Оптимизация процесса утверждения документа в распределенной компании с Битрикс24

1. Как в территориально распределенных
торговых компаниях сократить время
утверждения документа с 4 дней до 20
минут
Иванов Александр
Минск 2015

2. Давайте знакомиться !
 Зовут меня Александр Иванов.
 Около 5 лет работаю в торговле, в качестве
руководителя ИТ подразделения.
 За это время накоплены опыт и набор решений для
автоматизации торговых компаний

3. О чем пойдет речь?
 Не расскажу ничего нового для тех, кто «в теме».
 Не буду показывать screenshot-ы.
 Покажу путь для систематизации ежедневного
хаоса.
 Поделюсь реальным опытом, как это было у нас.
 Если вы намерены внедрять портал своим
уникальным путем, то можете «подсмотреть» новые
применения обычным вещам.

4. СООО «Торговая компания «Милавица»
 Крупнейшая в РБ торговая сеть магазинов нижнего
белья «Милавица», «Бретелька» и «Lauma».
 Представлена в 24 городах нашей страны.
 Насчитывает 50 фирменных магазинов.
 6 оптовых складов.
 При этом:
 Около 130 пользователей (офис, оптовые склады, заведующие
магазинам).
 ИТ подразделение состоит из 3-х человек.

5. Как мы поняли, что пора внедрять
портал?
 Во время кризиса коммуникации стали «камнем
преткновения».
 В службе техподдержки каждый день стали
появляться инциденты про недоставленную почту по
причине превышения размера.
 Появились подозрения о появлении «теневого ИТ».
 Появились регулярные расходы на транспорт,
связанные с доставкой документов.

6. «…Настоящих буйных мало, вот и нету
вожаков…»
 Инициатором внедрения портала стала ИТ служба.
 После презентации решения ожидали поддержки
HR, но «…подмога не пришла, подкрепленья не
прислали…».
 Поставили тестовую версию и начали показывать
всем заинтересованным.
 Маркетологи – наше все!
 Со временем стали расслабляться, но МАРКЕТОЛОГИ
не дали!

7. Фотогалерея, как отчет о
маркетинговых акциях
 Торговля начинает генерировать маркетинговые
акции с фотоотчетами.
 Фотоотчеты по почте не пролазят, пока не научишь
каждого сжимать фотографии.
 В целях безопасности файлообменники закрыты.
 Фотогалерея – это идеальное решение для
маркетинговых фотоотчетов! Наверно, разработчики
не подозревали.
 Проблему с доставкой почты – решили!

8. Те же документы, только
отсканированные
 После успеха фотогалереи ИТ снова «в теме».
 Право подписи только у руководителя.
 В момент кризиса увеличивается количество
срочных документов.
 Стало регулярным 2-ды в неделю доставлять
бумажную почту, но этого тоже не достаточно.
 Стоимость выросла в 2 раза. Минимум!
 Документы, скан-копии которых имеют
юридическую силу можно передавать через портал.
 Согласование договоров с региональными
подрядчиками – горы макулатуры и дни ожидания.
 Главное не забывать про распределение прав
доступов!

9. «Аппетит приходит во время еды»
или работа с браком
 Нужно:
 Получить подтверждение от поставщика.
 Согласовать возврат или изменение стоимости.
 Иметь возможность просматривать и сохранять статистику.
 Условия:
 Поставщик, мягко говоря, не быстро отвечает не рекламации.
 Нужно хранить историю для статистики.
 Не нужно давать доступ в учетные системы
 Как решили:
 Заказали у support.by разработку модуля учета брака.
 За 14 дней было разработано и оттестировано.
 Внедрили за 1 день! (разослали ссылку на инструкцию и
данные доступа).

10. Кроме того
 Очень эффективно использовать wiki при обучении.
 Корпоративный чат снижает расходы на телефонную
связь.
 Опросы – быстрый сбор и консолидация
информации о тенденциях рынка в регионах.
 Телефонный справочник – это спасение для
секретариата.
 Резервирование переговорных – не только
переговорных, можно организовать
резервирование автомобилей и т.п.
 Единая точка контакта для всех сотрудников
компании.
 Web интерфейс позволяет продолжать работать
вне офиса.
 Весь озвученный функционал из «коробки»!

11. «Ложка дегтя»
 Модуль техподдержки – не пригоден к
использованию.
 Встречаются недочеты: резервирование
переговорных из календаря, вопросы с ветвлением,
доступ к оргструктуре.
 Невозможность убрать Bitrix диск из клиента.

12. Полученные выгоды
 Решили проблему с коммуникацией.
 Уменьшили расходы на транспортировку
документов.
 Формализовали некоторые процессы.
 Не дали «теневому» ИТ проникнуть на предприятие.
 Увеличили скорость принятия решений.
 Актуализировали:
 Телефонный справочник компании.
 Пользовательскую документацию.

13. Какими силами все это было проделано?
• ИТ отдел состоит из 3-х человек. Никого
дополнительно не брали и не привлекали.
• Внедрение прошло в течении 21 дня.

14. Спасибо за внимание!
Буду рад ответить
на ваши вопросы.