Media relations vu anhminh_20 thang 5

Vũ Anh Minh, CED
Hà Nội, 20/5/2016
Quan hệ báo chí

The Centre for Education and Development
Tại sao phải quan hệ báo chí ?
• Tăng hiệu dự án
• Quảng bá hình ảnh tổ
chức
• Kết nối nhà tài trợ
• Nâng cao nhận thức
cộng đồng thông qua
nâng cao nhận thức
phóng viên
• ...

Trước hội thảo/sự kiện
• - Chuẩn bị giấy mời phóng viên (hoặc mời tham dự hội
thảo) nên chuẩn bị trước ít nhất là 1 tuần
• - Chuẩn bị thông cáo báo chí để phát ở hội nghị (bản
cứng/mềm), nếu cần lấy quote thì chuẩn bị sẵn nội dung
quote, gửi quote cho người cần lấy quote duyệt trước 2 tuần
(dài hay ngắn tùy thuộc mối quan hệ, chủ đề cần quote và
bản thân người được quote, quote nên chuẩn bị trước 2 tuần,
tcbc có thể còn sửa đến trước ngày xảy ra sự kiện, nên lên
phương án in ấn vào last minute, khi lấy quote nên nhấn
mạnh nếu đến giờ này, ngày này chưa duyệt xong tôi sẽ dùng
quote này làm quote chính thức cho tcbc và phát cho báo chí)
• - Lên sẵn một danh sách những yếu nhân có thể trả lời
phỏng vấn để tránh bị động khi pv có yêu cầu pv

• - Chuẩn bị tóm tắt dự án (Anh, Việt) (bản cứng/mềm)
• - Chuẩn bị tài liệu, ấn phẩm gửi cho hội thảo (bản cứng/mềm)
• - Upload các file trên lên SliceShare với tiêu đề, từ khóa liên hệ
với hội thảo, trong từ khóa phải có từ ced, và (ví dụ drm, flegt, …)
ced.edu.vn
• - Lập tiêu chí chọn phóng viên (mảng, độ nhiệt tình, kênh truyền
thông,...)
• - Gửi email giấy mời kèm chương trình hội thảo (ghi rõ đơn vị tổ
chức, thời gian địa điểm, thành phần tham dự đặc biệt là sự có mặt
của các yếu nhân) (có thể gửi kèm cả tóm tắt dự án) cho pv theo
danh sách vào trước thứ 2 đầu tuần xảy ra sự kiện (nội dung email
theo mẫu XXX có thể tùy biến tùy theo mối quan hệ cá nhân, lưu ý
thư phải cá nhân hóa, không gửi cc cả loạt), cuối thư đề nghị xác
nhận sự tham gia của pv vào sự kiện và contact liên lạc khi có nhu
cầu thông tin thêm, có thể đề nghị gửi trước câu hỏi hoặc yêu cầu
đề nghị phỏng vấn nếu pv có nhu cầu

• - Liên hệ email hoặc điện thoại xác nhận
trước 1 ngày xảy ra sự kiện (ví dụ thứ 4 hội
thảo, thứ 6 gửi thư, thứ 3 confirm)
• - update các thông tin ngày giờ gửi, ngày giờ
phản hồi vào trường tương ứng trong file
contact phóng viên (cần để tính tốc độ phản
hồi của pv, đánh giá độ nhiệt tình, chuyên
nghiệp,...)
• - Trước một ngày xảy ra sự kiện, post thông
tin liên quan sự kiện, link giấy mời lên FB
group báo chí liên quan

Trong hội thảo/ sự kiện
• - Có mặt sớm đón phóng viên, phát tcbc và tài liệu hội thảo,
lấy contact pv tham dự (kể cả pv đã có trong danh sách để
update thông tin mới nhất của họ)
• - Quan sát, chủ động tiếp xúc, giới thiệu và lấy contact của
những phóng viên không đăng ký (đến sau, tự đến,...)
• - Chủ động tiếp xúc, đề nghị hỗ trợ phóng viên trong việc
cung cấp thông tin, liên hệ yếu nhân để phỏng vấn, cung cấp
thông tin dự án sau hội thảo,...
• - Liên hệ người cần phỏng vấn và bố trí phóng viên phỏng
vấn trong coffee break hoặc thời điểm phù hợp
• - Có thể tự chụp ảnh để làm tin vắn dự án hoặc hướng dẫn
người có trách nhiệm chụp ảnh chụp những cảnh cần thiết

Liên hệ phỏng vấn cho phóng viên

Sau hội thảo/sự kiện
• Sau sự kiện
• - Xuất bản thông cáo báo chí trực tuyến (web hoặc mạng xã hội,...)
• - Gửi email cá nhân hóa theo mẫu XXX cho pv trong danh sách pv
đã tham gia sự kiện cám ơn pv đã tham gia và đề nghị cung cấp link
đến bài báo hoặc thời điểm phát sóng (xin copy file âm thanh hoặc
clip về sự kiện nếu được)
• - Cài đặt Google Alert theo từ khóa của sự kiện để được thông báo
khi có bài viết liên quan
• - Sau 1 đến 2 ngày xảy ra sự kiện tìm kiếm theo thời gian để copy
link bài báo về
• - Nhập link các bài báo về sự kiện vào sheet Workshop quản lý hội
thảo, đặt mã hội thảo theo qui tắc [thời gian][ngày][viết tắt dự
án][viết tắt tên hội thảo] , phân loại bài gốc hay bài copy và các
trường liên quan

Sau hội thảo/sự kiện
• - Nhập công thức thống kê theo dõi hội thảo vào sheet … (đánh giá
số lượng phóng viên mời (email, đt,...), số lượng đến dự (danh sách
ký tên), số bài báo, phóng sự truyền thanh, truyền hình,...
• - Lưu trữ các bài báo, clip hình, tiếng vào máy chủ theo qui định của
tổ chức
• - Sau khi lấy được clip hình, xử lý cho phù hợp web, thêm logo dự
án và tổ chức, up lên youtube channel, đặt tiêu đề, từ khóa phù
hợp, phần miêu tả cần đặt link đến website tổ chức và website dự
án ngày trước dòng đầu tiên của mô tả.
• - Xuất bản Youtube video dùng kênh cedchannel , nếu người khác
up thì cần subscribe vào kênh cedchannel
• - Chia sẻ link video lên FB cedchannel và share trên các timeline
của group phù hợp ví dụ (ứng phó thiên tai, học bổng nữ sinh,...)

Thông cáo báo chí
• + Thông tin chính thức về sự kiện được
phát hành cho báo chí vào thời điểm xảy
ra sự kiện
• + Cơ sở để phóng viên quyết định việc
đưa tin và chất liệu cho bài viết của phóng
viên
• + Thông điệp từ dự án gửi tới cộng đồng
qua báo chí
• Cấu trúc kim tự tháp ngược và nguyên
tắc 5W + 1H:
• Who: Ai
• What: Cái gì
• Where: Ở đâu
• Why: Vì Sao
• When: Khi nào
• How: Như thế nào
•
Nên chuẩn bị trước 2 tuần tổ chức hội
thảo, có thể update cho đến trước khi xảy
ra hội thảo

Cấu trúc của TCBC
• Phần đầu quan trọng nhất chứa đủ 5W+1H,
thông tin cần thu hút, thuyết phục để phóng viên
quyết định đưa tin về sự kiện
• Phải ghi rõ là Thông cáo Báo chí
• Nên có số liệu, dẫn chứng, quote của những
người uy tín trong lĩnh vực để báo chí tiện trích
dẫn (quote cần chuẩn bị trước khoảng 2 tuần)
• Các số liệu, bằng chứng phải có nguồn tin cậy và
dẫn nguồn
• Định dạng A4, giãn dòng 1,5
• Ngôn ngữ rõ ràng, không quá một trang giấy
• Nên phân tích và sử dụng từ khóa trong thông
cáo báo chí
• Tuyệt đối tránh lỗi chính tả hoặc chuyên môn
• Cuối phải ghi rõ thông tin liên hệ, địa chỉ website
(ngắn) đến tài liệu tham khảo nếu có
• Lưu ý logô hình ảnh theo yêu cầu tổ chức và dự
án

Bố cục của TCBC
• Đề tựa :Phải gây chú ý, ngắn nêu được
nội dung chính của câu chuyện. Nếu cần
có thể thêm tiêu đề phụ cho các đoạn để
bài viết rõ ràng hơn.
• Đoạn văn đầu tiên:Cần khái quát và
ngắn gọn, nêu được 5 mục chính: ai,
việc gì, ở đâu, khi nào, tại sao. Nó có thể
đứng độc lập như một mẩu thông tin đầy
đủ và súc tích.
• Đoạn văn thứ hai: Có chức năng cung
cấp thêm chi tiết, thông tin mới sau khi
đã nêu khái quát ở đoạn đầu.
• Đoạn văn thứ ba: Có thể trích dẫn lời
nói của một người liên quan nổi tiếng
bên ngoài hoặc lời phát ngôn viên của
công ty. Lời trích phải mở ra hướng mới,
như một khía cạnh cá nhân của câu
chuyện.
• Chi tiết liên lạc:
• +Tên, chức danh, số điện thoại được ghi
rõ ràng và in đậm ở cuối bài viết
• + Đôi khi phần này rất quan trọng, để
phóng viên có thể liên lạc ngay chúng ta
khi cần
• Thông tin bổ sung:
• + Số lượng từ của bài viết;
• + Mô tả ngắn gọn về tổ chức;
• + Thông tin và số liệu cơ bản;
• + Nêu trang web, nếu có (URL ngắn)

TCBC tốt
• Nên: Sử dụng tiêu đề sinh động thu hút sự chú ý của
phóng viên
• Hãy đưa các thông tin quan trọng lên đầu
• Tránh những lời công bố cường điệu và không có bằng
chứng
• Hãy năng động và đi thẳng vào vấn đề
• Sử dụng ngôn ngữ làm người đọc phấn khích như khi
bạn đọc thông tin của bạn. Nếu ấn phẩm của bạn tẻ
nhạt hay vòng vo, họ có thể cho rằng bạn sẽ không thể
có một bài phỏng vấn tốt.
• Có địa chỉ liên lạc
• Nên hạn chế sử dụng biệt ngữ
• Tập trung vào lợi ích
• Rõ ràng và chi tiết
• Rà soát lại
• Câu chuyện đáng được đưa tin
• Thể hiện theo cách nghĩ của một biên tập viên
• Phù hợp với thực trạng của tổ chức
• Kiên trì đeo bám
• Hình thức trình bày
• Giấy A4, cách dòng 1,5
• Chỉ nên dài 1-2 mặt giấy
• Ghi ngày, tháng, năm
• Ghi "THÔNG CÁO BÁO CHÍ" ngay giữa
• Ghi tên và chức danh người nhận
• Viết theo phong cách báo chí, bắt mắt

TCBC tốt
Học hỏi từ chính các thông cáo báo chí
tốt của các tổ chức quốc tế như EU,
UN,...!

Một TCBC
Qua nhiều lần học hỏi và hoàn thiện chúng ta sẽ có
thông cáo báo chí tốt! quy trình tổ chức sự kiện
tốt! quan hệ báo chí và làm truyền thông tốt!

TCBC tốt ?
Nhận xét từ chính các thông
cáo báo chí chưa tốt của chính
tổ chức mình hay các đối tác,...

TCBC không tốt?
• Tự nêu các lý do làm một TCBC không tốt
• Tự nêu những hậu quả của 1 TCBC không tốt

Thay đổi! đối lập đến đối tác ?Before 21/8/2012
http://goo.gl/zUudGN
After 16/5/012
http://goo.gl/1E5C4W
4 năm ...
nhìn nhận từ :
Lý luận -> Kinh tế
Đối lập -> Đối tác

Từ khóa -> thông điệp -> TCBC -> lan
tỏa trên FB Group báo chí
TCBC Published on May 13, 2016
http://goo.gl/edmXGH
Giấy mời và TTBC Published on May 13, 2016
https://goo.gl/deZDvH

Thư cảm ơn đại biểu, đối tác, báo chí
Thư cảm ơn đại biểu Thư cảm ơn và update đối tác

Theo dõi, liên lạc báo chí, đánh giá

Đây không
phải là hợp
tác 1 lần, 1
lĩnh vực,...
Các tin mẫu về
thiên tai, FLEGT
và từ thiện DN
với VITV
Với các đài, báo
khác cũng vậy,...!
2 bên cùng có lợi!
Win - Win

Mẫu danh sách tin bài sau sự kiện,
đánh giá lại so với thông cáo báo chí
•
+ http://dangcongsan.vn/kinh-te/hoat-dong-tu-thien-cua-doanh-nghiep-viet-nam-thuc-tien-
va-nhu-cau-chinh-sach-388805.html
• + http://congluan.vn/hoat-dong-tu-thien-cua-dn-viet-nam-thuc-tien-va-nhu-cau-chinh-sach/
• + http://thoibaonganhang.vn/thuc-day-gan-ket-de-hoat-dong-tu-thien-ben-vung-48698.html
• + http://daubao.com/khuyen-khich-doanh-nghiep-lam-tu-thien/xa-hoi/93699.html
• + http://newsvina.com/m/doanh-nghiep-van-thieu-niem-tin-voi-cac-to-chuc-tu-
thien_newsdetail-4-0-2016051612360672.html
• + http://www.doisongphapluat.com/kinh-doanh/doanh-nghiep-van-thieu-niem-tin-voi-cac-to-
chuc-tu-thien-a145583.html
• + http://bizlive.vn/kinh-te-dau-tu/thue-phi-cao-lay-tien-dau-lam-tu-thien-1722834.html
• VITV có đưa tin ngắn vào 18h - 18h30 mục Hộp tin Việt Nam ngày hôm nay-trên Kênh
Truyền hình VITV - SCTV8 phát lại 22h - 22h30 dự kiến sẽ có thêm 1 phóng sự, phát sóng
trong tuần này,
• + https://youtu.be/i9vCv_vo3_A
• Truyền hình quốc hội ?
• TV quốc phòng ?

Câu truyện điển hình
• Công cụ truyền thông
hiệu quả để thay đổi
hành vi
• Công cụ mạnh để thu
hút sự quan tâm của
báo chí
• Công cụ gián tiếp để
quảng bá hình ảnh
của dự án
• ...

Cấu trúc của một câu chuyện tốt
• Hướng tới con
người
• Biểu cảm
• Thắt, mở
• Hình ảnh, âm
thanh
• Hiệu ứng
• Định dạng số ...

Quá trình tạo ra một câu chuyện tốt
• Định dạng số
• Tiến hành 8 bước
• Chỉnh sửa hậu kỳ
• ...

Xin chân thành cảm
minhva@ced.edu.vn

PHỤ LỤC
• LÀM VIỆC VỚI BÁO CHÍ
• Quan hệ báo chí (10)
• Viết thông cáo báo chí (11)
• Viết câu chuyện điển hình (12)
• Xây dựng và duy trì quan hệ báo chí bền vững và hiệu quả/ quy trình tổ chức sự kiện/theo dõi
đánh giá sau sự kiện
•
Theo Anh/Chị thì quan hệ báo chí là gì? Quan hệ báo chí có những lợi ích gì đối với hoạt động truyền
thông? Cần được tiến hành như thế nào? Những khó khăn và thuận lợi gì đối với việc quan hệ báo chí
hiện nay?
•
Theo Anh/Chị thì thông cáo báo chí là tài liệu gì? Được sử dụng khi nào? Có những lợi ích gì? Có những
đặc điểm gì? Thế nào là một thông cáo báo chí tôt?
•
Theo Anh/Chị thì câu chuyện điển hình là gì? Có những lợi ích gì? Thế nào là một câu chuyện điển hình
tốt? Làm thế nào để viết một câu chuyện điển hình?
•
Theo Anh/Chị thì quan hệ báo chí là như thế nào? Có những lợi ích gì? Có những thách thức gì? Quan
hệ như thế nào thì được xem là quan hệ báo chí tốt ?
•

Media relations vu anhminh_20 thang 5

Recommended

Recommended

More Related Content

What's hot

What's hot (20)

Viewers also liked

Viewers also liked (18)

Similar to Media relations vu anhminh_20 thang 5

Similar to Media relations vu anhminh_20 thang 5 (20)

More from Minh Vu

More from Minh Vu (17)

Media relations vu anhminh_20 thang 5