phí cho đơn vị c p d ới
bằng lệnh chi, số kinh phí đ ợc chuyển thẳng vào tài kho n c a đơn vị
mà không qua kho bạc xét duyệt. Hình thức lệnh chi th ng x y ra khi có
sự cố đột xu t không nằm trong dự toán nh lũ l t, hạn hán,…
C p phát bằng hiện vật: Đơn vị c p trên c p kinh phí cho đơn vị c p d ới
bằng hiện vật nh c p bằng tài s n cố định, công c d ng c ,…
C p phát bằng hình thức ghi thu – ghi chi: Là hình thức c p phát từ các
kho n thu c a đơn vị nh thu phí, lệ phí,…
Các hình thức c p phát khác.
1. Trình bày lại quy trình lập dự toán, sử d ng và thanh quyết toán ngân sách nhà
n ớc. Vẽ sơ đồ minh họa.
2. Nêu các hình thức c p phát kinh phí. Gi i thích và cho ví d .
http://data4u.com
.vn/

Kế toán máy trong đơn vị hành chính sự nghiệp
P H N ă 2
K ăTOỄNăMỄYăTRONGăĐ NăV ă
HÀNH CHệNHăS ăNGHI P
 Tổng quan về phần mềm kế toán
 Cách m sổ kế toán bằng phần mềm kế toán
 Kế toán nguồn kinh phí
 Kế toán vốn bằng tiền
 Kế toán vật t
 Kế toán tài s n cố định
 Kế toán tiền l ơng
 Kế toán thu sự nghiệp
 Kế toán hoạt động s n xu t kinh doanh
 Cách lập và xem các báo cáo tài chính
http://data4u.com
.vn/

Tổng quan về phần mềm kế toán
C H N G ă 1
T NGăQUAN V ăPH NăM MăK ăTOỄN
 Khái niệm phần mềm kế toán
 Mô hình hoạt động c a phần mềm kế toán
 Tính u việt c a phần mềm kế toán so với kế toán th công
 Lợi ích c a việc ứng d ng phần mềm kế toán
 Phân loại phần mềm kế toán
 Các tiêu chuẩn và điều kiện c a một phần mềm kế toán
 Quy định c a Bộ Tài chính về hình thức kế toán máy
 Làm thế nào để đ a phần mềm kế toán vào ứng d ng
 Các tiêu chuẩn giúp lựa chọn phần mềm kế toán tốt nh t
 u, nh ợc điểm c a phần mềm trong n ớc và phần mềm n ớc ngoài
http://data4u.com
.vn/

1. Kháiăni măph năm măk ătoán
Phần mềm kế toán: Là hệ thống các ch ơng trình máy tính dùng để tự động
xử lỦ các thông tin kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu lập chứng từ
gốc, phân loại chứng từ, ghi chép sổ sách, xử lỦ thông tin trên các chứng từ,
sổ sách theo quy trình c a chế độ kế toán đến khâu in ra sổ kế toán và báo
cáo tài chính, báo cáo kế toán qu n trị và các báo cáo thống kê phân tích tài
chính khác. Tóm lại:
Phần mềm kế toán đơn thuần là một công c ghi chép, l u trữ, tính toán,
tổng hợp trên cơ s các dữ liệu đầu vào là các chứng từ gốc.
Quá trình xử lỦ ph i tuân th các chuẩn mực kế toán và chế độ ban hành.
Độ chính xác c a đầu ra báo cáo ph thuộc vào yếu tố con ng i nh kế
toán th công.
2. Môăhìnhăho tăđ ngăc aăph năm măk ătoán
http://data4u.com
.vn/

Thông th ng hoạt động c a một phần mềm kế toán đ ợc chia làm 3 công đoạn:
a. Côngăđo nă1:ăNh năd ăli uăđ uăvƠoă
Trong công đoạn này ng i sử d ng ph i tự phân loại các chứng từ phát
sinh trong quá trình hoạt động kinh tế sau đó nhập bằng tay vào hệ thống
tùy theo đặc điểm c a từng phần mềm c thể.
Các chứng từ sau khi đ ợc nhập vào phần mềm sẽ đ ợc l u trữ vào trong
máy tính d ới dạng một hoặc nhiều tệp dữ liệu.
b. Côngăđo nă2:ăX ălỦ
Công đoạn này thực hiện việc l u trữ, tổ chức thông tin, tính toán các
thông tin tài chính kế toán dựa trên thông tin c a các chứng từ đư nhập
trong công đoạn 1 để làm căn cứ kết xu t báo cáo, sổ sách, thống kê
trong công đoạn sau.
Trong công đoạn này sau khi ng i sử d ng quyết định ghi thông tin
chứng từ đư nhập vào nhật kỦ (đ a chứng từ vào hạch toán), phần mềm
sẽ tiến hành trích lọc các thông tin cốt lõi trên chứng từ để ghi vào các
nhật kỦ, sổ chi tiết liên quan, đồng th i ghi các bút toán hạch toán lên sổ
cái và tính toán, l u giữ kết qu cân đối c a từng tài kho n.
c. Côngăđo nă3:ăK tăxu tăd ăli uăđ uăra
Căn cứ trên kết qu xử lỦ dữ liệu kế toán trong công đoạn 2, phần mềm
tự động kết xu t báo cáo tài chính, báo cáo thuế, sổ chi tiết, báo cáo
thống kê, phân tích,... Từ đó, ng i sử d ng có thể xem, l u trữ, in n
hoặc xu t khẩu dữ liệu,… để ph c v cho các m c đích phân tích, thống
kê, qu n trị hoặc kết nối với các hệ thống phần mềm khác.
Tùy theo nhu cầu c a ng i sử d ng thực tế cũng nh kh năng c a từng
phần mềm kế toán, ng i sử d ng có thể thêm, bớt hoặc chỉnh sửa các
báo cáo nhằm đáp ứng đ ợc yêu cầu qu n trị c a đơn vị.
Tóm lại, mô hình hoạt động trên cho th y các chứng từ mặc dù có thể đ ợc
nhập vào hệ thống nh ng có đ ợc đ a vào hạch toán hay không hoàn toàn
là do con ng i quyết định. Điều này d ng nh đư mô phỏng lại đ ợc khá
sát với quy trình ghi chép c a kế toán th công.
http://data4u.com
.vn/

3. Tínhă uăvi tăc aăph năm măk ătoánăsoăv iăk ătoánăth ăcông
3.1. Tính chính xác
Nếu nh tr ớc đây khi kế toán viên cộng sổ kế toán sai thì toàn bộ các báo
cáo tài chính, qu n trị có liên quan đều ph i đ ợc lập lại từ đầu và th i gian
tiêu tốn cho việc này có thể m t vài ngày, thậm chí tới một tuần để hoàn
thành; thì nay với sự hỗ trợ c a phần mềm, ng i sử d ng có thể gi m tối đa
th i gian lưng phí vào việc chỉnh sửa dữ liệu, sổ sách, báo cáo từ vài ngày
xuống còn vài phút.
Do dữ liệu tính toán kết xu t ra báo cáo đều căn cứ vào một nguồn duy nh t
là các chứng từ gốc đ ợc nhập vào nên dữ liệu đ ợc cung c p bằng phần
mềm kế toán mang tính nh t quán cao. Trong khi đó, với công tác kế toán
th công, thông tin trên một chứng từ có thể do nhiều kế toán viên ghi chép
trên nhiều sổ sách theo b n ch t nghiệp v mà mình ph trách, nên dễ dẫn
tới tình trạng sai lệch dữ liệu trên các sổ khi tổng hợp, kéo theo công tác kế
toán tổng hợp bị sai lệch.
3.2. Tínhăhi uăqu
Trong xư hội hiện nay, việc cập nhật thông tin một cách nhanh chóng và
chính xác là hết sức quan trọng. Với kh năng cung c p thông tin tài chính
và qu n trị một cách đa chiều và nhanh chóng, phần mềm kế toán giúp cho
đơn vị hành chính sự nghiệp và các cơ quan tài chính, cơ quan ch qu n ra
quyết định nhanh hơn, chính xác hơn và hiệu qu hơn đ m b o thực hiện tốt
các nhiệm v Nhà n ớc giao.
Mặt khác, công tác kế toán th công đòi hỏi cần nhiều nhân sự làm kế toán.
Trong khi phần mềm kế toán do tự động hóa hoàn toàn các công đoạn tính
toán, l u trữ, tìm kiếm và kết xu t báo cáo nên tiết kiệm đ ợc nhân sự và
th i gian, chính điều này đư góp phần tiết kiệm chi phí cho đơn vị hành
chính sự nghiệp.
http://data4u.com
.vn/

3.3. Tínhăchuyênănghi p
Bằng việc sử d ng phần mềm kế toán, toàn bộ hệ thống sổ sách c a đơn vị
hành chính sự nghiệp đ ợc in n sạch sẽ (không bị tẩy xóa), đẹp và nh t
quán theo các chuẩn mực quy định.
3.4. Tínhăc ngătác
Các phần mềm kế toán ngày nay đều cung c p đầy đ các phần hành kế toán
từ nguồn kinh phí, tiền mặt, tiền gửi, ... cho tới l ơng, tài s n cố định và cho
phép nhiều ng i làm kế toán cùng làm việc với nhau trên cùng một dữ liệu
kế toán. Nh vậy, trong môi tr ng làm việc này số liệu đầu ra c a ng i
này có thể là số liệu đầu vào c a ng i khác và toàn bộ hệ thống tích hợp
chặt chẽ với nhau tạo ra một môi tr ng làm việc cộng tác và cũng biến đổi
c văn hóa làm việc c a đơn vị hành chính sự nghiệp theo chiều h ớng
chuyên nghiệp và tích cực hơn.
4. L iăíchăc aăvi că ngăd ngăph năm măk ătoán
a. Đ iăv iăđ năv ăhƠnhăchínhăs ănghi p
Đ iăv iăk ătoánăviên
Không ph i thực hiện việc tính toán bằng tay.
Không yêu cầu ph i nắm vững từng nghiệp v chi tiết mà chỉ cần nắm
vững đ ợc quy trình hạch toán, vẫn có thể cho ra đ ợc báo cáo chính
xác. Điều này r t hữu ích đối với các kế toán viên mới ra tr ng ch a có
kinh nghiệm về nghiệp v .
Đ iăv iăk ătoánătr ng
Tiết kiệm th i gian trong việc tổng hợp, đối chiếu các sổ sách, báo cáo kế toán.
Cung c p tức thì đ ợc b t kỳ số liệu kế toán nào, tại b t kỳ th i điểm nào
cho ng i qu n lỦ khi đ ợc yêu cầu.
Đ iăv iăth ătr ngăđ năv
Hoạch định và điều chỉnh các kế hoạch hoạt động c a đơn vị hành chính
sự nghiệp một cách chính xác và nhanh chóng.
http://data4u.com
.vn/

Có đ ợc đầy đ thông tin kế toán c a đơn vị hành chính sự nghiệp khi cần
thiết để ph c v cho việc ra quyết định điều chỉnh hoạt động, quyết định
đầu t , s n xu t kinh doanh một cách kịp th i, nhanh chóng và hiệu qu .
Tiết kiệm đ ợc nhân lực, chi phí và tăng c ng đ ợc tính chuyên nghiệp
c a đội ngũ cán bộ trong đơn vị hành chính sự nghiệp.
b. Đ iăv iăc ăquanăthu ăvƠăki mătoán
Dễ dàng trong công tác kiểm tra chứng từ kế toán tại các đơn vị hành
chính sự nghiệp.
5. Phơnălo iăph năm măk ătoán
Có nhiều cách phân loại phần mềm kế toán nh ng trong giáo trình này chỉ
đề cập đến cách phân loại phần mềm kế toán theo hình thức s n phẩm. Theo
cách phân loại này thì phần mềm kế toán bao gồm 2 loại sau:
5.1. Ph năm măđóngăgói
Phần mềm đóng gói là các phần mềm đ ợc nhà cung c p thiết kế sẵn, đóng
gói thành các hộp s n phẩm với đầy đ tài liệu h ớng dẫn cài đặt, sử d ng
và bộ đĩa cài phần mềm. Loại phần mềm kế toán này th ng đ ợc bán rộng
rưi và phổ biến trên thị tr ng.
 uăđi m
- GiáăthƠnhărẻ: Do đ ợc bán và sử d ng rộng rưi cho nhiều đơn vị hành
chính sự nghiệp nên chi phí phát triển đ ợc chia đều cho số l ợng ng i
dùng. Vì vậy giá thành c a loại phần mềm này th ng r t rẻ, chi phí
nâng c p, cập nhật, b o hành, b o trì c a s n phẩm cũng cực kỳ hợp lỦ so
với đầu t ban đầu.
- Tínhă năđ nhăc aăph năm măcao: Do đ ợc nhiều đơn vị hành chính sự
nghiệp hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nhau sử d ng nên phần mềm
có tính ổn định cao, do các lỗi (nếu có) c a phần mềm sẽ đ ợc ng i
dùng nhanh chóng phát hiện và nhà cung c p cũng nhanh chóng có biện
pháp khắc ph c và sửa chữa kịp th i.
- Nơngăc p, c pănh tănhanhăchóng: Do nhà cung c p phần mềm đóng
gói chỉ qu n lỦ một bộ mư nguồn duy nh t nên việc cập nhật sửa lỗi hoặc
http://data4u.com
.vn/

cập nhật, nâng c p khi có sự thay đổi c a chế độ kế toán sẽ r t nhanh
chóng và đồng loạt cho các đơn vị hành chính sự nghiệp đang sử d ng tại
một th i điểm.
- Chiăphíătri năkhaiărẻ: Phần mềm đóng gói bao gi cũng có đầy đ tài
liệu h ớng dẫn, tài liệu gi ng dạy và r t nhiều các tài liệu khác kèm theo
giúp ng i dùng có thể tự cài đặt và đ a vào sử d ng mà không cần ph i
qua đào tạo từ phía nhà cung c p, nên sẽ gi m thiểu đ ợc chi phí triển
khai cho ng i sử d ng.
- Th iăgianătri năkhaiăng năvƠăd ădƠng: Khi có nhu cầu sử d ng phần
mềm đóng gói, ng i sử d ng chỉ việc mua và đ a vào triển khai ngay
lập tức mà không cần ph i ch đợi nhà cung c p kh o sát hay lập trình
thêm các tính năng mới theo yêu cầu.
Nh căđi m
Do đ ợc phát triển với m c đích sử d ng cho nhiều đơn vị hành chính sự
nghiệp hoạt động trong nhiều loại hình khác nhau mà vẫn b o đ m đ ợc
tính đơn gi n, nhỏ gọn và dễ sử d ng nên một số các yêu cầu nhỏ đặc thù
c a đơn vị sẽ không có trong phần mềm.
5.2. Ph năm măđặtăhƠng
Phần mềm kế toán đặt hàng là phần mềm đ ợc nhà cung c p phần mềm thiết
kế riêng biệt cho một đơn vị hành chính sự nghiệp hoặc một số nhỏ các đơn vị
hành chính sự nghiệp trong cùng một tập đoàn theo đơn đặt hàng. Trong tr ng
hợp này nhà cung c p phần mềm không cung c p một s n phẩm sẵn có mà
cung c p dịch v phát triển s n phẩm dựa trên những yêu cầu c thể. Đặc điểm
chung c a loại phần mềm này là không phổ biến và có giá thành r t cao.
 uăđi m
Đáp ứng đ ợc yêu cầu đặc thù, c thể c a đơn vị hành chính sự nghiệp.
 Nh căđi m
- Chi phí cao: Do toàn bộ chi phí đầu t và phát triển phần mềm đều đổ dồn
vào một đơn vị hành chính sự nghiệp nên giá thành c a phần mềm sẽ r t cao.
Ngoài chi phí lớn đầu t ban đầu, loại phần mềm này còn ph i chịu thêm các
http://data4u.com
.vn/

chi phí khác nh chi phí b o hành, b o trì, nâng c p phát triển sau này. Những
chi phí này có thể lớn, thậm chí còn đắt hơn c giá thành đầu t ban đầu.
- Khóăc pănh tăvƠănơngăc p: Khi chế độ kế toán thay đổi, do nhà cung
c p phần mềm theo đơn đặt hàng ph i tiến hành cập nhật nâng c p cho
hàng trăm và thậm chí c ngàn khách hàng một cách tuần tự, lần l ợt,
nên đơn vị hành chính sự nghiệp đầu t sử d ng phần mềm đặt hàng ph i
ch đợi r t lâu mới tới l ợt mình, thậm chí đôi khi còn bị bỏ rơi.
- Tínhă năđ nhăc aăph năm măkém: Do phần mềm đặt hàng chỉ đ ợc đ a
vào sử d ng một hoặc vài đơn vị hành chính sự nghiệp, cộng với áp lực về
th i gian phát triển và giao hàng mà các phần mềm này th ng phát sinh r t
nhiều lỗi kể c tr ớc, trong và sau khi đư ứng d ng một th i gian dài.
- Tínhă r iă roă cao: Không thể kiểm chứng đ ợc lịch sử về uy tín ch t
l ợng đối với các s n phẩm phần mềm kế toán theo đơn đặt hàng một
cách dễ dàng nên đơn vị hành chính sự nghiệp sử d ng r t dễ gặp r i ro
là có đ ợc phần mềm kết qu sau khi nhận bàn giao từ nhà cung c p
phần mềm không nh Ủ, không thể đ a vào sử d ng hoặc đ a vào sử
d ng nh ng không hiệu qu , trong khi đó vẫn ph i thanh toán các chi phí
phát triển. Mặt khác sau này do chi phí nâng c p cập nhật cao nên nếu
không thỏa thuận đ ợc về giá với nhà cung c p, các đơn vị hành chính sự
nghiệp đặt mua r t dễ bị bỏ rơi.
6. Các tiêuăchuẩnăvƠăđi uăki năc aăm tăph năm măk ătoán
Phần này trích yếu một số nội dung thông tin cốt lõi c a Thông t
103/2005/TT-BTC c a Bộ Tài chính kỦ ngày 24 tháng 11 năm 2005 về việc
"H ớng dẫn tiêu chuẩn và điều kiện c a phần mềm kế toán".
6.1. Tiêuăchuẩnăc aăph năm măk ătoán
Phần mềm kế toán ph i hỗ trợ cho ng i sử d ng tuân th các quy định
c a Nhà n ớc về kế toán. Khi sử d ng phần mềm kế toán không làm thay
đổi b n ch t, nguyên tắc và ph ơng pháp kế toán đ ợc quy định tại các
văn b n pháp luật hiện hành về kế toán.
http://data4u.com
.vn/

Phần mềm kế toán ph i có kh năng nâng c p, có thể sửa đổi, bổ sung
phù hợp với những thay đổi nh t định c a chế độ kế toán và chính sách
tài chính mà không nh h ng đến dữ liệu đư có.
Phần mềmkế toán ph itự động xử lỦ và đ mb o sự chính xác về số liệu kế toán.
Phần mềm kế toán ph i đ m b o tính b o mật thông tin và an toàn dữ liệu.
6.2. Đi uăki năc aăph năm măk ătoán
Phần mềm kế toán tr ớc khi đ a vào sử d ng ph i đ ợc đặt tên, thuyết
minh rõ xu t xứ, tính năng kỹ thuật, mức độ đạt các tiêu chuẩn h ớng dẫn
tại Thông t 103/2005/TT-BTC và các quy định hiện hành về kế toán.
Phần mềm kế toán khi đ a vào sử d ng ph i có tài liệu h ớng dẫn c thể
kèm theo để giúp ng i sử d ng vận hành an toàn, có kh năng xử lỦ các
sự cố đơn gi n.
Phần mềm kế toán do tổ chức, cá nhân ngoài đơn vị kế toán cung c p
ph i đ ợc b o hành trong th i hạn do hai bên thỏa thuận, ít nh t ph i
hoàn thành công việc kế toán c a một năm tài chính.
6.3. Đi uăki năchoăvi căápăd ngăph năm măk ătoán
a. Đ măb oăđi uăki năkỹăthu t
Lựa chọn phần mềm phù hợp với hoạt động c a đơn vị hành chính sự nghiệp.
Trang bị hệ thống thiết bị về tin học phù hợp với yêu cầu, trình độ qu n
lỦ, trình độ tin học c a cán bộ qu n lỦ, đội ngũ nhân viên kế toán.
Sử d ng thử nghiệm phần mềm mới. Sau quá trình thử nghiệm, nếu phần
mềm kế toán đáp ứng đ ợc tiêu chuẩn c a phần mềm kế toán và yêu cầu
kế toán c a đơn vị thì đơn vị mới triển khai áp d ng chính thức.
Xây dựng quy chế sử d ng phần mềm kế toán trên máy vi tính nh : qu n
lỦ máy ch (nếu có); qu n lỦ dữ liệu; kiểm tra, kiểm soát việc đ a thông
tin từ ngoài vào hệ thống; thực hiện công việc sao l u dữ liệu định kỳ;
phân quyền đối với các máy nhập và xử lỦ số liệu…
Tổ chức trang bị và sử d ng các thiết bị l u trữ an toàn cho hệ thống, bố
trí và vận hành theo đúng yêu cầu kỹ thuật.
b. Đ măb oăđi uăki năv ăconăng iăvƠăt ăch căb ămáyăk ătoán
http://data4u.com
.vn/

Lựa chọn hoặc tổ chức đào tạo cán bộ kế toán có đ trình độ chuyên
môn, nghiệp v về kế toán và tin học.
Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện các khâu công việc: lập chứng từ vào
máy; kiểm tra việc nhập số liệu vào máy; thực hiện các thao tác trên máy
theo yêu cầu c a phần mềm kế toán; phân tích các số liệu trên sổ kế toán
và báo cáo tài chính, qu n trị mạng và qu n trị thông tin kế toán.
Quy định rõ trách nhiệm, yêu cầu b o mật dữ liệu trên máy tính; chức
năng, nhiệm v c a từng ng i sử d ng trong hệ thống; ban hành quy
chế qu n lỦ dữ liệu, quy định chức năng, quyền hạn c a từng nhân viên;
quy định danh m c thông tin không đ ợc phép l u chuyển.
c. Đ măb oătínhăth ngănh tătrong côngătácăk ătoán
Đối với các đơn vị dự toán c p trên ph i lập báo cáo tài chính tổng hợp thì
cần chỉ đạo cho các đơn vị dự toán c p d ới sử d ng phần mềm kế toán sao
cho thuận tiện trong việc kết nối thông tin, số liệu báo cáo.
7. Quyăđ nhăc aăB ăTƠiăchính v ăhìnhăth căk ătoánămáy
7.1. Đặcătr ngăc ăb năc aăhìnhăth căk ătoánămáy
Đặc tr ng cơ b n c a Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán
đ ợc thực hiện theo một ch ơng trình phần mềm kế toán trên máy vi tính.
Phần mềm kế toán đ ợc thiết kế theo nguyên tắc c a một trong bốn hình thức
kế toán theo quy định c a Bộ Tài chính hoặc kết hợp các hình thức kế toán đó
với nhau. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đ quy trình ghi sổ kế toán,
nh ng ph i in đ ợc đầy đ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
Các loại sổ c a Hình thức kế toán trên máy vi tính: Phần mềm kế toán đ ợc
thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ c a hình thức kế toán đó
nh ng không bắt buộc hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.
7.2. Trìnhăt ăghiăs ătheoăhìnhăth căk toán máy
Hằng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc B ng tổng hợp chứng
từ kế toán cùng loại đư đ ợc kiểm tra, đ ợc dùng làm căn cứ ghi sổ, xác
định tài kho n ghi Nợ, tài kho n ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính
theo các b ng, biểu đ ợc thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
http://data4u.com
.vn/

Theo quy trình c a phần mềm kế toán, các thông tin đ ợc tự động nhập vào
sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật kỦ - Sổ Cái…) và các sổ, thẻ kế toán
chi tiết liên quan.
Cuối tháng (hoặc b t kỳ vào th i điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao
tác khóa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng
hợp với số liệu chi tiết đ ợc thực hiện tự động và luôn đ m b o chính xác, trung
thực theo thông tin đư đ ợc nhập trong kỳ. Ng i làm kế toán có thể kiểm tra,
đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đư in ra gi y.
Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định.
Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết đ ợc in ra
gi y, đóng thành quyển và thực hiện các th t c pháp lỦ theo quy định về sổ
kế toán ghi bằng tay.
8. LƠmăth ănƠoăđ ăđ aăph năm măk ătoánăvƠoă ngăd ng?
B că1:ăĐặtămuaăph năm m
B că2:ăCƠiăđặtăph năm măvƠoăh ăth ngămáyătính
B că3:ăTi năhƠnhăkh iăt oăh ăth ng
- Thiết lập một số thông tin ban đầu nh : chế độ sổ, hình thức ghi sổ,
ph ơng pháp tính giá xu t kho,…
http://data4u.com
.vn/

- ...
-
...
- Nhập số d đầu năm cho các tài kho n, các danh m c nh
, .
B că4:ăTh căhi năvi căh chătoánăk ătoánătrênăph năm m
B c 5: AnătoƠnăvƠăanăninhăd ăli u
.
B că6:ăB oătrìăh ăth ng
9. Các tiêuăchuẩnăgiúpăl aăchọnăph năm măk ătoánăt tănh t
9.1. Ngu năg căxu tăx
Hiện nay trên thị tr ng có r t nhiều các phần mềm kế toán khác nhau.
Chúng có thể đ ợc viết ra b i một nhóm lập trình viên trong n ớc, một
công ty trong n ớc hay một công ty n ớc ngoài. Mỗi một phần mềm có thể
đáp ứng cho một số đơn vị hành chính sự nghiệp hoạt động trong nhiều lĩnh
vực khác nhau có quy mô từ th p đến cao. Tuy nhiên, dù có xu t xứ từ đâu
thì khi chọn mua một phần mềm kế toán, ng i sử d ng nên h ớng tới
những s n phẩm đư có th ơng hiệu với xu t xứ rõ ràng, điều này r t có ích
cho ng i sử d ng trong suốt quá trình sử d ng, cũng nh nâng c p và b o
trì s n phẩm.
9.2. Cácăv năđ ăliênăquanăt iăquáătrìnhăs ăd ng
a. Cácăkho năchiăphíăđ uăt ăliênăquan
Chiăphíăchoăgi yăphépăs ăd ng: Là chi phí ph i tr ban đầu cho quyền
đ ợc sử d ng phần mềm. Chi phí này th ng đ ợc tính dựa trên căn cứ c a
số mô đun sử d ng trong phần mềm, hoặc số l ợng ng i sử d ng phần
mềm đồng th i tại công ty khách hàng. Tại Việt Nam, chi phí b n quyền
cho các phần mềm đóng gói th ng có giá trị từ 300 đôla Mỹ đến 50.000
http://data4u.com
.vn/

đôla Mỹ. Thông th ng, các phần mềm đóng gói rẻ hơn nhiều so với các
phần mềm thiết kế theo đơn đặt hàng, b i vì chi phí phát triển phần mềm có
thể đ ợc san sẻ cho hàng trăm hoặc hàng ngàn ng i sử d ng.
Chiăphíătri năkhai: Là chi phí ph i tr cho đơn vị cung c p dịch v , nhà
phân phối để thực hiện công tác cài đặt hệ thống và đào tạo h ớng dẫn sử
d ng. Đối với các dự án phức tạp, chi phí triển khai có thể cao g p 5 lần chi
phí cho gi y phép sử d ng. Việt Nam có một số công ty phần mềm
th ng gộp chi phí này vào luôn giá bán phần mềm nh ng một số các công
ty khác nh MISA thì chi phí đào tạo và triển khai đ ợc tách riêng ra để
ng i sử d ng có thể tự nghiên cứu và triển khai nhằm tiết kiệm chi phí.
Chiăphíăt ăv n: Trong quá trình sử d ng phần mềm, ng i sử d ng không
thể tránh khỏi những sai lầm, khi đó họ sẽ cần tới dịch v t v n c a các
công ty phần mềm, giúp chỉ cho họ những sai lầm, cách khắc ph c và phòng
tránh trong quá trình sử d ng. Khi chọn mua phần mềm n ớc ngoài, chi phí
t v n th ng chiếm từ 20% đến 70% trên chi phí cho gi y phép sử d ng.
Chiăphíăb oătrì: Là chi phí cập nhật các thay đổi nhỏ về biểu mẫu và chế độ
theo Bộ Tài chính. Chi phí b o trì hàng năm th ng nằm trong kho ng từ
8% đến 20% c a chi phí gi y phép sử d ng, mức tiêu biểu là 20%.
Chiăphíănơngăc păc ăs ăh ăt ngăCNTT: Là các chi phí ph i tr cho việc
nâng c p cơ s hạ tầng công nghệ thông tin c a công ty nh : nâng c p phần
cứng, c u hình máy, máy trạm, máy ch ,... Các chi phí này tuỳ thuộc vào
nhu cầu c a công ty và tình trạng hạ tầng hiện có.
b. Tínhăd ăs ăd ng
Các phần mềm kế toán th ng cung c p sẵn các thông tin về số tài kho n và
một số nghiệp v hạch toán điển hình. Mặt khác các quy trình ghi chép và
hạch toán kế toán trong phần mềm th ng đ ợc mô phỏng thông qua hình
nh, để không chỉ những ng i làm kế toán mà c những ng i qu n lỦ
cũng có thể dễ dàng biết đ ợc rằng các công việc ghi chép sẽ bắt đầu đâu
và kết thúc đâu. Vì vậy việc học và sử d ng một phần mềm kế toán r t dễ
dàng và không tốn nhiều th i gian.
c. Kh ănĕngăc nhăbáoă
http://data4u.com
.vn/

Một số phần mềm kế toán hiệu qu hơn những phần mềm khác trong việc
c nh báo ng i dùng các lỗi có thể phát sinh do việc nhập dữ liệu sai nh :
- Việc nhập dữ liệu hai lần cho cùng một nghiệp v phát sinh.
- Đ a ra thông báo cho biết mặt hàng nào khách hàng đư đặt mua nh ng
mức dự trữ trong kho đư xuống d ới mức an toàn.
- Thông báo công nợ c a từng đối t ợng khách hàng, nhà cung c p.
d. TƠiăli uădƠnhăchoăng iăs ăd ng
Ch t l ợng và sự đầy đ c a các tài liệu hỗ trợ là một công c r t quan trọng
đối với ng i sử d ng, nó giúp họ có thể sử d ng ch ơng trình một cách
hiệu qu . Hầu nh các phần mềm thiết kế sẵn c a n ớc ngoài và một số ít
các phần mềm đóng gói trong n ớc đều có các tài liệu dành cho ng i sử
d ng r t toàn diện. Những tài liệu này bao gồm:
- H ớng dẫn cài đặt phần mềm.
- H ớng dẫn sử d ng phần mềm.
- H ớng dẫn tác nghiệp thông qua bài tập thực hành.
- Tài liệu trợ giúp trực tuyến.
- Phim h ớng dẫn sử d ng dùng để tự học cài đặt, tự học sử d ng.
e. B năđ aăhóa
Một số ch ơng trình n ớc ngoài chỉ có b n tiếng Anh và đây có thể là một
v n đề khó khăn cho một số công ty.
Một thuận lợi c a các phần mềm kế toán trong n ớc nằm chỗ các phần
mềm này đ ợc thiết kế phù hợp với các quy định và hệ thống kế toán Việt
Nam và có thể sử d ng bằng tiếng Việt. Các ch ơng trình này có thể đ ợc
cập nhật th ng xuyên khi các quy định và tiêu chuẩn có liên quan thay đổi.
9.3. Cácăch cănĕngăliênăquanăt iăho tăđ ngăc aăđ năv ăhƠnhăchínhăs ănghi p
Thông th ng các phần mềm kế toán th ng đ ợc xây dựng dựa trên các
hoạt động kế toán nh : kế toán nguồn kinh phí, tiền mặt, tiền gửi, vật t
hàng hóa, tiền l ơng, tài s n cố định, mua hàng, bán hàng,… Việc phân chia
theo các hoạt động sẽ giúp cho ng i sử d ng trong quá trình nhập liệu và
kiểm soát chứng từ đầu vào cũng nh việc kiểm tra đối chiếu sổ sách báo
http://data4u.com
.vn/

cáo đầu ra theo từng hoạt động. Việc này r t thuận tiện cho ng i sử d ng,
nó giúp gi m thiểu th i gian cho công tác kế toán cũng nh hoạt động qu n
trị c a các nhà qu n trị đơn vị hành chính sự nghiệp. Chỉ cần xem các báo
cáo tài chính cuối kỳ ng i sử d ng có thể nắm bắt đ ợc tình hình hoạt
động c a đơn vị hành chính sự nghiệp nh số kinh phí đ ợc c p và tình hình
sử d ng kinh phí trong kỳ.
9.4. Nh ngăv năđ ăc năquanătơmătrongăcôngătácătri năkhaiăvƠăkỹăthu t
a. Th iăgianăvƠăs ăd ădƠngătrongătri năkhai
Ng i mua cần xem xét phần mềm có thể đ ợc cài đặt một cách nhanh
chóng và dễ dàng nh thế nào. Thông th ng các phần mềm có thể sử d ng
ngay sau khi cài đặt, tuy nhiên cũng có những phần mềm cài đặt xong không
sử d ng đ ợc ngay hoặc không dùng đ ợc. Việc triển khai các phần mềm
đóng gói th ng diễn ra nhanh hơn so với các phần mềm theo đơn đặt hàng.
Vì so với các phần mềm đóng gói, các phần mềm đặt hàng cần có nhiều th i
gian để hoàn chỉnh cho phù hợp với quy trình hoạt động c a đơn vị đặt
hàng. Mặt khác, chi phí cho việc triển khai các phần mềm đóng gói th ng
th p hơn so với phần mềm theo đơn đặt hàng. Các phần mềm thiết kế theo
đơn đặt hàng cũng cần nhiều th i gian hơn để hoàn chỉnh hay dễ bị chậm trễ
ngoài dự kiến và tăng chi phí viết phần mềm.
Mặt khác, so với các phần mềm n ớc ngoài thì phần mềm trong n ớc có
th i gian triển khai nhanh hơn, vì những phần mềm đ ợc cung c p từ n ớc
ngoài th ng phức tạp hơn.
b. Kh ănĕngătùyăbi nătheoăyêu c uăc aăkhách hàng
Khi lựa chọn phần mềm, ng i sử d ng nên xem xét đến kh năng tùy biến
theo yêu cầu c a các phần mềm có thể dễ dàng đ ợc đáp ứng hay không.
Kh năng tùy biến cho phép ng i sử d ng có thể tùy chỉnh phần mềm với
những thay đổi đơn gi n mà hệ thống có thể cho phép. Kh năng tùy biến có
thể thực hiện trong những tr ng hợp nh sau:
- Cho phép ẩn hiện một số thông tin nhập liệu.
- Triển khai những thay đổi cho một ng i hay một nhóm ng i sử d ng
hoặc cho t t c ng i sử d ng.
http://data4u.com
.vn/

- Di chuyển một số tr ng nhằm tạo chỗ trống cho các tr ng mới, hoặc
cung c p cách bố trí giống với tài liệu gốc hơn nhằm làm tăng năng su t
nhập dữ liệu.
- Thêm một số tr ng vào màn hình nhập dữ liệu.
- Thiết lập và thay đổi giá trị mặc định cho một số tr ng trong hệ thống.
- Tạo ra hoặc chỉnh sửa cho những m c nh số điện thoại, mư số thuế.
- Chỉ cho phép một số ng i có quyền b o mật thích hợp đ ợc phép sử
d ng chức năng tuỳ biến này.
c. Thi tăk ăvƠăc uătrúcăc aăph năm m
Khi lựa chọn phần mềm, ng i sử d ng cũng nên xem xét đến kh năng phần
mềm đó có thể phân tích đ ợc quy trình hoạt động kinh doanh c a đơn vị
hành chính sự nghiệp không, cũng nh hỗ trợ đ ợc quy trình đó theo cách
thức dễ dàng nh t thông qua thiết kế và chức năng c a phần mềm hay không.
Mặt khác, c u trúc c a một phần mềm th ng là khung s n cho việc tổ chức
một hệ thống, bao gồm: c u trúc các phân hệ, cơ s dữ liệu, giao diện, ngôn
ngữ lập trình, c u trúc cơ s dữ liệu,... Để có đ ợc một c u trúc hoàn chỉnh,
đáp ứng tốt nhu cầu sử d ng c a ng i dùng thì các nhà cung c p ph i luôn
cập nhật các công nghệ mới nh t ph c v cho quá trình lập trình c a mình.
d. L iăl pătrình
Không thể nói có một phần mềm nào hoàn thiện 100% mà không có b t cứ
lỗi nào. Các phần mềm vẫn có thể có lỗi, nh ng ng i sử d ng nên lựa chọn
những phần mềm mà nhà cung c p có kh năng khắc ph c sửa chữa lỗi một
cách kịp th i, nhanh chóng và chính xác. Nói chung, phần mềm nào càng
nhiều ng i sử d ng thì càng dễ phát hiện lỗi và sửa chữa chúng.
Thông th ng các nhà cung c p phần mềm n ớc ngoài có những tiêu chuẩn
kiểm soát s n phẩm tr ớc khi phát hành cao hơn r t nhiều so với các đơn vị
phát triển phần mềm trong n ớc. Điều này cũng có nghĩa là các nhà cung
c p phần mềm n ớc ngoài có kh năng phát hiện lỗi tr ớc khi đ a s n phẩm
ra thị tr ng, và có kh năng có một quy trình đ ợc tổ chức tốt để theo dõi
và sữa chữa các lỗi lập trình do khách hàng thông báo.
http://data4u.com
.vn/

9.5. Kh ănĕngăh ătr ăthíchăh păchoăcácăc iăti nătrongăt ngălai
a. Kh ănĕngăphát tri n
Kh năng phát triển có nghĩa là phần mềm có thể đ ợc phát triển một cách
dễ dàng, c về số l ợng dữ liệu và số ng i sử d ng khi một công ty phát
triển. Phần mềm có thể hỗ trợ nhiều ng i sử d ng cùng lúc th ng dễ m
rộng hơn các phần mềm khác.
b. Thi tăk ăvƠăkh ănĕngănơngăc p
Thực tế các phần mềm thiết kế theo đơn đặt hàng th ng gặp khó khăn
trong việc nâng c p so với các phần mềm đóng gói. B i vì r t có nhiều kh
năng là mư nguồn không đ ợc l u giữ theo tiêu chuẩn quốc tế, và những
nhân viên tr ớc đây thiết kế phần mềm không còn công tác tại công ty nữa
hoặc không còn làm việc sau một vài năm. Do đó, việc nâng c p các phần
mềm thiết kế theo đơn đặt hàng th ng gây ra nhiều gián đoạn đáng kể và
chi phí cao cho công ty.
9.6. Cácăy uăt ăv ăb oăm t
Khi lựa chọn phần mềm, ng i sử d ng nên chú Ủ đến tính b o mật c a s n
phẩm. Có thể căn cứ vào vào các tiêu thức sau:
- Kh ănĕngăphơnăquy năs ăd ngăchoăng iădùng: Phần mềm nên có chức
năng cho phép những ng i sử d ng khác nhau chỉ đ ợc truy cập những chức
năng c thể hoặc những thông tin cần thiết cho công việc c a mình.
- Nh tăkỦăs ăd ng: Cho phép nhà qu n trị cao nh t có thể theo dõi đ ợc
các hoạt động c a ng i sử d ng một cách chi tiết. Có thể biết đ ợc hoạt
động chỉnh sửa số liệu c a ng i sử d ng tại đâu, tại th i điểm nào.
Ngoài ng i qu n lỦ hệ thống ra, ng i sử d ng không đ ợc phép sửa
đổi những thông tin về nhật kỦ này.
- Mƣăhóaăd ăli uăs ăd ng: Phần mềm nên hỗ trợ các dữ liệu có thể đ ợc
l u giữ d ới dạng mư hóa để các ch ơng trình khác không thể truy cập
đ ợc những dữ liệu đó.
- Ngĕnăchặnătruyăc păt ăbênăngoƠi: Một phần mềm tốt nên thiết lập một
hệ thống b o vệ tốt để có kh năng ngăn chặn việc truy cập trái phép từ
http://data4u.com
.vn/

bên ngoài vào cơ s dữ liệu trong phần mềm. B i việc truy cập đó có thể
phá hoại dữ liệu hoặc lộ ra ngoài những thông tin tuyệt mật.
- B năsaoăd ăphòng: Nên có một hệ thống l u trữ t t c tập tin vào những
ổ đĩa cứng dự phòng hoặc những cách thức l u trữ khác nhằm b o vệ
khỏi việc m t dữ liệu do h ổ cứng, trộm máy vi tính, hoặc những tai họa
không l ng tr ớc đ ợc nh lũ l t hoặc hỏa hoạn. Cũng nên giữ một b n
sao dự phòng một nơi khác văn phòng công ty.
10. u,ănh căđi măc aăph năm mătrongăn căvƠăph năm măn căngoƠi
10.1. Ph năm măn căngoƠi
 uăđi m
Ch t l ợng tốt, mang tính chuyên nghiệp, công nghệ hiện đại.
Nh căđi m
- Giá thành cao: Không thể cạnh tranh về giá với các phần mềm nội địa.
- B o trì, hỗ trợ kỹ thuật gặp nhiều khó khăn: Do một số công ty s n xu t
phần mềm n ớc ngoài không có tr s tại Việt Nam.
- V n đề địa ph ơng hóa:
Ngôn ngữ: Giao diện, tài liệu h ớng dẫn bằng tiếng n ớc ngoài (phần
lớn là tiếng Anh) gây nhiều khó khăn cho ng i Việt Nam ch a thông
thạo ngoại ngữ sử d ng. Việc dịch ngôn ngữ phần mềm và các tài liệu
gặp nhiều khó khăn.
Hệ thống kế toán Việt Nam: Ch a theo hệ thống kế toán chuẩn quốc tế,
trong khi các phần mềm n ớc ngoài đ ợc xây dựng trên các chuẩn quốc
tế. Điều này dẫn đến việc có nhiều thông tin không phù hợp, gây khó khăn
cho ng i sử d ng là những ng i đang theo hệ thống Kế toán Việt Nam.
Hệ thống máy tính: Phần mềm n ớc ngoài th ng đòi hỏi hệ thống máy
tính có c u hình cao, nhiều doanh nghiệp Việt Nam ch a thể đáp ứng.
10.2. Ph năm mătrongăn c
 uăđi m
- Giá thành th p.
http://data4u.com
.vn/

- B o hành, b o trì nhanh chóng, kịp th i.
- Phù hợp với doanh nghiệp Việt Nam: Do đ ợc xây dựng theo hệ thống
kế toán Việt Nam; ngôn ngữ tiếng Việt, dễ hiểu đối với ng i Việt Nam;
và yêu cầu c u hình c a hệ thống máy tính không cao.
Nh căđi m
C u trúc và công nghệ th ng lạc hậu hơn so với các phần mềm n ớc ngoài.
M tăs ăph năm mătrongăn c
Côngă tyă C ă ph nă MISA (website: http://www.misa.com.vn): Đ ợc
thành lập từ năm 1994, hiện là một trong những th ơng hiệu mạnh nh t trên thị
tr ng phần mềm Việt Nam về các gi i pháp phần mềm qu n lỦ trong doanh
nghiệp và trong đơn vị hành chính sự nghiệp. Tính đến năm 2008, MISA đư có
đến 20.000 khách hàng. Các dòng s n phẩm c a MISA đều là các phần mềm
đóng gói, mang tính phổ biến, phù hợp với các đơn vị hành chính sự nghiệp
thuần túy và đơn vị hành chính sự nghiệp có thu với chi phí th p. u điểm c a
các dòng s n phẩm phần mềm MISA là đơn gi n, dễ sử d ng, hình nh giao
diện thân thiện. MISA Mimosa.NET 2009 đáp ứng tối đa nhu cầu c a các đơn
vị hành chính sự nghiệp thông qua việc tích hợp khá đầy đ các mẫu chứng từ,
sổ sách, báo cáo đặc tr ng cho từng đơn vị hành chính sự nghiệp c thể. Đặc
biệt MISA Mimosa.NET 2009 cho phép download và sử d ng miễn phí để
hạch toán số liệu trong quỦ I năm 2009, điều này giúp cho các đơn vị hành
chính sự nghiệp có cơ hội thử nghiệm phần mềm mới tr ớc khi quyết định có
nên mua phần mềm này hay không. Gói s n phẩm này cũng giúp cho b t cứ ai
muốn tự học, thực hành phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp nhà. Các
bạn có thể download miễn phí phần mềm MISA Mimosa.NET 2009 cùng các
tài liệu tự học tại website: http://www.misa.com.vn
Trungătơmăchuy năgiaoăcôngăngh ăvƠăh ătr ăkỹăthu tă- C cătinăhọcăvƠă
th ngăkêătƠiăchínhăậ B ăTƠiăchính (website: http://www.mof.gov.vn):
Trung tâm đ ợc thành lập theo Quyết định 117/QĐ-BTC ngày 29/07/2003
c a Bộ tr ng Bộ Tài chính. Chức năng chính c a trung tâm là đào tạo,
triển khai, chuyển giao kỹ thuật, b o trì và hỗ trợ các phần mềm ứng d ng,
phần mềm hệ thống, hệ thống mạng Lan, Wan cho các đơn vị trong và
ngoài ngành Tài chính. IMAS là phần mềm kế toán hạch toán và qu n lỦ
http://data4u.com
.vn/

công tác kế toán tại các đơn vị hành chính sự nghiệp đ ợc C c tin học và
thống kê tài chính xây dựng từ những năm 1997 – 1998.
Công ty TNHHăphátătri năvƠăchuy năgiaoăph năm măDTSoft (website:
http://www.dtsoftvn.com): Công ty DTSoft hoạt động chuyên về thiết
kế và chuyển giao các s n phẩm phần mềm, gi i pháp và dịch v , đặc biệt là
cho các cơ quan qu n lỦ và các doanh nghiệp. Phần mềm c a công ty th ng
đ ợc nhóm thành từng nhóm s n phẩm nh : Nhóm phần mềm kế toán nhà
n ớc, nhóm phần mềm kế toán kinh doanh, nhóm phần mềm qu n trị nhân
lực,… Phần mềm kế toán c a công ty đều thuộc phần mềm đóng gói.
Công ty C ă ph nă Saoă Thĕngă (website: http://www.saothang.com):
Sao Thăng là công ty mới hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin nh
mua bán, s n xu t phần mềm, t v n về phần mềm, thiết kế website. Các
s n phẩm phần mềm c a Sao Thăng đều đ ợc viết trên nền t ng .NET - nền
t ng công nghệ phần mềm cao c p nh t c a công ty Microsoft. Sao thăng đư
cho ra đ i dòng s n phẩm Veefly cho các đơn vị hành chính sự nghiệp, cho
doanh nghiệp, qu n lỦ nhân sự tiền l ơng,…
1. Trình bày khái niệm và mô hình hoạt động c a phần mềm kế toán?
2. Trình bày tính u việt c a phần mềm kế toán?
3. Trình bày lợi ích c a việc ứng d ng phần mềm kế toán?
4. Phân loại phần mềm kế toán? Nêu rõ u nh ợc điểm c a phần mềm đóng gói và
phần mềm đặt hàng?
5. Trình bày các tiêu chuẩn và điều kiện c a một phần mềm kế toán?
6. Trình bày quy định c a Bộ Tài chính về hình thức kế toán máy?
7. Quy trình ứng d ng một phần mềm kế toán?
8. Trình bày các tiêu chuẩn để lựa chọn một phần mềm kế toán?
9. Trình bày u nh ợc điểm c a các phần mềm kế toán trong n ớc và phần mềm kế
toán n ớc ngoài?
http://data4u.com
.vn/

Mở sổ kế toán của đơn vị hành chính sự nghiệp bằng phần mềm kế toán
C H N G ă 2
M ăS ăK ăTOỄNăC AăĐ NăV ăHĨNHăCHệNH
S ăNGHI PăB NGăPH NăM MăK ăTOỄN
SauăkhiăhoƠnăthƠnhăch ng nƠy,ăb năcóăth ăn măđ c:
 Các b ớc tiến hành m sổ kế toán
 Cách nhập số d ban đầu
 Cách phân công công việc và quyền hạn trong phòng kế toán
 Cách khóa sổ kế toán cuối kỳ
 Việc l u trữ và b o qu n sổ kế toán trên máy vi tính
 Ph ơng thức trao đổi chứng từ kế toán giữa các bộ phận
 Quy trình cập nhật phần mềm theo thông báo c a nhà cung c p
http://data4u.com
.vn/

1. Cácăb căti năhƠnhăm ăs k ătoán
1.1. M ăs ă
Thông th ng đối với một đơn vị hành chính sự nghiệp để bắt đầu một năm
tài chính mới thì th ng ph i tiến hành m sổ kế toán mới t ơng ứng với
năm tài chính đó.
Trong các phần mềm kế toán việc m sổ kế toán (hay còn gọi là tạo dữ liệu
kế toán) đ ợc thực hiện ngay lần đầu tiên khi ng i sử d ng bắt đầu sử
d ng phần mềm. Quá trình m sổ đ ợc thực hiện qua một số b ớc trong đó
cho phép ng i sử d ng đặt tên cho sổ kế toán, chọn nơi l u sổ kế toán vừa
m trên máy tính, chọn ph ơng pháp tính giá, chọn ngày bắt đầu hạch toán,
chọn ph ơng pháp tính giá...
Đối với mỗi phần mềm thì việc tạo dữ liệu kế toán sẽ theo những quy trình
và thao tác khác nhau.
1.2. Thi tăl păthôngătinăh ăth ng
Trong quá trình m sổ, kế toán sẽ tiến hành khai báo một số thông tin về hệ
thống nh : cách tạo dữ liệu kế toán, nơi l u dữ liệu kế toán, thông tin đơn
vị, thông tin ngầm định, tùy chọn c a đơn vị, ngày hạch toán.
http://data4u.com
.vn/

http://data4u.com
.vn/

Sau khi tạo xong dữ liệu kế toán và thiết lập các thông tin hệ thống, ng i
sử d ng sẽ đăng nhập vào dữ liệu để thực hiện hạch toán các nghiệp v kinh
tế phát sinh. Mỗi một phần mềm sẽ có một màn hình giao diện khác nhau.
Ví d :
http://data4u.com
.vn/

2. Nh păs ăd ăbanăđ u
2.1. Khaiăbáoădanhăm c
Sau khi tiến hành m sổ kế toán, để có thể hạch toán đ ợc các nghiệp v kinh
tế phát sinh trên phần mềm kế toán thì ng i sử d ng ph i tiến hành khai báo
một số danh m c ban đầu tr ớc khi nhập số d ban đầu cho các tài kho n.
a. Danhăm căH ăth ngătƠiăkho n
Danh m c Hệ thống tài kho n đ ợc sử d ng để qu n lỦ hệ thống các tài
kho n. Thông th ng các phần mềm kế toán đư thiết lập sẵn hệ thống tài
kho n chuẩn theo quy định c a Bộ Tài chính. Tuy nhiên, để ph n ánh đ ợc
các hoạt động kinh tế phát sinh c a từng đơn vị hành chính sự nghiệp, các
phần mềm vẫn cho phép ng i sử d ng m thêm các tiết kho n trên cơ s
hệ thống tài kho n chuẩn. Hệ thống tài kho n này sẽ đ ợc sử d ng trong các
bút toán hạch toán các nghiệp v kinh tế phát sinh trong kỳ.
b. Danhăm căM căl căngơnăsách
Trong các phần mềm kế toán danh m c này đ ợc sử d ng nh một hệ thống
để thống kê tình hình thu, chi NSNN theo các chỉ tiêu khác nhau nh : Các
c p ngân sách, các ngành, các hoạt động. Danh m c M c l c ngân sách bao
http://data4u.com
.vn/

gồm: Nguồn kinh phí, Ch ơng, Loại kho n, M c/Tiểu m c. Thông th ng
các phần mềm kế toán đư đ ợc thiết lập sẵn theo danh m c M c l c ngân
sách chuẩn c a Bộ tài chính. Tuy nhiên để ph n ánh đ ợc t t c các nghiệp
v kinh tế phát sinh tại đơn vị, phần mềm cho phép ng i sử d ng m thêm
các m c l c ngân sách nhỏ từ danh m c m c l c ngân sách chuẩn. Danh
m c M c l c ngân sách này sẽ đ ợc sử d ng trong các nghiệp v kinh tế
phát sinh tại đơn vị trong kỳ.
Danhăm căNgu năkinhăphí
Danh m c Nguồn kinh phí đ ợc sử d ng nhằm m c đích thống kê nguồn
gốc các nguồn kinh phí đ ợc sử d ng tại các đơn vị hành chính sự nghiệp.
VD: Ngân sách Trung ơng, Ngân sách Tỉnh, Ngân sách Huyện,…
Danhăm căCh ng
Danh m c Ch ơng thể hiện đặc thù riêng c a từng đơn vị hành chính sự
nghiệp. Ví d : Bộ Y tế, S Y tế, Bộ Giáo d c, S Giáo d c,…
http://data4u.com
.vn/

Danhăm căLo iăkho n
Danh m c Loại kho n cho phép thống kê các loại hình hoạt động trong lĩnh
vực kinh tế, chính trị xư hội. Các lĩnh vực hoạt động nh : Nông nghiệp - Lâm
nghiệp - Th y s n, Công nghiệp khai khoáng, Công nghiệp chế biến, chế tạo,…
Danhăm căM c/Ti uăm c
Danh m c M c/Tiểu m c dùng để thống kê các kho n thu, chi chi tiết theo
các hoạt động kinh tế, chính trị, xư hội c a Ngân sách nhà n ớc.
Các kho n thu NSNN bao gồm: các kho n thu từ thuế, phí, lệ phí; các kho n
thu từ hoạt động kinh tế c a Nhà n ớc; các kho n đóng góp c a tổ chức và cá
nhân; các kho n việc trợ; các kho n thu khác theo quy định c a pháp luật.
Các kho n chi NSNN bao gồm: các kho n chi phát triển kinh tế - xư hội, đ m
b o quốc phòng, an ninh, b o đ m hoạt động c a bộ máy nhà n ớc; chi tr nợ
c a Nhà n ớc; chi viện trợ và các kho n chi khác theo quy định c a pháp luật.
http://data4u.com
.vn/

c. Danhăm căCh ngătrìnhăm cătiêu
Danh m c ch ơng trình m c tiêu dùng để thống kê các kho n thu, chi cho các
ch ơng trình, m c tiêu, dự án quốc gia và các nhiệm v cần theo dõi riêng.
http://data4u.com
.vn/

d. Danhăm căKháchăhƠng,ăNhƠăcungăc p
Trong các phần mềm kế toán danh m c khách hàng, nhà cung c p đ ợc
ng i sử d ng khai báo nhằm lập các báo cáo thống kê mua, bán hàng hóa
và theo dõi công nợ chi tiết đến từng khách hàng, nhà cung c p. Mỗi khách
hàng, nhà cung c p sẽ đ ợc nhận diện bằng mư hiệu khác nhau gọi là mư
khách hàng, nhà cung c p. Mư hiệu này thông th ng sẽ do ng i sử d ng
đặt sao cho phù hợp với mô hình hoạt động và qu n lỦ c a đơn vị hành
chính sự nghiệp. Có r t nhiều ph ơng pháp đặt mư hiệu khác nhau, các
ph ơng pháp này ph thuộc vào yêu cầu tổ chức qu n lỦ đối t ợng và ph
thuộc vào tính ch t c a từng đối t ợng c thể. Ví d :
- Dùng ph ơng pháp đặt mư theo tên viết tắt hoặc ghép các chữ cái đầu trong
tên khách hàng, nhà cung c p. Cách mư hóa này mang tính gợi nhớ cao.
- Dùng ph ơng pháp đánh số lần l ợt tăng dần theo phát sinh c a đối
t ợng khách hàng, nhà cung c p mới bắt đầu từ 1, 2, 3,…. Tuy nhiên
cách đặt này không mang Ủ nghĩa gợi Ủ nào.
Một số điểm l u Ủ khi thiết lập mư khách hàng, nhà cung c p trong các phần
mềm kế toán:
- Mỗi khách hàng hoặc nhà cung c p ph i đ ợc đặt một mư khác nhau.
- Không nên đ a ra một mư mà thành phần thông tin trong mư đó lại là c a
một mã khác.
http://data4u.com
.vn/

e. Danhăm căV tăt ăhƠngăhóa,ăcôngăc ăd ngăc
Danh m c Vật t hàng hóa, công c d ng c dùng để theo dõi các vật t ,
hàng hóa, công c d ng c đ ợc sử d ng khi thực hiện nhập, xu t các vật
t , hàng hóa, công c d ng c đó.
Mỗi vật t , hàng hóa, công c d ng c sẽ mang một mư hiệu riêng. Việc đặt
mư hiệu cho vật t , hàng hóa, công c d ng c cũng giống nh đặt mư hiệu
cho đối t ợng khách hàng, nhà cung c p, nó do ng i sử d ng tự đặt sao
cho thuận tiện nh t và dễ nhớ nh t phù hợp với công tác qu n lỦ vật t , hàng
hóa, công c d ng c tại đơn vị hành chính sự nghiệp. Thông th ng các
đơn vị hành chính sự nghiệp hay lựa chọn cách đặt mư theo tên c a vật t ,
hàng hóa, công c d ng c . Trong tr ng hợp cùng một vật t , hàng hóa
nh ng có nhiều loại khác nhau thì ng i sử d ng có thể bổ sung thêm đặc
tr ng c a vật t , hàng hóa đó.
Việc đặt mư cho vật t , hàng hóa trong b ng mư vật t , hàng hóa t ơng ứng
với việc m thẻ (sổ) chi tiết để theo dõi các nghiệp v kinh tế phát sinh liên
quan đến vật t , hàng hóa, thành phẩm trong kế toán th công.
f. Danhăm căTƠiăs năc ăđ nh
Danh m c Tài s n cố định dùng để qu n lỦ các tài s n cố định mà đơn vị hành
chính sự nghiệp qu n lỦ. Mỗi tài s n cố định đ ợc mang một mư hiệu riêng và
http://data4u.com
.vn/

kèm với nó là các thông tin về tài s n nh : tỷ lệ hao mòn, cách tính hao mòn,
nguyên giá, giá trị hao mòn đầu kỳ,… đều ph i đ ợc cập nhật tr ớc khi bắt đầu
nhập dữ liệu phát sinh về tài s n cố định. Việc đặt mư này cũng do ng i sử d ng
quyết định. Việc đặt mư hiệu cho tài s n cố định trong b ng mư tài s n cố định
t ơng ứng với việc m thẻ (sổ) chi tiết tài s n cố định để theo dõi các nghiệp v
kinh tế phát sinh liên quan đến tài s n cố định trong kế toán th công.
g. Danhăm căHo tăđ ngăs ănghi p
Danh m c Hoạt động sự nghiệp dùng để qu n lỦ các hoạt động phát sinh tại
đơn vị hành chính sự nghiệp, ví d hoạt động th ng xuyên, hoạt động s n
xu t cung ứng dịch v , hoạt động nhà n ớc đặt hàng,… Việc khai báo danh
m c này do ng i sử d ng quyết định. Khai báo danh m c hoạt động sự
nghiệp t ơng ứng với việc m sổ, báo cáo chi tiết cho hoạt động sự nghiệp
và hoạt động s n xu t kinh doanh.
http://data4u.com
.vn/

h. Danhăm căD ăán
Danh m c Dự án đ ợc sử d ng để khai báo danh sách các ch ơng trình dự
án do các đơn vị hành chính sự nghiệp qu n lỦ và thực hiện.
2.2. Nh păs ăd ăbanăđ u
Trên các phần mềm kế toán, sau khi tiến hành khai báo xong danh m c ban
đầu nh khách hàng, nhà cung c p, vật t , hàng hóa, tài s n cố định,… ng i
sử d ng sẽ tiến hành nhập số d ban đầu cho các tài kho n. Số d đây có
thể là d Nợ hoặc d Có, là VNĐ hay ngoại tệ. Số d ban đầu gồm có:
- Số d đầu kỳ c a tài kho n: là số d đầu c a tháng bắt đầu hạch toán trên
máy (số liệu hạch toán trên máy có thể không ph i bắt đầu từ tháng 01).
- Số d đầu năm: là số d Nợ hoặc d Có ngày 01 tháng 01.
Việc nhập số d trên các phần mềmth ng đ ợc thực hiện sau khi khai báo xong các
danh m c banđầu vàtr ớc khihạchtoáncác nghiệp v kinhtế phát sinhtrongkỳ.
http://data4u.com
.vn/

3. Phơnăcôngăcôngăvi căvƠăquy năh nătrongăphòngăk ătoán
Trong một đơn vị hành chính sự nghiệp có quy mô th ng có ít nh t từ 2 kế
toán tr lên và mỗi ng i ph trách một phần hành kế toán riêng nh kế toán
nguồn kinh phí, kế toán tài s n cố định,... Mỗi kế toán sẽ qu n lỦ các chứng từ
và sổ sách liên quan đến phần hành kế toán đó và th ng không nắm đ ợc sổ
sách c a phần hành kế toán khác. Chỉ có kế toán tổng hợp và kế toán tr ng
là ng i có thể nắm một cách tổng quan toàn bộ chứng từ sổ sách.
Các phần mềm kế toán th ng đặt chức năng phân quyền sử d ng cho
ng i dùng với m c đích giúp kế toán tr ng phân công công việc cũng nh
quyền hạn c a từng kế toán viên đối với các hoạt động trong phòng kế toán.
Ngoài ra, các kế toán viên cũng có thể b o mật dữ liệu c a mình tránh sự
truy nhập và chỉnh sửa c a các kế toán viên khác có cùng quyền lợi thông
qua việc đặt mật khẩu khi truy cập vào sổ kế toán.
http://data4u.com
.vn/

Sau khi đổi mật khẩu xong, khi ng i sử d ng đăng nhập vào dữ liệu kế
toán, ch ơng trình sẽ yêu cầu mật khẩu đăng nhập.
4. Khóaăs ăk ătoánăcu iăkỳ
Thông th ng vào cuối năm kế toán sau khi đư hoàn thành, in và gửi báo
cáo tài chính cho các cơ quan c p trên, kho bạc, thuế… kế toán tr ng sẽ
tiến hành khóa sổ kế toán nhằm hạn chế và ngăn chặn sự chỉnh sửa can thiệp
vào dữ liệu đư hoàn chỉnh.
Trong các phần mềm kế toán, tính năng này đ ợc đ a vào, cho phép khóa
sổ toàn bộ chứng từ đư nhập liệu thuộc một hoặc nhiều phân hệ kế toán
trong kho ng th i gian do ng i dùng lựa chọn. Sau khi thực hiện thao tác
khóa sổ, toàn bộ chứng từ kể từ ngày khóa sổ tr về tr ớc sẽ không sửa lại
đ ợc để đ m báo tính nh t quán c a số liệu báo cáo.
http://data4u.com
.vn/

Trong một số tr ng hợp đặc biệt cần sửa lại chứng từ đư đ ợc khóa sổ,
ng i sử d ng có thể sử d ng chức năng Bỏ khóa sổ trên các phần mềm kế
toán để thực hiện sửa chứng từ.
5. L uătr ăvƠăb oăqu năs ăk ătoánătrênămáyăviătính
L păb năsaoăs ăsáchăđ ăphòngăs ăc ,ăthiênătai
Kế toán th ng ph i lập các b n sao l u, dự phòng khi theo dõi sổ kế toán
trên máy vi tính nhằm đ m b o an toàn cho các chứng từ, sổ sách, báo cáo
trong tr ng hợp gặp sự cố b t th ng x y ra do nhiều nguyên nhân khác
nhau. Việc lập các b n sao này có thể diễn ra định kỳ hoặc không định kỳ
tùy thuộc vào thiết lập ban đầu c a ng i sử d ng.
Trong phần mềm kế toán, thao tác sao l u sẽ tạo ra một b n sao toàn bộ các
chứng từ, sổ sách hoàn toàn giống so với b n gốc, cho phép làm gi m tối đa
hậu qu khi có sự cố. Các b n sao l u này nên đ ợc c t giữ vị trí an toàn
nh : ổ cứng, băng từ...
http://data4u.com
.vn/

Ph căh iăs ăsáchăk ătoánăsauăs ăc
Trong quá trình hạch toán, sử d ng các phần mềm kế toán, ng i sử d ng có
thể bị m t các chứng từ, sổ sách, báo cáo đư lập do nhiều nguyên nhân khác
nhau. Khi đó nếu ng i sử d ng đư từng lập các b n sao dự phòng thì có thể
tiến hành ph c hồi lại các b n sao đó, sau đó in lại sổ sách, báo cáo bị m t.
http://data4u.com
.vn/

Giáo trình kế toán máy kế toán hành chính sự nghiệp misa data4u

Giáo trình kế toán máy kế toán hành chính sự nghiệp misa data4u

Recommended

Recommended

More Related Content

What's hot

What's hot (17)

Viewers also liked

Viewers also liked (10)

Similar to Giáo trình kế toán máy kế toán hành chính sự nghiệp misa data4u

Similar to Giáo trình kế toán máy kế toán hành chính sự nghiệp misa data4u (20)

More from Xephang Daihoc

More from Xephang Daihoc (20)

Recently uploaded

Recently uploaded (20)

Giáo trình kế toán máy kế toán hành chính sự nghiệp misa data4u