Ke hoach 1

428 views

Published on

0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
428
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
5
Actions
Shares
0
Downloads
3
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Ke hoach 1

  1. 1. Lập kế hoạch và lịch trình công việcHàng năm, cứ vào dịp tháng 9, không chỉ các nhà quản trị mà cả các nhà quản lý dự án chuyên nghiệp đều bận rộn với các câuhỏi: Năm sau sẽ làm gì? Làm thế nào? Cần thêm bao nhiêu người? Thêm bao nhiều tiền để phát triển?Họ sẽ rất vất vả cùng các cộng sự xây dựng kế hoạch kinh doanh hay kế hoạch hành động chonăm tiếp theo. “Đau đầu” kế hoạch hàng nămKế hoạch, điều thách thức lớn với hầu hết các nhà quản lý, đặc biệt là với các doanh nghiệp VN.Làm thế nào để có thể tăng trưởng như kỳ vọng? Đặc biệt là với các nhóm dự án, việc xác địnhrõ ràng mục đích yêu cầu và kế hoạch hành động để đưa team đạt đến mục tiêu sẽ do trưởngnhóm cũng như các thành viên trong nhóm bao gồm nhiều chức năng để đảm bảo tính liên thông,liên bộ phận thảo luận, tranh luận. Dữ liệu cần thiết để xây dựng kế hoạchTừ mục tiêu đã thống nhất căn cứ trên kết quả năm qua và lịch sử 2 đến 5 năm liền kế, sự tăngtrưởng của thị trường, mức độ cạnh tranh, thị phần của mình và dung lượng có thể tăng (giảm)của thị trường do sự phát triển hay đình trệ do thay đổi đời sống kinh tế xã hội,… nhóm lập kếhoạch kinh doanh có thể áp dụng các phương pháp đã được kiểm nghiệm qua thời gian để lập kếhoạch làm việc và cùng triển khai kế hoạch đó.Trên thực tế, dù có Project leader nhưng nhóm nên có tác nghiệp liên thông bao gồm các bộ phậnchức năng liên quan từ Marketing, sale, sản xuất, HR,... để có sự đóng góp phản biện tích cựccho những phương pháp được kiểm nghiệm qua thời gian có cái nhìn toàn diện và cam kết caonhất của các bộ phận, từ đó đảm bảo tính khả thi của dự án. Kế hoạch không thể do một người thiết lậpCó một suy nghĩ sai lầm dẫn đến việc vô hiệu hóa hoạt động của tập thể công ty là Kế hoạch chỉdo một cá nhân hay một phòng ban thực hiện. Thực tế việc Quản lý và xây dựng kế hoạch là hoạtđộng cần theo một quy trình từ tổng hợp và phân tích thông tin đầu vào, đến bố trí dàn trải côngviệc trên nguồn lực (tài lực, nhân lực, vật lực) hiện hữu và giám sát với nỗ lực tập trung do bịràng buộc bởi thời gian. Từ đó có một kế hoạch hành động trả lời được các câu hỏi 5W (what,why, who, when, where) và 2H (how they do that, how we do that và how much is it) một cáchxuất sắc nhất mà các thành viên chức năng liên quan cùng làm việc và cam kết thực hiện.Các công việc này cần liên tục định hướng theo mục tiêu từ giai đoạn khởi đầu đến lúc kết thúc,việc quản lý dự án và xây dựng kế hoạch bao gồm phân bổ con người và nguồn lực, điều phốicác hoạt động, sử dụng nguồn lực và kiểm soát hiệu suất hoạt động.Việc lập kế hoạch cần bắt đầu từ mục tiêu do đó làm rõ mục tiêu là điều quan trọng nhất. Làm rõ mục tiêu“Hãy phát triển doanh số năm sau tăng trưởng 30%, duy trì tỷ lệ lợi nhuận, với mức độ tăngtrưởng của thị trường được dự báo là tăng 25%. Xác lập rõ các yêu cầu cung cấp thông tin, nhânlực, dòng chảy tiền mặt và các trang thiết bị cần thiết một cách hợp lý để đảm bảo việc đạt chỉtiêu doanh số một cách chính xác, đạt hiệu quả về mặt chi phí và đáp ứng yêu cầu của kháchhàng”. Đó là mục tiêu mà hầu hết các nhà quản lý Marketing, sale,... thường nghe.Vậy mục tiêu này phải được hiểu như thế nào? Như thế nào là “hợp lý”? Như thế nào là “chínhxác”? Làm thế nào để thực hiện được điều đó trong thời gian hạn định? Chi phí để thực hiện vàsố nhân lực yêu cầu ở mức độ nào mới được xem là hiệu quả?... Hay tóm lại, đây là quá trình đặtcâu hỏi và phản biện liên tục. Tất cả những câu hỏi 5W, 2H dưới nhiều hình thức, cấp độ,... nàyđều cần phải được làm rõ, tốt nhất là câu trả lời được đưa ra thảo luận và thống nhất.Qua thực tế hơn 5 năm tư vấn với nhiều doanh nghiệp VN như T., G., B, V, H... cho thấy sựnhầm lẫn tai hại không chỉ của nhân viên mà của cả các nhà quản trị giữa chiến lược và ước mơ,giữa khát vọng và “ảo vọng”. Điều này xảy ra do tư duy đơn chiều và chủ quan. 1
  2. 2. Ví dụ để có chiến lược thì ta cần hiểu thấu đáo 5 yếu tố cấu thành: Mục tiêu mong muốn; Môitrường cạnh tranh; Hiện trạng doanh nghiệp; Đối tượng nhắm đến từ sơ cấp đến thứ cấp và thờigian có thể hoàn tất mục tiêu; thế nhưng hầu hết các doanh nghiệp mới chỉ láng máng khái niệmmục tiêu là ý muốn chủ quan của sếp và còn ở trong đầu sếp chứ chưa được truyền thống đến cácbộ phận.Cũng như vậy kế hoạch hành động của doanh nghiệp lại thường do một cá nhân hay một nhómđơn chức thiết kế trong điều kiện thiếu dữ liệu và sự tranh luận phản biện tích cực của các bộphận liên quan,... thế nên các kế hoạch thường thiếu thực tiễn và kết quả là chẳng ai muốn theo,chẳng ai muốn làm. Câu hỏi gợi ýKhi các mục tiêu đã rõ ràng và được mọi thành viên chấp nhận, hãy xác định những nhiệm vụcần hoàn tất để đáp ứng tất cả các mục tiêu đó. Các thành viên trong nhóm cần trả lời những câuhỏi sau:* Mục tiêu là gì? Tại sao phải hoàn tất mục tiêu này?* Tất cả những nhiệm vụ phải thực hiện để đạt được các mục tiêu này là gì?* Đối tượng nhắm đến cuối cùng là ai, ai là những đối tượng trung gian trong quá trình đi đếnđối tượng cuối cùng?* Đâu là trình tự tối ưu để thực hiện các nhiệm vụ này? Nhiệm vụ nào có thể thực hiện một cáchđộc lập, còn nhiệm vụ nào phải được giải quyết nối tiếp nhau?* Từng nhiệm vụ phải được hoàn tất với kế hoạch thời gian như thế nào?* Môi trường cạnh tranh là gì? Có những hoạt động cạnh tranh như thế nào, ở mức độ nào có thểxảy ra? Mức độ tăng trưởng của thị trường là bao nhiêu cho tất cả, thị phần hiện tại của ta là baonhiêu, xu hướng gia tăng thị phần thời gian qua như thế nào?* Hiện trạng (các yếu tố chủ quan về nhân lực, tài lực, vật lực,...)* Các tiêu chí đánh giá, phương thức đánh giá và các cột mốc đánh giá kết quả và mục tiêu.Bằng cách liên tục đặt câu hỏi và tìm câu trả lời là giải pháp cho câu hỏi qua tranh luận phảnbiện tích cực giữa các bộ phận và thành viên liên quan, sự dấn thân, nhận lãnh trách nhiệm vàtính cam kết của các thành viên đại diện,... ta có phương pháp xác định nhiệm vụ trọng tâm vàvới sự điều phối của Project leader, các nhiệm vụ chính và phụ liên quan cùng việc bố trí thờigian, nguồn lực,... cho các nhiệm vụ đó một cách phù hợp sẽ được hình thành. Bí quyết lập lịch trình dự án1. Xây dựng một danh sách bao gồm các nhiệm vụ cụ thể2. Nêu rõ kết quả cần đạt được cho từng hoạt động, ví dụ: sản phẩm mẫu để thăm dò thị trường3. Dùng những kết quả đó làm cơ sở lập lịch trình dự án với các điểm mốc và ngày đến hạn thựctế4. Nhận biết những khâu đình trệ có thể làm đảo lộn lịch trình5. Xác định các biện pháp loại trừ những nguyên nhân gây đình trệ. Các rủi ro có thể gặp phảitrên quá trình đi đến mục tiêu 2
  3. 3. 6. Thiết lập hệ thống kiểm soát và truyền thông để cập nhật và điều chỉnh lịch trình7. Đảm bảo những thành phần liên quan sẽ tham gia và nắm bắt được thông tin về tiến độ dự án,cũng như bất kỳ sửa đổi nào về lịch trình8. Các giải pháp dự phòng và phương thức chuẩn bị áp dụng khi cần thiết.9. Một điều quan trọng là mỗi cá nhân tham gia vào nhóm lập kế hoạch cần có tư duy tích cựcnhằm giải quyết vấn đề và ngay chính các cá nhân đó cũng cần là những người quản lý tốt côngviệc của mình và có thể đại diện cho bộ phận chức năng của mình trong việc bàn thảo kế hoạchvới các bộ phận khác.Khung sườnLàm gì cũng vậy, chúng ta cần cái khung sườn, rồi từ đó triển khai rộng ra, chi tiết dần. Làm nhưvầy sẽ giúp chúng ta không bị lạc hướng và bao quát được đầy đủ nhiều mặt của vấn đề. Về cơbản, một kế hoạch kinh doanh cần có những phần sau: 1. Giới thiệu tổng quát. 2. Phân tích thị trường. 3. Sản phẩm/dịch vụ cung cấp. 4. Định vị khách hàng. 5. Phân tích đối thủ. 6. Chiến lược Sales/Marketing. 7. Chiến lược giá. 8. Nguồn nhân lực. 9. Kế hoạch tài chính. 10. Phân tích rủi ro. 11. Kế hoạch triển khai.Bài này tui phân tích khái quát mục đích từng phần về từng phần, trong những bài sau tui sẽ nóichi tiết hơn từng cái.1. Giới thiệu tổng quát: phần này để giúp người đọc có cái nhìn tổng quát về toàn bộ kế hoạchkinh doanh.2. Phân tích thị trường: thị trường là ở đâu, đang cần gì, tiềm năng của thị trường thế nào, vìsao chúng ta cho rằng đó là một thị trường có thể mang lại lợi nhuận.3. Sản phẩm/dịch vụ: chi tiết về những gì chúng ta đưa cho khách hàng, cấu tạo sản phẩm thếnào, làm thế nào để chế tạo, có điểm độc đáo gì…4. Định vị khách hàng: cái này khá quan trọng, khách hàng là ai, mối quan tâm của họ thế nào,thu nhập ra sao, vì sao họ lại là khách hàng mục tiêu… 3
  4. 4. 5. Phân tích đối thủ: hên thì chúng ta chui vô cái đại dương xanh, nhưng giờ mấy cái đó hơi bịhiếm, nên rủi chui vào đại dương đỏ thì đối thủ chính là ai, vì sao họ lại thành công, điểm yếu làgì, đối thủ gián tiếp là gì…6. Chiến lược sales và marketing: cái này chắc không phải giải thích rồi, tui sẽ nói chi tiết hơnkhi phân tích tới phần này.7. Chiến lược giá: một trong 4 cái P, cách định giá thế nào, vì sao định giá như vậy, giá sẽ đượcthay đổi ra sao, trong tình huống nào…8. Nguồn nhân lực: không ai làm việc gì một mình cả, nên phải tính tới việc cần những ai, tìmngười ở đâu, đào tạo người thế nào, chính sách với người thế nào để người không bỏ ta…9. Kế hoạch tài chính: tiền, tiền tiền! Xài tiền thế nào, mượn tiền ở đâu,… đại khái là kiếm tiềnthế nào và dùng tiền ra sao.10. Phân tích rủi ro: không ai làm gì mà không có rủi ro cả, phân tích cái này càng kỹ thì cànggiúp ta dễ dàng tránh được mấy cái rủi ro này, hoặc ít nhất cũng giúp ta đỡ bị… shock11. Kế hoạch triển khai: đại khái là khi nào thì làm cái nào, sẽ đạt được cái nào…Như đã nói, đây là kế hoạch viết chủ yếu tập trung dùng cho trường hợp tự có vốn đầu tư, kếhoạch dùng để đi dụ kêu gọi nhà đầu tư góp vốn sẽ được viết sau nếu người đọc hứng thú. Kếhoạch của tui là sẽ phân tích khái quát 11 điểm trên, tuy nhiên nói gì thì nói, cho đến nay tui vẫnđi làm mọi cho tư bản, vẫn chưa dám dũng cảm nộp đơn xin nghỉ việc để xách tiền đi đầu tư làmriêng. Do đó hy vọng sẽ nhận được sự đóng góp của bạn bè gần xa.Một lần nữa cũng xin phép nhắc lại, vì tui làm cho tư bản nên dùng tiếng tư bản là đa số, vànhững dự án mà tui lập cho tư bản cũng viết bằng tiếng tư bản. Nên trong một số trường hợp tuisẽ dùng từ tiếng Anh, không dịch ra tiếng Việt vì đôi khi dịch ra rất buồn cười hoặc không dịchđược. Và như tinh thần từ đầu, tui sẽ viết theo kiểu phong cách tưng tửng, hy vọng không gâykhó chịu cho người đọc nghiêm túc. 4
  5. 5. Chức năng nhiệm vụ của Phòng Kế hoạch kinh doanha/ Chức năng:Tham mưu cho Giám đốc quản lý các lĩnh vực sau:- Công tác xây dựng kế hoạch, chiến lược:- Công tác thống kê tổng hợp sản xuất;- Công tác điều độ sản xuất kinh doanh;- Công tác lập dự toán;- Công tác quản lý hợp đồng kinh tế;- Công tác thanh quyết toán hợp đồng kinh tế;- Công tác đấu thầu;- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao.b/ Nhiệm vụ:+/ Công tác kế hoạch:Xây dựng chiến lược phát triển sản xuất kinh doanh của Công ty trong từng giai đoạn;Tham mưu xây dựng kế hoạch đầu tư và thực hiện lập các dự án đầu tư;Chủ trì lập kế hoạch SXKD của Công ty trong từng tháng, quý, năm và kế hoạch ngắn hạn, trunghạn, dài hạn theo yêu cầu của lãnh đạo Công ty;Thống kê, tổng hợp tình hình thực hiện các công việc sản xuất kinh doanh của Công ty và cáccông tác khác được phân công theo quy định;Hướng dẫn cho các đơn vị trực thuộc xây dựng kế hoạch năm của mỗi đơn vị. Tổng hợp các sốliệu và lấy ý kiến của các phòng nghiệp vụ, các đơn vị thành viên để lập kế hoạch của Công ty.Phân tích đánh giá kết quả việc thực hiện kế hoạch tháng, quý, năm. Trên cơ sở đó dự thảo báocáo tổng kết kế hoạch quý, năm, rút ra những mặt mạnh, yếu, tìm nguyên nhân để phát huy ưuđiểm, khắc phục nhược điểm. 5
  6. 6. +/ Công tác lập dự toán: Chủ trì lập dự toán công trình, dự toán mua sắm vật tư thiết bị và trình cấp có thẩm quyềnphê duyệt;Soát xét hồ sơ Tham mưu cho Giám đốc thẩm duyệt về dự toán, thanh quyết toán khối lượngthực hiện hoạt động công ích, sản xuất- thương mại - dịch vụ, các dự án đầu tư xây dựng côngtrình, mua sắm thiết bị, khắc phục bão lụt để trình cấp có thẩm quyền duyệt.+/ Công tác hợp đồng: Chủ trì soạn thảo và quản lý các hợp đồng kinh tế, phối hợp cùng các phòng nghiệp vụkiểm tra theo dõi các công tác liên quan đến việc thực hiện các hợp đồng kinh tế, Tham mưu về hợp đồng kinh tế đối với công trình và nguồn vốn do Công ty làm Chủ đầutư và Hợp đồng xây dựng, mua sắm phương tiện, thiết bị, vật tư nhiên liệu, hợp đồng sửa chữaphương tiện thiết bị và những hợp đồng trên các lĩnh vực khác theo quy định hiện hành. Phối hợpcùng các phòng ban thực hiện công tác nghiệm thu, thanh toán, quyết toán. Chủ trì trong công tác các định mức, quy chế khoán.+/ Công tác đấu thầu: Chủ trì tham mưu và thực hiện việc tìm kiếm việc làm, tham gia đấu thầu các dự án nhằmtạo doanh thu và lợi nhuận cho công ty.Chủ trì tham mưu trình tự thủ tục đầu tư - xây dựng, đấu thầu - giao thầu - giao khoán;Lập và soát xét hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu phần chỉ dẫn đối với nhà thầu, tham mưu tổ chứcđấu thầu theo quy định;Tham gia vào tổ chuyên gia giúp việc đấu thầu; tham mưu cho Giám đốc giải quyết mọi thủ tụccó liên quan từ khâu chuẩn bị đến khâu kết thúc đấu thầu.Thực hiện các nhiệm vụ khác khi Lãnh đạo yêu cầu.c/ Quyền hạn: Được quyền yêu cầu các đơn vị trong Công ty phối hợp và quan hệ với các cơ quan có liênquan để thực hiện các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định. 6
  7. 7. Được quyền tham gia góp ý kiến và đề xuất giải pháp thực hiện các lĩnh vực hoạt động củaCông ty; Ký các văn bản hành chính và nghiệp vụ theo quy định của pháp luật và của Công ty đểthực hiện các công việc được phân công và theo sự ủy quyền của Giám đốc; Được tham gia việc bố trí, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật cán bộ nhân viên thuộc phòng vàđề xuất với Giám đốc chấm dứt hợp đồng trước thời hạn đối với những nhân viên trực thuộcphòng không hoàn thành nhiệm vụ được giao;Được phép cử cán bộ của phòng tham gia các tổ chức do Giám đốc ký quyết định thành lập. Được quyền sử dụng các trang thiết bị, phương tiện của Công ty vào mục đích phục vụcông tác để hoàn thành các nhiệm vụ nêu trên; Được quyền từ chối thực hiện những nhiệm vụ do lãnh đạo giao nhưng không phù hợp vớiquy định của pháp luật và quy trình thực hiện công việc đó;d/ Trách nhiệm: Xây dựng trình Giám đốc kế hoạch và chương trình làm việc của đơn vị mình được quyđịnh tại mục a, đảm bảo đúng quy định, chất lượng và hiệu quả của công tác tham mưu;Bảo đảm tuân thủ theo quy định của Công ty và pháp luật của Nhà nước trong quá trình thựchiện công việc;Thường xuyên báo cáo Giám đốc việc thực hiện các nhiệm vụ được giao;Bảo quản, lưu trữ, quản lý hồ sơ tài liệu, …thuộc công việc của phòng theo đúng quy định, quảnlý các trang thiết bị, tài sản của đơn vị được Công ty giao;Chịu trách nhiệm trước Giám đốc và trước pháp luật về việc thực hiện các nhiệm vụ nêu trên; 7
  8. 8. Chức năng nhiệm vụ của Phòng Tổ chức nhân chínha/ Chức năng:Tham mưu cho Giám đốc quản lý các lĩnh vực sau:- Công tác tổ chức;- Công tác cán bộ;- Công tác lao động, tiền lương;- Công tác thanh tra, pháp chế;- Công tác an toàn lao động, vệ sinh lao động;- Công tác quản trị hành chính, đời sống, y tế;- Công tác tuyên truyền, thi đua, khen thưởng, kỷ luật;- Công tác quan hệ quốc tế;- Phục vụ công tác Đảng, Đoàn;- Công tác văn thư, lưu trữ;- Công tác lễ tân, tổng hợp thong tin và các văn phòng khác;- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao.b/ Nhiệm vụ:+/ Công tác tổ chức:Lập kế hoạch xây dựng bộ máy, tổ chức trong công ty. Nghiên cứu tham mưu cho về cơ cấu môhình sản xuất, chủ trì xây dựng phương án tổ chức quản lý, tham mưu về việc thành lập, sápnhập, giải thể các tổ chức quản lý tại Công ty và các đơn vị trực thuộc.Lập kế hoạch tuyển dụng, sử dụng, đánh giá, bổ nhiệm, miễn nhiệm cán bộ. Tham mưu choGiám đốc trong công tác quản lý, sắp xếp bố trí cán bộ theo phân cấp. 8
  9. 9. Chủ trì lập quy hoạch đào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ cán bộ để đáp ứng yêu cầu sản xuất vàquản lý.Chủ trì lập kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác đào tạo về kỹ thuật, kỹ năng chuyên mônnghiệp vụ và kỹ năng quản lý cho CBCNV và các đơn vị thành viên.Quản lý đội ngũ cán bộ, công nhân viên theo phân cấp. Tham mưu Giám đốc hoặc trình cấp trênquyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo phân cấp. Quản lý và lưu trữ thôngtin về hồ sơ lý lịch của người lao động như: hợp đồng lao động, sổ bảo hiểm, lý lịch công tác vàcác thông tin cần thiết khác;+/ Công tác lao động, tiền lương: Chủ trì thực hiện việc ký kết hợp đồng lao động, thỏa ước lao động, xây dựng nội quy, quychế và các chế độ về trả lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và các chế độ khác có liên quan.Chủ trì xây dựng và trình duyệt cơ chế trả lương và quỹ lương, của Công ty và các đơn vị trựcthuộc Công ty. Chủ trì xây dựng và thực hiện công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật đối với nhân sự trongcông ty.Đánh giá năng lực, thành tích CBCNV để phục vụ công tác tiền lương, công tác đào tạo, công tácquy hoạch phát triển nhân sự.Kiểm tra, giám sát việc thực hiện chỉ tiêu định mức lao động, đơn giá tiền lương ở các đơn vịtrực thuộc.Lập danh sách trình xét duyệt nâng lương và chuyển ngạch lương cho cán bộ nhân viên theophân cấp và báo cáo diện nâng lương do cấp trên quản lý.Tổng hợp các báo cáo thống kê về nhân sự và lao động tiền lương theo đúng quy định để phục vụcho công tác chỉ đạo sản xuất và quản lý kịp thời.+/ Công tác quản trị, hành chính:Tiếp nhận tổng hợp nội dung các thông tin liên quan đến công tác chỉ đạo, điều hành của Giámđốc đối với phòng nghiệp vụ và đơn vị trực thuộc của Công ty. Chuẩn bị chương trình và số liệucần thiết cho các hội nghị giao ban, hội nghị lãnh đạo, theo dõi ghi chép ý kiến và những kết luậncủa Lãnh đạo Công ty trong các cuộc hội nghị để truyền đạt hoặc thông báo cho các đơn vị, cácphòng ban theo dõi và đôn đốc thực hiện các kết luận đó. Thông báo cho các phòng nghiệp vụ và 9
  10. 10. các đơn vị thực hiện những mệnh lệnh của Lãnh đạo Công ty trong các trường hợp đột xuất cầnphải giải quyết kịp thời.Tham mưu công tác đối ngoại với các cơ quan hữu quan. Cập nhật chương trình, kế hoạch côngtác của Lãnh đạo Công ty, lập kế hoạch và bố trí thời gian để Lãnh đạo Công ty tiếp và làm việcvới nội bộ công ty và các đơn vị bên ngoài đến liên hệ công tác.Tổ chức thực hiện công tác hành chính tổng hợp, công tác văn thư lưu trữ hồ sơ, quản lý con dấu,tài liệu an toàn, bảo mật, thuận tiện khi sử dụng và khi kiểm tra và kiểm soát. Tiếp nhận, phânloại công văn đến, trình Lãnh đạo giải quyết, phát hành công văn đi, chuyển giao văn bản (hoặcsao lục nội dung văn bản, công báo) cho các phòng tham mưu, đơn vị để thực hiện. Thực hiệncông tác bảo mật, lưu trữ hồ sơ tài liệu theo quy định. Tổng hợp thông tin liên quan đến các lĩnhvực hoạt động.Tổ chức thực hiện nhiệm vụ kiểm tra, hướng dẫn quy trình soạn thảo, ban hành văn bản, chủ trìsoạn thảo các văn bản liên quan đến nhiều lĩnh vực, các văn bản pháp quy trong Công ty;Chủ trì xây dựng và triển khai thực hiện kế hoạch mua sắm trang thiết bị văn phòng của Công tyvà các đơn vị thành viên. Quản lý, bảo vệ, bảo trì tài sản thuộc thiết bị văn phòng, xe con, điệnnước, cơ sở hạ tầng phục vụ cho hoạt động văn phòng của Công ty, mua sắm thiết bị văn phòngnhằm duy trì tác hoạt động thường xuyên của văn phòng bộ máy hoạt động. Phối hợp với cácPhòng, các đơn vị thành viên có liên quan, tổ chức kiểm kê tài sản theo định kỳ hàng năm, đánhgiá tỷ lệ còn lại và đề xuất thanh lý những tài sản văn phòng đã hư hỏng, không còn giá trị sửdụng.Chủ trì thực hiện công tác chuẩn bị và phục vụ các cuộc họp, hội nghị, sự kiện, của Công ty vàcác đơn vị liên quan.Chủ trì xây dựng, soạn thảo các văn bản có liên quan đến các công tác văn phòng và theo ủyquyền của Giám đốc.Chủ trì xây dựng, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện Nội quy làm việc của Công ty và cácđơn vị thành viên.+/ Các công tác khác: Ký thừa lệnh Giám đốc ban hành các văn bản thuộc phạm vi thủ tục hành chính gồm giấy giớithiệu cho cán bộ đi giao dịch làm việc, giấy đi đường, giấy tờ về nghỉ phép, các loại văn bảntrích sao lục các công văn đối nội, đối ngoại theo phân cấp của Giám đốc, thông báo nội dungcuộc họp sau khi đã được Lãnh đạo Công ty phê duyệt. 10
  11. 11. Tham mưu cho Giám đốc trong công tác thanh tra, kiểm tra đột xuất và định kỳ về các mặtnghiệp vụ, kiểm tra và thanh tra các đơn thư khiếu nại, tố cáo trong việc thực hiện các chế độchính sách, quản lý tài chính kinh tế, quản lý sử dụng lao động, vật tư phương tiện, các hiệntượng tiêu cực khác để để tổng hợp đánh giá, tham mưu cho Giám đốc kết luận và xử lý. Chủ trì xây dựng và thực hiện kế hoạch vệ sinh, y tế, chăm lo sức khỏe cho người lao động,công tác bảo hộ lao động, an toàn vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ trong toàn Công ty.Tham mưu cho Giám đốc xây dựng và thực hiện các định mức lao động, kế hoạch bảo hộ laođộng, thường xuyên đôn đốc kiểm tra việc thực hiện để đảm bảo an toàn lao động; thực hiệnđúng các chính sách về tiền lương, tiền thưởng. Chủ trì xây dựng và thực hiện kế hoạch cho các công tác thi đua, tuyên truyền, quảng bá.Thực hiện các nhiệm vụ khác khi Lãnh đạo yêu cầu.c/ Quyền hạn: Được quyền yêu cầu các đơn vị trong Công ty phối hợp và quan hệ với các cơ quan có liênquan để thực hiện các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định. Được quyền tham gia góp ý kiến và đề xuất giải pháp thực hiện các lĩnh vực hoạt động củaCông ty; Ký các văn bản hành chính và nghiệp vụ theo quy định của pháp luật và của Công ty để thựchiện các công việc được phân công và theo sự ủy quyền của Giám đốc; Được tham gia việc bố trí, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật cán bộ nhân viên thuộc phòng và đềxuất với Giám đốc chấm dứt hợp đồng trước thời hạn đối với những nhân viên trực thuộc phòngkhông hoàn thành nhiệm vụ được giao; Được phép cử cán bộ của phòng tham gia các tổ chức do Giám đốc ký quyết định thành lập. Được quyền sử dụng các trang thiết bị, phương tiện của Công ty vào mục đích phục vụ côngtác để hoàn thành các nhiệm vụ nêu trên; Được quyền từ chối thực hiện những nhiệm vụ do lãnh đạo giao nhưng không phù hợp vớiquy định của pháp luật và quy trình thực hiện công việc đó;d/ Trách nhiệm: 11
  12. 12. Xây dựng trình Giám đốc kế hoạch và chương trình làm việc của đơn vị mình được quy địnhtại mục a, đảm bảo đúng quy định, chất lượng và hiệu quả của công tác tham mưu;Bảo đảm tuân thủ theo quy định của Công ty và pháp luật của Nhà nước trong quá trình thựchiện công việc;Thường xuyên báo cáo Giám đốc việc thực hiện các nhiệm vụ được giao;Bảo quản, lưu trữ, quản lý hồ sơ tài liệu, …thuộc công việc của phòng theo đúng quy định, quảnlý các trang thiết bị, tài sản của đơn vị được Công ty giao;Chịu trách nhiệm trước Giám đốc và trước pháp luật về việc thực hiện các nhiệm vụ nêu trên; 12
  13. 13. Chức năng nhiệm vụ của Phòng Tài chính kế toána/ Chức năng:Tham mưu cho Giám đốc quản lý các lĩnh vực sau:- Công tác tài chính;- Công tác kế toán tài vụ;- Công tác kiểm toán nội bộ;- Công tác quản lý tài sản;- Công tác thanh quyết toán hợp đồng kinh tế;- Kiểm soát các chi phí hoạt động của Công ty;- Quản lý vốn, tài sản của Công ty, tổ chức, chỉ đạo công tác kế toán trong toàn Công ty;- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao.b/ Nhiệm vụ: Lập kế hoạch thu, chi tài chính hàng năm của Công ty tham mưu cho Giám đốc trìnhHĐTV phê duyệt để làm cơ sở thực hiện. Chủ trì thực hiện nhiệm vụ thu và chi, kiểm tra việc chi tiêu các khoản tiền vốn, sử dụngvật tư, theo dõi đối chiếu công nợ.Xây dựng kế hoạch quản lý, khai thác và phát triển vốn của Tổng công ty giao cho Công ty, chủtrì tham mưu trong việc tạo nguồn vốn, quản lý, phân bổ, điều chuyển vốn và hoàn trả vốn vay,lãi vay trong toàn Công ty; Tham mưu giúp Giám đốc phân bổ chỉ tiêu kế hoạch tài chính cho các đơn vị trực thuộc; Triển khai công tác nghiệp vụ kế toán tài vụ trong toàn Công ty;Thực hiện quyết toán quý, 6 tháng, năm đúng tiến độ và tham gia cùng với phòng nghiệp vụ củacông ty để hoạch toán lỗ, lãi cho từng đơn vị trực thuộc, giúp cho ban giám đốc Công ty nắmchắc nguồn vốn, lợi nhuận. 13
  14. 14. Trực tiếp thực hiện các chế độ, chính sách tài chính, kế toán, thống kê, công tác quản lýthu chi tài chính của cơ quan Văn phòng Công ty, thực hiện thanh toán tiền lương và các chế độkhác cho Cán bộ công nhân viên (CBCNV) khối Văn phòng theo phê duyệt của Giám đốc; Lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế theo quy định chế độ tài chính hiện hành của Nhànước phản ánh trung thực kết quả hoạt động của Công ty; Phân tích tình hình tài chính, cân đối nguồn vốn, công nợ.. trong Công ty và báo cáo địnhkỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của Giám đốc; Chủ trì xây dựng, soạn thảo các văn bản có liên quan đến công tác tài chính, kế toán, cácquy định về quản lý chi tiêu tài chính trình Giám đốc ban hành hoặc đề xuất với Lãnh đạo Côngty trình cấp có thẩm quyền phê duyệt; Chủ trì làm việc với các cơ quan thuế, kiểm toán, thanh tra tài chính;Lập hồ sơ vay vốn trung hạn, ngắn hạn Ngân hàng, lập kế hoạch và quy định huy động vốn từcác nguồn khác phục vụ cho hoạt động công ích và SX-TM-DV. Chủ trì trong công tác giao dịchvới các tổ chức tài chính có liên quan.Chủ trì hướng dẫn công tác hạch toán nghiệp vụ kế toán tài chính trong toàn Công ty theo quyđịnh của pháp luật hiện hành, kiểm tra việc thực hiện chế độ hạch toán kế toán, quản lý tài chínhvà các chế độ chính sách khác liên quan đến công tác tài chính, kế toán của các đơn vị trựcthuộc. Tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ cho hệ công tác kế toán và hướng dẫn các đơn vị thực hiệnnghiêm chỉnh các quy định của cấp trên về công tác tài chính kế toán.Kiểm tra định kỳ về công tác kế toán, thực hiện chế độ chính sách, kỷ luật thu chi tài chính, kếtoán vốn và các loại tài sản khác trong toàn công ty nhằm thực hiện đúng các chế độ chính sáchcủa Nhà nước đã quy định. Tham gia kiểm tra quyết toán năm của các đơn vị trực thuộc. Tham gia soạn thảo, thẩm định hồ sơ, theo dõi, kiểm tra tiến độ giải ngân, thanh quyết toánđối với các hợp đồng kinh tế trong Công ty cũng như nguồn vốn đầu tư cho các dự án, các côngtrình do Công ty làm chủ đầu tư và thực hiện. Chủ trì phối hợp các phòng ban thực hiện công tác nghiệm thu thanh quyết toán theo đúngquy định. Là đầu mối phối hợp với các phòng, ban tham mưu, đơn vị thành viên trong việc mua sắm,thanh lý, nhượng bán.. tài sản của Công ty.Tham gia tổ chuyên gia giúp việc đấu thầu. 14
  15. 15. Thực hiện các nhiệm vụ khác khi Lãnh đạo yêu cầu.c/ Quyền hạn: Được quyền yêu cầu các đơn vị trong Công ty phối hợp và quan hệ với các cơ quan có liênquan để thực hiện các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định. Được quyền tham gia góp ý kiến và đề xuất giải pháp thực hiện các lĩnh vực hoạt động củaCông ty; Ký các văn bản hành chính và nghiệp vụ theo quy định của pháp luật và của Công ty đểthực hiện các công việc được phân công và theo sự ủy quyền của Giám đốc; Được tham gia việc bố trí, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật cán bộ nhân viên thuộc phòng vàđề xuất với Giám đốc chấm dứt hợp đồng trước thời hạn đối với những nhân viên trực thuộcphòng không hoàn thành nhiệm vụ được giao;Được phép cử cán bộ của phòng tham gia các tổ chức do Giám đốc ký quyết định thành lập. Được quyền sử dụng các trang thiết bị, phương tiện của Công ty vào mục đích phục vụcông tác để hoàn thành các nhiệm vụ nêu trên; Được quyền từ chối thực hiện những nhiệm vụ do lãnh đạo giao nhưng không phù hợp vớiquy định của pháp luật và quy trình thực hiện công việc đó;d/ Trách nhiệm: Xây dựng trình Giám đốc kế hoạch và chương trình làm việc của đơn vị mình được quyđịnh tại mục a, đảm bảo đúng quy định, chất lượng và hiệu quả của công tác tham mưu;Bảo đảm tuân thủ theo quy định của Công ty và pháp luật của Nhà nước trong quá trình thựchiện công việc;Thường xuyên báo cáo Giám đốc việc thực hiện các nhiệm vụ được giao;Bảo quản, lưu trữ, quản lý hồ sơ tài liệu, …thuộc công việc của phòng theo đúng quy định, quảnlý các trang thiết bị, tài sản của đơn vị được Công ty giao;Chịu trách nhiệm trước Giám đốc và trước pháp luật về việc thực hiện các nhiệm vụ nêu trên; 15
  16. 16. Chức năng nhiệm vụ của Phòng Kỹ thuật - Vật tư - Thiết bịa/ Chức năng:Tham mưu cho Giám đốc quản lý các lĩnh vực sau:- Công tác quản lý và giám sát kỹ thuật, chất lượng;- Công tác quản lý Vật tư, thiết bị;- Công tác quản lý an toàn, lao động, vệ sinh môi trường tại các dự án;- Công tác soát xét, lập, trình duyệt thiết kế kỹ thuật, thiết kế bản vẽ thi công kiểm định chấtlượng thi công, chất lượng công trình.- Soát xét trình duyệt hồ sơ hoàn công công trình;- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao.b/ Nhiệm vụ:+/ Công tác quản lý Vật tư – Thiết bị:Chịu trách nhiệm kiểm tra, theo dõi, đôn đốc và tham mưu giúp Giám đốc về lĩnh vực quản lý,sử dụng phương tiện, máy móc, thiết bị, vật tư trong toàn Công ty.Chủ trì xây dựng định mức tiêu hao nhiên liệu của các phương tiện thiết bị theo ca, Km… theođịnh kỳ hàng năm hoặc đột xuất.Phối hợp với các phòng ban trong việc xây dựng đơn giá cho thuê phương tiện, thiết bị.Chủ trì trong việc lập kế hoạch vật tư , thiết bị phục vụ công tác vận hành và bảo trì đường caotốc trong toàn công ty.Chủ trì trong việc xây dựng Kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa các thiết bị và công tác bảo hiểm chophương tiện, thiết bị.Tham mưu công tác điều động các phương tiện, thiết bị, vật tư giữa các đơn vị trong công ty.Hướng dẫn và kiểm tra các đơn vị thành viên trong công tác quản lý vật tư thiết bị như lập báocáo quyết toán ca máy, vật tư, nhiên liệu ..vv 16
  17. 17. Tham mưu công tác xây dựng Quy định các phương pháp thử nghiệm và kiểm tra chất lượng.Kiểm nghiệm nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm.Phối hợp với các phòng nghiệp vụ tham mưu cho Giám đốc về thanh lý tài sản cố định.+/ Công tác quản lý Kỹ thuật – Chất lượng – Khối lượng:Tham mưu cho Giám đốc hồ sơ thiết kế thi công các công trình phù hợp với năng lực của côngty.Chủ trì tổ chức kỹ thuật thi công các công trình do công ty làm chủ đầu tư và thực hiện;Xây dựng, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn phù hợp mà Công ty chọn. Duytrì hệ thống quản lý chất lượng có hiệu quả. Tổ chức đánh giá nội bộ hệ thống quản lý chất lượngnhằm duy trì và cải tiến hệ thống.Lập kế hoạch và quản lý, giám sát công tác kỹ thuật và chất lượng trong các dự án do công tylàm chủ đầu tư và thực hiện;Chủ trì thực hiện công tác kiểm định chất lượng công trình;Phối hợp với các phòng nghiệp vụ, các đơn vị trực thuộc để làm tham mưu cho Giám đốc lập kếhoạch, danh sách các hạng mục cần sửa chữa, bảo dưỡng duy tu hàng năm, làm cơ sở lập kinhphí cho năm kế hoạch. Hàng quý, cùng các phòng, đơn vị trực thuộc kiểm tra xác định khốilượng cho từng công việc để chỉnh sửa kế hoạch quý sau.Tham gia công tác xây dựng các định mức, quy chế khoán.Chủ trì trong việc tham mưu, quản lý hồ sơ kỹ thuật – chất lượng của công tác vận hành và bảotrì đường cao tốc.Chỉ đạo và giám sát công tác sửa chữa, duy tu bảo dưỡng thường xuyên và định kỳ, khắc phụcbão lũ.Quản lý công tác nghiệm thu khối lượng, chất lượng từng phần và toàn bộ công trình xây dựngtrong suốt quá trình thực hiện dự án. Tổ chức nghiệm thu và chịu trách nhiệm về các tài liệu, hồsơ hoàn công các công trình khi nghiệm thu bàn giao công trình đưa vào sử dụng và lưu trữ hồ sơhoàn công. Phối hợp cùng các phòng ban thực hiện công tác nghiệm thu, thanh toán, quyết toánhợp đồng kinh tế. 17
  18. 18. Giám sát, theo dõi kiểm tra phát hiện kịp thời những sự cố kỹ thuật trong quá trình thi công và đềxuất các phương án xử lý trình Giám đốc phê duyệt cho các đơn vị thực hiện.Chủ động quan hệ với các đơn vị tư vấn, các cơ quan khoa học kỹ thuật của ngành của địaphương để nắm bắt những thông tin về khoa học và kỹ thuật mới áp dụng vào tình hình thực tếtại Công ty. Tham mưu cho Giám đốc về việc tổ chức quản lý, chỉ đạo công tác khoa học côngnghệ và ứng dụng tiến bộ kỹ thuật, chuyển giao công nghệ và đầu tư phương tiện, thiết bị.Tham gia Hội đồng tổ chức đấu thầu, lập hồ sơ yêu cầu cùng với tổ chuyên gia phân tích hồ sơđề xuất, hồ sơ dự thầu do Công ty làm chủ đầu tư và thực hiện. Lập và soát xét hồ sơ mời thầuphần yêu cầu kỹ thuật và tham gia tổ chuyên gia giúp việc đấu thầu. Lập hồ sơ dự thầu và thamgia đấu thầu xây lắp các công trình.Phối hợp cùng các phòng ban nghiệp vụ, đơn vị trực thuộc trong công tác tổ chức các lớp đàotạo, bồi dưỡng nghiệp vụ, công tác thi nâng bậc công nhân hàng năm.Tổng hợp báo cáo kịp thời về công tác chuyên môn theo quy định.Thực hiện các nhiệm vụ khác khi Lãnh đạo yêu cầu.c/ Quyền hạn: Được quyền yêu cầu các đơn vị trong Công ty phối hợp và quan hệ với các cơ quan có liênquan để thực hiện các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định. Được quyền tham gia góp ý kiến và đề xuất giải pháp thực hiện các lĩnh vực hoạt động củaCông ty; Ký các văn bản hành chính và nghiệp vụ theo quy định của pháp luật và của Công ty đểthực hiện các công việc được phân công và theo sự ủy quyền của Giám đốc; Được tham gia việc bố trí, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật cán bộ nhân viên thuộc phòng vàđề xuất với Giám đốc chấm dứt hợp đồng trước thời hạn đối với những nhân viên trực thuộcphòng không hoàn thành nhiệm vụ được giao;Được phép cử cán bộ của phòng tham gia các tổ chức do Giám đốc ký quyết định thành lập. Được quyền sử dụng các trang thiết bị, phương tiện của Công ty vào mục đích phục vụcông tác để hoàn thành các nhiệm vụ nêu trên; 18
  19. 19. Được quyền từ chối thực hiện những nhiệm vụ do lãnh đạo giao nhưng không phù hợp vớiquy định của pháp luật và quy trình thực hiện công việc đó;d/ Trách nhiệm: Xây dựng trình Giám đốc kế hoạch và chương trình làm việc của đơn vị mình được quyđịnh tại mục a, đảm bảo đúng quy định, chất lượng và hiệu quả của công tác tham mưu;Bảo đảm tuân thủ theo quy định của Công ty và pháp luật của Nhà nước trong quá trình thựchiện công việc;Thường xuyên báo cáo Giám đốc việc thực hiện các nhiệm vụ được giao;Bảo quản, lưu trữ, quản lý hồ sơ tài liệu, …thuộc công việc của phòng theo đúng quy định, quảnlý các trang thiết bị, tài sản của đơn vị được Công ty giao;Chịu trách nhiệm trước Giám đốc và trước pháp luật về việc thực hiện các nhiệm vụ nêu trên; 19

×