Thực hành kế toán máy tính trên excel 2010 full

1. Th.S: NGUYỀN NAM THUẬN
V À nhóm tin học íhực dụng
Thưc hành kế toán#
máy tính trên
Excel 2010
Sách nhăm mục đích giiip cúc clĩiiyên viên kế toán siỉf
điintỊ Excel một cách dỗ dàng và chxiycn nghiệp hớn
Sách cũng dành cho nhxìiiq ngiíời mới bắL dầu dìmg
(len Exccl nliiùig chiía bicl cách ]jhải làm thế Iiào
Sách có ỉìố cục và Tìội Hnnt» trình hày rò ràiiíí, các biíớc
hướiiíị (lẫn tluíc hànlỉ cụ ihc (liía lrC’11 nhữiiíí vấn (lề và
tình liuốntỊ kê toáii thiíc tc
N H À X U Ấ T B Ả N H Ồ N G Đ Ứ C
http://data4u.com
.vn/

2. THựC HÀNH KẾ TOÁN MÁY TÍNH
TRÊN EXCEL 2010
Th.S: NGUYỄN NAM THUẬN
và nhóm(inhọcíhựcdụng
Chịu ỉrách nhiệm xuất bản:
HOÀNG CHÍ DŨNG
8ỉẽn tập
Sửabản ỉn
Trình bày
Vẽ bìa
Nguyển Nam
Công Sơn
Ho^ng Vỹ
Lê Thành
Thực hiên liên kết xuất bán:
CÔNG TY C ổ PHẦN VẢN HÓA NHÂN VẢN
Phát hành tại; HỆ T H ốN C NHÀSÁCH NHÂN VẢN
• 01 Trường Chinh, p 11, Q. Tân Bình, TP. HCM
Tel: 39717882 - 39717884 - 39712285 Fax: 39712286
• 875 CMT8, P.15, Q.IO, TP. HCM
TeL; 39770096 Fax: 39708161
In 1.000 cuốn khố 16 X 24 cm tại Cty cổ Phần In Vân Lang,
sốđăng ký KHXB: 187-2009/CXB/Ò6-29/HĐ
QĐXB: 48/QĐXB. NXB cấp ngày 14-04-2009
In xong và nộp lưu chiếu quý IV năm 2010.
http://data4u.com
.vn/

3. Ờ I N Ó I Đ Ầ U
Excel là phần mềm nổi tiếng không những về việc xử lý các
con số, sự phân tích dữ liệu, các công thức kế toán, mà cùn về sự
phân loại và lọc dữ liệu ở tâ”t cá các loại, trình bày dữ liệu ở dạng
đồ hoạ. và mọi thứ liên quan đến các con sô”và toán học. Quyển
sách "Thực hành kê toán máy tinh Irêii Excel 2010" đưỢc biên
soạn nhằm mục đích giúp các chuyên viên kế toán sử dụng Excel
mội cách dễ dàng và chuyên nghiệp hơn. Sách cũng dành cho
nliững người mới bắt đầu dùng đến Excel nhưng chưa biết cách
phải lùm thế nào.
Sách gồm 12 chương, bôn chương đầu giới thiệu giao diện
Excel và hướng dẫn những bước cơ bản để tạo những trang bảng
tính đầu tiên. Các chương 5 đến 9 giải thích cách trình bày dữ liệu
kế toán ở nhiều dạng khác nhau, bao gồm lập biểu đồ Excel, sử
dụng các pivot table, in bảng tinh và chia sẻ dữ liệu với các ứng
dụng khác. Các chương 10, 11 và !2 bạn không nên bỏ qua vì
đây là các chương nâng cao, giúp bạn tiến xa hơn nữa trong việc
.sử dụng thành thạo chương trình bảng tính Excel-
Sách có bô”cục và nội dung trình bày rỏ ràng, các bước hướng
dần thực hành cụ thể dựa irên những vấn đề và cình huông kế
toán thực tế, hy vọng sẽ rất hửu ích cho bạn đọc Irong việc học sử
dụng Excel.
rr’ / _ _ •
Tác giá
http://data4u.com
.vn/

4. http://data4u.com
.vn/

5. Chương 1: Khảo sát Excel 2010
Khảo sát €xcel 2010
Những điếm chính
• Khám phá nhữìỉg gì bạn có tbổ thực hiện với Excel
* Sử dựìiggiao diệ)i Ribbon
» Làm quen với các tab khác iìhau
# Tun hiển các loại tài liệu Excel và định dạngjìle mới
M N hậnsựtrợgiiỉpím ĩiq viộc sử dụng Excel
Khỏi động
Câu hỏi
1. Một sô' ưu diểm của việc sử dụng Excel đế’quản lý dữ liệu là gì?
2. Làm thế nào bạn truy cập các lệnh để mở và lưu file?
3. Ribbon là gì?
4. Có bao nhiêu tab luôn nằm trên Ribbon?
5. Tab ngữ cảnh là gì?
6. Sự khác nhau giừa khung tác vụ (task pane) và hộp thoại (dialog
box) là gì?
http://data4u.com
.vn/

6. 7. Các file Excel được lưu trữ dưới dạng mà nhị phân (binary) hay
dưới dạng XML?
8. Sự khác biệt giữa một file có phần mở rộng .xlsx và một file có
phần mở rộng .xlsm là gì?
9. Làm thế nào truy cập hệ thống Excel Help?
Tăng tốc
Nếu bạn đã hiểu tại sao bạn sử dụng Excel 2010, làm thê nào đê định
hướng cơ bản trong Excel, và làm thế nào để nhận được sự trợ giúp trong
Excel, hãy nhảy đến chương tiếp theo.
C
hào đón đến với thế giới của Excel 2010. Trong thế giới thông
tin và thay đổi liên tục ngày nay, mọi người cần một cách để tổ
chức, xử lý và giải quyết dữ liệu thuộc tất cả các loại. Excel là
một trong những chương trình tốt nhất để làm ngay điều đó.
Excel cho bạn học từ dữ liệu mọi loại. Bạn có thể;
# Pbân loại dữ ỉiệu để xem nó theo một thứ tự khác-
» Lọc dữ liệu đ ể thấy chỉ các phần của nó.
u Sử dụng dữ liệĩi trong các công tbrìc để lạo dữ liệu mới.
K Tạo biểu đồ dữliện đ ể biết nhỉìnggì đã xảy ra trong quá khứ và dự
báo ỉihíùig gì có thể xảy ra trong ỉìíơìĩg lai.
M Xâyãựiig các ứng dụng và giao diện I’ốn cho bạn kiểm chứng, biệii
chĩnh I>à thav đồi dữ liệii.
Trong khi làm việc qua các bài tập trong sách này, bạn học về tác vụ
thực sự mà người ta làm với Excel mỗi ngày, chẳng hạn như các tác vụ
trong danh sách sau đây:
M Loại bỏ các đối tỉíợng Iríing lặp ra khỏi các danh sách email.
M Tạo các tiinc card (sổ duuiỉ chỉiic lự cíộiig hỏa.
9 Tạo biểií đồ các thay đổi trung hàiig lồii kho rà doanh số theo
thời gian.
# Tạo I>à quản lý các ngán sách.
M Tạo, theo dõi, và in các hóa đơii.
Để bắt đầu tiến trình, bạn cần hiểu những điểm cơ bản về việc sử
dụng Excel. Trong chương này, bạn học thêm nừa về Excel là gì, các
thành phần của giao diện phù hỢp với nhau như thế nào, dữ liệu được lưu
trừ sử dung Excel như thế nào, và cách nhận đươc sư trơ giúp khi ban
đang tiến hành.
8 _______ ________Chương 1: Khảo sát Excel 2010
http://data4u.com
.vn/

7. Chương 1: Khảo sát Excel 2010
E xcel là g ì và tại sao sử dụng nó?
Mục đích ban đầu đằng sau Excel là xử lý các con số. Người ta biết
rằng một máy tính có thể thực hiện việc phân tích dừ liệu phức tạp và xử
lý số nhanh hơn họ có thể làm những công việc đó bằng thủ công. Để
làm dễ dàng điều đó, vào đầu những nám 1980, một số chương trình đã
dược tạo nhằm giúp người dùng di chuyển sang các máy desktop của họ
một phần việc xử lý sô’đã được thực hiện trên các máy chủ. Microsoíl đã
tung ra Excel vào nãm 1985 thay thế cho Multiplan, chương trình bảng
tính (xử lý số) nguyên thủy của nó.
Excel đã luôn tính toán giỏi. Một trong những cách tốt nhâ't để học từ
thông tin mà bạn có là sử dụng một công thức hoặc một loạt các công
thức đế mở rộng những gì mà dữ liệu đang nói cho bạn biết. Ban đầu, các
công thức được tạo bởi Excel thì vụng về và phức tạp. Bây giờ các công
thức được tổ chức tô't hơn và dễ hiểu hơn nhiều. Nhiều công thức thậm
chí có thể được xếp lồng để tạo những phép tính phức tạp.
Qua nhiều nâm, Excel đã được sử dụng để làm việc cùng một lúc vđi
các lượng dữ liệu ngày càng lớn. Ngoài ra, những người dùng Excel đã di
chuyển từ việc lưu trữ tất cả dừ liệu trên máy cục bộ của họ đến làm việc
với dữ liệu từ SQL Server 2005 khổng lồ và những cơ sở dữ liệu quan hệ
khác trong Excel. Tình huông này có thể dường như làm nhớ lại những
ngày ban đầu của máy tính, nơi tất cả dữ liệu đã được lưu trữ trên các
máy chủ. Tuy nhiên, với sức mạnh của các máy tính ngày nay, sức mạnh
tính toán và lưu trữ rộng lớn hơn lại nằm bên trong máy tính desktop
hơn những gì bạn có sần trên bất kỳ máy chủ khi Excel đã được tung ra
lần đầu tiên.
Tại sao sử dụng Excel? Excel 2010 làm cho dễ dàng theo dõi, hiểu và
làm viộc với dữ liệu mà bạn tiêp xúc ô nhà mỗi ngày hoặc tại nơi làm
việc. Chương trình cho bạn tổ chức dữ liệu thành các nhóm thông tin.
Sau đó bạn có thể lập biểu đồ thông tin đó sao cho bạn có thể thấy đưỢc
nhừng xu hướng trong dữ liệu. Bạn có thể kết hỢp dữ liệu băng việc sử
dụng nhiều công thức khác nhau để tạo thêm dữ liệu và để học hỏi từ nó.
Tóm lại, bạn có thể sử dụng Excel để giúp bạn tìm hiểu những gì dữ
liêu có thể làm cho ban.
Những điểu bạn cần biết
Cho mãi đến gần đây, các workbook đã giới hạn các sheet chỉ 256 cột và
16.384 hàng. Trong Excel 2010, bạn có thể có hơn 16,000 cột và 1 triệu
hàng trên, bao nhiêu sheet tùy khả năng máy tính có thể xử lý. Với
những kích cỡ bảng tính lớn hơn này, bây giờ bạn có thể lưu trữ nhiều
dữ liệu trong một file Excel hơn những gì nhiều máy chủ có thể xử lý
khi Excel được phát triển ban đầu,
http://data4u.com
.vn/

8. G iao d iện Ríbbon E xcel 2010
Nếu bạn đã sử dụng các phiên bản trước của Excel, có thể bạn biết
rằng mỗi lần bạn nâng cấp. bạn phải học lại nơi chức năng hiện có đã
được che giấu và đọc lại tài liệu để biết cách truy cập và sử dụng những
tính nàng mới. Khi Excel đã phát triển, sô’mục trên các menu và sô' tính
năng có sẵn đã phát triển theo hàm số mũ. Nếu Excel 2010 đã tiếp tục
với những phương pháp điều khiển bằng menu thì hầu như không thể
tìm thấy niọi thứ mà bạn cần.
Excel 2010 không làm việc như bất cứ những gì mà bạn đã từng sử
dụng. Trong OíTice 2010, Microsoíl đã thay thế các menu và thanh công
cụ bằng một giao diện mới (Ribbon). Ribbon được thiết kế để giúp bạn
tìm kiếm các thành phần bên trong giao diện và làm việc với toàn bộ dữ
liệu một cách dễ dàng hơn. Ngoài ra, Ribbon có thể đễ dàng đưỢc mở
rộng trong các phiên bản tương lai mà không tăng thêm sự phức tạp.
Nếu bạn đã sử dụng một phiên bản trưởc của Excel, có thể bạn thấy
Ribbon lúc đầu gây bối rối. Hãy tự cho mình một chút thời gian để tự
làm quen với nó. Microsoft đã nổ lực nhiều nhằm bảo đảm rằng nội đung
của Ribbon được tổ chức một cách thân thiện với công việc.
Phần lớn công việc của bạn được thực hiện bằng cách sử dụng các nút
loại này hoặc loại kia. Những nút này nằm bên trong các nhóm mà lần
lượt nằm bên trên các tab. Các tab có sẵn tạo nên Ribbon. Hình 1.1
minh họa Ribbon nằm ở phần trên cùng của giao diện Excel.
( 15ffTce^Butlon ì
10______________________________________Chướng 1: Khảo sát Excel 2010
Thanh cống cg
Quick A cce ss
( c a c ĩa b ) ÍN u tiẹ n h ) ÍRibbon
3- -............. ^
* / y • _ • tg9 miSiS lr>m. «/i
f . i 1»1* líb ii } n« *
Mn* 4 _________ . 'H p v * • ' r r 11
r>
(N hóm )
Hình 1.1: Các thành phẩn khác nhau cùa giao diện Ribbon mứi.
Ribbon được thiết kê để giúp bạn làm công việc của mình, được tố
chức sao cho các chức năng thường được sử dụng nhiều nhất nằm ở phía
bên trái. Các chức năng ít được sử dụng nhât và chuyên dụng nhất nằm
d phía bên phải.
B OJficc Buttoit: ở p h ia bôn Irái Ribboìi, OfJìce Bìitton cho bạn thực
hiện các tác vụ phổ biến qiut Iihiển ứng dụng Ọffice, chắvq hạn như
http://data4u.com
.vn/

9. Chưdng 1: Khảo sát Excel 2010 11
mở, hùi. rà đóng cácfile. rhiaphải của danh sách trìtỉh bàv các lải
liệu đĩỉợc tniy cập lịần đâv nhất từ Excel. Các tùy chọn mà bạn có
thể tniy cập từ Office Biitioii ctỉíỢc minh họa trong hình 1.2.
?|MT t u i , ;r<
•»!>-«' -I 1» !»•«
n H J>*'l H< C«| ệ
*•( P á v ^ t Ì Q
i r « (»->««>•< •<
Ccf«t‘)lis(« 0f<» ei^ n ■! ~ c
t- I, í'
• v5
n « rtjiirr'k *
Hìnti 1.2; Các tùy chọn và ctiức nâng có thể truy cập từ Office Butlon.
H Qnick Access Toolbar: ííỉa trôn của Office Bìition iiằm trẽn Quick
/1CC6^Ì'.S' Toolbar (QAT), nơi bạn cỏ thể đặ! các nút cho nhũng hành
động mà bạn thường Xìiyêiì thực hiện. Mặc dù về m ặt kỹ thuật từ
QAT là một từ ghép, nhưng bạn hiếm khi ỉighe thấy nỏ đìỉợc gọi
bằng tôn đầy đủ. Nó thĩtònq dược gọi là QÁT.
M Các Tíib: Ngciy bẽìi dưới QATỈà hàĩìg lab. i’hâ'p một lên tah một lần
sâ kích hoạt lab. NhcÌỊ) bíií kỳ lah hcti ỉồn sẽ tbn gọn Ribbon bên dưới
các tab sao cho nỏ biết mẩt. Ribbon vãìỊ có thề truy cập điíợc bằng
1’iộc nhắp các tcib, lìhưnq IIÓco riil lại khi không sủ dụng.
ở phía bên phải giao diện Excel là các nút Minimize, Restore, và
Close cho Excel {ở hàng trên cùng) và các nút Help, Minimize, Restore
và Close cho tài liệu hiện hành (trên hàng thứ hai).
Các Tab
Luôn luôn Ribbon có 8 tab. Nếu bạn làm việc với các mục nhất định
bên trong Excel, bạn sẽ có thêm các tab được gọi là các tab ngữ cảnh.
Mồi tên tab biểu thị loại tác vụ mà bạn có thể thực hiện với các nút được
nhóm bên trong tab đó. Danh sách này mô tả loại tác vụ bạn có thể thực
hiên trên mỗi tab;
http://data4u.com
.vn/

10. 12 Chương 1: Khảo sát Excel 2010
Tab Home: Định dợìiq nội dĩniiị của file lixcel, từ cấp ô (cell) đến
cốp sheet. Bạn dành phản lớn thời gian ìàm t’iệc từ tab này. Tab
Home dược chọn trong hììib ĩ.l.N ến bạn sứ dụng Ọffice 2010, chú ỷ
rằng các ỉiútvà nhóm Irên lah Home tìvng có phần tươĩig tự qua tất
cả ứng dụng có ribbon.
Tab Insert: Thêm nội duiìg vào bảiig tính Excel, như đĩCỢc minh
họa trong hình 1-3, lĩàv cho bạn truy cập các bảng (table) mới,
hình miìỉh họa, biổii đè. liên kết (link), và các mục texí bằng một cú
nhấp.
d - 0 • ' 9 e o H • M i c r e s o í t E x í í l ( T ^ í h m c â l P r « v ỉ « w ) -1
( ^ g e U y o u l P e r m u l i i D « la ỉ e v i r t v V !e v f ^ ‘ị ỹ ■ :? . ĩ?
; u | ' : : : í
A 1
1Tì‘
. X ^
Á ’
u
n v o l Ĩ 4 t ) l < Z U ữ 4 f l ^ p a r M iT ip i i ^ Ị t t
t t n t k f * * * '
K / C « t r í n t T r « l
& 9 I
i i e i ó t i
T s W í< M M iU e a ỉiA n i f r t * i T íH
A 6 A
Hình 1.3: sử dụng lab Insert dể thêm nội dung vào worksheet.
* Tab Page LayotiU Chuẩn bị các sheel Excel để in. NhtC đttợc minh
họa tĩvng hình 1.4, iab này cho bạn truy cập iheme, thiết lập trang,
tĩ lệ và Iibứng tùỵ chọn và cách sắp đậl các sheet nhìn thắy được
bằng một cú nhấp.
Sookl * fT6chmcdfr.
'; ĨS' —^ij^«*) in e m e ỉ M a r o in i -
ỉ . |w]> . ^ ỉ.lPttnl
A iia n ^ «
Aú
ẲglOrtdli<•
^ 6 « ; L 9 r u u ( i i l ị J A u lù m « |ic * V iew *'/> Vk v «
$ctw9 ịC 4Fr l o Fiỉ Sr,«eĩ
Hình 1.4: Sử dụng tab Page Layout dể canh chỉnh W0fksheet đ ể in.
K Tab Pormitlas: Làm việci'ớidữliộii trongsheet bằng ìnệcthêm các
côiỉS, thức ì'à dữ ỉiệìi. Nbìỉ đìtợc iniiib họa tĩvng hình 1.5, tab này
cho bạn tniỵ cập bằng niội cú Iihâp tất cả côỉig thức đã đượcphân
họng mục đ ề dễ dàng sứ dụng. Ngoài ra, bạn sử dụng tabPomiulas
đ ể tạo các lên cho các ô và bảng, kiểm tra các công thức, và xác
định cácphép linh của những giả lỉỊ sheel.
í> d -o- f
m
/x
S ỡ O k l * M ic r ứ $ o f t E x c e l (T » c h m c đ ỊP re s 'i« » o
Home tni«i1 Isyởuỉ F&rmu(9i D«u R*vi<w Vicvr
£ Aưteỉvik« íl^ ^ ^
P orm i/l3 < * ilru iỉtle n
OD<fint
J. ' ư t lì f ií i f(eitnUfUỉ«d' ÍA Te*t• Ê_
lr>iệrl ^ ^ Njmf __F0ími/iâ
Funtlion p • p ũềìé fiiTirtí • ® Cf«atefromimrtiOrt Ay4«lfig •
A6
Dt^irirđ
. .r ••'ý— MBr-
Hình 1.5: sử dụng tab Formuias để thêm các cỗng thức vào lài Eìệu.
http://data4u.com
.vn/

11. Chưdng 1: Khảo sát Excel 2010 13
u Tab Data: Thêm dứ liệìi vào sheet từ những ngìiồn khác, trộn dữ
liệu ị)ên trong các sheet, phân loại và lọc dữ liệỉi nhìn thấy đỉíợc.
Như được minh họa ỉroiìíị bình 1.6, tab này cho bạn tniy cập bằng
một cú nhấp các nguồn dữ liệu bêĩi ngoài, các chức năng phân loại
(sor!) và lọc Ợilter) và các công cụ tạo oìLtline và dữ liệu.
6 o o k l * M ic r Q ỉô it (T e e h n k ủ l
ữy» R(VJ4W vlrw
K‘ t Reímh
D i » ' AJÍ •
iii) ' j1ì 'ẵ
Reímh M 5wt íittei
X|J. •
Conn«ct«m í<iiik fíft«
*í'
^ !ÍÍ
* i « « M ^ S r e u p *
——^ ^ Uft9^«up
T « * n « 8 « m o v « , _
VAdvaní*d Cừ«mni ^ ’ àdS«Ket»(
Outlư**
A 6
Hình 1.6: Tab Data cho phép bạn thẽm dữ liệu hiện có vào vvorksheel.
* Tab Revỉeu!: Kiểm chứng, ghi lời bình chú I’à bảo vệ nội dĩing của
sbeet Excel hiện hành, như được minh họa trong hình 1.7. Nhũng
línb năng này bữíi dụng nhắi khi ỉxin chia sẻ công iHệc với những
ìigĩtòi dùng khác.
í« «J 'í - C' S o o k l * M i c r o ỉ o t t £ x c e l C ^ ích rttcd t P revìe^ v) ■1 w: . ,
^A9e(*>dul ^ứrũiuuv Otla Vi<w ^
^ i p < ) ] « r i g ^ P to te c tih e < l ^ P r « U ( t W e < k 6 o » k
. <>Sho«vỀIK6m(K«(?U ưset»u Edit Paei9«s
V Trantlsle Ksví
s ^ T h < ỉ ỉ u ( U ỉ C o fflm « n i i**' 4 ^ ỉ h * t < v V o fL t« 9 fc j^ T tá c k C h a n ộ C i •
largjj3« Cĩ^^ir.ííitỉ Cn&ri9«ỉ
A i* • * A «
Hìnti 1.7: Tab Review tiện lợi khi làm việc trẽn phương diện cộng tác.
# Tab Vỉeiv : Định nghĩa chính xắc cách và bao nhiên nội ditng đrỉợc
thể hiện trên màn hĩnh, nhỉíđỉtợc minh họa trong hình 1.8, tab này
cho bạn trtiy cập bàng một cú nhấp những khung xem khác nhati
mà Excel hỗ trợrà cáctính uổng cửa sổ và zoom. Từtab này, bạn có
ibổ bật và tắi các Ibàiibpbần kbác )ihaii củagiao diện Excel.
í»' ^ «5
I p p
6 o o V l * M Ì ( r o ỉ o f i £ x c « ! tT 6 e h p » c 4 l P r € v ie ^ )
P « g e U r u g t F o trn g U ỉ f t m e w / i t wMonie P«geUruut FotrngUỉ ftmew /Itw
J iJ Ì 'ỊÁ wir<ío>Y3
* v < « w t ^ A ttír tộ * 411 * “ "
?©oni lO O S i o o m ỉ ộ ^
i w u t 3 M i S c ' « « n » s<t«<tien 3 j f f « e : « p y » e í * i i a v V o r ttM
N e im u _
U ^ u t 3 M i S c '« « n
v < c ftồ 0 tk k v < « w i
Stvitơi
vVorttNcew>nđevri
W anCovr
AO
rỹ: ĨẲ
a
N4«<IỮS
Hình 1.8: sử dụng tab View để thay dổi diện mạo của giao diện Excel.
9 Tab Adđ-Ins: Tniy cập bất kỳ add-in mà có lẽ bạn đã cài đật. Các
add-in giống như các niacro nhưng đieợc dính kèm vào môi tnỉờng
Kxceỉ thay in vào cácfiỉe riêng lẻ. Các add-in theo mặc định là trống.
http://data4u.com
.vn/

12. 14 Chương 1: Khảo sát Excel 2010
,vếfí >!Ókhông trốnỊị. bạn đã cài đặt thêm pbầii mềm để bỗ trợ hoặc
cải tiến việc sứ dụng Excel.
Q Ế X c Ù i
M ế u m u ố n , tx jn có ỉíiể m ỏ th ê m m ộ! t a t : lo b D evelo pep, noĩ Lợ n lò m v iệ c với cóc
mocPO và a d d -in m ộ i c á c k tâ p tpunq [lOn.
Khi bạn làm việc trong môi trường có ribbon, đôi khi sẽ có thêm các tab
xuất hiện. Những tab ngữ cảnh này liên quan đến chức năng riêng biệt
bên trong Excel. Ví đụ, tab Table chỉ được hiển thị khi ô hiện hành nằm
bên trong một bảng được định nghĩa. Các tab lập biểu đồ chỉ xuất hiện khi
bạn làm việc với một biểu đồ như được minh họa trong hình 1.9.
, ý '' 0 « « w »
i ^ ^ ^ á. < Ì .
I |*M^ I.R. y * "
:à-
• ^ ^ *^« w ~ ..' '
•âl'- Ậịu•
Ì ^ W ' v .< c ■■
3n*: tfS)S658S9H6pW^
Hình 1.9: Các ỉab lạo biểu dồ chl có sẵn khi bạn iàm việc trên một biểu đồ Excel.
Các tab ngữ cảnh là một nỗ lực của Microsoít nhằm đoán những gì
bạn có thể làm và khi nào bạn muốn làm điều đó. Bởi vì giao diện cho
Excel đâ trở nên rất phức tạp, đưa ra các phần nhất định của Excel chỉ
hợp lý khi các đối tượng sử dụng những phần đó được chọn. Ví dụ, bạn có
thể định dạng chỉ một bảng nếu ô hiện hành nằm bên trong một bảng.
Một ví dụ khác, mặc dù chức năng cơ bản để thêm một biểu đồ luôn có
thể truy cập được, nhưng chức năng liên quan đến việc tạo biểu đồ chỉ
nhìn thấy được khi một biểu đồ được kích hoạt. Bạn luôn có thể thêm
một biểu đồ bằng việc sử dụng các nút trên tab Insert, nhưng bạn có thể
thây và sử dụng tab định dạng biểu đồ chỉ khi một biểu đồ được chọn.
Bạn có thể thấy rằng bạn hoặc thích hoặc không thích các tab ngữ
cảnh. Nếu bạn quen luôn hiển thị mọi tùy chọn, bạn nên dành một chút
http://data4u.com
.vn/

13. thời gian để làm quen với việc một sô" tab đôi khi không có sẵn. Tuy
nhiên, việc thực thi các tab ngữ cảnh khác khá trơn tru. Cuô’i cùng bạn
điều chỉnh để quen với sự có sẵn của các tab bổ sung và không bỏ lỡ các
tab "thiếu".
Các nút
Khi bạn nhấp một nút xuất hiện trong giao diện Ribbon mới, nó thực
hiện một trong nhừng hành động sau đây:
9 Thực th i m ột sự th a y đổi tức thì: Những núi Tiàỵgiống nhìtcác nút
Ihmỉb công cụ cũ cíia h(tìi - bạn nhấp nút và một thứ gì đó trong
sheei thay đổi.
* MỞ m ột danh sácb xố'xuốHg cbứa thêm các tù y chọtu Mỗi lầìi
bạn nhắp một nút vốii hiển thị một danh sách xổxtiống, một hàíih
động ấn ctịiìh SỔI! được liến hà iib rà bợĩi có thể chọn từ m ột nhóm
hành động riêng biệt Irên danh sách xổxĩtống.
• Mở m ột g a llety (tbteviện): Cớcgaíleìy là các núi cósđn nhiểìi lựa
chọn. Mỗi lựa chọn làm một điền ệ đó khác đối I>ới dữ ỉiệu. Bạn sẽ
thấy rằng hầii hết cảcgallery dược ỉết hợp ưới định dạng của dữ liệti
lú các biển đồ. Thứ (>ầngùi nhdtĩK i mộtgalỉery trong cácphiên bản
cùa Excel là một số khung tác vụ đ nh hướng định dạng.
Giao diện Ribbon có một khuyết điểm ớn: Bạn không thể di chuyển
các nút từ một tab này sang một tab khá và bạn không thể thêm các
nút vào, hoặc loại bỏ các nút ra khỏi chír h Ribbon. Như bạn học trong
chương 13, bạn có thể thêm các nút vào (, AT nhuíig bạn không thể như
một người đùng bình thường thay đối nội dung của một tab hoặc nhóm.
Bạn cần một kiến thức nào đó về XML 1: oặc một công cụ bên ngoài để
thực hiện những thay đổi cho bạn.
Các khung tác vụ (task pane)
Một sô”nút trên Ribbon mở ra các kh.ng tác vụ mà có lẽ bạn đã thấy
trong các phiên bản trước của OíTice. Cf': khung tác vụ (task paneHương
tự như các hộp thoại, ngoại trừ các khi ug tác vụ được gắn vĩnh viên vào
cạnh hoặc phần trên cùng của vùng lf' m việc. Bạn có thể mở hoặc đóng
các khung tác vụ bằng cách nhâp một .lút. Một ví dụ về một khung tác vụ
trong Excel là giao diện clip art đượ ; minh họa trong hình 1.10.
Như bạn có thể thấy, các khung tác vụ md theo chiều dọc theo mặc
định, thường ở phía bên phải giao diện Excel. Bạn có thể rê xung quanh
khung tác vụ bằng cách nhấp và rê trên thanh tiêu đề của khung tác vụ.
Khi một khung tác vụ mở, bạn có thể sử dụng nó, đi chuyển nó đến một
trong những vị trí khác, thay đổi kích cỡ, hoặc đóng nó lại.
Chướng 1: Khảo sát Excel 2010______________________________________ 15
http://data4u.com
.vn/

14. 16 Chương 1: Khảo sát Excel 2010
Hình 1.10: Khung lác vụ Clip Art.
Bạn tìm thấy chỉ một vài khung tác vụ bên
trong Excel. Khung tác vụ PivotTable hữu dụng
khi bạn tìm hiểu thêm về dừ liệu. Bạn sử dụng
khung tác vụ Data Management nếu bạn làm việc
với các tài liệu trên một server SharePoint hoặc
Oíĩìce Live. Có thể bạn không gặp phải những
khung tác vụ khác trong quá trình làm việc thường
ngày.
C lip A lt ^ X
1-1
A i (O & ectnrts
ash o u !d b e;
AI m edta t v p n
T
#1 ^
s i Ọ f9 d n i2 « d p $ ...
^ CBd » t o n O ffc e O nảne
lựỉ Tlpsfbr AndnvCÌP3
Các hộp thoại
Trong các khung tác vụ, nhiều nút mỡ các hộp
thoại. Các hộp thoại (dialog box) là những cửa sổ
mở nhằm cho phép bạn thay đổi những thuộc
tính hoặc cung cấp thêm thông tin từ bên trong
Excel. Có lẽ bạn quen thuộc nhất với hộp thoại
open, nơi bạn mở các file mới và hộp thoại Close
nơi bạn lưu và đóng còng việc của mình.
Có hai loại hộp thoại cơ bản:
• Moílal: Bạn biểĩi thị những thaỵ đổi mà bạn muốn thực hiện lứi
Ihông tin, ỉ>à các tbay đỗi mà bạn muốn thay đổi khi bạn nhấp OK
hoặc Close (phụ tbicộc ưào hộp thoại). Các bộp thoại Opeìi ưà Sai>e tà
những hộp thoại mocia!.
t! Noumoíỉal: Bạn ihấv các thdv cỉổi Iiíịciy lức thì. Ví dụ, khi bciìi mở
hộỊ) thoại I'iud ciììd Replace, cíược tiìiiih họa trong hình ĩ.ĩl, hộp
Iboại vãn mở trong khi thực hiệu các ihav đổi đối I'ới các ô trong
sheet. Mỗi tbav đổi được áp dụng lự độììg khi bạn làm việc thay vì
saii khi bạn đóng hộp thoại.
http://data4u.com
.vn/

15. Chương 1: Khảo sát Excel 2010 17
Jf3
A '
F cm
fí(T ,i-U ; r» t* « í . ’ ■ ^
5 C 3 « O c — « • ; - l r . e r t «
s s tìJ* ỉ • 'r. • '' ÌỊ* S íi t 4 ÍI|'C Ạ
J C íộ** , 1 • ^ f o r t ĩ i » j « 2 ’ irí* C '
'« ' ' v ( - I í '1 ‘ Í C i t i n g
Q
M
s
;c ;c V/
/.
Cì
Piniỉ dndRtpỈAM
: 2
Fc-3 4 V’ í
b b 1i
v;< 'u:
'
? ' Ị 09^ « >> Ị * í
è • 1
s Ị 1Ị j Ị i j Ị Ị Ị
10 .
lì ríN-ĩ*^*
i2
ỆK»i ỈAH 4
iì
jr, ♦
M4 » »• SlwU *t-i*ĩ s í *
ỉ ? . 3 / 'ăiSỉa IW« ------- • > - —
Hinh 1.11: Hộp thoại Find and Repiace là một trong vài hộp thoại nonmodal trong
Excel 2010.
C ác loại tài liệu E xcel và định dạng F íle mói
Trước đây, các file Excel đã được lưu trừ dưới dạng các file nhị phân
(binary) trên ổ đĩa cứng. Những file này có phần mở rộng .xỉs. Dữ liệu
Excel được lưu trữ dưới dạng một ĩiìe nhị phân được lưu trữ bằng một
định dạng độc quyền. Một khuyết điếm của định dạng này là cách duy
nhất dữ liệu có thê’ được thay đổi là bằng cách sử dụng Excel.
Với OÍTice 2010, Microsoíl bắt đầu lưu trữ dữ liệu Word, Excel, và
PovverPoint trong một định dạng mô hơn. Định dạng mới dựa vào Ex-
tensible Markup Language (XML). Ngoài việc là một định dạng mô hơn,
các filc XML có khuynh hướng nhỏ hơn các định dạng nhị phân cũ hơn.
Do đó là một người dùng bình thường, bạn có một sô" định dạng khác
nhau để lưu dữ liệu Excel. Trong phần này bạn học về từng định dạng đó
và khi nào bạn nên hoặc Ichông nên sử dụng chúng.
XLSX
XLSX là định dọng mặc định cho các n i e được tạo trong Excel 2010.
Bạn sử dụng định dạng file này qua suô”t phần lớn sách này. Một flle
XLSX là một loại file nén độc quyền chứa tất cả dữ liệu định dạng tài
liệu và các công thức trong một file nén.
Một điều thú vị về định dạng mới là những gì dường như là một file
thật ra là một tập hợp file nén. Bạn có thể giải nén file này với Windows
XP hoặc Windows Vista để thấy cấu trúc bên trong của fìle trông như
http://data4u.com
.vn/

16. 18 Chương 1: Khảo sát Excel 2010
th ế nào. Trong bài tập sau đây, bạn xem một file Excel mẫu nhỏ trong
một số định dạng khác nhau. Jừ liệu trong íìle thì y như nhau - sự khác
biệt duy nhất giữa các file là ;ách chúng đà được lưu. Làm theo những
bước sau đây:
1. Mở Excel. Nhâ”p O ffice B u tto n và chọn open để mở fíle
sampleXLSXPile.xlsx. Xem dữ liệu trên sheet đầu tiên.
2. Đóng Excel bằng việc nhấp nút X ở góc phải phía trên.
3. Trong Windows Explorer, nhấp phải SampleXLSX.zip và chọn
Extrac All từ menu. Chấp nhận các lựa chọn mặc định cho tiến
trình trích xuất.
Fiỉe này là một bản sao chính xác của íìle mà bạn vừa kiểm tra. Bây
giờ bạn sẽ mở rộng file này từ một flìe nén sang các fìle được giải
nén vô’n hình thành nó.
4. Trong Extraction Wizard, chấp nhận tất cả các bước mặc định để
trích xuất các file.
Khi việc trích xuất được hoàn tất, một cửa sổ Windows Explorer
mới mở ra chứa các file được trích xuâ”t, như được minh họa trong
hình 1.12.
N ô m e D atẻ m o d ified ĩ > p t Size
J t h u 1;'2006 2:34 m fi!« Fọldef
d o c P rc p s 12,1/2006 2 'M PM P o lđ tí
xl 1 2 1 /2 0 0 6 2;34 PM Filc FoÌơef
^ tC ont#^nt.Type5).tn-il
Hình 1.12: Các lile dược trích xuất lừ lỉle XLSX.
Danh sách các file sẽ trông khác nếu khung xem file mặc định
dược xác lập sang bất kỳ khung xem ngoại trừ Details.
Từng folder chứa một phần của tài liệu của Excel. Nếu bạn muôn
thấy XML thực sự vôn tạo nên tài liệu Excel này, bạn có thể mở
bất kỳ Ti I g XML bằng Notepad hoặc Internet Explorer.
5. Nhâp đôi biểu tượng folder xl để xem nội đung của folder đó.
Nhấp đôi biểu tượng íolder tables đê’xem nội dung của folder đó.
Bạn có thể xem folder chứa dữ liệu Excel thực sự, và bạn sẵn sàng
mở file XML trong trình duyệt Internet.
6. Nhấp đôi file tablel.xml.
http://data4u.com
.vn/

17. Mã XML định nghĩa bảng xuất hiện trong trình duyệt. Và dòng
đầu tiên sẽ cho Excel biết bảng trông như thế nào.
<?xm l version=” 1.Ũ” encođing=” UTF-8" standalone=”yes” ?>
- <table xm lns="http;//schem as.openxm lform ats,org/spreadsheetm l/2006/m ain”
id=’' l " nam e=”Table1” đisplayName="Table1" ref=’’A1:E16’’ totalsRowCount=” 1” >
<autoFilter ref=” A1:E15" />
- <tableColum ns count=” 5">
Dòng tiếp theo chứa định nghĩa của các cột bảng. Bạn có thể thấy
ràng các tên cột từ fi]e gốc khớp với những gì được minh họa
trong những dòng này:
<tabieCoiumn id= "1” name="Store’' totalsRowLabel="Totar' />
<tableCoiumn id=’'2” name="Coìor” />
<tableColumn ịđ= "3" nam e=” lnvenỉory'’ totalsRowFunction="sum " />
<tabieCoìumn id= "4" nam e="Sold’' totalsRowFunction="sum " />
- <tableColumn id= "5’’ name=”Total” totaisRowFunction="sum ” dataD xfld="0">
<calculatedCDlumnFormula>SUM(B2:D2)</calcuíatedColumnFormula>
Các dòng cuôl cùng kết thúc định nghĩa của bảng và định nghĩa
thông tin style cho bảng:
</tableColum n>
</tableColum ns>
< ta b le S ty le ln fo n a m e = ’’T a b le S ty le M e c liu m 9 ” s h o w F irs tC o lu m n = ” 0 ”
showLastC olum n=” 1"
shũwRovuStripes="1” showColum nStripes=” 0" />
</table>
Mặc dù bạn không làm việc trực tiếp với XML trong khi học sử
dụng Excel, nhưng quen thuộc với các phần của flle được lưu trữ
bên trong file nén XLSX sẽ giúp ích cho bạn. Dành một vài phút
duyệt qua folder có thông tin file được giải nén.
Điểu bạn cẩn biết
Để tìm hiểu thêm về XML và Excel sử dụng nó như thế nào, hãy tìm
kiếm XML hoặc Excel XML trên Web. Cũng có sẵn tài liệu mô tả
Microsoít sử dụng XML như thế nào và cách viết XML riêng của bạn.
Chương 1: Khảo saĩ Excel 2010 19
http://data4u.com
.vn/

18. XLSM
Một sự thay đổi khác mà Microsoĩt đã thực hiện với Excel 2010 là
tách các định dạng cơ bản của các file thành hai loại. Bạn vừa khai thác
loại đầu tiên, loại dữ liệu. Một loại khác, XLSM được sử dụng để lưu trữ
bat kỳ bảng tínli Excel có thể có các macro. Các macro là những chương
trình giúp bạn làm tốt hơn, sạch hơn và hiệu quả hơn.
Một file có phần mở rộng .xlsx không thể có bất kỳ mã đính kèm. Nếu
bạn lưu trừ mọt file có mã trong định dạng Excel 2010, mã phải đi vào
một file có phần mở rộng kết thúc bằng chữ m thay vì chữ X .
Tại sao có sự khác biệt này? ^1 những lý đo an ninh. Trước đây nhiều
virus đă được phân phối dưới dạng các macro ẩn trong các tài liệu dường
như vô hại. Chỉ cần mở tài liệu sẽ chạy mà virus và lan truyền nó sang
tất cả tài liệu Idiác trên máy tính. Với thiết lập mới này khả năng lây
lan các virus qua các file Excel thông thường được giảm thiểu.
Nếu bạn nhận được một file XLSX bằng email, bạn biết rằng file
không có bất kỳ mã đi kèm. Nếu bạn nhận được một file XLSM, bạn có
thể biết rằng mã có thể được đính kèm vào file và bạn cần quyết định
xem có tin cậy mã hay không. Nếu bạn nhận được một file có phần mở
rộng .xlsx từ người nào đó mà bạn không biết, bạn có thể yêu cầu Excel
không bật (enable) các macro.
File mà bạn sử dụng trong bài tập sau đây dường như là một bản sao
chính xác của file mà bạn vừa làm việc. Tuy nhiên, file mới này có một
macro được ẩn giấu trong đó. Trong các bước sau đây, bạn mở file này
hai lần - một lần với macro được bật và một lần với macro được tắt:
1. Mở Excel. Nhâ'p O ffiee B u tto n và chọn Open để mở file
SampleXLSX.xlsm.
Khi bạn mớ file, bạn thấy một dòng mới bên dưới Ribbon. Dòng
mới chứa cảnh báo an ninh được minh họa trong hình 1.13.
20 _____________Chướng 1: Khảc sát Excel 2010
S^curikY VVarnina h à/e ;1i$abled. Oữtions,
Hình 1.13: Một cảnh báo an ninh.
Do sựlócỉi biệlqiữacócíiledứliệuExcel vàcácíiledửIíệuf Kcelcốcócmacro
Iponqdò, qỉòCÓC cốnqlụcólliếhgnciìếcác níiổnviênmdtđ) íilecốphđn
mỏrộrìqtiưưlliị nócốllìếcócócmacroIponqẩó. í^ếutgn cốmômột fjlcExcel
Lhi línli dượcxốclộpỉkeoCỐCỈI nòi^, íile kkônq mỏ.
2. Nhấp nút O ptions.
http://data4u.com
.vn/

19. Chương 1: Khảo sát Excei 2010 21
Như được minh họa trong hình 1.14, hộp thoại M icrosoít OíTice
S ecu rity x u ấ t hiện.
S c c u rily A ltrt MdtfO
Ị '
1!
ỉ Msn Q«nV 1•To»cs0< v«iỤIIlr h9ỉtf<is. Cta j !
r>0 J Ifrviòl^ !N 5 <o*»tert rie? ft > > . M </'ce <<it^ > h t i •
W d tn ir>g ; I t n o l p ữ S iib tc l o d c te r n tm c t h a t k)vit c o n líA t Ir o p i • !
v>un.e. Vow>h<>ukl kđve u»v udhrbS L^c
r o n l# n ( p to v K Ỉ^ t rP rtir^ i ỉu n c te n a lih y a n d 1^9 «o«irC p. '
: ỉ .-i'-'.: :
i.v ỉí5«*'^h8í>ỉ«ST»vẽC«-tivVif’lí-«^'^C'a’.â'-anpíe'fl5Mftle *1an
*i I iei> ^ o *^ ; I tne ft o ri I^ v c x 11 cerỉ«(>i
ị>'jtkl*'iiÍOItctK
i2ỉr-!í:sJ*:»ií
J ;
i i
cincd "Ị'
Hình 1.14: Hộp thoại IVIícrosott Oỉỉíce Security Options.
3. Nhấp nút radio E nable This C ontent và sau đó nhấp OK.
Khi bạn nhấp nút OK, hộp thoại Security W arning và cảnh báo
an ninh biến mất.
4. Chọn View > M acros > M acros.
Bạn định hướng Ribbon bằng cách tìm các nút trong một nhóm
riêng biệt trên một tab riêng biệt. Đối với phần còn l ạ i của sách
này, tất cả thành phần của Ribbon được tham chiếu theo cách
này. Khi bạn nhấp nút Macros, hộp thoại Macro xuất hiện, như
được minh họa trong hình 1.15.
H ìn h 1 . 1 5 Hổp t hoại
Macro.
Md;to
M3CT0name:
•rt
-MI r
L.
ịtty ỉnto
ịát
Qftiờns...
' M đ c /o s i n : AU VùotíÒ K ^ k s
i
« D < íic riỊ> Ì3 0 n
C^nctì
http://data4u.com
.vn/

20. 22 ___________ Chương 1: K h à o sã t Excel 2010
5. Nhấp nút R un.
Một dòng text mới xuất, hiện trên bảng tính, biểu thị macro đã
chạy.
6. Nhấp file Excel.
Tiếp theo bạn mở file lần thứ hai. Lần này, bạn sẽ cô' chạy macro
mà không bật nội dung macro.
7. Nhấp đôi file đế mở nó trong Excel.
File mở, và cảnh báo an ninh xuất hiện lại.
8. Chọn V ie w > M a cro s > M a cro s.
Hộp thoại Macro xuất hiện lại.
9. Nhấp nút Run.
Thay vì chạy macro, Excel hiển thị thông báo lỗi được minh họa
trong hình 1.16.
O í í i í í * f « < * i
1
j 1 6 e < â u » « ytxB »«cur:Ty seiQ nộs, ở iiỗ V ió Tù f v /ì v c u co •vorVũộộk. a n d c h o cse to «^ ^b ỉe
1 1 (nKTO'J. f en e r ^ o r n a b e ii J b o o t m »:( os, v k L 1
OK Ì H d e '
Hình 1.16; Thông báo nãy biểu thị các macro đã đưực tắt (disable).
Bởi vì bạn đà không bật các macro, Excel không chạy mã. Chương
trình bảo vệ bạn khỏi vô ý hủy công việc của mình bằng việc mở
một file Excel chứa mã ẩn.
10. Nhâp OK dể đóng thòng báo, và sau đó đóng Excel để tiếp tục.
XLS
Các file được tạo trong các phiên bản trước cùa Excel có phần md rộng
.xls. Khi những Tile này được mở trong Excel 2010, Excel md trong chế
độ Compatibility. Trong chố clộ này, bạn có thể thực hiện các thay đổi
đôl với các tài liệu và sử dụng những tính năng mới. Khi bạn lưu một file
bằng định dạng này, Compatibility Checker chạy và một danh sách các
tính nâng không tương thích được đưa ra. Một ví dụ về báo cáo này được
minh họa trong hình 1.17. Báo cáo này cho thấy các bảng được xác lập
trong file hiện hành không được hiển thị trong phiên bản trước.
Sau khi Compatibility Checker đã chạy, bạn có thể lưu file, trong
trường hợp này các tính năng không tương thích được tắt hoặc bạn có
thê’hủy thao tác lưu và sử dụng lệnh Save As để md file dưới dạng một
file XLSX, để giữ lại đầy đủ định dạng và chức năng của nó.
http://data4u.com
.vn/

21. Chương 1: Khảo sát Excel 2010 23
'.g ‘imẾÌtHÌMi<ro^oft C^ice Excel • CompítibiỉityChect.t^;w I ^ ^ *r I I w V * ^ V ỉ ỉ I w mpm„„
T ỉ i ậ ío llo v .m g ĩ ^ ò t u i e ĩ 8*1 ứ » 5 W 0 |U > 5 C 4 » ô t e n o t c u p p o í t e d b y ô ả í L e r V
of Excd Thí&e featxjre5 mỏY bê loíí or đegrôdíd '.vheri you íave thỉS
v.orkbookin an €âí!(Ễi file íormat ơjck ConorMj« ỉo Mív6 the "‘orkbool
ônvNVỗy- 10ú ử p ôBof yoor feảtuf€5, clickcồíicel, ỏnđ ữien tóv€ fileW1
orv?of thí nevv' fj[ẻ fOffnâf5.
SLmmary
M m or lo s s o í ÍKỈelitv
Number ôf occurrences
A tobtc í l / ic Ì3 appíicd to ử libJc tlio vv&tl^hoo*. Toblc stylc
fofn*iãtbrig càr*M bt dioplôved iTiiârler versìot>5of E>wl.
LocâOCBì; *B»PENS£'
p
ỉ
Hefo
; V Chedcompaũbilỉtv ^N+iensavng Ihisv.^orkbook-
■ Copy to^evv's^ieẽt ị ' ị___Canceỉ
Hìnti 1.17: MỘI báo cáo về kliả năng tương thích
XLSB
Ngoài các loại file dựa vào XML được phát triển dành cho Excel 2010,
Microsoft đã tạo ra một định dạng binary mới cho phiên bản này. Định
dạng binary mđi có phần mở rộng là .xlsb, đã được tạo để cung câ^p một
cách cho những người dùng Excel lưu trữ các file cực lớn. Các file XLSB
được xác lập để hơi nhỏ hơn và mở và chạy hiệu quả hơn đáng kể. Trừ
phi bạn tạo các fìle rất lớn, nếu không bạn sẽ không tạo các file XLSB.
Các loại file khác
Excel có thể truy cập một sô' loại file khác. Khi bạn tiến triển qua
sách nàv, bạn sẽ tiếp xúc với một vài định dạnịĩ khác;
* XI.TX và XLTM: Các/He lemplatc Excel, không có các macro (.xỉtx)
rà có các macro (.xỉtm). Cácfiỉe templaie làm cho dễ tạo cácJìỉe mới
hơn từ niộí điểm khởi dằn cbting.
M c s v và TXT: Càc/ile text khôíig định dạng chứa chỉdũỉiện. CácỊile
c s v lách d ữ ìiộ n íbãith các CỘI hầiig 1’ịệcsứdụng các d ấ n phđv; các
[iỉe TXT dựng lìhiềìi dấu !ách khác lìhaii đ ể tách biệt dữ /íện
thành các cột.
* PD Ĩ: Với thêm một add-in có sẵn từ site Microso/t, bạn có thể sử
dụttg Excel ctể tạo cácfile PDF tươiìg thích với Adobe Acrobat.
http://data4u.com
.vn/

22. 24 Chưdng 1: Khảo sát Excel 2010
Nhận sự trơ giúp
Hệ thống Help Excel 2010 tự xuất hiện trong một số cách mà bạn có
thể mong đợi hoặc không mong đợi khi làm việc với nhừng chương trình
khác. Phần lớn thời gian bạn truy cập Help bằng việc nhấp nút Help ở
góc phải phía trên của Ribbon. (Nút Help chứa ảnh của một dấu hỏi với
một hình tròn bao quanh). Hành động này mở ra trang Help mặc định
như được minh họa trong hình 1.18.
tiy í x f ^ H « lp
' • * i A í
Ề
p !i«ar(h
SAVíniỊ »Vĩ1f-iri/iọ
iVộfr»h»«t b>dS«;5
r4T'ie
I
t
Ị svịiatvđti5h>iii
h‘Jxtv,
I
EKCtlH«lp> I
C t.O í T í W e 19 w a n c
repciH
i » * t . j í 8 v « r»y Iií(-'«x*.
EyrH
^cnntne
■[h ộ p Search ]
Hình 1.18: Trang Help mặc định.
Trên trang này, Excel cung cấp một loạt các link dẫn đến các chủ đề
(topic) mà Microsoft tin người dùng sẽ cần truy cập thường xuyên. Để
truy cập bất kỳ chủ đề này, nhấp text liên kết màu xanh dương. Làm
theo các bước sau đây để sử đụng hệ thông Help để khám phá những
điều mới mẻ trong Excel 2010:
1. Mở Excel. Nhấp nút H elp.
Chú ý các dấu chỉ báo Online ở vùng phải phía dưới của trang
Help.
2. Nhấp liên kết W hat's New.
Trang Help hiển thị danh sách các link cho các chủ đề thông tin
mới như được minh họa trong hình 1.19.
http://data4u.com
.vn/

23. Chương 1: Khảo sát Excel 2010 25
ÍKelHtip í C3
ẦÁ
ieirch
iỉ * 2 0 1 0
i V - r í
I . .
i
• u
iv : •
ộ -.ĨII
I
Mí 2010
• I
'ỳ CQnn«t<ato ỌWcc Onflnc ‘ĩ
Hình 1.19: Trang Topics Help What's New.
3. Nhấp liên kết W hat's New in M icrosoít E xcel 2010.
Phần đầu của trang cho chủ đề Help này xuất hiện. Khi bạn đọc
qua trang, bạn có thể thay đổi kích cờ font, và bạn thay đổi kích
cỡ của trang bằng việc nhảp và rê các mép của nó.
4. Sử dụng nút mũi tên B ack hoặc nút Hom e để quay trở về trang
Help chính.
Bạn định hướng các Lrang giống như cách bạn định hướng trong
trình duyệt. Bạn có thể sử dụng các nút F o rw a rd , Back, và Home
để di chuyển giữa các chủ đề Help mà bạn đã thấy.
5. Nhấp liên kết G etting Help.
Trang Help này hiển thị một danh sách các hạng mục con Help
cùng như một danh sách các chủ đề để nhận được sự trợ giúp.
6. Đọc qua danh sách các hạng mục Help có sẵn. Nhấp và đọc bất kỳ
nhừng gì bạn thấy hữu dụng.
Ngoài việc định hướng các chủ đề Help bằng việc sử dụng các liên
kết được thiết lập, bạn có thể tìm sự trợ giúp về các chủ đề bằng
việc gõ nhập một cụm từ vào hộp Search và tìm kiếm thông tin
trợ giúp.
http://data4u.com
.vn/

24. 7. Tìm hộp Search ở phần trên cùng của cửa sổ Excel Help. Gõ nhập
từ pivot vào hộp search và hoặc nhấp Search hoặc nhấn Enter.
Một trang lóe lên trên màn hình cho bạn biết rằng Excel đang
tim kiếm trên hệ thông Help để tìm các chủ đề của bạn. Sau đó nó
liệt kê 20 kết quả mà nó đã tìm thấy. Mỗi mục đưỢc liệt kê là một
liên kết dẫn đến một mục Help tham chiếu từ pivot. Để thấy tất
cả chủ đề, sử dụng thanh cuộn nằm bên phải để cuộn qua chủ đề.
26______________________________________ Chưđng 1: Khảo sát Excel 2010
Thực tẽ'
Khi bạn làm việc trong Excel, bạn sẽ cẩn tim các lời giải đáp cho những
câu hỏi nằm ngoài phạm vi của sách này. Không giống như các phiên bản
Irước của những sản phẩm Microsoít, bộ Office 2010 cung cấp sự trợ giúp
hoàn hảo. Thật không may bạn có thể hoặc có thể không truy cập được nó.
Trong Excel 2010, chì một phần nhỏ của các nguổn lài nguyên Help có
sẵn dược lưu trữ trên máy. Những điểm cơ bản được lưu trữ cục bộ để bạn
có thể lim thấy các lời giải đáp trong thời gian cần thiết. Tuy nhiên, bởi vì
sản phẩm trỏ nên rất phức tạp, Microsoít đă di chuyển sang một hệ thống
Help tập trung. Sự trợ giúp mà bạn cần được tập trung Irên các server web
site M icrosoỉt thay vl được phân phối đến m áy của bạn (và máy của mọi
người khác).
Nếu bạn kết nối với Internet, bạn sẽ không nhận thấy bất kỳ vấn đề với
việc truy cập Help - nối kết giữa Help cục bộ và Help Online trơn tru và tức
thì. Thậm chí có thể bạn không nhận ra khi nào thông tin của bạn đến từ
site Microsolt, Đôi khi thông tin bạn đang xem rõ ràng đến tử site Microsoít
bởi vi thông tin được thể hiện trong trình duyệt thay vi trong cửa sổ Help.
Nếu bạn không dược kết nối với W eb vào lúc bạn cẩn sự trợ giúp, bạn biết
được điều dỏ. Một số thông tin Help không thể truy cập và thậm chí không
xuất hiện trong kết quả tìm kiếm. Ngoài ra, hấu hết các tem plats, các ví dụ
mã, vi dụ công thức, clip art, và những thành phần khác xuất hiện từ Web
site. Nếu bạn không O nline, bạn không truy cập được những m ục này.
rhuậtngữ
com press (nén): Mă hóa dữ liệu để chiếm ít không gian hơn trên ổ đĩa
cửng.
contextual (ngữ cảnh): Việc hiển thị một phẩn tử dựa vào việc đối tượng
được chọn có cần nó hay không.
deíault setting (xác lập mặc định): Sự lựa chọn binh thường được thực
hiện khi lùy chọn theo sỏ thích (preíerence) cụ thể không được thực hiện.
đialog box (hộp thoại): Một cửa sổ chứa các lựa chọn và thông tin cho
người dùng.
http://data4u.com
.vn/

25. Chưdng 1: Khảo sát Excel 2010 27
gallery (thư viện): Một cửa sổ iớn có vỏ £.0 các biểu tượng mà bạn có thể
sử đụng để xác định một lựa chọn đồ họa.
interỉace {giao diện): Hệ thống mà qua đó một người dùng giao tiếp và sử
dụng một chương trinh phần mềm.
m odal dialog box: Một loại hộp thoại được hiển thị bởi một ứng dụng hỏi
mộ! càu hỏi hoặc một loạt càu hỏi vốn phải được trả lời trước khi người
dùng có thể tiếp tục.
nonmodal dialog box: Một loại hộp thoại được hiển thị bởi một ứng dụng
clio phép người dùng tiếp tục tương tác với ứng dụng bằng những cách
khác.
Oííice Bulton: Nút tròn có logo Office mà qua đó những người dùng otíice
2010 truy cập các lệnh cấp độ file chẳng hạn như in, lưu hoặc mỏ tile.
open íormat (định dạng mò): Một định dạng file chung cho phép người
dùng Iruy cập dữ liệu bên trong một file mà không cần phải sử dụng chương
trinh.
proprietary íormat (định dạng dộc quyền): Một loại định dạng file mà
một công ty tạo và sử dụng để lưu trữ các tài liệu của nó. Tài liệu không có
sẫn công khai để truy cập nội dung củaíile. Chương ừinh được sử dụng dể
tạo các file độc quyển phải được sủ dụng để truy cập dữ liệu bên trong các
lile đó.
Quick Access Toolbar (QAT): Thanh công cụ có thể tủy biến bên trong
Excel dược dặt ngay bên phải OHice Button ò trên hoặc bên dưới Ribbon.
R ibbon: Tập hợp các tab ở phần trên cùng của giao diện Excel mà qua đó
ngưởi dùng chọn các chức năng để được thực thi bằng một cách có tổ
chức. Ribbon thay thế các giao diện điều khiển bằng Ribbon trước đó.
spreadsheet (bảng tinh ): Nhóm các ò logic bẽn trong một file Excel.
tab: Phần của Ribbon chứa một nhõm các chức năng iiên quan.
task pane (khung tác vụ): Một cửa sổ có thể neo cố định được sử đụng để
tương lác với một chương trình hoặc tìm nhiều thông tin hơn những gi có
thể nằm vừa dễ dàng trẽn một tab.
w orksheet: Xem spreadsheet (bàng tính).
Thực hành
1. Trước khi Excel 2010 được tung ra, số hàng mà các bảng tính cho
phép là
a. nhỏ hơn số cột được cho phép bây giờ.
b. cô”định
c. 26.
d. Không có giới hạn, tương tự như bây giờ.
http://data4u.com
.vn/

26. 2. Bạn sử dung _____ Button để thực hiện các tác vụ chẳng hạn như
mở và lưu các file.
3. Ribbon gồm những thành phần nà^’ sau đây;
a. Các tab.
b. Các nhóm.
c. Các nút.
đ. Tất cả câu trên.
4. Tab này chứa các lệnh để thêm nội dung vào bảng tính?
5. Đúng hoặc sai; Bạn có thể thu gọn Ribbon bằng cách việc nhấp
đôi một tab.
6. Nếu bạn tìm tab Table Tools và nó không xuất hiện, bạn nên
kiểm tra cái gì trước tiên?
7. Các file XLSX
a. là các file XML nén và file địnli dạng.
b. các ílle n h ị p h â n (binary).
c. là các file có một định dạng độc quyền.
d. chỉ có thể được mở bởi Excel.
8. Đúng hoặc sai: Các flle XLSX có thể chứa mã macro.
9. Đúng hoặc sai: Việc tách định dạng file cho các file Excel thành
một định dạng được bật macro và định dạng không được bật
macro đã được thực hiện để mang lại sự an ninh cao hơn và sự bảo
vệ tốt hơn chống lại virus.
10. Excel có thể mở định đạng nào trong những định dạng file sau
đày:
a. XLSX
b. XLS
c. XLSB
d. Tất cả các câu trên.
11. Đúng hoặc sai: Tất cả thông tin Help cho Excel 2010 được lưu
trừ cục bộ trên máy tính.
28__________________________ Chưdng 1: Khảo sàt Excel 2010
http://data4u.com
.vn/

27. Chương 2: Tạo VVorksheet Excel 2010 đầu tiên 29
Tạo UUorksheet Gxccl 2010
đầu tiên
Những điểm chính:
ẵi ỉ’hận dạng các phần khác Iihaii của một U'orksheet
M Dịiìh hướnq một worksheet
# Chọn các dãy ồ
M Sừ dựng mộ! tenìpìattí (khttôìi mẫu) thiết kếsãn để tạo một worksheet
* Tạo inộl u'orksbeel IIIỊÚV lử dồn
K lìdi ĩvorksbưet
Khỏi động
Câu hỏi
1. Mối quan hệ giữa một ô, một hàng, và một worksheet là gì?
2. Bạn tìm thấy tên của worksheet hiện hành ồ đâu?
3. Một sô"ưu điểm của việc sử dụng một template so với tạo file ngay
từ đầu là gì?
4. Cách nhanh nhất để chọn một khối dữ liệu bằng bàn phím là gì?
http://data4u.com
.vn/

28. 5. Làm thế nào bạn biốt bạn (lang thav th ế hoặc biên tập nội dung
của một ô?
6. Sự khác biệt của việc chọn Savc từ menu Office Button và nhấp
biểu tượng Save trôn Qiiick Access Toolbar?
Tăng tốc
Nếu bạn đã quen thuộc với nhừĩig (liếm cơ bản về việc tạo các worksheet
trong Excel 2010, hãy nhảy đến chương tiếp theo.
S
au khi bạn đã kliảo sát Excel, đã đến lúc bạn bắt đầu tìm hiểu
cách sử dụng nó. Trong chương này, bạn bắt đầu với các điểm
cơ bản về việc định hướnịí trong các vvorksheet và sau đó tiếp
tục đi đến những cách khác nhau mà bạn có thể chọn dữ liệu bên trong
một sheet.
Sau khi hiểu cách định hướng dừ liệu, bạn khám phá cách tạo một
worksheet bằng cách dễ dàng, từ một template (khuôn mẫu) và sau đó
cách đòi hỏi nhiều công sức hơn, ngav từ đầu. Sau khi bạn đã nắm vững
những điểm cơ b ản về việc tạo các vvorksheet, b ạ n lưu dữ liệu đ ể sử dụng
vào những thời điểm khác.
Tìm hiểu cá c thành phần trong một W orksheet
Sau khi bạn biết Excel 2010 ]à gì và cách định hướng xung quanh các
ribbon, tab, nhóm, và nút, đến !úc thêm dữ liệu vào các worksheet. Bước
đầu tiên trong tiế^n trình này là mở Excel 2010 và kiểm tra cách di
chuyến xung quanh và làm quen với các phần cúa worksheet.
Excel 2010 lưu trữ dữ liệu trong các ô riêng lẻ. Mỗi ô có một vỊ trí
riông biệt mà bạn có thô sử (lụng đỏ tham chiếu nội dung của ô. Danh
sách sau đây giải thích nhừng thành phân khác nhau tạo nên một
worksheet, như được minh họa trong hình 2.1.
30 Chường 2: Tạo VVorksheel Excel 2010 đáu tiên
http://data4u.com
.vn/

29. Chương 2: Tạo VVorksheet Excel 2010 đầu tiên 31
Ccác hàng ) [ Tham chiếu ô ^ [ Ten
l'/
[C á c cột ]
« r ; ® ỉ ^ e i a » o ^ < l r c f r n j ' j ; Í > J Ỉ J Ẵ f s i « V k s ' i e v .
• l í * “ * « .j* J < i'r< ji • f,
ỵ - Á a ' » « ^ '*j* 5 * ^
. A . .5- . r ỹ ..
g-^Oĩiĩìí •
I , , ,
v«ỉ*.
ỉ: r r / i
Soa & f(ns1c»
ty.i r'ii
f,
u.
lí.r.. ,
H Ì t H
rổi33 ỈCP*, -
[T ê n Sheet ) [ ò hiệrì hành Tvvorksheet
Hình 2.1: Tâì cà thành phẩn này là một phẩn cùa vvorksheet Excel.
» Ổ (cell): Các ỉhànb phầìì dữ ìiệii liêng lẻ, leếỉ Cjiíã của cúc hàin và
nhữìKịìoạiìhôinị líu khácđiiựclưii tnìtrong các ô. Bạn có Ibểbiếỉô
não chíọccbọìi ì)ởi rì nó íhíợc bao quanh bằng mộtcíườiỉg cíeiì đậm.
(Xem bình 2. ì J. Các õ cỏ thổ chứa
m Các Ĩ.6
• Tcxĩ
n Các côìtf> thức
Các ô cỏ Ihểchứa nbíniíị loại ììội climtị khác, nbưbợn sẽ ihẩv, nhưng
tất cả loại khóc dựa vào inộl Imiìiị bo thành phần trên.
ẵ! ỉlàiig (lio u ’): Mỗi ó dược đặl lìX)in> inộl hàng, đìỉợc tham chiổii bởi
một số. Số đỏ bắí đchi với I và íâiiq ìhoo trình lự. Bạn có thể biếi
bảiìg Iiào chứa ó di(ợc chọn bởi rìsốbàiK’được bật sàng hằng ỉỉiàn
ràiiq.
M Cột (Colunin): Mồi ô cũiig được âật íìxmg một cội. Các CỘI đì(ỢC
iham chiếu bởi một lêii mẫu lự hoặc lờn cộ!. Nến bạn tham chiến
các C Ộ I then các ! Ù I I Dĩầii lự, các mằii lự chạv theo thứ tự bảng chữ
cái lừ A đốìi z. và san đó từAA đốiì AZ. rồi đến BA... Khi bạn Viỉợt
qiiá cột z z. một ìììâìt tự íbứ ba cíitợc thêm vào và tiểìi /rínb đặt tên
http://data4u.com
.vn/

30. ìiốị) tục. Bạn có thổ biổ! CỘI Iiào chứa ô đieợc chọn bởi vì mầu tự cột
chtợc bật sàng hằììíị màu rànq. n.ìứ lự của các mẫn lự thì qttan
tì-ọfig: AB là một cộ! khác ixỉi lỉA.
9 V orksheet: Các bìiiip rà cột lạo nẽn các worỉisheeí. Bạn có thể srỉ
clụng các tôn sheel cíổ Ihain chiốii càc U’0rks'heel. Khi bạn mở một
ivorkìxìok trống mới. bạn thấy ba ivorksheet mới tĩằm ở cuối có tên là
Sbeer !. Sheet 2... (Xem bĩnh 2.1). Các sheet có thể chứa hoặc dữ
liệu bvỢc càc biển dồ. Các sheeí được tạo bằng công cự tại biểỉi đồ
cíược đặt iêii là Chari ỉ, Chart 2... Những sheet nàv chứa chì các
biển đồ (còn dược gọi là các qraph). không phải các bàng m CỘI dữ
ìiệii. Bạn có thểhiổísheet Iiảo mà hạn dang làm liộc bởi vì tabshect
hiện hành có một nền Irắììíị rờ nbững tab sheel khác có một nền
xanh diỉơiiq.
K ĩile E x c e l Abtểii ivorksheeí lạo nôn các/ile Excel 2010. M ột/ile cố
thể có chĩ một sheet bnặc inội số sheet. Sốsheet tối đa mỗifile là gì?
Diều đỏ tùy thuộc rào máy tính. Bạìì có th ể biếtfile nào mà bọìi
dang làm I'iộc ờằng riệc XCÌÌI rbaiih tiên đ ề ở p h ầ n trên cùng của
của sổ Excel 2010. i'ổii bạn cbìỉa lưiifi!e, dòng lỉàv đọc là Bookl ■
Microso/t Excel 2010. Aeii bạn dỗ ÌIỈUfile, Bookl điỉợc thay thế bằng
một tôn file.
D iều bạn cần b iết
Nếu têu íile ghi là Boolc2 hoặc một sô" khác nào đó, điều đó có nghĩa là
bạn đã inỏ nhiều file Excel 2010 trong phiên làm việc này của Excel
2010. Có lẽ bạn đã mỏ và dóng chúng trước đó Ixoặc có thể bạn vẫn mở
chúng.
Đ iểu bạn cần b iết
Excel 2010 chơ phép Iỏ’i đa irèn mộc triệu hàng và rrên 16,000 cột mỗi
works[ieet. sỏ' sheet tõ'i đa mỗi file bây giờ chỉ đưực giới hạt bởi máy
tính. Nếu bạn muố’n biết tliêm về nỉìiìng giới hạn cùa Excel 2010, mở
Help và tìm s]x?Cỉ7icntions íimi ỈÌ7nils. Mục đầu lièii trên danh sách kết quả
cho bạn biết mỗi giới hạn mà có thể bạn muốn biết cho Excel 2010,
K 'llỉam cbiếu ô: Khi bạn (ỉaiiq làiìi việc Iroiìg Hxcel 2010, mồi ô có
một tham chiêu (re/ereiicc). cho hạu biết ô nàv được đặt ờ đâìt.
Trong mộl ỉrorksbed CĨƠÌIgiản, tbaiìì chiếìi ô ỉà ciắii chỉ báo CỘIIheo
san ỉà dâu chỉ háo hàiiíỊ. Ví dụ, ô dược chọii ỉroiig hình 2.1 nằm
lwìig cộ! D rà bàng 7. (lo dó ibaiiì cbiếii ô lã D7.
Nếu file chứa nhiều vvorksheet và bạn muốn phân biệt giừa ô C22
trên Sheet 1 và ô C22 trên Sheet 3, bạn thên tên sheet vào tham chiếu
ô. Trong trường hợp này, C22 của Sheet 1 là Sheetl!C22, và C22 của
32_________________________Chường 2: Tạo VVorksheet Exc ?l 2010 dầu tiên
http://data4u.com
.vn/

31. Sheet2 là Sheet2!C22. (Dấu chấm than cho Excel biết tên sheet kết thúc
và tham chiếu ô bắt đầu ở đâu. Dấu chấm than đơn giản là một dấu tách
giừa hai phần của tham chiếu ò).
Sử dụng các tên sheet là một cách tô’t để phân biệt ô nào trên sheet
nào mà bạn đang tham chiếu. Tuy nhiên, các tên mặc định không có
tính mỏ tả. Để thay đổi tên của một worksheet, nhấp đôi tab sheet và gõ
nhập một tên mô tả. Đừng bận tâm về việc thay đổi các tên sheet sau
khi bạn đã tham chiếu chúng - Excel 2010 dã theo dõi sheet nào có tên
nào và cập nhật bất kỳ công thức hoặc tham chiếu mà bạn tạo.
Bạn có thể đưa quy ước này đi xa hơn một bước. Nếu bạn muốn tham
chiếu một ô nằm trong một file Excel 2010 khác, bạn có thể thêm tên
file vào phía trước tham chiếu. Sau khi tên file được thêm, Tham chiếu
cho C22 của Sheet 2 trông như sau:
[filenam e.xlsxlSheet2!C 22.
Định hưửng xung quanh một Workshcet
Trước khi bạn có thể thêm dữ liệu vào worksheet, bạn cần biết cách di
chuyển xung quanh trong vvorksheet. Mặc dù bạn có thể làm tất cả việc
chọn và định hướng bằng chuột, nhưng đôi khi bạn không muôn rời tay
Ichỏi bàn phím. Trong những trường hợp này, bạn nên hiểu cách di
chuyển xung quanh mà không cần đến chuột.
Di chuyển từ một ô này đến ô khác
Làm th ế nào bạn di chuyển từ ô C22 đến ô A5 bên trong cùng
worksheet? Cách dễ nhất để di chuyển cursor từ ô C22 đến ô A5 là bằng
cách nhấp. Phải làm gì nếu bạn muốn di chuyển từ ô A5 đến ô GGG390?
Làm điều đó như thế nào?
Bạn có thể cuộn chuột sang bên phải cho đến Idii bạn đi đến cột GGG
và sau đó xuống đến hàng 390, nhưng bạn có thể sử dụng một cách dễ
hơn.
Hộp tham chiếu ô {xem hình 2.1) cho bạn biết bạn ở đâu trên worksheet
hiện hành. Ngoài ra, nó có thế’cho phép bạn định hướng nhanh từ một
vị trí trong worksheet Excel 2010 đến một vị trí khác.
Làm theo những bước sau đây để sử dụng hộp tham chiếu ô để di
chuyến từ ô A5 đến ô GGG390:
1. Nhấp trong ô A5.
Tham chiếu ô ghi là A5, như được minh họa trong hình 2.2.
Chương 2: Tạo VVorksheet Excel 2010 đầu tiên 33
http://data4u.com
.vn/

32. 34 Chương 2; Tao VVorksheet Excel 2010 đầu tiên
r A ^ • S y c k l • M K * f C ỉc íl t * f « l íT ^ch í)!
V i o u
4 ì
1 ^>1 c f 1 í* ^ ' c '« < • . ; f A 'jt B»ní
U ] -
' 1 *
M ề r jin i , .
- y t : i i < iO f
' V V I?.. /
1 p -ir)
« Cp*l«*n'5
A 5 •
J
1
1
A a : 0 ĩ
•* 1
5 1
5
Hình 2.2: Navigalion Bar chứa hộp tham chiêu ồ và giá trị hiện hành cho â.
2. Nhấp trong hộp tham chiếu ô.
Tham chiếu ó hiện hành được bật sáng.
3. Gõ nhập GGG390 và nhấn Enter.
Cursor di chuyển đến ô GGG390.
Kỹ thuật này hữu dụng, nhưng có thể bạn không thấy tại sao bạn cần
nó. Khi bạn sử dụng Excel ngày càng nhiều, bạn sẽ sử dụng các công
thức để làm phần lớn công việc của mình. Khi bạn nhấp trong một ô có
một công thức, bạn được cho các tham chiếu ó vôn tạo nên công thức
thay vì dữ liệu thực sự. Trong những trường hợp này, bạn muốn có thể
định hướng nhanh những ô để thấy những giá trị của chúng là gì khi bạn
kiểm tra lỗi.
Di chuyên từ sheet này đến sheet khác
Bước tiếp theo là di chuyển từ một sheet này đến một sheet khác. Để
làm điều này, nhấp một tên sheet khác ở cuô’i cửa sổ Excel 2010. Bây giờ
bạn đang xem một sheet khác.
Chú ý rốt cuộc bạn có nhận thấy bạn ở ô nào hay không? Nếu bạn
chưa chọn một ô trong sheet này, rô”t cuộc bạn d trong ò A l. Nếu bạn đã
chọn một ô trong sheet này, rốt cuộc bạn ở trong ô đó.
Sử dụng các phím tắt để di chuyển xung quanh
Bạn có thể sử dụng những cách khác để di chuyển xung quanh trong
worksheet. Nếu bạn di chuyển ra khỏi Sheetl, hãy quay trở về đó. Hãy
chắc chắn ô GGG390 được chọn. Để làm cho dễ theo dõi hơn, hãy gõ
nhập bất cứ một thứ gì đó mà bạn muôn trong ô này. Thử những thao tác
gõ phím trong bảng 2.1 theo thứ tự, và chú ý điều gì xảy ra.
http://data4u.com
.vn/

33. Chưđng 2: Tạo VVorksheet Excel 2010 đáu tiẽri 35
Bảng 2.1 Các phím tắt để di chuyển xung quanh trong một Worksheet
Thao tác gõ phím Nơi Cursor di chuyển Ô đưỢc di chuyến đến
trong ví dụ
Trẽn một ô. GCxG389
Sang phải một ô GGH389
ị
Xuống một ỏ GGH390
Sang trái một 6 GGG390
Ctr!+ —> Đến 0 cuôi cùng trong
hàng 390
XFD390
Ctrl+ <— Đến ô kế tiếp nằm bén
trái có dữliộu- Nếu không
có gì nằm trong bất kỳ ô
trong hàng, cursor di
chuyến đến ô đầu tiên
trong hàng.
GGG390
Phím Home Đé*n ỏ đầu tiẽn trong
hàng.
A390
c trl+ Đếii ô kế tiếp nàm bên
phải có dữ liộu trong đó.
Nếu không có gì nằm
troug bốt kỳ ôtroiig hàng»
nó cii chuyền đến ỗ cuổi
cùug trong hàng.
GGG390
Clrl+ 'l Đến ô kế tiếp hướng lén
trong cột có dữ liệu trong
đó. Bôi vì các ô ỏ trôn
không chứa dữ liệu, cur-
sor di chuyểa dến hàng
dầu tiên của cột này.
GGGl
Ctrl^ ., Đổ'n ô kế tiẽ”p hưđng
xuôììg có dữliệu trong đó.
Nếu ô không có dữ liệu,
cursor di chuyểu đến ô
cuối cùng trong cột.
GGG390
http://data4u.com
.vn/

34. Ctrl+ ( l ầi nữ) Đến ô CUÔIcùng trong cót. GGG1048576
Lần nữa, nếu một ô có .ữ
liệu, cursor di chuyển đi II
đó.
Ctrl+Home Đến ò đầu tiên trong AI
sheet.
Sử dụng Ctrl+các phím mũi tên sẽ cho phép bạn đi chuyển xung
quanh trong worksheet dễ dàng hơn chỉ di chuyển theo từng ô nhiều.
Bạn phải nhớ hai nguyên tắc khi sử dụng Ctrl+các phím miăi tên để di
chuyến xung quanh:
* Nốìi ồ ké tiếp nàm iheo hướng mà bạn iniiốn di chtiỵổn không có dũ
liệu, Ctrỉ+cácpbím mũi tên dĩia bạn âến ô kế tiếp có d ứ liệu.
B Nổii ò kế tiếpcóciừliệỉi, Qrỉ+cácphhn m ũi têu di chuyền bạn đếìi ô
liên tiếp ciiối cùỉig có dữ liệu.
Chọn một d õy ô
Nếu bạn muôn làm việc mỗi lần với nhiều ô, bạn cần chọn một dãy ô.
Bạn có thể làm điều này bằng một sô”cách như được mô tả trong phần
này.
Chọn một nhóm nhỏ ô
Để chọn một nhóm nhỏ ô, nhấp một trong các ô và rê ngang qua, lên
hoặc xuông để chọn những ô khác. Bạn có thể biết khi nào một nhóm ô
được chọn bởi vì chúng hay thay đối màu và các dấu chỉ báo hàng và cột
thay đổi thành màu cam.
Làm theo các bước sau đây để chọn nhanh tất cả dữ liệu trong các ô
G3 đến G9:
1. Nhấp trong ô G3. Không nhả nút chuột.
2. Rê chuột xuông cho đến khi bạn tiến đến ô G9.
3. Nhả nút chuột.
Các ô G3 đến G9 được bật sáng và được chọn.
Chọn tât cả ô trong một hàng
Để chọn tất cả ô trong một hàng, nhấp sô' hàng. Tất cả ô trong hàng
đó sau đó được chọn cho dù chúng có chứa dữ liệu hay không. Ví dụ, để
chọn tất cả ô trong hàng 3, nhấp số 3 nằm ở phía bên trái màn hình.
Toàn bộ hàng được bật sáng và được chọn. Để chọn nhanh tấ t cả dữ liệu
cho các hàng 4 đến 7, làm theo những bước sau đây:
36_________________________ Chưdng 2: Tạo VVorksheet Excel 2010 đẩu tiên
http://data4u.com
.vn/

35. Chưong 2: Tạo VVorksheet Excel 2010 đầu tiên 37
1. Nhâp số 4 nằm phía bên trái màn hình, và sau đó rê xuông đến
số 7.
2. Nhả nút chuột.
Các hàng 4 đến 7 được bật sáng và được chọn.
Thực tế
Tim hiểu sự khác biệt giữa các worksheet và sheet biểu đổ. Cho đến bây
giờ bạn đã xem chỉ style (kiểu) sheet của vvorksheet. Bạn cũng có thể tạo
một sheet style thứ hai, hoặc một chart sheet, trong Excel 2010. Một chart
sheet (trang biểu đồ) không chủa các ô có dữ iiệu. Thay vào đó mỗi sheet
chứa một biểu dồ. Biểu đồ đó được diều khiển bằng một tập hợp dữ liệu,
được định dạng theo cách bạn muốn và được thể hiện trên màn hình hoặc
trên bảng in. Một biểu đồ mẫu được minh họa trong hỉnh dưới đây:
Bạn có thể dặt một biểu đổ Excel 2010 trên một workshee1 thông thường
hoặc sheet biểu đổ riêng của nó. Khi bạn đặt biểu đổ trên sheet riêng của
nó, Excel 2010 đặt cho sheet tên mặc định Chart 1. Bạn cố thể thay đổi tên
này khi bạn tạo sheet biểu đổ hoặc sau đó. Đê’ iàm việc này sau đó, nhấp
tên sheet và gõ nhập tên mới (như bạn thường làm với m ột worksheet
thông thường).
Tại sao đặt một biểu đổ trên sheet riêng của nó thay vi trên một sheet dữ
liệu? Bởi vì khi nó nằm trên sheet riêng của nó, nó dẻ in, dễ tham chiếu và
dễ làm việc hơn. Bạn không cần phải bận tâm vể biểu dồ nằm chổng lên
dữ liệu trên vvorksheet, Nếu bạn cẩn nhúng biểu đồ trong một tài liệu W ord
hoặc PovverPoint, bạn có thể làm diều này bằng việc tham chiếu sheet
biểu đổ thay vì phải biết biểu đố nầm ỏ đâu trên trang để bạn có thể chọn
nó.
Bạn có thể khám phá cách làm nhiều điều hơn nữa với các biểu đồ trong
chương 5.
http://data4u.com
.vn/

36. 38 Chưdng 2: Tạo VVorksheel Excel 2010 đầu tiên
Chọn tât cả ô trong một cột
Để chọn tất cả ô trong một cột, nhấp mẫu tự hoặc các mẫu tự cột. Tất
cả ô trong cột hoặc các cột đó được chọn, cho dù chúng có chứa dữ liệu
hay không. Ví dụ, để chọn tất cả ô trong cột c, di chuyển cursor lên trên
mẫu tự c ở phần trên cùng của vvorksheet và nhâp một lần. Toàn bộ cột
được bật sáng và được chọn.
Làm theo những bước sau đây để chọn dữ liệu trong các cột D đến G:
1. Di chuyển cursor lén trên mẫu tự D ở phần trên cùng của wơrksheet.
2. Nhấp và rê sang phải đến mẫu tự G. Nhả nút chuột.
Các cột D đến G được bật sáng và được chọn.
Chọn một nhóm ô lớn
Nhấn giữ phím Shift khi bạn sử dụng các chuỗi Ctrl+phíra mũi tên và
tất cả ô được di chuyển qua được chọn. Rất có khả năng bạn sử dụng kỹ
thuật này khi bạn cần chọn một dãy ô có dữ liệu. Ví dụ, nếu worksheet
có đừ liệu như được minh họa trong hình 2.3, có thể bạn muốn thay đổi
định dạng trên tất cả ô cùng một lúc.
í>. y "0• ' « ẾooVl-MíơosonctKsiCTechMíỉiPrevitM
m Home P49<ưv<:ut fo(niulaỉ Vtm
[i]' —^ _ . . . .
ĩft«ín*s p , f^, Air«r*gí
• l£ u * • ^ 1 00% “ [ j P n n ỉ n P rirtt
C0tionỉ •
t tr T - v v - T L r-M
t
ĩ ;^
' ỉ ;
A'
5 I
, 6
* 1
■ 5 i
'M;ại
li:
'S
'li'
? 3
4^
9 2
76
a
ÌA
4S
4 3 5
t ì
45
%54
ìi
5 6 6
loos
Hình 2.3: ữữ liệu liẽn tục cần úược chọn.
Để chọn nhanh tất cả dữ liệu trong các ô G3 đến H9, làm theo những
bước sau đáy:
1. Nhâp trong ô G3.
2. Nhấn S hift + C trl + i môt lần.
http://data4u.com
.vn/

37. Chương 2: Tạo VVorksheet Excel 2010 đầu tiên 39
Các ô G3 đến (Ì9 được chọn.
3. Nhân Shift + Ctrl + một lần.
Các ô G3 đến H9 được chọn, như được minh họa trong hình 2.4.
Nếu bất kỳ ô rỗng nằm trong dày đữ liệu, bạn không nhậnđược cùng
một kết quả. Trong trường hợp đó, sứ dụng chuột để chọn các ô thì dễ
hơn.
ỉ c o k l • T .T<<hnJCài
Af1
ỉ V• icrt-. -ự T c tiS tí' •
-— J | j eiC‘v*v.in-t } ;'•A>
‘ Í nI Í
' P r . r ? M l í r . lC -> - Prir,', ;^»nt
om
Cìì V.,?
: c * D ;
1
ũ H
i 4S
4 ^ 2 3 4 3 5
i 1 4 6 b ỉ
6 * » 2
7 ’ 7 6
8 s 3 4
9 ' 3 4 Ỉ6 Õ
10:
u~
u
ì'
i« < » n _ s h 0 f C X ' __________________
KejJi ácl^;ỉsn ỉgii :ỉS
Hình 2.4: ũử liệu liễn tục được chọn.
ĩi’
u
l ữ >3
i* t
ỉ •
+
Tạo xnột W orksheet từ một Tempỉate
Khi bạn mở Excel 2010, bạn thấy một worksheet trống. Trong khi
bạn học sử dụng Excel 2010, xem tất cả () rỗng đó có thể gây một chút
nản lòng. Bạn biết rằng bạn cần tạo một hóa (lơn, một sổ chârn công,
một lịch, một ngân sách hoặc một dự án khác nào đó dường như dơn
giản nhưng bạn hoàn toàn không biết bắt đầu từ đâu. Microsoft cung câp
một cách để có một sự khởi đầu nhanh trên những tài liệu này: một
template.
Một template (khuôn mẫu) là một file Excel 2010 mà người nào đó đã
tạo chứa định dạng, các công thức và các vùng nhập dữ liệu. Bằng cách
sử dụng một template để bắt đầu một dự án, bạn bắt đầu với nhừng gì
rnà người khác đă tạo thay vì bắt đầu ngay từ đầu. Một số^tempìate được
phân phối với Excel 2010. Thậm chí có sẵn nhiều template hơn để bạn
sử dụng từ Office Onìine.
http://data4u.com
.vn/

38. 40 Chương 2: Tạo VVorksheet Excel 2010 đáư tiên
Tìm kiếm các tempiate được cài đặt trên máy tính
Để thấy những template Excel nào dược cài đặt trên máy tính, nhấp
OíTice Button và chọn New. Cửa sổ New Workbook xuất hiện, như được
minh họa trong hình 2.5.
d o o ti > m |
IKtiK W e>tM 0K
Vf ^ Q Mon p
] ■
•
1
L _ ■
■
l
■Aacnl Uf
■M U
c * fí* Q<iim «t«i 1■ỉtu re ■• , .
' -
■■ ommm
■
' ■
1
ị
u«t> "(<k
1t'iỉ(n
ỉin r iư n
s ^
1' i
*
■
Hình 2.5: cửa sổ New Workbook.
Mậc dù danh sách các template đặc biệt khác với những template
được minh họa trong hình 2.5 nhưng chức năng của cửa sổ thì y như
nhau. Trong khung trái bạn chọn hạng mục của vvorkbook mà bạn muốn
tạo. Khung nằm bên phải đưa ra những nơi để tìm các template và íìle
mà bạn có thể để workbook mới dựa vào. Phía phải của cửa sổ này thay
đổi khi bạn di chuyển qua các hạng mục template.
Đ iếu b ẹn cân b iết
Tại sao danh sách các cemplate đặc biệc trông khác với các template
được minh họa trong hình 2.5? Bởi vì nếu bạn kết nối vói Web, Excel
2010 bắt giũ danh sách các cemplate đặc biệt từ Office Online. Danh
sách này được mong đợi thay đổi thường xuyên.
Khi Peaturing được chọn trong khung trái, khung phải được tách
thành hai phần nằm ngang;
9 New B la n k: Ba tùy chọn trongphần Neu> Blank của của sổ - Blank
Vorkbook, My Tempỉales và New from Existỉng - cho bạn tạo một
ivorkbook mới từ các lemplate hoặc/ile trên m áy linh.
http://data4u.com
.vn/

39. H Mici-osoft Offìce Online: Phần này cho họìi thấv các tempiate đặc
hiộl rả triiỵ cập nhữiỉiỊ lci)!j)laie khác có sản từ Office Online. (Ghi
chú: Bạ}! có thểcloỉf')ilo(id cỏc ỊrmỊylatc ọffice Online chỉ nếĩi bạn kết
nối rới hneniet).
Trong chương này, bạn làm việc với một số template được cài đặt và
các template có sẵn từ Office Online.
Khi hất kỳ hạng mục khác được chọn ở bên trái, khung ở bên phải
thường thế hiện các ảnh xem trước của những template có sẵn trong
hạng mục đó. Ngoại lệ là lựa chọn Instalìed Templates. Mặc dù các
template có sẵn từ Oíĩỉce Online được yêu cầu phải có một ảnh xem
trước, nhưng các template được cài đặt với Excel 2010 thì không. Lý do
là nhiều template được cài đặt dựa vào các template được tạo dành cho
các phiên bản Excel cũ hơn và không có các ảnh xem trước hiện hành.
Nhập dữ liệu trong template Bllling statement
Cách duy nhất để học cách sử đụng một template là tạo một íìle từ
một template và điền vào nó. Trong phần này, bạn tạo một báo cáo hóa
dơn mới dựa vào template Billing Statement được đính kèm với Excel
2010.
Ví dự, bạn là chủ một công ty có tên là Juniper Fỉowers, và bạn cần
hoàn thành một báo cáo hóa đơn cho Hart's Hotel, một trong những
khách hàng của bạn. Bạn quyết định rằng việc tạo báo cáo hóa đơn từ
template được cung cấp thì đễ dàng hơn nhiều, do đó bạn mở template
và hoàn tất nó như được đề cập trong các bài tập hoàn tất phần nay.
Đầu tiên bạn cần tạo một fiìe mới từ Billing Statement. Làm theo
những bước sau đây:
1. Nhâp Offíce B utton và chọn Ncw.
2. Chọn Installed Template từ khung trái của cửa sổ N ew Work-
b o o k .
3. Chọn Billing Statement từ khung phải của cửa sổ N ew Work-
b o o k .
4. Nhấp nút C reate.
Một báo cáo hóa đơn mới mở ra, như được minh họa trong hình
2.6.
Một vvorkbook dựa vào template này và một vvorkbook trông có một
số điểm khác biệt giữa chúng;
* Kbìtng xe m của tvorksbeet thì khác. Tempỉate này cho thấy một
ivorksheel mới trong khiuig xem PcigeLavouíthay vì khung xem Nor-
mal, chophép bạn thấy mỗi trang của báo cảo hóa đơỉi sẽ trông nhít
thế nào khi in ra.
Chưdng 2: Tạo VVorksheet Excel 2010 dấu tiên 41
http://data4u.com
.vn/

40. 42 Chương 2: Tạo Worksheet Excel 2010 đầu tiên
n MỘIsốô đã đĩfực điền vào cho bạn. Dây là nhũng ò mà hạn xem liốp
/heo.
Hình 2.6; Một báo cáo hóa sơn mới.
Template là một ví dụ hoàn hâo về kiểu khởi đầu mà bạn có thể có
được bằng việc sử đụng một template. Một sô' vùng của worksheet đã
được hoàn tât cho bạn, một bảng đã được tạo cho thông tin hóa đơn và
trang được định dạng để in. Điều đó hữu dụng nhưng làm th ế nào bạn sử
dụng template này cho công việc của bạn? Câu trả lời: Tương tự như bạn
sử dụng b ấ t kỳ workshoGt khác. Nhấp trong m ột ô và thay đổi nội dung
của nó. Tiến hành điền vào báo cáo hóa đơn này để xem như thế nào;
1. Nhấp trong ô Bl.
Chú ý rằng bạn đang thay đổi các ô B l, C1 và Dl.
2. Gõ nhập ơuniper Flowers và nhấn Enter.
3. Điền vào những ô khác trong các hàng 2 đến 12 bằng việc nhập
các giá trị sau đây:
M Ịnniper PhiceìS (idclresn: 128 Pleasanl Vallev Road, SìUte 202; Slory
City, lA 50248
m Phone: (123) 555-6789
m Fax: (123) 555-8901
n E-nưiil:johiuỉoc@locnl.coin
* Statement 987
n Date: Todnv's clate
n BiHTo:Job}iDoe, Hart's ỉloíel; 234 Bĩimpy Road; Bhie Rock, ỈA56789
http://data4u.com
.vn/

41. Chương 2; Tạo VVorksheet Excel 2010 đầu tiên 43
Bây giờ bạn đã cập nhật báo cáo hóa clơn chung chung để chứa
thông tin cô’ định cho hóa đơn rluniper Flowers gởi đến Hart's
Hotcl được minh họa trong hình 2.7. Bước tiếp theo là hoàn chỉnh
bảng hÓH đơn cho hóa đơn này. Bàng đã được định nghĩa sẵn để
chứa một hàng liêu (lề, các hàng dữ liệu và một hàng tổng. Mặc dù
bây giờ chỉ một hàng dữ liệu được thể hiện trong bảng, nhưng khi
bạn thòm dữ liệu vào bảng, nó sẽ mở rộng để chứa nhừng hàng đó.
ơ u n i p e r F ỉo w e ỉs
li l ‘1'l«
Vj *i »
?
*. ỈITỈ
«rt< r '0
ỉỉMMi
Oo«
ì ì* R<h4
*«c>. lA Ỉ6*C 1
Hình 2.7; Thõng tin công ty và hóa đơn tioàn tâ't.
4. Nhấp trong ô B15. Điền vào hàng 15 các giá trị sau đây bằng việc
nhập các giá trị và sau đó nhấn Tab để di chuyển đến cột kế tiếp:
Dato: June 15, 2006
Typo: Lobby Ploral Displavs
Invoice #; C16360
Description; 3 daily Ooral clisplays for lobby
Amount: 360
Payment; 0
Khi bạn nhấn phím Tab đo’ di chuyển từ cột Amount đến cột
Payment, số tiền (amount) tái định dạng bằng các đô la và cent.
Số cũng được phán ánh trong cột Balance và ô Total Balance bởi
vì hai vùng này là các ô nơi bạn sẽ không nhập dữ liệu. Thay vào
dó, dử liệu được diền vào bằng việc sử dụng một công thức.
5. Từ cột Payment, nhấn phím Tab hai lần trên bàn phím.
http://data4u.com
.vn/

42. 44 Chướng 2: Tạo VVorksheet Excel 2010 đầu tiên
Cursor tạm thời thay đổi thành một đồng hồ cát. Khi cursor thay
đổi trở lại thành một dấu cộng (+), một hàng mới sẽ được thêm
vào bảng.
6. Hoàn tết hàng mới 16 và bốn hàng kế tiếp như được minh họa
trong hình 2.8.
ÌO
11
i;
13
Ì4 '
li M
E*>ur lữ
H
- Trw< * ln « » ì« a 9 r 0«*e<‘kpcl»n
1*7
3 “
J I
. ?.?
ì i
- u
ÍS
ìo
L»Ml)r R o n l
6^lS'200«D«pUr* d O O
L o b b r f 1or<l
6/iS> lùữ6ữ ứpifi C I 3 6 Ỉ
Lottrhoni
7 /2 0 0 6 D a p U r ị c i ì t 2
Lattỵ
V I &'1 0 0 ô D o p U y ỉ c IỈA 3
V<VỈ006 SpecBl Ịvenl ClỉM
te ’ ( y 200Õ s««ril c I •
3 Aồ<*ỉ I d is p liỵ ỉ Iđ r
(o b b r ỉ ì6(ìứQ Ì
ì d id * to r^ i dt)pb)*& for
)ofibr f Ỉ60.00
3 d M y Hora( dispbỵs le r
f ìtứ .o o
ỉ úiửĩ íc ra l 4(ỉptt:r ỉ ^
)0My t 360.00
Ỉ S ỉabl«đ»C O r)U ổni S IJỈO .O O
ị ỉoaoo
• B aJan M •
$ 360»
i ĩtứX
ị 36ữX
ị Ì6ŨM
ĩ (.rso .o o
s
s . ' ^iM«r tuiibn*'nvM
JSÍZ.
Hình 2.8: Phần hốa đđn hoàn tâ't của một báo cáo hóa đơn.
7. Nhấn phím mũi tên hướng xuống để di chuyển cursor xuống đến
vùng tiền chuyển đi (remittance). Gõ nhập H art's Hotel trong ô
D26 và ID khách hàng (19911) trong ô D27. Chú ý rằng ID báo
cáo, ngày tháng và scí tiền phải trả đều được điền vào từ thông tin
m à b ạn đã cung cấp.
Bước này hoàn thành báo cáo hóa đơn. Báo cáo hóa đơn hoàn
chỉnh giông như file JuniperFlowersBillingStatement.xlsx.
Chú ý rằng khi bạn cập nhật bảng hóa đơn, ô D30 đã được cho cùng
một giá trị như tổng số^dư phải trả cho hóa đơn này. Lần nữa ô này được
điền vào bằng việc sử dụng một công thức. Lần này công thức được dựa
trực tiếp vào dữ liệu mà bạn đã nhập trong bảng.
Tợo một w orksheet ctf bản ngay từ đầu
Sau khi bạn đâ tạo một worksheet từ một template, bước tiếp theo
trong việc học sử dụng Excel 2010 là tạo một worksheet ngay từ đầu.
Như bạn đã thấy, khi bạn md Excel 2010, nó tự động md một file mdi
cho bạn (xem hình 2.1). File đó mặc định có ba worksheet trống, từng
worksheet có đầy đủ các hàng và cột. 0 hiện hành mặc định là ô AI
trong worksheet đầu tiên.
http://data4u.com
.vn/

43. Thêm dữ liệu bằng việc sử dụng bàn phím
Các cơ bản nhất để thêm dữ liệu dựa vào một ô là nhấp trong ô và gõ
nhập số hoặc text mà bạn muốn ỏ chứa. Bạn đã biết cách di chuyển từ ô
này đến ô khác, do đó bây giờ bạn biết những điểm cơ bản về việc tạo
worksheet đầu tiên. Trong phần này, bạn tạo một worksheet chứa dữ
liệu doanh số hàng quý cho Juniper Flowers. Làm theo những bước sau
đây:
1.MỞ Excel 2010.
2. Bắt đầu trong ô Al, điền vào ô AI đến HI và các ô C2 đến G8
bằng dữ liệu được minh họa trong hình 2.9.
Chưdng 2: Tạo Worksheet Excel 2010 đẩu tiẽn _______________________ 45
/. e c D i ' c b > s Ị
: V ệ â ; C u d r t^ r fio w « r in c o * r i« Ỡ U r T lr c e m è 6 i l o c rv )rc c rĩi6 Tộ y,'S T u í*eo n c o m e F o o fl ( r c o m è Ộ 5 h « r lr i« íT i#
J Ị I ĩiOOQ ÍỈC ứ Ộ50C lỉOC 7 »
i 15ỮỮC 27(/0 SSOỦ 1200 650
* lieoo 5000 1100
ị 13500 5W IMC lỉ» ỉí«
é ỉ»00 670 5SỮ Ỉ600 MO
7 ỆOOŨ Ỉ900 60C SCO )00
s 2500C 1200 1000 2500 700
í
XO
11
12
l ĩ
lA
:s
V
It
15
20
> * * » • > s h v v l l V -I'-*.’ ______________ '* * - — _______
Hình 2.9; [VIỘI sô' dữ liệu mẫu để nhập vào.
Bạn nhập thông tin năm và quý trong phần tiếp theo.
Đ iểu bạn cẩn b iết
Để di clìuyển từ ô này dếu ô kliác, bạn có nhấp trong mỗi ô hay sử dụng
cluiộc? Khi bạn nhập các khôi dCí liệu vào một worksheet, bạn có thể sử
dụng inột phương pháp dễ dàng hơn: Chọn kliô"! ô mà bạn muốn Koàn
tất (các ồ C2 đến G8 trong ví dụ). Chiì ý rằng toàn bộ khôi được bậc
sáng nliưtig ô hiện hành thì khôag. 0 không được bật sáng cho bạn biết
bạn ở đâu và các ô được bậc sáng cho Excel 2010 biết bạn đang làm việc
vứi các ô nào. Nhấp trong ô C2. Nlìấti phím Tab 7 lần. Rô'! cuộc bạn ở
đâu? Bạn có nhận thấy rằng Excel 2010 giữ bạn lại trong những giới hạn
của ô được chọn và biết bạn muố’n đi đến đâu khi bạn tiến đến cuôl
vùng chọn hay không? Sử dụng phím Encer và bạn sẽ thấy nó di chuyển
bạn qua các cột theo cùng một cách.
http://data4u.com
.vn/

44. 46 Chương 2: Tạo VVorksheet Excel 2010 dầu tiên
Nếu bạn phạm sai sót trong khi gỗ nhập, bạn có thể sửa các giá trị lỗi
bằng hai cách: Chọn ô bằng việc nhấp nó và gõ nhập lại loại giá trị mới,
hoặc sử dụng Formula Bar để hiệu chỉnh như được nêu chi tiết trong các
bước sau đây:
1. Nhấp ô H l.
Chú ý rằng Other Income cũng được thể hiện trên Pormula Bar,
ngav ở trên worksheet như được minh họa ở ảnh trên cùng trong
hinh2.10.
• o
^ ^ Ma-
ã . E
i A - : » ự ỉ ' . ^ ;
X ^ j& OTh^r
c c*
nyi _ .*• I
ii
>, '1 , .
H I • X ✓ j4 »
A Ỉ C c s F G H ) j ũ
< r ^ a t CUj * ' I » ' n w . e t ln c o * i> 6 P l ỉ » l 4 n c c ở > e k ỉii& c » 'i l* K 0 m « T e > / S i j ỉ ! r 0 A n i m è l ir ^ c o D C ^ ú O d
: u o o o 2 » 0 b V X IK iO 75 0 1lỉcm
cooc
2»0
Ỉ7»
6SC0
S500
lỉM
lĩOO
750
950
Jiử.
' H ỉr * tM trt »«'rw*Ể5 Oit> /i<«v *(í> - ^ I
p#i»f B /
;■;?;
* CH*n *Jí • A** ^ ’ ?i
B / u- _ .4 A ‘ ^ : ịỵ^ĩ,
: ■ 1;"^. > t<D®»wí Sĩ,»*. :m í ts y t*9
h i • X V A ĩe T « lin c o m É
i h r n f i v * H I
' Q s ^ n e t f t o v / * r > '> c o m e P ^ n M n c o n < c ỉ A c o m e T c v / ỉ i u > l é đ A * i i « n j h ^ < 0 'n « r M đ i i ‘< o m « Ị r « U H 2 ^
13000 ỈÌOŨ 6ỈOO iỉOQ 7%
I T « d t
ĩ 13000
ÌĨCOO
ỈỈOŨO
ỉ i M C
16000
eocc
ỈỈU«
JW
2500
bW
670
9M0
1200
ỈỈO Ữ
SMO
ỈỈ4Ữ
ỈỈO
630
àũcũ
iỉOQ
i » 0
iioo
ỈỈM
Ỉ600
SCO
rtíO
7»
S5Ữ
4iữ
2200
»0
ỈOO
»5
Hình 2.10: Pormula Bar thể hỉện cả nhãn cột gếc và nhan cột mới.
2. Nhâp ngay sau từ O th er trên Pormula Bar.
3. Xoá lùi từ Other và thay thế nó bằng từ Total.
4. Nhấn Enter để áp dụng việc thay đổi vào ô.
Kết quả được minh họa trong ảnh dưới cùng trong hình 2.10.
Bạn có thể sử dụng phương pháp này để thay đổi các sô", text, hoặc
những công thức trong các ô. Nếu bạn không muôn thực hiện sự thay đổi,
nhấp nút X trên Formula Bar để hủy các thay đổi. Nếu bạn đã áp dụng
sự thay đổi, nhấp nút ư n d o trên QAT.
Gò nhập đữ liệu chỉ là một cách để thêm dữ liệu vào worksheet. Nếu
dữ liệu đi theo một mẫu thông thường, bạn có thể sử dụng phương pháp
dễ hơn để thêm dữ liệu: AutoPill, được mô tả tiếp theo.
http://data4u.com
.vn/

45. Chương 2: Tạo Worksheet Excel 2010 đẩu tiên 47
Điền vào một chuỗi mục nhập bnng AutoPilí
AutoFill cho phép bạn quyót định v à i mẫu dữ liệu đầu tiên và sau đó
để Excel 2010 làm công việc lặp lại mẩu qua suô^t các ô mà bạn yêu cầu
nó điền vào.
Tiến trình này là tiến trình dễ làm hơn giải thích. Làm theo nhừng
bước sau đây để điền vào cột Quarter trong sheet mà bạn đang làm việc:
1. Bắt đầu trong ô B2, điền vào tập hợp giá trị duy nhất đầu tiên:
Nhập Q1 trong ô B2, Q2 trong ô B3, Q3 trong ô B4, Q4 trong ô
B5.
2. Nhấp và rê để chọn các ô mà bạn vừa điền vào.
3. Di chuyển chuột sao cho nó nằm lên trên góc phải phía trên của
khôi ô.
Bạn thấy một đấu cộng (+) nàm ngay bên phải và bên dưới khô’i ô,
như được minh họa trong hình 2.11.
[ Dáư ch ì báo AuloPill J
- * D 5 0 < K 0
Q .s rÝ t ỉ ,• e t 'í • x r r r ^ -
><
2SCC
i a ; .2CCCi ĩTiC iĩĩC i ĩ t z i K
J
/ .: c c c iiC
ĩ / .Ì5 ĨC i é ĩ i-ỈC . Ì K
t « ? í SẠÍ líC * 59:
ì v x
ĩ 1 2 X 12 :c 7 tt
9
a ĩ • . .
Hình 2.11; Dấu chỉ báo AuloPỈII.
4. Nhâ'p và giữ các chuột nơi đâu cộng xuất hiện.
5. Rê từ từ xuống ô B8.
Bên phải các ô, Excel 2010 cho bạn biết giá trị nào mà bạn sẽ
nhập trong mồi ô.
6. Nhả nút chuột.
Các ô nhận được các giá trị mới, như được minh họa trong hình
2. 12.
http://data4u.com
.vn/

46. 48 Chương 2: Tạo VVorksheet Excel 2010 đẩu tiên
A lỉ c ữ ỉ G H t J
1
4 Q u đ ile r r ; c w e r in ; o m e P lỉn i< n c o i^ ^ 9 S ỉllo o ^ vir^co rrts A n i n ỉ l incQ iTi^ í e c đ in c o iriẬ r
Q i lỉO O O 2ỈỠ 0 6S 00 7 5 0
í Q 2 12C 00 27C0 ỈSOO 12C0 Sbũ
4 Q 3 lỉC C O 2 Ỉ& 0 1 1 0 0 M O
$ O i l ỉ ỉ O C 56 9 tỉd O 2 2 »
€ Q i 16CCC 67 9 S ỈC lõCỨ 9 9 0
7 0 2 8 0 0 0 99CŨ 60 0 600 100
s Cj3 n o o o ì 200 6 0 0 0 ? W ) 700
1
n
12
l i
1
1
l i
l ĩ Ị
iề í
<9
' ĩ
10
1'
í
1« 4 » 1 r . *
Hình 2.12: sử dụng AutoPill dể hoàn tâì cột B.
Thử làm cùng một việc với cột Year. Điền vào 2006 trong ô A2, và sử
dụng AutoFill để hoàn tất phần còn lại của cột. Bạn có nhận được những
gì mà bạn mong đợi hay không?
Bởi vì trình tự là Q1 đến Q4, Excel biết bạn muôn nó đại diện 4 quý.
Nếu bạn sử dụng AI đến A4 thay vào đó, AutoPill sẽ cho bạn AI đến A8.
Bdi vì chỉ một giá trị nằm trong trình tự, Excel 2010 sử dụng giá trị
đó để điền vào tất cả ô mà bạn rê qua. Để có được các năm mỗi trong 4
hàng quý (quarter), bạn cần điền vào 2006 và trường hợp đầu tiên 2010
và sau đó sử dụng AutoPill để điền vào phần còn lại của cột. Sử dụng
phương pháp này để bạn có thể xác lập các năm trong thời gian bao xa
tùy thích trong tương lai.
Thực tế
Các dăy được đặt tèn (Named Range). Nhiều người thấy ìham chiếu các ô
bằng những gì chúng thể hiện thay vì bằng các tham chiếu ô thì dễ dàng
hơn. Thật may thay tính năng Excel Named Ranges cho phép bạn làm
điều nảy dễ dàng. Các named range (dãy được đặt tên) có thể là bất cứ
những gì bạn muốn, nhưng bây giờ bạn xem cách đặt tên các cột dựa vào
hàng dữ liệu đầu tiên. Phương pháp này làm cho dễ nhớ dữ liệu nào mà
bạn đang tham chiếu hơn. Làm theo những bước sau đây;
1. Trên Sheet 2, chọn các ô A1 đến H9.
2. Nhấp tab Pormulas trên Ribbon.
3. Nhấp nút Create from Selection trong nhóm Named Cells.
Hộp thoại Create Names from Selection xuất hiện,
4. Nếu hộp kiểm Top Row đã không được chọn, hãy làm bây giờ như được
minh họa trong hình dưới đây.
http://data4u.com
.vn/

47. Chưởng 2: Tạo VVorksheet Excel 2010 đầu tiốn 49
Creete Nameỉ ffom Seỉ«tíor ' ^
Cteỏíendmesírôm Vâfcj«c in thè:
/ Ị o p *O A
^eítcotưnn
Eottom row
Riộhỉ col^nio
OK ! ■ CânceJ
5. Chọn hộp kiểm Left Column.
6. Nhấp nút OK,
Dường như không có gì xảy ra. Tuy nhiên, bây giờ bạn có thể chọn bất
kỳ cột bằng việc gõ nhập tên cột trong hộp tham chiếu ô. Bạn phải chú
ý một diều; nếu lèn cột dã c6 bất kỳ khoảng trống trong đó, mỗi khoảng
trống được thay thế bằng một dấu gạch dưới,
Bạn cũng có thể đặt tên trực tiếp cho các ô hoặc các dãy ô từ hộp tham
chiếu ô:
1. Chọn các ỗ A1 đến H9.
2. Nhấp trong hộp tham chiếu ô, gõ nhập một tên cho các ô và sau đó
nhấn Enter.
ô được đặt tên. Bạn có thể định hướng đến ô cụ thể này bằng việc gõ
nhập lên của nó trong hộp tham chiếu ô.
òmTqÌ &O0 Lkdnc) tỉiế ck? việc PC nđm Iượn9 Vcop ^ổu iíên vổ để ^ u io P ill lò
cônq việc nàiỊ? Hãi^ |1)|) nó. Bọn sẽ lỉiđq rànq Exccl 2 0 1 0 l(f)ônq hoàn loân Ạù
liiônq m ink iểu nliũiiq qì tqn muốn. TLtiiỊ vì điền các ô iiếp ^^leo l>ánq lộp
liợp nờm fiếp llieo, nó cc làm cko các sốqổn cỊÌỐiiq với tnỗu mò txjn ẩõ cKọn, ẩây
Uiôiiq phdi là níiữtiq qì mò tign muốn,
Bạn cũng có thể sử dụng AutoFill đê' hoàn tất chuỗi sô", các ngày trong
tuần và các tháng. Ngoài ra nếu nội dung ô là các mẫu tự theo sau là các
số, Excel 2010 cố đọc ý nghĩ của bạn và đã xác định những gì bạn muôn
dưới dạng các kết quả AutoPill.
Nếu các ô chứa các từ, tên hoặc nhừng chuỗi ký tự khác, Excel 2010
lấy các chuỗi mà bạn nhập trong các ô được chọn và lặp lại chúng qua các
ô mà bạn rê lên. AutoPill không chỉ làm việc bằng việc rê lên hoặc
xuông qua cùng một cột. Bạn có thể chọn nhiều cột và sử dụng AutoPill
đê' hoàn tất cả hai cột cùng một lúc.
http://data4u.com
.vn/

48. 50 Chương 2; Tạo VVorksheet Excel 2010 đầu tiên
Lưu W orksheet
Sau khi bạn đã tạo worksheet đầu tiên, đến lúc lưu nó sang đĩa cứng.
Sau dó bạn có thể sử dụng loại file trong tương lai.
Khi bạn lưu Tile lần đầu tiên, bạn cần tìm một nơi đê' đặt nó trên đĩa
cứng và cho nó một tên. Làm theo những bước sau đây để lưu worksheet
doanh số hàng quý mà bạn đã tạo trong phần trước:
1. Nhấp Office B u tto n và chọn Save.
Hộp thoại Save As xuất hiện như được minh họa trong hình 2-13.
>í>
'é*>
Jì^
JJWt• r .* © F *«
Hình 2.13 Hộp Itioạí Save As.
2. Đi đến folder nơi bạn muốn lưu tài liệu.
3. Trong trường File Name, gỏ nhập JuniperQuartelySales.
4. Nhấp nút Save.
Đ iều bạn cẩn b iết
Phải làm gì nếu bạn cần chia sẻ fiỉe vổi người nào đó không sử di.mg
Excel 2010? Trong trường hợp này có thể bạn cần lưu file dưới dạng một
íile XLS. Trong hộp thoại Save As, bạn nhấp mũi tên xổ xuô”ng nằm
bên phải hộp danh sách Sove As Type. Từ danli sách, chọn Excel 2010
97-2003 Workbook (*.xls). Đặt cho file một tên và nhấp nút Save.
Cho dù bạn lưu từ OíTice Button (như được mô tả trong danh sách bước
trước) từ bàn phím bằng việc nhấn Ctrl + s hoặc từ QAT, tiến trình vẫn
giông như tiến trình mà bạn vừa sử dụng. Sự khác biệt là làm thế nào
bạn đi đến đó:
» Đ ề lìỉìi bàngcácb sử dụng bànpbim, nhcin Cirl+S.
M D ể liỉii từQAT. nhấp biển tượng điỉợc minh họa ỉiVìig hình 2-14.
http://data4u.com
.vn/