Valtiokonttori Tehokkuutta ja vaikuttavuutta tiedonhallintaa kehittämällä, case Valtiokonttori apulaisjohtaja Miikka Saarteinen Valtiokonttori Valtio Expo 19.5.2015

1. Tehokkuutta ja vaikuttavuutta
tiedonhallintaa kehittämällä
Case Valtiokonttori
19.05.2015
Valtio Expo
Miikka Saarteinen

2. Valtiokonttori lyhyesti
• Valtionhallinnon sisäisten konsernipalveluiden kehittäjä ja tuottaja
valtion virastojen kumppanina:
- talous- ja henkilöstöhallinnon prosessit ja tietojärjestelmät,
finanssihallinto
- valtion virastojen ja laitosten lakisääteiset tapaturma- ja
vahinkovakuutuspalvelut sekä henkilöstön työkykyä ylläpitävän
toiminnan tuki
• Palvelut yksityisille kansalaisille ja yrityksille:
- sotilasvamma- ja rikosvahinkokorvaukset, asuntolainojen
takaukset ja korkotuet, maksuvapautuspäätökset, perillisittä
kuolleiden perintöasiat
• 350 työntekijää
• toimipaikat Helsingissä, Kouvolassa ja Lappeenrannassa
• toimii valtiovarainministeriön hallinnonalalla
19.05.2015
Valtio Expo
Miikka Saarteinen

3. Valtiokonttori 19.5.2015
Toimialat
Pääjohtaja
Johtoryhmä
Rahoitus
Hallinto ja
kehittäminen
Sisäinen
tarkastus
Talous ja henkilöstöKansalaispalvelut
Tietohallinto
Kieku
19.05.2015
Valtio Expo
Miikka Saarteinen

4. Tehokkuutta ja vaikuttavuutta
tiedonhallintaa kehittämällä
Case Valtiokonttori
419.05.2015
Valtio Expo
Miikka Saarteinen

5. Miksi päätetty panostaa
tiedonhallinnan kehittämiseen
• Tiedonhallinnan kehittäminen ja digitaaliseen palvelutoimintaan
siirtyminen on yksi Valtiokonttorin strategisista tavoitteista.
• Valtikka-hankkeen tehtävänä on luoda toiminnallinen ja tekninen
perusta toimivalle tietojen hallinnoinnille:
- Luoda toimiva tietopääoman elinkaaren hallinta.
- Tuottaa digitalisointia ja tiedon elinkaarenhallintaa mahdollistavat
tekniset ratkaisut.
- Mahdollistaa työssä tarvittavan tiedon nopea ja helppo saatavuus.
- Kehittää yhteistä tietoa hyödyntävä, innovatiivinen kulttuuri.
• Valtikka luo Valtiokonttorin yhteisen tiedonhallinnan perustan,
jota substanssitoimialat voivat hyödyntää omassa työssään ja
joka
• Mahdollistaa Valtiokonttorille toimimisen sisäisesti digitaalisesti
vuonna 2017
Valtio Expo
Miikka Saarteinen
5

6. Tiedonhallinnan kehittämisen lähtökohdat
Valtiokonttorissa
VAHVUUDET HEIKKOUDET
• Lakisääteisiin vaatimuksiin vastaaminen
• Sisällöllisesti toimiva fyysinen arkisto
• Tiedon- ja asianhallinnan kehittäminen on kirjattu
strategiseksi painopistealueeksi
• Myös toiminnassa vahva tahtotila tiedon- ja
asianhallinnan kehittämiseen on laajalti olemassa
• Tiedonhallintaa ja sen kehittämistä ei ole johdettu
kokonaisuutena (ei selkeää omistajuutta, rooleja ja
vastuita)
• Koordinoimattomia toimialakohtaisia ratkaisuja ja
käytäntöjä (prosessien epäjatkuvuudet)
• Yhteistyömuotoja yli toimialarajojen ei ole
• Ei ole kokonaiskuvaa tiedosta, prosesseista tai
järjestelmistä
• Tieto ei ole organisaation tasolla tehokkaasti
hyödynnettävissä (ei löydy, käyttöoikeudet, yhteiset
käytännöt)
MAHDOLLISUUDET UHAT
• Saavuttaa merkittävää toiminnan tehostumista
palveluprosessien toiminnallisen kehittämisen
kautta sekä prosessien automatisointiasteen
kasvattaminen teknologiaa hyödyntämällä
• Luo perustan hyödyntää monipuolisesti
tietopääomaamme monipuolisesti ja innovatiivisesti
• Ei onnistuta vastaamaan sähköistämisen
vaatimuksiin ja Valtiokonttori ei siltä osin kykene
vastaamaan sille asetettaviin vaatimuksiin
(ohjaavat tahot, yhteiskunta, asiakkaat)
• Toiminnan tehokkuus ja laatu rapautuu
• Tiedon osa-optimointi jatkuu ja emme kykene
toteuttamaan/kehittämään asiakkaillemme
tietovarantojamme hyödyntäviä palveluita
• Toiminnan ja prosessien uudistaminen tehdään
teknologialähtöisesti, toiminnan uusiutuminen ei
onnistu ja resursseja käytetään tehottomaan
palvelutoimintaan
6
Nykytila
19.05.2015
Valtio Expo
Miikka Saarteinen

7. Valtiokonttorin tiedon- ja asianhallinnan
kehittämisen tavoite
7
Vaikuttavuus- ja
tuloksellisuustavoitteet
Toiminnan läpinäkyvyys
Operatiivinen tehokkuus
Kehityspanostusten
kustannustehokkuus
Toimintaympäristön
muutokset
Sidosryhmien tarpeet
Palveluiden
sähköistyminen
Valtiokonttorissa
yhteiseksi määritetty
tieto on laadukasta ja
sen jakaminen ja
hyödyntäminen on
tehokasta
Valtiokonttoritason
yhteiset tiedonhallinnan
prosessit, käytännöt ja
toimintatavat tukevat
tehokasta tiedon
käyttämistä,
kehittämistä ja
resurssien
kohdistamista
Tiedon hyödyntäminen
ja jakaminen
päivittäisessä työssä on
yksilön kannalta
vaivatonta ja osa
kulttuuria
Kustannustehokas ja
tarpeisiin vastaava
kehittäminen
mahdollistuu
Valtiokonttoritasoisen
kokonaisarkkitehtuurin
kautta
Tiedon – ja
asianhallinnan
kulttuurin muutos
tiedon hallinnasta
tiedon johtamiseen
ja toimivan
perustan luominen
Toiminnan
tehokkuuden
parantaminen
uusien
toimintatapojen ja
järjestelmien
käyttöönotolla
“Tieto joka on tarpeellista tulee olla saatavilla helppokäyttöisesti,
kustannustehokkaasti, laadukkaasti ja oikein hyödyntäjälleen kohdistettuna.”
Ajurit Tavoitetila Kehitystoimenpiteet
SisäisetUlkoiset
TIETO
IHMISET JÄRJESTELMÄT
TOIMINTA
Tavoitetila
19.05.2015
Valtio Expo
Miikka Saarteinen

8. Tiedonhallinnan kehittämisellä
tavoiteltavat hyödyt
19.5.2015
Valtio Expo
Miikka Saarteinen 8
Ajan säästäminen asiantuntijoilta
Läpinäkyvä päätöksenteko ja
vaikuttaminen
Parempi työn laatu
Uudet tietoon perustuvat innovaatiot
Riskien parempi hallinta
Toiminnan tehokkuus kasvanutMinulle! Meille!

9. Päivittäisen työn tehokkuus ja
miellyttävyys
- Sisällöt, työkalut ja ihmiset
helposti saatavilla
Yhdessä toimiminen ja
sujuvat palvelut asiakkaille
ja kumppaneille
- Kaikki toiminta
Valtiokonttorin kanssa
yhdeltä luukulta
Tiedonhallinnan ja sähköisten kanavien
kehittämisen viitteellinen aikajana
Sisäinen sähköinen kanava Ulkoinen sähköinen kanava
Sisäinen kanava rakennetaan ensin, jotta:
1. Uudenlaiset palvelut ja välineet tulevat tutuksi käyttäjille.
2. Tekninen ratkaisu hiotaan kuntoon oman väen kanssa.
3. Digitaalinen kulttuuri muovautuu kypsemmäksi ennen
toimintaa ulkoisten tahojen kanssa.
4. Välttämättömät järjestelmäpäivitykset saadaan tehtyä.
2015 2016 2017
19.05.2015
Valtio Expo
Miikka Saarteinen

10. Kohti digitalisaatiota – lähtötilanne ja
tavoite
10
Olemme tällä hetkellä tasojen 1 ja 2 välillä. Tavoitetasomme on 5.
Olet tässä
?
19.05.2015
Valtio Expo
Miikka Saarteinen

11. Sisäisen tiedonhallintakanavan sixpack
Intranetin eniten kaivatut asiat / tiedot
1. Tehokas haku
2. Tarvittava tieto aina saatavilla
- Ajantasainen sisältövirta, ml.
tapahtumat, dashboardit
3. Sisällön tuottamisen helppous
… matalalla kynnyksellä uutisvirtaan
ja muihin sähköisen työpöydän
osioihin
4. Oman ajanhallinnan tuki
- Kalenteri, vuosikellot
5. Jaetut läsnäolotiedot (= Lync)
6. Sosiaalisuus
- Sisällöntuotanto, keskustelut,
”shoutbox”, sisäinen Twitter
Kollegat
Oma
ajanhallinta
Tiedonsaanti ja
jakaminen

12. KÄYTTÖSISÄLTÖLÄHTÖKOHDAT
Kehittämistä tukevat linjaukset
Valtiokonttorilla on yksi
sisäinen ja yksi ulkoinen
sähköinen kanava.
Kanavien tarjoamiin
palveluihin tulee päästä
yhdellä kirjautumisella.
Palveluita käytetään ja
sisältöjä tuotetaan
yhteisten periaatteiden
ja sääntöjen mukaisesti.
Kaikki tieto on
lähtökohtaisesti avointa.
Sisältö julkaistaan
selattavassa muodossa,
dokumenttiliitteitä
käytetään harkiten.
Sisältö luokitellaan
asiasanojen avulla.
Palveluiden tulee olla
käytettävissä
mobiililaitteilla.
Toimintaa tuetaan
yhteisöllisillä palveluilla.
Pyrkimys yhtenäiseen,
erinomaiseen
käyttäjäkokemukseen
ohjaa kehittämistä.
19.05.2015
Valtio Expo
Miikka Saarteinen

13. Yhteenveto
Tietoa on valtavasti, miten se saadaan hyödynnettyä ja hallintaan?
(organisaation sisällä ja yhteiskunnassa laajemminkin)
Keskeistä on toimintakulttuurin ja toimintatapojen kehitys ja muutos.
Miten saamme yksilökeskeisen tiedon yhteiseksi tiedoksi?
Tekniset ratkaisut tulee kehittää siten, että ne vahvistaa tavoiteltavaa
toimintakulttuurin muutosta.
Kun digitalisoidaan nykyistä toimintaa se tulee tuntea hyvin.
(jotta ymmärrämme miten se on mahdollista tuottaa digitaalisena)
Pilko kehittäminen hallittaviin osiin. Ole kärsivällinen ja älä yritä ratkaista
kaikkia asioita kerralla. Salli kokeilut ja epäonnistumiset.
19.05.2015
Valtio Expo
Miikka Saarteinen

14. Kiitos!
Lisätiedot:
Miikka Saarteinen, apulaisjohtaja
Tieto- ja kehitys –yksikkö
Valtiokonttori
Puh: 02 955 024 90 / 050 376 0432
Email: Miikka.Saarteinen@valtiokonttori.fi
1419.05.2015
Valtio Expo
Miikka Saarteinen