PK 08 PENGURUSAN REKOD

1. PKS 08 - Pengurusan Rekod
No. Keluaran Tarikh Keluaran No. Pindaan Tarikh Pindaan Tarikh Berkuatkuasa
05 01 Disember 2016 0 0 04 Januari 2017
Muka Surat
1/3
SISTEM PENGURUSAN KUALITI SEKOLAH
PENGAJARAN &PEMBELAJARAN
PROSEDUR KUALITI
PKS 08
PENGURUSAN
REKOD

2. PKS 08 - Pengurusan Rekod
No. Keluaran Tarikh Keluaran No. Pindaan Tarikh Pindaan Tarikh Berkuatkuasa
05 01 Disember 2016 0 0 04 Januari 2017
Muka Surat
2/3
13.1. OBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan untuk memastikan prosedur pengurusan rekod dipatuhi yang
merupakan bukti pematuhan kepada standard dan keberkesanan operasi Sistem
Pengurusan Kualiti.
13.2. SKOP
Prosedur ini diguna pakai oleh BPSH, JPN, PPW, PPD dan sekolah bermula dari
proses penyediaan hingga pelupusan bagi rekod-rekod bertaraf terbuka.
13.3. RUJUKAN
13.3.1. Manual Kualiti
13.3.2. Prosedur Kualiti
13.3.3. Lampiran Kualiti
13.3.4. Dokumen Sokongan
13.3.5. Arahan Keselamatan 1974
13.3.6. Akta Arkib Negara 2003
13.3.7. Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5/2007 – Panduan Pengurusan
Pejabat
13.4. DEFINISI
13.4.1 Rekod
Rekod bermaksud rekod awam yang diterima secara rasmi atau yang
dikeluarkan oleh mana-mana pejabat awam dan penjawat awam atau
pekerja pejabat awam dalam menjalankan tugas rasminya. Rekod ini
merangkumi segala jenis surat, dokumen, daftar, bahan bercetak, buku,
peta, pelan, lukisan, gambar foto, mikrofilem, mikrofis, filem
sinematografi, rakaman bunyi, tanpa mengira bentuk atau media
termasuk rekod elektronik.

3. PKS 08 - Pengurusan Rekod
No. Keluaran Tarikh Keluaran No. Pindaan Tarikh Pindaan Tarikh Berkuatkuasa
05 01 Disember 2016 0 0 04 Januari 2017
Muka Surat
3/3
13.5. TANGGUNG JAWAB DAN TINDAKAN
TANGGUNG JAWAB TINDAKAN RUJUKAN
PT Rekod 1. 1. Menyelenggara rekod-rekod sebagai bukti
pematuhan standard melalui kaedah
berikut :
a. Mendaftar dan memberikan nombor
rujukan untuk setiap rekod.
b. Menyimpan rekod-rekod
mengikut fail yang selaras dengan
Akta Arkib Negara 2003
c. Menyediakan kaedah yang sesuai
bagi mengesan pergerakan rekod
d. Mengenal pasti dan menyenaraikan
rekod-rekod yang perlu dilupuskan.
e. Melaksanakan pelupusan Rekod
mengikut Peraturan Pelupusan
Rekod Awam, Akta Arkib Negara
2003.
Sekiranya terdapat langkah-langkah yang
tidak mematuhi spesifikasi ambil tindakan
pembetulan merujuk PKS 07 Tindakan
Pembetulan
Senarai
Pendaftaran Rekod
Sistem
Penyimpanan
Rekod
Sistem
Pergerakan Rekod
Senarai Pelupusan
Rekod Pelupusan
13.6. REKOD KUALITI
BIL. JENIS REKOD TEMPOH SIMPANAN LOKASI
1 Rekod Awam 5 Tahun Sekolah
2 Dokumen Lain
Tertakluk kepada Jadual
Pelupusan Rekod
Sekolah
3 Rekod Kewangan 7 Tahun Sekolah