Luận Văn Hoàn Thiện Công Tác Tổ Chức Sử Dụng Phần Mềm Kế Toán Tại Các Doanh Nghiệp Trên Địa Bàn Tỉnh Bạc Liêu.doc

Viết đề tài giá sinh viên – ZALO: 0917.193.864 - VIETKHOALUAN.COM
Tải tài liệu tại kết bạn zalo : 0917.193.864
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
---

---
TRỊNH HỮU LỰC
HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC SỬ DỤNG
PHẦN MỀM KẾ TOÁN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP
TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BẠC LIÊU
LUẬN VĂN THẠC SỸ KINH TẾ
TP. Hồ Chí Minh, tháng 09/2014

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
---

---
TRỊNH HỮU LỰC
HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC SỬ DỤNG
PHẦN MỀM KẾ TOÁN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP
TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BẠC LIÊU
Chuyên ngành : Kế toán – Kiểm toán
Mã số : 60340301
NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:
PGS.TS. PHẠM VĂN DƯỢC
LUẬN VĂN THẠC SỸ KINH TẾ
TP. Hồ Chí Minh, tháng 09/2014

LỜI CAM ĐOAN
Tác giả luận văn xin cam đoan rằng:
- Dữ liệu thu thập là trung thực, hợp lý.
- Các lập luận, phân tích, đánh giá hoàn toàn xuất phát từ quan điểm cá nhân,
được hình thành trên cơ sở nghiên cứu của tác giả.
- Tác giả xin hoàn toàn chịu trách nhiệm với lời cam đoan này.
Tác giả luận văn
Trịnh Hữu Lực

MỤC LỤC
TRANG BÌA PHỤ
LỜI CAM ĐOAN
MỤC LỤC
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
DANH MỤC BẢNG, BIỂU ĐỒ, SƠ ĐỒ, HÌNH
MỞ ĐẦU ................................................................................................................... 1
CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KẾ TOÁN VÀ HỆ THỐNG
THÔNG TIN KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP......................................................... 7
1.1. Những vấn đề chung về hệ thống kế toán Doanh nghiệp:............................. 7
1.1.1. Các quan điểm về kế toán: ........................................................................... 7
1.1.2. Bản chất, vai trò của kế toán:....................................................................... 9
1.1.3. Yêu cầu tổ chức hệ thống chứng từ, sổ sách và báo cáo kế toán:...............11
1.2. Những vấn đề chung về hệ thống thông tin kế toán Doanh Nghiệp:...........12
1.2.1. Khái niệm về hệ thống thông tin kế toán: ...................................................12
1.2.2. Cấu trúc hệ thống thông tin kế toán: ...........................................................13
1.2.3. Các yếu tố chi phối hệ thống thông tin kế toán:..........................................20
1.3. Tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong Doanh nghiệp: ...........................22
1.3.1. Công tác tổ chức hệ thống thông tin kế toán:..............................................22
1.3.2. Tổ chức nhân sự: .........................................................................................25
1.3.3. Công tác tổ chức sử dụng phần mềm kế toán: ............................................26
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1........................................................................................29
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC SỬ DỤNG PHẦN
MỀM KẾ TOÁN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BẠC
LIÊU .........................................................................................................................31

2.1. Tổng quan về các Doanh nghiệp trên địa bàn Tỉnh Bạc Liêu: ....................31
2.1.1. Tình hình phát triển:....................................................................................31
2.1.2. Sơ lược vấn đề tin học hóa công tác kế toán tại các doanh nghiệp:............34
2.2. Một số quy định của pháp luật về việc ứng dụng công nghệ thông tin vào
công tác kế toán tại Việt Nam:...............................................................................35
2.3. Tổng quan về các phần mềm kế toán đang được sử dụng tại Việt Nam: ...37
2.4. Thực trạng công tác tổ chức sử dụng phần mềm kế toán tại các Doanh
nghiệp trên địa bàn tỉnh Bạc Liêu:........................................................................40
2.4.1. Tổng quan quy trình khảo sát:.....................................................................40
2.4.2. Công tác triển khai thiết kế hay lựa chọn phần mềm kế toán: ....................41
2.4.3. Đặc tính kỹ thuật của phần mềm và dịch vụ khách hàng của nhà cung cấp
phần mềm:.............................................................................................................44
2.4.4. Giao diện phần mềm: ..................................................................................48
2.4.5. Hệ thống, nghiệp vụ của phần mềm:...........................................................53
2.4.6. Kiểm soát nội bộ: ........................................................................................58
2.4.7. Mức độ thỏa mãn của người dùng đối với phần mềm kế toán:...................62
2.5. Nhận xét về thực trạng công tác tổ chức sử dụng phần mềm kế toán tại các
doanh nghiệp trên địa bàn Tỉnh Bạc Liêu:...........................................................65
2.5.1. Ưu điểm:......................................................................................................65
2.5.2. Nhược điểm và nguyên nhân: .....................................................................66
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2........................................................................................68
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ
CHỨC SỬ DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP
TRÊN ĐỊA BÀN......................................................................................................70
TỈNH BẠC LIÊU ....................................................................................................70
3.1. Quan điểm hoàn thiện: ....................................................................................70

3.1.1. Quan điểm về sự tuân thủ:...........................................................................70
3.1.2. Quan điểm về tính hữu hiệu của phần mềm kế toán:..................................70
3.1.3. Quan điểm về sự an toàn, bảo mật thông tin kế toán:.................................71
3.1.4. Quan điểm về tính tương xứng: ..................................................................72
3.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức sử dụng phần mềm kế toán tại các
Doanh nghiệp trên địa bàn Tỉnh Bạc Liêu: ..........................................................72
3.2.1. Giải pháp cho quy trình lựa chọn phần mềm kế toán: ................................72
3.2.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả của hoạt động kiểm soát trong môi trường
phần mềm:.............................................................................................................80
3.3. Một số kiến nghị hỗ trợ nâng cao hiệu quả tổ chức sử dụng phần mềm kế
toán:..........................................................................................................................87
3.3.1. Đối với Nhà nước:.......................................................................................87
3.3.2. Đối với doanh nghiệp:.................................................................................88
3.3.3. Đối với nhà cung cấp phần mềm:................................................................89
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3........................................................................................90
KẾT LUẬN ..............................................................................................................91
TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
APB:
CSDL:
ERP:
MTV:
TNHH:
XD:
Accounting Principles Board
Cơ sở dữ liệu
Enterprise Resource Planning
Một thành viên
Trách nhiệm hữu hạn
Xây dựng

DANH MỤC BẢNG, BIỂU ĐỒ, SƠ ĐỒ, HÌNH
Bảng 2.1: Giá trị tài sản cố định của các doanh nghiệp qua các năm ...................... 32
Bảng 2.2: Giá trị và cơ cấu sản xuất theo khu vực kinh tế ...................................... 33
Bảng 2.3: Các phần mềm kế toán đang sử dụng tại các doanh nghiệp .................... 42
Bảng 2.4: Đánh giá của người dùng về giao diện phần mềm .................................. 48
Bảng 2.5: Mức độ thỏa mãn của người dùng đối với việc sử dụng phần mềm ........ 62
Bảng 3.1: Minh họa kết quả về tình hình nhận thức rủi ro ...................................... 82
Bảng 3.2: Bảng đánh giá chức năng kiểm soát của phần mềm ............................... 84
Bảng 3.3: Minh họa việc triển khai các hoạt động kiểm soát.................................. 85
Biểu đồ 2.1: Cơ cấu doanh nghiệp theo loại hình doanh nghiệp ............................. 31
Biểu đồ 2.2: Quyền quyết định sử dụng phần mềm ................................................ 41
Biểu đồ 2.3: Hệ quản trị cơ sở dữ liệu các phần mềm sử dụng ............................... 45
Biểu đồ 2.4: Thời gian bảo trì phần mềm khi xảy ra sự cố ..................................... 47
Biểu đồ 2.5: Việc phân cấp sử dụng phần mềm ..................................................... 59
Sơ đồ 3.1: Minh họa sắp xếp thứ tự ưu tiên các yêu cầu......................................... 76
Hình 2.1: Một phần giao diện làm việc của phần mềm MISA SME.NET .............. 50
Hình 2.2: Giao diện tùy biến Kiểu và cỡ chữ của MISA SME.NET ....................... 51
Hình 2.3: Giao diện thanh công cụ của chứng từ Mua hàng trong MISA SME.NET
2012 ...................................................................................................................... 51
Hình 2.4: Giao diện thanh công cụ của chứng từ Bán hàng trong MISA SME.NET
2012 ...................................................................................................................... 52

1
MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Ngày nay, cùng với sự phức tạp dần của các hoạt động kinh tế, chất lượng
hệ thống thông tin kế toán lại càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết, nó ảnh
hưởng trực tiếp đến hiệu quả sản xuất, kinh doanh. Chính vì thế, việc một doanh
nghiệp tiếp cận, thiết lập một hệ thống quản lý tài chính kế toán nhanh, mạnh,
cung cấp một cách chính xác và kịp thời thông tin, làm cơ sở cho nhà lãnh đạo ra
các quyết định quản trị một cách nhanh chóng, hiệu quả là vô cùng cần thiết.
Song song với sự phức tạp dần của các hoạt động kinh tế, Công nghệ
Thông tin phát triển không ngừng và đang trở thành một công cụ không thể thiếu
trong các hoạt động kinh tế. Trong đó, chúng ta không thể không nhắc đến vai trò
của các phần mềm kế toán. Những phần mềm kế toán này không những mang lại
sự hiệu quả, chính xác mà qua đó còn giúp chúng ta tiết kiệm được một khối
lượng lớn thời gian, đáp ứng tính kịp thời của thông tin kế toán.
Tuy nhiên, việc ứng dụng các phần mềm kế toán này làm sao để nó mang
lại cho doanh nghiệp những lợi ích vừa nói trên không phải là điều dễ dàng. Nhất
là khi trên thị trường hiện tại có vô số phần mềm kế toán đang được mua bán
hàng ngày với những lĩnh vực, quy mô và chất lượng vô cùng khác biệt. Tất nhiên
chúng ta không thể nào chọn một cách ngẫu nhiên một phần mềm nào đó và áp
dụng vào doanh nghiệp. Với gần 1.000 doanh nghiệp đang hoạt động trên địa bàn
tỉnh Bạc Liêu (Cục Thống kê tỉnh Bạc Liêu), sẽ thật sự hữu ích nếu có một đánh
giá cụ thể về công tác tổ chức sử dụng phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp
trên địa bàn, để từ đó các nhà quản lý có những giải pháp, định hướng hoàn thiện
tốt hơn công tác tổ chức sử dụng phần mềm kế toán tại doanh nghiệp của mình.
Và đây cũng chính là vấn đề mà tác giả luận văn đề cập thông qua đề tài “Hoàn
thiện công tác tổ chức sử dụng phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp trên
địa bàn Tỉnh Bạc Liêu”.

2
2. Các nghiên cứu có liên quan:
Bài nghiên cứu Một số giải pháp nâng cao chất lượng tổ chức sử dụng
phần mềm kế toán doanh nghiệp Việt Nam của tác giả Trần Phước năm 2007.
Trong bài nghiên cứu này, tác giả đã dùng các phương pháp thống kê, so sánh, phân
tích và tổng hợp để đánh giá số liệu thu thập từ 15 doanh nghiệp sản xuất phần mềm
và 250 doanh nghiệp sản xuất kinh doanh có sử dụng phần mềm kế toán. Kết quả
của bài nghiên cứu này cho chúng ta một cái nhìn tổng quan về ưu và nhược điểm
của phần mềm sản xuất trong nước cũng như nước ngoài và thực trạng sử dụng
phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp Việt Nam. Mốt số kết quả nổi bật về việc sử
dụng phần mềm kế toán của các doanh nghiệp như: 1) Hầu như các doanh nghiệp
thường giao công việc lựa chọn phần mềm cho kế toán trưởng; 2) 67% các doanh
nghiệp chọn mua phần mềm đóng gói trên cơ sở đã có sử dụng tại các doanh nghiệp
trước đây; 3) Hơn 50% người dùng đánh giá hiệu quả sử dụng phần mềm chưa đạt.
Cuối cùng tác giả để xuất một số giải pháp để nâng cao tính hiệu quả trong việc sản
xuất và sử dụng phần mềm kế toán.
Bài nghiên cứu Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công
nghệ thông tin tại các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu Việt Nam của
tác giả Nguyễn Đăng Huy vào năm 2011. Tác giả bài nghiên cứu sử dụng phương
pháp điều tra, thu thập số liệu, phỏng vấn các đối tượng là các chuyên gia, nhà quản
lý, nhân viên kế toán đang làm việc tại các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu
tại Việt Nam. Từ đó thực hiện tổng hợp, phân tích, so sánh và tổng hợp để đánh giá
số liệu trên. Trong kết quả bài nghiên cứu, có một phần tác giả nêu lên thực trạng
việc lựa chọn và sử dụng phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp xuất nhập khẩu
Việt Nam. Đó là việc 1) Ban giám đốc đứng ngoài công tác lựa chọn phần mềm kế
toán sử dụng tại doanh nghiệp, và công việc này thường giao cho kế toán trưởng; 2)
Hầu như các doanh nghiệp lựa chọn lựa sử dụng phần mềm trong nước sản xuất do
phù hợp với luật pháp và dễ sử dụng cũng như bảo trì. Cuối cùng tác giả cũng đưa
những giải pháp để hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng
công nghệ thông tin tại các doanh nghiệp xuất nhập khẩu Việt Nam.

3
Bài nghiên cứu How to select the Right Accounting Software của J. Carlton
Collins. Được xuất bản trong một tạp chí kế toán ở New York năm 1999, bài nghiên
cứu của Collins chỉ ra cách làm thế nào để chọn được một phần mềm kế toán hiệu
quả. Trong bài nghiên cứu này, tác giả thực hiện phân tích, đánh giá các phần mềm
kế toán ở nhiều góc độ khác nhau. Kết quả của bài nghiên cứu là tác giả cung cấp
những tiêu chí cụ thể để làm sao doanh nghiệp có thể chọn được phần mềm kế toán
phù hợp nhất. Những tiêu chí cụ thể là: (1) Khả năng hoạt động được trên nền Web
(vì ông cho rằng Internet đang đóng vai trò ngày càng quan trọng trong nền thương
mại quốc tế); (2) Linh hoạt trong ngôn ngữ và hỗ trợ chế độ hạch toán đa tiền tệ (Lý
do là vì các nền kinh tế thế giới ngày nay hoạt động không biên giới); (3) Dễ dàng
sử dụng; và cuối cùng là (4) Giá cả. Tất nhiên ông khẳng định, không có sự cố định
trong những tiêu chí cho tất cả các doanh nghiệp mà sẽ có sự vận dụng theo những
cách khác nhau các tiêu chí này tùy thuộc vào quy mô và đặc điểm hoạt động kinh
doanh của từng doanh nghiệp.
Bài nghiên cứu The adoption of Computerized Accounting System in Small
Medium Enterprises in Melaka, Malaysia của Hoshino và cộng sự vào năm 2012.
Bài nghiên cứu này nhằm phân tích tình hình tin học hóa công tác kế toán tại các
doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Melaka – Malaysia, từ đó nhận định các nhân tố ảnh
hưởng thúc đẩy các doanh nghiệp thực hiện công việc này. Để làm được việc này,
tác giả thực hiện khảo sát, thu thập ý kiến của các Giám đốc điều hành (CEO) của
các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại 3 quận của Melaka. Những thông tin thu thập được
mã hóa và phân tích thông qua các kỹ thuật như: thống kê mô tả, hồi quy tuyến tính,
hệ số tương quan Pearson, phân tích phương sai. Kết quả của bài nghiên cứu cho
thấy: (1) tỷ lệ tin học hóa trong công tác kế toán tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở
Melaka là cao (hơn 80%); (2) Việc nhận thức được lợi ích của việc tin học hóa công
tác kế toán là một nhân tố ảnh hưởng rất lớn đến động lực tin học hóa công tác kế
toán của các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

4
Bài nghiên cứu Determinates of Accounting Software Choice: An
Empirical Approach của Muhrtala và Ogundeji vào năm 2014. Mục tiêu của bài
nghiên cứu này là xác định các nhân tố ảnh hưởng đến việc lựa chọn phần mềm
kế toán. Tác giả dùng mô hình của Abu-Musa để thực hiện kiểm định 5 nhân tố:
(1) Khả năng hoạt động của phần mềm, (2) Đặc tính thương mại của phần mềm,
(3) Đặc tính kỹ thuật của phần mềm, (4) Mức độ bảo mật của phần mềm và (5)
Chiến lược kinh doanh của công ty sử dụng phần mềm. Tác giả thực hiện khảo sát
trên 200 công ty niêm yết trên sàn chứng khoán Nigeria. Kết quả cuối cùng cho
thấy thiên hướng lựa chọn phần mềm tại các doanh nghiệp khảo sát là dựa vào (1)
Khả năng hoạt động của phần mềm (Hỗ trợ các loại báo cáo, Có nhiều
Module, Quy trình xử lý, Lỗi trong quá trình xử lý…); (2) Đặc tính thương mai
của phần mềm (Hỗ trợ thương mại điện tử, Giá cả phần mềm, Chi phí bảo trì…);
và (3) Mức độ bảo mật của phần mềm (Phân quyền sử dụng; An toàn giao dịch
thương mại điện tử…)
Nhìn chung, với sự phát triển của Khoa học kỹ thuật hiện đại cùng vấn đề
toàn cầu hóa nền kinh tế thế giới thì việc tin học hóa công tác quản lý nói chung
và công tác kế toán nói riêng là một xu thế tất yếu. Hòa chung với xu thế đó, các
nhà nghiên cứu ở những hoàn cảnh khác nhau luôn đặt ra những vấn đề nghiên
cứu khác nhau. Dù phạm vi, phương pháp hay phương diện nghiên cứu có khác
nhau thì mục đích duy nhất và cuối cùng mà các nhà nghiên cứu hướng đến vẫn là
đưa ra được các biện pháp để đánh giá, từ đó hoàn thiện và nâng cao hiệu quả tổ
chức sử dụng các công cụ này. Và bài nghiên cứu này cũng hướng đến mục đích
như thế.
3. Mục tiêu nghiên cứu:
Mục tiêu tổng quát của bài nghiên cứu là hoàn thiện công tác tổ chức sử
dụng phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh Bạc Liêu.
Trong đó, bài nghiên cứu nhắm đến những mục tiêu cụ thể sau:
- Hình thành cơ sở lý luận để thực hiện đánh giá, phân tích các thông tin
thu thập từ thực tế trên nền tảng lý thuyết về hệ thống thông tin kế toán.

5
- Thu thập thông tin và thực hiện phân tích về thực trạng công tác tổ chức
sử dụng phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh Bạc Liêu.
- Cuối cùng, dựa trên cơ sở lý luận và thực trạng đã phân tích, tác giả đề
xuất và kiến nghị một các giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác tổ chức sử
dụng phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp này.
4. Phương pháp nghiên cứu:
Phương pháp nghiên cứu mà tác giả luận văn sử dụng:
- Phỏng vấn và quan sát là 2 phương pháp tác giả luận văn sử dụng để thu
thập các số liệu cần thiết, đặc biệt là thông tin trong được thiết kế trong bảng câu
hỏi khảo sát.
- Với lượng thông tin đã thu thập, tác giả sử dụng 2 phương pháp thống kê
và mô tả để làm rõ vấn đề.
- Cùng với đó là sử dụng so sánh, phân tích, tổng hợp để đánh giá những
vấn đề đó để đưa ra những nhận định và phân tích hợp lý nhất (Ưu điểm, nhược
điểm, nguyên nhân).
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
- Đối tượng: Các lý thuyết về hệ thống thông tin kế toán; Các phần mềm
kế toán đang được sử dụng tại các doanh nghiệp trên địa bàn; và công tác tổ chức
sử dụng các phần mềm kế toán đó.
- Phạm vi: Các doanh nghiệp trên địa bàn Tỉnh Bạc Liêu.
6. Đóng góp của đề tài:
Làm rõ được thực trạng của công tác tổ chức sử dụng phần mềm kế toán
tại các doanh nghiệp trên địa bàn Tỉnh Bạc Liêu.
Có các giải pháp thiết thực để góp phần hoàn thiện và nâng cao hiệu quả
của công tác tổ chức sử dụng phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp trên địa bàn
tỉnh Bạc Liêu.
7. Kết cấu của luận văn:
Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, nội dung của luận văn gồm 3 chương:

6
Chương 1: Những vấn đề chung về kế toán và hệ thống thông tin kế toán
Doanh nghiệp.
Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức sử dụng phần mềm kế toán tại các
Doanh nghiệp trên địa bàn Tỉnh Bạc Liêu.
Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức sử dụng
phần mềm kế toán tại các Doanh nghiệp trên địa bàn Tỉnh Bạc Liêu.

7
CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ
KẾ TOÁN VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ
TOÁN DOANH NGHIỆP
1.1. Những vấn đề chung về hệ thống kế toán Doanh nghiệp:
1.1.1. Các quan điểm về kế toán:
Luca Pacioli – một nhà toán học vĩ đại người Ý có nhiều đóng góp cho
ngành kế toán thế giới – đã đưa ra một khái niệm kế toán hướng đến phương pháp
trong cuốn “Chú giải về tài khoản và các bút toán” mà theo đó có 3 điều kiện cần
thiết cho bất cứ ai muốn kinh doanh: thứ nhất là phải có tiền; thứ hai, người chủ
doanh nghiệp phải có khả năng tính toán nhanh và đồng thời biết lập sổ sách kế
toán; và điều kiện cuối cùng là phải có khả năng tổ chức công việc một cách khoa
học, linh động nhằm đảm bảo tiến độ hoạt động kinh doanh (Luca Pacioli, 1494).
Theo Sokolov, một chuyên gia hàng đầu về kế toán tại Nga thì kế toán là
ngôn ngữ của các ký hiệu cũng như quy ước sử dụng và được tạo ra với mục đích
làm thay thế các đối tượng thực tế bằng các ký hiệu hay biểu tượng, cho phép phản
ánh một cách trung thực hoạt động kinh doanh cùng các kết quả của hoạt động kinh
doanh đó. Ông cũng đưa ra hai quan điểm xét trên hai khía canh. Xét về khía cạnh
lý thuyết, kế toán chính là khoa học về bản chất cũng như cấu trúc các sự kiện diễn
ra trong cuộc sống, trong hoạt động kinh doanh của con người. Nhiêm vụ của kế
toán là phản ánh nội dung của các quá trình hoạt động kinh doanh cũng như mối
liên hệ giữa các phạm trù luật pháp và phạm trù kinh tế trong quá trình hoạt động
kinh doanh đó (Sokolov, 1991).
Theo Ronals J. Thacker, quan điểm về kế toán cũng được xét trên hai khía
cạnh. Đối với khía cạnh sử dụng thông tin kế toán thì kế toán là một phương pháp
cung cấp thông tin cần thiết cho quản lý có hiệu quả và đánh giá hoạt động của mọi
tổ chức. Đối với khía cạnh hoạt động của những người làm công tác kế toán: Quan
điểm này dựa trên công việc của một người làm kế toán. Trong kế toán, kết quả hoạt

8
động kinh tế của một doanh nghiệp được thu thập, phân tích, đo lường, sắp xếp, ghi
chép, tóm tắt và phản ánh dưới dạng thông tin (Thacker, 1994)
Trong thông báo số 4 (Accounting Principles Board Statement No. 4) của
Ủy ban nguyên tắc kế toán Mỹ (APB), kế toán được xem là một dịch vụ. Chức năng
của nó là cung cấp thông tin định lượng được các tổ chức kinh tế, chủ yếu là thông
tin tài chính giúp người sử dụng đề ra các quyết định kinh tế.
Tại Việt Nam, quan điểm về kế toán qua các giai đoạn của cũng có sự khác
nhau. Trong cơ chế kế hoạch hóa tập trung, bản chất của kế toán được nhận định:
“Kế toán xã hội chủ nghĩa là công việc tính toán, ghi chép, phản ánh bằng con số
một cách liên tục, toàn diện và hệ thống các loại vật tư, tiền vốn và mọi hoạt động
kinh tế, qua đó mà giám đốc tình hình thực hiện kế hoạch nhà nước; tình hình bảo
vệ tài sản xã hội chủ nghĩa.”
Theo Điều 1, Chương 1 trong Điều lệ tổ chức kế toán nhà nước được Hội
đồng Bộ trưởng ban hành năm 1989 ghi rõ: “kế toán là công việc ghi chép, tính toán
bằng con số dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động, chủ yếu dưới hình
thức giá trị để phản ánh, kiểm tra tình hình vận động của các loại tài sản, quá trình
và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, sử dụng vốn và kinh phí của nhà nước
cũng như của từng tổ chức xí nghiệp.”
Theo Điều 4, Chương 1 của Luật kế toán Việt Nam 2003, “Kế toán là việc
thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình
thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động.”
Từ các quan điểm trên, ta thấy rằng hầu hết những quan điểm trước đây về
kế toán thường chú trọng đến các nhiệm vụ giữ sổ sách cố hữu của kế toán đó là ghi
chép, phân loại và tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Tuy nhiên ngày nay,
định nghĩa hiện đại về kế toán rộng hơn, kế toán trở thành một hệ thống thông tin
cung cấp thông tin định lượng. Chính vì thế, người làm kế toán ngày nay không chỉ
quan tâm đến việc giữ sổ sách mà phải chú trọng đến toàn bộ hoạt động bao gồm

9
việc hoạch định chương trình và giải quyết vấn đề; hướng sự quan tâm của lãnh đạo
đến những điều cần lưu tâm, đánh giá và duyệt xét các hoạt động của doanh nghiệp.
Hay người làm kế toán ngày nay phải chú trọng đến nhu cầu bức thiết của những
người sử dụng thông tin kế toán, dù những người sử dụng này ở trong hay ngoài
đơn vị kinh doanh.
1.1.2. Bản chất, vai trò của kế toán:
Bản chất của kế toán:
Từ những quan điểm khác nhau, bản chất của kế toán cũng được hiểu theo rất
nhiều hướng khác nhau. Nếu xem xét kế toán ở góc độ khoa học thì kế toán là một
hệ thống thông tin thực hiện việc phản ánh và giám đốc mọi diễn biến của quá trình
hoạt động thực tế liên quan đến lĩnh vực kinh tế, tài chính của một tổ chức cụ thể.
Nhưng nếu xem xét kế toán ở góc độ nghệ thuật thì kế toán được hiểu là một nghệ
thuật tính toán và ghi chép những hiện tượng kinh tế - tài chính phát sinh liên quan
đến các đơn vị thông qua việc quan sát, đo lường nhằm cung cấp một cách toàn diện
các thông tin về tình hình và kết quả hoạt động, tình hình sử dụng vốn của đơn vị.
Trần Phước cho rằng kế toán như là một thứ ngôn ngữ trong đó chúng ta có
thể vận dụng thứ ngôn ngữ này để phục vụ cho việc ghi chép và lập báo cáo kế toán
về các hoạt động kinh tế thông qua các ký hiệu riêng như ghi “Nợ”, ghi “Có” và vận
dụng các yêu cầu, nguyên tắc, phương pháp kế toán để lập các báo cáo kế toán. Và
chính ông cũng cho rằng những tiến bộ vượt bậc của cuộc cách mạng khoa học kỹ
thuật đang làm cho bản chất của kế toán phải có sự nhìn nhận lại. Với sự đột phá
của khoa học công nghệ, kế toán ngày nay không chỉ đơn thuần là hoạt động ghi
chép, phân loại, tổng hợp và báo cáo thông tin nữa mà kế toán đã trở thành một hệ
thống thông tin nhằm đo lường, xử lý và truyền đạt những thông tin về tài chính của
một tổ chức hay một doanh nghiệp, nghĩa là thông tin đã được số hóa dưới góc độ
này (Trần Phước, 2007).

10
Như vậy, bản chất của kế toán sẽ có sự khác biệt nếu đặt dưới các góc độ
khác nhau, còn khác như thế nào và ra sao thì tùy thuộc vào mức độ phát triển của
xã hội nói chung và yêu cầu của con người trong xã hội đó nói riêng. Tất nhiên đó
chỉ là sự khác biệt ở cách thức mà con người nhận thức nó, đến cuối cùng thì kế
toán vẫn là cái gì đó (ở đây ta có thể dùng nhiều tên gọi khác nhau) để cung cấp và
đánh giá thông tin.
Vai trò của kế toán:
Kế toán là một công cụ hữu hiệu để cung cấp thông tin phục vụ nhu cầu giám
sát, quản lý của các bên có liên quan. Ta có thể xét qua các bên có liên quan để hiểu
rõ hơn vai trò của kế toán:
- Các nhà quản trị doanh nghiệp: Các cấp độ quản trị khác nhau trong doanh
nghiệp là những trực tiếp điều hành hoạt động của doanh nghiệp. Chính kế toán
cung cấp cho họ một nguồn thông tin hữu ích mà từ đó các cấp quản trị có cơ sở để
ra quyết định, xây dựng tầm nhìn và chiến lược cho doanh nghiệp của mình.
- Chủ sở hữu: là những người có quyền sở hữu với vốn hoạt động của doanh
nghiệp, họ quan tâm đến lợi ích sinh ra đối với những gì mình bỏ ra. Cho nên thông
qua việc xem xét thông tin trên báo cáo mà kế toán cung cấp là một cơ sở để họ có
thể đánh giá tình hình sức khỏe doanh nghiệp cũng như năng lực trách nhiệm của
các bộ phận quản lý ở doanh nghiệp.
- Cơ quan nhà nước: Dựa trên các báo cáo tài chính, cơ quan thuế sẽ có cơ sở
để kiểm tra, đảm bảo các doanh nghiệp nộp đủ và đúng số thuế phải nộp. Các nhà
hoạch định chính sách cũng xem những con số trên những báo cáo này để làm cơ sở
cho việc điều chỉnh cũng như ban hành chính sách mới, đảm bảo sự hợp lý trong
việc quản lý cũng như thúc đẩy khả năng phát triển của các doanh nghiệp.
Chúng ta vẫn có thể nói về vai trò của kế toán cho nhiều bên liên quan nữa,
hoặc xét ở các lĩnh vực khác nhau nữa. Nói như thế để chúng ta nhận thấy được vai

11
trò to lớn của kế toán, nó đóng vai trò gần như không thể thiếu trong các hoạt động
kinh tế, quản lý, điều hành của doanh nghiệp và nhà nước.
1.1.3. Yêu cầu tổ chức hệ thống chứng từ, sổ sách và báo cáo kế toán:
Chứng từ kế toán là loại giấy tờ, vật mang tin dùng để chứng minh cho các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán. Chứng từ là
khởi điểm của công tác kế toán, là cơ sở để ghi vào sổ sách kế toán, tạo điều kiện
cho việc phản ánh và cung cấp thông tin kế toán một cách khách quan và chính xác.
Vì thế việc tổ chức hệ thống chứng từ phải phù hợp với tính đa dạng của nghiệp vụ
kinh tế phát sinh; đảm bảo đầy đủ các yếu tố cần thiết để kiểm tra tính hợp lệ, hợp
pháp, tổ chức luân chuyển chứng từ hợp lý và nhanh chóng vừa đảm bảo nguồn
thông tin ban đầu quan trọng, vừa là cơ sở kiểm tra và ghi sổ được nhanh chóng.
Sổ sách kế toán là hệ thống tài liệu dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ
toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo
trình tự thời gian có liên quan đến doanh nghiệp. Mỗi đơn vị kế toán chỉ có một hệ
thống sổ sách kế toán chính thức và duy nhất cho một kỳ kế toán năm. Doanh
nghiệp phải căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán áp dụng và yêu cầu quản lý tại
doanh nghiệp để mở đủ các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết cần thiết, đảm
bảo cho việc thông tin được phân loại, tổng hợp, xử lý một cách nhanh chóng và
chính xác.
Báo cáo kế toán là một vật mang tin dùng để cung cấp thông tin kế toán đã
qua xử lý cho các đối tượng sử dụng khác nhau. Thường có 2 loại báo cáo kế toán:
- Báo cáo kế toán tài chính là hệ thống báo cáo có tính chất khuôn mẫu, có
nhiệm vụ cung cấp các thông tin về tình hình kinh tế, tài chính và các vấn đề có liên
quan đến doanh nghiệp hiện nay cho các đối tượng quản lý, cơ quan thuế, ngân
hàng.

12
- Báo cáo kế toán quản trị là một hệ thống các báo cáo do các nhà quản trị tại
doanh nghiệp đặt ra theo nhu cầu quản lý của mình, vì thế hình thức loại báo cáo
này mang tính linh hoạt, không mang tính khuôn mẫu.
Tóm lại, dù là phục vụ mục tiêu, đối tượng khác nhau nhưng yêu cầu đối với
việc tổ chức hệ thống báo cáo nói chung phải phản ánh được toàn diện các mặt hoạt
động của đơn vị và là cơ sở chính xác để đánh giá tình hình hoạt động của đơn vị.
1.2. Những vấn đề chung về hệ thống thông tin kế toán Doanh Nghiệp:
1.2.1. Khái niệm về hệ thống thông tin kế toán:
Để hiểu rõ ràng hơn thế nào là một hệ thống thông tin kế toán, chúng ta lần
lượt đi qua ý nghĩa của 3 cụm từ: Hệ thống (System), Thông tin (Information) và Kế
toán (Accounting).
Đối với thuật ngữ Kế toán, chúng ta đã nói rất nhiều đến thuật ngữ này ở
phần quan điểm về kế toán phía trên. Ở đây chúng ta tạm thời nhắc lại và xem thuật
ngữ này như là một ngôn ngữ trong kinh doanh, ở đó thứ ngôn ngữ này sẽ cung cấp
cho các đối tượng sử dụng khác nhau một cái nhìn tổng quan về những gì đang diễn
ra tại đơn vị kinh doanh.
Theo Romney và Steinbart thì thuật ngữ Hệ thống có nghĩa là một nhóm các
phần tử (thành phần) có liên quan, tác động lẫn nhau nhằm đạt một mục tiêu nào đó.
Và hầu hết các hệ thống thì được hình thành từ các hệ thống nhỏ hơn, cứ mỗi hệ
thống nhỏ mang một chức năng riêng biệt để phục vụ cho hệ thống lớn hơn
(Romney and Steinbart, 2012). Ví dụ như cứ mỗi Khoa, Phòng ban trong một
Trường Đại học là một hệ thống nhỏ (phụ) mang một chức năng riêng để phục vụ
cho chức năng, nhiệm vụ chung của Trường (mà ở đây được xem là một hệ thống
lớn hơn).
Còn thuật ngữ Thông tin được xem là những dữ liệu (Data) đã được phân
loại và xử lý để cung cấp phục vụ cho quá trình ra quyết định của nhà quản lý.

13
Trong đó, dữ liệu được thu thập, ghi chép, lưu trữ và xử lý trong quá trình hoạt động
kinh doanh, và có nhiều loại dữ liệu khác nhau mà kế toán cần thu thập, tùy theo
tính chất của từng loại nghiệp vụ. Chẳng hạn, khi thực hiện hoạt động bán hàng, kế
toán cần thu thập dữ liệu về mặt hàng bán, số lượng bán, đơn giá, người bán và
người mua …
Từ những sự giải thích từng thuật ngữ một ở trên, ta có thể đưa ra một khái
niệm chung về Hệ thống thông tin kế toán như sau: Hệ thống thông tin kế toán là
một cấu trúc (nhiều thành phần) mà các đơn vị kinh doanh dùng để tập hợp và xử lý
các dữ liệu tài chính để cung cấp thông tin hữu ích cho các đối tượng sử dụng. Trần
Phước cho rằng hệ thống thông tin kế toán trong môi trường hiện đại ngày nay
chính là phần giao thoa giữa hai lĩnh vực: hệ thống thông tin mà vai trò của công
nghệ thông tin là chủ đạo với hệ thống kế toán. Chính sự giao thoa giữa hai lĩnh vực
này tạo ra đối tượng nghiên cứu: Hệ thống thông tin kế toán và cũng chính nó làm
thay đổi luôn những quan điểm truyền thống (Trần Phước, 2007). Chẳng hạn người
kế toán ngày nay không những phải học phương pháp hạch toán (thuộc lĩnh vực kế
toán) mà còn phải trang bị cho mình những kiến thức về máy tính và sử dụng máy
tính (lĩnh vực thuộc hệ thống công nghệ thông tin). Trên thực tế, các nhà quản lý
luôn luôn muốn tìm ra những giải pháp tối ưu trong việc xây dựng Hệ thống thông
tin kế toán để làm sao độ chính xác và mức sẵn sàng của thông tin được cung cấp từ
hệ thống này luôn đạt ở mức cao nhất.
1.2.2. Cấu trúc hệ thống thông tin kế toán:
Như đã trình bày ở trên, hệ thống thông tin kế toán bao gồm nhiều thành
phần kết hợp với nhau. Và khi nhắc đến các thành phần trong cấu trúc của một hệ
thống thông tin kế toán, người ta thường nói đến sáu thành phần chính: Con người
(People), Quy trình xử lý (Procedures), Dữ liệu (Data), Phần mềm (Software), Hạ
tầng công nghệ thông tin (Information technology infrastructure) và Kiểm soát nội
bộ (Internal controls). Chúng ta sẽ lần lượt điểm qua những thành phần này.

14
Con người
Thành phần con người trong một hệ thống thông tin kế toán đơn giản đó là
những người sử dụng hệ thống đó. Đó có thể là nhân viên kế toán, là những nhà tư
vấn, là những nhà phân tích kinh doanh, những nhà quản lý, điều hành hay các kiểm
toán viên. Và chính hệ thống thông tin kế toán sẽ đóng vai trò là cầu nối giúp con
người ở các bộ phận khác nhau có thể làm việc cùng nhau một cách dễ dàng. Chẳng
hạn khi bộ phận bán hàng thực hiện một giao dịch với khách hàng, bộ phận bán
hàng thu thập toàn bộ thông tin khách hàng lên đơn hàng trên hệ thống. Từ đây, bộ
phận kế toán sẽ có thông tin để lập hóa đơn, ghi nhận các khoản doanh thu hay bộ
phận giao hàng cũng có những thông tin để thực hiện giao hàng; cuối cùng, hệ
thống tạo ra những báo cáo bán hàng cho các cấp quản lý…
Với một hệ thống thông tin kế toán được thiết kế hoàn hảo, bất kỳ ai trong
đơn vị đều có thể cùng truy cập vào cùng một hệ thống và nhận cùng một loại thông
tin, tất nhiên với điều kiện là phải được cấp quyền truy cập. Cũng với hệ thống này,
việc cung cấp thông tin cho các đối tượng bên ngoài khi cần thiết trở nên đơn giản
hơn bao giờ hết. Những nhà tư vấn có thể dùng thông tin từ một hệ thống thông tin
kế toán để phân tích sự hiệu quả trong cấu trúc giá bán của công ty thông qua những
dữ liệu về giá, doanh số và lợi nhuận. Hay các kiểm toán viên có thể dựa trên những
dữ liệu trên hệ thống để đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ, sức khỏe tài chính
của một công ty. Tóm lại, hệ thống thông tin kế toán luôn được thiết kế để hướng
đến việc đáp ứng nhu cầu của người sử dụng nó.
Quy trình xử lý:
Quy trình xử lý của một hệ thống thông tin kế toán là các phương pháp mà hệ
thống này dùng để thu thập, lưu trữ, xử lý và cung cấp thông tin đầu ra cho người sử
dụng.
Quy trình xử lý này được bắt đâu khi ghi nhận thông tin đầu vào, đó có thể là
thông tin đầu vào từ bên trong (các nhân viên kế toán) hoặc có thể là thông tin đầu

15
vào từ bên ngoài (người mua hàng đặt hàng qua mạng internet). Tất nhiên, người
thiết lập quy trình phải tính toán làm sao để cho quá trình thu thập thông tin đầu vào
đạt hiệu quả cao, có nghĩa là thông tin được thu thập không quá thừa hoặc quá thiếu,
điều này sẽ dẫn đến nguy cơ cung cấp thông tin đầu ra cho các đối tượng sử dụng
không hữu ích. Và với trình độ khoa học công nghệ ngày nay, việc chúng ta sử dụng
các phương tiện kỹ thuật trong quá trình thu thập dữ liệu là điều nên làm nhưng làm
sao kết hợp được các thiết bị phần cứng với các phần mềm kế toán chuyên dụng vẫn
còn là một thách thức không nhỏ cho các nhà quản lý.
Khi kết thúc việc nhận thông tin đầu vào, tiếp tục là quá trình lưu trữ – xử lý
– lưu trữ của hệ thống. Để lưu trữ được thông tin, một hệ thống thông tin kế toán
phải có hệ thống cơ sở dữ liệu được lập trình sẵn. Cơ sở dữ liệu là một tập hợp có
cấu trúc của các dữ liệu, được lưu trữ trên các vật mang tin, có thể thỏa mãn đồng
thời nhiều người sử dụng. Hệ thống này giữ vai trò chính yếu trong một hệ thống
thông tin kế toán. Yêu cầu quan trọng được đặt ra ở đây là làm sao chúng ta có thể
tổ chức, lựa chọn phương pháp lưu trữ tối ưu nhất, ít tốn kém nhất nhưng vẫn phải
đảm bảo sự phù hợp với yêu cầu sử dụng thông tin của doanh nghiệp. Phải làm sao
thông tin được cung cấp từ hệ thống cơ sở dữ liệu này phải đạt một tiêu chuẩn nhất
định, bao quát được vấn đề (thể hiện được quá khứ, hiện tại và dự báo được tương
lai).
Kết thúc quy trình xử lý của hệ thống thông tin kế toán là việc cung cấp
thông tin hữu ích cho các đối tượng sử dụng. Đó là những báo cáo tài chính (cho đối
tượng bên ngoai) hay báo cáo kế toán quản trị (cho đối tượng bên trong) theo những
mẫu biểu được xác lập trước. Với sự phát triển của khoa học công nghệ, hệ thống
thông tin kế toán bằng thủ công dần được thay thế bởi hệ thống thông tin kế toán
được tin học hóa. Điều này đồng nghĩa, những báo cáo bằng số hóa sẽ dần thay thế
những báo cáo giấy. Điều quan trọng là chúng ta lựa chọn công cụ như thế nào để
phục vụ tạo ra những báo cáo này, tất nhiên phần mềm kế toán vẫn là công cụ được
sử dụng nhiều nhất.

16
Dữ liệu:
Dữ liệu là những thông tin trên chứng từ (Đơn hàng, Hóa đơn, Phiếu thu,
Phiếu chi, Phiếu nhập xuất kho, Bảng lương…) được thu thập, ghi chép, lưu trữ và
xử lý bởi một hệ thống thông tin. Nó đóng vai trò là những thông tin đầu vào cho
quy trình xử lý mà chúng ta vừa nói đến ở trên. Tùy thuộc vào bản chất của hoạt
động kinh doanh mà chúng ta có những loại dữ liệu khác nhau, dữ liệu nào trong
quá trình hoạt động kinh doanh có liên quan đến tài chính của doanh nghiệp đều
được thu thập lên hệ thống thông tin kế toán.
Phần mềm:
Phần mềm trong một hệ thống thông tin kế toán là một chương trình máy tính
được dùng để lưu trữ, phân tích và xử lý dữ liệu tài chính của một doanh nghiệp. Kể
từ khi hệ thống thông tin kế toán thủ công dần được thay thế bởi hệ thống thông tin
kế toán tin học hóa thì phần mềm đã trở thành một công cụ không thể thiếu.
Thật ra có rất nhiều phần mềm khác nhau đang được sử dụng trong các hệ
thống thông tin kế toán ở các doanh nghiệp có quy mô và bản chất khác nhau (Phần
mềm giải pháp kinh doanh, phần mềm quản lý nguồn lực doanh nghiệp (ERP)).
Nhưng trong phạm vi của luận văn này, chúng ta sẽ coi phần mềm trong hệ thống
thông tin kế toán là phần mềm kế toán.
Quy trình hoạt động của phần mềm kế toán đi theo trình tự sau: Các chứng từ
phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh được nhân viên kế toán phân loại
sau đó nhập bằng tay vào hệ thống tùy theo đặc điểm của từng phần mềm cụ thể.
Các chứng từ sau khi được nhập vào phần mềm sẽ được lưu trữ vào trong máy tính
dưới dạng một hoặc nhiều tệp dữ liệu. Từ các mẫu tin trên hệ thống cơ sở dữ liệu
này phần mềm kế toán sẽ tự động xử lý, sau đó chuyển dữ liệu vào các sổ chi tiết
hay sổ cái. Nếu phần mềm xử lý theo thời gian thực (real time posting) thì dữ liệu
được kết chuyển ngay khi người sử dụng nhập liệu. Còn nếu phần mềm xử lý kết

17
chuyển theo lô (batch posting) thì định kỳ sau khi kiểm tra xác nhận của người sử
dụng thì số liệu sẽ kết chuyển vào cơ sở dữ liệu.
Khi chúng ta sử dụng phần mềm kế toán, một số ưu việt mà chúng ta có được
là:
- Tính chính xác: Nếu như trước đây khi kế toán viên cộng sổ kế toán sai thì
toàn bộ các báo cáo tài chính, quản trị có liên quan đều phải được lập lại từ đầu và
thời gian tiêu tốn cho việc này là điều không hề dễ chịu. Trong khi đó, với sự hỗ trợ
của phần mềm, nhân viên kế toán có thể giảm tối đa thời gian lãng phí vào việc
chỉnh sửa dữ liệu, sổ sách, báo cáo.
- Tính hiệu quả: Trong xã hội cạnh tranh hiện nay thông tin chính xác là sức
mạnh, ai có thông tin nhanh hơn thì người đó có khả năng chiến thắng nhanh hơn.
Với khả năng cung cấp thông tin tài chính và quản trị một cách đa chiều và nhanh
chóng, phần mềm kế toán giúp cho chủ doanh nghiệp ra quyết định nhanh hơn,
chính xác hơn và hiệu quả hơn. Mặt khác, công tác kế toán thủ công đòi hỏi cần
nhiều nhân sự làm kế toán, trong khi phần mềm kế toán do tự động hóa hoàn toàn
các công đoạn tính toán, lưu trữ, tìm kiếm và kết xuất báo cáo nên tiết kiệm được
nhân sự và thời gian, chính điều này đã góp phần tiết kiệm chi phí cho doanh
nghiệp.
- Tính cộng tác: Các phần mềm kế toán ngày nay đều cung cấp đầy đủ các
phần hành kế toán từ mua hàng, bán hàng,… cho tới lương, tài sản cố định và cho
phép nhiều người làm kế toán cùng làm việc với nhau trên cùng một dữ liệu kế toán.
Như vậy, trong môi trường làm việc này số liệu đầu ra của người này có thể là số
liệu đầu vào của người khác và toàn bộ hệ thống tích hợp chặt chẽ với nhau tạo ra
một môi trường làm việc cộng tác và cũng biến đổi cả văn hóa làm việc của doanh
nghiệp theo chiều hướng chuyên nghiệp và tích cực hơn.

18
Hạ tầng công nghệ thông tin:
Chúng ta có thể dùng một thuật ngữ khác là Phần cứng (Hardware) để thay
thế thuật ngữ hạ tầng công nghệ thông tin. Phần cứng là những thiết bị dùng để vận
hành hệ thống thông tin kế toán tại doanh nghiệp. Tùy thuộc vào quy mô của doanh
nghiệp và yêu cầu sử dụng của doanh nghiệp mà người thiết kế hệ thống quyết định
sử dụng những loại thiết bị nào và đặc điểm ra sao. Các loại thiết bị này thường là:
máy vi tính, thiết bị mạng, máy in, thiết bị lưu trữ hay các loại thiết bị dự phòng
nguồn điện khi cần.
Khi thực hiện mua sắm và trang bị phần mềm, doanh nghiệp cần chú ý những
đặc điểm sau đây:
- Khả năng xử lý: không những phải đáp ứng được cho nhu cầu hiện tại mà
còn phải dự trù cho những nhu cầu mới phát sinh trong tương lai.
- Độ tin cậy: Tỷ lệ treo máy thấp, đặc biệt phải có khả năng phục hồi dữ liệu
khi có sự cố xảy ra.
- Tính linh hoạt: Có khả năng đáp ứng trong điều kiện làm việc thay đổi so
với ban đầu, tương thích với nhiều phần mềm khác nhau, có thể dễ dàng thay thế
trong trường hợp hư hỏng.
- Dễ sử dụng và an toàn: Có đầy đủ tài liệu hướng dẫn cũng như sự cảnh báo
trong những trường hợp cần thiết.
Kiểm soát nội bộ:
Như chúng ta đã biết, hệ thống thông tin kế toán đóng vai trò quan trọng
trong việc cung cấp thông tin đầu ra phục vụ việc ra quyết định của các đối tượng sử
dụng nói chung và của nhà quản lý nói riêng. Cho nên việc đảm bảo cho mức độ tin
cậy và hợp lý của nguồn thông tin từ hệ thống này là vô cùng cần thiết. Thực tế cho
thấy có trên 60% trên tổng số các doanh nghiệp chưa kiểm soát được hệ thống thông
tin trong nội bộ doanh nghiệp của họ. Chính vì điều đó, kiểm soát nội bộ

19
được xem là một giải pháp hữu hiệu được các nhà quản lý hướng đến trong việc
đảm bảo tính trung thực và hợp của thông tin bắt nguồn từ hệ thống này.
Hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống chính sách được thiết kế nhằm
cung cấp một sự đảm bảo hợp lý để thực hiện các mục tiêu: (1) Hệ thống hoạt động
hữu hiệu và hiệu quả, (2) Cung cấp thông tin đáng tin cậy, (3) Tuân thủ các luật lệ
quy định.
Quá trình thiết kế và phát triển một hệ thống kiểm soát nội bộ yêu cầu một sự
hiểu biết tổng quát về khả năng ứng dụng và rủi ro của công nghệ thông tin, cũng
như việc ứng dụng công nghệ thông tin để giúp nhà quản lý đạt được mục tiêu kiểm
soát tại doanh nghiệp. Việc này đòi hỏi nhân viên kế toán và đội ngũ thiết kế hệ
thống phải có sự phối hợp chặt chẽ với nhau, phải làm sao để đảm bảo rằng hệ
thống này có khả năng phát hiện, ngăn chặn, khắc phục và đặc biệt là phục hồi được
dữ liệu khi có lỗi xảy ra.
Ngày nay, hệ thống kiểm soát nội bộ thường được tổ chức dưới hai hình
thức: Kiểm soát chung (General controls) và Kiểm soát ứng dụng (Application
controls):
- Kiểm soát chung: Là các hoạt động kiểm soát liên quan tới toàn bộ hệ thống
trong đó bao gồm các thủ tục kiểm soát chung như xác lập kế hoạch an ninh, phân
chia trách nhiệm trong các chức năng của hệ thống, kiểm soát việc bảo trì và phát
triển hệ thống, kiểm soát thâm nhập về mặt vật lý, kiểm soát quyền truy cập hệ
thống, kiểm soát lưu trữ dữ liệu, kiểm soát sự truyền tải dữ liệu…
- Kiểm soát ứng dụng: Là kiểm soát hoạt động liên quan đến việc xử lý thông
tin của một ứng dụng cụ thể. Một hệ thống ứng dụng thường được thực hiện thông
qua ba giai đoạn: nhập liệu, xử lý, và kết xuất. Cho nên các thủ tục để kiểm soát ứng
dụng như kiểm soát nhập liệu, kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu và kiểm soát sự an
toàn của tập tin, kiểm soát thông tin đầu ra.

20
Nói tóm lại, chất lượng của thông tin đầu ra có trung thực, hợp lý và tuân thủ
các luật lệ quy định hay không tùy thuộc tất cả vào hệ thống kiểm soát nội bộ. Hệ
thống kiểm soát nội bộ được thiết kế và phát triển phù hợp với quy trình và mục tiêu
hoạt động của doanh nghiệp sẽ thỏa mãn được nhu cầu sử dụng thông tin của các
đối tượng sử dụng, và đây cũng chính là khởi nguồn cho sự thành công của doanh
nghiệp.
1.2.3. Các yếu tố chi phối hệ thống thông tin kế toán:
Hành lang pháp lý
Do đặc thù bản chất kinh tế, mỗi quốc gia khác nhau sẽ có một môi trường
pháp lý khác nhau, doanh nghiệp (dù trong nước hay nước ngoài) khi hoạt động trên
lãnh thổ của nước nào thì phải tuân theo các luật lệ và quy định trong hoạt động
kinh tế của nước đó. Chính vì lẽ đó, khi thiết kế hệ thống thông tin kế toán, nhà
quản lý cũng như các nhà tư vấn phải xem xét một cách kỹ càng các vấn đề trong hệ
thống pháp luật để đảm bảo sự thống nhất giữa hệ thống thông tin kế toán tại doanh
nghiệp và hành lang pháp lý ở nước sở tại. Chẳng hạn như việc một quốc gia quy
định các mẫu báo cáo thống nhất cho tất cả các doanh nghiệp, thì khi đó các mẫu
biểu (chuyển tiếp thông tin đầu ra cho người dùng) trong hệ thống cũng phải theo
quy định đó.
Tại Việt Nam, Luật kế toán và Chuẩn mực kế toán là hành lang pháp lý cơ
bản cho việc xây dựng hệ thống kế toán. Nếu Luật kế toán đưa ra những vấn đề
nhằm thống nhất quản lý về lĩnh vực kế toán và bảo đảm kế toán là công cụ quản lý,
giám sát chặt chẽ về tính hiệu quả của mọi hoạt động kinh tế, tài chính; thì Chuẩn
mực kế toán được ban hành để tạo thêm hành lang pháp lý, kỹ thuật nghiệp vụ cho
hoạt động nghề nghiệp kế toán. Và cho dù đơn vị thực hiện kế toán bằng thủ công
hay tin học hóa thì người làm kế toán cũng phải tuân thủ các nguyên tắc, phương
pháp từ chế độ kế toán đã ban hành.

21
Nhìn chung, hành lang pháp lý là một yếu tố quan trọng chi phối hệ thống
thông tin kế toán nói chung và chất lượng thông tin kế toán nói riêng. Bởi lẽ, nếu
chúng ta có một hệ thống pháp lý hoàn hảo, chúng ta sẽ có trong tay một loại thước
đo chuẩn để xây dựng hệ thống thông tin kế toán cũng như đánh giá chất lượng
thông tin kế toán được cung cấp từ hệ thống này.
Đặc điểm môi trường kinh doanh:
Môi trường kinh doanh cũng có tác động rất lớn đến hệ thống thông tin kế
toán. Để hiểu rõ hơn, chúng ta có thể nhận thức sự chi phối của yếu tố này thông
qua 3 yếu tố nhỏ hơn là sự phát triển của nền kinh tế, quy mô và mức độ phức tạp
của các hoạt động kinh doanh. Rõ ràng một điều là nếu 3 yếu tố này có chiều hướng
đi lên, có nghĩa là sự phát triển của nền kinh tế tăng, quy mô và mức đô phức tạp
của các hoạt động kinh doanh tăng thì đòi hỏi tiêu chuẩn của một hệ thống thông tin
kế toán cũng phải tăng lên để đáp ứng nhu cầu thông tin trong hoàn cảnh mới.
Ví dụ như một công ty chỉ hoạt động trong nước, hoạt động kinh doanh chủ
yếu là mua đi bán lại hàng hóa thì chỉ cần một hệ thống thông tin kế toán được xây
dựng ở một mức độ không quá phức tạp là có thể đáp ứng cho nhu cầu quản lý và
trao đổi thông tin. Nhưng nếu một công ty toàn cầu, hoạt động tại nhiều quốc gia và
khu vực trên thế giới, hoạt động của công ty không chỉ là những hoạt động mua đi
bán lại hàng hóa mà còn bao gồm những hoạt động như mua bán, sáp nhập thì chắc
chắn một hệ thống thông tin kế toán như tại công ty trên sẽ không thể đáp ứng được
nhu cầu của nhà quản lý cũng như các đối tượng sử dụng thông tin.
Hay đơn cử như tại Việt Nam, khi nền kinh tế còn tập trung bao cấp, chúng
ta sẽ không bao giờ bắt gặp những khái niệm kiểu như là trái phiếu, cổ phiếu, thặng
dư vốn cổ phần hay hợp nhất kinh doanh. Nhưng khi chúng ta thực hiện mở cửa nền
kinh tế, công việc kinh doanh diễn ra theo quy luật cung cầu, nhiều thành phần kinh
tế tham gia vào thị trường thì hệ thống kế toán phải sửa đổi bổ sung rất nhiều vấn đề
mới có thể đảm bảo được nhu cầu quản lý nền kinh tế.

22
Tóm lại, về cơ bản thì nền kinh tế thế giới luôn vận động, chủ yếu là theo
chiều hướng ngày càng phát triển, cho nên doanh nghiệp cần phải luôn nhận thức rõ
yếu tố này để đảm bảo một hệ thống thông tin kế toán tại doanh nghiệp không
những có khả năng hoạt động tốt tại thời điểm hiện tại mà còn phải có khả năng
thích nghi với những biến đổi của môi trường kinh doanh.
1.3. Tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong Doanh nghiệp:
Một hệ thống thành công khi nó đạt được các mục tiêu đề ra. Hay nói cách
khác, một hệ thống thông tin kế toán thành công khi nó vận hành tốt và cung cấp
được các thông tin hữu ích, kịp thời phục vụ cho quá trình ra quyết định của các cấp
quản lý doanh nghiệp. Tất nhiên điều kiện để một hệ thống thông tin kế toán đạt
được các mục tiêu đó là nó phải được tổ chức tốt.
Tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp là quá trình tổ chức
triển khai để thiết lập một hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát, phân công và bố
trí nhân sự cho hệ thống để thực thi hệ thống nhằm mục đích cung cấp thông tin
chính xác, kịp thời, đáp ứng được nhu cầu thông tin của doanh nghiệp. Và với sự
bùng nổ của khoa học kỹ thuật, các hệ thống thông tin kế toán ngày nay hầu như
được vận hành bằng công nghệ thông tin, cho nên công việc tổ chức triển khai hệ
thống thông tin kế toán được trình bày dưới dây không đề cập đến triển khai ứng
dụng bằng thủ công mà chủ yếu là trên hệ thống máy tính và phần mềm kế toán.
1.3.1. Công tác tổ chức hệ thống thông tin kế toán:
Công tác tổ chức hệ thống thông tin kế toán bao gồm 5 giai đoạn:
Giai đoạn lập kế hoạch
Đây là bước đầu tiên để bắt đầu khởi tạo một hệ thống thông tin kế toán. Hãy
thử tưởng tượng nếu chúng ta xây một ngôi nhà 1 tầng, 2 phòng ngủ. Vài năm sau
đó, chúng ta lại tiếp tục xây thêm 1 tầng, mở rộng phòng khách, thêm 1 phòng tắm.
Việc này làm tổn hao tiền bạc cũng như công sức cũng chính do chúng ta không có
một kế hoạch dài hạn. Tương tự đối với một hệ thống thông tin kế toán, nếu chúng

23
ta không có kế hoạch rõ ràng thì không những nhu cầu thông tin không được đáp
ứng mà còn tốn kém chi phí. Nội dung của việc lập kế hoạch là khảo sát, xem xét
môi trường hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm quy mô, đặc điểm, khả
năng tài chính của doanh nghiệp; khảo sát về yêu cầu chung về thông tin quản lý
của lãnh đạo doanh nghiệp như: đối với kế toán tài chính thì yêu cầu về chứng từ, sổ
kế toán, báo cáo tài chính theo mẫu biểu quy định hay đối với kế toán quản trị thì
yêu cầu về lập dự toán, theo dõi đánh giá dự toán, theo dõi chi phí kinh doanh, tính
giá thành sản phẩm, bán hàng và phân tích bán hàng, v.v… Các công cụ kỹ thuật
trong việc khảo sát như phỏng vấn, quan sát, lập bảng câu hỏi, vẽ lưu đồ, vẽ sơ đồ
dòng dữ liệu,… sau đó tổng hợp và lên kế hoạch chung cho toàn bộ hệ thống. Công
việc này thường do những người có kiến thức về kế toán, về phân tích và về hệ
thống thông tin kế toán thực hiện.
Giai đoạn phân tích:
Sau khi khảo sát, các dữ liệu thu thập được trong quá trình khảo sát sẽ được
phân tích rõ ràng để nhận định toàn diện về hệ thống, bao gồm các quy trình và tính
khả thi của hệ thống. Có nghĩa là các nhà phân tích phải tính toán làm sao cân đối
được giữa lợi ích mà hệ thống này mang lại và chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra.
Các công cụ kỹ thuật được sử dụng cho việc phân tích như các hàm tính toán tài
chính, các phân tích lưu đồ, sơ đồ dòng dữ liệu. Và công việc này cũng do những
người có kiến thức về kế toán, về phân tích và hệ thống thông tin kế toán.
Giai đoạn thiết kế:
Đây là bước tiếp theo sau giai đoạn lập kế hoạch và phân tích hoàn thành.
Nội dung của việc thiết kế là xác định nội dung và hình thức của từng phần hành
công việc, quy trình xử lý của hệ thống, các yêu cầu cụ thể về thiết bị và phần mềm
kế toán. Trong giai đoạn thiết kế, chúng ta có thể lần lượt qua 2 bước, thứ nhất là
thiết kế sơ bộ, thứ hai là thiết kế chi tiết. Trong bước thiết kế sơ bộ, các quy trình sẽ
được vạch ra, có nghĩa là công việc gì sẽ được làm, xử lý ra sao để đáp ứng nhu cầu

24
thông tin của người dùng. Còn trong bước thiết kế chi tiết, các ý tưởng ở bước thiết
kế sơ bộ sẽ được chuyển vào đây, chẳng hạn máy móc, thiết bị hay phần mềm nào
sẽ xử lý quy trình đó; mẫu sổ hay báo cáo cụ thể nào sẽ mang thông tin đến người
dùng…
Giai đoạn xây dựng:
Đây là giai đoạn chuyển những gì nằm trên lý thuyết sang một hệ thống thực
tế để sử dụng. Ở giai đoạn này, các quy trình sẽ được ứng dụng, các máy móc sẽ
được lắp, phần mềm sẽ được chuẩn bị, các tiêu chuẩn và sự kiểm soát hệ thống
được thiết lập, hệ thống báo cáo bắt đầu hình thành. Nhìn chung công việc chính
của giai đoạn này chỉ là thực hiện lại những cái đã vẽ ra trên kế hoạch. Công việc
này có thể do chính nhân viên của đơn vị hoặc thuê bên ngoài thực hiện hoặc đi mua
phần mềm đóng gói sẵn có trên thị trường.
Giai đoạn vận hành và bảo trì:
Đây là giai đoạn cuối cùng trong công tác tổ chức một hệ thống thông tin kế
toán. Giai đoạn này đưa sản phẩm ở giai đoạn xây dựng vào vận hành thành một hệ
thống thống nhất. Cụ thể là phần mềm sẽ được cài đặt, nhân viên sẽ được thuê
mướn thêm (nếu thiếu) hoặc đào tạo để đảm nhận công việc trong hệ thống mới,
hay việc chuyển đổi hệ thống (nếu đang vận hành hệ thống cũ).
Trong quá trình vận hành hệ thống, nhất thiết phải có sự đánh giá định kỳ về
mức độ hài lòng của người dùng cũng như việc ghi nhận những điểm chưa hợp lý
trong quy trình xử lý mà từ đó có những thiết kế sửa đổi hay bổ sung để hệ thống
ngày càng hoàn thiện. Vì thế sự có mặt các chuyên gia xử lý hệ thống trong giai
đoạn này là vô cùng cần thiết, nó vừa đảm bảo sự ghi nhận đầy đủ về nhược điểm
của hệ thống trong quá trình vận hành vừa đảm bảo hệ thống thông suốt ở mọi thời
điểm.

25
1.3.2. Tổ chức nhân sự:
Để tổ chức thành công hệ thống thông tin kế toán thì phải có nhiều người
tham gia. Sau đây là các thành phần tham gia và vai trò của họ trong việc thực hiện
hệ thống:
- Ban lãnh đạo doanh nghiệp, đứng dưới góc độ nhà quản lý, ban lãnh đạo
doanh nghiệp xác định mục tiêu chiến lược, hỗ trợ, khuyến khích, xét duyệt các giai
đoạn phát triển của dự án.
- Những người làm công tác kế toán – kiểm toán, có ba vai trò: một là, xác
định nhu cầu thông tin cần có từ hệ thống thông tin kế toán; hai là, có thể tham gia
vào ban tổ chức quản lý hệ thống thông tin; ba là, thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ
cho hệ thống thông tin kế toán và giám sát, kiểm tra, đánh giá các kiểm soát trong
hệ thống thông tin kế toán.
- Ban tổ chức quản lý hệ thống thông tin, được thành lập phải bao gồm ban
lãnh đạo doanh nghiệp, kế toán trưởng/giám đốc tài chính, người quản lý hệ thống
thông tin kế toán có liên quan. Vài trò của ban tổ chức quản lý hệ thống thông tin là
thiết lập các chính sách điều hành hệ thống thông tin, hướng dẫn các giai đoạn phát
triển hệ thống, báo cáo tiến độ thực hiện cho ban lãnh đạo doanh nghiệp.
- Tổ/Đội phát triển dự án, mỗi một dự án của hệ thống thông tin kế toán cần
có một tổ/đội dự án với nhân sự gồm chuyên gia dự án, người quản trị, người làm
kế toán kiểm toán và người sử dụng. Vai trò đội dự án gồm lập kế hoạch dự án,
giám sát dự án, kiểm soát chi phí dự án. Đội dự án là cầu nối trung gian giữa người
sử dụng với ban lãnh đạo doanh nghiệp, ban tổ chức quản lý hệ thống thông tin.
- Người phân tích, lập trình hệ thống, là những người có kiến thức về kế toán,
về phân tích và về hệ thống thông tin kế toán, những lập trình viên tin học chuyên
ngành.

26
- Những người khác ngoài hệ thống nhưng có liên quan đến việc tổ chức hệ
thống thông tin kế toán của doanh nghiệp như khách hàng, nhà cung cấp, kiểm toán
độc lập, cơ quan quản lý Nhà nước,…
1.3.3. Công tác tổ chức sử dụng phần mềm kế toán:
Để đảm bảo cho việc tổ chức sử dụng thành công một phần mềm kế toán,
doanh nghiệp nhất thiết phải đảm bảo các điều kiện sau đây:
- Đảm bảo điều kiện kỹ thuật:
 Lựa chọn phần mềm phù hợp với hoạt động kinh doanh sản xuất của
doanh nghiệp. Trang bị hệ thống thiết bị về tin học phù hợp với yêu
cầu, trình độ quản lý, trình độ tin học của cán bộ quản lý, đội ngũ
nhân viên kế toán.

 Sử dụng thử nghiệm phần mềm mới. Sau quá trình thử nghiệm, nếu
phần mềm kế toán đáp ứng được tiêu chuẩn của phần mềm kế toán và
yêu cầu kế toán của đơn vị thì đơn vị mới triển khai áp dụng chính
thức.

 Xây dựng quy chế sử dụng phần mềm kế toán trên máy vi tính như:
quản lý máy chủ (nếu có); quản lý dữ liệu; kiểm tra, kiểm soát việc
đưa thông tin từ ngoài vào hệ thống; thực hiện công việc sao lưu dữ
liệu định kỳ; phân quyền đối với các máy nhập và xử lý số liệu…

 Tổ chức trang bị và sử dụng các thiết bị lưu trữ an toàn cho hệ thống,
bố trí và vận hành theo đúng yêu cầu kỹ thuật.

- Đảm bảo điều kiện về con người và tổ chức bộ máy kế toán:
 Lựa chọn hoặc tổ chức đào tạo cán bộ kế toán có đủ trình độ chuyên
môn, nghiệp vụ về kế toán và tin học.

27
 Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện các khâu công việc: nhập chứng từ
vào máy; kiểm tra việc nhập số liệu vào máy; thực hiện các thao tác
trên máy theo yêu cầu của phần mềm kế toán; phân tích các số liệu
trên sổ kế toán và báo cáo tài chính, quản trị mạng và quản trị thông
tin kế toán.

 Quy định rõ trách nhiệm, yêu cầu bảo mật dữ liệu trên máy tính; chức
năng, nhiệm vụ của từng người sử dụng trong hệ thống; ban hanh quy
chế quản lý dữ liệu, quy định chức năng, quyền hạn của từng nhân
viên; quy định mục thông tin không được phép lưu chuyển.

- Đảm bảo tính thống nhất trong công tác kế toán:
 Đối với các đơn vị kế toán có các đơn vị kế toán trực thuộc (Tổng
Công ty, Công ty mẹ,…) phải lập báo cáo tài chính tổng hợp hoặc báo
cáo tài chính hợp nhất, thì cần chỉ đạo cho các đơn vị trực thuộc sử
dụng phần mềm kế toán sao cho thuận tiền trong việc kết nối thông
tin, số liệu báo cáo.
Sau khi thực hiện đảm bảo đầy đủ các điều kiện trên, nhà quản lý có thể tự tổ
chức thiết kế phần mềm hay đặt hàng (thuê) để đơn vị bên ngoài thiết kế hay mua
phần mềm đóng gói, đặc điểm của hai loại này như sau:
- Phần mềm đóng gói:
Phần mềm đóng gói là các phần mềm được nhà cung cấp thiết kế sẵn, đóng
gói thành các hộp sản phẩm với đầy đủ tài liệu hướng dẫn cài đặt, sử dụng và bộ đĩa
cài phần mềm. Loại phần mềm kế toán này thường được bán rộng rãi và phổ biến
trên thị trường.

28
Ưu điểm:
 Giá thành rẻ: Do được bán và sử dụng rộng rãi cho nhiều doanh
nghiệp nên chi phí phát triển được chia đều cho số lượng người dùng.

 Tính ổn định của phần mềm cao.

 Nâng cấp, cập nhật nhanh chóng: Do nhà cung cấp phần mềm đóng
gói chỉ quản lý một bộ mã nguồn duy nhất nên việc cập nhật sửa lỗi
hoặc cập nhật, nâng cấp khi có sự thay đổi của chế độ kế toán sẽ rất
nhanh chóng và đồng loạt cho các công ty đang sử dụng tại một thời
điểm.

 Chi phí triển khai rẻ: Phần mềm được đóng gói bao giờ cũng có đầy
dủ tài liệu hướng dẫn, tài liệu giảng dạy và rất nhiều các tài liệu khác
kèm theo giúp người dùng có thể tự cài đặt và đưa vào sử dụng mà
không cần phải qua đào tạo từ phía nhà cung cấp, nên sẽ giảm thiểu
được chi phí triển khai cho NSD

 Thời gian triển khai ngắn và dễ dàng.
Nhược điểm:
 Do được phát triển với mục đích sử dụng cho nhiều doanh nghiệp hoạt
động trong nhiều loại hình khác nhau mà vẫn đảm bảo được tính giản
đơn, nhỏ gọn và dễ sử dụng nên một số các yêu cầu nhỏ đặc thù của
doanh nghiệp không có trong phần mềm.

- Phần mềm đặt hàng
Phần mềm kế toán đặt hàng là phần mềm được nhà cung cấp phần mềm thiết
kế riêng biệt cho một doanh nghiệp hoặc một số nhỏ các doanh nghiệp trong cùng
một tập đoàn theo đơn đặt hàng, dựa trên các yêu cầu cụ thể. Đặc điểm chung của
loại phần mềm này là không phổ biến và có giá thành rất cao.

29
Ưu điểm:
 Đáp ứng được yêu cầu đặc thù, cụ thể của doanh
nghiệp. Nhược điểm:

 Chi phí cao: Do toàn bộ chi phí đầu tư và phát triển phần mềm đều đổ
dồn vào một doanh nghiệp nên giá thành của phần mềm sẽ rất cao.
Ngoài chi phí lớn đầu tư ban đầu, loại phần mềm này còn phải chịu
thêm các chi phí khác như chi phí bảo hành, bảo trì, nâng cấp phát
triển sau này.

 Khó cập nhật và nâng cấp: Khi chế độ kế toán thay đổi, do nhà cung
cấp phần mềm theo đơn đặt hàng phải tiến hành cập nhật nâng cấp cho
hàng trăm và thậm chí cả ngàn khách hàng một cách tuần tự, lần lượt,
nên doanh nghiệp đầu tư sử dụng phần mềm đặt hàng phải chờ đợi rất
lâu mới tới mình.

 Tính ổn định của phần mềm kém.

 Tính rủi ro cao: không thể kiểm chứng được lịch sử về uy tín chất
lượng đối với các sản phẩm phần mềm kế toán đơn đặt hàng một cách
dễ dàng nên rất có thể là sau khi nhận bàn giao không như ý. Không
thể đưa vào sử dụng hoặc đưa vào sử dụng nhưng không hiệu quả.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Chương 1 hệ thống lại các quan niệm và bản chất của kế toán qua các thời
kỳ khác nhau, nó cho ta thấy rõ ràng hơn về sự đa dạng trong cách hiểu về kế
toán. Cùng với các quan niệm là vai trò của công tác kế toán đối với hoạt động
của doanh nghiệp ngày nay, Kế toán không chỉ giúp nhà quản lý ghi chép, phân
tích, xử lý thông tin của các hoạt động kinh tế diễn ra hàng ngày mà các loại báo

30
cáo kế toán còn là một công cụ hỗ trợ trong việc ra quyết định cho các đối tượng
sử dụng khác nhau.
Ngoài ra, Chương 1 còn tổng hợp các lý thuyết về hệ thống thông tin kế toán
trong doanh nghiệp, bao gồm khái niệm, cấu trúc, các yếu tố chi phối cũng như
công tác tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong thời kỳ mà công nghệ thông tin
phát triển với tốc độ vũ bão. Qua đó, chúng ta sẽ hiểu rõ hơn và đánh giá chính xác
hơn các yếu tố chi phối hệ thống thông tin kế toán qua các thời kỳ khác nhau. Từ đó
chúng ta sẽ có được các giải pháp xác đáng trong việc xây dựng, tổ chức và hoàn
thiện hệ thống thông tin kế toán tại doanh nghiệp.

31
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC SỬ
DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TẠI CÁC DOANH
NGHIỆP TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BẠC LIÊU
2.1. Tổng quan về các Doanh nghiệp trên địa bàn Tỉnh Bạc Liêu:
2.1.1. Tình hình phát triển:
Bạc Liêu là một tỉnh thuộc duyên hải vùng Đồng bằng sông Cửu Long, nằm
trên bán đảo Cà Mau, miền đất cực Nam của Việt Nam
Tính đến thời điểm hiện tại, Tỉnh Bạc Liêu đã trải qua biết bao lần giải thể và
sáp nhập. Lần gần nhất là giải thể và sáp nhập vào tỉnh Minh Hải sau ngày 30 tháng
04 năm 1975. Cho đến 06 tháng 11 năm 1996, tỉnh Bạc Liêu mới được tái lập và
chính thức đi vào hoạt động từ ngày 01 tháng 01 năm 1997. Kể từ thời điểm đó, tỉnh
Bạc Liêu nói chung, cộng đồng doanh nghiệp trong tỉnh nói riêng đã có những bước
tiến dài đáng ghi nhận.
Về số lượng, tính đến cuối năm 2013, toàn tỉnh có 950 doanh nghiệp đang
hoạt động trên địa bàn tỉnh, có giảm 21 doanh nghiệp so với năm 2012. Trong cơ
cấu doanh nghiệp theo loại hình, doanh nghiệp ngoài nhà nước vẫn có tỷ trọng lớn
hơn rất nhiều (938/950) so với Doanh nghiệp Nhà nước và Doanh nghiệp có vốn
đầu tư nước ngoài.
Biểu đồ 2.1: Cơ cấu doanh nghiệp theo loại hình doanh nghiệp
(Nguồn: Cục Thống kê Tỉnh Bạc Liêu)

32
Trong 5 năm gần đây nhất, số lượng doanh nghiệp ngoài Nhà nước luôn
chiếm tỷ trọng ở mức trên 97%. Đây có thể nói là thành quả đạt được sau Nghị
quyết 14-NQ/TW được ban hành vào ngày 18/03/2002 về việc tiếp tục đổi mới cơ
chế, chính sách, khuyến khích và tạo điều kiện phát triển kinh tế tư nhân.
Về quy mô, bức tranh tổng thể doanh nghiệp thời điểm hiện tại cũng khác
trước rất nhiều. Nếu như trước đây hầu như các doanh nghiệp thành lập và hoạt
động theo kiểu tự phát, số vốn được đầu tư cầm chừng thì giờ đây, do sự chuyển
dịch cơ cấu ngành và đòi hỏi của thị trường, các doanh nghiệp được đầu tư kỹ càng
và bài bản hơn cả về vốn lẫn mô hình hoạt động.
Đvt: triệu đồng
2009 2010 2011 2012 2013
Vốn sản xuất kinh 3.711.423 3.259.299 5.456.476 8.994.317 9.572.141
doanh bình quân
Giá trị tài sản cố định 1.374.654 1.445.696 2.259.065 3.214.778 3.016.143
Bảng 2.1: Giá trị tài sản cố định của các doanh nghiệp qua các năm
Nhìn vào bảng 2.1, ta thấy số vốn sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp
tăng đều đặng qua các năm, tính đến năm 2013, con số này là 9.572.141 triệu đồng
tăng hơn 2,5 lần so với năm 2009. Điều này cho thấy quy mô sản xuất kinh doanh
của các doanh nghiệp ngày càng được mở rộng. Tính riêng trong năm 2013, có 197
doanh nghiệp thành lập mới, tăng 43,79% so với năm 2012 với số vốn đăng ký
872.010 triệu đồng. Với tổng số vốn đăng ký 872.010 triệu đồng trong năm 2013, số
vốn trung bình mỗi doanh nghiệp đăng ký là hơn 4.400 triệu đồng. Cùng với sự tăng
lên của nguồn vốn sản xuất kinh doanh là sự gia tăng trong giá trị tài sản cố định tại
các doanh nghiệp, con số này ở năm 2013 là 3.016.143 triệu đồng (Bảng 2.1). Khi
thị trường ngày càng khó tính, mức độ cạnh tranh giữa các doanh nghiệp ngày càng
khốc liệt, việc đầu tư tài sản cố định, máy móc thiết bị, dây chuyền công nghệ hiện
đại là yêu cầu tất yếu. Một số công ty được đầu tư với số vốn lớn và dây chuyền
công nghệ sản xuất hiện đại như Công ty Cổ phần Bia Sài Gòn chi nhánh Bạc Liêu

33
(vốn đầu tư ban đầu 200 tỷ, công suất 30 triệu lít/năm, nay tiếp tục đầu tư và thành
công trong việc nâng công suất lên 50 triệu lít/năm) hay Công ty Cổ phần Bao bì
Dầu khí tiếp tục đầu tư nâng cấp dây chuyền sản xuất, đáp ứng kịp thời nhu cầu
ngày càng cao của thị trường.
Do được đầu tư bài bản cũng như những cải tiến mạnh mẽ trong mô hình
hoạt động sản xuất kinh doanh mà từ năm 2009 đến năm 2013, giá trị sản xuất (tính
theo giá hiện hành) tăng hơn 2 lần, từ 33.759.439 triệu đồng vào năm 2009 lên đến
72.726.469 triệu đồng trong năm 2013. Trong đó khu vực nông, lâm nghiệp và thủy
sản đóng góp 34.978.313 triệu đồng, công nghiệp và xây dựng góp 23.347.635 triệu
đồng và số còn lại là của khu vực dịch vụ. Do điều kiện tự nhiên, Bạc Liêu trước
giờ luôn xác định nông nghiệp là hướng phát triển kinh tế chủ đạo, bởi thế giá trị
sản xuất nông nghiệp luôn đóng góp một phần rất lớn. Nhưng trong vài năm trở lại
đây, theo xu hướng chung của cả nước, lấy công nghiệp hóa, hiện đại hóa làm đầu
trong công cuộc xây dựng và phát triển đất nước, cơ cấu sản xuất khu vực nông
nghiệp có xu hướng giảm nhẹ, từ 52,98% vào năm 2009 xuống còn 48,10% vào
năm 2013, trong khi khu vực công nghiệp và dịch vụ dần có sự cải thiện (Bảng 2.2)
Đvt: triệu đồng
Nông, Lâm, Thủy sản Công nghiệp và Xây Dịch vụ
dựng
Giá trị % Giá trị % Giá trị %
2009 17.884.620 52,98 10.094.065 29,90 5.780.754 17,12
2013 34.978.313 48,10 23.347.635 32,10 14.400.521 19,80
Bảng 2.2: Giá trị và cơ cấu sản xuất theo khu vực kinh tế
Cũng cần nhấn mạnh một vấn đề là trong 72.726.469 triệu đồng giá trị sản
xuất được tạo ra trong năm 2013 thì có đến 61.068.416 triệu đồng được khối doanh
nghiệp ngoài Nhà nước tạo ra, chiếm 83,97% trong tổng giá trị sản xuất, một con số
ấn tượng trong một nền kinh tế mà kinh tế tư nhân mới được khuyến khích phát
triển trong 10 năm trở lại đây.

34
2.1.2. Sơ lược vấn đề tin học hóa công tác kế toán tại các doanh nghiệp:
Về vấn đề tin học hóa trong tổ chức công tác kế toán. Việc ứng dụng công
nghệ thông tin giai đoạn đầu phát triển kể từ khi tái lập tỉnh là khá chậm chạp, đây
là vấn đề chung của hầu hết các doanh nghiệp ở nước ta ở thời kỳ mà người ta bắt
đầu sử dụng công nghệ thông tin thay cho con người làm công tác kế toán, đặc biệt
là với số lượng lớn các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ tại Tỉnh Bạc Liêu thì
càng có nhiều vấn đề đáng nói hơn. Nguyên nhân của việc này chủ yếu là do vấn đề
về tâm lý, một số doanh nghiệp cho rằng việc ứng dụng tin học vào công tác kế toán
thì chi phí đầu tư sẽ rất cao, hay việc ứng dụng này đòi hỏi phải có một phần mềm
riêng được thiết kế riêng cho doanh nghiệp và phải có một hệ thống máy tính đồ sộ
mới đáp ứng được phần mềm này. Chính tâm lý này dẫn đến hệ quả là doanh nghiệp
không ứng dụng tối ưu việc tin học hóa công tác kế toán. Theo số liệu thống kê vào
năm 2005 của Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh Bạc Liêu, số doanh nghiệp tin học
hóa công tác kế toán chưa đến 50%. Đối với các doanh nghiệp đã sử dụng máy vi
tính để làm công tác kế toán thì phạm vi và việc phát huy tính năng tác dụng của
máy cũng như trình độ ứng dụng máy vào công tác kế toán rất khác nhau, có đơn vị
dùng máy vi tính chỉ để phục vụ cho công tác soạn thảo các loại văn bản, công tác
văn phòng hay có đơn vị chỉ ứng dụng riêng lẻ các loại công việc như: quản lý vật
tư, tài liệu, lao động và tiền lương… Nhìn chung công việc kế toán vừa thực hiện
bằng máy, vừa làm bằng thủ công.
Nhưng với việc được đầu tư bài bản trong những năm gần đây cộng với việc
phát triển như vũ bão của khoa học kỹ thuật, đặc biệt là lĩnh vực công nghệ thông
tin thì các doanh nghiệp tại Bạc Liêu đã ứng dụng các thành tựu này trong hoạt
động sản xuất kinh doanh của mình, đặc biệt là việc tin học hóa công tác kế toán.
Theo số liệu của Cục Thống kê tỉnh Bạc Liêu, trong quá trình khảo sát 300 doanh
nghiệp thành lập gần đây nhất trong năm 2013, kết quả cho thấy 300/300 doanh
nghiệp (tỷ lệ 100%) có sử dụng các thiết bị tin học trong quá trình quản lý và làm
công tác kế toán tại doanh nghiệp. Trong đó thiết bị được sử dụng nhiều nhất là máy
tính để bàn và máy in. Ngoài ra, kết quả trong cuộc khảo sát còn cho thấy 152/300

35
(51%) doanh nghiệp có lắp đặt mạng internet, kết nối mạng nội bộ giữa các máy
tính ở các bộ phận; và 150/300 (50%) doanh nghiệp có sử dụng các phần mềm
chuyên dụng trong công tác quản lý và kế toán, các doanh nghiệp còn lại hầu như
chỉ sử dụng các ứng dụng cơ bản như Word, Excel hay Access để phục vụ cho công
tác quản lý và làm kế toán. Điều này cho ta thấy rằng, các doanh nghiệp mặc dù
nhận thức được tầm quan trọng của việc tin học hóa trong khâu quản lý và công tác
kế toán nhưng do quy mô và nhu cầu sử dụng còn hạn chế cho nên việc số lượng
các doanh nghiệp tổ chức sử dụng các phần mềm chuyên dụng chỉ đạt ở mức trung
bình.
2.2. Một số quy định của pháp luật về việc ứng dụng công nghệ thông tin vào
công tác kế toán tại Việt Nam:
Quyết định 15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính ban hành ngày 20/03/2006
về chế độ sổ kế toán có ghi một số quy định như sau:
- Khoản 7.2, Mục I, Phần IV:
 Trường hợp phát hiện sai sót trước khi báo cáo tài chính năm nộp cho
cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế
toán của năm đó trên máy vi tính;

 Trường hợp phát hiện sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho
cơ quan Nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế
toán của năm đã phát hiện sai sót trên máy vi tính và ghi chú vào dòng
cuối của sổ kế toán năm có sai sót;

 Các trường hợp sửa chữa khi ghi sổ kế toán bằng máy vi tính đều
được thực hiện theo “Phương pháp ghi số âm” hoặc “Phương pháp ghi
bổ sung”.

36
- Khoản 5.1, Mục II, Phần IV:
 Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn
hình thức kế toán (Nhật ký chung; Nhật ký – Sổ Cái; Chứng từ ghi sổ;
Nhật ký – Chứng từ) hoặc kết hợp giữa các hình thức theo quy định.

 Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán,
nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy
định.

 Phần mềm kế toán được thiết kế theo Hình thức kế toán nào sẽ có các
loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ
kế toán ghi bằng tay.

- Khoản 5.2, Mục II, Phần IV:
 Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp
chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ
ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập liệu vào
máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế
toán.

 Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực
hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối
chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động
và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập
trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ
kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.

 Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định. Cuối
tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra
giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định
về sổ kế toán ghi bằng tay.

Luận Văn Hoàn Thiện Công Tác Tổ Chức Sử Dụng Phần Mềm Kế Toán Tại Các Doanh Nghiệp Trên Địa Bàn Tỉnh Bạc Liêu.doc

Luận Văn Hoàn Thiện Công Tác Tổ Chức Sử Dụng Phần Mềm Kế Toán Tại Các Doanh Nghiệp Trên Địa Bàn Tỉnh Bạc Liêu.doc

Recommended

Recommended

More Related Content

Similar to Luận Văn Hoàn Thiện Công Tác Tổ Chức Sử Dụng Phần Mềm Kế Toán Tại Các Doanh Nghiệp Trên Địa Bàn Tỉnh Bạc Liêu.doc

Similar to Luận Văn Hoàn Thiện Công Tác Tổ Chức Sử Dụng Phần Mềm Kế Toán Tại Các Doanh Nghiệp Trên Địa Bàn Tỉnh Bạc Liêu.doc (15)

More from sividocz

More from sividocz (20)

Recently uploaded

Recently uploaded (20)

Luận Văn Hoàn Thiện Công Tác Tổ Chức Sử Dụng Phần Mềm Kế Toán Tại Các Doanh Nghiệp Trên Địa Bàn Tỉnh Bạc Liêu.doc