PROGETTO DI REINGEGNERIZZAZIONE DEL PROCESSO DI GESTIONE DEL PARCO STRUMENTI CHIRURGICI DELLA FONDAZIONE POLICLINICO UNIVERSITARIO A. GEMELLI IRCCS

1. Fondazione Policlinico Universitario
Agostino Gemelli IRCCS
«Progetto di reingegnerizzazione del processo di gestione del parco
strumenti chirurgici della
Fondazione Policlinico Universitario A. Gemelli IRCCS»

2. Il gruppo di lavoro
• Ing. Lorenzo Leogrande, Responsabile Unità di Valutazione delle Tecnologie Sanitarie
• Ing. Giovanni Arcuri, Direttore Direzione Tecnica ed innovazione tecnologia sanitaria
• Ing. Mariangela Matano, Unità di Valutazione delle Tecnologie Sanitarie
• Ing. Veronica Bacocco, Unità di Valutazione delle Tecnologie Sanitarie

3. Descrizione
RAZIONALE
La gestione del parco strumenti chirurgici di una realtà ospedaliera ad alta
complessità di cura e con elevati volumi di attività chirurgica rappresenta una delle
principali sfide per il management del settore sanitario. Essa, infatti, necessita di un
approccio altamente strutturato per assicurare l’espletamento delle attività
chirurgiche quotidiane, garantire al contempo la qualità dei dispositivi e il
mantenimento delle loro funzionalità rispondendo alle esigenze delle varie équipes,
sostenibilità, ma soprattutto sicurezza del paziente nelle prestazioni erogate,
preservando il valore di tale asset nel tempo.

4. Obiettivi e destinatari del lavoro
OBIETTIVI
L’obiettivo principale del progetto è reingegnerizzare l’intero processo di gestione del parco
strumenti chirurgici del Policlinico Gemelli - considerando tutte le esigenze cliniche, degli
operatori sanitari, della conformità agli standard di riferimento del settore e del nuovo MDR
2017/745 - applicando un modello evoluto, che integra il supporto sistemico di un’azienda
specializzata del settore, basato sull’adozione di una logica di ottimizzazione e di mantenimento in
efficienza dei dispositivi medici al fine di garantire alla Fondazione il raggiungimento degli
outcomes in termini di sicurezza del paziente, continuità ed efficienza del servizio, ottimizzazione
e modernizzazione delle dotazioni con conseguente generazione di valore.
DESTINATARI
Ingegneri clinici, Management aziendale, infermieri di sala operatoria, medici chirurghi.

5. Materiali e metodi
Il progetto è articolato in 3 fasi principali:
1. individuazione di due aree chirurgiche di riferimento per l’avvio del progetto pilota
➢ chirurgia laparoscopica
➢ cardiochirurgia
2. analisi del contesto, fotografia dell’AS-IS e degli aspetti critici
➢ Inventario e analisi dei singoli dispositivi
➢ analisi dei processi di gestione degli ordini di acquisto, gestione dei kit chirurgici, gestione della manutenzione, gestione del
magazzino di back-up
➢ analisi delle criticità
3. proposta di una soluzione ottimale TO BE per ogni processo analizzato
➢ service di noleggio e manutenzione full risk dello strumentario
➢ ottimizzazione dei kit (per numero di strumenti, composizione, standardizzazione, adeguamento del peso)
➢ nuova organizzazione dello stock di back-up
➢ implementazione del servizio di tracciabilità.
✓ È stata effettuata una gap analysis tra AS-IS e TO BE
✓ Sono stati individuati dei KPI per il monitoraggio dei risultati

6. Il progetto nel complesso
Inventario Set Optimization
Analisi Ottimizzazione
Preparazione kit
Implementazione
Verifiche e
manutenzione
programmata
Mantenimento
Output
➢ Trasparenza
➢ Condizioni
➢ Quantità
Output
➢ Nuove liste
➢ Quantità kit
Output
➢ Fornitura materiali
➢ Creazione nuovi kit
Output
➢ Tagliandi periodici
➢ Manutenzioni
➢ Sostituzioni
Presente Futuro

7. Risultati
Il progetto, approvato nel corso del 2021 dalla Direzione della Fondazione, attualmente è in fase di
implementazione.
I primi risultati ottenuti dalla fase di kit/set optimization appena conclusa, condotta grazie ad una mutua
collaborazione tra Fondazione e azienda partner, hanno comportato:
✓ notevole riduzione percentuale degli strumenti presenti nei kit
➢ 13,89% per la cardiochirurgia
➢ 17,32% per la chirurgia laparoscopia
✓ nuova configurazione della maggior parte dei kit
✓ decremento del numero di dispositivi nei kit
✓ generazione di saving in termini economici, correlato sia al costo di acquisto/noleggio sia al costo complessivo
di gestione.
Si prevede a regime:
✓ riduzione dei costi gestionali-organizzativi
✓ l’incremento della qualità e della sicurezza dell’intero processo
✓ incremento degli outcome clinici.

8. Risultati set optimization cardiochirurgia

9. Risultati set optimization chirurgia laparoscopica

10. Ing. Mariangela Matano
mariangela.matano@policlinicogemelli.it
Unità di Valutazione delle Tecnologie Sanitarie
Fondazione Policlinico Universitario A. Gemelli IRCCS