Vaccination on the road - ASST santi

1. #forumpasanita2021
Documento di approfondimento della soluzione:
Vaccination on the road
INDICE
1. Descrizione della soluzione
2. Descrizione del team e delle proprie risorse e competenze
3. Descrizione dei bisogni che si intende soddisfare
4. Descrizione dei destinatari della misura
5. Descrizione della tecnologia adottata
6. Indicazione dei valori economici in gioco (costi, risparmi ipotizzati, investimenti
necessari)
7. Tempi di progetto

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1. Descrizione della soluzione
Realizzazione di un centro vaccinale di tipo “Drive-Through”, nel quale gli spostamenti, l’anamnesi,
l’inoculazione e il tempo di attesa post-inoculazione vengono effettuati senza dover scendere dal
veicolo.
In questo modo, non solo vengono ottimizzate le risorse (economiche, umane, di tempo e di spazio),
ma viene anche ridotto il tempo di attesa delle vaccinazioni domiciliari.
Infatti, grazie al fatto che la vaccinazione avviene in auto, anche le persone con mobilità ridotta che
avrebbero richiesto la vaccinazione domiciliare, allungandone le liste e le tempistiche, si sono potute
recare al centro vaccinale, lasciando la vaccinazione presso l’abitazione solo ai pazienti allettati.
Rispetto ad un HUB vaccinale tradizionale, sono state riviste e riprogettate le fasi del processo di
vaccinazione, ciò ha portato a un minor rischio di contagio per le ridotte interazioni tra le persone.
Questa soluzione è stata implementata grazie ad uno studio accurato delle tecniche di Lean
Management, alla previsione della domanda e delle prenotazioni, alla gestione del magazzino e
quindi dell’approvvigionamento sia delle dosi di vaccino, che di altri materiali di consumo a
supporto.
2. Descrizione del team e delle proprie risorse e competenze
La fase di progettazione del centro vaccinale Drive-through ha coinvolto un Team Multidisciplinare
composto da dipendenti dell’ASST Santi Paolo e Carlo.
Il team è composto da vari attori e le relative competenze:
• Ingegneri gestionali: supervisione del progetto, ingegnerizzazione del processo Lean
management, previsione della domanda e gestione del magazzino, collaborazione per la
definizione del layout di processo, definizione della capacità produttiva del centro vaccinale,
analisi dei costi e delle tempistiche di apertura, monitoraggio delle attività.
• Ingegneri clinici: collaborazione per allestimento spazi ambulatoriali.

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• Economisti: supervisione delle risorse economiche e del loro efficientamento, analisi dei
costi per l’attivazione del centro vaccinale.
• Medici: competenze cliniche per sviluppare il processo.
• Infermieri: competenze cliniche, di somministrazione e diluizione del vaccino per sviluppare
il processo e la gestione degli spazi.
• Informatici: competenze informatiche per il cablaggio della rete presso il centro vaccinale e
per l’allestimento degli strumenti informatici necessari.
• Ufficiali e sottoufficiali esperti di logistica dell’Esercito Italiano: collaborazione e supporto
per la localizzazione del punto vaccinale, per la definizione della logistica e del layout.
Nota:
L’area su cui è stato realizzato il centro vaccinale drive-through, è stata individuata in una zona
periferica della città di Milano proprio per agevolare gli utenti a raggiungere il centro vaccinale in
auto. Oltre alle caratteristiche logistiche vantaggiose, ciò che ha rafforzato tale scelta, è stata la
possibilità di valorizzare l’area ormai quasi inutilizzata dell’ex area parcheggio dell’Expo 2015 di
20.200 mq.
Relativamente al numero di operatori sanitari (medici e infermieri) e amministrativi, è stato deciso
di considerare lo stesso numero dell’HUB vaccinale tradizionale preso come riferimento (Centro
Ospedaliero Militare). In dettaglio: 10 medici, 10 infermieri e 5 amministrativi necessari per allestire
un totale di 10 linee vaccinali.
3. Descrizione dei bisogni che si intende soddisfare
L’inizio dell’attività progettuale in questione, è stato determinato da tre input principali:
1. Soddisfare la richiesta regionale relativa al numero di vaccinazioni giornaliere.
L’obiettivo, infatti, era quello di raggiungere 144 vaccinazioni al giorno (12 inoculazioni/h x 12
h) per linea vaccinale (luogo/postazione vaccinale dove viene eseguita la vaccinazione al singolo
soggetto nella unità di tempo).
2. Diminuire il numero di contatti a rischio tra gli utenti e il personale e tra gli utenti stessi.

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3. Snellire le code relative alle vaccinazioni domiciliari dando la possibilità alle persone con
mobilità limitata, di essere vaccinati senza scendere dal veicolo e non in un ambulatorio
tradizionale (per loro difficoltoso da raggiungere).
Quest’ultimo aspetto ha permesso di ridurre in modo significativo i tempi di attesa (da 9 mesi
a 1 mese) e i relativi costi per le vaccinazioni a domicilio
4. Descrizione dei destinatari della misura
In generale il target di riferimento è tutta la popolazione vaccinabile, con vaccino Anti-Covid, della
Regione Lombardia, più specificatamente della provincia di Milano.
In particolare, il focus è stato posto sulle persone con ridotta mobilità, con l’obiettivo di agevolare
loro nel raggiungimento del centro vaccinale e diminuire i tempi di attesa per gli allettati che
necessitano di vaccinazione domiciliare.
5. Descrizione della tecnologia adottata
Al fine di ottimizzare il processo nel nuovo centro vaccinale “Drive-Through”, è stato implementato
un sistema di gestione delle scorte e di previsione della domanda.
Si tratta di un sistema che, in base al livello scorte di dosi e di altro materiale sanitario, le
prenotazioni, fornisce una stima su base mensile (o settimanale/bisettimanale)
sull’approvvigionamento necessario.

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6. Indicazione dei valori economici in gioco (costi, risparmi ipotizzati, investimenti necessari)
Dopo 5 mesi di osservazione, sono stati rilevati i seguenti risultati:
- Numero vaccinati giornalieri per linea pari a 173 (il 20% in più rispetto all'obiettivo regionale
di 144) -->1730 vaccinazioni al giorno
- Tempo medio di inoculazione: 4,1 minuti (inferiore del 34% rispetto alla situazione di
partenza)
- Risparmio sui costi di sanificazione degli ambienti pari a 150€/gg
- Risparmio sui costi dei dispositivi di protezione collettivi pari a circa 50€/gg
- Riduzione significativa del numero di contatti e rischio di contagio
- Riduzione dei tempi di percorrenza dall'area di attesa all'ambulatorio
- Riduzione dei tempi di attesa associati alla vaccinazione a domicilio ridotti da 9 mesi ad 1
mese
7. Tempi di progetto
Di seguito si può trovare il diagramma di Gantt relativo ai tempi di implementazione del progetto.
VACCINATION ON THE ROAD - GANTT gen-21 feb-21 apr-21 mag-21 giu-21 lug-21 ago-21
1-15 16-31
STUDIO DI FATTIBILITA' DEL PROGETTO
IDENTIFICAZIONE LOCATION
DEFINIZIONE LAYOUT DI PROCESSO
DEFINIZIONE NUMERO DI LINEE ATTIVABILI
SVILPPO DEL PIANO PROGETTO
ALLESTIMENTO CV DRIVE-THROUGH
RECLUTAMENTO PERSONALE
MISURAZIONE DEI KPI DI PROGETTO
IDENTIFICAZIONE DEI PROBLEMI
AVVIO ATTIVITA' DI VACCINAZIONE
MONITORAGGIO E INTERVENTI DI MIGLIORAMENTO
mar-21