EBOOK ONBOARDING - Hướng dẫn xây dựng quy trình onboarding hiệu quả cho doanh nghiệp.pdf

https://amis.misa.vn/
EBOOK HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN
QUY TRÌNH ONBOARDING
GIỮ CHÂN NHÂN TÀI
Áp dụng mới nhất
Năm 2023
CÔNG CỤ
Cuốn sách được biên soạn bởi

Lời nói đầu 4
1. Khái niệm Onboarding
Phân biệt Onboarding với Orientation
5
2. Lợi ích khi thực hiện Onboarding 6
3. Xác định mục tiêu quy trình Onboarding 8
4. Vai trò của các bộ phận trong thực hiện Onboarding 9
5. 5C trong thực hiện quy trình Onboarding 10
6.Hướng dẫn xây dựng quy trình Onboarding hiệu quả 11
7. Đánh giá hiệu quả thực hiện quy trình Onboarding 20
8. Tổng hợp biểu mẫu liên quan đến quy trình Onboarding 21
9. Ứng dụng công nghệ thực hiện quy trình Onboarding 22
10. Giới thiệu phần mềm nhân sự AMIS HRM 24
Tổng kết 31
MỤC LỤC
Về chúng tôi 3

Công ty Cổ phần MISA là doanh
nghiệp hoạt động trong lĩnh vực
sản xuất và kinh doanh phần
mềm máy tính: phần mềm kế
toán, phần mềm quản lý nhân sự,
phần mềm quản lý khách hàng,
phần mềm quản lý hành chính
nhà nước cho các cơ quan quản
lý nhà nước.
Tin cậy – Tiện ích – Tận tình là giá
trị cốt lõi mà MISA hướng đến
nhằm phục vì lợi ích của khách
hàng, làm cho khách hàng tin cậy
và yêu mến như một người bạn,
một người đồng hành trong sự
nghiệp.
Trải qua 28 năm hình thành và
phát triển, đến nay MISA có 1 trụ
sở chính, 1 trung tâm phát triển
phần mềm, 1 trung tâm tư vấn và
hỗ trợ khách hàng, 5 văn phòng
đại diện tại Hà Nội, Đà Nẵng, Buôn
Ma Thuột, TP Hồ Chí Minh, Cần
Thơ. Từ năm 2010, MISA là một
trong những công ty phần mềm
đầu tiên tại Việt Nam xây dựng và
triển khai các phần mềm như một
dịch vụ theo xu hướng điện toán
đám mây.
VỀ CHÚNG TÔI

Theo thống kê báo cáo tuyển dụng mới nhất
Một doanh nghiệp chưa có quy trình onboarding bài bản sẽ dẫn đến:
Nhưng
Một doanh nghiệp có quy trình onboarding bài bản sẽ tạo ra những thay đổi:
Nhân viên nghỉ việc ngay sau ngày đầu
Nhân viên nghỉ việc sau 45 ngày đầu tiên
Nhân viên sẽ tìm việc mới sau 6 tháng
Nhân viên có xu hướng gắn bó với doanh
nghiệp trong vòng 3 năm
Làm sao để nhân viên mới nhanh chóng hòa nhập với doanh nghiệp và giữ chân
họ ở lại “cống hiến” lâu nhất có thể luôn là vấn đề quan tâm hàng đầu của bất kỳ
nhà tuyển dụng nào.
Một quy trình Onboarding nhân viên mới chuyên nghiệp, bài bản chính là lời giải
cho bài toán đau đầu đó.
Với mục tiêu cung cấp cho các nhà quản trị một tài liệu đầy đủ, hoản chỉnh về
Quy trình thực hiện Onboarding trong doanh nghiệp, đội ngũ MISA AMIS HRM xin
gửi đến Quý vị cuốn Ebook
"Hướng dẫn thực hiện quy trình Onboarding -
Công cụ giữ chân nhân tài áp dụng mới nhất năm 2023".
Chúng tôi hy vọng cuốn Ebook sẽ là cẩm nang hữu ích cho Quý độc giả trong việc
xây dựng và triển khai quy trình Onboarding phù hợp với đặc thù doanh nghiệp,
quy mô tuyển dụng, cách thức vận hành của mỗi đơn vị.
LỜI NÓI ĐẦU
4%
33%
58%
20%
Để cuốn Ebook được hoàn thiện hơn, chúng tôi rất mong nhận được những ý kiến
đóng góp và chia sẻ của Quý độc giả.
MISA xin cảm ơn Quý độc giả đã chung tay cùng MISA xây dựng kho tàng kiến thức
miễn phí phục vụ cộng đồng.
Trân trọng mời Quý độc giả đón đọc Ebook!

Nội dung Onboarding Orientation
Mục tiêu
Cung cấp toàn bộ các thông tin liên quan đến
quá trình thực hiện công việc
Cung cấp các thông tin chung của
Công ty
Thời
lượng
Bắt đầu từ khi nhân sự nhận việc cho đến khi
nhân sự hoạt động độc lập trong công việc.
Tùy theo tính chât công việc mà kéo dài vài
tháng thậm chí có thể đến 1-2 năm
Thường diễn ra trong một buổi họp
nửa ngày hoặc một ngày. (Căn cứ
vào nội dung của mỗi Công ty)
Cách
thực hiện
Đa dạng hình thức: trực tiếp, online, đào tạo
trong công việc…
Là môt phần trong quy trình
Onboarding
Đào tạo trực tiếp hoặc online qua ứng
dụng, Elearning hoặc nhân sự tự
nghiên cứu thông tin.
Nội dung
Toàn bộ thông tin cần thiết cho nhân sự mới
để bắt nhịp được công việc:
tài liệu chung của Công ty, quy định của bộ
phận, tài liệu của công việc, định hướng công
việc, lộ trình phát triển…
Thông tin tổng hợp về Công ty:
Định hướng, chiến lược, mục tiêu, giá
trị cốt lõi, các quy định và quy tắc …
Kết quả
Nhân sự hòa nhập được với vị trí và công
việc mới, trên cả phương diện chuyên môn và
văn hóa doanh nghiệp.
Nhân sự nắm được lộ trình phát triển bản
thân, có động lực hơn trong công việc.
Nhân sự mới nắm được các thông tin
của Công ty và sẵn sàng bước vào
quá trình làm quen với công việc.
KHÁI NIỆM ONBOARDING
Onboarding đó là cả quá trình đào tạo nhập môn giành cho nhân viên mới.
Giúp nhân viên mới tiếp xúc, làm quen và hòa hợp với văn hóa doanh
nghiệp, đồng thời năm bắt nhanh nhịp điệu của công việc mới thông qua
các hoạt động đào tạo trong chuỗi On boarding.
PHÂN BIỆT ONBOARDING VỚI ORIENTATION
1

LỢI ÍCH KHI THỰC HIỆN ONBOARDING
4%
20%
50%
58%
23%
25%
50%
20%
33%
2Tỷ lệ biến động nhân sự phổ biến
CÁC NHÀ QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP VÀ HR CẦN BIẾT
KHI DOANH NGHIỆP CÓ QUY TRÌNH ONBOARDING BÀI BẢN
Chi phí tuyển dụng nhân sự thay thế tăng 100% - 300%
Nhân sự nghỉ việc
sau ngày làm việc đầu tiên nhận việc
Tăng sự hài lòng của Ban lãnh đạo
Tăng chất lượng tuyển dụng
Nhân viên có xu hướng gắn bó với
Doanh nghiệp trong vòng 3 năm
Nhân sự chuyển việc
sau 1 năm làm việc
Nhân sự thay đổi công việc
sau mỗi năm làm việc
Tuyển dụng các vị trí cấp
cao thất bại
trong vòng 18 tháng
Nhân sự rời đi
sau 45 ngày
Nhân sự muốn tìm kiếm
một công việc mới
Sau 6 tháng
Tỷ lệ biến động nhân sự thay đổi

Tập trung vào văn hóa doanh
nghiệp để đảm bảo sự phát triển
của nhân viên chính là cách để đảm
bảo trải nghiệm của cả nhân viên
TĂNG CƯỜNG
TRẢI NGHIỆM CỦA NHÂN VIÊN
Phương thức referral, giới thiệu
nhân viên được biết là nhanh chóng
và ít tốn kém hơn so với sử dụng
dịch vụ
THU HÚT NHÂN TÀI
DỄ DÀNG HƠN
Đảm bảo mới sẽ thích nghi và
ổn định với vai trò mới, qua đó
tăng cường nhu cầu và mong
muốn được gắn bó lâu dài
GIỮ CHÂN NHÂN VIÊN
TỐT HƠN
Nhân viên trung thành với doanh
nghiệp đem đến rất nhiều lợi ích cho
công ty, như thúc đẩy năng suất và
lợi nhuận
MỨC ĐỘ GẮN KẾT CỦA
NHÂN VIÊN CAO HƠN
Củng cố giá trị doanh nghiệp,
đảm bảo có sự liên kết trong văn
hoá doanh nghiệp
ĐẨY MẠNH
VĂN HÓA DOANH NGHIỆP
Hội nhập đúng cách hỗ trợ đẩy
nhanh khả năng tăng cười hiệu
suất, giảm thời gian để làm quen với
nghiệp vụ
TĂNG CƯỜNG
NĂNG SUẤT LÀM VIỆC
LỢI ÍCH KHI THỰC HIỆN ONBOARDING
2
75%
56%
41%
Nhân viên cho rằng Quá trình Onboarding tuần làm việc đầu tiên
rất quan trọng với họ
Nhân viên cho rằng Nên có Mentor khi bắt đầu công việc
cực kỳ quan trọng
Chuyên gia tuyển dụng nhân sự cho rằng họ cần được
Tăng cường đào tạo về quy trình hội nhập nhân sự

XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU CỤ THỂ
CỦA QUY TRÌNH ONBOARDING
Để đi vào xây dựng và triển khai quy trình onboarding một
cách bài bản thì Doanh nghiệp cần phải xác định được
mục tiêu cụ thể thông qua những câu hỏi dưới đây:
Các thông tin, tài liệu cần chuẩn bị cho nhân viên mới sẽ là những gì:
quy trình, biểu mẫu, kế hoạch nhân sự …
Ý kiến của nhân sự cũ về quá trình onboarding xem có
cần điều chỉnh nội dung nào để hoàn thiện quy trình hơn.
1
2
4
3
5
6
7
Quy trình này sẽ kéo dài trong bao lâu?
Kế hoạch cho từng giai đoạn như thế nào?
Ấn tượng cần xây dựng cho nhân viên mới về công ty
sẽ như thế nào?
Những thông tin nào cần phải cung cấp cho nhân viên mới
về công việc và Công ty?
Những thông tin nào nhân viên mới cần phải nắm vững ngay
để cho họ có thể nhanh chóng bắt nhịp với công việc, có điều
gì cần lưu ý cho họ không?
Cách thức cung cấp các thông tin như thế nào cho hợp lý,
nhanh chóng, hiệu quả
3

VAI TRÒ CỦA CÁC BỘ PHẬN
TRONG THỰC HIỆN ONBOARDING
Để xây dựng một quy trình Onboarding bài bản và phù hợp với đặc thù của
doanh nghiệp, mỗi phòng ban trong đơn vị cần nắm rõ được chức năng,
nhiệm vụ của mình và sự phối hợp giữa các phòng ban với nhau trong quá
trình tiếp nhận nhân viên mới, cụ thể như sau:
Bộ phận trực tiếp liên hệ với
nhân sự mới, hỗ trợ họ trong
suốt quá trình từ lúc phỏng vấn,
nhận việc và trong quá trình
làm quen với công việc mới.
Bộ phận chịu trách nhiệm công
tác hậu cần cho nhân sự mới
từ văn phòng phẩm, chỗ ngồi,
chỗ đậu xe, trang thiết bị máy
móc …
Bộ phận Hành chính
& Công nghệ
Bộ phận Nhân sự
Cấp trên trực tiếp – người sẽ
đồng hành và đánh giá kết quả
làm việc của nhân viên.…
Quản lý trực tiếp
Người hướng dẫn/
Bạn đồng hành
Người trực tiếp hướng dẫn
công việc cho nhân sự và giúp
đỡ nhân sự trong quá trình làm
quen. Tuy nhiên, hiện tại phần
lớnđang bỏ quên vai trò của
những người này.
Những đồng nghiệp làm cùng,
cùng giúp đỡ và tạo ra môi
trường làm việc.
Người cần chuẩn bị 1 tâm thế
sẵn sàng, tinh thần thoải mái và
nỗ lực để tham gia vào quy
trình.
Team/ Đội nhóm Nhân sự mới
4

5C TRONG THỰC HIỆN
QUY TRÌNH ONBOARDING
COMPLIANCE – TUÂN THỦ & BẢO MẬT
Giới thiệu cho nhân viên các chính sách làm việc tại
doanh nghiệp, qua đó ký vào các thủ tục giấy tờ quan
trọng như thỏa thuận bảo mật và các biểu mẫu.
CLARIFICATION – LÀM RÕ THÔNG TIN
Anh chị HR và trưởng bộ phận chuyên môn sẽ cần làm rõ
những kỳ vọng để có thể thực hiện công việc hiệu quả
Những thông tin, kiến thức về doanh nghiệp cần cung cấp
cho nhân sự để họ xem bản thân có thực sự phù hợp với
doanh hoá doanh nghiệp hay không.
CULTURE – VĂN HOÁ
CONNECTION – KẾT NỐI
Nhân sự mới cũng nên được giới thiệu với đồng đội và
lãnh đạo trong bộ phận, cũng như với bất kỳ phòng
ban nào cần tương tác lâu dài
Hãy đảm bảo thường xuyên trò chuyện và trao đổi với
nhân sự mới, đều đặn từ 1-2 lần mỗi tháng, tới khi họ
kết thúc quá trình thử việc.
CHECK BACK – KIỂM TRA LẠI
5

HƯỚNG DẪN XÂY DỰNG
QUY TRÌNH ONBOARDING HIỆU QUẢ
Mỗi doanh nghiệp sẽ có những cách thức khác nhau để thực hiện onboarding
nhưng phổ biến hiện nay sẽ có 4 bước thực hiện như sau:
Pre – onboarding
Orientation
Chào đón nhân viên mới
Role-Specific-Training
Đào tạo theo vai trò
Ongoing support
Trợ giúp nhân sự mới
6

CHECKLIST
6.1. Giai đoạn Pre - Onboarding
Thông thường quãng thời gian
từ khi ứng viên nhận thư mời
làm việc đến khi họ chính thức
đi làm sẽ mất từ 1 – 2 tuần.
Quãng thời gian này hãy thời
gian để chuẩn bị đầy đủ mọi
thứ cho nhân viên mới.
Thư mời làm việc và Hợp đồng thử việc,
Cam kết bảo mật thông tin.
Bộ quy tắc ứng xử của Công ty (nếu có)
Các tài liệu định hướng của Công ty
(nếu được phép)
Thông tin về các chế độ phúc lợi, quyền
lợi có của Công ty
Hướng dẫn ngày đầu tiên đi làm: trang
phục, chỗ gửi xe, chi phí gửi xe (nếu
có), thông tin người đón tiếp và lịch trình
làm việc cho ngày đầu tiên (nếu có).
Phòng nhân sự gửi Thư mời làm việc
hãy gửi kèm các thông tin tham khảo:
6
Kiểm tra lại các việc cần làm
Thông tin lại cho các bộ phận liên
quan về việc sẽ có nhân viên mới
đi làm vào ngày mai để họ cùng
kiểm tra và hỗ trợ chuẩn bị đón
tiếp chu đáo nhất.
Gọi điện hay nhắn tin xác nhận lại
cho nhân viên mới về thông tin cho
ngày đầu đi làm.
Trước ngày đi làm của nhân sự mới,
Phòng nhân sự cần:
Chỗ ngồi làm việc
Trang thiết bị cho nhân sự (máy móc,
dụng cụ văn phòng ..)
Thông tin chào đón nhân sự, ngày bắt đầu
Thông tin phương tiện đi lại chỗ gửi xe ...
Phòng nhân sự gửi thông tin cần chuẩn bị
cho các bên liên quan bao gồm:

Việc xây dựng timeline này
sẽ giúp cho nhân viên mới
biết họ cần phải làm gì vào
ngày đầu tiên và các bước
họ cần thực hiện.
Để rút ngắn thời gian và
tạo thành một quy trình
chuẩn hãy chú ý đến việc
xây dựng khung timeline
chung và điều chỉnh cho
phù hợp với tính chất của
mỗi bộ phận.
Mục tiêu giai đoạn này giúp nhân sự có được các thông tin về công ty, bước đầu
nắm bắt được công việc và hòa nhập với văn hóa của đơn vị.
Các công việc cần thực hiện trong ngày đầu tiên bao gồm:
6.2 Giai đoạn Orientation – Chào đón nhân viên mới
Xây dựng
timeline ngày
đầu tiên cho
nhân viên mới
Truyền tải các
thông tin cho
nhân viên mới
Nói lời hỏi thăm
vào cuối ngày
Giấy tờ hành chính: bao gồm hợp đồng lao động,
cam kết bảo mật …
Được làm quen với tổ chức: được cung cấp các
thông tin định hướng bao gồm tầm nhìn, sứ mệnh,
giá trị cốt lõi, sơ đồ tổ chức công ty, phòng ban,
quá trình hình thành, các quy định tại công ty ….
Chuyển giao công cụ, thiết bị: cung cấp đầy đủ
các trang thiết bị, công cụ làm việc.
Xây dựng mạng lưới kết nối quan hệ: được dẫn
đi tham quan trong công ty làm quen với đồng
nghiệp hoặc làm quen các phần mềm phục vụ cho
việc tra cứu thông tin đồng nghiệp...
Làm quen với công việc và đồng nghiệp trực
tiếp: Quản lý của họ sẽ cần làm việc với họ về
công việc định hướng trong thời gian sắp tới...
Nhân viên mới ngay trong ngày đầu tiên cần được
cung cấp đầy đủ các thông tin dưới đây:
6

Kính gửi: Ban Lãnh đạo Công ty
Cùng toàn thể Cán bộ nhân viên
Bộ phận Nhân sự trân trọng giới thiệu nhân sự gia nhập Công ty:
Trân trọng gửi lời chào nồng nhiệt đến Anh/Chị. Chúc Anh/Chị luôn mạnh khỏe và phát huy tốt kinh nghiệm cùng sự
nhiệt tình của mình, có những đóng góp tích cực cho sự phát triển chung của Công ty.
Trân trọng,
Phòng Nhân sự.
Mẫu về kế hoạch đón tiếp nhân sự mới
Hãy nhớ gửi thông báo về nhân sự mới cho các thành viên trong công ty
VÍ DỤ THAM KHẢO

Nhân viên bán hàng
Khi doanh nghiệp áp dụng công nghệ cho
Giai đoạn chào đón nhân viên mới
Cung cấp tài khoản để nhân
viên truy cập ứng dụng quản
lý nhân viên - tự theo dõi
thông tin cá nhân và thay đổi
thông tin nếu cần.
Giúp nhân viên mới chủ
động cập nhật thông tin cá
nhân trong suốt quá trình
làm việc
Nhân viên sử dụng phần
mềm chấm công có thể chủ
động quản lý ngày công và
đề xuất xét duyệt khi cần thiết
Nhân viên hài lòng hơn bởi
những thủ tục rườm rà, thủ
công được loại bỏ.
PHẦN MỀM CHẤM CÔNG
PHẦN MỀM CHẤM CÔNG
Nhân viên chủ động tạo đơn
xin nghỉ, đăng ký làm thêm,
công tác, ... trên phần mềm
chấm công, không cần xin
chữ ký tay.
Giúp giảm thiểu tối đa hồ
sơ giấy tờ, văn phòng
phẩm,... rút ngắn thời gian
xét duyệt giữa các bộ phận

28.395.800 đ
28.395.800 đ
28.395.80 đ
25.556.220 đ
Khi doanh nghiệp áp dụng công nghệ cho
Giai đoạn chào đón nhân viên mới
Cung cấp phần mềm liên
quan đến chế độ, chính
sách lương, thưởng,
BHXH cho nhân viên
Nhân viên sử dụng phần
mềm tính lương để tự
cập nhật thông tin lương,
thưởng hàng tháng để
chủ động có những kiến
nghị, đề xuất kịp thời.
Tích hợp các ứng dụng giúp
cung cấp tình hình kinh
doanh, hoạt động của doanh
nghiệp và kết nối giữa các
nhân viên với nhau
Giúp nhân viên nắm bắt
nhanh hơn về quy mô và hoạt
động của doanh nghiệp.
Tạo các kênh giao lưu, kết
nối nhân viên với nhau ở
khắp mọi nơi.
Giúp nhân viên chủ động
cập nhật thông tin cá
nhân và quản lý toàn bộ
quá trình làm việc của
bản thân
Cung cấp phần mềm liên
quan đến quản lý thông tin
cá nhân cho nhân viên

6.3. Role-Specific-Training – Đào tạo theo vai trò cụ thể
Đào tạo với quản lý và người hướng dẫn/bạn đồng hành
Ví dụ như công ty bạn có một đội ngũ nhân viên kinh doanh mới vào
nếu như họ được hướng dẫn công việc bởi một trưởng nhóm nhiệt
huyết hay một nhân viên kinh doanh lão làng có kết quả KPI tốt thì họ
sẽ nhanh chóng được làm quen với quy trình bán hàng của công ty,
học được những cách thức tiếp cận, giao tiếp đối với khách hàng.
Việc hướng dẫn này đặc biệt quan trọng nhất là đối với những nhân
sự chưa có nhiều kinh nghiệm.
Thứ nhất, giúp nhân sự mới kết nối được với bộ máy nội bộ - đây là yếu
tố giúp nhân viên gắn bó lâu dài với công ty;
Thứ hai, sẽ mang lại những cuộc họp chất lượng bởi nhân sự biết rõ
ràng hơn về công việc, về định hướng, có mục tiêu phấn đấu rõ ràng tại
công ty
Thứ ba họ có điều kiện được làm việc nhóm sớm hơn, thân thiết hơn với
thành viên trong phòng ban.
Bố trí cho nhân sự mới họp ngắn với quản lý/ phòng ban.
Theo nghiên cứu của nhóm nghiên cứu Dawn Klinghoffer và Xue Liu đã tiến
hành một cuộc khảo sát tại Microsoft để hiểu về kinh nghiệm nhận việc của
các nhân viên thì những cuộc họp giữa nhân viên mới và quản lý của họ
trong suốt tuần đầu tiên rất quan trọng:
Ở giai đoạn này nhân sự mới sẽ được làm quen chuyên sâu hơn với công việc
và hòa nhập với văn hóa của công ty.
Những ngày tiếp trong quy trình của
chúng ta cần tiếp tục phải duy trì những
ấn tượng này.
Văn hóa công sở, môi trường làm việc
và cách chúng ta ứng xử với họ sẽ
quyết định đến việc họ có ở lại và gắn
bó với công ty hay không?
6.3.1. Tuần làm việc đầu tiên
Việc nhân sự mới có thể hòa nhập được
với môi trường, với văn hóa công ty
không sẽ phụ thuộc rất nhiều vào cách
thức chúng ta đối xử với họ ngay tuần
đầu tiên này.
Các công việc cần làm bao gồm:
Bộ phận nhân sự hoàn tất các thủ tục hành chính còn lại
Hãy hoàn thiện hết để tạo tâm lý an tâm cho nhân sự yên tâm
công tác và phấn đấu hết mình vì công việc.

Đáp ứng được năng lực của vị trí yêu cầu (thông qua sự đánh
giá của người quản lý/ người hướng dẫn công việc)
Đảm bảo có thể hoạt động một cách độc lập
Được trang bị đầy đủ kiến thức để nhận trách nhiệm công việc
cao hơn
Được trao quyền để có cơ hội thể hiện mình
Bảo đảm nhân viên được đào tạo đầy đủ:
Nhân viên tương thích với văn hóa tại Công ty
Có tiềm năng làm việc lâu dài
Bảo đảm sự tương thích về văn hóa của nhân viên
Đánh giá hiệu quả của công tác onboarding ban đầu
Lấy đóng góp theo hướng cải thiện
Sử dụng mẫu đánh giá theo tiêu chuẩn
Lấy trải nghiệm onboarding của nhân viên mới
Quản lý & nhân viên đánh giá lại lộ trình công việc
Lên kế hoạch cho thời gian tiếp theo
Lên kế hoạch phát triển cho nhân viên
6.3. Role-Specific-Training – Đào tạo theo vai trò cụ thể
Quy trình đánh giá được thực hiện như giai đoạn thử việc
Chuyển sang giai đoạn phát triển chuyên sâu hơn cho nhân viên
Tiếp tục đánh giá và hoàn thiện quy trình onboarding
6.3.3. Một năm sau khi kết thúc thời gian thử việc hoặc một năm sau khi nhận việc
Quãng thời gian này nhân sự được đào tạo chuyên sâu về tất cả các mảng công việc cũng
như hòa nhập được với văn hóa của công ty.
Trong giai đoạn này cần lưu ý một số điểm sau:
6.3.2. Trong thời gian thử việc
Trong thời gian này nhân viên mới tiệp tục được đào tạo theo lộ trình về
chuyên môn, được hòa nhập với văn hóa công ty.
Đối với giai đoạn này cần lưu ý:

6.4. Ongoing support – Trợ giúp nhân sự mới
Để quá trình này diễn ra thuận lợi, suôn sẻ yêu cầu
phải có sự trợ giúp từ nhiều phía:
Đối với cán bộ quản lý: Đặt ra mục tiêu cụ thể
cho nhân viên, đánh giá và động viên sát sao
đối với các công việc đã đề ra.
Đối với người hướng dẫn/ bạn đồng hành:
theo sát hỗ trợ, hướng dẫn công việc đưa ra ý
kiến tư vấn trong quá trình thực hiện.
Đối với Nhân sự: hoàn thiện các thủ tục đúng
thời gian tạo tâm lý an tâm cho nhân viên; làm
cầu nối giúp nhân viên nhanh chóng hòa nhập
Đối với đồng nghiệp cùng bộ phận: thân
thiện, hỗ trợ nhau trong công việc.
Các bộ phận hỗ trợ : cung cấp đầy đủ,kịp thời
các điều kiện làm việc ...
Sự hỗ trợ giúp nhân viên mới
nhanh chóng hòa nhập
Nếu chúng ta thực hiện đầy đủ các bước nêu trên và luôn có sự đánh giá,
điều chỉnh quy trình thực hiện thì quá trình Onboarding sẽ thành công rực rỡ
Và đừng quên mời nhân viên đã hoàn thành quy trình onboarding trở thành
người hướng dẫn kế tiếp đầy nhiệt huyết cho nhân sự mới tiếp theo.
Hãy mời nhân viên tham gia làm
người hướng dẫn tiếp theo

ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ
Quy trình Onboarding cần được đánh giá tính hiệu quả và liên tục cải tiến để tính
toán hiệu quả những chi phí, công sức thời gian bỏ ra có xứng đáng không?
Đây chính là bước để đánh giá lại toàn bộ quá trình xem co cần rút ngắn thời gian
không, có cần bổ sung bước nào không, chi phí giành cho việc thực hiện được
hiệu quả không.
Các tiêu chí đánh giá bao gồm:
Công việc, nhiệm vụ Quy trình công việc
Kết nối đồng nghiệp Hòa nhập văn hóa
Nhân viên phải nắm rõ các yêu cầu
về công việc, nhiệm vụ của vị trí
Tiêu chí đánh giá: thời gian, số lượng,
chất lượng hoàn thành công việc
Cách đánh giá: Quản lý và người giám
sát/hướng dẫn sẽ đánh giá lại chất
lượng thực hiện của nhân sự
Nhân viên hiểu được quy trình, tự tin
vào bản thân làm công việc được giao
Tiêu chí đánh giá: mức độ nắm bắt yêu
cầu công việc, khả năng giải quyết các
vấn đề khó, những khó khăn gặp phải…
Cách đánh giá: Nhân viên sẽ tự đánh giá
bản thân mình.
Nhân viên phải kết nối được với
đồng nghiệp trong công ty
Nhân viên phải nắm rõ các yêu cầu
về công việc, nhiệm vụ của vị trí
Tiêu chí đánh giá: khả năng kết nối
trên khía cạnh công việc
Cách đánh giá: Quản lý và Nhân sự
sẽ có trách nhiệm cùng đánh giá thống
nhất dựa trên quan sát, làm việc chung
Tiêu chí đánh giá: kiến thức về công ty &
văn hóa; sự áp dụng qua hành vi và
tương tác
Cách đánh giá: Công ty xây dựng hệ
thống bài kiểm tra, hoặc quản lý/ người
hướng dẫn sẽ đánh giá
7

TỔNG HỢP BIỂU MẪU LIÊN QUAN
ĐẾN QUY TRÌNH ONBOARDING
Biểu mẫu đánh giá hết thử việc Biểu mẫu đánh giá hết Hợp đồng
TẢI TOÀN BỘ BIỂU MẪU
TẠI ĐÂY
Biểu mẫu checklist tham khảo dành cho các bên liên quan
8

Quy trình onboarding là một quy trình có thời gian kéo dài và có lồng ghép nhiều
quy trình khác trong doanh nghiệp.
Việc thực hiện thủ công hoàn toàn không mang tính hệ thống, tốn nhiều
thời gian và không mang tính chất kế thừa cho những nhân sự tiếp theo, đặc
biệt trong những trường hợp khi doanh nghiệp đẩy nhanh tốc độ phát triển tăng
nhanh số lượng nhân sự mới tuyển sẽ có thể dẫn đến tình trạng thiếu xót các
thông tin.
ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ
THỰC HIỆN QUY TRÌNH ONBOARDING
9.1.Tại sao nên ứng dụng công nghệ/ phần mềm trong quá trình Onboarding?
Để khắc phục những bất cập trên, các doanh nghiệp
nên ứng dụng công nghệ trong quy trình Onboarding bởi
những lợi ích phần mềm đem lại:
9
Tiết kiệm thời gian cho bộ phận
Nhân sự và các bộ phận liên quan
Tự động hóa các
quy trình Onboarding
Lưu trữ và xử lý thông tin nhân sự
cung cấp trong quá trình onboarding
Giảm thiểu các công việc giấy
tờ trong ngày đầu tiên
Nhân sự mới dễ dàng kết nối với
doanh nghiệp ngay ngày đầu
Cá nhân hóa thông tin công ty
trong từng bước của quy trình
Mang lại trải nghiệm
Onboarding chuyên nghiệp
Cung cấp kế hoạch và mục tiêu nhân
viên cần đạt được để thăng tiến

Trên thị trường hiện nay có rất nhiều công ty công nghệ đang nghiên
cứu và triển khai các phần mềm liên quan đến onboarding.
Hãy cùng MISA điểm tên 10 phần mềm tốt nhất hiện nay.
9.2. Top 10 ứng dụng trong quy trình onboarding phổ biến nhất
Phần mềm
MISA AMIS HRM Phần mềm Gusto
Phần mềm
ADP Workforce Now
Phần mềm Trainual Phần mềm BambooHR Phần mềm Paycor
Phần mềm Zenefits Phần mềm Waybook Phần mềm
ClearCompany
Phần mềm Minerva
ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THỰC HIỆN QUY TRÌNH ONBOARDING
9

AMIS Tuyển dụng
AMIS Quản lý nhân sự
AMIS C&B
AMIS Đào tạo & Phát triển
Xây dựng thương hiệu
tuyển dụng chuyên nghiệp
Nâng cao trải nghiệm của
ứng viên
Thấu hiểu từng nhân viên
Giúp hoạch định nguồn
lực hiệu quả
Chấm công
Lương
Bảo hiểm xã hội
MISA AMIS HRM - phần mềm quản lý nhân sự hàng đầu Việt Nam
Xây dựng chiến lược nhân sự
Tuyển đúng người đúng vị trí
Duy trì & sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực
Xây dựng phát triển & giữ chân nhân tài
Quản lý hiệu quả quan hệ lao động
Phần mềm MISA AMIS HRM cung cấp đầy đủ
cho việc quản lý nhân sự từ khâu bắt đầu hồ sơ
tuyển dụng cho đến khi chấm dứt hợp đồng lao
đồng tại công ty.
Sử dụng phần mềm sẽ giúp cho Doanh nghiệp:
1.
2.
3.
4.
5.
Quản trị mục tiêu
Đào tạo
Hệ thống E-learning
Các phân hệ của phần mềm MISA AMIS HRM
GIỚI THIỆU PHẦN MỀM
QUẢN LÝ NHÂN SỰ MISA AMIS HRM
10
1
2
3
4

LÝ DO NÊN LỰA CHỌN PHẦN MỀM MISA AMIS HRM
CHO QUY TRÌNH ONBOARDING
Phần mềm cung cấp đầy đủ các phân hệ
của nhân sự và dễ dàng điều chỉnh theo
yêu cầu của doanh nghiệp sử dụng.
Đồng bộ thông tin một cách chính xác
kịp thời, các thông tin được luân chuyển
từ các phân hệ tránh trường hợp sai sót
hay thiếu thông tin.
Giao diện trên điện thoại dễ nhìn,
thuận tiện trong việc sử dụng mọi lúc
mọi nơi.
Mang tính bảo mật cao, quyền truy cập
được phân theo tính năng người dùng.
Dễ dàng truy xuất thông tin và đưa ra
báo cáo tức thời.
GIỚI THIỆU PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHÂN SỰ MISA AMIS HRM
Ứng dụng hiệu quả trong quy trình Onboarding
Giúp doanh nghiệp giữa chân nhân tài
10

Dễ dàng tạo quy trình onboarding cho nhân
viên mới với những bước mặc định và
được cá nhân hóa.
Tự động theo dõi, thông báo, nhắc nhở quá
trình onboarding của một nhân viên mới.
Giảm thiểu các công việc giấy tờ trong
ngày đầu tiên và mang lại trải nghiệm
Onboarding chuyên nghiệp.
Cập nhật thông tin hồ sơ nhân sự và
trạng thái onboarding sau khi nhân sự
điền đầy đủ thông tin.
10

Ứng dụng phần mềm mang lại cho nhân viên mới nhiều
trải nghiệm Onboarding chuyên nghiệp
KHÔNG CHỈ ĐÁP ỨNG ĐƯỢC YÊU CẦU CỦA QUY TRÌNH ONBOARDING,
MISA AMIS HRM CÒN ĐÁP ỨNG ĐƯỢC TOÀN BỘ CÁC YÊU CẦU VỀ NHÂN SỰ VÀ
ĐANG ĐƯỢC HÀNG NGHÌN DOANH NGHIỆP TIN TƯỞNG VÀ SỬ DỤNG
10

Tuyển dụng hiệu quả
Chấm công, tính lương đơn giản
Lưu trữ hồ sơ nhân sự dễ dàng
Tự động trích thuế TNCN, BHXH
Kết nối với sàn tuyển dụng để đăng tin tuyển
dụng và tiếp nhận hồ sơ ứng viên trực tuyến
Ứng viên nộp hồ sơ trực tuyến, nhận kết quả,
đánh giá sau tuyển dụng ngay trên phần mềm
Tiết kiệm thời gian quản lý nhân sự
Quản lý hồ sơ, hợp đồng
Hoạch định nguồn lực
Kết nối với sàn tuyển dụng để đăng tin tuyển
dụng và tiếp nhận hồ sơ ứng viên trực tuyến
Ứng viên nộp hồ sơ trực tuyến, nhận kết quả,
đánh giá sau tuyển dụng ngay trên phần mềm
Theo dõi xuyên suốt quá trình công
tác, khen thưởng của nhân viên để
hỗ trợ quy hoạch cán bộ
Nhiều báo cáo phân tích giúp định
biên nhân sự và tuyển dụng kịp thời
10
Phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả hàng đầu Việt Nam

Tính lương theo thời gian tự động tính
bảo hiểm, thuế TNCN và quyết toán
thuế TNCN theo từng nhân viên
Tự động lập các hồ sơ đăng ký/ thanh
toán và báo cáo bảo hiểm theo quy
định
Quản lý thời gian, chấm công
Tự động hoá việc lập, duyệt phép/đề
nghị đi công tác
Tích hợp trực tiếp với máy chấm công,
tự động cập nhật lên bảng chấm công
chi tiết
Kiểm soát chặt chẽ thời gian làm việc,
tự động tổng hợp công, ngày nghỉ của
nhân viên lên bảng tổng hợp công.
Giải quyết nghỉ việc
Thực hiện nhanh chóng, chặt chẽ các
thủ tục giải quyết nghỉ việc cho nhân
viên tránh bỏ sót, hay thu hồi tài sản -
công nợ không đủ.
Nâng cao năng lực, Năng suất nhân viên
Xây dựng từ điển năng lực cho từng vị
trí để kịp thời đào tạo kiến thức, kỹ
năng còn thiếu cho nhân viên
Đánh giá hiệu quả từng khoá đào tạo
giúp lãnh đạo có quyết định, chính
sách phù hợp để nâng cao năng lực
đội ngũ
Thu thập phản hồi 360 độ và đánh giá
hiệu suất của nhân viên khách quan,
minh bạch
Khích lệ, động viên nhân viên kịp thời
khi nhân viên được khen thưởng
Lương - Thuế - Bảo hiểm
Kỷ luật - Sự cố
Ghi nhận, theo dõi sự cố, tình hình xử
lý sự cố của từng nhân viên và tự
động cập nhật vào hồ sơ nhân viên
Phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả hàng đầu Việt Nam
10

Brochure giới thiệu về MISA: Tại đây
Giới thiệu các sản phẩm của MISA: Tại đây
Tổng hợp video hướng dẫn sử dụng phần mềm MISA AMIS HRM: Tại đây
Hồ sơ năng lực bộ giải pháp MISA AMIS HRM: Tại đây
Câu chuyện về khách hàng của chúng tôi: Tại đây
Video khách hàng đồng hành cùng MISA AMIS HRM: Tại đây
MISA AMIS xin gửi đến bạn các tài liệu cơ bản về chúng tôi, hy vọng những
thông tin này sẽ giúp bạn có thêm những thông tin hữu ích.
1. Tổng quan về sản phẩm
2. Khách hàng của chúng tôi
Nhóm HRM Nhân sự (4)
MISA AMIS HRM có từng gói sản phẩm khác nhau, đáp ứng được
mọi nhu cầu và đạc điểm, quy mô nhân sự cũng như khả năng tài
chính của mỗi doanh nghiệp.
Để được tư vấn chi tiết hơn, Anh/Chị có thể để lại thông tin tại đây,
chuyên gia của MISA sẽ liên hệ để tư vấn trực tiếp 1:1.
10

Trong thời đại toàn cầu hóa, cạnh tranh mạnh mẽ, việc thu hút và giữ chân nhân tài
là thách thức đối với các doanh nghiệp. Việc xây dựng, phát triển và liên tục cải tiến
quy trình Onboarding sẽ mang trải nghiệm tuyệt vời cho nhân sự với doanh nghiệp,
góp phần hạn chế sự biến động nhân sự, ổn định tổ chức trong đơn vị.
ONBOARDING HIỆU QUẢ - CÔNG CỤ GIỮ CHÂN NHÂN TÀI
ÁP DỤNG CÔNG NGHỆ TRONG QUY TRÌNH ONBOARDING
Bằng cách áp dụng số hóa trong các quy trình sản xuất, quy trình công nghệ, quy
trình kinh doanh, quản lý điều hành trong doanh nghiệp sẽ nâng cao được hiệu quả,
gia tăng khả năng cạnh trạnh và có vị thế trong chuỗi giá trị toàn cầu
MISA AMIS HRM - PHẦN MỀM TOÀN DIỆN VỀ NHÂN SỰ
MISA tự hào là doanh nghiệp có gần 30 năm hoạt động, là bạn đồng hành của hơn
250.000 doanh nghiệp, tổ chức.
MISA thấu hiểu được những khó khăn, trở ngại của các doanh nghiệp trong quá trình
ứng dụng công nghệ số. Chúng tôi luôn lắng nghe và cùng doanh nghiệp tìm ra các
giải pháp tốt nhất, hiệu quả nhất.
Hãy liên hệ theo hotline 090 488 5833 & truy cập website https://amis.misa.vn/
hoặc đăng ký dùng thử miễn phí 14 ngày để được hỗ trợ và tư vấn nhanh chóng
Xin chân thành cảm ơn và hẹn gặp lại tại các ebook tiếp theo!
TỔNG KẾT

EBOOK ONBOARDING - Hướng dẫn xây dựng quy trình onboarding hiệu quả cho doanh nghiệp.pdf

Recommended

Recommended

More Related Content

Similar to EBOOK ONBOARDING - Hướng dẫn xây dựng quy trình onboarding hiệu quả cho doanh nghiệp.pdf

Similar to EBOOK ONBOARDING - Hướng dẫn xây dựng quy trình onboarding hiệu quả cho doanh nghiệp.pdf (20)

Recently uploaded

Recently uploaded (19)

EBOOK ONBOARDING - Hướng dẫn xây dựng quy trình onboarding hiệu quả cho doanh nghiệp.pdf