Ledelsen skal have klar og overskuelig information for at kunne prioritere nye projekter og gribe ind så tidligt som muligt når projekterne går skævt. Det er PMO’ens ansvar at indhente data om status, vurderinger fra projektlederne og fra funktionschefer om den reelle ressourcekapacitet. Hør om hvordan Marstrand Planning Intelligence kan styrke PMO funktionen til at opnå transparens, enkle processer, træfsikkerhed og agilitet.

1. Marstrand A/S
Visuel portefølje-, ressource- og projektstyring
Bedre beslutninger i tide
Ønsker du mere information er du velkommen til at kontakte
Lars Villads Krogh mobil: 2614 4545 eller mail: Lars@marstrandinnovation.com

2. Marstrand
© 2014 Marstrand Innovation A/S 2
Program:
1. Marstrand Planning Intelligence (MPI)
2. Hvordan kan man styrke PMO på en enkel måde?
3. Kort MPI demonstration
4. Høre mere på vores stand 22. Lige ved hovedtrappen 

3. Udvalgte referencer
© 2014 Marstrand Innovation A/S 3

4. Marstrand
Fokus
MI fokuserer med MPI på organisationer der håndterer
en portefølje med et antal projekter af varierende
kompleksitet hvor tidsstyring er kritisk og hvor
ressourcestyring er nødvendig
Mission
Missionen er at skabe markant højere produktivitet for
vores kunder gennem effektiv understøttelse af
samspillet mellem ledelse, planlægning og eksekvering
© 2014 Marstrand Innovation A/S 4

5. Marstrand Planning Intelligence (MPI)
Porteføljeledere
Projektledere
Medarbejdere
© 2014 Marstrand Innovation A/S 5

6. Marstrand Planning Intelligence (MPI)
Enkelthed
Transparens
Realistiske planer
© 2014 Marstrand Innovation A/S 6

7. Udvalgte referencer
© 2014 Marstrand Innovation A/S 7

8. Udfordringer
Alt for mange projekter:
 Er uklare i deres scope, indhold og prioritet
 Har urealistiske milepæle og leveringstider
 Respektere ikke den reelle menneskelige kapacitet
Konsekvenserne er ofte:
 Vigende respekt for ledelsens planlægning
 Demotivere medarbejdere og manglende disciplin
 Projekternes potentialet bliver ikke fuldt indfriet
© 2014 Marstrand Innovation A/S 8

9. Projektporteføljen
© 2014 Marstrand Innovation A/S 9
Der er en myriade af interne
udviklingsaktiviteter i gang på
samme tid og nye opstår
Der er ikke et samlet billede
over projekternes og deres
Organisationens indbyrdes sammenhænge
udviklingskapacitet er ikke en
kendt størrelse
Mange medarbejder og
mellemledere udtrykker en følelse
af stress og spild fordi aktiviteterne
falder over hinanden

10. Målsætninger
 Undgå forskellige versioner af sandheden
 Skab en realistisk plan og få accept
 Klar og tydelig prioritering af projekterne
© 2014 Marstrand Innovation A/S 10

11. Aktiv porteføljestyring
© 2014 Marstrand Innovation A/S 11
Hvem foretager prioriteringen af
projekterne?
 Ledelsen
 Porteføljeledelsen
 Projektlederen
 Linjeledelsen
 Medarbejderen
Hvem sikre
allokeringen af ressourcerne
til projekterne?
Den store prioriterings opgave
Hovedparten af en virksomhed opgaver er knyttet
til håndtering af ressourcer:
 I det enkelte projekt
 På tværs af projekter
 På tværs af afdelinger
 Over tid
…… det er det der skaber udfordringerne og kompleksiteten

12. Aktiv porteføljestyring
PMO
Projektledere
Medarbejdere
© 2014 Marstrand Innovation A/S 12
Roller
Ressource-ejere
Leverancer Ledelse

13. Direktionen & Styregrupper
Ressourceejerne:
Et fælles overblik?
Har ansvar for angivelse af forventet
kapacitet samt overholde aftalen om
levering (belægning)
PMO
Koordinering,
beslutningsgrundlag
© 2014 Marstrand Innovation A/S 13
Projektlederne:
Har ansvar for angivelse af terminer for
projektet og behov for timer (kapacitet) ,
logs, risici, issues og evt. økonomi
Nye projekter
Prioriteringer
Justeringer
Status
Estimate to Complete
Advarsler

14. Projektgennemførelse
Der er virkelig mange penge at hente,
hvis man kan optimere sin
projektgennemførelse
Det kan man og det behøver
ikke at være så svært
© 2014 Marstrand Innovation A/S 14

15. MPI Aktiv portefølje gennemførelse
Direktionen & Styregrupper
Ressourceejerne:
Har ansvar for angivelse af forventet
kapacitet samt overholde aftalen om
levering (belægning)
© 2014 Marstrand Innovation A/S 15
Projektlederne:
Har ansvar for angivelse af terminer for
projektet og behov for timer (kapacitet) ,
logs, risici, issues og evt. økonomi
PMO
Koordinering,
beslutningsgrundlag

16. Visuel og aktiv porteføljestyring
Dream X
G1 G2 G3 G4
© 2014 Marstrand Innovation A/S 16

17. Identificering af problem
Problem: Vores Top Manager er belastet mere end hun har kapacitet til i maj måned
Top Manager i maj måned
kun beskæftiget med Lean projektet
Kapacitet i maj
© 2014 Marstrand Innovation A/S 17

18. Forslag til løsning af problem
Forslag til løsning af problem: Lean projektet udskydes til august
Top Manager er nu ikke længere overbelastet pga. af projekter
© 2014 Marstrand Innovation A/S 18

19. Porteføljestyring
Projekter er forskellige
Visualisering af projekterne øger evnen til bedre prioriteringer
© 2014 Marstrand Innovation A/S 19

20. MPI og integration til øvrige systemer
Porteføljeledere
Projektledere
Medarbejdere
© 2014 Marstrand Innovation A/S 20
Integration
til eksisterende systemer
Eksempler på MPI skærmbilleder

21. © 2014 Marstrand Innovation A/S 21
Kriterier:
1. Forsinkelser
2. Budgetoverskridelser
Forsinkelser
Budgetoverskridels.
Ingen Meget
Meget Ingen
Meget kritiske
projekter
Ikke kritiske
projekter
Porteføljeoversigt

22. Aktiv portefølje- og ressourcestyring
Visning: NPV og Urgency Visning: Tidsafvigelse og økonomiafvigelser
Meget kritiske
projekter
© 2014 Marstrand Innovation A/S 22

23. Ressourceoversigt
Kriterier:
1. Antal timer allokeret
2. Antal opgaver allokeret
Antal opgaver
Antal timer
Mange
Mange Få
Mindre
Ikke nøgle
ressourcer
Få
Stort
Nøgle
ressourcer
behov for produktivitet
behov for produktivitet
© 2014 Marstrand Innovation A/S 23

24. Portefølje- og ressourcestyring
Ressourcer/afd. teams etc. Projekter
Risiko
Lav Høj
Værdi
Høj Lav
Kan andre medarbejdere
overtage opgaven?
© 2014 Marstrand Innovation A/S 24
Rolle/type
ressource
Tjek belastning
Antal opgaver
Antal timer
Mange Få
Få Mange

25. Differencer: Behov, aftale og leveret
© 2014 Marstrand Innovation A/S 25
Behov/timer
for april
Aftalte timer
for april
Leveret antal
timer april

26. Belastningsoversigt
Ressourcer/roller sorteret
efter belastning i Q2
© 2014 Marstrand Innovation A/S 26

27. Overblik over porteføljen og sammenhænge
Dash Boards, rapporter
Projekt Gantt
© 2014 Marstrand Innovation A/S 27
Forsinkelser i dage
Overskridelser i DKK.
Projekt diagram med trafiklys Ressource Gantt, flaskehalse

28. Eksempel på Dashboard/Cockpit
© 2014 Marstrand Innovation A/S 28
Dream
X

29. Java prg. HW Ing. Audio
© 2014 Marstrand Innovation A/S 29
Belægning i timer
Belægning
Opgaver
Kapacitet
Ressource planlægning
Budgetlægning
af Rollen
Belægning
af medarbejderen
Kapacitet bestemmes af:
• Ugeprofil
• Virksomheds kalender
• Afdelingskalender
• Personlig kalender

30. • Angiver behov for ressourcerne på rolleniveau eller gruppe af ressourcer
• Hvornår der er behov for ressourcerne er angives i ugenummer/måned
Tid
Januar Februar Marts
© 2014 Marstrand Innovation A/S 30
Projektleder
50 timer
Ole/Designer
Afd. /Linieleder
December
47 48 49 50 51 52
100 timer
Designer
250 timer
HW Engineering
100 timer
Test
Allokering af ressourcer
50 timer
Jørgen/Designer
• Angiver hvem (navn) der skal på opgaven
• Hvornår der skal arbejdes på opgave dag eller ugenummer

31. Søgning efter ekstra kapacitet
© 2014 Marstrand Innovation A/S 31

32. MPI demonstration
© 2014 Marstrand Innovation A/S 32