soluzione per ottimizzare la gestione delle scorte e il workflow clinico e garantire la tracciabilità dei dispositivi medici

1. con il supporto incondizionato di
Premio Innovazione S@lute 2017
Documentazione di progetto della soluzione: CIMS: Cardinal Health Inventory
Management Solution - soluzione per ottimizzare la gestione delle scorte e il workflow clinico e
garantire la tracciabilità dei dispositivi medici
INDICE (da seguire come traccia guida)
1. Descrizione progetto
Cardinal Health, società multinazionale americana leader in servizi e soluzioni sanitarie e al n.26
della classifica americana Fortune 500, offre una soluzione logistica, chiamata CIMS - Cardinal Health
Inventory Management Solutions - per gestire efficientemente e tracciare i dispositivi medici in
ambito cardiovascolare e farmaceutico all'interno dell'ospedale, dal loro arrivo sino all'utilizzo in
sala operatoria, garantendo:
- risparmi in termini economici sia per prodotti in acquisto che in conto deposito (ridotto
immobilizzo delle scorte, azzeramento del materiale perso, scaduto, obsoleto, riduzione dell'errore
umano nella gestione/consumo/reintegro del materiale, possibilità di ottimizzazione dei livelli di
scorta sulla base dei consumi medi pregressi, automatizzazione dell'ordine di acquisto o della
richiesta di reintegro, riduzione del tempo impiegato dal personale infermieristico per attività
logistiche - reperimento materiale, inventari fisici, recall di prodotto - analisi economiche di costo-
efficacia)
- sicurezza del paziente (azzeramento del rischio di utilizzo di materiale scaduto).
Alla domanda di partecipazione va allegato
questo documento di presentazione del
progetto.
STANDARD: max 5 pagine, font 12 - inclusi eventuali
allegati tecnici o tabelle o altri elementi utili.

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Tale soluzione è basata sulla tecnologia RFID (radio frequency identification device) e si avvale
dell'esperienza decennale dell'Azienda in tale settore, con oltre 150 implementazioni
(prevalentemente negli Stati Uniti) di grande successo in termini di favorevoli e concreti risultati
operativi per le strutture sanitarie che ne hanno accolto l'adozione. Il dispositivo medico che si
intende monitorare, di qualsiasi azienda produttrice esso sia, è taggato con etichetta RFID e
registrato all’interno del sistema gestionale cloud di Cardinal Health attraverso la scansione del
codice a barre del prodotto. Da tale momento in avanti, l’RFID diventa l’identificativo univoco del
dispositivo medico, in grado di tracciarlo e fornirne importanti informazioni quali lo stato e la
scadenza. I prodotti etichettati sono posti in armadi intelligenti che incorporano una tecnologia in
grado di leggere le etichette RFID e quindi di dare immediato riscontro circa il loro contenuto.
Qualora si desiderasse utilizzare l’armadiatura già presente in struttura, è possibile avvalersi di un
manipolo intelligente, in grado di leggere e registrare le informazioni dei prodotti etichettati
passando in prossimità dei prodotti stessi. Tale manipolo, a differenza di una penna ottica, che
richiede la lettura dei codici uno ad uno con un conseguente notevole impegno da parte del
personale infermieristico, può leggere il contenuto di 50 confezioni al secondo, non richiedendo,
peraltro, che il prodotto sia prelevato e centrato sul lettore.
In sala operatoria è predisposta una stazione di consumo, ovvero un pc con annessi lettori RFID e
barcode (per ottenere l’intero costo procedurale per paziente, anche dei prodotti a basso costo che
si decide di gestire a codice a barre e non con tag RFID). Al momento del consumo del prodotto, la
confezione è scansionata in prossimità di tale stazione e registrata sulla cartella elettronica del
paziente, interfacciata, laddove utilizzata, con la tecnologia CIMS. Ciò permette l’allocazione in
tempo reale del costo del dispositivo medico al paziente, lo scarico a magazzino del prodotto e
l’eventuale richiesta di reintegro, qualora si siano superate le soglie minime di scorta prevista.
Qualora il prodotto passato sul lettore sia scaduto, il sistema lo indica in tempo reale attraverso
alert visivi sullo schermo della stazione. Una volta che il prodotto è estratto dall’armadio e non viene
utilizzato nelle procedure, il sistema ne rileva l’assenza e invia alert agli operatori, i quali sono
chiamati a rispondere della mancanza del prodotto: esso infatti potrebbe essere stato riposto in
luogo errato, lasciato in sala oppure consumato senza essere stato correttamente registrato.
Peraltro, il rilevamento automatico del prodotto, attraverso la stazione di utilizzo, garantisce una
sensibile riduzione del potenziale errore umano nella digitazione del codice prodotto, e quindi una
refertazione più accurata e l’automazione delle richieste di reintegro, o del suggerimento di
reintegro, con scorte minime e massime impostate, e una conseguente ottimizzazione delle scorte
di magazzino.

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Oltre ad avere un pannello di controllo operativo aggiornato in tempo reale sulla situazione del
proprio magazzino (l’inventario fisico potrebbe essere realizzato realtime o in pochi secondi se si
utilizza il manipolo), con alert visivi circa prodotti in via di scadenza e prodotti che hanno superato
la soglia minima/massima, la soluzione CIMS offre anche una reportistica avanzata per monitorare
la ripartizione dei prodotti in magazzino e quelli consumati per fornitore, per procedura, per medico,
acquistati/conto deposito oltre ad analisi personalizzate, customizzabili di volta in volta.
2. Descrizione del team e delle proprie risorse e competenze;
Cardinal Health ha acquisito oltre 5 anni fa una società high-tech di Boston chiamata WaveMark,
creatrice della tecnologia CIMS, divenendone, quindi, proprietaria. La struttura CIMS all’interno
del vasto mondo Cardinal Health (36.000 dipendenti) è composta da 300 risorse, per la maggior
parte ingegneri informatici, sistemisti ed esperti di software, che lavorano al costante
perfezionamento e customizzazione della soluzione (garantendo, tra l’altro, il perfetto
interfacciamento con sistemi informatici preesistenti nelle strutture sanitarie), al fine di andare
sempre più incontro alle specifiche necessità dei clienti.
3. Descrizione dei bisogni che si intende soddisfare;
 Sicurezza del paziente, garantendo uno stretto controllo della scadenza dei prodotti
 Riduzione degli errori correlati ad azioni umane a scarso valore aggiunto
 Efficentamento dei processi clinico-amministrativi per riordino dei dispositivi medici
 Ottimizzazione dello spazio per il magazzino dei prodotti
 Riduzione dei tempi dedicati dal personale infermieristico ad attività amministrative
 Possibilità di effettuare analisi avanzate sulle scorte e sui consumi dei dispositivi medici
 Tracciabilità in tempo reale del materiale presente/assente dalla struttura
 Suggerimenti di reintegro prodotto basati su dati oggettivi (i.e. media mobile dei consumi
degli ultimi 3/6 mesi) e non su fattori soggettivi (i.e. pluriennale esperienza del personale
che si occupa della gestione del materiale)
 Reperimento in tempo reale dei dati di potenziali prodotti in recall
 Possibilità di gestire le scadenze in maniera proattiva ed eliminando il rischio di scaduto
– garantendo, oltre alla già citata sicurezza del paziente – un risparmio per la struttura

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4. Descrizione dei destinatari della misura;
La soluzione è destinata alla gestione di dispositivi medici in ambito cardiovascolare e
farmaceutico in strutture medio-grandi (i.e. > 700 angioplastiche/anno) sia pubbliche che
private. I destinatari di tale tecnologia sono molteplici: da una parte i clinici e il personale
infermieristico beneficiano di una gestione di processo più snella, sicura ed efficiente,
garantendo qualità del servizio al paziente e veloce reintegro del materiale utilizzato, nonché
della possibilità di avere dati concreti su cui basare argomentazioni con stakeholder non clinici;
dall’altra le figure amministrative, dalla Direzione Generale sino alla Direzione Acquisti, alla
Farmacia e al Controllo di Gestione, possono ottenere l’allocazione puntuale dei costi al
paziente, analisi sui consumi (i.e. per medico/procedura/fornitore) e sulle scorte.
5. Descrizione della tecnologia adottata;
Tecnologia RFID, ovvero etichette RFID HF (high frequency) in grado di registrare preziose
informazioni circa i dispositivi medici, lettori di tale tecnologia (armadi o manipoli intelligenti
collegati in rete via ethernet) e un sistema gestionale in cloud perfettamente integrabile con i
più evoluti sistemi sanitari di gestione/material management/refertazione/fatturazione
(attraverso protocollo standard HL7).
6. Indicazione dei valori economici in gioco (costi, risparmi ipotizzati, investimenti necessari);
La soluzione CIMS è personalizzata sulla base delle necessità del cliente: sale e dispositivi medici
da gestire. E’ necessario un sopralluogo per stimare un preventivo. Sulla base di pregresse
esperienze, tuttavia, è possibile affermare che i progetti, che generalmente si intendono come
degli abbonamenti quinquennali alla soluzione, siano suddivisi in piccoli sino a 40k€/anno; medi
sino a 70k€/anno e grandi sino a 100-110k€/anno. La forza della soluzione CIMS risiede nel fatto
che la tecnologia è autofinanziata dai risparmi che genera in termini di “sprechi evitati”, quali,
inter alia, l’immobilizzo di materiale inutilizzato (i.e. mutate abitudini del personale medico), il
tempo impiegato dal personale infermieristico in attività non pertinenti alla loro attività,
l’onerosa gestione di eventuali conti deposito, la puntuale allocazione dei costi e conseguente
fatturazione al paziente (in caso di struttura privata), la riduzione se non azzeramento dei
prodotti scaduti, obsoleti e persi.
7. Tempi di progetto.

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Tempi di implementazione della soluzione: 16 settimane (inclusivo di realizzazione interfacce con
sistema gestionale della struttura e sistemi di refertazione di sala operatoria).