Lyhyt kooste etäkokousvinkeistä kaikille etäkokouksia järjestäville ja niihin osallistuville

1. Etäkokousvinkkejä
26.3.2020
Digi työtavaksi
Riikka Lehto
Koulutuspäällikkö
riikka.lehto@kiipula.fi
Tämä teos on lisensoitu
Creative Commons Nimeä-JaaSamoin 4.0
Kansainvälinen -lisenssillä

2. Yleisiä etäkokousvinkkejä
• Testaa etäyhteys ennen kokouksen alkamisaikaa
• Liity kokoukseen esim. 10-15 min. ennen kokouksen alkua, jolloin ehdit
tarvittaessa säätää asetuksiasi
• Testaa kuulokkeiden ja mikrofonin toimivuus, äänen voimakkuus, miten mikrofoni
vaiennetaan
• Tärkeää erityisesti silloin, kun käytät uutta etäkokousjärjestelmää, jota et ole
aiemmin käyttänyt
• Vaikka etäkokousjärjestelmä olisi tuttukin, kannattaa kokoukseen tulla ajoissa ja
testata ääniyhteyden toimivuus
• Jos etäkokousjärjestelmä mahdollistaa, niin liity kokoukseen mikrofoni
ja kamera kiinni
• esim. Teamsissa voit ennen ’Liity’ painikkeen klikkaamista sulkea sekä kameran
että mikrofonin
26.3.2020 Riikka Lehto 2

3. Yleisiä etäkokousvinkkejä
•Avaa tarvittavat materiaalit,
tiedostot ja linkit valmiiksi
•Jos olet esittäjä, on hyvä
sulkea sellaiset ohjelmat,
ikkunat, selaimen välilehdet ja
tiedostot, joita et tarvitse
kokouksen aikana
• Vähennät tällä sen riskiä, että
näyttösi jakaessasi näytät
kokouksen osallistujille jotain
sellaista dokumenttia, jota ei ollut
tarkoitus näyttää
26.3.2020 Riikka Lehto 3

4. Etäkokouksen järjestäjä
• Puheenjohtajan rooli on tärkeä
• Puheenvuorojen jakaminen
• Pitää kiinni kokouksen alkamis- ja
päättymisajankohdista ja puheenvuorojen
pituuksista
• Kokouschatin seuraaminen tai määrittelee
chatin seuraamisen jonkun osallistujan
tehtäväksi
• Ennakkosuunnittelu tärkeää
• Tiedotusasiat eli ei-keskusteltavat
• Keskustelua vaativat valmistelu- ja
päätösasiat
• Osallistaminen
• Kokouksen alussa on usein hyvä pitää lyhyt
kuulumiskierros
• Osallistujien aktivoiminen kysymyksillä
26.3.2020 Riikka Lehto 4

5. Vinkkejä etäkokoukseen osallistujalle
• Valmistaudu kokoukseen
• Perehdy ajoissa asialistaan ja liitteisiin
• Varaa ennen kokousta valmiiksi tarvitsemasi aineistot, tiedostot jne.
• Tule kokousympäristöön ajoissa ja testaa yhteydet
• Sitoudu etäkokoukseen samalla tavoin kuin kasvokkaiseen
kokoukseen
• Älä lähde hakemaan kahvia tai vastaa puheluihin
• Älä tee kokouksen aikana muita töitä
• Tunnista tiedotus- ja keskusteltavat asiat
• Käytä puheenvuorosi tehokkaasti
• Noudata puheenvuoroja
• Älä jaarittele
• Jos sanottavaksesi aikomasi asia tuli jo aiemmassa puheenvuorossa, älä toista
sitä enää toisilla sanoilla vaan ilmaise vain yhtyväsi edelliseen kommenttiin
26.3.2020 Riikka Lehto 5

6. Poikkeustilanteessa joustoa :)
• Edellä kuvatut vinkit ovat
sellaisia, että niiden mukaan
toimiminen onnistuu
tavanomaisissa tilanteissa
• Meneillään olevassa
poikkeustilanteessa joustoa toki
tarvitaan, sillä kokouksen aikana
saattaa tulla tarvetta esim.
ohjeistaa kokouksen aikana
hetken aikaa kotona etäkoulua
käyvien lasten toimimista
26.3.2020 Riikka Lehto 6